Като предприемач или свободен професионалист, фактурирането може да ви се струва като досадна задача, която стои между вас и финансовите ползи от вашата упорита работа. Подходящият шаблон за търговска фактура обаче може да опрости този процес, да ви спести време и да ви придаде по-професионален вид.
В тази статия разгледахме 11 надеждни шаблона за търговски фактури, които ще ви помогнат да поемете контрола над фактурирането, за да можете да се съсредоточите върху това, което наистина има значение – развитието на вашия бизнес. 💪
Какво представляват шаблоните за търговски фактури?
Шаблонът за търговска фактура е готов за употреба документ, който прави фактурирането бързо и лесно за бизнеса. Той включва всички ключови данни, необходими за фактуриране на клиент, като информация за продавача и купувача, номер на фактурата, както и дати на фактуриране и падеж.
Ще намерите и списък с продадените продукти или услуги с описания, количества, единични цени и общи суми. Много от шаблоните включват приложимите данъци, крайната дължима сума и условията за плащане.
📌Пример: Шаблонът за фактура за абонамент е идеален за фирми, които предлагат софтуерни членства или услуги за стрийминг на медии. Вместо да изброява отделни продукти или еднократни услуги, тази фактура очертава подробностите за абонамента, като типа на плана, продължителността на абонамента и всички допълнителни функции или добавки.
💡 Професионален съвет: Ако издавате фактури за стоки, е полезно да следите какво всъщност е получено от купувача. Бележката за получени стоки е чудесен инструмент за съпоставяне на търговската фактура с физически получените артикули.
Какво прави един добър шаблон за търговска фактура?
Ефективният шаблон за фактура задава тон за професионално фактуриране, като гарантира, че Вашето искане за плащане е кристално ясно. Ето какво да търсите:
- Пълна и ясна информация: изберете шаблон, който включва всички ключови данни, от контактната информация на продавача и купувача до номера и датите на фактурата, за да могат клиентите лесно да проверят и обработят плащането.
- Подробни данни: Потърсете шаблон, който включва разбивка на разходите за стоки или услуги с описания, количества, единични цени и общи суми, като предоставя на клиентите пълна прозрачност за всяка такса.
- Определени условия за плащане: Изберете шаблон, който посочва крайни срокове, приети методи на плащане и всички приложими такси за закъснение, като поставяте ясни очаквания.
- Полета за данъци и доставка: Изберете шаблон с място за данъчни ставки, такси за доставка или митническа информация, особено ако работите с международни клиенти или имате специфични изисквания за съответствие.
- Професионален дизайн: Използвайте шаблон с организиран, визуално привлекателен дизайн, който е лесен за четене и отразява вашия професионализъм.
- Персонализирано оформление: Изберете шаблон, който позволява бързи актуализации, за да можете да го адаптирате към различни транзакции и да записвате всички важни подробности.
💡 Професионален съвет: Добрият шаблон съдържа основните елементи, но интегрирането на изкуствен интелект в счетоводството може да подобри фактурирането ви чрез автоматизиране на въвеждането на данни, отбелязване на грешки и генериране на финансови анализи.
11 безплатни шаблона за търговски фактури
Съществуват няколко инструмента, които могат да ви помогнат да създадете фактура, но изпращането й е само първата стъпка. За да получите плащането си ефективно, трябва да проследявате сметките си и да предприемате последващи действия, когато е необходимо.
Но отново, фактурирането е само една част от цялостната картина. За да разраснете бизнеса си, трябва да следите едновременно постъпващите поръчки и наличните запаси. А управлението на всички тези процеси с помощта на отделни инструменти може бързо да се превърне в логистична главоболка.
Въведете ClickUp. Тази платформа за управление на проекти „всичко в едно“ може да улесни вашите работни процеси, включително и тези, свързани с фактурирането. Тя служи и като софтуер за управление на поръчки, като ви помага да проследявате входящите възможности за продажби и да се уверите, че разполагате с достатъчно наличности, за да ги изпълните.
Работното пространство на ClickUp разполага с вградена автоматизация за напомняния за просрочени плащания и интеграции с CRM инструменти или шаблони за главна книга, което ви помага да поддържате точни и актуални финансови записи. То разполага и с AI асистент, който може да генерира полезни информации, за да поддържате работния процес по фактурирането в ред.
Въпреки това, ако вашите нужди са по-опростени, има много офлайн шаблони, с които можете да започнете. Независимо дали се нуждаете от пакет с много функции или просто от обикновен формат, ние сме събрали нашите любими шаблони по-долу, за да ви помогнем да намерите най-подходящия за вас.
1. Шаблон за фактура на ClickUp
Шаблонът за фактури на ClickUp е страница в стил Wiki, подходяща за начинаещи, която опростява процеса на фактуриране за продуктите или услугите, които сте предоставили.
Шаблонът е напълно персонализируем, което ви помага да добавите логото на вашата компания, данни за контакт и важна информация за фактурата, като номер на фактурата, дата на фактуриране и дата на падеж. Има и специално място за адреса на вашия клиент и всички условия за плащане, които трябва да включите.
Освен това, оформлението включва вградена таблица с предварително дефинирани колони за количествата и цените на артикулите. Можете лесно да разширите с допълнителни таблици, за да се съобразят с по-големи или по-подробни проекти.
⚡️Идеално за: Фрийлансъри, които управляват проекти на множество клиенти и искат да създават подробни, професионални фактури.
2. Шаблон за проследяване на фактури на ClickUp
Шаблонът за проследяване на фактури на ClickUp ви предлага гъвкав начин да следите фактурите си.
В списъка с шаблони можете да добавите всяка фактура като задача и да проследявате ключови подробности като информация за клиента, тип плащане и статус (неплатена, просрочена или платена). А като зададете крайни срокове за всяка фактура, винаги ще знаете кога е необходимо да предприемете последващи действия.
Този шаблон за средно ниво разполага и с изглед на табло, така че можете лесно да премествате фактурите през работния си процес, като поддържате всичко организирано по статус.
Освен това, календарният изглед ви позволява да визуализирате предстоящите крайни срокове, които можете да коригирате, като просто премествате задачите. Накрая, изгледът на времевата линия ви помага да проследявате фактурите по клиенти, като ви дава ясен преглед на крайните срокове във времето.
С ClickUp Brain можете да автоматизирате проследяването на фактури още повече – например да настроите напомняния, когато фактурата наближава датата на падежа или е просрочена. Инструментът, задвижван от изкуствен интелект, може също да ви помогне да опростите последващите задачи, като уведомяване на съответните членове на екипа или клиенти за неплатени фактури.
⚡️Идеално за: Агенции, които искат да проследяват фактури, срокове и статуси на плащания на множество клиенти на едно място.
3. Шаблон за заявка за оферта на ClickUp
Шаблоните за ценови оферти улесняват събирането на професионални оферти от потенциални доставчици. А шаблонът на ClickUp за заявка за оферта (RFQ) отива още по-далеч, като предлага лесна за начинаещи Wiki страница, за да опрости процеса.
Шаблонът включва места за логото, името и адреса на вашата компания, както и ключови данни като дата, номер на офертата и идентификационен номер на клиента. Можете също така да го персонализирате със специални инструкции, условия за плащане, данъци и други изисквания.
Шаблонът включва и две таблици: едната е за организиране на данните за доставчика, включително името на търговеца, номера на поръчката и данните за доставката (като метод, дата и FOB точка). Втората е за подробно ценообразуване, което показва количества, единични цени и общи суми.
⚡️Идеално за: Фирми, които искат да събират и сравняват ефективно оферти от доставчици, за да гарантират най-добрата стойност за своите проекти.
4. Шаблон за фактура за превоз с камион на ClickUp
Шаблонът за фактури за превоз с камиони на ClickUp е подходящ за начинаещи и позволява на транспортните фирми да създават и проследяват фактури за своите услуги на достъпна Wiki страница.
Можете лесно да въведете данните на вашата компания, заедно с основна информация като номер на фактурата и условия на плащане. Освен това, шаблонът ви позволява да включите номера на пътуването, номера на камиона и името на шофьора и разполага с таблица за разбивка на дейности, тарифи и общи суми.
Полето „Изплащане на чекове на“ улеснява клиентите да знаят къде да изпратят плащането.
Ако някога се нуждаете от разяснения относно тарифа, срок на плащане или друга подробност, можете да използвате ClickUp Chat , за да получите бързи отговори от екипа си, без да се налага да превключвате между различни платформи или да губите представа за задачата, с която се занимавате.
⚡️Идеално за: Транспортни компании, които искат да проследяват подробностите за пътуванията, цените на услугите и състоянието на плащанията на една страница.
5. Шаблон за поръчка на продукти ClickUp
Шаблоните за формуляри за поръчки са ключови за управлението и проследяването на движението на продуктите. Шаблонът за формуляр за поръчка на продукти на ClickUp не прави изключение.
Този шаблон, подходящ за начинаещи, включва централна форма, чрез която клиентите могат да подават поръчките си чрез вашия уебсайт или онлайн магазин. Той събира всички ключови данни, като категория на продукта, количество, информация за доставката и начини на плащане, като използва комбинация от текстови полета и опции с цветни кодове за лесен избор.
След като поръчката бъде подадена, тя се появява в „Списък с нови поръчки“ на шаблона. С помощта на персонализирани полета за проследяване на типа клиент (D2C, C2B, B2G и др.), типа поръчка (на едро или на дребно) и подробностите за доставката, можете да визуализирате всичко с един поглед. Този списък включва и вградени формули за изчисляване на общата цена и проследяване на броя дни, изминали от подаването на поръчката.
За по-визуален подход превключете към таблото „Статус на поръчката“, което организира поръчките според техния статус, помагайки ви да следите напредъка на поръчката.
Освен това всички проблеми, свързани с поръчките (като закъснения, изгубени пратки или липсващи продукти), могат да се проследяват в списъка „Проблеми с поръчките“, заедно с обратната връзка или коментарите на клиентите.
Ако управлявате договори за доставки като част от процеса на поръчки, ClickUp може да ви помогне да проследявате условията на тези договори. Тази интеграция гарантира, че поръчките, договорите и плащанията са съгласувани.
⚡️Идеален за: Електронна търговия или търговски компании, които искат да оптимизират процеса на обработка и изпълнение на поръчките.
6. Шаблон за поръчка за покупка и инвентар на ClickUp
Шаблоните за поръчки за покупка са от съществено значение за поддържането на организация при съпоставянето на постъпващите поръчки с наличните запаси. Шаблонът за поръчки за покупка и запаси на ClickUp улеснява поддържането на всичко в ред. Той е разделен на две лесни за навигация подпапки: „Запаси“ и „Поръчки за покупка“, като и двете предлагат изглед под формата на списък и табло, за да съответстват на вашия стил на работа.
В подпапката „Инвентар“ можете бързо да проверите нивата на запасите си по статус, заедно с приоритета и крайните срокове, за да знаете винаги какво трябва да обърнете внимание първо.
Подпапката „Поръчки за покупка“ ви помага да следите поръчките си , като ви позволява да ги организирате, приоритизирате и проследявате по интуитивен начин.
За още по-голям контрол можете да интегрирате софтуерен инструмент за анализ на доставките, с който да проследявате тенденциите, разходите и моделите на запасите.
⚡️Идеално за: Мениджъри на услуги по снабдяване, които търсят шаблони за инвентаризация, за да избегнат изчерпване на запасите или презапасяване.
7. Шаблон за търговска фактура в PDF формат от IncoDocs
Шаблонът за търговска фактура в PDF формат от IncoDocs опростява фактурирането, като организира всички важни подробности, от които се нуждаете, в един ясен и кратък документ.
От основна информация за фактурата, като номер и дата, до изчерпателни данни за контакт с продавача и купувача, шаблонът отразява всички ключови данни. Той включва и специфични данни за доставката, като начин на транспорт, описания на продуктите и кодове по Хармонизираната система (HS), така че вашите транзакции са добре документирани и отговарят на изискванията.
С вградени раздели за условия на плащане, застраховка и банкови данни, оформлението създава условия за безпроблемни транзакции.
⚡️Идеално за: Международни продавачи, които искат да създават ясни, съответстващи на изискванията фактури за лесно митническо оформяне и обработка на плащанията.
8. Шаблон за търговска фактура от QuickBooks
Шаблонът за търговска фактура на QuickBooks е създаден, за да улесни и ускори фактурирането, като ви помага бързо да въведете важни данни като информация за вашата компания, номер на фактурата и краен срок за плащане. Той е идеален за офлайн употреба или ако искате да отпечатате фактурата си в Excel, Word или PDF.
В раздела за продукти/услуги можете лесно да изброите описанието, количеството, цената и общата стойност на всеки артикул, като по този начин гарантирате точността на фактурирането. Разделът с обобщение обобщава всичко с ясни изчисления за междинни суми, отстъпки, данъци и окончателния дължим баланс.
Имате нужда да добавите личен щрих или допълнителни инструкции? Има място и за това.
⚡️Идеално за: Предприемачи или свободни професионалисти, които продават физически продукти или предлагат услуги на проектна основа.
9. Шаблон за търговска фактура от Xero
Шаблонът за търговски фактури на Xero е PDF решение за фактуриране за фирми, регистрирани за GST, и фирми, които не са регистрирани за GST. Той се предлага в две версии: една за данъчни цели и една за стандартни фактури.
И двете версии включват контактната информация на вашата компания, основните данни на фактурата и информацията за получателя. В раздела за продукти можете да изброите изпратените артикули или предлаганите услуги с количество и цена. Обобщението показва общата дължима сума и включва място за допълнителни бележки.
За регистрираните по GST фирми шаблонът допълнително изчислява GST за всяка доставка и показва общата сума на GST, като по този начин гарантира спазването на данъчните разпоредби.
⚡️Идеално за: стартиращи фирми, регистрирани по GST, които трябва да управляват изчисленията на данъците и да издават фактури, отговарящи на изискванията.
10. Шаблон за международна търговска фактура от Invoice Simple
Шаблонът за международна търговска фактура на Invoice Simple е идеален за фирми, които искат да опростят глобалното фактуриране, като същевременно спазват изискванията и поддържат точност.
Този шаблон ви гарантира, че ще покриете всичко необходимо, от подробности за фактурирането като номера и дати до по-фини детайли като описания на продукти, количества и цени.
Освен това можете лесно да прилагате данъци, отстъпки и разходи за доставка/обработка, което гарантира гладък процес, независимо дали работите с местни или международни клиенти.
⚡️Идеално за: Импортни фирми, които се нуждаят от прост и съответстващ начин за генериране на фактури за глобални транзакции.
11. Шаблон за празна търговска фактура от Flexport
Шаблонът за празна търговска фактура на Flexport е идеален за фирми, които се занимават с международно фактуриране.
Започва се с основни данни за фактурата, като номер и дата, следват раздели за информация за доставчика и вносителя, включително имена и адреси на фирми.
Разделът за продуктите включва ключови подробности като номера на поръчки за покупка, SKU, количества, единични цени и обща стойност, което улеснява проследяването и изчисляването на разходите.
За спазване на митническите изисквания, шаблонът включва също съдържание на материала и страната на произход за всеки артикул. Накрая, в обобщението се показва общата стойност на стоките в щатски долари, което гарантира, че всичко е организирано и отговаря на международните търговски правила.
⚡️Идеално за: Предприятия в производството или търговията на едро, изнасящи стоки в чужбина
Ускорете плащанията си с шаблоните за търговски фактури на ClickUp
Традиционните шаблони за фактури са чудесни за изброяване на това, което таксувате, но фактурирането е само половината от работата. Получаването на плащането е моментът, в който сделката действително се сключва. И точно тук ClickUp може да ви улесни живота.
С шаблоните за търговски фактури на ClickUp не се ограничавате само с изпращането на фактури, а ги проследявате и управлявате на едно място. Освен това можете да превключвате между списъци и Kanban табла, за да виждате постъпващите поръчки, да проследявате нивата на запасите си и да наблюдавате проблеми с поръчките – всичко това в един прозорец.
Трябва да изпратите напомняне за плащане? Автоматизирайте проследяването. Искате да синхронизирате данните от фактурите с вашите CRM или инструменти за управление на проекти? Готово.
А най-хубавото е, че тези шаблони са напълно безплатни.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и поемете контрол над фактурирането си – проследявайте, управлявайте и получавайте плащанията си по-бързо.