คณะกรรมการวางแผน GPT คืออะไร? (+ วิธีสร้างด้วย AI)

ประมาณ77% ของทีมที่มีประสิทธิภาพสูงใช้ระบบการวางแผนโครงการหรืองานเพื่อจัดการและวางแผนการทำงาน

แต่เครื่องมือวางแผนส่วนใหญ่ยังคงคาดหวังให้คุณทำส่วนที่ยากที่สุดด้วยตัวเอง: การเปลี่ยนความคิดที่คลุมเครือให้กลายเป็นงานที่ชัดเจนและมีโครงสร้าง

คณะกรรมการวางแผน GPT เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ แทนที่จะเริ่มต้นจากกระดานว่างเปล่า คุณจะเริ่มต้นด้วยความตั้งใจ ระบบช่วยสร้างแนวคิดและกำหนดรูปแบบแผนงาน

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายอย่างละเอียดว่ากระดานวางแผน GPT คืออะไร ใช้งานจริงอย่างไร มีประโยชน์ในจุดใดบ้าง และไม่เหมาะกับการใช้งานแบบไหน เป้าหมายของเราคือช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่ากระดานนี้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของคุณหรือไม่

คณะกรรมการวางแผน GPT คืออะไร?

กระดานวางแผน GPT คือพื้นที่ทำงานแบบภาพหรือดิจิทัลที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนด้วย GPT เพื่อช่วยคุณวางแผนงาน เป้าหมาย และโครงการต่างๆ อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น แทนที่จะต้องกำหนดงานและข้อขึ้นอยู่กับแต่ละอย่างด้วยตนเอง คุณเพียงแค่บรรยายผลลัพธ์ที่คุณต้องการ จากนั้น AI จะช่วยสร้างโครงสร้าง เช่น งานย่อย กำหนดเวลา และสรุปข้อมูล โดยอิงจากบริบทนั้น

คุณสามารถเลือกได้ระหว่าง:

กระดานสไตล์คัมบังสำหรับการติดตามการทำงานและสถานะ
มุมมองไทม์ไลน์หรือแกนต์ สำหรับการจัดลำดับและการพึ่งพา
มุมมองแบบตารางหรือรายการ สำหรับการวางแผนอย่างละเอียดและการจัดลำดับความสำคัญ

👀 คุณรู้หรือไม่? GPT ย่อมาจาก Generative Pre-trained Transformer โดย Generative หมายถึงโมเดลสามารถสร้างเนื้อหาใหม่ได้ Pre-trained หมายถึงโมเดลได้รับการฝึกฝนกับข้อมูลจำนวนมากแล้ว จึงเข้าใจรูปแบบของภาษาได้ดี Transformer หมายถึงสถาปัตยกรรมโครงข่ายประสาทเทียมที่เป็นพื้นฐาน ช่วยให้โมเดลเข้าใจบริบท ความสัมพันธ์ และความหมายของข้อความที่ยาว

คณะกรรมการวางแผนแบบดั้งเดิมกับคณะกรรมการวางแผนแบบ GPT

เราทราบว่าคุณกำลังคิดอะไรอยู่

คณะกรรมการวางแผนของ GPT ดีขึ้นอย่างไร? นี่คือเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วกับคณะกรรมการวางแผนแบบดั้งเดิมเพื่อให้เห็นภาพ:

คณะกรรมการวางแผนแบบดั้งเดิม	กระดานวางแผน GPT
คุณตัดสินใจและเขียนทุกงานด้วยตนเอง	คุณอธิบายผลลัพธ์ และงานจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
ขอบเขตถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าและยากที่จะเปลี่ยนแปลง	ขอบเขตสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็วด้วยคำแนะนำ
การเพิ่มการพึ่งพาจะดำเนินการด้วยตนเอง หากมีการเพิ่ม	มีการแนะนำการพึ่งพาอาศัยกันตามบริบท
การวางแผนใหม่หมายถึงการเขียนงานและกำหนดเวลาของโครงการใหม่	การวางแผนใหม่เกิดขึ้นโดยการปรับปัจจัยนำเข้า
การวางแผนเกิดขึ้นก่อนที่งานจะเริ่มต้น	การวางแผนยังคงดำเนินต่อไปในขณะที่งานพัฒนา
เครื่องมือจัดระเบียบสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้ว	เครื่องมือช่วยเปิดเผยสิ่งที่คุณอาจมองข้ามไป

หากจะพูดให้เข้าใจง่ายซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมมักตอบสนองและทำงานด้วยมือ แต่กระดานวางแผน GPT นั้นเชิงรุก

📚 อ่านเพิ่มเติม:วิธีใช้ AI สำหรับการจัดการโครงการ

ฟังก์ชันหลักของกระดานวางแผน GPT

คิดถึงกระดานวางแผน GPT เป็นชั้นการวางแผนอัจฉริยะที่อยู่บนมุมมองโครงการมาตรฐาน. มีหลายสิ่งที่พวกเขาสามารถช่วยเหลือได้ รวมถึง:

การแปลงเป้าหมายระดับสูงให้เป็นงานและเป้าหมายที่ชัดเจน
การคิดเชิงวิพากษ์และการ แยกย่อยโครงการที่ซับซ้อน ออกเป็นขั้นตอนที่มีลำดับอย่างมีเหตุผล
สรุปแผนงาน ความคืบหน้า และความเสี่ยง ด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย
ปรับแผนเมื่อปัจจัยนำเข้าเปลี่ยนแปลง โดยไม่ต้องสร้างใหม่ทั้งหมด
ลดความขัดแย้งในการวางแผน สำหรับทีมข้ามสายงานหรือทีมที่ไม่ใช่สายเทคนิค

พวกเขาไม่ได้ทำให้การวางแผนโครงการเป็นระบบอัตโนมัติเพียงเพื่อความทันสมัย แต่พวกเขาเพิ่มคุณค่าโดยการชี้แจงแผนให้ชัดเจนและทำให้สามารถนำไปปฏิบัติได้

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ตามหนังสือ คู่มือสำหรับคนยุ่งในการทำสิ่งที่ต้องทำ41% ของรายการในสิ่งที่ต้องทำไม่เคยถูกทำเสร็จเลย!

ทำไมต้องใช้กระดานวางแผนที่ใช้ GPT?

เคยรู้สึกเหนื่อยจากการคิดมากเกินไปไหม? วางแผนมากเกินไป? แล้วต้องเปลี่ยนแผนเมื่อความต้องการของโครงการเปลี่ยนไป?

เราทุกคนเคยมี

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมกระดานวางแผนที่ใช้ GPT ถึงรู้สึกเหมือน...การบรรเทา AI รับหน้าที่ในส่วนที่เหนื่อยล้าของการวางแผน ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องแบกรับภาระทางจิตใจทั้งหมดในการจัดโครงสร้างงานก่อนที่สิ่งใดจะสามารถก้าวหน้าไปได้

GPT ช่วยให้คุณเปลี่ยนจาก "เรากำลังพยายามทำอะไร?" ไปสู่ "นี่คือแผนที่สามารถทำได้" ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

สำหรับการจัดการงานโดยเฉพาะ หมายถึง:

เวลาที่ใช้ในการตั้งค่าและแก้ไขงานลดลง
ขอบเขตที่ชัดเจนขึ้นและขั้นตอนที่พลาดน้อยลง
การประสานงานที่ดีขึ้นเมื่อมีหลายคนที่ช่วยกันวางแผน
การวนรอบที่เร็วขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญหรือข้อจำกัด

เมื่อใช้ GPT อย่างเหมาะสม มันจะไม่มาแทนที่การตัดสินใจ—แต่จะเป็นการสนับสนุน ผลลัพธ์ที่ได้? การวางแผนจะกลายเป็นกระบวนการที่ร่วมมือกันและปรับตัวได้ แทนที่จะเป็นคอขวด

📚 อ่านเพิ่มเติม:ซอฟต์แวร์จัดการงาน

การเปรียบเทียบโมเดล GPT ต่าง ๆ สำหรับการประยุกต์ใช้ในคณะกรรมการวางแผน

โอเค คุณเชื่อแล้ว คุณ ต้อง ลองใช้กระดานวางแผน GPT แต่จะเริ่มต้นที่ไหนดี?

แม้กระทั่งก่อนที่คุณจะลงทะเบียนใช้เครื่องมือ ก็ยังมีคำถามที่สับสนเกี่ยวกับการเลือกโมเดล AI ที่เหมาะสม

นี่คือการเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วเพื่อช่วยคุณตัดสินใจ:

รุ่น	จุดแข็ง	จุดอ่อน	กรณีการใช้งานที่ดีที่สุด
GPT-3.5	รวดเร็ว คุ้มค่า เหมาะสำหรับการซ่อมแซมที่ง่าย	หน้าต่างบริบทที่เล็กลง, การให้เหตุผลที่อ่อนแอ	การสร้างงานที่มีน้ำหนักเบา; สรุปพื้นฐาน
GPT-4	การให้เหตุผลในการวางแผนที่ดีขึ้น; ผลลัพธ์ที่มีความละเอียดอ่อนมากขึ้น	ยังคงมีบริบทจำกัดเมื่อเทียบกับรุ่นล่าสุด	คณะกรรมการวางแผนขนาดกลาง; การจัดโครงสร้างงานที่ซับซ้อน
GPT-4o (และรุ่นใหม่กว่า)	บริบทที่ใหญ่ที่สุด; ความสอดคล้องที่แข็งแกร่งขึ้น; ศักยภาพหลายรูปแบบ	ค่าใช้จ่ายในการคำนวณที่สูงขึ้น	แผนที่เส้นทางที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน; แผนงานที่เปลี่ยนแปลงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ปรับแต่งอย่างละเอียด/GPT แบบกำหนดเอง	ผลลัพธ์เฉพาะด้าน; สอดคล้องกับกระบวนการทำงานภายใน	ต้องการข้อมูลการฝึกอบรมและการตั้งค่า	การวางแผนเฉพาะอุตสาหกรรม (กฎหมาย, วิศวกรรม, ฯลฯ)

หากคุณกำลังวางแผนที่ซับซ้อนและมีเดิมพันสูงซึ่งมีหลายปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โมเดลใหม่ ๆ อย่างเช่น GPT-4o จะให้แผนที่ชัดเจนและเชื่อถือได้มากขึ้น

เวอร์ชันเก่ากว่า เช่น GPT-3.5 เหมาะสมกว่าสำหรับรายการงานที่เรียบง่าย พวกมันมีปัญหาในการวางแผนที่ลึกซึ้งและบริบทระยะยาว

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ทำไมต้องจ่ายเพิ่มเพื่อเข้าถึงโมเดลต่าง ๆ ในเครื่องมือเดียว?ClickUp Brain ซึ่งเป็น AI ในตัวของ ClickUp ให้คุณเข้าถึงโมเดล AI หลากหลายรูปแบบ ช่วยให้คุณเลือกระดับการคิดวิเคราะห์ที่เหมาะสมกับงานแต่ละชิ้นได้อย่างอิสระ

ใช้โมเดลที่เร็วกว่าสำหรับการแยกงานหรือสรุปอย่างรวดเร็ว และใช้โมเดลขั้นสูงเมื่อคุณต้องการการวิเคราะห์เชิงลึกสำหรับแผนที่ซับซ้อนหรือแผนระยะยาว—โดยไม่ต้องออกจาก ClickUp

ใช้ LLM หลายตัวจากอินเทอร์เฟซเดียวใน ClickUp Brain

วิธีตั้งค่าบอร์ดวางแผน GPT (ขั้นตอนต่อขั้นตอน)

คณะกรรมการวางแผน GPT จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อคุณออกแบบมันให้สอดคล้องกับการตัดสินใจที่แท้จริง ข้อจำกัดที่แท้จริง และการดำเนินการที่แท้จริง นี่คือวิธีปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ได้จริงในการจัดตั้งคณะกรรมการดังกล่าว

เราใช้ClickUpเป็นระบบบันทึกข้อมูลหลักในการดำเนินการดังกล่าว

ทำไม?

เพราะในฐานะที่เป็นConverged AI Workspace แรกของโลก ClickUp เป็นเครื่องมือเดียวที่นำเสนอ AI ที่ฝังตัวและรับรู้บริบทซึ่งรู้ เข้าใจ และสามารถเข้าถึงงานทั้งหมดของคุณได้!

สิ่งนี้ทำให้มันทรงพลังและมีประสิทธิภาพมากกว่า GPT ทั่วไปถึง 10 เท่า

มาเริ่มต้นตั้งค่าบอร์ด GPT ที่มีประสิทธิภาพสูงของคุณในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของ ClickUp กันเถอะ:

1. กำหนดผลลัพธ์ในภาษาที่เข้าใจง่าย

ก่อนที่คุณจะสร้างบอร์ดใด ๆ ให้เขียนผลลัพธ์ที่คุณต้องการในภาษาที่เข้าใจง่าย

คุณควรจะสามารถตอบได้ว่า: ฉันกำลังพยายามบรรลุอะไร?

ไม่ใช่ "วางแผนให้ดีขึ้น" แต่เป็น สิ่งที่เฉพาะเจาะจง เช่น: "วางแผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในหกสัปดาห์ โดยมีเจ้าของที่ชัดเจน กำหนดเส้นตาย และจุดตรวจสอบความเสี่ยง"

ประโยคนี้กลายเป็น คำแนะนำหลัก ของคุณ และมันให้บริบทที่จำเป็นแก่ GPT ของคุณเพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลลึกขึ้นและสร้างผลลัพธ์ที่มีโครงสร้างได้

วางข้อความนี้ลงใน ClickUp Brain ผู้ช่วยAI เชิงบริบทของClickUp ขอให้มันร่างโครงร่างสำหรับแผนโครงการของคุณ: ระยะต่างๆ งานหลัก จุดสำคัญ และสมมติฐาน เนื่องจาก ClickUp Brain ทำงานร่วมกับบริบทจากพื้นที่ทำงานของคุณ แผนงานจะเชื่อมโยงกับทีมและพื้นที่ที่มีอยู่แล้วใน ClickUp ของคุณ

ร่างโครงร่างโครงการภายในไม่กี่วินาที พร้อมงาน ผู้รับผิดชอบ และเป้าหมายสำคัญ โดยใช้ ClickUp Brain

ขั้นตอนนี้เพียงอย่างเดียวก็ทำให้คุณมีร่างแผนที่มีความหมายเพื่อเริ่มต้น แทนที่จะเป็นกระดานเปล่า

2. เลือกประเภทบอร์ดของคุณให้ถูกต้อง

ตัดสินใจว่าคณะกรรมการวางแผนของคุณจะใช้ระบบคัมบัง ไทม์ไลน์ ตาราง หรือแบบผสมผสาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณ (กระบวนการทำงาน เทียบกับตารางเวลา เทียบกับแผนงาน)

กฎง่าย ๆ คือให้ใช้:

มุมมองรายการ หากคุณต้องการรายละเอียดและการจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจน
มุมมองบอร์ด หากงานเคลื่อนผ่านขั้นตอนที่ชัดเจน
แกนต์หรือไทม์ไลน์ หากลำดับและความสัมพันธ์ระหว่างงานมีความสำคัญ

ใน ClickUp คุณไม่จำเป็นต้องเลือกเพียงหนึ่งเดียว

รับการดู ClickUpมากกว่า 15 ครั้งบนงานเดียวกัน GPT-generated tasks จะปรากฏโดยอัตโนมัติในทุกมุมมอง ทำให้คุณมีความยืดหยุ่นโดยไม่ต้องทำซ้ำ

เลือกจากมุมมอง ClickUp มากกว่า 15 แบบ รวมถึงกระดาน Kanban, แผนภูมิ Gantt, ไทม์ไลน์ และอื่นๆ เพื่อแสดงรายละเอียดโครงการอย่างชัดเจน

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ให้ ClickUp Brain แนะนำมุมมองที่ดีที่สุดสำหรับประเภทโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่น ปฏิทินเนื้อหาจะเหมาะกับการดูแบบกระดาน + ปฏิทิน ในขณะที่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะเน้นไปที่ Gantt เป็นหลัก

3. สร้างงาน ภารกิจย่อย และรายการดำเนินการด้วย AI

ตอนนี้ นี่คือขั้นตอนที่กระดานวางแผน GPT เริ่มรู้สึกแตกต่างออกไป

ป้อนเป้าหมายระดับสูงของคุณเข้าสู่เครื่องมือ GPT ขอให้เครื่องมือแยกเป้าหมายเหล่านั้นออกเป็นงานย่อย งานย่อยย่อย จุดสำคัญ และผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยใช้ช่องข้อมูลที่ชัดเจน เช่น ผู้รับผิดชอบและกรอบเวลา

ภายใน ClickUp คุณสามารถสั่งงาน Brain ได้โดยตรงจากเอกสารหรืองานโดยใช้คำแนะนำเช่น:"แยกแผนนี้ออกเป็นงานและงานย่อยพร้อมเจ้าของ ความพยายามโดยประมาณ และกำหนดเวลาภายใน 30 วันข้างหน้า"

สร้างงานย่อย งานย่อย และรายการดำเนินการโดยอัตโนมัติด้วย AI โดยใช้ ClickUp Brain

ClickUp Brain จะ:

สร้างงานและงานย่อยแบบซ้อนอัตโนมัติ
กรอกคำอธิบายด้วยบริบท และ
เสนอวันครบกำหนดตามกรอบเวลาที่คุณได้กล่าวถึง

📌 ในกระดานแคมเปญการตลาด ตัวอย่างเช่น Brain สามารถเปลี่ยนเป้าหมายระดับสูงอย่าง "เปิดตัวชุดอีเมล" ให้กลายเป็นงานย่อยสำหรับฝ่ายเขียนเนื้อหา ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายกำหนดเวลา และฝ่ายตรวจสอบได้

ข้อดีอีกประการของการทำสิ่งนี้ใน ClickUp คือ ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่แค่ข้อความคงที่—แต่จะกลายเป็นรายการงานที่สามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ภายในเอกสาร ClickUpที่เชื่อมโยงกับพื้นที่ทำงานของคุณ

4. แสดงและตั้งค่าการพึ่งพาของพื้นผิวและชุดโดยอัตโนมัติ

การพึ่งพาจะกำหนดลำดับการทำงาน สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นก่อน สิ่งที่สามารถทำงานพร้อมกันได้ และสิ่งที่จะขัดขวางความก้าวหน้า ในกระดานวางแผนที่ขับเคลื่อนด้วย GPT ขั้นตอนนี้จะทำให้ความสัมพันธ์เหล่านั้นชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยวิธีนี้ กำหนดเวลาจะสมจริง และการส่งต่องานจะไม่ทำให้การดำเนินการหยุดชะงัก

เพิ่มและจัดการการพึ่งพาสำหรับแผนงานโครงการของคุณได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp Task Dependencies

ClickUp รองรับการพึ่งพาของงาน(เช่น "บล็อก," "รออยู่") เพื่อให้ทีมทราบถึงสิ่งที่ต้องทำต่อไป เมื่อคุณมีงานแล้ว ให้ Brain ช่วยระบุการพึ่งพาทางตรรกะหรือเพิ่มเองในมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp ซึ่งจะช่วยเสริมลำดับงานให้แน่นขึ้นโดยไม่ต้องคาดเดา

5. เพิ่มข้อจำกัดและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

แผนที่ดีต้องเคารพความเป็นจริง เมื่อร่างแรกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ปรับปรุงด้วยคำถามติดตามผลที่คำนึงถึงสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้น:

"ปรับแผนนี้โดยสมมติว่ามีนักออกแบบสองคนแทนที่จะเป็นสี่คน"
"เน้นย้ำการพึ่งพาที่อาจทำให้การเปิดตัวล่าช้า"
สรุปความเสี่ยงในหนึ่งย่อหน้าสำหรับผู้นำ

ClickUp Brain สามารถสรุปกลุ่มงาน, เปิดเผยความเสี่ยง, และเขียนแผนใหม่ได้โดยไม่สูญเสียบริบท—เพราะมันเข้าใจงาน, เอกสาร, และความสัมพันธ์ภายในพื้นที่ทำงานของคุณ

6. อัตโนมัติส่วนที่น่าเบื่อของการวางแผน

การวางแผนไม่ได้หยุดลงเมื่อมีการสร้างงานแล้ว การอัปเดตสถานะ งานที่เกิดซ้ำ และการทบทวนความคืบหน้าก็ยังคงใช้เวลา

ด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติของ ClickUp คุณสามารถ:

อัตโนมัติกระบวนการวางแผนที่เกิดซ้ำ (แผนรายสัปดาห์, การตั้งค่าสปรินต์)
ทริกเกอร์สรุปเมื่อสถานะงานเปลี่ยนแปลง
ใช้ AI เพื่อสร้างรายงานความคืบหน้าประจำสัปดาห์หรือประจำเดือน (รายละเอียดเพิ่มเติมในขั้นตอนถัดไป)

ClickUp อัตโนมัติ — สร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาหลายชั่วโมงจากการทำงานด้วยตนเองโดยใช้ ClickUp Automations

เนื่องจากฟีเจอร์ GPT เป็นส่วนหนึ่งของ ClickUp โดยตรง คุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้ปลั๊กอินหรือเครื่องมือภายนอก กระดานของคุณจะพัฒนาไปพร้อมกับการทำงานของคุณ

7. สร้างสรุปและอัปเดตความคืบหน้า

การวางแผนไม่ใช่สิ่งที่หยุดนิ่ง มันพัฒนาไปเรื่อยๆ

ในจังหวะที่สม่ำเสมอ (รายสัปดาห์/รายเดือน) ให้ GPT ของคุณประเมินความคืบหน้าใหม่และแนะนำขั้นตอนถัดไปโดยอิงจากข้อมูลอัปเดตจริง

มันง่ายมากใน ClickUp แทนที่จะเขียนรายงานสถานะด้วยตนเองทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง ให้ Brain ทำแทน:

สรุปการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเป็นข้อ ๆ
สรุปความคิดเห็นในหัวข้อเป็นอัปเดต
จัดทำรายงานความคืบหน้าประจำสัปดาห์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สรุปเหล่านี้สามารถอยู่ในเอกสาร ClickUp หรือคำอธิบายงานได้โดยตรง เพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกันโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้ฟิลด์ AIเพื่อแสดงสรุปหรือข้อมูลเชิงลึกในรายการงานโดยอัตโนมัติ นี่คือวิดีโอที่อธิบายวิธีการทำงาน

เมื่อการทำงานดำเนินไปClickUp AI Super Agentsก็กลายเป็นประโยชน์เช่นกัน

ซูเปอร์เอเจนต์คือเพื่อนร่วมทีม AI ของคุณที่คุณสามารถ @mention, มอบหมายงาน, หรือส่งข้อความได้โดยตรง พวกเขาสามารถตรวจสอบสถานะงาน, กำหนดเวลา, หรือการเปลี่ยนแปลงได้ด้วยตัวเอง และดำเนินการตามนั้นได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ พวกเขาสามารถรวบรวมการอัปเดตสถานะ, แจ้งเตือนการล่าช้า, หรือย้ายงานไปยังขั้นตอนต่อไปตามกฎที่คุณกำหนดไว้

เร่งความเร็วของกระบวนการทำงานด้วย Super Agents ใน ClickUp

ตัวอย่างเช่น มอบหมายให้ซูเปอร์เอเจนต์:

ตรวจสอบผู้ปิดกั้นและแจ้งเจ้าของ
สร้างรายงานอย่างง่ายจากแดชบอร์ด
ร่างงานติดตามผลหลังการประชุม
แชร์รายงานความคืบหน้าประจำสัปดาห์
อัปเดตบอร์ดของคุณโดยอัตโนมัติ

📮 ClickUp Insight: 59% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราบอกว่าพวกเขาไม่มีระบบรีเซ็ตหรือทบทวนประจำสัปดาห์

เมื่อมีการอัปเดตเกิดขึ้นในหลายงาน ความคิดเห็น เอกสาร และข้อความ การรวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันอาจรู้สึกเหมือนเป็นโครงการอีกโครงการหนึ่ง เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลง สิ่งที่ตกหล่น และสิ่งที่ต้องการความสนใจ พลังงานที่จะวางแผนสำหรับสัปดาห์ถัดไปก็หมดไปแล้ว

หากตัวแทนสามารถรับช่วงต่อสิ่งนี้ให้คุณได้ล่ะ?ClickUp's AI Agents สามารถ รวบรวมกิจกรรมข้ามงานต่าง ๆ ได้โดยอัตโนมัติ และสรุปสิ่งที่ต้องการการติดตามผลให้คุณได้ แทนที่จะต้องเสียเวลาในการสร้างประวัติศาสตร์ขึ้นมาใหม่ คุณสามารถตัดสินใจได้ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

📚 อ่านเพิ่มเติม:ตัวแทน AI สำหรับการจัดการโครงการ

8. ตรวจสอบทุกอย่าง (โดยมีมนุษย์คอยตรวจสอบ)

AI ช่วยเร่งการวางแผน—แต่ทีมยังคงเลือกความสำคัญและข้อผูกพัน ก่อนการดำเนินการ:

ยืนยันประมาณการงานและความสามารถของเจ้าของงาน
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อกำหนดและกำหนดเวลา
จัดแผนให้สอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

จุดแข็งของ ClickUp อยู่ที่การรวมศูนย์: งาน, เอกสาร, การสนทนา และ AI อยู่ในที่เดียวกัน ทำให้การวางแผนไม่กระจัดกระจายไปตามเครื่องมือต่างๆ

9. วางแผนใหม่ได้เร็วขึ้น

เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป—ซึ่งมันเปลี่ยนอยู่เสมอ—คุณไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ ด้วยบอร์ด GPT ที่พร้อมใช้งาน คุณเพียงแค่ให้คำแนะนำใหม่

ตัวอย่างคำสั่ง:

"วางแผนกระดานนี้ใหม่ให้ล่าช้าออกไปสองสัปดาห์ และสรุปการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด"

ClickUp Brain สามารถปรับแต่งงาน สร้างสรุปใหม่ และช่วยให้คุณสื่อสารการเปลี่ยนแปลงได้อย่างชัดเจน โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบอร์ดใหม่ด้วยตนเอง

สิ่งนี้จะมีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ

Prompt: "วางแผนปฏิทินเนื้อหาสำหรับเดือนหน้ากับเจ้าของงาน, กำหนดเส้นตาย, และผลลัพธ์ที่ต้องการ" → ClickUp Brain สร้างงานและงานย่อยอัตโนมัติพร้อมเจ้าของงาน, เชื่อมโยงกับวันที่ในปฏิทิน, แนะนำการพึ่งพา, และจัดเรียงไว้ในมุมมองบอร์ดและปฏิทิน—ทั้งหมดนี้ภายในพื้นที่ทำงานของคุณ

📚 อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างแผนโครงการระดับสูง

นี่คือวิดีโอสั้น ๆ ที่อธิบายการสร้างแผนโครงการระดับสูงที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์:

ตัวอย่างแม่แบบคณะกรรมการวางแผน GPT

ต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับเทมเพลตที่คุณสามารถใช้เป็นกระดานวางแผน GPT ได้ทันทีหรือไม่?นี่คือเทมเพลตแผนโครงการจากClickUp:

แบบแผนการทำงานรายสัปดาห์

ใช้เทมเพลตแผนงานง่าย ๆ ของ ClickUp เพื่อจัดระเบียบแผนของคุณสำหรับสัปดาห์

เทมเพลตแผนงานง่าย ๆ ของ ClickUpช่วยให้คุณจัดระเบียบงาน กำหนดเส้นตาย มอบหมายความสำคัญ และประสานงานการดำเนินงานรายสัปดาห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับใช้เป็นกระดานวางแผน GPT เบื้องต้นที่คุณสามารถป้อนเป้าหมายประจำสัปดาห์ แล้วให้ ClickUp Brain ขยายรายละเอียดงาน ระบุอุปสรรค และแนะนำลำดับความสำคัญให้โดยอัตโนมัติ

🔑 เหมาะสำหรับ: การวางแผนการดำเนินงานตามปกติที่มีวันที่เริ่มต้น/สิ้นสุดที่ชัดเจนและระบุความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจน

คณะกรรมการวางแผนแคมเปญการตลาด

เทมเพลตการจัดการแคมเปญการตลาด ClickUp — ใช้แม่แบบการจัดการแคมเปญการตลาดของ ClickUp เพื่อนำกลยุทธ์การตลาดของคุณไปสู่การปฏิบัติ

แม่แบบการจัดการแคมเปญการตลาดของ ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อวางแผน ติดตาม และจัดการแคมเปญการตลาดตั้งแต่แนวคิดจนถึงการดำเนินการจริง ประกอบด้วยไทม์ไลน์ งานที่ต้องทำ และการติดตามความคืบหน้าอย่างชัดเจน เป็นจุดเริ่มต้นที่มีเหตุผลสำหรับ ClickUp Brain's GPT ในการสร้างแผนแคมเปญ ปฏิทินเนื้อหาที่แนะนำ และการมอบหมายทรัพยากร

🔑 เหมาะสำหรับ: การประสานงานแคมเปญหลายช่องทางด้วยรายการงานที่ผสานรวมและการติดตามสถานะ

แผนงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์

จัดทีม งาน กำหนดเวลา และทรัพยากรให้สอดคล้องกันสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ครั้งถัดไปของคุณด้วยเทมเพลตรายการตรวจสอบการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ ClickUp

เทมเพลตรายการตรวจสอบการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ ClickUpครอบคลุมขั้นตอนสำคัญของการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ตั้งแต่การวิเคราะห์ตลาดเบื้องต้นไปจนถึงการดำเนินการและการตรวจสอบหลังการเปิดตัว เมื่อใช้ร่วมกับ ClickUp Brain จะช่วยให้คุณแบ่งขั้นตอนการเปิดตัวออกเป็นขั้นตอนที่ปฏิบัติได้จริง นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุการพึ่งพาและแนะนำลำดับการเปิดตัวได้อีกด้วย

🔑 เหมาะสำหรับ: การวางแผนอย่างเป็นระบบสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ พร้อมมุมมองแบบภาพ เช่น แผนงานกานท์และบอร์ด ที่ผสานเข้ากับกระบวนการทำงาน

แพลนเนอร์ OKRs ส่วนบุคคล

พัฒนาและติดตาม OKRs อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเทมเพลต OKRs ของ ClickUp

แม้ว่า ClickUp จะมีเทมเพลตสำหรับการจัดแนวเป้าหมายและ OKR หลากหลายรูปแบบแต่เทมเพลต ClickUp OKRsจะช่วยให้บุคคลหรือทีมสามารถเชื่อมโยงวัตถุประสงค์กับผลลัพธ์หลักที่สามารถวัดผลได้ ClickUp Brain's GPT สามารถนำเข้าเป้าหมายของโครงการของคุณและแชร์ผลลัพธ์หลักที่แนะนำ รายการดำเนินการ และการตรวจสอบความคืบหน้าได้

🔑 เหมาะสำหรับ: การจัดลำดับความสำคัญส่วนบุคคลหรือของทีมให้สอดคล้องกับผลลัพธ์ที่วัดได้และการตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ

ด้วยการเริ่มต้นด้วย เทมเพลตจริงพร้อมใช้งาน เหล่านี้ คุณจะได้รับทั้งโครงสร้างและความรวดเร็ว จากนั้น Contextual AI จะเติมเต็มรายละเอียดและความชาญฉลาดให้สมบูรณ์

ข้อจำกัดของการใช้ GPT ในการวางแผนคืออะไร?

กระดานวางแผน GPT เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง แต่ไม่ได้วิเศษ

คำแนะนำของเรา? อย่าไว้ใจพวกเขาอย่างไม่ลืมหูลืมตา

โปรดคำนึงถึงข้อจำกัดเหล่านี้:

GPT ไม่เข้าใจบริบททางธุรกิจของคุณเว้นแต่คุณจะระบุให้GPT ทำงานจากข้อมูลที่คุณให้เท่านั้น หากข้อมูลที่คุณป้อนไม่ชัดเจนหรือไม่ครบถ้วน แผนงานที่ได้ก็จะสะท้อนถึงจุดนั้นเช่นกัน ระบบจะไม่ทราบถึงข้อพึ่งพาภายใน ข้อจำกัดทางการเมือง หรือกฎที่ไม่ได้เขียนไว้โดยอัตโนมัติ เว้นแต่คุณจะระบุอย่างชัดเจน (ยกเว้นกรณีที่คุณใช้ ClickUp Brain แน่นอน!)
มันสามารถแนะนำโครงสร้างได้ แต่ไม่ใช่ความรับผิดชอบGPT สามารถแบ่งงานออกเป็นงานย่อยและกำหนดเวลาได้ แต่ไม่สามารถตัดสินได้ว่าเจ้าของงานมีภาระงานมากเกินไปหรือกำหนดเส้นตายนั้นสมเหตุสมผลจริงหรือไม่ การตรวจสอบโดยมนุษย์ยังคงจำเป็นเพื่อปรับสมดุลระหว่างความสามารถและความรับผิดชอบ

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้มุมมองปริมาณงานใน ClickUpเพื่อระบุสมาชิกทีมที่มีภาระงานเกินกำลังและใครที่สามารถทำงานเพิ่มเติมได้ คุณยังสามารถใช้ร่วมกับ Brainเพื่อจัดสรรงานอย่างชาญฉลาด

ผลลัพธ์อาจฟังดูมั่นใจแต่ยังคงผิดพลาดได้เช่นเดียวกับโมเดลสร้างเนื้อหาอัตโนมัติทั่วไป GPT อาจเสนอขั้นตอนที่ดูสมเหตุสมผลแต่ไม่เหมาะสมกับบริบทของคุณได้เป็นบางครั้ง โปรดระมัดระวังเรื่องนี้ โดยเฉพาะในงานที่ต้องอยู่ภายใต้ข้อบังคับทางกฎหมาย งานเทคนิคขั้นสูง หรือกระบวนการเฉพาะทาง
การวางแผนที่มีคุณภาพขึ้นอยู่กับการให้คำแนะนำที่มีคุณภาพเป็นอย่างมากคำแนะนำที่ไม่ดีจะนำไปสู่การวางแผนที่ตื้นเขิน ทีมที่ไม่ลงทุนในการเรียนรู้วิธีการให้คำแนะนำอย่างชัดเจนอาจเห็นคุณค่าที่จำกัดและคิดว่าเครื่องมือเป็นปัญหา

GPT ไม่ได้มาแทนที่การตัดสินใจหรือการจัดลำดับความสำคัญGPT สามารถช่วยคุณสำรวจทางเลือกต่างๆ ได้ แต่จะไม่สามารถตัดสินใจเลือกแทนคุณหรือทำการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์แทนได้ การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์—อะไรที่ควร ไม่ ทำ อะไรที่ควรชะลอ และอะไรที่ควรตัดทิ้ง—ยังคงต้องอาศัยวิจารณญาณของมนุษย์

กุญแจสำคัญคือการให้ GPT กลายเป็นพันธมิตรด้านการวางแผนที่แข็งแกร่ง แทนที่จะเป็นแหล่งที่มาของความมั่นใจที่ผิดพลาด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ GPT ในการวางแผนโครงการแบบ Agile

GPT ทำงานได้ดีที่สุดใน Agile เมื่อช่วยประหยัดเวลาโดยไม่แย่งการควบคุมจากทีม แนวทางปฏิบัติเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับคุณค่าที่แท้จริง:

1. ใช้ GPT ก่อนการวางแผนสปรินต์ ไม่ใช่ระหว่างดำเนินการ

ขอให้ GPT จัดเตรียมร่างแรกของเรื่องราวและงานต่างๆ ก่อนการประชุมสปรินต์ วิธีนี้จะช่วยให้ทีมใช้เวลาในการวางแผนเพื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการอะไร

2. สร้างเรื่องราวที่สมบูรณ์ ไม่ใช่เพียงรายการงานที่กระจัดกระจาย

เมื่อคุณให้คำแนะนำกับ GPT ให้ขอเรื่องราวของผู้ใช้ที่มีเกณฑ์การยอมรับที่ชัดเจน สิ่งนี้จะนำไปสู่การประมาณการที่ดีขึ้นและลดคำถามที่ต้องถามกลับไปกลับมา

3. รักษาการประมาณการให้เป็นมนุษย์

GPT สามารถแนะนำความซับซ้อนได้ แต่ผู้คนควรประเมินขนาดของงาน วิศวกรและนักออกแบบรู้ว่าอะไรยาก อะไรมีความเสี่ยง และอะไรจะใช้เวลานานกว่าที่เห็น

4. ขอให้ GPT แจ้งการพึ่งพาตั้งแต่เนิ่นๆ

ให้ GPT แจ้งเตือนงานที่ขึ้นอยู่กับทีมอื่น ระบบอื่น หรือการอนุมัติจากผู้อื่น การตรวจพบปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยป้องกันไม่ให้งานค้างกลางคันระหว่างสปรินต์

5. วางแผนใหม่โดยคำนึงถึงข้อจำกัดที่แท้จริง

หากมีการเปลี่ยนแปลงกลางสปรินต์ ให้ GPT รู้ตัวเลขจริง: จำนวนวันที่เหลือ, จำนวนคนที่พร้อมทำงาน, งานที่ถูกบล็อก, เป็นต้น ทีมของคุณจะขอบคุณคุณ

6. ใช้ GPT เพื่อสรุป ไม่ใช่ตัดสิน

หลังจากสปรินต์เสร็จสิ้น ให้ GPT สรุปสิ่งที่ได้ส่งมอบ สิ่งที่ยังไม่ได้ส่งมอบ และปัญหาที่พบบ่อย ใช้สรุปนี้เพื่อเป็นแนวทางในการทบทวนหลังสปรินต์ และปรับปรุงสปรินต์ในอนาคต

7. บันทึกคำแนะนำที่ดีและนำกลับมาใช้ใหม่

ต้องการให้ผลลัพธ์มีความสม่ำเสมอและช่วยให้สมาชิกใหม่ในทีมปรับตัวได้เร็วขึ้นหรือไม่? ให้เป็นนิสัยในการบันทึกข้อความที่ใช้ คุณสามารถสร้างเอกสาร ClickUp Doc ที่แชร์กับทีมของคุณหรือบันทึกข้อความที่ใช้ส่วนตัวโดยตรงใน ClickUp Brain

ClickUp Brain: คำสั่งที่บันทึกไว้ — บันทึกคำสั่ง AI ของคุณเพื่อใช้ซ้ำใน ClickUp

สรุป: ให้ AI จัดการโครงสร้างและสรุปเนื้อหา ให้คนจัดการการแลกเปลี่ยนและการเป็นเจ้าของ

📚 อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างแผนโครงการแบบคล่องตัว

ปลดล็อกคุณค่าที่แท้จริงของกระดานวางแผน GPT ด้วย ClickUp

การวางแผนมักไม่ได้เกี่ยวกับเครื่องมือมากเท่ากับความชัดเจน บอร์ดวางแผน GPT ไม่ได้เปลี่ยนแปลงสิ่งนั้น พวกมันเพียงแค่ขจัดความขัดแย้งระหว่างความคิดกับแผนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

เมื่อใช้ได้ดี พวกเขาช่วยให้ทีมคิดได้เร็วขึ้น ปรับแผนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และใช้เวลาในการแปลงเจตนาให้กลายเป็นโครงสร้างน้อยลง

ข้อได้เปรียบที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อการวางแผน การดำเนินการ และ AI อยู่ในที่เดียวกัน นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามามีบทบาทได้อย่างลงตัว ด้วย ClickUp Brain ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของงาน เอกสาร และมุมมองของคุณ การวางแผนจะไม่หยุดอยู่แค่ "เราควรทำอะไร?" แต่จะไหลไปสู่ "ใครจะทำอะไร และเมื่อไหร่" โดยไม่ต้องสลับเครื่องมือหรือสูญเสียบริบท

ปลดล็อกคุณค่าที่แท้จริงของกระดานวางแผน GPT สำหรับทีมของคุณสมัครใช้ ClickUp วันนี้ฟรี!