Herhangi bir iş portalında hızlı bir arama yapıldığında, veri girişi uzmanları için binlerce açık iş listesi görünür. Nitelikli çalışanlara talep çok yüksektir, ancak veri girişi genellikle iş rutinlerinin en az zevkli kısımlarından biri olarak görülür.
Saatlerce bir yerden başka bir yere sayıları düşünmeden aktardıysanız, buna katılıcaksınız! Yaratıcılık sınırlıdır, problem çözme yoktur, sadece sonsuz, monoton bir yazma işlemi vardır.
Ancak, çağdaş teknolojik gelişmeler sayesinde, artık veri girişi otomasyonundan yararlanarak çalışanlarınızın zamanını geri kazanabilir ve manuel girişle ilişkili hataları azaltabilirsiniz. Nasıl olduğunu görelim.
⏰ 60 saniyelik özet
Beş basit adımda veri girişini otomatikleştirme:
- Çalışanları eğiterek, otomasyonun tüm organizasyona daha sorunsuz bir şekilde uygulanmasını sağlayın
- Tekrarlayan, zaman alıcı ve hataya açık görevleri belirleyin. Karmaşık görevlere geçmeden önce otomasyona ilk olarak bu görevleri otomatikleştirin
- Doğru otomasyon aracını seçin. Popüler seçenekleri araştırın, gerçek kullanıcıların yorumlarını ve vaka çalışmalarını okuyun ve commit yapmadan önce en iyi seçenekleri deneyin
- Otomasyon dizilerini ayarlayın. Çoğu araç, koşullu tetikleyiciler (ve hatta doğal dil otomasyon oluşturucular!) kullanarak bunu kodlama yapmadan yapmanızı sağlar
- Hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı görmek için otomatikleştirilmiş iş akışlarınızı test edin ve izleyin
Veri Girdi Otomasyonu Nedir?
Veri girişi otomasyonu, sistemlere ve veritabanlarına veri girmek için yazılım programları kullanarak manuel işleri azaltır veya ortadan kaldırır. Veri aktarımını hızlandırır, doğruluğu artırır ve yer değiştirme, yineleme, yanlış sınıflandırma ve eksiklik gibi yaygın hataları en aza indirir.
🔎 Biliyor muydunuz?
küresel verilerin %80'i yapılandırılmamıştır. Bu durum, yapılandırılmış verileri bir kaynaktan bir hedefe aktarmak için tek noktadan otomatik bir çözüme olan ihtiyacı vurgulamaktadır.
Veri Girişi Otomasyonunun Avantajları
Veri girişi otomasyonu, asla yorulmayan, daha az hata yapan ve sonsuz tekrarlayan veri girişi görevlerini zahmetsizce yerine getiren süper verimli bir asistan sağlar.
Bu sıkıcı süreci otomatikleştirmenin neden oyunun kurallarını değiştirdiğini öğrenin.
Zaman tasarrufu sağlar
Verileri çıkaracağınız birden fazla form, veri sayfası ve daha fazlası olabilir; manuel veri çıkarma işlemi Everest Dağı'na tırmanmak gibi hissettirebilir. Veri girişi otomasyonu, bu tekrarlayan ve zahmetli görevleri hızlı bir şekilde halledebilir ve bazı durumlarda proje yönetimi süreçlerinizi önemli ölçüde otomatikleştirebilir.
Hataları azaltır
"John Dow" artık "John Doe" adını geri alabilecek. Otomasyon, manuel veri girişi süreçlerinde yanlışlıkla ortaya çıkan hatalara alan bırakmayacaktır.
Ölçeklenebilirliği artırır
İster yeni müşteriler kaydediyor ister artan sipariş hacimlerini yönetiyor olun, otomatik sistemler iş süreçlerinizi tamamen yenilemenize gerek kalmadan değişen gereksinimlere daha hızlı uyum sağlayabilir.
Daha anlamlı içgörüler sağlar
Tekrarlayan veri girişi görevini ortadan kaldırarak, takımlar idari işlerle uğraşmak yerine verileri yorumlamaya, kalıpları belirlemeye ve bilinçli kararlar almaya odaklanabilir.
Örneğin, bir perakende işi yürütüyorsanız, otomatik bir sistem her ürünün satış verilerini analiz edebilir. Bu, bilinçli envanter kararları almak için ihtiyacınız olan bilgileri size sağlar.
Avantajlarını ele aldığımıza göre, şimdi farklı veri girişi otomasyonu türlerini ve her birinin hedeflerinizi nasıl destekleyebileceğini inceleyelim.
Ayrıca okuyun: En İyi Veri Girişi Yazılım Programları
Veri Girişi Otomasyonu Türleri
Veri girişi otomasyonu, genellikle AI ile otomatikleştirilmiş iş akışları ile rutin görevleri hızlandırmak ve basitleştirmek için tasarlanmış çeşitli formlarda sunulur.
Bu otomasyonun anahtar türlerini inceleyelim.
Optik Karakter Tanıma (OCR)
PDF fatura alırsanız, OCR toplamlar ve öğe açıklamaları gibi ilgili verileri çıkarabilir, böylece bunları manuel olarak yazmanız gerekmez. Bu, zaman tasarrufu sağlar ve manuel girişten kaynaklanan hataları en aza indirir.
👀 Eğlenceli Bilgi
Parseur, faturalar ve e-postalar gibi belgelerden veri çıkarmayı otomatikleştiren bir araçtır.
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)
Takımınız müşteri verilerini e-postalardan elektronik tablolara kopyalamak için saatler harcıyorsa, RPA bu işi bilgileri otomatik olarak, doğru ve hızlı bir şekilde aktararak halledebilir.
📌 Örnek
Deutsche Bank, finans departmanındaki veri girişi, doğrulama ve mutabakat süreçlerini otomatikleştirmek için RPA'yı da uyguladı. Bu, veri doğruluğunu artırmaya, uyumluluğu sağlamaya ve riskleri yönetmeye yardımcı oldu. Ayrıca, büyük veri hacimlerini işlemek için 7/24 işleme kapasitesi elde ederek RPA'nın gerçek dünyadaki etkisini kanıtladılar.
Form otomasyonu
Anketlerden geri bildirim taleplerine kadar her yerde formlar vardır, ancak bu verileri daha iyi organize etmek ve analiz etmek için manuel olarak araçlara girmek zahmetli olabilir. Form otomasyon araçları, yanıtları otomatik olarak yakalayarak ve düzenleyerek toplama sürecini kolaylaştırır.
Uygulama entegrasyon yazılımı
Uygulamalar arasında veri aktarımı için otomasyon araçlarını kullanabileceğinizi biliyor muydunuz?
Zapier gibi araçlar 5.000'den fazla uygulamayı birbirine bağlayarak, kullanıcıların kodlama yapmadan uygulamalar arası iş akışlarını otomatikleştirmelerine olanak tanır.
Örneğin, yeni bir potansiyel müşteri web sitenizdeki bir formu doldurduğunda, Zapier bu bilgileri otomatik olarak CRM'nize gönderebilir. Bir satış otomasyon aracı, yeni girdiyi algılayabilir, potansiyel müşteriyi besleyebilir ve ilerlemesini izleyebilir.
Metin genişletme yazılımı
Bu araçlar, sık kullandığınız metin parçacıkları için kısayollar oluşturmanıza olanak tanır, böylece tüm parçacığı tekrar tekrar manuel olarak yazmanıza gerek kalmaz. Örneğin, sadece "addr" yazdığınızda, adresiniz otomatik olarak tam adresinize genişletilebilir.
TextExpander bu tür bir aracın örneğidir; metin parçalarını saklamanıza ve bunlara kısaltmalar atamanıza olanak tanır. Böylece, tanıtıcı bir e-postada her seferinde adınızı, unvanınızı ve kurumsal bağlantınızı yazmak yerine, ";intro" gibi kısa bir kod yazarak anında ekleyebilirsiniz.
Veri Girişini Otomatikleştirme Adımları
Bu örnekleri okuduktan sonra otomasyonu denemek ister misiniz? Aşağıdaki adımları izleyerek manuel görevleri otomatikleştirin ve verimli iş akışlarına dönüştürün.
Adım 1: Tekrarlayan görevleri belirleyin
İşinizde veri girişi otomasyonunu uygulamanın ilk adımı, tekrarlayan, zaman alıcı ve hataya açık görevleri belirlemektir.
Bu tür tüm görevlerin bir listesini oluşturun ve takımınızın bu görevlere nasıl zaman ayırdığını izleyin. Bu, görevleri nasıl otomatikleştirebileceğiniz konusunda size fikir verecektir.
💡 Profesyonel İpucu: Otomasyon konusunda yeniyseniz, kritik görevleri sonraya bırakmak akıllıca olacaktır. Takımınızın değişikliklere alışmasını sağlayın, ardından süreçleriniz ve güveniniz arttıkça otomasyonu daha önemli alanlara kademeli olarak genişletin.
Bu süreci daha da kolaylaştırmak için, görevlerinizi daha iyi organize etmenizi ve analiz etmenizi sağlayan ClickUp gibi proje yönetimi araçlarını kullanabilirsiniz.
Güvenebileceğiniz özellikler şunlardır:
ClickUp Tablo Görünümü
ClickUp Tablo Görünümü, görev durumu, son teslim tarihleri ve atanan kişiler gibi ilgili verileri görüntülemek için sütunları özelleştirmenize olanak tanır. Tablolardaki ilişkisel veri alanlarını da birbiriyle bağlantılı görevleri etkili bir şekilde yönetmek için kullanabilirsiniz.
Bu bilgileri sıralayarak ve filtreleyerek, sık sık manuel güncelleme veya onay gerektiren görevler gibi kalıpları kolayca tespit edebilirsiniz.
Birkaç görev sürekli olarak aynı onay adımını bekliyorsa, bu muhtemelen o süreci otomatikleştirmenin zamanının geldiğinin bir işaretidir.
Adım 2: Doğru otomasyon aracını seçin
Rutin görevlerinizi belirlediğinize göre, doğru veri girişi otomasyon aracını seçin. İşte nasıl:
📌 Örnek
- Özel: Web sitemizdeki formlardan gelen müşteri talepleri için veri girişi sürecini otomatikleştirin
- Ölçülebilir: İlk çeyrekte manuel girdi süresini %50 azaltın
- Ulaşılabilir: Zapier gibi bir otomasyon aracını CRM'imizle iki hafta içinde uygulayın ve entegre edin
- İlgili: Müşteri desteği ekibini, veri girmek yerine soruları çözmeye odaklanmak için serbest bırakın
- Zaman sınırlı: Üç ay içinde tam uygulama ve ölçülebilir sonuçlar elde edin
- Popüler araçları araştırın: İhtiyaçlarınıza uygun otomasyon araçlarını çevrimiçi olarak arayın. Maliyet, ölçeklenebilirlik, entegrasyon yetenekleri, kullanım kolaylığı ve mevcut teknoloji altyapınızla uyumluluğu göz önünde bulundurun
- Kullanıcı geri bildirimlerini inceleyin: Her bir araç hakkında gerçekçi bir bakış açısı edinmek için kullanıcı yorumlarını, müşteri referanslarını ve vaka çalışmalarını inceleyin
- Satın almadan önce deneyin: Bu aşamada, iki veya üç güçlü adayınız olmalıdır. Ürün demoları, ücretsiz denemeler veya adım adım kılavuzlar için satıcılarla iletişime geçerek veri girişi otomasyon yazılımını çalışırken deneyimleyin
- Seçiminizi yapın: Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına, bütçesine ve takımınızın yeteneklerine en uygun otomasyon aracını seçin. Uzun vadeli hedeflerinizi destekleyen ölçeklenebilir bir çözüm tercih edin. AI destekli iş akışı otomasyonuna sahip veri girişi yazılımı, genellikle bu özelliğe sahip olmayan yazılımlara göre daha fazla değer sunar
Vaka Çalışması: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX, ClickUp Form Görünümü'nü kullanarak manuel görevleri ortadan kaldırarak iş akışlarını iyileştirdi. Form gönderimi, özel bir şablon kullanarak otomatik olarak bir proje başlatır ve pazarlama ekibinin hemen işe koyulmasını sağlar.
Otomasyonlardan önce, bir metin yazarı bir görevi tamamladığında, metnin hazır olduğunu komuta zincirine manuel olarak bildirmemiz gerekiyordu. Bu işlem 36 saat sürebiliyordu.
Otomasyonlardan önce, bir metin yazarı bir görevi tamamladığında, metnin hazır olduğunu komuta zincirine manuel olarak bildirmemiz gerekiyordu. Bu işlem 36 saat sürebiliyordu.
CEMEX ayrıca, verimli iş akışları oluşturmak için ClickUp Görev İlişkileri'ni de kullandı. Bu iş akışları, projeleri potansiyel müşterilerden metin yazarlarına, tasarımcılara ve hareketli grafik oluşturuculara sorunsuz bir şekilde aktarır. Görevleri, belgeleri ve bağımlılıkları tek bir merkezi yerde birbirine bağlayarak, çalışanlar ihtiyaç duydukları her şeye sahip olur.
Yaratıcı işleri incelemesi veya süreçte değişiklik talep etmesi gereken kişileri dahil etmek için doğrulama zincirleri oluşturmaya çalışıyoruz. ClickUp ile bu artık manuel bir işlem değil
Yaratıcı işleri incelemesi veya süreçte değişiklik talep etmesi gereken kişileri dahil etmek için doğrulama zincirleri oluşturmaya çalışıyoruz. ClickUp ile bu artık manuel bir işlem değil
Adım 3: Otomasyonu ayarlayın
İş akışlarınıza otomasyon getirmek zor bir görevdir; sorunsuz bir uygulama için, hedeflerin tanımlanmasından takımın eğitimine kadar her aşamanın zaman çizelgesini ve bireysel ve departman sorumluluklarını belirleyen bir uygulama planı oluşturmalısınız.
ClickUp Proje Uygulama Planı Şablonu, başarılı uygulama planlaması için özelleştirilebilir, kullanıcı dostu ve her şeyi kapsayan bir şablondur.
Bu şablon, yerleşik ClickUp Beyaz Tahtaları ile birlikte gelir. Beyin fırtınası yapmak veya uygulama planlama şablonunuzu ClickUp ekosisteminizdeki diğer belgelere bağlamak için kullanın.
Uygulama planınız hazır olduğuna göre, ilk otomasyon dizisini ayarlamaya başlayabilirsiniz.
ClickUp Otomasyonları, "eğer-o zaman" tetikleyicileri ve yanıtları kullanarak bu dizileri oluşturmanıza olanak tanır.
Belirli bir tetikleyici oluşur ve bir koşulu karşılarsa, ClickUp belirlenen eylemi otomatik olarak gerçekleştirir. Bu formülü kullanarak özel otomasyonlar oluşturabilirsiniz, ancak ClickUp'ın iş akışı otomasyon yazılımı, bunları anında oluşturmanıza ve uygulamaya koymanıza yardımcı olacak 50'den fazla hazır otomasyon şablonu sunar.
ClickUp'ta görevleri otomatikleştirebileceğiniz beş yol (daha fazlası da var):
1. Görev durum değişikliklerine ilişkin bildirimlere yorum ekleme
ClickUp'ta bir Özel Alan "onaylandı" olarak değiştirildiğinde, ClickUp göreve otomatik olarak bir yorum ekleyebilir. Bu şekilde, takımınız izinleri manuel olarak kontrol etmeden bir sonraki adımlar veya önemli güncellemeler hakkında her zaman bilgi sahibi olur.
2. Otomatik e-posta güncellemeleri
Bir görev "yapılacak" durumundan "ilerleme" durumuna geçtiğinde e-posta göndermek için bir otomasyon ayarlayın. Bu sayede, manuel güncellemeler göndermenize gerek kalmadan müşteriler ve ekip arkadaşlarınız bilgilendirilir.
3. Form gönderimlerinden görev oluşturma
Birisi bir form (örneğin bir hata raporu) gönderdiğinde, ClickUp tüm ayrıntıları içeren bir görevi otomatik olarak oluşturabilir ve manuel girdiler için zaman kazanmanızı sağlar.
4. Üst görevin durumuna göre alt görev oluşturma
Bir üst görevün durumu değişir değişmez (örneğin, "devam ediyor" durumundan "incelemeye hazır" durumuna), ClickUp, belirli takım üyelerine son teslim tarihi olan alt görevler oluşturabilir ve atayabilir; bunu kendiniz yapmanız gerekmez.
5. Süresi dolan görevlerin silinmesi
Hassas bilgiler için, süresi dolan görevleri silmek ve hatta silme işlemlerini Google E-Tablolar'da günlüğe kaydetmek veya Slack aracılığıyla yöneticileri bilgilendirmek için bir otomasyon ayarlayın.
Otomasyon konusunda yeniyseniz veya profesyonelseniz, çeşitli ClickUp otomasyon örnekleri size rehberlik edebilir.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın yapay zeka asistanı ClickUp Brain'i kullanarak doğal dil ile özel otomasyonlar oluşturun. Otomatikleştirmek istediğiniz süreci tanımlayarak iş akışlarınız için tetikleyicileri, eylemleri ve koşulları kolayca ayarlayın.
Adım 4: Test edin ve izleyin
Otomasyonlarınızı başlatmadan önce, ortalama görev tamamlama süresi, hata oranları ve diğer ilgili metrikler gibi temel verileri belirleyin. Bu, otomasyon sonrası performansı karşılaştırmanıza ve iyileştirmeleri izlemenize olanak tanır.
ClickUp'ın Zaman Yönetimi özelliklerini kullanarak görev sürelerini takip edin ve zaman çizelgelerini otomatikleştirin, özellikle yüksek görev hacmine veya karmaşık raporlama ihtiyaçlarına sahip takımlar için zaman kazanın.
Etkili izleme, otomasyon çabalarının başarısını ve başarısızlığını belirlemenin anahtarıdır. ClickUp Gösterge Panelleri, KPI'ları izlemenize, görev tamamlanma oranlarını analiz etmenize ve görevlere harcanan zamanı tek bir yerden gözden geçirmenize olanak tanır. Satış, pazarlama ve İK için özelleştirilebilir gösterge paneli şablonlarıyla, otomasyon performansını ve iş yükü dağıtımını görselleştirebilir, takımınızın ilerlemesini takip edebilirsiniz.
Ayrıca okuyun: Pazarlama Otomasyonu için AI nasıl kullanılır?
Adım 5: Çalışanları eğitin
Otomasyon, çalışanlarınız için BÜYÜK bir değişiklik olabilir. Geçiş sürecinde onlara yardımcı olmak için gerekli tüm kaynakları sağlamalısınız.
Eğitim materyali oluşturun
İlk olarak, ClickUp Eğitim Matrisi Şablonunu kullanarak ayrıntılı bir eğitim kılavuzu oluşturun.
ClickUp Eğitim Matris Şablonu size şu konularda yardımcı olacaktır:
- Çalışan eğitim programlarının düzenlenmesi ve değerlendirilmesi
- Çalışanların eğitimi tamamlarken ilerlemelerini izleme
- İyileştirme alanlarını belirleme
Bu yapılandırılmış yaklaşımla, her çalışanın otomasyondan en iyi şekilde yararlanmak için doğru bilgiye sahip olmasını sağlayabilirsiniz.
Eğitim içeriğini belirledikten sonra, ClickUp Belgeleri kılavuzlar, teknik prosedürler, şirket politikaları veya endüstri standartları gibi ilgili bilgileri derlemek için bir alan sağlar. ClickUp Belgeleri, bu bilgileri erişilebilir, merkezi bir kılavuzda düzenlemenizi sağlar.
Eğitim materyali oluşturun
Eğitim materyallerinizin kalitesini artırmak için ClickUp Brain, içerik oluşturma veya düzeltme gibi görevlerde yardımcı olan bir yazma asistanı görevi görebilir.
ClickUp Brain ile otomasyonu benimsemek için eğitim materyali oluşturmak için, otomasyonun temellerini ve faydalarını açıklayarak başlayın. Ardından, otomasyonu nasıl kuracağınızı ve yöneteceğinizi göstermek için etkileşimli ekran görüntüleri ve videolar içeren adım adım kılavuzlar oluşturun.
Eğitimin ilgili olmasını sağlamak için satış veya İK gibi farklı departmanlar için gerçek kullanım senaryoları ekleyin. Sık karşılaşılan sorunları ele almak için bir Soru ve Cevap bölümü ekleyin ve bilgi kontrolü için testler sağlayın.
Son olarak, kullanıcıların ilerlemesini izleyin ve geri bildirim toplayarak materyalleri iyileştirin ve otomasyon araçlarının kuruluş genelinde etkili bir şekilde benimsenmesini sağlayın.
💡Profesyonel İpucu: E-posta otomasyonunu ayarlayarak, yeni çalışanlara şirkete katılır katılmaz eğitim kılavuzunu anında gönderin ve her yeni çalışanın kılavuzu gecikmeden almasını sağlayın.
Deneyimi iyileştirmek için eğitim belgelerinizle ilgili geri bildirimleri toplamayı unutmayın.
Veri girişi sürecini otomatikleştirmeyi öğrendiğinize göre, en iyi planların bile engellerle karşılaşabileceğini unutmamalısınız. Bu süreçte karşılaşabileceğiniz bazı zorluklara göz atalım.
Veri Girişi Otomasyonundaki Zorluklar
Veri girişi otomasyonunun beraberinde getirdiği engelleri anlamak, bunları başarılı bir şekilde planlamanıza ve aşmanıza yardımcı olabilir. İşte kuruluşların veri girişi otomasyonunu uygularken karşılaştıkları anahtar zorluklar:
- Yüksek başlangıç maliyetleri: Otomatik sistemlerin kurulumu, yazılım ve altyapı için önemli bir ön yatırım gerektirebilir. Uzun vadede elde edilecek tasarruflar bu maliyetleri telafi edebilir, ancak başlangıçtaki mali yük birçok işletme için engel teşkil edebilir
- Veri kalitesi sorunları: Otomatik sistemler, girdi verilerinin kalitesine büyük ölçüde bağlıdır. Girilen veriler yanlış veya tutarsızsa, hatalı çıktılara yol açarak otomasyonun faydalarını ortadan kaldırabilir
- Değişime direnç: Manuel süreçlere alışkın çalışanlar, otomatik sistemlere geçişe direnç gösterebilir
- Sınırlı özelleştirme: Bazı otomasyon araçları, belirli iş ihtiyaçlarına göre çözümleri özelleştirme esnekliği sunmayabilir ve bu da kuruluşun kendine özgü zorluklarını etkileyebilir
- Bakım ve güncellemeler: Otomatik sistemlerin etkili bir şekilde çalışması için düzenli bakım ve güncellemeler gerekir
- Uyumluluk ve güvenlik riskleri: Otomatik sistemler aracılığıyla hassas bilgilerin işlenmesi, otomasyon süreçlerinin ilgili düzenlemelere uygunluğunu sağlamak için uyumluluk ve güvenlik endişelerini artırır
Veri Girdi Otomasyonu ile Verimlilik ve Doğruluk Elde Edin
Manuel veri girişi süreçlerinizi otomatikleştirmek, verimliliği artırmak, hataları azaltmak ve zaman kazanmak için stratejik bir adımdır. Tekrarlayan görevleri belirleyerek, doğru araçları (ClickUp gibi!) seçerek ve net iş akışları ayarlayarak veri yönetiminizi dönüştürebilirsiniz.
Sistemlerinizi düzenli olarak test edin ve izleyin, potansiyellerini en üst düzeye çıkarmak için eğitime yatırım yapın. Hedef, süreçleri iyileştirmek ve takımınızın yaratıcılık ve yenilikçiliğe odaklanmasını sağlamaktır. Otomasyonu benimseyin ve daha verimli, üretken bir organizasyonun avantajlarından yararlanın!