Търсите най-добрите алтернативи на Shortcut?
Когато става въпрос за управление на проекти, има много подвижни части, които трябва да се организират!
От организирането на разпределението на работата до справянето с наближаващите срокове, вие трябва да се справяте с тон задачи едновременно.
За щастие, имате инструменти за управление на проекти като Shortcut, които да ви помогнат в това.
Но макар Shortcut да е добър инструмент, той не е идеалният софтуер за управление на проекти.
И естествено, ако сте потърсили тази статия, вероятно сте съгласни с нас и търсите някои алтернативи на Shortcut.
Но при наличието на стотици такива управленски инструменти, кой от тях да изберете?
Не се притеснявайте!
В тази статия ще разгледаме защо ви е необходима алтернатива на Shortcut и ще направим преглед на пет инструмента за управление на проекти, за да ви помогнем да намерите най-подходящия за вас. Ще подчертаем техните основни характеристики, предимства, недостатъци, цени и оценки на клиентите, за да ви помогнем да сравните всеки инструмент.
И за да бъде по-забавно, ще използваме примери от филмите Pitch Perfect.
В края на краищата, когато става въпрос за възприемане на нови начини, кой по-добре от Бека може да ви помогне, чиито съвременни техники помогнаха на Barden Bellas (акапелната група) да спечели националното първенство.
Да започнем!
Какво е Shortcut?
Преди да прочетете за алтернативите, нека първо разгледаме софтуера Shortcut и 3 причини защо ви е необходима алтернатива. Не се доверявайте само на думите ни, когато казваме, че програмата Shortcut не е перфектен инструмент за управление на проекти!
Shortcut е инструмент за управление на проекти, базиран на Kanban, за екипи, работещи по проекти за разработка на софтуер, където всяка задача се представя като история.
Какво е история?
A Story е стандартна единица работа, представляваща индивидуални задачи.
В Shortcut историята може да бъде от три типа:
- Характеристика: задача, свързана с функционалностите на софтуера
- Bug: задача, свързана с грешки в софтуера
- Задача: всяка задача, която не се квалифицира като функция или бъг.
Една история може да бъде категоризирана в проекти, епоси, работни потоци и етапи.
Какви са те?
- Проект: всяка история принадлежи към проект
- Работен процес: процес, чрез който една история се развива
- Epic: колекция от истории, които принадлежат към различни проекти или работни процеси.
- Етапи: най-високото ниво в организационната йерархия, съставено от епични задачи
3 основни причини да потърсите алтернатива на Shortcut
Разбира се, Shortcut е приличен инструмент, който ви помага в управлението на задачите, но дали е идеалният инструмент за вас?
За начало, в безплатния план можете да получите достъп до поддръжката на Shortcut единствено чрез общността на Shortcut. Това е нещо като да отидете в онлайн форум, да публикувате въпрос и да чакате някой да ви отговори.
Говорим за отнемане на време!
И това е само върхът на айсберга, що се отнася до недостатъците на този инструмент!
Нека разгледаме 3 основни проблема, с които можете да се сблъскате при Shortcut:
1. Подходящ само за проекти за разработка на софтуер
Хармонията е основният аспект на всяка акапелна група, нали?
По същия начин задачата е основната единица на всеки проект, а инструментът за управление на проекти трябва да може да се справя с всички задачи, свързани с проекта.
В Shortcut можете да присвоите тип (функция, бъг или задача) на всяка задача, която създавате.
Но с само три опции, тя е силно ограничена.
Искам да кажа, че тази категоризация е чудесна за задачи, с които може да се занимава софтуерен разработчик.
Но за всички останали, вие сте принудени да маркирате задачите си като „Домашни задължения“. Това ви оставя с купчина несвързани „Домашни задължения“, които могат да бъдат трудни за идентифициране и проследяване.
Говорим за това, че е „досадно!“
2. Ограничено до Kanban табло
Потребителите на Shortcut са ограничени само до изглед Kanban или табло.
Макар че това ограничава потребителя до един изглед, то също така прави приложението неподходящо за конкретни проекти и методологии.
Например, тя не е подходяща за случаи, в които работите по сложен проект, в който се занимавате с няколко атрибута, свързани с проекта. Това може да доведе до претрупана Kanban табло, което може да затрудни проследяването на задачите.
Освен това, тъй като потребителите на Shortcut са ограничени до един проект, за тях може да е трудно да получат пълна представа за няколко проекта.
3. Няма налични диаграми на Гант
Диаграмата на Гант е важен елемент в управлението на проекти.
Защо?
Тя предоставя визуален преглед на времевата рамка, ресурсите и зависимостите на даден проект.
Можете да използвате диаграма на Гант, за да оцените колко време ще отнеме един проект и да определите задачите, които трябва да изпълните (критичен път), за да завършите проекта навреме.
Въпреки това, тъй като програмата Shortcut не разполага с тази функция, ще бъдете лишени от този удобен елемент за планиране, график и управление на проекти.
Търсите повече информация? Прочетете нашето подробно ревю на Shortcut.
Сега, когато знаете основните недостатъци на Shortcut, какво трябва да търсите вместо него?
Топ 5 алтернативи на Shortcut през 2022 г.
Макар Shortcut да може да ви помогне с задачите по вашите проекти, той определено не е най-добрият инструмент на пазара.
В края на краищата, инструментът за управление на проекти трябва да отговаря на всички видове нужди на проектите, а не само на тези, свързани с разработката на софтуер.
Но с толкова много инструменти за управление на пазара, как да изберете най-подходящия за вас?
Макар че това не е възможен вариант в случая, можем да ви предложим виртуална обиколка на най-добрите инструменти за управление на проекти.
Да започваме!
1. ClickUp
ClickUp е най-добрият инструмент за управление на проекти в света.
Независимо дали става въпрос за управление на задачи, проследяване на напредъка или управление на ресурси, ClickUp може да се справи с всичко , което му възложите!
Основни характеристики
Ето някои от основните функции, които ClickUp предлага, за да ви помогне да повярвате в него:
1. Множество изгледи, подходящи за различни нужди на проектите
За разлика от Shortcut, ClickUp е толкова гъвкав, колкото The Treblemakers, що се отнася до изгледите.
(The Treblemakers са шесткратни победители в Международния шампионат по колежанска акапела, между другото. )
Този гъвкав инструмент за управление на проекти се адаптира към промените, независимо дали става дума за Agile, Scrum, Kanban или всякаква проектна методология.
И точно това получавате с функцията Multiple Views на ClickUp: гъвкавост.
Тя ви позволява да работите по всякакъв начин, който отразява точно нуждите на вашия проект.
Ето какво ви предлага ClickUp:
A. Необходими изгледи на задачите
С двата задължителни изгледа на задачите в ClickUp можете да се адаптирате към два често срещани стила на управление на проекти:
1. Изглед на списък
Изгледът „Списък“ изброява задачите ви като списък със задачи в стил GTD, като всяка задача е под другата.
С този изглед можете да се заемете с задачите поред и да ги отбелязвате като изпълнени, докато напредвате.
Можете също да сортирате задачите си, като добавите колони по ваш избор, като например:
- Статус
- Идентификационен номер на задачата
- Създадена от
- Дата на създаване
2. Изглед на таблото
Ако искате да продължите с Kanban табло, тогава Board view на ClickUp е идеален за вас.
С функцията „плъзгане и пускане” можете бързо да премествате задачите си според нуждите си.
Изгледът „Табло“ ви помага да визуализирате бързо напредъка на проекта си и всичко, от което се нуждаете, е един поглед, за да определите в какъв етап са вашите задачи!
B. Box view
Box view на ClickUp предоставя визуален преглед на високо ниво на задачите и проектите на вашия екип.
С нея проектните мениджъри могат да си спестят безкрайните срещи с персонала, само за да се информират кой по какво работи!
Проектните мениджъри могат да използват този изглед, за да разберат бързо:
- Над какви задачи работят в момента членовете на екипа им
- Какво е постигнато досега
- Кой член на отдалечения екип има прекалено много задачи?
Освен това можете да разпределите равномерно натоварването на работата сред персонала си, като определите кой има прекалено много задачи за изпълнение.
Ефективно управление на ресурсите: постигнато!
C. Календарно представяне
Бека имаше затруднения да следи всичко заради стажа си и репетициите, нали?
Не се притеснявайте, календарният изглед на ClickUp решава този проблем за вас.
Това е най-бързият начин да планирате и управлявате графиците на вашите проекти, без да пропуснете нито една задача!
Можете дори да превключвате изгледа между:
- Дни: прегледайте всичките си задачи за всеки избран ден
- 4 дни: разгледайте графика си със задачи за период от четири дни
- Седмица: прегледайте седмичния си график за проекти
- Месечно: обзор на всички задачи за целия месец
D. Me Mode
Искате ли вашият работен пространство да показва само задачите, които са ви възложени?
Тогава Me Mode е отговорът!
Режимът Me Mode на ClickUp ви позволява да видите цялата работа, която е възложена само на вас. Той помага на членовете да се фокусират по-добре върху индивидуалната си работна натовареност, като елиминира задачите на другите членове на екипа.
Какво още?
Можете дори да персонализирате това пространство, като просто отбележите елементите (коментари, подзадачи, списъци за проверка), които искате да виждате в Me Mode.
2. Диаграми на Гант за наблюдение на напредъка на вашия проект
За да станат шампиони по акапелно пеене, Bellas планираха цялата си програма до финала.
Вие също можете да го направите.
Как?
С диаграмите на Гант на ClickUp!
Диаграмите на Гант представят цялата времева рамка на проекта от начало до край. Те ви помагат да планирате проекти, да управлявате ресурси и да визуализирате зависимостите между задачите, което прави проследяването на напредъка на проекта ви изключително лесно!
Просто хвърлете един поглед на диаграмата на Гант и ще разберете как напредва вашият проект.
Тази невероятна функция може дори да автоматизира множество процеси – специално за вас!
Ето какво може да прави:
- Автоматично пренастройвайте зависимостите между задачите, когато графикът на проекта ви се промени
- Сравнете текущия напредък на проекта си с очаквания напредък
- Изчислете процента на напредъка на проекта си въз основа на изпълнените задачи спрямо общия брой задачи.
- Изчислете критичния си път, за да определите задачите, които трябва да изпълните, за да спазите сроковете на проекта си.
3. Native Time Tracking за проследяване на времето, необходимо за вашите проекти
Обри трябваше лично да се увери, че членовете на екипа й спазват графика за тренировки.
Но сигурно е изтощително да следите колко време е отделил всеки човек за всяко упражнение, нали?
За да ви помогне да избегнете това в управлението на проекти, ClickUp ви позволява да проследявате времето за вашия проект чрез разширението си за Google Chrome, което е 100% БЕЗПЛАТНО.
Тази функция за проследяване на работното време ви помага да:
- Получете пълна информация за това кой е работил по коя задача и колко време.
- Следете производителността на членовете на екипа си с разпределението на времето
- Следете всички подробности, необходими за фактуриране на клиент
Освен това, ClickUp ви позволява да интегрирате с популярни софтуери за проследяване на времето като Everhour и Time Doctor. По този начин можете бързо да се адаптирате към това, което вашите служители вече използват!
4. Автоматизация на работния процес за повишаване на ефективността на вашия екип
Функцията Automation на ClickUp въвежда множество автоматизации на работния процес във вашето работно пространство. Можете да използвате тази страхотна функция, за да автоматизирате повтарящи се задачи и да ускорите работата си, което не само ви спестява много време, но и ви позволява да се съсредоточите върху важните задачи.
Структурата на автоматизацията на процесите в ClickUp изглежда така:
Когато се задейства тригер и се изпълни условие, автоматично се изпълнява определено действие .
За Сами, шефа на Бека, автоматизираният работен процес може да изглежда така:
За да се увери, че Бека ще изпрати аудио демото си навреме, той може да настрои напомняне, което да я уведоми.
Ето:
- Тригер: Наближаващ краен срок
- Условие: Beca е правоприемникът
- Действие: Публикувайте коментар „Как върви демото?“
Макар ClickUp да предлага над 50 готови автоматизации, можете да създадете и свои собствени автоматизации.
Някои от тези предварително зададени автоматизации са:
- Автоматично присвояване на нови задачи на конкретни членове на екипа
- Добавете етикет или преместете задача в списък, когато се промени приоритетът
- Публикувайте коментар, когато всички подзадачи в дадена задача са маркирани като приключени.
- Добавяне, премахване или преразпределяне на задача при промяна на нейния статус
- Прилагайте шаблони и етикети при създаване на задача
За да видите повече опции, научете повече за ClickUp Automations.
5. Pulse, за да следите „пулса“ на вашия екип
Функцията Pulse на ClickUp използва машинно обучение, за да анализира задачата, на която екипът ви е най-фокусиран.
Pulse ви позволява също така:
- Проверете статуса на тяхната активност (онлайн/офлайн)
- Вижте в реално време кои задачи разглеждат или коментират вашите членове.
- Автоматизирайте вашите Scrum срещи
- Прегледайте активността на екипа си за даден период
6. Специална секция за коментари за ефективна работа в екип
Недоразуменията могат да объркат членовете на екипа ви, както се случи с Ейми:
И тъй като сътрудничеството е ключът към успешните проекти, този софтуер за управление на проекти ви помага да комуникирате ефективно с всеки член на екипа чрез функцията Коментари.
Всяка задача в ClickUp има специална секция за коментари, която можете да използвате, за да подобрите екипната работа по всяка задача.
Можете да я използвате, за да:
- Обсъдете как да изпълните задачата с вашия отдалечен екип
- Лесно споделяне на подходящи файлове и връзки
- Решете всички проблеми в подходящия контекст
- Маркирайте членовете на екипа, за да се уверите, че ще бъдат предприети подходящи по-нататъшни действия.
Какво още?
ClickUp ви позволява да превръщате коментарите в задачи и да ги възлагате на членовете на екипа с функцията Assign Comments. По този начин вече не трябва да се притеснявате, че коментарите ви ще останат незабелязани!
След като възложите задачата на член на екипа, той ще бъде уведомен незабавно. Тя дори се показва в панела с задачи, за да сте сигурни, че коментарът винаги ще остане на видно място.
И след като задачата е изпълнена, те могат да маркират коментара като решен. Това ще предотврати ненужни последващи действия!
7. Отчети за анализ на представянето на вашия екип
Независимо дали става дума за The Treblemakers или Barden Bellas, проследяването на представянето на вашия екип е важно за осигуряване на продуктивност.
Е, понякога Обри може да се увлече малко!
Не се притеснявайте, с отчетите на ClickUp проектните мениджъри като нея могат да получат подробна разбивка на представянето на екипа, без да се налага да се напрягат.
Този софтуер за управление на проекти предоставя шест точни отчета, като например:
- Доклад за изпълнени задачи: подчертава изпълнените задачи на всеки член на екипа.
- Отчет за отследяване на времето: вижте колко време всеки член на екипа отделя за своите задачи
- Доклад за извършената работа: показва разпределението на задачите на всеки член – върху какво са работили в определен ден, през седмицата или месеца.
- Отчет за очакваното време: сравнете очакваното време с действителното време, необходимо на вашия екип за бързо изпълнение на задачите.
- Workspace Points Report: превърнете работната си среда в игра, за да предизвикате вътрешния си или отдалечен екип да работи добре.
- Кой стои зад доклада: показва членовете, които имат текущи или незавършени задачи.
Предимства
- Удобен за ползване интерфейс
- Предлага безплатна версия с много функции.
- Може лесно да възложи задача на всеки член на екипа
- Функция „плъзгане и пускане” за бързо и лесно управление на задачите
- Персонализирани статуси на задачите за проследяване на различните етапи на проекта
- Може да назначите повече от един член на екипа за конкретна задача за по-добро управление на ресурсите.
- Персонализирани права за достъп, за да споделяте проектното си пространство със заинтересовани страни или клиент, без да компрометирате своята поверителност.
- Можете бързо да намерите всички ресурси за вашия проект с функцията Smart Search (Интелигентно търсене).
- Приоритетна функция за представяне на спешността на задачите
- Създайте зависимости между задачите, за да ги изпълнявате в правилния ред
- Лесно достъпвайте всички съхранени файлове на проекти с функцията Docs.
- Функция за изглед на формуляри за създаване на подробни уеб формуляри
- Можете да персонализирате начина, по който получавате известия за проекти
- Можете да подавате заявки за функции чрез общността на ClickUp.
- Предлага интеграция с различни приложения на трети страни за безпроблемно управление на задачите.
- Налични като уеб, десктоп и мобилни приложения
Недостатъци
- Няма възможност за бели етикети
- Няма тагове за Docs
- Няма възможност за експортиране на табла
Можете да видите продуктовата пътна карта на ClickUp тук.
Цени
ClickUp предлага мощна безплатна версия с множество полезни функции. За допълнителна функционалност обаче платените планове започват от само 5 долара на месец на потребител.
Оценки на клиентите
- G2: 4,7/5 (над 1000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 1800 отзива)
2. Jira
Jira е мощна платформа за проекти, която помага при управлението на проекти, проследяването на грешки и проследяването на проблеми.
Предлага три отделни пакета:
- Jira Core: основна платформа за управление на проекти за нетехнически потребители
- Jira Software: подобрена версия на Jira Core, която помага на софтуерния екип да създава по-добри продукти.
- Jira Service Desk <span< a=””> style=”font-weight: 400;”>: платформа за ИТ специалисти и обслужване на клиенти </span<>
С тези гъвкави пакети можете да управлявате всякакъв вид работа, която желаете.
Подобно на това как акапелните групи трябваше да пеят от различни жанрове, които им бяха дадени в риф-офите!
Основни характеристики
- Разполага с два мощни Agile изгледа на задачите — Scrum и Kanban табла.
- Създавайте персонализирани работни процеси според вашия процес на разработка на софтуер
- Jira Portfolio за управление и споделяне на пътни карти на проекти с клиента или заинтересованите страни
- Подробни Agile отчети за проследяване на напредъка на проекта
- Автоматизирайте повтарящите се задачи с двигателя за автоматизация на Jira
Предимства
- Може да създава персонализирани филтри за търсене
- Автоматизиран конструктор с функция „плъзгане и пускане”
- Безплатна за използване за проекти с отворен код, които отговарят на определени изисквания.
- Има мобилно приложение за iOS, iPad и Android устройства.
- Поддържа интеграция на приложения на трети страни със софтуер като GitHub, Slack и Lucidchart.
Недостатъци
- Сложен потребителски интерфейс за начинаещи
- Няма възможност за персонализирани шаблони за задачи
- Базовият ценови план може да бъде скъп за малките и средни предприятия.
- Няма вградена времева линия за проследяване на напредъка на проекта ви
Цени
Платените планове за Jira Core започват от 7 долара на месец на потребител.
Оценки на клиентите
- G2: 4. 2/5 (3500+ отзива)
- Capterra: 4,4/5 (8800+ отзива)
Търсите още? Прочетете подробния ни преглед на Jira.
3. Asana
Asana е облачно базирано средство за управление на задачи, което организира всички задачи, свързани с вашите проекти, в едно място.
Този инструмент помага на компании от всякакъв размер да се справят с много проекти едновременно.
Така че, ако Barden Bellas искат да планират стратегии за два турнира едновременно, могат да използват Asana за тази цел.
Основни характеристики
- Добавете задача към няколко проекта безпроблемно
- Времева линия, която ви помага да създавате планове за проекти
- Автоматизирайте ръчните задачи с правила
- Етапи на задачите за определяне на целите на проекта
- File View за бърз достъп до всички споделени документи за дадена задача или проект
Предимства
- Може да споделя информация в организирани списъци с форматиране на богат текст
- Може да създавате персонализирани полета, които да отговарят на нуждите на вашите задачи.
- Разполага с функции за сътрудничество в екип в реално време.
- Може да създава стандартни формуляри за заявки за работа
- Поддържа интеграция със софтуер като Slack и Gmail за по-добра комуникация.
Недостатъци
- Няма офлайн режим
- Не можете да възложите задача на няколко членове
- Макар че основният план е безплатен, той предлага само ограничени функции.
- Объркващ потребителски интерфейс
- Няма персонализирани статуси, които да отразяват различните нужди на проекта
Цени
Платените планове започват от 10,99 $ на месец за потребител.
Оценки на клиентите
- G2: 4,3/5 (над 6500 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (8600+ отзива)
Търсите още? Разгледайте някои от най-добрите алтернативи на Asana.
4. Trello
Trello е един от най-простите инструменти за управление на проекти на пазара. Това е софтуер, базиран на Kanban, който организира вашите проекти в Trello табла.
(Забележка: Индивидуален проект в Trello представлява табло в Trello. )
С таблата на Trello можете да създавате задачи под формата на карти и лесно да ги премествате с плъзгане и пускане.
Основни характеристики
- Присвойте задача или Trello карта на няколко члена на екипа
- Butler bot автоматизация за ръчни задачи
- Допълнителни функции като Custom Fields и Twitter за добавени функционалности
- Чеклисти за проследяване на подзадачи
- Специфични за индустрията шаблони за бързо създаване на Kanban табла
Предимства
- Опростен потребителски интерфейс
- Управлявайте лесно задачите си с функцията „плъзгане и пускане”
- Може да добавяте файлове и релевантни връзки към Trello карта за по-ефективно сътрудничество.
- Може да категоризира всяка Trello карта с етикети
- Поддържа интеграция с приложения като GitLab и Box за по-добра работа в екип.
Недостатъци
- Ограничено до изглед на табло
- Интеграции на приложения на трети страни, предлагани като платени Power-ups
- Няма функция, с която да видите бързо кой върху какво работи (трябва да проверите картичката ръчно)
- Butler Bot е ограничен до една команда с безплатни планове
Цени
Платените планове започват от 9,99 $/потребител на месец.
Оценки на клиентите
- G2: 4,3/5 (над 10 300 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 16 400 отзива)
Търсите още? Прочетете подробния ни преглед на Trello.
5. Wrike
Wrike е софтуер за управление на проекти, базиран в облака, който позволява на потребителите да управляват проекти и задачи с пълна прозрачност и контрол.
Основни характеристики
- Безплатни шаблони за съвместно управление на задачи
- Диаграми на Гант и зависимости за планиране на проекти
- Формуляр за създаване на динамични формуляри за заявки
- Предлага трипанелен изглед за дейностите по управление на задачите.
- Вграден инструмент за проследяване на времето, с който да следите времето, прекарано за всяка задача
Предимства
- Можете да получите цялостен поглед върху задачите на вашия екип за лесно управление на задачите.
- Може да създава персонализирани отчети за анализ на вашите задачи и проекти
- Има мобилно приложение за iOS и Android устройства.
- Може да се интегрира с приложения на трети страни като Salesforce, Google Drive и GitHub.
Недостатъци
- Интерфейсът е объркващ за навигация
- Мобилните приложения нямат функционалност
- Ограничени функции за проследяване на проекти
- Няма възможност за импортиране на данни от друг софтуер за управление на проекти.
- Не можете да присвоявате коментари на членовете на екипа
Цени
Платените планове започват от 9,80 долара на месец за потребител.
Оценки на клиентите
- G2: 4. 2/5 (1100+ отзива)
- Capterra: 4. 2/5 (над 1500 отзива)
Търсите още? Прочетете подробния ни преглед на Wrike и ръководството за управление на проекти с Wrike.
Заключение
Макар програмата Shortcut да може да ви помогне да управлявате проекти, тя е насочена изцяло към разработката на софтуер.
Ето защо това не е отличен вариант за повечето от вашите нужди в областта на управлението на проекти.
Просто прегледайте петте инструмента за управление на проекти, които сме изброили по-горе, за да намерите този, който най-добре ви подхожда.
И макар всеки от споменатите софтуери да има своите предимства, ClickUp предлага много повече – от множество мощни функции до над 50 готови автоматизации на процеси!
За да започнете, защо не се регистрирате в ClickUp още днес и не се възползвате от безплатния план с богат набор от функции. Ще можете да превърнете екипа си от група симпатични (но некоординирани) аутсайдери в екип с висока производителност, точно като Barden Bellas!
