Играли ли сте някога играта „Телефон”? Когато едно съобщение се предава от един човек на друг, а след това на трети, то може да се обърка дотолкова, че да стане неразпознаваемо.
За игра това е забавно. За бизнес – не толкова.
Независимо колко добър е вашият продукт или услуга, успехът ви зависи от това колко добре го комуникирате на света.
Вашите клиенти очакват последователен тон и послание на марката във всички платформи, както и ефикасна и съпричастна помощ при техните запитвания и оплаквания.
Знаете ли, че 98% от клиентите смятат, че е от съществено значение бизнесът да комуникира ефективно с тях? Ето защо, ако все още нямате стратегия за външна комуникация, сега е моментът да започнете.
В тази публикация в блога ще разгледаме външната комуникация и как да приложите подходяща стратегия за вашия бизнес.
Какво е външна комуникация?
Тя се отнася до всякакъв обмен на информация между даден бизнес и неговите външни заинтересовани страни, като клиенти, доставчици, инвеститори, правителствени агенции и медии.
Външната комуникация има за цел да изгради репутацията на марката и да създаде послания, които да резонират с подходящата аудитория в подходящия момент.
Вътрешна комуникация срещу външна комуникация
Основната разлика между вътрешната и външната комуникация е, че последната е насочена към лица или организации извън бизнеса. Вътрешната комуникация, от друга страна, се фокусира върху обмена на информация в рамките на компанията.
Въпреки това, изграждането на силна вътрешна съгласуваност между вашите служители и ръководството е от съществено значение за успешната външна комуникация. Това изисква ясна и структурирана вътрешна комуникация, която държи всички в течение и насърчава разнообразни гледни точки.
Например, ако целта ви е да подобрите съгласуваността между промоционалното съдържание и обслужването на клиентите, трябва да обсъдите вътрешно как екипите по маркетинг и обслужване на клиенти могат да работят по-добре заедно.
В идеалния случай те трябва да комуникират редовно, за да се съгласуват по отношение на тона на марката, очакванията на клиентите и стратегиите за съобщения. Това гарантира, че и двата екипа предоставят съгласувано преживяване, засилвайки едни и същи ценности и обещания по време на цялото пътуване на клиента.
Външната комуникация има няколко предимства. Те включват:
- Създаване на осведоменост и видимост за вашите продукти или услуги
- Изграждане на по-силна мрежа с бизнес партньори и инвеститори
- Укрепване на управлението на кризи чрез поддържане на отворен и честен диалог
- Разширяване на пазарния обхват чрез стратегически съобщения и позициониране
- Създаване на по-силно чувство за общност чрез навременна и подходяща комуникация с клиентите
- Улесняване на по-добри отношения с доставчиците чрез ясна комуникация със заинтересованите страни относно нуждите и очакванията
Пример за външна комуникация е, когато вашият бизнес споделя прессъобщение за пускането на нов продукт. Това информира медиите и широката общественост за най-новото ви предложение и отваря пътища за нови продажби или абонаменти и потенциални партньорства с други марки.
Видове външни комуникации
Външната комуникация може да бъде в различни форми и видове. Основните категории включват:
1. Социални медии
Използвайки платформи като Facebook, Instagram, X.com или LinkedIn, можете активно да ангажирате аудиторията си, като споделяте важна информация за вашите продукти или услуги, маркетингови дейности и новини за компанията.
Това е и добра възможност за двустранна комуникация, тъй като можете да отговаряте на всякакви въпроси или оплаквания, които клиентите ви могат да имат в социалните медии, и дори да се включите в непринудени онлайн разговори.
Управлявайте комуникациите си в социалните медии по интелигентен начин с шаблона за кампании в социалните медии на ClickUp. Той ви позволява ефективно да планирате, организирате и графикът на публикациите си в социалните медии, като по този начин подобрявате онлайн присъствието и влиянието на вашия бизнес.
Използвайте шаблона за следните задачи:
- Проследявайте напредъка на кампанията с статуси като „Одобрено“, „Отменено“, „В процес“, „Нуждае се от одобрение“ и „Нуждае се от информация“.
- Достъп до персонализирани изгледи, включително График, Публикации, DACI и Кампании, за да поддържате всичко организирано и достъпно.
- Подобрете сътрудничеството в кампанията си с екранно записване, съвместно редактиране, автоматизация, изкуствен интелект и др.
2. Дигитален маркетинг
Като се има предвид, че по-голямата част от света функционира онлайн, техниките за дигитален маркетинг като SEO, PPC реклама, маркетинг на съдържание и CRM кампании са от жизненоважно значение за достигане до потребителските групи, към които искате да се насочите.
Например, можете да пуснете серия от платени реклами във Facebook, с които да промотирате вашите екологични кухненски съдове, за да достигнете до клиенти, които търсят такива продукти.
Използвайте ClickUp Brain, AI-базирания асистент за писане на ClickUp, за да генерирате идеи за съдържание и профили на аудиторията, превеждате съдържание на местни езици за регионални кампании и създавате привлекателни рекламни текстове.
Ето например как ClickUp Brain създаде профил на купувача за производител на екологични кухненски съдове във Филаделфия:
💡Професионален съвет: Имейл маркетинга също е ефективен начин да поддържате интереса на потенциалните клиенти, като ги информирате за нови продукти и промоции. Използването на A/B тестове в имейл кампаниите помага за оптимизиране на темите, съдържанието и времето на изпращане, за да се повишат процентите на отваряне и конверсиите.
3. Съдържание на уебсайта
Вашият уебсайт често е първата точка на контакт с вашия бизнес, затова е от решаващо значение да поддържате съдържанието му актуално и интересно.
Включете важни подробности за вашите предложения и съдържание, което интересува посетителите, като например интерактивни демонстрации на продукти или поглед зад кулисите на вашия иновационен процес.
Шаблонът за управление на съдържанието на ClickUp помага да дефинирате цялостен работен процес за обновяване на вашия уебсайт. С този шаблон можете да организирате различни видове задачи, свързани с писането за уебсайта, от приемане на заявки за съдържание до планиране на цялата карта на сайта на бели дъски и поддържане на редакционен календар.
Шаблонът предлага и възможност за измерване на ефективността спрямо целите, така че да можете да коригирате стратегиите си за външна бизнес комуникация според нуждите.
Създайте списък с изисквания за съдържание, като публикации в блога, изображения, видеоклипове, подкасти и др., и разпределете отговорностите на съответните членове на екипа, като използвате ClickUp Tasks. Това улеснява проследяването на напредъка с помощта на персонализирани полета и етикети, като приоритет, краен срок, зависимост и др. Можете също да използвате ClickUp Gantt Chart View, за да следите напредъка на визуална времева линия и да зададете крайни срокове за качване, актуализиране или премахване на съдържание от уебсайта.
4. Обществени отношения
Ясните PR цели са ключ към разпространяването на важни съобщения до подходящата аудитория и запазването на репутацията на вашата марка.
Едно добре подбрано по времето си прессъобщение или пресконференция може да гарантира, че медиите ще отразят последните новини за компанията и ще разпространят информацията. PR е важен и по време на кризи, като ви помага да контролирате нагласите и да повишите доверието сред заинтересованите страни и широката общественост.
Например, по време на изтегляне на продукт от пазара, добре изпълнена PR стратегия може да ви помогне да се справите бързо с проблема, да успокоите клиентите с ясна комуникация и да покажете отговорност, като в крайна сметка запазите доверието и сведете до минимум щетите за репутацията на вашата марка.
Шаблонът за PR кампания на ClickUp ви предоставя всичко необходимо за успешна PR стратегия. Можете да проследявате подробни данни, като използвате функции като:
- Персонализирани статуси за проследяване на напредъка на кампанията
- Потребителски полета за категоризиране на медийни контакти и подробности за обхвата
- Гледни точки на диаграмата на Гант за визуализиране на времеви линии
Цялостната, напълно персонализирана рамка помага да спестите време и ресурси, докато изграждате бизнес стратегия, съобразена с вашите нужди и цели. ClickUp Dashboards предоставя визуален преглед на ефективността на кампаниите, маркетинговите KPI, състоянието на проектите и натоварването на екипа с помощта на диаграми и графики, като ви дава необходимата информация, за да вземете решения, основани на данни.
💡Професионален съвет: Шаблоните за маркетингови планове ви дават възможност да управлявате съобщенията си и да се уверите, че новините ви достигат до подходящата аудитория, като същевременно запазвате репутацията на вашия бизнес. Интегрирайте обратната връзка от клиентите в маркетинговия си план, за да усъвършенствате съобщенията си въз основа на информация в реално време.
5. Публични събития
Събитията са чудесен начин да се свържете с колеги от бранша, бизнес партньори и потенциални клиенти.
Освен че промотирате бизнеса си като лидер в бранша и представяте офертите си пред подбрана аудитория, можете да научите много от другите участници в събитието и да получите информация за актуалните пазарни тенденции.
Софтуерът за управление на събития на ClickUp помага за оптимизиране на планирането и провеждането на събития. С интуитивните си функции той ви позволява да промените начина, по който организирате, промотирате и сътрудничите.
Календарният изглед в ClickUp ви позволява да създавате ясни графици за събития, лесно да разпределяте отговорности и да работите в тясно сътрудничество с вътрешни екипи и доставчици. Допълнителното предимство на двупосочната синхронизация с Google Calendar гарантира, че всички ваши срещи се управляват без усилие на едно място.
Планирате голямо събитие?
- Разделете го, като изброите всяка задача, определите начални и крайни срокове и използвате автоматичното глобално проследяване на времето, за да изчислите фактурираните часове.
- Задайте ясни очаквания за доставка с приблизителни срокове, като гарантирате гладък работен процес от начало до край.
- Създайте структуриран ред на операциите с зависимости между задачите, като се уверите, че всеки член на екипа знае своята роля.
- Приоритизирайте задачите и създайте списъци, за да сте сигурни, че нито един детайл няма да бъде пропуснат, особено в деня на събитието.
Най-хубавото е, че можете да оптимизирате планирането на събитията си с шаблона за маркетинг на събития на ClickUp. Този мощен инструмент предлага структурирана, повторяема рамка, която ви помага да поддържате организация, като същевременно вдъхновява иновативни стратегии и гарантира, че няма да пропуснете нито един важен детайл.
Ето как може да се използва шаблона:
- Сътрудничество с екипа ви за определяне на цели и задачи
- Създайте списък с потенциални членове на аудиторията и тяхната контактна информация.
- Проследявайте последващите задачи и се уверете, че нищо не е пропуснато, като използвате Milestones в ClickUp.
Можете също да използвате ClickUp Automations, за да изпращате автоматични напомняния за събития и да планирате публикации в социалните медии с подробности за мястото и графика на предстоящите събития.
6. Партньорства/сътрудничества
Сътрудничеството с влиятелни лица или други компании чрез препоръки или съвместни брандинг кампании може да ви помогне да стигнете до нови аудитории и да се възползвате от взаимната си кредибилност.
Партньорството на Red Bull с екстремни спортни събития е отличен пример, тъй като се вписва перфектно в имиджа на марката, свързан с енергия, приключения и преодоляване на граници. Тези партньорства спомагат за засилване на посланието на Red Bull за приключенски и енергичен начин на живот.
Разработване на стратегия за външна комуникация
Знанието как да подходите към външните комуникации е от ключово значение за успешната маркетингова комуникационна стратегия. Ето как да започнете.
1. Проучете аудиторията си
Започнете с определяне на всяка от външните аудитории, с които искате да се свържете, като инвеститори, клиенти, медии или партньорски доставчици. След това проучете всеки тип аудитория, за да получите информация въз основа на следното, което ще ви помогне да ги сегментирате допълнително.
Например:
- Фирмени характеристики (индустрия, размер на компанията, етап на растеж)
- Демографски данни (възраст, длъжност, размер на компанията)
- Често срещани проблеми (ограничени бюджети, фрагментирани данни, липса на време)
- Поведение при покупка (основано на проучвания, съобразено с бюджета, ценност на качеството пред цената)
Ако сте B2B софтуерна компания, една от вашите външни аудитории може да включва ИТ мениджъри в средни по размер фирми.
Чрез създаването на персонажи може да откриете, че те дават приоритет на рентабилността и интеграционните възможности при избора на софтуерни решения – критичен момент, който трябва да се вземе предвид във вашия план за външни комуникации.
2. Поставете SMART цели за всяка аудитория
Важно е да имате конкретни, измерими, постижими, релевантни и навременни (SMART) цели за всеки сегмент от аудиторията, за да разработите целево съдържание, което отговаря на техните уникални нужди.
За медиите една SMART цел може да бъде „Да се осигури отразяване в три водещи издания в бранша през следващото тримесечие чрез изпращане на целеви прессъобщения и организиране на интервюта с ключови говорители на компанията. “
С ClickUp Goals можете да дефинирате ясни, конкретни цели, усъвършенствайки стратегията си за поставяне на цели с количествено измерими и измерими цели. За инвеститорите една SMART цел може да бъде: „Увеличаване на процента на отваряне на тримесечния бюлетин за инвеститори с 15% в рамките на следващите шест месеца. “
Използвайте функцията „Цели“, за да зададете точни показатели за успех, като числа, проценти или валута. Можете да свържете задачи или списъци с цел на платформата и тя автоматично ще проследява напредъка ви, докато ги изпълнявате.
Например, като свържете всички задачи в спринт с една цел, можете лесно да следите цялостния напредък в реално време.
Поддържайте всичко организирано с лесни за използване папки, задавайте крайни срокове за цели и подзадачи и управлявайте достъпа, като задавате няколко собственици и контролирате разрешенията.
Софтуерът за управление на маркетингови проекти на ClickUp може да ви помогне да превърнете вашите високо ниво маркетингови планове в практически, ежедневни работни процеси.
Интегрирането на стратегически документи, сесии за мозъчна атака и календари за презентации в ежедневните дейности на вашия екип ви позволява да останете гъвкави и да реагирате бързо на нуждите на всяка аудитория.
ClickUp Docs, в частност, позволява на членовете на вашия екип да останат информирани и фокусирани от първоначалния мозъчен штурм до стартирането на кампанията.
Независимо дали сегментирате списъци с контакти по тип аудитория, управлявате информация за контакти с медиите или организирате идеи за бизнес презентации, Docs поддържа всичко организирано на едно място.
Сътрудничеството в реално време ви позволява да маркирате членове на екипа, да възлагате задачи и да превръщате текста в проследими действия, като по този начин гарантирате, че нито една идея или задача няма да бъде пропусната.
3. Изберете подходящите канали за всяка аудитория
Различните канали за комуникация предлагат уникални предимства. Например, докато социалните медии са идеални за споделяне на интерактивно съдържание и създаване на интерес към нови продукти, уебинарите предлагат по-персонализиран начин за взаимодействие с вашите клиенти в реално време.
Когато избирате най-подходящия канал за външна комуникация, вземете предвид фактори като наличния бюджет, предпочитанията на аудиторията и спешността на съобщението.
Например, имейлът е по-ефективен за обявяване на предстоящи продажби, докато SMS е една от най-добрите алтернативи на имейла за комуникации, които са по-чувствителни към времето.
Ако използвате предимно имейл за външна комуникация, можете да изпращате и получавате имейли директно в платформата чрез софтуера за управление на проекти чрез имейл на ClickUp, което елиминира необходимостта да превключвате между раздели или инструменти.
Независимо дали става въпрос за бърз отговор или подробна актуализация, можете лесно да прикачите документи, формуляри или клипове към вашите имейли.
Можете дори да автоматизирате имейлите и задачите, като използвате тригери, базирани на правила, за персонализирани полета, подаване на формуляри и актуализации на задачи, като по този начин гарантирате навременна комуникация с вашата аудитория.
Пощенската ви кутия се превръща в център на проекта, позволявайки ви да създавате и коментирате задачи от имейл уведомления, да задавате крайни срокове, като добавяте начални и крайни дати, да свързвате имейли със задачи за контекст и да настройвате автоматизация за бюлетини, дрип кампании и препращане на имейли.
Това ви позволява да управлявате вашата електронна поща заедно с други маркетингови канали, като гарантирате координирана стратегия.
4. Изгответе план за комуникация
Това е вашият основен документ с всички подробности за вашите цели, канали и тон на общуване (ToV) за всяка външна аудитория, с която работите.
Тя трябва да включва редакционни насоки, основни елементи на съдържанието, график за PR съдържанието и основни послания на марката, като предоставя на вашия екип всичко необходимо, за да комуникира по правилния начин всеки път.
Ако сте компания за потребителски технологии, например, наръчникът може да включва инструкции за това как да се справяте с медийни запитвания, с предварително одобрени ключови послания за характеристиките на продуктите, корпоративната култура и инициативите за устойчивост.
5. Изгответе план за изпълнение на дейностите по популяризиране
Солиден план за външна комуникация ви държи на правилния път, като гарантира, че вашите послания са ясни, вашата аудитория ви разбира и вашите цели са съгласувани.
Най-хубавото е, че не е нужно да изобретявате колелото. Вместо това можете да използвате шаблони за комуникационни планове, които обикновено обхващат елементи като цели, заинтересовани страни, фази, задачи, срокове и ключови послания.
Не забравяйте да актуализирате плана си непрекъснато, като добавяте нови идеи и обратна връзка, за да останете актуални и да постигнете целите си.
Например, шаблонът за комуникационен план на ClickUp помага да се установи йерархия на заинтересованите страни и да се определи как информацията ще се споделя ефективно. Можете да разработите стратегия за комуникация по проекта с клиенти, да възлагате персонализирани роли, да управлявате достъпа и разрешенията и да решавате какво да остане публично или частно.
Освен това можете да създадете комуникационен работен поток, персонализиран според вашите нужди, с различни изгледи, като Списък, Гант, Натоварване и Календар, и да използвате крайни срокове за задачи, коментари, автоматизация и други, за да оптимизирате планирането на комуникацията си.
По същия начин шаблонът за комуникационна кампания на ClickUp ви помага да комуникирате ефективно със заинтересованите страни и да подготвите екипа си да предава правилните послания по време на кампания, независимо дали става дума за пускане на нов продукт или вътрешна инициатива.
Ето какво предлага тя:
- Проследяване на напредъка на кампанията чрез възлагане на задачи с персонализирани статуси
- Организирайте и добавете ключови атрибути, за да визуализирате лесно различните етапи на кампанията си.
- Подобряване на проследяването на кампаниите с реакции на коментари, автоматизирани напомняния, множество изпълнители и приоритети на задачите
Шаблонът помага при цялостното планиране и изпълнение на кампании, от първоначалното обсъждане и определяне на цели до избора на комуникационни канали и гарантиране на последователност в тона и стила на всички платформи.
4 съвета за подобряване на брандинга и външните комуникации
Външните комуникации са от решаващо значение за това как аудиторията ви възприема вашия бизнес. Независимо дали става дума за прессъобщение или публикация във Facebook, всяка комуникация допринася за възприемането ви от обществеността, поради което е толкова важно да имате ясни KPI за познаваемостта на марката.
Ето как да го направите правилно:
- Едно от първите неща, на които трябва да обърнете внимание, е последователността, така че цялата ви външна комуникация в различните платформи да подпомага укрепването на единна идентичност на марката, която да остава в съзнанието на вашата целева аудитория.
- Поддържането на вашето онлайн присъствие, включително споделянето на информация във вашите канали за външна комуникация и бързите отговори в общуването с клиентите, е от жизненоважно значение.
- Препоръките от надеждни поддръжници на вашия бизнес, независимо дали са лидери в бранша, влиятелни лица или дори доволни купувачи, имат по-голяма тежест в очите на обществеността от платените реклами.
- Сътрудничеството с известни влиятелни лица също ви помага да достигнете до нова аудитория чрез техните фенове и да изградите пряка връзка с тях.
Прочетете още: Програми за защита на клиентите: Изградете трайна марка с тази органична маркетингова стратегия
Примери за компании, които правят правилна външна комуникация
Когато разработвате плана си за външна комуникация, черпете вдъхновение от компании, които вече го правят успешно. Ето няколко примера.
1. Патагония
Това е марка за външни дейности, известна с ангажимента си към прозрачност и грижа за околната среда. Всяка година Patagonia споделя годишен доклад, в който подробно описва своя напредък, инициативи, предизвикателства и възможности, и приветства мненията на обществеността чрез своя блог и канали в социалните медии.
2. Ben and Jerry’s
Ben and Jerry’s, популярна марка сладолед, винаги е била силен застъпник за социална справедливост. На уебсайта й са ясно изложени многото каузи, които подкрепя, а всяка страница с продукти включва раздел „доставчици, ръководени от ценности“, в който се описват подробно растителните опаковки и ангажиментът към справедлива търговия.
3. Netflix
OTT стрийминг платформата непрекъснато персонализира своите предложения въз основа на това, което зрителите искат да виждат повече. Netflix също комуникира редовно с клиентите си чрез имейл и е известен с лековатия си подход в социалните медии.
4. Starbucks
Веригата кафенета неведнъж е демонстрирала как да се реагира на кризи. При инцидента с расовото профилиране през 2018 г. Starbucks незабавно се извини, затвори хиляди магазини, за да проведе обучение срещу предразсъдъците, и ясно комуникира предприетите действия и извлечените поуки на заинтересованите страни.
Опростете външната комуникация за вашия бизнес
В пренаселеното дигитално пространство е важно да комуникирате правилно в подходящия момент.
Независимо дали изготвяте документи за комуникация със заинтересованите страни, свързани с финансовите резултати, или поредица от публикации в социалните медии за CRM кампания, уверете се, че съдържанието съответства на цялостния тон на вашата марка и визията ви за това как искате да бъдете възприемани.
Никога не е късно да започнете да инвестирате в това присъствие, особено с инструмент като ClickUp, който има всичко необходимо, за да започнете.
Използвайте го, за да консолидирате документи, проекти, чатове, задачи и бележки на една централизирана платформа. Насладете се на безпроблемно сътрудничество в екипа, елиминирайте информационните силози и създайте наистина съгласувана стратегия за външна комуникация.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да усетите разликата.