Среща за калибриране на резултатите: как да проведете справедлив процес на оценка на резултатите

Оценките на представянето са една от най-стресиращите задачи на специалистите по човешки ресурси, както и на средното и висшето ръководство. Проблемът с всяка система за оценка на представянето е, че тя се основава на субективни мнения и може да бъде податлива на пристрастия. Повечето мениджъри изпитват натиск да поддържат едни и същи стандарти, докато обсъждат оценките на служителите или избират най-добре представящите се.

Според проучване на McKinsey повече от половината от анкетираните смятат, че настоящият процес на оценяване в тяхната компания е несъвършен. Това мнение може да бъде вредно за всеки бизнес в дългосрочен план, тъй като блокира възможностите за професионално развитие и води до напускане на талантливи служители.

За щастие, срещата за калибриране на представянето е обещаващо решение в този случай. Все повече компании осъзнават ползата от организирането на сесии за калибриране на оценките на служителите, за да се гарантира справедливо и прозрачно оценяване.

Какво представляват тези сесии и как подобряват надеждността и точността на оценките за представянето? Това ще разгледаме в този блог. Ще обсъдим:

Бонус: Ще ви представим и всеобхватна платформа за управление на служителите и представянето, която ще ви помогне при оценките на представянето. 🍀

Среща за калибриране на производителността и нейната роля в управлението на производителността

„Несправедливите” оценки на представянето са доста чести в екипи с няколко отдела и мениджъри. Процесът на оценяване на представянето им често е пристрастен, не поради злонамереност, а поради различните параметри, които мениджърите използват за оценяване на производителността, работната етика и уменията.

Срещата за калибриране на резултатите позволява на мениджърите и супервайзорите да премахнат всякакви пристрастия, като обсъдят и сравнят как са оценили своите екипи. Целта й е:

Критичните фактори, които мениджърите се опитват да идентифицират по време на тези срещи, включват:

Идеята зад калибриращите сесии е да се обсъдят оценките и да се постигне консенсус по отношение на резултатите. Обикновено това е последният етап от цикъла на оценяване на представянето, който се провежда преди споделянето на индивидуалните оценки с служителите.

Калибриране на оценката на представянето: Пример

Питър и Марк ръководят два различни екипа за отделни проекти за разработка на приложения в една компания. По време на периода за оценка на резултатите Марк дава оценка 9/10 на тестиращия за грешки в екипа си, докато Питър дава оценка 7/10.

По време на срещата за калибриране на резултатите Марк и Питър седят, за да обсъдят своите оценки, и осъзнават, че и двамата тестери на бъгове:

Като цяло, няма съществена разлика в работата им, която да оправдае разликата в оценките, така че това е ясен пример за различни стандарти за оценка на работата. В този случай Марк и Питър трябва да се споразумеят за оценката, която е подходяща и за двамата тестери на бъгове.

Разлика между калибриране на резултатите и калибриране на таланта

Срещите за калибриране на представянето не трябва да се бъркат със срещите за калибриране на таланта. Макар и двете да включват оценка на представянето на служителите от техните ръководители, целите на HR за всеки процес са различни.

Сесията за калибриране на талантите има за цел да оцени текущите възможности на компанията въз основа на уменията и нивото на производителност на служителите. Тази информация се използва за определяне на бъдещите изисквания на компанията по отношение на наемането на персонал.

От друга страна, калибрирането на резултатите се опитва да идентифицира точно служителите с високи и ниски резултати, за да се гарантират безпристрастни оценки и справедливост в заплащането. То също така дава възможност на мениджърите да повдигат въпроси за възможности за обучение и повишаване на квалификацията по време на срещите за оценка на резултатите.

Предимства на процеса на калибриране на производителността

Освен че премахва влиянието на пристрастията и фаворитизма от оценките, процесът на калибриране на оценките на работата предоставя следните предимства:

Намалена степен на текучество на служителите

Според проучване от 2019 г., несправедливите оценки на представянето могат да отблъснат до 85% от служителите от дадена компания. Калибрирането на представянето ви помага да задържите служителите, като гарантира справедлив процес на оценяване.

По-здравословна работна култура

Стандартизираните оценки на представянето предотвратяват злоупотребата с власт от страна на мениджърите, поддържат положителна работна култура и гарантират, че мениджърите запазват добронамереното си отношение към развитието на служителите.

По-висока нетна производителност

Проучване на Harvard Business Review от 2020 г. установи, че злоупотребата с власт от страна на мениджърите може да намали производителността. Естествено, служителите, които работят в среда без предразсъдъци и с справедливо възнаграждение, са по-продуктивни.

По-добро корпоративно управление

Калибрирането на резултатите подобрява най-добрите практики в корпоративното управление, като увеличава прозрачността и отчетността при оценките на резултатите, което подобрява имиджа на компанията.

Подобрени умения за управленска оценка

Калибрирането на резултатите помага на мениджърите да усъвършенстват уменията си за оценяване, да разпознават своите слаби места и да предлагат по-точни оценки на резултатите с течение на времето.

Провеждане на калибриране на оценката на представянето: срещи и заинтересовани страни

Процесът на калибриране на оценката на представянето включва множество заинтересовани страни и етапи. Нека обсъдим и двете. 👇

Ключови заинтересовани страни в процеса на оценка на резултатите

Въпреки че вътрешният процес на калибриране е различен за всяка организация, обикновено се създава калибрационна комисия за цялото упражнение. Заинтересованите страни в тази комисия включват:

Някои компании назначават и лица, които да следят за признаци на пристрастност в разговорите по време на срещите.

Размерът на вашата комисия за калибриране трябва да съответства на размера на вашата организация. Според проучване на Harvard Business School, комисия от 3–5 членове е идеална за организации с по-малко от 100 служители.

Как да проведете среща за калибриране на оценката на представянето: 7 стъпки

Пълният процес на провеждане на срещи за калибриране на представянето може да бъде разделен на седем стъпки в три етапа: подготовка преди срещата, самата среща и дейности след срещата. * Нека разгледаме всеки от тях в подробности. 💡

Подготовка преди срещата

Подготовката преди срещата включва създаване и анализ на чернови оценки, определяне на скалата за оценяване и планиране на работата.

Освен това, поради сложния характер на калибриращата сесия, трябва да подготвите екипа си с HR, ангажираност на служителите или подобен софтуер за проследяване на резултатите от оценките и корекциите, както и за водене на бележки за бъдеща справка.

Имаме точното решение за вас – ClickUp! Това е платформа за управление на проекти и работа, която ви позволява лесно да провеждате срещи за калибриране на работата.

В следващите раздели ще обсъдим някои функции в HR Suite на ClickUp, които са идеални за планиране на срещи, провеждане на оценки на служителите и споделяне на оценки на представянето.

Стъпка 1: Определете скали за оценяване преди процеса на калибриране на резултатите

Вероятно можете да пропуснете тази стъпка, ако разполагате с надеждна система за оценка на служителите. Но ако нямате такава, първо трябва да създадете скала за оценка, за да стандартизирате критериите за производителност. Скалата трябва да включва всички KPI за човешките ресурси за оценка на производителността на служителите. Общите параметри включват:

Трябва също да определите стандартни оперативни процедури (SOP), да обясните как се изчислява оценката за работата за всеки KPI и да предоставите обща оценка.

Търсите организиран начин за проследяване на оценките за производителността? Използвайте функцията за проследяване на цели на ClickUp, за да определите целите, KPI и очакваното разпределение на производителността за всяка роля.

С ClickUp Goals можете да зададете задачи или количествени цели за производителността и автоматично да проследявате производителността на служителите в реално време. Това може да ускори проследяването на производителността, като същевременно я запази обективна.

След това използвайте шаблона за проследяване на KPI за производителността на служителите на ClickUp, за да дефинирате вашата система за оценяване за всеки KPI. Неговата предварително изградена структура помага да проследите напредъка към индивидуалните цели на служителите и да идентифицирате най-добре представящите се по-бързо.

Стъпка 2: Съберете черновите оценки преди срещите за калибриране на резултатите

Помолете мениджърите и супервайзорите от различните отдели да попълнят предварителните оценки на своите подчинени. Уверете се, че те разполагат с скалата за оценяване и стандартните оперативни процедури (SOP) предварително. След като предварителните оценки са готови, оценителите трябва да ги предадат на отдела по човешки ресурси или на комисията за калибриране.

Най-добрият начин да оптимизирате този процес е да използвате ClickUp Forms , за да събирате и организирате отговорите на мениджърите. Платформата ви позволява да създавате персонализирани и брандирани формуляри, за да събирате мненията на мениджърите за представянето на отделните членове на екипа по структуриран и обективен начин. Можете дори да използвате условна логика, за да създадете динамични формуляри с набори от въпроси, базирани на отговорите.

Най-хубавото е, че всички отговори могат да бъдат превърнати в проследими задачи и да се преглеждат на едно място с помощта на изгледа на таблицата в ClickUp. Можете дори да ги включите в работните си процеси за оценка на представянето чрез автоматизации.

Можете да започнете веднага, като персонализирате шаблона за формуляр за оценка на ClickUp, който включва всички стандартни полета за отговор за оценка на представянето. Не се притеснявайте – можете да изтриете някои от тях или да добавите свои!

Стъпка 3: Анализирайте обобщените данни за представянето

След това представител на отдел „Човешки ресурси“ или член на комисията трябва да анализира проектооценките и да сравни общите оценки на представянето на различните отдели и групи. Този анализ се прави, за да се идентифицират следните елементи:

Може да искате да използвате и данни от предишни оценки на представянето на тези групи. Сравнете историческите оценки, за да откриете възможни модели, като например внезапно повишение или понижение в оценките на една група. Тези констатации ще бъдат основните теми за обсъждане по време на срещата за калибриране на представянето.

ClickUp може да ви помогне в този анализ с визуалните си табла. Използвайте ги, за да визуализирате данните за прогресивното представяне на различни групи чрез кръгови диаграми, стълбовидни диаграми, линейни диаграми и десетки други визуализации. Добавете карти с исторически и текущи данни за представянето към работното си пространство и открийте моделите с един поглед. 👀

Стъпка 4: Насрочете и планирайте срещата

В идеалния случай, служител от отдел „Човешки ресурси“ трябва да насрочи срещата за калибриране на резултатите в удобно за всички заинтересовани страни време. Той трябва да уведоми потенциалните участници чрез имейл, в който да посочи:

Вече можете да използвате изгледа на календара на ClickUp, за да проверите графиците на мениджърите в различните отдели и да изберете удобно време за среща. След като определите времето, използвайте ClickUp Tasks, за да насрочите срещата. Просто създайте задача, прикачете документа с дневния ред на срещата и възложете задачата на всички участващи мениджъри. Софтуерът автоматично изпраща уведомление на участниците.

Не сте сигурни кого да поканите? Използвайте шаблона за организационна диаграма на ClickUp, за да визуализирате организационната си йерархия и да идентифицирате всички мениджъри и супервайзори, които трябва да участват в срещите за калибриране.

Можете също да изпратите шаблона за протокол от среща на ClickUp на назначения от вас секретар. Шаблонът включва специални полета за изброяване на поканените, задачите за изпълнение и лицата, на които са възложени задачите, което го прави основен референтен документ за бъдещи цикли на оценяване.

Провеждане на срещата

В деня на срещата всеки мениджър трябва да дойде с проектодокладите си за оценка и следните подробности:

Ето как ще се развият нещата. ▶️

Стъпка 5: Позволете на мениджърите да обсъдят своите доклади

Водещият на срещата може да започне с кратко изложение на целите и задачите на оценката на представянето. След това мениджърите трябва да се включат, за да сравнят и обсъдят своите индивидуални оценки една по една. Комисията за калибриране обръща внимание на следното:

По време на тези дискусии модераторът на срещата трябва да търси признаци на неволно пристрастие и да прекъсва, ако е необходимо.

За да бъде тази стъпка продуктивна и да подпомогне сравнението, мениджърите трябва да използват едни и същи стандарти при представянето на своите оценки. Това може да се постигне чрез шаблона за оценка на работата на ClickUp.

Помолете всичките си мениджъри да регистрират и анализират своите оценки, използвайки простата структура за оценка на шаблона. Те могат да записват целите, инициативите за самоусъвършенстване и постиженията на всеки служител. Това ниво на детайлност помага на комисията да проведе 360° анализ на всяка оценка.

Стъпка 6: Коригирайте оценките и решенията за възнагражденията

Идентифицирайте конфликтните точки и дайте възможност на мениджърите да обсъдят и да постигнат консенсусна оценка за съответните оценки. В тази стъпка е от решаващо значение да се запише обосновката за всяко взето решение.

Например, ако мениджърите смятат, че производителността на даден служител е изключително висока, те могат да прегледат качеството на работата му, за да видят дали производителността е постигната за сметка на компромиси, и след това да направят окончателната си оценка.

Не забравяйте, че срещите за калибриране на представянето се провеждат, за да се определят както най-добре, така и най-слабо представящите се служители, затова трябва да си направите списък с служителите, които се нуждаят от допълнително обучение.

Можете да запишете резултатите от всяка оценка в ClickUp Docs — централизирано решение за управление на документи. Използвайте това пространство, за да съхранявате цялата информация за оценките, като история на оценките, скала, първоначални и коригирани резултати и приложимите обосновки.

ClickUp Docs поддържа редактиране на живо и работа с няколко сътрудници, така че вашият екип може удобно да използва инструмента по време на срещата.

Дейности и обратна връзка след срещата

Време е за обратна връзка! С приключването на успешната среща за калибриране на резултатите, последната стъпка е да споделите одобрените оценки на резултатите с вашите пряко подчинени.

Стъпка 7: Споделяне на обратна връзка и оценки със служителите

Поканете всички свои подчинени на индивидуална среща и споделете с тях оценките за работата им. Предоставете подробна информация за стандартите за работа и обяснете къде те не отговарят на очакванията или ги надхвърлят. Мотивирайте служителите, ако сметнете за уместно, и им кажете как могат да подобрят оценките си в бъдеще.

За служителите, които не са се представили добре, можете да използвате шаблона за план за коригиращи действия на ClickUp, за да подкрепите усилията им за подобрение. Използвайте го, за да запишете не само обратната си връзка, но и основната причина за проблемите с тяхното представяне и стъпките, които могат да предприемат, за да ги преодолеят.

След като цикълът на оценка приключи, можете да прегледате документите за оценка по всяко време в ClickUp Docs. Освен това, използвайте ClickUp AI, за да обобщите миналите оценки на представянето и бележките от срещите за калибриране преди следващия цикъл на оценка на представянето.

Повишете качеството на вашите оценки на представянето с ClickUp

Ако искате оценките на представянето да бъдат справедливи и да задържите най-добрите си служители, е от решаващо значение да калибрирате оценките правилно. За щастие, платформи като ClickUp опростяват процеса с шаблони за KPI и оценка на представянето, табла за управление и други полезни функции.

Регистрирайте се в ClickUp и направете първата стъпка към ефективно калибриране на оценките на представянето. 🤠