Bu on yılın başında, ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu, işgücü verimliliğindeki yavaşlama nedeniyle ABD'nin tarım dışı iş sektöründe toplam üretim kaybının 10,9 milyon dolar olduğunu ortaya koydu. McKinsey, bu verimlilik artışını "en iyi ihtimalle zayıf" olarak nitelendirdi
Yıllar sonra, senaryo değişti. On yıllardır ilk kez, kuruluşlar ihtiyaçlarını karşılamak için uzaktan çalışma, işbirliği, yapay zeka ve proje yönetiminde modern araçlardan nasıl yararlanacaklarını keşfederken verimlilikte bir artış görüyoruz.
Bu yeni fenomeni sürdürmek ve geliştirmek için stratejik bir iş yönetimi yaklaşımı gerekir. Bu blog yazısında, iş sonuçlarınızı iyileştirmek için zaman içinde kendini kanıtlamış proje yönetimi stratejilerini ve en yeni dijital araçları nasıl kullanabileceğinizi gösteriyoruz.
Proje Yönetimi Stratejileri Nelerdir?
Proje yönetimi stratejileri, iş projelerinin teslimini gerçekleştirmek için kullanılan hedefler, yaklaşımlar, süreçler, en iyi uygulamalar ve araçların bir koleksiyonudur. İyi bir proje yönetimi stratejisi şu özelliklerle karakterize edilir:
- Büyük resim düşüncesi: Büyük resmi, hedefleri ve vizyonu özetler
- Uzun vadeli görünüm: 3-5 yıllık projelerin görünümünü sunar
- Kuruluş genelinde uygulanabilirlik: Genellikle, proje yönetimi stratejileri daha iyi verimlilik için kuruluş veya departman düzeyinde ayarlanır
- Hedeflerle uyum: Kuruluşun hedefleri ve süreçleriyle uyumludur
- Tutarlılık: Temel olarak, bu stratejilerin kısa vadede değişmesi olası değildir
Proje stratejisi ve proje yönetimi stratejisi
Açıkça belirtmek gerekirse, bir proje stratejisi, proje takımının işini nasıl yürüteceğini açıklar. Proje düzeyiyle sınırlıdır ve neyin, neden ve nasıl yapılması gerektiğini ana hatlarıyla belirtir. Proje yöneticisi/lideri, sponsorların katkı ve geri bildirimleriyle birlikte stratejiyi belirler ve son halini verir.
Örneğin, bir proje stratejisi, her proje aşamasına ne kadar tampon süre ekleneceğini veya proje süresince kapsam genişlemesine nasıl tepki verileceğini içerebilir.
Proje yönetimi stratejisi, tüm kuruluşun projelerini yönetme şeklidir. Bu genellikle üst düzey liderlik tarafından tasarlanan ve proje yönetimi süreçlerine ve araçlarına önemli yatırımlar yapılan kuruluş düzeyinde uygulanır.
Bir proje yönetimi stratejisinde, kararlar ücretsiz bir proje yönetimi yazılımı seçip seçmeme, izleme sistemlerini nasıl kuracağınız, inceleme uygulamalarını nasıl ayarlayacağınız vb. konular etrafında döner.
Küçük bir projeyi veya devasa bir projeyi yönetiyor olun, etkili proje yönetimi stratejileri büyük fark yaratabilir. Nasıl olduğunu görelim.
Etkili proje yönetiminin önemi
Çevik yazılım geliştirme, "kendi kendini yöneten takımların" gerekliliğini vurgular
Şu soruyu sorabilirsiniz: "Yetenekli takım üyeleri işe aldım ve karar verme yetkisi verdim, neden proje yönetimine ihtiyacım var?"
Etkili proje yönetiminin her işin temelini nasıl desteklediğini öğrenin.
Değişim yönetimi
İşletmelerin değişime ihtiyacı vardır. Pazarlar gelişir. Müşteriler yeni ürün ve hizmetler talep eder. İşletmenizin kuruluşunda seçtiğiniz proje yönetimi metodolojisi artık geçerli olmayabilir. Hatta sizi geriye götürüyor olabilir.
Etkili proje yönetimi araçları, geçmişi izlemenize ve geleceği tahmin etmenize yardımcı olur.
Görev yönetimi
Bir proje, tamamlanması gereken birkaç düzineden binlerce görevi içerebilir. Daha da önemlisi, bu görevler birbiriyle bağlantılıdır, birinin tamamlanması bir sonrakini etkiler ve bir sonrakini daha da karmaşık hale getirir.
Doğru proje yönetimi stratejisi, küçük ayrıntıların gözden kaçmasını önler.
İnsan yönetimi
Çalışanlar, yükleniciler, paylaşılan kaynaklar, üst düzey, giriş seviyesi ve orta düzey yöneticiler, danışmanlar, sponsorlar, denetçiler, müşteriler... Her projede birçok farklı kişi yer alır.
Etkili proje yönetimi, herkesin birbiriyle çatışmadan kendi rolüne katkıda bulunmasını sağlar.
Hala ikna olmadıysanız, stratejik proje yönetiminin günlük faydalarını burada bulabilirsiniz.
Stratejik proje yönetiminin anahtar avantajları
Yön: İyi bir proje yönetimi, takımdaki herkese yön verir. Her bir takım üyesini doğru yolda ortak hedeflere doğru birleştirir.
Kontrol: Etkili bir şekilde yönetilen bir proje, zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanma olasılığı daha yüksektir. Proje yönetimi, israfı ortadan kaldırır ve kaynak kullanımını iyileştirir.
Çeviklik: Proje yöneticisi projenin her yönünü görebildiğinde, riskleri önceden tahmin edebilir ve bunlara daha iyi yanıt verebilir. Bu, takımın değişen durumlara uyum sağlamasına olanak tanır.
Çalışan memnuniyeti: Etkili proje yönetimi, takımlara netlik sağlar. Çalışanlar işlerini ve işlerinin organizasyona nasıl katkıda bulunduğunu bilir. Bu, karışıklığı önler ve çalışan deneyimini iyileştirir.
Paydaş memnuniyeti: Bir proje iyi yönetildiğinde öngörülebilir olur. Proje yöneticileri paydaşlarla güvenle iletişim kurabilir.
Tüm bunları ve daha fazlasını başarmak için sağlam proje yönetimi stratejilerine ihtiyacınız var. İşte bu stratejiler.
Temel Proje Yönetimi Stratejileri
Her kuruluş benzersizdir. Aşağıdaki stratejiyi genel bir kılavuz olarak alın ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin. Daha fazla başarı ve daha iyi sonuçlar için, bu stratejileri uygulamak üzere proje yönetimi takımları için ClickUp'ı kullanın. Bu bölümde size nasıl yapacağınızı gösteriyoruz.
1. Net proje hedefleri ve kapsamı belirleme
"Buradan hangi yöne gitmem gerektiğini söyler misiniz lütfen?" Alice, Cheshire kedisine sordu. "Bu, nereye gitmek istediğine bağlı," dedi Kedi.
"Buradan hangi yöne gitmem gerektiğini söyler misiniz lütfen?" Alice, Cheshire kedisine sordu. "Bu, nereye gitmek istediğine bağlı," dedi Kedi.
En temel ancak kritik proje yönetimi stratejisi, proje hedeflerini tanımlamaktır. Bunu yaparken, proje başarısının sizin için ne anlama geldiğine odaklanın ve bunu sonuç olarak tanımlayın.
Hedefleriniz şunlar olabilir: "randevu rezervasyonu için bir mobil uygulama geliştirmek" veya "Şükran Günü için bir pazarlama kampanyası tasarlamak"
Daha sonra proje yönetimi zorluklarıyla karşılaşmamak için hedeflerinizi belirleyin:
- Dengeli: "Hayatı kolaylaştırmak" gibi çok belirsiz ifadeler kullanmayın, bu tür ifadeler analiz felcine neden olabilir. Ya da proje takımının yaratıcılık alanını kısıtlayacak kadar çok spesifik olmayın
- Sınırlı: Söz konusu hedefleri gerçekleştirmek için gereken işin kapsamını ana hatlarıyla belirtin. Dahil edilecek ve edilmeyecek unsurları net bir şekilde sınırlayın
- SMART: Belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman sınırlı (SMART) hedefler belirleyin.
Hedeflerinizi belirledikten ve proje kapsamını tanımladıktan sonra, bunları tüm paydaşların görebileceği hale getirin. ClickUp Hedefleri, bunu yapmak için basit ve görsel bir yoldur. Büyük hedefler oluşturun, hedefler belirleyin, bunları klasörlerde düzenleyin, kişilere atayın, gerçek zamanlı ilerlemeyi izleyin ve ilerledikçe projeleri tek bir yerden ayarlayın!
Ayarlamakta olduğunuz hedeflerden emin değilseniz, bazı proje yönetimi örneklerini inceleyin. Başarılı kuruluşların hedeflerini nasıl belirlediğini görün ve onlardan ilham alın.
2. Kapsamlı bir proje planı geliştirme
Artık nereye gideceğinizi bildiğinize göre, seyahat planlarınızı yapma zamanı geldi ✈️. Herhangi bir proje yöneticisi için bu, işin en zaman alıcı kısımlarından biridir. Projenin birçok yönünü aynı anda idare etmek ve bunları uyumlu bir şekilde yürütmek için bir araya getirmek gerekir.
Henüz endişelenmeyin. Size yardımcı olacağız.
Beyin fırtınası ile başlayın
Planlamaya başlamadan önce, projenin her yönünü tek bir yerde toplayın. Hedefleri, gereksinimleri, kaynakları, bütçeleri, başarı kriterlerini ve ilgili bulduğunuz diğer her şeyi tek bir merkezi konumda not edin. Burada iyi bir paydaş analizi de yardımcı olabilir.
Henüz anlamaya çalışmayın. Şimdilik hepsini bir araya getirin. Listelenmiş bir taslak biçimi seviyorsanız, ClickUp Belgeleri bunu belgelemek için harika bir yoldur. Görsel bir kişiyseniz, ClickUp Zihin Haritaları, fikirlerinizi ortaya koyabileceğiniz harika bir tuval sunar.
Fikirlerinizi düzenleyin
Beyin fırtınası egzersizi, projenizi planlamak için ihtiyacınız olan her şey hakkında daha net bir resim sunacaktır. Şimdi, bunu organize etmeye başlayabilirsiniz. Projenizi organize etmek, kimin ne üzerinde çalışacağı, bir işin ne kadar süreceği vb. kararları vermenize yardımcı olur.
Görev yönetimi yazılımınızda işleri ayarlayın. ClickUp'ta, Belgeler ve Zihin Haritalarından doğrudan Görevler oluşturabilir, fikirden eyleme geçişi daha sorunsuz hale getirebilirsiniz. Temiz bir sayfa tercih ediyorsanız, sorun değil. Projelerinizi oluşturun ve görevler geldikçe ekleyin.
Ayrıntıları girin
Her görev için aşağıdakiler gibi gerekli tüm bilgileri ekleyin:
- Bu Görev sırasında tamamlanması gereken tüm alt görevler
- Tamamlanması gereken son tarih
- Hem yukarı akış hem de aşağı akış bağımlılıkları
- Görevden sorumlu kullanıcılar
- Kabul kriterleri kontrol listeleri
Bu işi kolaylaştırmak için düzinelerce ClickUp Otomasyonundan herhangi birini kullanın. Örneğin, bir Klasör veya Çalışma Alanı gibi bir konumdaki tüm yeni Görevlere atanan kişileri ayarlayabilirsiniz.
Proje planını somutlaştırın
Ayrıntıları doldurduktan sonra, planınızın gerçekten pratik olup olmadığını görmenin zamanı geldi. ClickUp kullanan proje yöneticileri bunu Takvim Görünümü ile yapmayı tercih ediyor.
ClickUp Takvim Görünümü, neyin ne zaman olacağına dair temiz ve görsel bir genel bakış sağlar. Çakışmalar, bağımlılıklar, tatiller vb. varsa, hepsini burada görebilirsiniz. Dahası, görevleri sürükleyip bırakabilir veya buradan son tarihlerinizi ayarlamak için uzatabilirsiniz.
Bunu yaparken, kaynak tahsisinizi de kolaylaştırın. ClickUp İş Yükü Görünümlerini kullanarak, bu proje için oluşturduğunuz takımın hazır olduğundan emin olun.
Eğer tüm bunlar size kedileri güdüyormuşsunuz gibi geliyorsa, sizi anlıyoruz. İşte en etkili stratejilerden bazıları, tek bir kapsamlı ClickUp Proje Yönetimi Şablonunda bir araya getirildi.
Bu ileri düzey şablon, proje yöneticilerinin işlevler arası takımları içeren karmaşık projeleri verimli bir şekilde planlamasına olanak tanır. Çeşitli Görünümler, Özel Durumlar ve Özel Alanlar ile bu şablon, güçlü bir proje yönetim sisteminin temelini oluşturur.
Bu sizin için çok karmaşıksa, diğer proje yönetimi şablonlarından veya proje plan şablonlarından herhangi birini deneyin.
3. Etkili iletişim ve işbirliğini mümkün kılmak
Her proje, hareketli parçalardan oluşur. İşlerin tıkır tıkır yürümesi için kesinlikle kaçınılması gereken tek şey, işyerinde iletişim kopukluklarıdır. Proje yönetimi stratejinizi oluştururken, olumlu iletişim ve işbirliğini teşvik etmeye yatırım yapın.
Süreçler: Net iletişim protokolleri oluşturun ve doğru proje yönetimi işbirliği araçlarını ayarlayın.
Örneğin, takımlarınız belirli bir görevle ilgili konuları tartışmak istiyorsa, ClickUp Görevleri altındaki yorum bölümünü kullanmalarını teşvik edin. Bu, bağlam oluşturur ve bilgi aktarımına yardımcı olur.
Her göreve gidip yorum olup olmadığını kontrol etmekle uğraşmamak için ClickUp Sohbet'i kullanın. Tüm mesajları tek bir yerde toplayın, takımlarınızın harekete geçmesi için hazır hale getirin.
Kaynaklar: Tüm proje kaynaklarını tüm takımın kullanımına sunun. İster gereksinim belgesi, plan, program veya geçmiş projelerden edinilen bilgiler olsun. Kolay erişim için tüm kaynakları ClickUp Belgelerinde birleştirin.
Bu, tüm verilerinizi ClickUp'a aktarmanız gerektiği anlamına gelmez. Aksine, mevcut araçlarınızı entegre edebilir ve ClickUp Bağlantılı Arama özelliğini etkinleştirebilirsiniz!
Zihniyet: Bu, etkili işbirliğini teşvik etmenin anahtar unsurlarından biridir. İçe dönük veya utangaç takım üyeleriniz aktif olarak yardım istemeyebilir. Hatta kendileriyle konuşulmadıkça konuşmayabilirler. Onları kontrol ettiğinizden emin olun. Onları, kendilerini rahat hissettikleri bir biçimde fikirlerini paylaşmaya davet edin ve fikirlerine değer verdiğinizi gösterin.
4. Risk yönetimi ve azaltma uygulamaları
Günümüzde her proje, bütçe aşımları, gecikmeler, teknoloji kesintileri, iş gücü eksikliği, pazar belirsizliği vb. risklerle karşı karşıyadır. Riskleri azaltıcı adımlar atarak veya yanıtlarınızı hazırlayarak bu risklerin önüne geçin.
Değerlendirin
Kapsamlı risk değerlendirmeleri yapın. Finansal, operasyonel, organizasyonel, yasal ve dış risk faktörlerini dahil edin. Riskleri belirlediğinizde, potansiyel etkilerini de ölçün.
Azaltın
Bu risklerle hiç karşılaşmamak için sistemler kurun. Uyumluluğu projenizin bir parçası haline getirin. Projenin ortasında fonlarınızın tükenmesini bekliyorsanız, ön ödeme, kredi veya ek yatırım arayın.
Riskleri tutarlı bir şekilde belirlemek ve azaltmak için bir proje yönetimi kontrol listesi oluşturun.
Plan
Bazı riskleri, meydana gelebileceğini bilseniz bile azaltmak zordur. Örneğin, kritik bir takım üyesinin sağlık/kişisel nedenlerle çalışamaz hale gelmesi yaygın bir risktir. Ancak yedekleme kaynakları işe almak çok pahalı olabilir.
Bu tür durumlar için bir planınız olsun. Kullanabileceğiniz yüklenicilerin bir listesini oluşturmak veya işi mevcut takım üyeleri arasında yeniden dağıtmak isteyebilirsiniz. Ne yapacağınızı düşünün.
5. Proje ilerlemesini izleme ve kontrol etme
İyi bir proje yönetimi stratejisi, projenin tüm yaşam döngüsünü kapsar: planlama, yürütme ve değerlendirme. Stratejinizin bir parçası olarak, ilerlemeyi izlemek ve kontrol etmek için önlemler alın.
KPI'ları belirleyin: Proje hedefleri dahilinde, her bir kişi için anahtar performans göstergeleri (KPI'lar) belirleyin.
Sonuçları izleyin: ClickUp Dashboards gibi bir raporlama sistemi kullanarak KPI'lar üzerinden proje performansını gerçek zamanlı olarak izleyin.
İncelemeler yapın: Projenin ilerlemesi hakkında takımla düzenli konuşmalar yapın. Bunlar geriye dönük değerlendirmeler, sprint incelemeleri veya bire bir görüşmeler olabilir. Bu görüşmeleri sorunları belirlemek ve ayarlamalar yapmak için kullanın.
6. Proje sonrası değerlendirme ve öğrenme
Proje teslimatla bitmez. Projenin başarıyla tamamlanması, gelecekte kullanabileceğiniz anlamlı şeyler öğrendiğinizde gerçekleşir. Değerlendirme ve öğrenme sürecini, yani sürekli iyileştirmeyi proje yönetimi stratejinizin bir parçası haline getirin.
Sayıları görün: Proje bittiğinde, nicel bir değerlendirme yapın. Aşağıdaki soruları sorun ve sayıları not alın.
- Hedeflerinize ulaştınız mı?
- Teslimat zamanında yapıldı mı?
- Bütçenizi aştınız mı?
- Bütçenizin herhangi bir kısmını önlenemeyen riskler nedeniyle mi kaybettiniz?
Anlamı bulun: Ayrıca, niteliksel girdiler de arayın. Bu konuşmayı yönlendirmek için aşağıdaki soruları kullanın.
- Proje sponsorları teslimattan memnun mu?
- Takım üyeleri tükenmiş mi?
- Fırsatları olsaydı, neyi farklı yapmak isterlerdi?
- Bu projeden gelecekte kullanabilecekleri ne gibi dersler çıkardılar?
Daha sonra başvurmak üzere bunları dikkatlice belgelendirin. Proje yönetimi ve yapay zekanın gücünü bir araya getiren ClickUp Brain'i deneyin. Bu uygulamayı kullanarak bilgi edinebilir, veri doldurmayı otomatikleştirebilir, yazma, yazım denetimi, transkripsiyon ve daha fazlasında yardım alabilirsiniz.
📖 Ayrıca okuyun: Dahice proje yönetimi ipuçları
ClickUp ile Zaman Kazanın ve Daha Verimli Olun
Bilgi işlerinde verimlilik garip bir kavramdır. Başarılı proje yöneticileri, toplantıların bilgi işlerinin ayrılmaz bir parçası olduğunu bilir, çünkü toplantılar fikirlerin ortaya çıkmasına ve pratik uygulamalar için geliştirilmesine yardımcı olur.
Gerçekler: Pandemiye bağlı olarak, uzaktan çalışma ile ilgili toplantılar, e-postalar ve ek işbirliği faaliyetleri, takımların günde 48 dakika fazla çalışmasına neden oldu. Yine de çoğu kişi toplantıları verimliliği düşüren bir unsur olarak görüyor.
HBR'nin yaptığı bir ankete göre, katılımcıların %71'i toplantıları "verimsiz ve etkisiz" bulduğunu belirtmiştir. %64'ü ise bu toplantılar için harcadıkları zamanı derinlemesine düşünmek için kullanmak istediklerini söylemiştir.
Bunun anahtar nedenlerinden biri, bağlama erişmenin basit bir yolunun olmamasıdır. Birden fazla projeyi yönetirken bu sorun daha da karmaşık hale gelir.
Örneğin, belgeler net değilse, tasarım-geliştirme devri uzaktan çalışma ortamlarında çok daha fazla zaman alır. Kalite analistleri, projenin tüm bağlamına erişemiyorlarsa daha sonra zorluk yaşayabilirler.
ClickUp tam da bunu sağlar. Sanal bir çalışma alanı ve hepsi bir arada proje yönetimi aracı olan ClickUp, tüm organizasyonel bilgilerinizi tek bir yerde birleştirir ve her takım üyesi bir düğmeye tıklayarak bu bilgilere erişebilir. Proje yönetimi, insan yönetimi, bilgi yönetimi ve daha fazlası için tek bir araç sunar.
Proje yönetimi stratejilerinizi büyük ölçekte uygulamaya koyun. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.