Завършихте проекта навреме и изпратихте фактурата. Тогава нещата започнаха да стават странни. Клиентът се върна и каза, че условията за плащане са различни от очакваните.
Те очакваха ДДС да бъде включено в общата сметка, докато вие смятахте, че то трябва да се начислява допълнително към предоставените услуги. Всеки консултант, свободен професионалист или собственик на малък бизнес би се съгласил с това. За да ви спестим сълзи, написахме този наръчник за вас.
В този наръчник ще ви покажем как да фактурирате клиент, ще ви дадем няколко професионални съвета и ще ви покажем как да използвате ClickUp, за да автоматизирате процеса на фактуриране на клиенти.
⭐️ Представен шаблон
Шаблонът за фактури на ClickUp ви помага лесно да създавате, управлявате и проследявате фактури, като прави процеса на фактуриране по-организиран. С персонализирани статуси, полета и множество изгледи, този шаблон оптимизира фактурирането за фирми и свободни професионалисти.
Кога трябва да фактурирате на клиент?
Няма универсален отговор. Подходящият момент зависи от типа на проекта ви и от това, което сте договорили с клиента си. Ето пет често срещани подхода за фактуриране:
1. Предварително фактуриране
Най-подходящо за: нови клиенти, еднократни стратегически проекти или малки проекти (по-малко от 2 седмици)
Вие изпращате фактура преди началото на проекта, а клиентът превежда авансово плащане в пълен или частичен размер, преди да започнете работа.
Примери:
- 50% за резервиране на място, 50% преди доставка
- Пълно предплащане за индивидуална консултация по телефона
Ако таксувате предварително, обсъдете това по време на първата си среща или разговор за запознаване. Така ще можете да преодолеете възраженията или препятствията, които биха усложнили бизнес отношенията от самото начало.
Това ви спестява прекалено много време и енергия, които бихте инвестирали в клиент, който не е съгласен с вашата структура на плащане.
2. Фактуриране на базата на етапи
Най-подходящо за: Проекти с ясни фази (например брандиране, създаване на уебсайтове, отчети)
Вие определяте етапите на проекта и свързвате всеки от тях с плащане. В края на всеки етап обикновено изпращате фактура за предоставените услуги.
Примери:
- 25% в началото на проекта → 50% след първия чернови вариант → 25% при доставка
- $X в началото → $Y след дизайна → $Z след стартирането
Когато проектът е сложен, консултантите предпочитат процеса на фактуриране по етапи, тъй като клиентът е мотивиран да предоставя навременна обратна връзка и одобрение. Процесът на плащане зависи от постигането на предварително определени цели.
💡 Професионален съвет: Шаблонът за график на проекта очертава ключовите фази, крайните срокове и точките на предаване. Той дава на клиента ви визуална пътна карта за това какво да очаква и кога да плати.
С фиксирани дати и резултати е по-лесно да се държи отговорност и на двете страни. Шаблонът улеснява процеса на фактуриране и предотвратява промени в обхвата и забавяния в плащанията.
3. Фактуриране след завършване
Най-подходящо за: Корпоративни клиенти с отдели за снабдяване
Веднага след като завършите работата, издавате фактура на клиента и добавяте падежна дата (обикновено 15–30 дни).
Примери:
- Срок на плащане на фактурата: 15 дни от датата на подаване
- Работа, доставена на 1 юни, фактура с падеж на 15 юни
Фактурирането след завършване на проекта често е неотменимо, когато работите с по-големи компании. Техните финансови екипи обикновено следват строги цикли на одобрение и изплащане на доставчиците.
Ако използвате този модел, винаги се уверявайте, че документите ви са в ред: подписан договор, договорени резултати, уточнени подробности за плащането и ясни условия за плащане. Също така е разумно да вземете предвид забавянията в плащанията, когато прогнозирате паричния си поток.
👀 Знаете ли, че: 68% от фирмите допускат грешки в повече от 1% от общия брой фактури. Помислете да използвате софтуер за фактуриране, за да автоматизирате изчисленията, да валидирате задължителните полета и да поддържате последователност във всички данни за фактуриране на клиенти. Това намалява ръчните грешки и гарантира по-бързо одобряване на фактурите.
4. Периодично фактуриране (аванси)
Най-подходящо за: Текущи услуги (например съдържание, дизайн, консултации, операции)
Клиентът плаща фиксирана сума на редовни интервали (обикновено месечно), често за определен брой часове или резултати.
Примери:
- 2000 долара на месец за до 10 часа маркетингова подкрепа
- Месечен аванс, фактуриран на 1-во число, платен предварително
Този метод на фактуриране е подходящ за клиенти, които се нуждаят от постоянна поддръжка и не искат да преговарят за таксите всеки път. За вас това означава предвидим доход и по-гладко планиране на натоварването.
Но авансовите плащания работят само когато обхватът е ясен и се спазва от двете страни. Не забравяйте да определите какво е включено, как се обработват неизползваните часове и кога ще преразгледате условията, например на всеки 3 или 6 месеца.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за търговски фактури
5. Време и материали (фактуриране на час)
Най-подходящо за: Работа с отворен край (консултации, отстраняване на проблеми, коучинг) и клиенти с променливо време на използване
Записвате отработеното време и фактурирате редовно (седмично, двуседмично или месечно).
Примери:
- 100 долара на час, фактурирани всеки петък с табел за отчитане на работното време
- 10 часа тази седмица → фактура, изпратена в понеделник
Часовото фактуриране ви дава гъвкавост и е подходящо, когато обхватът на проекта се променя или е неясен. Но трябва да обосновете как е изразходвано времето.
За да задоволите клиентите си и да изградите доверие, споделяйте редовни актуализации и отчети за отработеното време, особено ако клиентът не вижда незабавни резултати. Можете също да предложите ограничен брой часове на седмица/месец, за да дадете на клиентите контрол над бюджета, без да се обвързвате с фиксирани такси.
💡 Бонус: Тук можете да използвате функцията за проследяване на времето по проекти на ClickUp, за да регистрирате работните часове директно за всяка задача – като стартирате таймер на живо или въведете времето ръчно. Можете да добавяте бележки, да категоризирате записите и да генерирате отчети за времето за фактуриране или вътрешно проследяване.
ClickUp се интегрира и с инструменти като Harvest и Everhour, ако искате по-подробни отчети или да го свържете с софтуер за фактуриране.
Какво да включите във фактурата на клиента?
След като разберете какво да включите във фактурата си, можете да създадете шаблон и да изпращате фактури по-бързо.
| Елемент на фактурата | Какво да включите |
| Вашата информация | Вашето име, име на фирмата (ако имате такава), данни за контакт и данъчен номер, ако е приложимо. |
| Информация за клиента | Пълно име на клиента, име на фирмата, адрес и имейл |
| Номер на фактурата | Уникален, последователен идентификационен номер (напр. INV-0012) за проследяване на фактурите |
| Дата на фактурата | Датата, на която изпращате фактурата |
| Краен срок | Когато се очаква плащане (напр. „Срок на плащане 15 дни“) |
| Описание на проекта/услугата | Кратко резюме на работата (напр. „Схематични модели на уебсайта – Фаза 1”) |
| Разбивка на разходите | Подробен списък: отработени часове, резултати, количество, цена на единица/час |
| Междинна сума | Обща сума преди данъци или отстъпки |
| Данъци (ако е приложимо) | Политика за възстановяване на суми, условия за закъснели плащания или благодарствено съобщение |
| Обща дължима сума | Окончателна дължима сума |
| Инструкции за плащане | Банкови данни, PayPal линк и др. |
| Условия и бележки | Политика за възстановяване на суми, условия за закъснели плащания или благодарствено съобщение |
Можете да направите това ръчно или да използвате безплатни шаблони за фактури, за да стандартизирате този процес.
Как да фактурирате клиент (стъпка по стъпка)
Ако се чудите как да фактурирате клиент за първи път, следвайте тези стъпки.
Стъпка 1: Финализирайте доставките и потвърдете завършването
Преди да изпратите фактурата, уверете се, че клиентът е съгласен, че работата е завършена.
Също толкова важно е клиентът ви да потвърди получаването и да го подпише. Писменото потвърждение е документален следа в фактурирането на клиенти.
Ето как да поддържате процеса на фактуриране безпроблемен:
- Проверете отново дали всички резултати отговарят на обещаното в договора или предложението и изпратете професионална фактура.
- Изпратете кратко обобщаващо имейл:„Здравейте, [Име], ето кратко обобщение на това, което е доставено за [Име на проекта]. Моля, уведомете ме, ако всичко изглежда наред, преди да изпратя фактурата. ”
- Ако е на базата на етапи, потвърдете, че текущата фаза е завършена и одобрена, преди да преминете към следващата.
- Предлагайте различни опции за плащане, за да получавате плащанията си навреме.
Защо е важно: Предотвратява спорове по фактури, неизпълнени очаквания или разговори от типа „мислехме, че това е включено“.
Сега, ръчното извършване на тази дейност за 1-2 клиента в електронни таблици е доста просто.
Но с разрастването на бизнеса ви е лесно да загубите представа за това, което е доставено, одобрено и готово за фактуриране.
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, централизира работата по проектите, проследяването на задачите и одобренията от клиенти. Когато цялата ви работа, фактури и фактуриране се намират под един покрив, не е необходимо да работите разпръснато, преминавайки през множество инструменти, които служат само за една цел.
Ето как да използвате ClickUp като софтуер за фактуриране.
Използвайте ClickUp Brain, за да съставяте имейли, доклади и да получавате обобщения на разговорите
Използвайте вградения AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain, за да генерирате имейли с обобщение на фактурите. Можете да добавите резултатите, етапите, условията и всичко останало, свързано с проекта, а Brain ще изготви имейла за вас.
Ако трябва да поискате плащания или да проследите датите на плащане, Brain ще го направи за вас. Можете дори да използвате Brain, за да изготвите условията за плащане за вашия фрийланс бизнес.
Освен това, през целия проект Brain извършва тежкия анализ за вас. Имате подробен доклад и се нуждаете от обобщение? Помолете Brain да го направи.
Имате нужда да извлечете ключовите точки от разговорите? Brain прави и това за вас. Накратко, Brain е вашият AI асистент за писане през целия проект.
🎥 Гледайте: Как да използвате ClickUp за генериране на фактури?
Проследявайте етапите на проекта с помощта на Kanban табла
Също така се нуждаете от визуален начин за проследяване на напредъка на проекта, за да знаете какво е готово за фактуриране и да избегнете спорове с клиенти.
С помощта на Kanban Board на ClickUp можете да видите състоянието на всеки резултат с един поглед. Този визуален работен процес предотвратява забавянето на приходите, защото сте забравили да фактурирате за завършена задача.
👀 Знаете ли? Според проучване на Consulting Success, ето най-популярните модели за ценообразуване, които консултантите използват: 37% използват тарифа за проект, 26% използват тарифа на базата на стойността, 21% използват почасова тарифа, 13% използват месечен аванс и 3% използват модел на базата на резултатите.
Стъпка 2: Изберете шаблон или инструмент за фактуриране
С предварително създаден шаблон за фактуриране можете да въведете данните за проекта и бизнеса си и готово. Можете да го изпратите.
Ако вече управлявате задачи, резултати и отчитане на времето в ClickUp, е логично да интегрирате процеса на фактуриране.
Можете да използвате шаблона за фактури на ClickUp, за да съберете всичко на едно място, от регистриране на фактурираното време до генериране и организиране на фактури.
Ето как работи този шаблон за вас:
- Документи с брандиране: Създавайте професионални фактури в ClickUp Docs, с вашето лого, цветове и условия.
- Свързани данни: Извличайте фактурираните часове директно от отследеното време в задачите в ClickUp.
- Организирани фактури: Съхранявайте всички фактури в една папка или списък, за да можете да ги филтрирате по клиент, падежна дата или статус на плащане.
- Потребителски полета: Добавете полета като номер на фактура, сума, дата на падеж или статус „платено/неплатено“, за да улесните отчитането.
А ако искате да разширите дейността си от индивидуално консултиране, ClickUp за финансови екипи ви предлага по-структурирана настройка. То разширява фактурирането до пълен център за финансови операции. От проследяване на бюджети и разходи до наблюдение на историята на плащанията на клиентите – всичко се случва в рамките на една и съща платформа, където се извършва вашата работа.
Освен това можете да автоматизирате изчисленията на фактурите си с формулните полета на ClickUp. Добавяйте изчисления директно в задачите на ClickUp.
Например, можете да изчислявате автоматично сумите, да добавяте данъци, да проследявате неизплатените суми и да прогнозирате приходите по проекти въз основа на регистрираните фактурирани часове. Тези функции за фактуриране гарантират, че ще получите плащанията си навреме и ще избегнете грешки или пропуснати плащания.
⚡ Архив с шаблони: Шаблони за фрийлансъри за управление на работната натовареност
Полезен съвет: Дори и с готови шаблони, събирането на необходимите данни за всяка фактура може да се усеща като повтаряща се задача. Тук ClickUp Brain Max прави фактурирането още по-лесно.
- Създавайте автоматично чернови на фактури: Brain Max може да извлича резултатите от проекти, фактурираните часове и данните за клиентите от вашето работно пространство, за да генерира изпипана чернова на фактура.
- Персонализирайте езика на плащането: Имате нужда да формулирате искането за плащане по-вежливо? Brain Max предлага професионални, клиентски ориентирани формулировки, които ви помагат да получите плащането по-бързо.
- Обобщете етапите на проекта: Вместо да ги въвеждате ръчно, помолете Brain Max да създаде кратко обобщение на завършените задачи, което можете да добавите директно във фактурата си.
- Създайте общи условия: Спестете време, като използвате Brain Max за изготвяне на стандартни клаузи като договори за авансово плащане, срокове за плащане, такси за закъснение или отстъпки за ранно плащане, което ще ви помогне да изградите професионални отношения, които са в основата на успеха в бизнеса.
Стъпка 3: Въведете данните за клиента и проекта
Когато става въпрос за попълване на информация, специфична за клиента и свързана с проекта, неправилен идентификационен номер на проекта, липсваща дата на падеж или име, вероятно ще доведе до забавяне на плащанията.
ClickUp улеснява този процес, като ви позволява да стандартизирате подробностите с помощта на персонализирани полета. Вместо да преписвате данните на клиента или да ровите в стари фактури, можете да създадете полета, които автоматично се появяват във всяка задача, свързана с фактуриране.
Ето как да го настроите:
- Сума: Добавете поле за валута за общата сума на фактурата, извлечена от фактурираните часове или фиксираните такси.
- Име и контактна информация на клиента: Добавете текстово поле за името на клиента и поле за имейл за контакт за фактуриране.
- Референция на проекта: Използвайте падащо меню или текстово поле за идентификационния номер на проекта или заглавието на проекта, така че всяка фактура да е свързана с правилния ангажимент.
- Номериране на фактури: Създайте поле за номера, за да генерирате автоматично последователни идентификационни номера на фактури (напр. INV-001, INV-002).
- Краен срок: Използвайте полето за дата, за да зададете ясни срокове за плащане и да автоматизирате напомнянията при просрочване.
За агенции или фирми с многостепенно или базирано на употребата фактуриране, потребителските полета ви позволяват да записвате подробности за всяка ценова структура – независимо дали става дума за почасови тарифи, модели на авансово заплащане или такси на базата на проект. Това улеснява точното определяне на ценовата схема, която се прилага за всеки клиент.
Комбинирайте това с функциите за фактуриране на ClickUp — като свързване на фактурираните часове директно с задачите, прикачване на разписки или споразумения и маркиране на фактурите като платени/неплатени — за да поддържате пълна финансова следа в същото работно пространство, където се намират вашите проекти.
На този етап можете дори да използвате подходящия за начинаещи шаблон за история на плащанията на ClickUp , за да записвате и съхранявате информация за вашите клиенти и да следите историята на плащанията, за да идентифицирате потенциални проблеми. Освен простото записване на транзакции, можете да проследявате пропуснати или забавени плащания и да откривате повтарящи се модели, които могат да повлияят на вашия паричен поток.
💡 Професионален съвет: Комбинирайте персонализирани полета с формулни полета, за да автоматизирате изчисления като „Записани часове × Часова ставка“ или „Междинна сума + Данък“.
Стъпка 4: Задайте условия за плащане
Колкото по-ясно дефинирате условията си за плащане, толкова по-малко място остава за спорове.
Ето какво да включите в условията си за плащане:
- Срокове за плащане: Независимо дали сте Net 7, Net 15, Net 30 или на базата на етапи
- Приети методи на плащане: банков превод, PayPal, Stripe, кредитна карта и др. Посочете кой плаща транзакционните такси.
- Депозити и аванси: Ако изисквате авансов депозит (например 30% при подписване) и остатък при завършване
- Политика за забавени плащания: лихви, фиксирани такси за забава или спиране на услугите
- Валута и данъчно облагане: Валута на фактуриране (USD, GBP и др.), задължения по ДДС
- Разрешаване на спорове по фактури: Колко бързо клиентите трябва да повдигат спорове (например в рамките на 7 дни от датата на фактурата)
ClickUp Docs е мястото, където съхранявате цялата информация за условията на плащане и е достъпно за всички заинтересовани страни.
Създайте шаблон за условия на плащане в ClickUp Docs със стандартизиран език (например, Net 15, такси за закъснение, приети методи). Дублирайте този документ всеки път, когато приемате нов клиент, и го адаптирайте според специфичните нужди на проекта. Свържете документа директно с проекта на клиента или списъка за фактуриране, за да има екипът достъп до него.
Най-доброто в Docs е, че получавате възможности за контрол на версиите. Да предположим, че клиентът договаря цикли на плащане или условия за такси за закъснение. Вместо да актуализирате произволни фактури, запазете всички версии в ClickUp Docs с времеви отметки.
Пример: Клиент А се съгласи на Net 15, без такси за закъснение → съхранено в документа „Условия на клиент А“
👀 Знаете ли, че... Над 44% от средните и големите компании съобщават, че поне една четвърт от фактурите им се забавят всеки месец. Над 6% от компаниите съобщават, че три четвърти от фактурите им се забавят.
Стъпка 5: Проверете за точност
Последното, което искате, е фактурата ви да бъде отхвърлена от финансовия екип на клиента, което ще ви върне в изходна позиция.
Какво да прегледате на този етап:
- Данни за клиента: Проверете правописа на имената, адреса за фактуриране и контактната информация.
- Референции за проекта: Уверете се, че фактурата съответства на договорените резултати, идентификационния номер на проекта или етапа.
- Изчисления: Проверете два пъти сумите, данъците и отстъпките (формулните полета помагат тук).
- Дати: Датата на издаване на фактурата, падежната дата и условията за плащане трябва да бъдат последователни.
- Полета за статус: Потвърдете, че вашите персонализирани полета (номер на фактура, статус: в очакване и др.) са попълнени.
- Приложения и документация: Ако клиентът ви изисква разписки, табели за отчитане на работното време или одобрения на етапи, приложете ги директно.
За съвместна проверка използвайте коментарите и задачите на ClickUp Docs, за да маркирате колеги или финансови рецензенти. Вграденият режим за предложения позволява на рецензентите да предлагат редакции, без да презаписват черновия ви вариант.
Помощни са и персонализираните полета за валидиране. Създайте задължителни персонализирани полета като Номер на фактура, Падеж, Обща сума.
Когато липсват полета, това веднага се вижда в задачата, което намалява човешките грешки. Добавете падащо меню „Прегледано: Да/Не“, за да не могат фактурите да бъдат изпратени, докато не бъдат маркирани като прегледани.
📮 ClickUp Insight: Смяната на контекста тихо подкопава продуктивността на вашия екип. Нашите проучвания показват, че 42% от прекъсванията в работата се дължат на преминаването между различни платформи, управлението на имейли и преминаването от една среща към друга. Ами ако можехте да елиминирате тези скъпоструващи прекъсвания?
ClickUp обединява вашите работни процеси (и чат) в една единствена, оптимизирана платформа. Стартирайте и управлявайте задачите си от чат, документи, бели дъски и др., докато функциите, задвижвани от изкуствен интелект, поддържат контекста свързан, достъпен за търсене и управляем!
Стъпка 6: Изпратете по имейл или чрез инструмент за фактуриране
Когато фактурата ви е готова, искате да сте сигурни, че тя е получена от правилния човек, съхранявана е на правилното място и разполагате със система, с която да проследявате дали е потвърдена или платена.
Няколко често срещани грешки на този етап:
- Изпращане на фактури на грешен контакт (например на ръководителя на проекта, вместо на счетоводния екип)
- Загуба на информация дали фактурата е изпратена и кога
- Няма информация дали клиентът е отворил или получил фактурата
- Управление на фактури в различни инструменти (документи на едно място, имейли на друго, плащания на трето)
ClickUp се интегрира с Gmail, Outlook и други доставчици, така че можете да изпращате фактури, без да напускате платформата.
- Изпратете фактурата в PDF формат директно от задачата, в която е съхранена.
- Използвайте шаблони за имейли или имейли, генерирани от изкуствен интелект (чрез ClickUp Brain), за да изпращате последователни и професионални съобщения.
- Проследявайте кога и на кого е изпратена фактурата, като се регистрира автоматично в дейността по задачите.
Освен това, ClickUp Integrations работи с вашите финансови инструменти, като например:
- QuickBooks, Xero и FreshBooks: Прехвърлете данните от фактурите директно от задачите в ClickUp към счетоводната си система. Това означава, че няма да има дублиране на записите; фактурата се съхранява както в ClickUp, така и във вашия финансов инструмент.
- Интеграции Zapier/Make: Автоматизирайте връзките с PayPal, Stripe или други портали. Например: Когато статуса на фактурата се промени на „Изпратена“ → създайте фактура в Stripe → изпратете линк за плащане по имейл на клиента
- Календари и напомняния: Синхронизирайте падежните дати на фактурите с Google Calendar или Outlook, за да получавате известия при наближаване на крайните срокове.
Стъпка 7: Проследявайте неплатените фактури
Като собственик на малък бизнес или агенция, управляваща множество клиенти, ръчното изпращане на напомняния за плащане отнема много време и е податливо на грешки. Лесно е да забравите с кого сте се свързали, кога е изпратено последното напомняне или коя фактура е просрочена.
ClickUp Automations елиминира повтарящите се и податливи на грешки части от проследяването на фактури:
- Тригер: Когато крайният срок на фактурата изтече и полето „Статус на плащането“ все още е настроено на В очакване
- Действие: Автоматично изпратете напомнително имейл, актуализирайте статуса на задачата на Просрочено и възложете последваща задача на себе си (или на вашия финансов мениджър).
- Ескалация: Задайте напомняния на няколко нива: учтиво напомняне след 1 ден, по-силно напомняне след 7 дни и ескалационно съобщение след 30 дни.
Ето видео, което ви дава бързи съвети за използването на автоматизации в ClickUp.
За агенции, които обработват десетки фактури всеки месец, Custom Autopilot Agents добавя интелигентност към работния процес:
- Мониторинг: Агентите проследяват задачите по фактурирането непрекъснато.
- Решете: Ако фактурата остане неплатена след определен брой дни, можете да проверите условията (например, сума на фактурата > 5000 долара), преди да предприемете действия.
- Действие: Агентите могат да изготвят персонализирани имейли с напомняния, да уведомят екипа си в ClickUp Chat или дори да ескалират задачата до мениджър автоматично.
👀 Знаете ли, че... Фирмите, които следят 90% или повече от фактурите си, обикновено получават плащанията си в рамките на една седмица от датата на падежа на фактурата.
Стъпка 8: Проследявайте плащанията и паричния поток
За финансовите екипи фактурирането означава поддържане на надеждна представа за паричния поток в цялата компания. Когато управлявате десетки клиенти и проекти едновременно, пропускането на една просрочена фактура може да се отрази на бюджетите и заплатите.
Ето защо таблата на ClickUp се превръщат в централен център на вашия финансов екип. Те обединяват данните от фактурите, статуса на плащанията и историята на клиентите в един единствен изглед.
Защо финансовите екипи разчитат на таблата за управление на ClickUp?
- Консолидирана видимост: Вместо да съгласувате множество таблици, всички статуси на фактурите (в очакване, платени, просрочени) са видими на едно място.
- Прогнозиране на паричния поток: Екипите могат да предвидят постъпленията за следващите 30, 60 или 90 дни, за да планират разходите или инвестициите.
- Мониторинг на ефективността: Идентифицирайте кои клиенти или проекти постоянно забавят плащанията и коригирайте условията на договора съответно.
- Сътрудничество между екипите: Финансовият отдел може да сверява данните с проектните мениджъри или отдела за обслужване на клиенти директно в ClickUp, което намалява размяната на имейли.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за бизнес оферти в Word и Excel
Съвети за професионално фактуриране на клиенти
Тези най-добри практики за фактуриране ще ви помогнат да получите плащанията си по-бързо и да намалите неудобните последващи действия.
1. Проследявайте работното си време
Една от най-честите причини за спорове при фактурирането са неясните записи за отработеното време. Ако клиент оспори вашата фактура, най-бързият начин да разрешите проблема е да разполагате с подробен регистър на часовете, отработени по конкретни задачи. Това също така ви дава представа за това дали проектите са печеливши и колко време прекарвате в работа, която не се фактурира.
Примери:
- Консултант, който таксува на час за стратегически разговори, може да покаже точно колко е продължила всяка сесия.
- Агенциите, които предлагат пакети с фиксирана цена, могат да следят дали не предоставят повече услуги в сравнение с включените часове.
👀 Знаете ли, че... Агенция с 15 служители е изложена на риск да загуби 1,6 милиона долара годишни приходи поради липса на отчитане на времето за имейли, срещи и забравяне.
2. Бъдете учтиви в езика на фактурите си
Думите, които избирате във фактурата си, могат да повлияят на това колко бързо ще плати клиентът. Грубите или прекалено формални формулировки могат да създадат напрежение, докато учтивите и професионални изрази поддържат доброто отношение и леко подтикват клиентите да дадат приоритет на плащането ви.
Можете дори да добавите кратка благодарствена бележка в долната част на фактурата си, за да поддържате положителни отношения с клиента.
💡 Професионален съвет: Ето няколко учтиви начини да формулирате искания за плащане във фактурите:
- „Моля, извършете плащането до [краен срок]. Благодаря ви предварително!“
- „Благодарим Ви за бързото внимание към тази фактура. ”
- „Ако имате въпроси относно подробностите, моля, свържете се с нас – ще се радваме да ви помогнем.“
3. Изпращайте напомняния за плащане на редовни интервали
Дори и най-организираните клиенти понякога пропускат крайни срокове, а без напомняния фактурите лесно могат да бъдат пропуснати. Последователните, структурирани напомняния ви помагат да получавате плащанията по-бързо, без да се чувствате като досаден.
Ето рамка за напомняне, която можете да настроите в ClickUp Automations за първата си фактура и следващите:
| Времеви рамки | Тип напомняне | Примерно съобщение |
| 3 дни преди падежа | Вежливо напомняне | „Кратко съобщение — фактура № 123 е с падеж след 3 дни. Моля, свържете се с нас, ако имате въпроси. ” |
| На падежната дата | Нежно подсказване | „Това е приятелско напомняне, че фактура № 123 е с падеж днес. Благодарим Ви за навременното плащане. ” |
| 7 дни просрочие | Силен тласък | „Нашите записи показват, че фактура № 123 все още не е платена. Моля, извършете плащането при първа възможност.“ |
| 30 дни просрочие | Напомняне за ескалация | „Фактура № 123 е просрочена с 30 дни. Моля, потвърдете състоянието на плащането, за да избегнем прекъсване на услугите ви. ” |
4. Отстъпки за ранни плащания
Един от най-простите начини да насърчите клиентите да плащат по-бързо е да ги възнаградите за това. Предлагането на малка отстъпка за ранно плащане подобрява паричния ви поток и изгражда добра репутация.
Примери:
- „2% отстъпка при плащане в рамките на 10 дни от датата на фактурата“
- „5% отстъпка при авансово плащане за тримесечието“
Това работи особено добре с дългосрочни клиенти, които ценят гъвкавостта и предвидимостта. Макар да жертвате малка част от приходите си, печелите спокойствие и по-бърз достъп до парични средства.
👀 Знаете ли, че... Малките предприятия предлагат отстъпки за ранно плащане със средна ставка от 4,1%. При средна фактура от около 10 000 долара това се равнява на около 411 долара спестени средства на фактура.
Кажете сбогом на главоболията с фактурирането с ClickUp
Фактурирането не трябва да ви изтощава и да натоварва отношенията ви с клиентите. Като собственик на бизнес, не трябва да преследвате неплатени фактури. А когато фактурирате клиенти, последното, което искате да правите, е да губите време с електронни таблици.
Нека ClickUp превърне фактурирането ви в безстресов работен процес.
С шаблоните за фактури, автоматизациите и таблата за управление на ClickUp получавате пълна видимост на паричния си поток и увереност, че всяка клиентска фактура е точна, професионална и навременна.
Готови ли сте да опростите процеса на фактуриране? Регистрирайте се безплатно в ClickUp.