Управлението на графиците на служителите може бързо да се превърне в хаос, което води до недоразумения, пропуснати смени и грешки в изчисляването на заплатите.
Ако това ви звучи познато, не се притеснявайте. И аз съм минавал през това.
За щастие, софтуерът за графици на служителите опростява процеса чрез автоматизиране на графиците, проследяване на присъствието и спестяване на ценно време.
Но при толкова много налични опции, как да изберете най-добрата?
В този блог ще ви запозная с 10-те най-добри инструмента за графици, които аз и моят екип тествахме, за да ви помогнем да намерите идеалното решение.
Какво трябва да търсите в софтуера за графици?
Изборът на подходящия софтуер за графици промени начина, по който управлявам графиците на служителите, спестявайки време и елиминирайки конфликтите в графиците.
След като тествах различни инструменти, ето основните функции, които считам за задължителни:
- Проследяване на наличността на служителите: Изберете софтуерно решение за графици, което точно записва наличността на персонала, за да избегнете конфликти в графиците на служителите и да гарантирате, че смени са разпределени правилно.
- Възможности за размяна на смени: Потърсете приложения за планиране, които ви позволяват да създавате гъвкави графици и да давате възможност на служителите лесно да разменят смени в рамките на платформата, като по този начин се намаляват прекъсванията и се поддържа гладкото протичане на операциите.
- Интеграция на заплатите: Изберете софтуер за изчисляване на заплатите, който се интегрира безпроблемно с вашата система за заплати, за да се получат точни изчисления. Това помага за намаляване на административната работа.
- Проследяване на присъствието: Изберете софтуер за отчитане на присъствието, който записва дистанционното присъствие в реално време, за да избегнете несъответствия.
- Инструменти за комуникация в екипа: Намерете онлайн софтуер за графици, който улеснява бързата комуникация между мениджърите и служителите и държи всички информирани за промени в графиците и наличността на екипа.
- Управление на няколко екипа: Изберете софтуер за управление на графици, който поддържа планирането на графиците на служителите в няколко екипа или отдела, без да създава объркване.
С оглед на тези незаменими функции, нека открием най-добрия софтуер за планиране, който отговаря на всички тези изисквания!
Прочетете също: За да станете по-добри в управлението на времето, ето най-добрият наръчник за овладяване на управлението на работните часове.
10-те най-добри софтуера за графици
След обширни проучвания, моят екип и аз внимателно подбрахме тези 10 най-добри софтуерни решения за управление на графици. Тези инструменти могат да ви помогнат да оптимизирате сложните си нужди от планиране и да оптимизирате производителността на екипа си.
1. ClickUp (Най-добър за планиране на графиците на служителите, проследяване на работното време и управление на персонала)
ClickUp значително оптимизира работния ми процес. Той промени управлението на екипа, като рационализира графиците, проследяването и задачите в една мощна платформа.
С инструмента ClickUp Calendar View мога да премествам задачи, да задавам крайни срокове и да получавам обща представа за всичко, което ще се случи през следващата седмица или месец.
Можете също да синхронизирате инструмента с Google Calendar, за да съгласувате всичко между платформите.
Друга функционалност, на която често разчитам, е цветовото кодиране на различните задачи въз основа на приоритета им. Това е идеално, ако искате да управлявате няколко проекта едновременно.
Например, мога да видя кога крайният срок на даден проект се припокрива с планирания отпуск на член на екипа и бързо да коригирам задачите му.
С помощта на функцията за проследяване на времето в ClickUp можете да проследявате времето директно в задачите, независимо дали работите в браузъра или в мобилното приложение.
Например, мога да регистрирам времето си за обучения или срещи с едно кликване. Отчетите за времето са полезни, когато трябва да прегледам колко време отнема на екипа ми работата по конкретни проекти.
Можете също да експортирате данни за отработеното време за изчисляване на заплатите, което опростява процеса и намалява ръчните грешки. Освен това можете да маркирате времето като фактурируемо, което улеснява проследяването на работата, която трябва да бъде фактурирана.
Една от отличителните функции, която опростява управлението на служителите, е възможността за оптимизиране на процесите с помощта на инструмента за човешки ресурси на ClickUp. С функции като персонализирани полета, статуси, напомняния и списъци за проверка, мога ефективно да проследявам всичко – от набирането на персонал до въвеждането в работата.
Инструментът ми позволява да задавам задачи за всеки етап от наемането, като подбор и интервюта, и да отбелязвам напредъка с помощта на статуси като „В процес“ или „Завършено“. Добавянето на напомняния и списъци за проверка гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато по време на въвеждането в работата.
Използвам и комуникационни функции като ClickUp Comments и ClickUp Chat View за сътрудничество в реално време с други членове на екипа. Тези функции държат мен и екипа ми в течение 24/7, така че нищо не се изпуска.
Освен това, шаблоните за човешки ресурси на ClickUp спестяват много време. Те ми помагат да не започвам от нулата и бързо да създавам работни процеси за задачи като наемане на служители, въвеждане в работата и оценка на представянето.
Шаблон за графици на персонала в ClickUp
Шаблонът за графици на персонала на ClickUp направи управлението на смени и задачи много по-ефективно, отколкото при използването на електронни таблици. Можех да проследявам наличността на всички, да разпределям роли и дори да управлявам заявките за отпуск – всичко на едно място. Този шаблон ви позволява да:
- Подобрете комуникацията и координацията
- Осигурете точно отчитане на работното време
- Оптимизирайте разпределението на задачите за максимална производителност
Потребителските полета като „Извънредни часове“ и „Отдел“ ми позволяват бързо да филтрирам по конкретни данни за служителите, което улеснява проследяването на кой кога е работил. И тъй като всичко е свързано в едно работно пространство, никой не трябва да ме преследва за актуализации – всички могат да виждат всичко в реално време.
Шаблон за графици на смени в ClickUp
Намирам също така шаблона за графици на ClickUp за изключително полезен за управлението на ежедневните операции. Планирането на смени беше доста трудоемко, но с ClickUp вече мога бързо да създавам графици за цялата седмица.
Можете да премествате смени, да ги коригирате и дори да проследявате отсъствия, като използвате потребителски полета като „Причина за отсъствие“. Този шаблон ми позволява да:
- Получете ясен преглед на работното време на служителите
- Осигурете адекватно покритие по време на пиковите часове
- Оптимизирайте процеса на планиране и коригиране на работните смени на служителите.
- Минимизирайте финансовото въздействие на конфликтите в графиците и промените в последния момент.
Обичам начина, по който задачите се актуализират автоматично, и е лесно да съобщавам промените на екипа. Няма повече размяна на имейли или текстови съобщения с молби за размяна на смени – всичко е оптимизирано с помощта на този шаблон.
Бонус: Достъп до тези 10 безплатни шаблона за работни графици в Excel и ClickUp
Най-добрите функции на ClickUp
- Проследявайте работното време, извънредния труд и почивките на служителите с ClickUp Time Tracking.
- Визуализирайте графици, модели на смени и заявки за отпуск с помощта на календара на ClickUp.
- Изпращайте автоматични напомняния и известия за предстоящи смени, крайни срокове и заявки за отпуск с помощта на ClickUp Reminders и ClickUp Notifications.
- Разпределяйте служителите в конкретни смени или задачи въз основа на техните умения и наличност с ClickUp Tasks.
- Следете натоварването на служителите, за да осигурите равномерно разпределение и да предотвратите изчерпване, като използвате ClickUp Workload Views.
- Споделяйте графици, политики и други важни документи със служителите си с помощта на ClickUp Docs.
- Интегрирайте ClickUp с HR системи, софтуер за изчисляване на заплати и други подходящи инструменти, като използвате ClickUp Integrations.
Ограничения на ClickUp
- Мобилното приложение на ClickUp не предлага всички функции и възможности, които се предлагат в десктоп версията.
- Поради огромния брой функции и опции за персонализиране, някои нови потребители отбелязват, че има крива на обучение.
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Неограничен: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain: Добавете към всеки платен план за 7 долара на месец за всеки член на работната среда.
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9700 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4200 отзива)
2. Deputy (Най-добър за управление на графиците и работното време на служителите)
Намерих Deputy за полезен инструмент за създаване и управление на смени, разпределяне на задачи и проверка на наличността на служителите. Той е ефективен и за обработка на заявки за отпуск и управление на извънредния труд.
Друга полезна функция е възможността да проследявате присъствието на служителите. Можете лесно да видите кога служителите се регистрират при пристигане и напускане и да идентифицирате отсъствия или закъснения.
Бонус: Разгледайте тези 10 безплатни шаблона за управление на времето (календари и графици)
Най-добрите функции на Deputy
- Изпращайте съобщения, съобщения и напомняния директно на вашия екип
- Оптимизирайте процеси като одобрения за отпуски и изчисляване на заплати.
- Получете информация за производителността и ефективността на екипа чрез подробни аналитични отчети за работната сила.
Ограничения на Deputy
- Безплатният план не включва табло за управление.
- Инструментът не разполага с решение за изчисляване на заплатите.
Цени на Deputy
- График: 4,50 $/месец на потребител
- Време и присъствие: 4,50 $/месец на потребител
- Премиум: 6 $/месец на потребител
- Deputy HR: 2 долара на месец на потребител
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Deputy
- G2: 4,6/5 (над 300 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 700 отзива)
3. Connecteam (Най-добър за проследяване на времето, присъствието и изпълнението на задачите)
Connecteam е доста интуитивен за използване, дори и за хора, които не са много запознати с технологиите. Той е персонализируем, така че можете да създавате графици на служителите и различни графици за различни екипи, да възлагате конкретни задачи на служителите и дори да проследявате напредъка им.
Всички, които използват Connecteam, могат да виждат своите смени и всякакви промени в реално време. Онлайн приложението за графици е чудесно и за обработка на заявки за отпуск и управление на комуникацията в екипа.
Най-добрите функции на Connecteam
- Създавайте и управлявайте лесно графици, включително смени, почивки и отпуски, с функцията „плъзгане и пускане”.
- Следете работното време, присъствието и местоположението на служителите в реално време.
- Интегрирайте Connecteam с други инструменти, като системи за изчисляване на заплати и софтуер за управление на човешките ресурси.
Ограничения на Connecteam
- Някои потребители са съобщили, че интерфейсът може да изглежда претрупан, а системата за планиране понякога може да бъде малко нестабилна.
- Липсват му разширени възможности за отчитане и финансово проследяване.
Цени на Connecteam
- Безплатно завинаги
- Operations Basic: 29 $/месец
- Operations Advanced: 49 $/месец
- Operations Expert: 99 $/месец
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Connecteam
- G2: 4,7/5 (над 700 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 300 отзива)
Бонус: Excel таблица за присъствие!
4. 7shifts (Най-добър за опростяване на заявките за отпуск и одобренията)
7shifts е друг отличен софтуер за графици, който ви помага да управлявате графиците на екипа си по-ефективно. С функцията „плъзгане и пускане” можете лесно да премествате служителите в календара и бързо да им задавате конкретни смени.
7shifts има функция, която е много полезна за екипите в ресторантьорския бизнес – автоматични заявки за отпуск. Служителите могат да подават заявките си директно чрез приложението, а вие можете да ги одобрявате или отхвърляте с едно кликване. Това оптимизира графика и помага да се предотвратят конфликти при разпределянето на работните смени. Всъщност този софтуер е проектиран специално за ресторантьорския бизнес.
Най-добрите функции на 7shifts
- Подавайте и управлявайте заявки за отпуск безпроблемно
- Достъп до данни в реално време и преглед на ключови показатели, като разходи за труд и производителност на служителите.
- Използвайте вградената функция за отчитане на работното време, за да следите работното време на служителите.
Ограничения на 7shifts
- Ценовите планове на 7shifts могат да бъдат скъпи за по-малките предприятия.
- Някои потребители са съобщили за спорадични проблеми и грешки, които прекъсват текущите работни процеси.
Цени на 7shifts
- Comp: Безплатно завинаги
- Entrée: 34,99 $/месец
- The Works: 76,99 $/месец
- Gourmet: 150 $/месец
- 7shifts Payroll: 39,99 $/добавете към всеки план
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за 7shifts
- G2: 4,5/5 (над 100 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 1100 отзива)
5. Calendly (най-добър за оптимизиране на резервациите за срещи)
Добре познатото календарно приложение Calendly помага за оптимизиране на процеса на запазване на срещи. С неговото автоматизирано решение за планиране можете да зададете своята наличност и да споделите линк с потенциални клиенти. Те могат да изберат подходящ час, който е удобен и за двете страни.
Calendly може автоматично да се синхронизира с Google Calendar, като предотвратява двойни резервации и ви гарантира, че винаги имате ясен преглед на графика на вашия екип. Тази функционалност може да ви спести много време и да подобри производителността.
Най-добрите функции на Calendly
- Споделете уникална връзка за графика и позволете на другите да изберат предпочитаните от тях времеви слотове.
- Изпращайте автоматични напомняния по имейл и SMS и информирайте участниците.
- Синхронизирайте Calendly с Google Calendar, Outlook или други календарни системи.
Ограничения на Calendly
- Безплатният план на Calendly позволява интегриране само на един календар.
- Не предлага изчерпателни инструменти за планиране, необходими на по-големите екипи.
Цени на Calendly
- Безплатно завинаги
- Стандартен: 12 $/месец
- Екипи: 20 $/месец
- Enterprise: Започва от 15 000 долара/година
Оценки и рецензии за Calendly
- G2: 4,7/5 (над 2200 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3500 отзива)
Разгледайте тези алтернативи на Calendly!
6. QuickBooks Time (най-добър за оптимизиране на процеса на интегриране на заплатите)
QuickBooks Time, софтуер за отчитане на работното време и управление на персонала, помага за оптимизиране на бизнес операциите. С автоматичното отчитане на работното време служителите могат лесно да се регистрират при пристигане и напускане на работа, използвайки своите смартфони или компютри.
Друга полезна функция на QuickBooks Time е интеграцията с QuickBooks Payroll. Тя позволява на потребителите безпроблемно да прехвърлят данни за отчитане на работното време в системи за изчисляване на заплати, което намалява риска от грешки и спестява време.
Най-добрите функции на QuickBooks Time
- Получете информация за производителността на служителите и извънредния труд, за да вземете информирани решения.
- Получавайте известия за пропуснати отбелязвания или извънредни часове.
- Управлявайте графика на служителите, като създавате, редактирате и преглеждате графици в централизирана платформа.
Ограничения на QuickBooks Time
- Ценовите планове на софтуера могат да бъдат скъпи за по-малките предприятия.
- Той се фокусира предимно върху отчитането на работното време и интеграцията на заплатите, а по-малко върху графиците на служителите ( планиране на ресурсите ).
Цени на QuickBooks Time
- Time Premium + Payroll Premium: 14 $/месец + 6,80 $/месец на служител
- Time Elite + Payroll Elite: 28 $/месец + 8,50 $/месец на служител
Оценки и рецензии за QuickBooks Time
- G2: 4,5/5 (над 1400 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 6800 отзива)
7. Homebase (Най-доброто за планиране на графиците на служителите и отчитане на работното време)
Homebase е надеждно и лесно за използване приложение за графици, което може да ви помогне да управлявате графиците на екипа си. С един поглед можете да видите кой работи кога и дали има недостиг на персонал.
Homebase ви позволява също да задавате различни типове смени. Например, можете да създадете тип смяна за „извънреден труд“ или „дежурство“ и да премествате служителите в различни смени. По този начин можете да следите работното време на екипа си и да се уверите, че всички получават правилно заплащане.
Най-добрите функции на Homebase
- Оптимизирайте процеса на изчисляване на заплатите чрез интегриране със софтуер за изчисляване на заплати.
- Достъп до информацията за вашия екип отвсякъде с мобилното приложение
- Използвайте вградения часовник за отчитане на работното време, за да следите работното време на служителите и да предотвратите загубата на работни часове.
Ограничения на Homebase
- Някои потребители са съобщили, че интерфейсът е тромав, объркващ и труден за навигация.
- Други потребители са съобщили за липса на отговор и разбиране от страна на обслужването на клиенти.
Цени на Homebase
- Безплатно завинаги
- Essentials: 24,95 $/месец
- Плюс: 59,95 $/месец
- Всичко в едно: 99,95 $/месец
Оценки и рецензии за Homebase
- G2: 4. 2/5 (над 100 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1000 отзива)
8. Findmyshift (Най-добър за управление на смени и проследяване на работното време на служителите)
С Findmyshift можете да създавате работни часове, да задавате наличността на служителите и дори да оптимизирате управлението на отпуските. Това е надежден софтуер за управление на смени, който ви позволява да виждате кой работи на даден ден, което улеснява координацията с колегите и планирането на смени.
Findmyshift автоматично актуализира графиците въз основа на наличността. Така че, ако имате промяна в последния момент, можете да актуализирате наличността си и инструментът незабавно ще коригира графика ви.
Най-добрите функции на Findmyshift
- Създавайте и управлявайте графици, като настройвате модели на смени и ги коригирате според нуждите.
- Позволете на служителите да разменят смени помежду си, като по този начин насърчавате гъвкавостта.
- Следете точно отработените часове и отсъствията на служителите
Ограничения на Findmyshift
- Интегрирането на Findmyshift във вашите работни процеси може да отнеме много време и усилия.
- Потребителите са съобщили за спорадични проблеми, водещи до прекъсвания по време на работното време.
Цени на Findmyshift
- Безплатно завинаги
- Стартово ниво: 25 $/месец
- Бизнес: 40 $/месец
- Enterprise: 80 $/месец
Оценки и рецензии за Findmyshift
- G2: Н/Д
- Capterra: 4,6/5 (над 1000 отзива)
9. When I Work (Най-доброто за планиране на смени и отчитане на работното време)
When I Work е лесен за използване инструмент, който значително улеснява планирането. Можете лесно да видите предстоящите смени, да поискате отпуск и дори да разменяте смени с колеги.
When I Work предлага и друга полезна функция: автоматичен часовник за отчитане на работното време. Потребителите могат да отчитат началото и края на работното си време директно от телефоните си, което е изключително удобно. Ако трябва да направите промени в графика си, можете да го направите и чрез приложението.
Най-добрите функции на When I Work
- Изпращайте известия и съобщения директно на служителите за промени в графика.
- Управлявайте графиците на служителите и преглеждайте заявките за отпуск от мобилното си устройство.
- Настройте модели на смени и следете отработените часове и отсъствията на служителите.
Ограничения на When I Work
- Исканията за отпуск могат само да бъдат изтривани и добавяни отново, но не могат да бъдат променяни.
- Не предлага подробни функции за проследяване на задачи или задачи.
Цени на When I Work
- Essential: 1,50 $/месец
- Essential + Time Tracking & Attendance: 3 $/месец
- Pro: 3 $/месец
- Pro + Time Tracking & Attendance: 5 $/месец
- Премиум: 5 $/месец
- Premium + Time Tracking & Attendance: 7 $/месец
- When I Work Payroll (добавете към всеки план): 39 $/месец + 6 $ за всеки активен потребител/месец
Оценки и рецензии за When I Work
- G2: 4,3/5 (над 250 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 1100 отзива)
Бонус: Искате по-добри опции? Разгледайте тези 10 най-добри алтернативи на When I Work!
10. Sling (Най-добър за управление на смени и комуникация със служителите)
С Sling можете бързо да създавате смени, да ги разпределяте на служителите и да ги коригирате според нуждите. Функцията „плъзгане и пускане” улеснява преместването на смени и гарантира, че всеки има справедливо разпределена работна натовареност.
Sling има и вградена функция за изпращане на съобщения, която е изключително полезна за комуникация с екипите. Можете да изпращате съобщения директно на отделни лица или групи, за да споделяте важна информация или да координирате смени.
Най-добрите функции на Sling
- Споделяйте файлове, възлагайте задачи и комуникирайте ефективно с членовете на екипа.
- Следете как се разпределят времето и ресурсите, за да гарантирате оптимална производителност.
- Следете задачите, крайните срокове и напредъка по различни проекти.
Ограничения на Sling
- Потребителите отбелязват, че мобилната версия на инструмента не е толкова удобна за ползване, колкото версията за настолни компютри.
- Само потребителите, които използват бизнес плана, могат да генерират отчети.
Цени на Sling
- Безплатно завинаги
- Премиум: 2 $/месец
- Бизнес: 4 $/месец
Оценки и рецензии за Sling
- G2: 4. 4/5 (80+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 150 отзива)
Бонус: За да подобрите управлението на работата и смени, научете как да внедрите график за работа 2-2-3.
Оптимизирайте процеса на планиране на графиците на служителите с ClickUp
Управлението на графиците на служителите може да отнема много време и да е податливо на грешки. Ефективният софтуер за графици опростява процеса, като ви позволява да създавате графици, бързо да разпределяте смени и да управлявате наличността на екипа си.
Използването на надежден софтуер за планиране ви помага да имате безпроблемен достъп до системи за изчисляване на заплати и да контролирате разходите, като гарантирате оптимално ниво на персонала и минимизирате излишния или недостатъчния брой служители.
ClickUp, като идеален софтуер за планиране, ви позволява да разпределяте смени въз основа на наличността на служителите, да проследявате отработеното време и да генерирате точни отчети за заплатите. Той оптимизира работния ви процес и намалява ръчното въвеждане на данни.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и се възползвайте от предимствата на оптимизирания работен процес за планиране на графиците на служителите!