Представете си, че влизате в офиса си в едно на пръв поглед обикновено утро, с кафе в едната ръка и бурито за закуска в другата, само за да бъдете посрещнати от неочаквана криза, преди да седнете на мястото си – старши служител е напуснал организацията без предизвестие.
Това е реалността в работата на мениджъра по човешки ресурси. Нито един ден не е същият и винаги има нещо ново, с което да се справи, добро или лошо.
Например, в един момент може да планирате тийм билдинг, а в следващия да се опитвате да запълните вакантното място, причинено от внезапна оставка.
Независимо дали обмисляте кариера в управлението на таланти или се нуждаете от повече информация за отговорностите и предизвикателствата, пред които е изправен мениджърът по човешки ресурси, този блог ще ви покаже как изглежда един ден от живота на мениджър по човешки ресурси.
Но първо – нека разгледаме основните неща.
Кой е мениджърът по човешки ресурси?
Мениджърът по човешки ресурси е специалист, отговорен за надзора на отдела по човешки ресурси в организацията и управлението на различни административни функции, свързани с персонала на организацията.
Мениджърите по човешки ресурси се консултират с висшето ръководство по въпроси, свързани със стратегическото планиране, планират ключовите показатели за ефективност в областта на човешките ресурси в съответствие с целите на организацията и гарантират, че всички служители са ефективно ангажирани, подкрепяни и съгласувани с целите на компанията.
Ролите и отговорностите на специалиста по човешки ресурси включват:
- Привличане на таланти: определяне на нуждите от персонал, разработване и стандартизиране на длъжностни характеристики, провеждане на интервюта за подбор на кандидати, набиране на персонал и въвеждане в работата в различни отдели.
- Управление на HR процесите: Разработване на политики за решаване на проблеми на работното място и създаване на процеси за оптимизиране на набирането на таланти, въвеждането в работата, оценката на представянето и др.
- Управление на производителността: Изграждане и внедряване на системи за оценка на производителността, определяне на стандарти за производителност и предоставяне на обратна връзка на служителите.
- Изграждане на програми за обучение: Оценяване на пропуските в уменията, разработване на обучителни семинари и улесняване на възможностите за обучение и развитие на служителите.
- Осигуряване на благосъстоянието на служителите: Въвеждане на програми, фокусирани върху психичното здраве, физическото благосъстояние и цялостното благосъстояние на служителите.
- Управление на възнагражденията на служителите: Проектиране и изпълнение на структури за възнаграждения и програми за социални придобивки, осигуряване на конкурентни пакети за заплати
- Създаване на положителна култура на работното място: Идентифициране и изпълнение на мерки за създаване и поддържане на положителна и приветлива работна среда за всички служители.
Мениджърите по човешки ресурси са неразделна част от създаването на организационни политики и процеси, свързани с привличането и задържането на таланти, управлението на производителността, обучението и развитието и др.
💡Съвет от професионалист: Заетият мениджър по човешки ресурси може да използва нашите безплатни шаблони за HR, за да създаде стандартни оперативни процедури, меморандуми за политики или планове за набиране на персонал, за да постигне по-бързо целите си.
Един ден от живота на мениджър по човешки ресурси
Ето как протича един типичен ден от живота на мениджър по човешки ресурси. Вземете времевите блокове само като ориентировъчна информация и планирайте деня си по начин, който ви подхожда 🤝
1. Сутрин: 9:30 до 11:30 ч.
Сутринта е посветена на планирането на продуктивен ден. Задачите обикновено включват:
а. Управление на електронната поща
Началото на деня е посветено на проверка и отговаряне на имейли. Това може да включва рутинна комуникация, практически съвети от висшето ръководство и екипите за управление, важни актуализации на политиките за човешките ресурси и спешни запитвания от служители.
Решението кои имейли да отговорите първи определя тона на един продуктивен ден. Например, бихте дали приоритет на имейл от главния изпълнителен директор относно предстоящи организационни промени, които се нуждаят от подкрепата на HR, вместо да изпратите имейл за последващи действия на колега за информация относно проект с ниска приоритетност.
б. Брифинг на екипа по човешки ресурси
След това мениджърът по човешки ресурси може да присъства на кратка среща с екипа си, за да изясни целите за деня, да обсъди текущи проекти и предстоящи събития и да разгледа всички неотложни предизвикателства или проблеми.
Това е решаващ момент за разпределяне на задачите за деня, тъй като така се гарантира, че всички са фокусирани върху приоритетите, вариращи от набиране на персонал, актуализиране на политиките или инициативи за ангажиране на служителите.
2. Обед: 12:00 до 13:00 ч.
След като денят е планиран, тази част от деня обикновено е посветена на съществуващи проекти и текущи дейности. Тя може да включва:
а. Набиране на персонал и интервюта
В зависимост от изискванията за наемане, част от деня може да бъде посветена на преглед на автобиографии за свободни позиции, подбор на кандидати или планиране и провеждане на интервюта.
Това може да включва и координация с други отдели, за да се разбере по-добре нуждата им от персонал, както и подбор на автобиографии, които имат потенциал да съответстват на корпоративната култура.
Мениджърите по човешки ресурси използват софтуер за управление на таланти и информационни системи за човешки ресурси (HRIS), за да управляват профилите на кандидатите, да оптимизират набирането на персонал, въвеждането в работата и обучението, да автоматизират работните процеси за управление на таланти и да комуникират със заинтересованите страни.
б. Управление на взаимоотношенията със служителите
Основната функция на специалиста по човешки ресурси е да поддържа служителите доволни, защитени и ангажирани. Независимо дали става дума за посредничество при спор или подкрепа за подобряване на производителността, отделянето на време за управление и поддържане на положителни отношения със служителите е задължително.
Например, те могат да модерират дискусия между двама членове на екипа от отдела по продажбите, за да разрешат недоразумения и да подобрят работните им взаимоотношения.
Мениджърът по човешки ресурси може да работи и по дейности за изграждане на екип и програми за признание на служителите или да провежда проучвания, за да събира обратна информация по различни теми, като обучение и развитие, заплащане и общо преживяване в офиса.
Подходящият софтуер за управление на служителите може да помогне на мениджърите по човешки ресурси да бъдат в крак с всички дейности.
в. Надзор върху обучението и развитието
Мениджърите по човешки ресурси, които имат цели за развитие на служителите, могат също да планират и координират програми за обучение на персонала, за да гарантират, че служителите разполагат с уменията и знанията, необходими за отлично изпълнение на своите функции.
Това включва оценяване на нуждите от обучение, подбор на подходящи ментори и треньори, както и организиране на семинари и други дейности, които са в съответствие с кариерното развитие.
Например, ако организирате семинар за развитие на лидерски умения за мениджъри на средно ниво в компанията, финализирането на темите с външни обучители може да бъде значителна част от списъка ви със задачи.
3. Следобед: 14:00 – 16:00 ч.
Типичните следобеди в един работен ден могат да включват срещи и междуфункционални дискусии за дългосрочно планиране, цели на цялата организация и др.
а. Планиране на човешките ресурси
Мениджърите могат да участват в стратегически срещи с висшето ръководство или други отдели, за да съгласуват организационните инициативи с целите на HR.
Това може да включва планиране на работната сила, разнообразие, равнопоставеност и включване на дейности по наемане на персонал или планиране на приемствеността.
Например, една от годишните цели може да бъде изготвянето на нова инициатива за подобряване на DEI сред работната сила в рамките на следващите девет месеца.
б. Фокус върху управлението на представянето
Мениджърите по човешки ресурси могат също да работят с ръководителите на отдели, за да преглеждат докладите за представянето на служителите и въз основа на събраната информация да предприемат действия по оценката на представянето.
Ако смятат, че някои служители ще имат полза от обучение, те могат да се консултират с мениджърите на отделите и да изготвят планове за подобряване на уменията.
в. Проверка на политиките и спазването им
Мениджърът по човешки ресурси отговаря за това политиките на организацията в тази област да съответстват на действащите закони и разпоредби.
Например, те могат да актуализират наръчника за служителите, за да отразят последните промени в политиките за дистанционна работа и да гарантират, че всички насоки са в синхрон с новите трудови закони.
Опитните мениджъри по човешки ресурси спестяват време с готови шаблони за този вид детайлна работа. Например, шаблонът за наръчник по човешки ресурси на ClickUp ви помага да създадете изчерпателен наръчник, съобразен с нуждите на вашата организация, така че вашият екип да може:
- Бърз достъп до актуална информация за политиките и процедурите
- Разберете очакванията за поведението и представянето на служителите
- Получете яснота относно социалните придобивки, отпуските и други подробности.
Освен това, ако е необходимо, се постарайте да усъвършенствате други процедури за съответствие и да поддържате връзка с правни съветници, за да предотвратите евентуални правни проблеми.
4. Край на работния ден: 16:00 – 17:30 ч.
Преди да приключите деня, е полезно да отделите малко време за споделяне и осмисляне на информация, която ще ви помогне да планирате работата си за следващия ден:
а. Отчитане и анализ
Мениджърите по човешки ресурси трябва да анализират показателите за човешките ресурси и да изготвят доклади по различни аспекти, като например процент на текучество, процент на завършени обучения на служителите или проучвания за удовлетвореността на служителите.
Например, тримесечните данни за текучеството трябва да се преглеждат, за да се идентифицират тенденциите и да се разработят стратегии за подобряване на задържането на служителите. Фокусирането върху аналитиката ще помогне за вземането на информирани решения и подобряването на HR практиките.
б. Отчет на екипа
Често мениджърите завършват деня с кратка среща на екипа, за да прегледат постигнатото през деня, да актуализират списъците със задачи и да определят приоритетите за следващия ден. Това е и подходящ момент да се насърчи обратната връзка и да се засили чувството за сплотеност в екипа.
Адаптирайте се към неочакваното
В идеалния случай денят на мениджъра по човешки ресурси е структуриран с рутинни задачи и добре обмислени инициативи. Разнообразните дейности отразяват широкия обхват на ролята и изискват междуличностни умения, аналитични способности и стратегическо мислене.
Въпреки добре планирания график, като мениджър по човешки ресурси трябва да сте готов да го променяте, за да отговорите на непредвидени изисквания, независимо дали става дума за неочаквана среща, искане за разяснение относно политика за съответствие или внезапна промяна в трудовото законодателство на вашата държава.
Освен това, бъдете на разположение, за да се срещате със служителите и ръководството, да изяснявате съмненията и да предлагате необходимата подкрепа. Организацията разчита на вас и вашия екип да се справяте с комплексността на корпоративния живот. Винаги им давайте приоритет.
Ролята на HR в задържането на служителите
Меденият месец на новата работа става все по-кратък – 39% от служителите, които работят в дадена организация от по-малко от шест месеца, планират да напуснат през следващата година.
Освен това, тези, които не се чувстват признати за отличната си работа, са почти два пъти по-склонни да търсят нова работа. Тъй като 87% от мениджърите по човешки ресурси оценяват усилията за задържане на служителите като свой основен приоритет, ето пет важни стъпки, които трябва да предприемете в тази посока:
1. Персонализирана кариерна пътека
Това включва индивидуална работа с служителите, за да се очертае кариерното им развитие въз основа на индивидуалните им умения, интереси и бизнес изисквания. Започвате с разбиране на професионалните амбиции на всеки служител и идентифициране на пропуските в уменията.
Въз основа на събраната информация, съставете програми за обучение и възможности за наставничество, които отразяват най-добрите интереси на вашата организация и нуждите на служителите.
С персонализирана кариерна пътека служителите се чувстват ценени и разбрани, което създава чувство на лоялност и намалява вероятността да търсят възможности другаде.
2. Програми за признание от колеги
Признанието от колегите спомага за създаването на положителна работна среда и повишава морала, допринасяйки за култура, в която служителите се чувстват ценени и уважавани от колегите си, а не само от своите началници. Технологиите помагат това да стане част от корпоративната култура.
Използвайте платформа като ClickUp Chat View, за да дадете възможност на служителите да поздравяват, дават точки или награди на своите колеги за примерна работа. Можете също да организирате виртуални церемонии по връчване на награди, за да отличите служителите на платформата.
3. Подкрепа за финансово благополучие
Според PwC 65% от служителите търсят нова работа по финансови причини. Освен че можете да преодолеете разликите в заплащането в бранша и да въведете солидна политика за бонуси за постигнати резултати, можете да помогнете на служителите си и с въпроси, свързани с финансовото планиране.
Провеждайте образователни семинари по бюджетиране и инвестиции и предлагайте инструменти за управление на дългове или спестяване за пенсиониране. Това автоматично ще намали стреса им и ще повиши удовлетворението им от работата.
4. Гъвкави работни графици
След пандемията много служители предпочитат да работят от дома си постоянно. Те не се страхуват да напуснат работа, която изисква да ходят на офис. Искат да имат контрол над това кога и къде работят, стига да изпълняват целите си за производителност.
Предлагането на гъвкави работни графици може да се изрази в опции за дистанционна работа, гъвкави часове за започване и приключване на работата или четиридневна работна седмица. Можете да определите ясни очаквания за производителността и да използвате софтуерни технологии за управление на човешките ресурси, за да поддържате комуникацията и сътрудничеството в екипа.
5. Образователни технологии
LinkedIn съобщава, че 94% от служителите биха останали по-дълго в дадена организация, ако тя инвестира в тяхното обучение.
Използвайте нови технологии като мобилни приложения за обучение, интерактивни програми за обучение и развитие и инструменти за обучение с виртуална реалност, за да предоставите достъпни и персонализирани обучителни преживявания, които помагат на служителите да развиват нови умения за бъдещо развитие.
Например, VR може да обучава служителите да кодират и отстраняват грешки съвместно в симулирана 3D среда за програмиране.
Често срещани предизвикателства в работата на мениджъра по човешки ресурси
Като мениджър по човешки ресурси, неизбежно се сблъсквате с различни препятствия и сложности при управлението и оптимизирането на работната сила. Освен това, като се има предвид, че генериращата изкуствена интелигенция най-вероятно ще доведе до промени в професиите до 2030 г., да бъдете в крак с най-новите тенденции може да се окаже прекалено трудно.
Естествено, един ден от живота на мениджър по човешки ресурси не минава без да се занимава със следните неща:
- Хармонизиране на работните условия: Балансирането между дистанционна, хибридна и офис работа е логистичен кошмар, тъй като организациите се стремят да отговорят на разнообразните предпочитания на служителите и оперативните изисквания, като същевременно поддържат производителността и благоприятна фирмена култура.
- Навигация в еволюцията на уменията: Напредъкът в изкуствения интелект, автоматизацията и дигитализацията промени индустриите и работните роли и създаде разлика в уменията на служителите, което затруднява намирането и наемането на квалифицирани кадри вътрешно и външно.
- Преосмисляне на обучението на новоназначените служители: Това вече не може да бъде несъгласувано или да липсва; обучението на новоназначените служители трябва да предостави на разнородна и често географски разпръсната работна сила уменията и знанията, необходими за добро представяне.
- Осигуряване на сигурността на цифровото работно място: С нарастващата дигитализация на HR процесите, спазването на правилата за защита на данните и осигуряването на сигурността на данните на служителите станаха от жизненоважно значение.
- Адаптиране към икономиката на временната заетост: Възходът на временната заетост и свободно практикуващите професионалисти поставя предизвикателства по отношение на управлението на работната сила, възнагражденията, социалните придобивки и съображенията за сигурността на интелектуалната собственост.
- Ангажираност и растеж: Тихото напускане е истински проблем. По-младите служители не се чувстват ценени и смятат, че нямат достатъчно възможности за развитие – предимно под ръководството на своя мениджър. Необходимо е да се създаде среда, в която всеки служител вижда ясен път към растеж.
Инструменти и техники, използвани в управлението на човешките ресурси за ежедневни задачи и проекти
Дните на ръчното пресяване на автобиографии, раздаването на месечни фишове на служителите и съхраняването на хартиени копия на документите на служителите отдавна са отминали.
С нарастването на дистанционната и хибридната работа и появата на ново поколение служители, много от които очакват технологично напреднало работно място, сега е идеалният момент да се възползваме от новите технологии в областта на човешките ресурси, за да работим ефективно.
Ето някои от софтуерите за управление на човешките ресурси и свързаните с тях инструменти, които могат да се използват за ежедневните задачи:
1. Софтуер за управление на човешките ресурси (HRMS)
Планирайте задачи, разпределяйте ресурси, определяйте срокове и следете напредъка на проекти, свързани с човешките ресурси, с помощта на софтуера за управление на човешките ресурси ClickUp.
Например, използвайте изгледа „Списък“ в ClickUp, за да организирате всичките си задачи, като интервюиране на кандидати или актуализиране на политиките за служителите, на едно централизирано място. Сортирайте и филтрирайте тези задачи по статус, собственик, краен срок или както желаете, за да можете лесно да проследявате какво е свършено и на какво трябва да обърнете внимание след това.
Независимо дали събирате кандидатури за работа или обратна връзка от служители, използвайте ClickUp Form View, за да записвате отговорите и незабавно да препращате задачите към подходящия екип. Настройте персонализирани, лесни за попълване формуляри, които се свързват с проследими задачи за бързо действие.
Календарният изглед е идеален за мениджърите по човешки ресурси, които отговарят за отпуските на служителите, обученията или срещите за оценка на представянето. Той ви помага да визуализирате месеца или седмицата си с един поглед, за да планирате и да се уверите, че всичко се вписва перфектно в графика ви.
ClickUp Workload View ви дава обща представа за това кой какво прави в екипа ви. Помага ви да балансирате задачите между членовете на екипа, като гарантирате, че никой не е претоварен, докато други търсят още работа. Можете да коригирате натоварването, като гарантирате, че екипът ви остава доволен и продуктивен.
2. Софтуер за управление на заплатите на служителите
Намалете вероятността от грешки при изчисляването на заплатите и гарантирайте спазването на данъчните закони и разпоредби чрез автоматизиране на управлението на заплатите. Софтуерът може да се справи и със сложни сценарии като бонуси, извънреден труд и данъчни облекчения.
Например, интеграциите на ClickUp обхващат инструменти като QuickBooks и Gusto, които помагат да се направи процесът на изчисляване на заплатите по-прозрачен и разбираем за служителите и да се намали административната тежест върху мениджърите по човешки ресурси.
3. Система за проследяване на кандидати и платформа за назначаване на нови служители
Публикувайте обяви за работа, събирайте и организирайте кандидатурите, преглеждайте автобиографиите и улеснявайте интервютата с помощта на система за проследяване на кандидатите (ATS). Допълнете тази функция с решение за въвеждане в работата, за да се уверите, че след като кандидатите бъдат наети, те се интегрират ефективно в организацията.
Това включва попълване на необходимите документи, запознаване на новите служители с културата и политиките на компанията и предоставяне на инструментите и информацията, от които се нуждаят, за да успеят в новите си роли.
ClickUp ви помага да оптимизирате и двата процеса с проследими задачи, документи и коментари за сътрудничество и обратна връзка. Можете да го използвате, за да управлявате набирането на персонал, да организирате кандидатурите и подбора и да преминавате кандидатите през процеса.
Специалистите по човешки ресурси могат да използват и шаблона за база знания на ClickUp HR, за да създадат централизирано хранилище на всички политики, процедури и правила. Това помага на служителите да намерят нужната им информация, така че вашият персонал по човешки ресурси ще отделя по-малко време и усилия за отговаряне на запитвания от служители.
4. Инструмент за анализ на работната сила и управление на производителността
Използвайте платформа за анализ на работното място, за да анализирате данните за служителите и да извлечете информация, която да ви помогне при вземането на стратегически решения. Идентифицирайте областите, които се нуждаят от подобрение, предскажете бъдещите тенденции и вземайте решения, основани на факти, които са в съответствие с целите на организацията.
Създайте централизирана база данни с информация за служителите, за да улесните поверителната комуникация между мениджърите и подчинените им с ClickUp. Получете персонализирана визуализация за всеки потребител, независимо дали е служител, мениджър или изпълнителен директор, за да наблюдавате и управлявате по-ефективно работата на своя екип.
Установете стандарти за производителност на служителите и графици за проекти, за да оцените как всеки индивид се справя спрямо тези критерии, като използвате този софтуер.
Освен това, получавайте отчети в реално време, които предлагат информация за изпълнените задачи, постигнатите цели и изразходваното време, наред с други показатели, от таблото за управление на ClickUp.
Улеснявайте редовните проверки и обратна връзка, като излезете извън рамките на годишния преглед, за да насърчите непрекъснатото подобряване на представянето и развитието на служителите.
5. Софтуер за управление на социални придобивки
Подходящият софтуер за администриране на социални придобивки може да опрости управлението на социалните придобивки на служителите, като здравно осигуряване, пенсионни планове и политики за отпуски.
Лесно управлявайте и персонализирайте пакети от социални придобивки, за да отговорите на разнообразните нужди на служителите, като повишите удовлетвореността и конкурентоспособността при привличането на таланти.
Това намалява административната работа за HR и подобрява преживяването на служителите, като им осигурява лесен достъп до информация за социалните придобивки.
💡Съвет от професионалист: Позволете на служителите да използват AI Knowledge Manager на ClickUp Brain, за да получават контекстуални отговори на въпроси относно политиките на HR, плановете за заплащане, пакетите от социални придобивки и т.н., така че вашият HR екип да може да се фокусира върху по-стратегическа работа.
Прочетете също: Най-добрият софтуер за наръчник на служителите за документиране на процесите
Съвременният мениджър по човешки ресурси е многостранен и многоталантлив.
Когато разгледаме един ден от живота на мениджър по човешки ресурси, става ясно, че тази роля е всичко друго, но не и рутинна. Започвате деня си с проверка на настроението на служителите, което не е просто нещо, което е хубаво да се прави – то е от съществено значение.
Като мениджър по човешки ресурси, вие сте човекът, към когото всички се обръщат, за да се уверят, че са ангажирани и чути. Тези проверки са нещо повече от рутина; те са вашият начин да вплетете доверие и подкрепа в ежедневието на работната сила.
Мениджърът по човешки ресурси от ново поколение трябва да е многостранно талантлив, да притежава силни междуличностни умения и да е добре запознат с най-новите технологии, за да може да свърши повече работа по-бързо.
С подходяща стратегия и технологии за управление на човешките ресурси, HR специалистите могат да повишат производителността и да подобрят опита и резултатите на всеки служител.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси
1. Как изглежда типичният ден на мениджър по човешки ресурси?
Един ден от живота на мениджър по човешки ресурси включва набиране и интервюиране на потенциални служители, координиране на социалните придобивки на служителите, провеждане на обучения, разрешаване на конфликти и създаване на обучителни материали. Специалистите по човешки ресурси се занимават и с въпроси, свързани с взаимоотношенията между служителите, прилагат политиките на компанията и работят върху стратегии за подобряване на културата на работното място.
2. Напрегнат ли е животът в HR?
Да, животът в отдел „Човешки ресурси“ може да бъде напрегнат поради разнообразните отговорности, включително набиране на персонал, обучение, отношения с служителите, спазване на законите и разрешаване на конфликти. Специалистите по човешки ресурси трябва да балансират нуждите на организацията с тези на служителите, често в кратки срокове.