ผู้จัดการการเติบโตเคยนัดประชุมเพื่อให้ทีมการตลาด, ผลิตภัณฑ์, และการขายมีความสอดคล้องกันเกี่ยวกับเป้าหมายในไตรมาสที่ 4 ทีมการตลาดต้องการลูกค้าเป้าหมายมากขึ้น ทีมขายต้องการลูกค้าเป้าหมายที่ดีขึ้น ทีมผลิตภัณฑ์ต้องการส่งมอบคุณสมบัติที่ไม่มีใครขอ
การประชุมสิ้นสุดลงด้วยแผนงานสามฉบับที่แตกต่างกัน และทุกคนรู้สึกสับสนมากกว่าตอนเริ่มต้น
คุณคงเคยอยู่ในประชุมแบบนั้นมาแล้วแน่นอน 😤
การประสานงานข้ามสายงานฟังดูดีในทางทฤษฎี: ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ทำงานไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ทำลายกำแพงระหว่างแผนก และบรรลุความสามัคคี
ความเป็นจริง? การตลาดวัดความสำเร็จจากปริมาณลูกค้าเป้าหมาย, ฝ่ายขายสนใจที่อัตราการปิดการขาย, และฝ่ายผลิตภัณฑ์มุ่งเน้นการเพิ่มฟีเจอร์ที่ส่งมอบ ทุกคนต่างพายเรืออย่างหนัก แต่เรือกลับหมุนวนอยู่กับที่
คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีที่ผู้จัดการการเติบโตสามารถปรับทีมข้ามสายงานให้สอดคล้องกันในแบบที่ยั่งยืน และวิธีที่ClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงานสามารถช่วยได้ 🤝
⭐ แม่แบบแนะนำ
การจัดการโครงการที่ซับซ้อนข้ามทีมต่างๆ กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นแล้วแม่แบบแผนโครงการข้ามสายงานของ ClickUpมอบกรอบการทำงานที่ชัดเจนในการจัดระเบียบงาน กำหนดเวลา และความรับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจว่าความร่วมมือข้ามสายงานประสบความสำเร็จและส่งมอบงานได้ตรงเวลา
ต้นทุนแฝงของทีมข้ามสายงานที่ไม่สอดคล้องกัน
เมื่อแผนกต่างๆ ไม่ประสานงานกัน คุณจะสูญเสียประสิทธิภาพและทำลายผลกำไรอย่างจริงจัง นี่คือต้นทุนที่คุณต้องจ่ายเป็นเงินและโอกาสที่สูญเสียไป 📊
คุณกำลังจ่ายเงินให้คนทำงานเดียวกันสองครั้ง
ทีมการตลาดของคุณใช้เวลาสามวันในการสร้างการนำเสนอสำหรับลูกค้า ในขณะเดียวกัน ทีมขายก็สร้างเวอร์ชันของตัวเองขึ้นมาเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าทีมการตลาดกำลังทำอยู่
ทั้งสองทีมคิดค่าบริการตามชั่วโมง ทั้งสองฝ่ายรู้สึกว่าทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณเพิ่งจ่ายเงินสองเท่าสำหรับงานชิ้นเดียว
คูณสิ่งนี้กับทุกโครงการ และคุณกำลังสนับสนุนแรงงานผีทั้งกลุ่มที่ไม่ได้ผลิตอะไรใหม่เลย
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: Skunk Worksที่ Lockheed Martin ในช่วงทศวรรษ 1940 มักถูกยกให้เป็นหนึ่งในตัวอย่างแรกๆ ของทีมข้ามสายงานในองค์กร วิศวกร นักออกแบบ ผู้ทดสอบ ฯลฯ ทำงานร่วมกันในทีมเดียวที่มุ่งเน้น เพื่อสร้างเครื่องบินขั้นสูงอย่างรวดเร็วภายใต้ข้อจำกัดที่เข้มงวด
คุณกำลังปล่อยให้ข้อมูลสำคัญสูญหายไปในกล่องอีเมลของใครบางคน
ลูกค้าคนสำคัญแจ้งฝ่ายสนับสนุนว่าผลิตภัณฑ์ของคุณขาดฟีเจอร์ที่พวกเขาต้องการอย่างยิ่ง ฝ่ายสนับสนุนบันทึกข้อมูลไว้ แต่ทีมผลิตภัณฑ์ไม่เคยเห็นข้อมูลนั้น หกเดือนต่อมา ลูกค้าคนนั้นเปลี่ยนไปใช้คู่แข่งที่รับฟังพวกเขา
คุณสูญเสียลูกค้าเพราะคนที่สามารถแก้ไขปัญหานั้นไม่เคยได้ยินว่ามีปัญหาเกิดขึ้น
📖 อ่านเพิ่มเติม: กลยุทธ์การตลาดเพื่อการเติบโตเพื่อขยายธุรกิจของคุณ
คุณกำลังเฉลิมฉลองชัยชนะที่ไม่มีความหมาย
ทีมขายทำยอดได้ 120% ของเป้าหมาย แต่ครึ่งหนึ่งของดีลเหล่านั้นกลับยกเลิกภายใน 90 วัน เพราะขายฟีเจอร์ที่ยังไม่มีให้ลูกค้า
ฝ่ายความสำเร็จของลูกค้า มีคะแนนความพึงพอใจสูง แต่รายได้คงที่เพราะลูกค้าที่พึงพอใจไม่ได้ขยายการใช้งาน
การตลาดสร้างโอกาสทางธุรกิจนับพันที่ฝ่ายขายไม่เคยติดต่อ
ทุกคนกำลังทำยอดได้ตามเป้า แต่ธุรกิจของคุณยังคงประสบปัญหา เมื่อทีมต่างๆ มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่แตกต่างกันการสร้างทีมจึงกลายเป็นเพียงการทำตามขั้นตอนแทนที่จะเป็นการทำงานร่วมกันอย่างแท้จริง
คุณกำลังเปลี่ยนการตัดสินใจอย่างรวดเร็วให้กลายเป็นการถกเถียงที่ยืดเยื้อเป็นเดือน
คู่แข่งของคุณเปิดตัวโมเดลราคาใหม่ และทีมของคุณต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว แต่ก่อนอื่นฝ่ายการเงินต้องวิเคราะห์ก่อน จากนั้นฝ่ายการตลาดต้องตรวจสอบข้อความ แล้วทีมกฎหมายต้องพิจารณา และสุดท้ายฝ่ายขายต้องทดสอบ
เมื่อคุณย้ายออกไป คู่แข่งของคุณได้ครองส่วนแบ่งตลาดที่คุณกำลังหารือไว้แล้ว ความเร็วคือข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่คุณมอบให้ฟรี
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ยึดทุกโครงการไว้กับตัวชี้วัดการเติบโตเพียงหนึ่งเดียวที่ทุกคนสามารถมีอิทธิพลได้จากมุมมองของตนเอง ตัวอย่างเช่น หากตัวชี้วัดคือการเปลี่ยนผู้ใช้ทดลองเป็นผู้ใช้ที่ชำระเงิน ฝ่ายผลิตภัณฑ์จะมุ่งเน้นที่กระบวนการเริ่มต้นใช้งาน ฝ่ายการตลาดจะปรับปรุงการดูแลลูกค้า ฝ่ายสนับสนุนจะรับประกันว่าตั๋วปัญหาในสัปดาห์แรกจะได้รับการแก้ไขภายในสองชั่วโมง ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน
คุณกำลังสูญเสียพนักงานที่ดีเพราะวัฒนธรรมองค์กรให้รางวัลกับการเมืองในองค์กร
นักออกแบบชั้นนำของคุณนำเสนอโซลูชันที่จะช่วยประหยัดเวลาให้ผู้ใช้ได้ 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ทีมวิศวกรรมระบุว่าไม่ใช่เรื่องสำคัญ ในขณะที่ทีมผลิตภัณฑ์ยืนยันว่าไม่สอดคล้องกับแผนงาน
หลังจากการประชุมหกครั้ง ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง ยกเว้นแรงจูงใจของนักออกแบบของคุณ เธออัปเดตประวัติการทำงานของเธอเพราะเธอเบื่อกับการต่อสู้ภายในองค์กรแทนที่จะแก้ปัญหาของลูกค้า
การทำงานร่วมกันในที่ทำงานไม่มีความหมายอะไรเลย เมื่อทุกความคิดดีๆ ต้องจบลงเพราะการแย่งชิงอำนาจ
🔍 คุณรู้หรือไม่?งานวิจัยฉบับหนึ่งพบว่าผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับว่าใครอยู่ในทีม บริบทขององค์กร (เช่น ผู้นำสนับสนุนทีมอย่างไร) กระบวนการภายใน (พวกเขาสื่อสารและกำหนดมาตรฐานอย่างไร) และมาตรการวัดผลลัพธ์ที่ชัดเจน ทีมที่ขาดเสาหลักเหล่านี้มักจะมีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐาน
วิธีการปรับทีมข้ามสายงานให้สอดคล้องกันอย่างมีประสิทธิภาพ
การร่วมมือข้ามสายงานนำความเชี่ยวชาญที่หลากหลายมารวมกัน แต่เมื่อแต่ละทีมมุ่งไปในทิศทางของตัวเอง ความสอดคล้องก็จะพังทลาย
นี่คือคู่มือทีละขั้นตอนเพื่อให้ทุกคนเชื่อมต่อและก้าวไปพร้อมกัน 🫱
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายร่วมและตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI)
เพื่อให้สอดคล้องกัน ให้เริ่มต้นด้วย เป้าหมายที่เป็นหนึ่งเดียว ที่เชื่อมโยงทุกแผนกเข้าด้วยกัน จากนั้น กำหนด ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ที่สามารถวัดได้ สำหรับแต่ละทีม ซึ่งเชื่อมโยงโดยตรงกับเป้าหมายใหญ่ดังกล่าว
จัดการประชุมสั้น ๆ เพื่อจัดแนวร่วมกับหัวหน้าทีมเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญและเกณฑ์ความสำเร็จ ให้มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า 'เพิ่มฐานลูกค้า' คุณอาจกำหนดเป้าหมายว่า 'เพิ่มผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ 15% ในไตรมาสนี้'
การตลาดสามารถจัดการการสร้างลูกค้าเป้าหมายได้, ฝ่ายผลิตภัณฑ์สามารถปรับปรุงการเสร็จสิ้นการเริ่มต้นใช้งานได้, และฝ่ายขายสามารถเปลี่ยนการทดลองใช้ให้กลายเป็นลูกค้าได้มากขึ้น ทุกคนมีส่วนร่วมในผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้เหมือนกัน
เมื่อผลลัพธ์เหล่านั้นชัดเจนแล้วซอฟต์แวร์การจัดการงานของClickUp จะเปลี่ยนผลลัพธ์เหล่านั้นให้กลายเป็นความคืบหน้าที่สามารถติดตามได้
สร้างรายการหรือโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับแต่ละเป้าหมายของทีมหรือพื้นที่ KPI และใช้ClickUp Tasksเพื่อแยกย่อยเป้าหมายเหล่านี้ เพิ่มงานที่แสดงถึงเป้าหมายเฉพาะ, จุดสำคัญ, หรือผลลัพธ์หลัก ใช้ subtasks หรือ checklists เพื่อแยกย่อยแต่ละเป้าหมายออกเป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้
สมมติว่าทีมการเติบโตสร้างงานสำหรับเป้าหมายการกระตุ้นการใช้งานของผู้ใช้—พวกเขาสามารถเชื่อมโยงงานย่อยของแคมเปญ แผนปรับปรุงการแนะนำการใช้งาน และสคริปต์ติดตามผลลูกค้าไว้ในที่เดียว
นั่นช่วยให้ผู้นำเห็นได้ว่าทุกหน้าที่มีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายใหญ่ขึ้น โดยให้สอดคล้องกับข้อมูลที่เป็นพื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดความรับผิดชอบและกระบวนการทำงาน
เมื่อเป้าหมายสอดคล้องกันแล้ว ทุกคนจำเป็นต้องทราบถึงวิธีการทำงานระหว่างแผนกต่าง ๆ
เลือกกระบวนการสำคัญหนึ่งกระบวนการที่เกี่ยวข้องหลายทีม ตัวอย่างเช่น กระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ของคุณ จดทุกขั้นตอนตั้งแต่ช่วงเวลาที่ปิดการขายจนกระทั่งลูกค้าใช้งานแพลตฟอร์มของคุณได้อย่างเต็มรูปแบบ
มอบหมายเจ้าของ ให้กับแต่ละขั้นตอน—ไม่ใช่ทีม แต่เป็นบุคคลจริงที่รับผิดชอบ จากนั้นให้ระบุให้ชัดเจนว่า 'เสร็จ' หมายถึงอะไรในแต่ละขั้นตอน
เมื่อฝ่ายขายบอกว่าได้ส่งต่อข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หมายความว่าพวกเขาได้กรอกแบบฟอร์มแล้วหรือหมายความว่าพวกเขาได้พูดคุยกับฝ่ายความสำเร็จของลูกค้าเป็นเวลา 30 นาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับรายละเอียดบัญชีและประเด็นที่อาจเป็นปัญหาแล้ว?
กำหนดอำนาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารในแอปการร่วมมือของทีมด้วยเช่นกัน. นี่คือสิ่งที่ต้องชัดเจนอย่างแจ่มแจ้ง:
- ใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับคำขอปรับแต่ง?
- ใครเป็นผู้ตัดสินใจว่าเราจะเลื่อนหรือส่งมอบด้วยขอบเขตที่ลดลงเมื่อกำหนดเวลาล่าช้า?
- ใครเป็นผู้อนุมัติการเปลี่ยนแปลงงบประมาณเมื่อโครงการต้องการทรัพยากรเพิ่มเติม?
- ใครเป็นผู้อนุมัติการสื่อสารภายนอกก่อนเผยแพร่?
คำแนะนำ:แผนภูมิ RACIช่วยให้การแบ่งแยกนี้มีความเป็นระบบมากขึ้น
ClickUp Docsกลายเป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการ คุณสามารถสร้างเอกสารที่แสดงขั้นตอนการทำงานทั้งหมด มอบหมายเจ้าของให้กับส่วนต่างๆ และเชื่อมโยงโดยตรงไปยังงานที่เกี่ยวข้อง
เมื่อมีคนเข้าร่วมโครงการระหว่างดำเนินการ พวกเขาจะอ่านเอกสารแทนที่จะนัดประชุมสามครั้งเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น
นอกจากนี้ เอกสารจะทันสมัยอยู่เสมอเพราะอยู่ในแอปสื่อสารของทีมที่การทำงานเกิดขึ้น
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: สร้างวิดีโอของกระบวนการและสิ่งอื่น ๆ ที่ต้องการคำอธิบายที่ชัดเจนขึ้น โดยใช้Clips ใน ClickUp ฝังวิดีโอเหล่านี้ไว้ในเอกสารหลัก และคุณก็พร้อมแล้ว
🤩 โบนัส: แม่แบบ!
คุณยังสามารถลองใช้เทมเพลตแผนโครงการข้ามสายงานของ ClickUpเพื่อช่วยให้การตั้งค่าง่ายขึ้น
ประกอบด้วยขั้นตอนการทำงาน เช่น เสร็จสิ้น, เอกสาร, เริ่มต้น, อนุมัติการเปิดตัว, และ ดำเนินการ, ช่วยให้ทีมสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpเช่น ทีมที่รับผิดชอบ, เอกสารครบถ้วน, ผู้อนุมัติ, ลงนามรับรอง และ สมาชิกทีม ยังช่วยติดตามคุณลักษณะที่สำคัญและแสดงข้อมูลโครงการให้เห็นภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เปลี่ยนบันทึกที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นเอกสารที่เรียบร้อยได้ในไม่กี่วินาทีด้วยClickUp Brain MAX ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ Brain MAX เขียนภาพรวมของกระบวนการจากรายการงานของคุณ หรือสรุปการซิงค์โครงการล่าสุดให้กลายเป็นขั้นตอนการทำงานที่สำคัญได้ Brain MAX ช่วยให้ทีมสามารถอัปเดตเอกสารได้รวดเร็วขึ้น ทำให้ทุกคู่มือกระบวนการเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการช่องทางการสื่อสารแบบรวมศูนย์
เลือกระบบหนึ่งและทำให้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด เมื่อมีคนต้องการให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานที่ส่งมอบ พวกเขาทำที่นั่น เมื่อมีอุปสรรคเกิดขึ้น พวกเขาแจ้งที่นั่น เมื่อมีการตัดสินใจเกิดขึ้น พวกเขาบันทึกไว้ที่นั่น
กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าประเภทของการสื่อสารใดควรใช้ช่องทางใด:
- ปัญหาเร่งด่วน ที่ต้องการการดูแลทันทีจะถูกติดแท็กโดยตรงในภารกิจเพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมเห็นทันที
- การอัปเดตทั่วไป ที่ทุกคนควรเห็นในช่องทางโครงการ ซึ่งสามารถมองเห็นได้แต่ไม่รบกวนการทำงาน
- การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ที่ส่งผลกระทบต่อหลายทีมจะถูกบันทึกไว้ในพื้นที่ร่วมกันเพื่อให้ทุกคนสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง
- ข้อเสนอแนะ เกี่ยวกับงานที่ส่งมอบเฉพาะเจาะจงจะอยู่ในความคิดเห็นของงานจริง ดังนั้นบริบทจะไม่สูญหาย
ClickUp Chatช่วยให้ทีมสามารถสนทนาโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือถึงห้าตัว คุณสามารถสร้างช่องทางสำหรับโครงการเฉพาะ แผนก หรือหัวข้อต่างๆ และเชื่อมโยงข้อความโดยตรงกับงานที่เกี่ยวข้อง
ผู้จัดการโครงการสามารถโพสต์การอัปเดตแคมเปญในแชท และเพื่อนร่วมทีมจากแผนกการตลาด ผลิตภัณฑ์ และการออกแบบสามารถแชร์ความคิดเห็นได้อย่างรวดเร็ว เมื่อมีไอเดียหรือปัญหาที่ต้องการดำเนินการ ข้อความแชทนั้นจะเปลี่ยนเป็นงานใน ClickUpทันที
คุณยังสามารถมอบหมายความคิดเห็นใน ClickUpด้วยการกล่าวถึง @ เพื่อรักษาข้อเสนอแนะให้อยู่ในที่ที่เหมาะสม—บนงานนั้นเอง
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เมื่อหัวข้อสนทนายาวเกินไป ให้ใช้ClickUp Brainเพื่อสรุปเนื้อหาโดยอัตโนมัติ ทีมงานจะประหยัดเวลาในการติดตามข้อมูล และไม่พลาดการตัดสินใจที่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดการตรวจสอบและทบทวนเป็นประจำ
ค้นหาจังหวะที่เหมาะสมโดยพิจารณาจากความรวดเร็วในการดำเนินงานของคุณ ทีมผลิตภัณฑ์ที่มีการเคลื่อนไหวรวดเร็วอาจจำเป็นต้องมีการประชุมสแตนด์อัพประจำวันเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วส่วนโครงการเชิงกลยุทธ์ระยะยาวอาจต้องการการประชุมซิงค์สัปดาห์ละครั้ง การปรับทิศทางองค์กรโดยรวมอาจจำเป็นต้องมีการทบทวนรายเดือน
ต่อไป สร้างความรับผิดชอบโดยการบันทึกคำมั่นสัญญา เมื่อใครบางคนบอกว่าพวกเขาจะส่งเอกสาร APIภายในวันพฤหัสบดี นั่นกลายเป็นคำมั่นสัญญาที่สามารถติดตามได้ เมื่อถึงวันพฤหัสบดีและยังไม่เสร็จ ทุกคนจะทราบ
จัดสรรเวลาเพื่อทบทวนสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล นี่คือสิ่งที่ควรตรวจสอบทุกสองสัปดาห์:
- การส่งต่องานเป็นไปอย่างราบรื่นหรือไม่ หรือมีงานติดขัดเพราะรอทีมอื่น?
- มีใครถูกบล็อกเพราะไม่มีข้อมูลหรือทรัพยากรที่จำเป็นหรือไม่?
- เราพบลำดับความสำคัญที่ไม่สอดคล้องกันซึ่งทำให้ทีมทำงานขัดแย้งกันหรือไม่?
- การประชุมของเรามีประโยชน์หรือไม่ หรือผู้คนไม่สนใจเพราะไม่มีอะไรถูกตัดสินใจ?
ใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อปรับกระบวนการของคุณ
ClickUp Automationsจัดการงานตั้งค่าซ้ำๆ เพื่อให้การตรวจสอบเหล่านี้เกิดขึ้นจริง คุณสามารถสร้างกฎที่แจ้งเตือนหัวหน้าทีมโดยอัตโนมัติทุกวันศุกร์เพื่อส่งการอัปเดตประจำสัปดาห์ หรือทริกเกอร์การเตือนล่วงหน้าสามวันก่อนถึงกำหนดการทบทวนรายไตรมาส
โจเซฟ เอส คาห์น แบ่งปันประสบการณ์การใช้ ClickUp ที่ Hum JAM:
ClickUp คือเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับทีมที่ "ครบจบในที่เดียว" ที่น่าทึ่งที่สุด ซึ่งจะติดตาม ทำงานอัตโนมัติ และวัดความสำเร็จของทีมได้ เชื่อฉันเถอะว่าทีมของคุณจะขาดเครื่องมือนี้ไม่ได้เลย
ClickUp คือเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับทีมที่ครบครันที่สุดและน่าทึ่งที่สุด ซึ่งจะติดตาม, อัตโนมัติ, และวัดความสำเร็จของทีมได้. เชื่อผมเถอะ เมื่อผมบอกว่าทีมของคุณไม่สามารถอยู่ได้หากไม่มีเครื่องมือนี้.
🔍 คุณรู้หรือไม่?แนวทาง Scrum(จาก Takeuchi & Nonaka 1986) ใช้แนวคิดจากกีฬารักบี้ ซึ่งทีมข้ามสายงานจะทำงานร่วมกันผ่านแต่ละขั้นตอนการพัฒนาที่ซ้อนทับกัน นั่นหมายถึงการรอคอยที่น้อยลง การทำงานร่วมกันมากขึ้น และความเร็วที่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 5: ติดตามความคืบหน้าและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
สร้างการมองเห็นในกระบวนการทำงานประจำวันของคุณ แต่ละทีมควรทราบสถานะปัจจุบันของตนเมื่อเทียบกับเป้าหมาย กำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง และอุปสรรคใดๆ ที่ส่งผลกระทบต่อทีมอื่นๆ
สร้างแดชบอร์ด ClickUpเพื่อแสดงความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ผู้คนสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ด้วยตนเอง
นี่คือสิ่งที่ควรติดตาม:
- อัตราการเสร็จสิ้นงาน แสดงให้เห็นว่าทีมกำลังส่งมอบสิ่งที่พวกเขาให้คำมั่นไว้หรือไม่ หรือกำลังพลาดกำหนดส่งงานอย่างต่อเนื่อง
- เวลาการหมุนเวียน แสดงระยะเวลาที่งานอยู่ในแต่ละขั้นตอน และจุดที่เกิดการติดขัดของโครงการ
- การติดตามการพึ่งพา แสดงให้เห็นว่าเมื่อใดที่ทีมหนึ่งกำลังรอทีมอื่นอยู่ และการส่งต่อทำให้เกิดความล่าช้าบ่อยเพียงใด
- การกระจายภาระงาน แสดงให้เห็นว่าทีมบางทีมอาจทำงานล้นมือในขณะที่ทีมอื่น ๆ มีศักยภาพที่จะช่วยเหลือ
- ความคืบหน้าของเป้าหมาย แสดงให้เห็นว่างานของแต่ละคนกำลังขับเคลื่อนเป้าหมายของบริษัทให้ก้าวหน้าไปหรือไม่
มองหาลวดลายที่บ่งชี้ถึงการไม่สอดคล้องกัน หากทีมออกแบบส่งมอบงานตรงเวลาอย่างต่อเนื่อง แต่ทีมวิศวกรรมมักล่าช้าอยู่เสมอ คุณอาจมีปัญหาเกี่ยวกับทรัพยากรหรือปัญหาการประมาณการ หากทีมลูกค้าประสบความสำเร็จมีการยกระดับปัญหาเดิม ๆ อยู่เสมอ ทีมผลิตภัณฑ์อาจไม่ได้ให้ความสำคัญกับการแก้ไขปัญหาที่ถูกต้อง
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: รักษาความชาญฉลาดของระบบด้วยClickUp AI Agents ตัวอย่างเช่น กำหนดค่าตัวแทนเพื่อ:
- ตรวจจับเมื่อมีงานที่ถูกบล็อกเนื่องจากข้อพึ่งพาที่ไม่ได้รับการตอบสนอง
- อัปเดตสถานะงานเป็น ติดขัด โดยอัตโนมัติ
- แจ้งทีมที่เกี่ยวข้องผ่านแชทเกี่ยวกับปัญหาที่ขัดขวางการทำงาน
- โพสต์สรุปไปยัง AI Card ที่แสดงรายการสิ่งกีดขวางทั้งหมดในปัจจุบันในแดชบอร์ดของคุณ
3 ตัวอย่างจริงของการปรับแนวการทำงานข้ามสายงานเพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์
นี่คือสามตัวอย่างที่การทำให้ทีมข้ามสายงานเข้าใจตรงกันนำไปสู่ความสำเร็จที่วัดผลได้
1. โมเดล Squad ของ Spotify
ภายในปี 2012 Spotify กำลังเผชิญกับปัญหาการขยายตัวทั่วไป—ทีมต่างๆ รอการอนุมัติ ฟีเจอร์ติดค้างอยู่ในขั้นตอนการส่งต่อ และรอบการปล่อยที่ล่าช้าเป็นเดือนๆ
พวกเขาปรับโครงสร้างเป็นหน่วยอิสระ แต่ละหน่วยประกอบด้วยนักออกแบบ นักพัฒนา ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ และนักวิเคราะห์ข้อมูลที่ทำงานร่วมกันตั้งแต่แนวคิดจนถึงการเปิดตัว
อะไรที่เปลี่ยนไป:
- แต่ละทีมรับผิดชอบส่วนเฉพาะของผลิตภัณฑ์ตั้งแต่ต้นจนจบ และสามารถส่งการอัปเดตได้โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนทางระบบราชการหลายชั้น
- ทีมได้ย้ายไปสู่การPLOYMENT แบบต่อเนื่อง เนื่องจากผู้ที่ต้องตัดสินใจอยู่ในห้องเดียวกัน
- ความเร็วในการตัดสินใจเพิ่มขึ้นอย่างมาก เนื่องจากทีมไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากแผนกต่างๆ
📮ClickUp Insight: 34% ของการตัดสินใจติดขัดอยู่ระหว่างการรอการอนุมัติจากผู้บริหาร และอีก 33% หยุดชะงักระหว่างการประสานงานข้ามสายงาน
การแปล? คนทำเยอะเกินไป ความชัดเจนไม่พอ 👥
ความคิดเห็นที่มอบหมายและผู้ติดตามในภารกิจของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถมีส่วนร่วมกับบุคคลที่เหมาะสมในการตัดสินใจในเวลาที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดาย—ไม่มีช่วงเวลาที่ต้องถามว่า "ใครรับผิดชอบเรื่องนี้?" ทุกคนจะได้รับการแจ้งข้อมูลที่ทันสมัย มีความสอดคล้อง และมีความรับผิดชอบร่วมกัน
2. กระบวนการ 'การทำงานย้อนกลับ' ของ Amazon
Amazon แก้ไขความไม่สอดคล้องก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายสูง
ก่อนที่จะสร้างผลิตภัณฑ์หรือฟีเจอร์ใหม่ใด ๆ ทีมจะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์จำลองและคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ราวกับว่าผลิตภัณฑ์หรือฟีเจอร์นั้นได้เปิดตัวไปแล้ว
ทีมวิศวกรรม, ผลิตภัณฑ์, การตลาด, และการดำเนินงานล้วนมีส่วนร่วมในเอกสารเหล่านี้ แสดงให้เห็นว่าผู้จัดการการเติบโตสามารถทำให้ทีมข้ามสายงานทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สำหรับลูกค้าแทนที่จะมุ่งเน้นที่เป้าหมายของแผนก
นี่คือเหตุผลที่มันได้ผล:
- ความไม่สอดคล้องในการทำงานร่วมกันของทีมจะปรากฏให้เห็นตั้งแต่เนิ่น ๆ เมื่อยังสามารถแก้ไขได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่มาก
- ทีมตกลงกันว่าความสำเร็จขององค์กรเป็นอย่างไร ก่อนที่ใครจะเขียนโค้ด
- ความต้องการของลูกค้ายังคงเป็นศูนย์กลางในการตัดสินใจ เพราะหากคุณไม่สามารถเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจได้ คุณอาจไม่ควรสร้างมันขึ้นมา
3. ระบบการผลิตของโตโยต้า
ในช่วงทศวรรษ 1950 ผู้ผลิตส่วนใหญ่แยกคนงานในโรงงานและทีมออกแบบออกจากกันอย่างสิ้นเชิง โตโยต้าทำสิ่งที่แตกต่างออกไป: พวกเขาให้อำนาจแก่คนงานในสายการประกอบให้หยุดการผลิตและเรียกวิศวกรมาที่พื้นโดยตรงเมื่อพบปัญหา สิ่งนี้กลายเป็นที่รู้จักในนาม ระบบสายเชือกอันดง
ผลกระทบมีนัยสำคัญ:
- คุณภาพของผลิตภัณฑ์ได้รับการปรับปรุง อย่างมาก เนื่องจากผู้ที่ประกอบรถยนต์สามารถแจ้งปัญหาได้ทันที
- วงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์ถูกย่นระยะเวลาให้สั้นลง เนื่องจากวิศวกรได้รับข้อมูลย้อนกลับแบบเรียลไทม์จากพนักงานที่ประกอบรถยนต์
- ปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วขึ้น เพราะผู้ที่เข้าใจปัญหาและผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ไม่ได้ทำงานอยู่ในโลกที่ต่างกันอีกต่อไป
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ทีมข้ามสายงานที่มีความเชี่ยวชาญในการสอดส่องข้อมูล (การค้นหาข้อมูลจากภายนอก) และการประสานงานภายในที่แข็งแกร่ง (ทุกคนแบ่งปันข้อมูลและการตัดสินใจ)จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเกิดการหยุดชะงัก หากทีมขาดการบูรณาการภายในนั้น ข้อได้เปรียบของพวกเขาจะลดลงอย่างมาก
ทำให้ทีมของคุณทำงานสอดคล้องกันด้วย ClickUp
ผู้จัดการการเติบโตต้องเผชิญกับความท้าทายที่ไม่เคยเปลี่ยนแปลง: การทำให้ทุกทีมอยู่ในหน้าเดียวกัน. แต่ละหน้าที่มีความสำคัญของตัวเอง แต่ความคืบหน้าขึ้นอยู่กับความสามารถของส่วนต่าง ๆ ที่ทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใด.
ClickUp ทำให้สิ่งนั้นรู้สึกเป็นธรรมชาติ ทุกการสนทนา เป้าหมาย และงานเชื่อมต่อกันในที่เดียว ทำให้ทีมเห็นความคืบหน้าได้ทันทีที่เกิดขึ้น
ผู้จัดการการเติบโตสามารถติดตามการดำเนินการ, ชี้แจงขั้นตอนต่อไป, และทำให้ทุกคนรับผิดชอบได้โดยไม่ทำให้ความคืบหน้าช้าลง
ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้และมอบพื้นที่ให้ทีมของคุณเติบโตไปด้วยกัน! ✅
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
ผู้จัดการการเติบโตต้องพึ่งพาหลายทีมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน การประสานงานช่วยให้ทุกคนเข้าใจถึงลำดับความสำคัญ ระยะเวลา และความรับผิดชอบ เมื่อทีมทำงานสอดคล้องกัน โครงการจะดำเนินไปตามแผน การตัดสินใจจะเกิดขึ้นได้เร็วขึ้น และผลลัพธ์จะดีขึ้น
ClickUp นำทุกงาน—งาน, แดชบอร์ด, แชท, และเอกสาร—มาไว้ในที่เดียวที่เชื่อมต่อกัน ผู้จัดการการเติบโตสามารถติดตามความคืบหน้า, มอบหมายความรับผิดชอบ, จัดกิจกรรมการสร้างทีม, และรักษาการสนทนาให้เชื่อมโยงกับงานเอง ClickUp ทำให้การร่วมมือชัดเจน, โปร่งใส, และง่ายต่อการจัดการข้ามแผนก
การไม่สอดคล้องกันนำไปสู่การทำงานซ้ำซ้อน, การพลาดกำหนดเวลา, และการมีความสำคัญที่ขัดแย้งกัน. ทีมสูญเสียบริบท, การสื่อสารล้มเหลว, และความคืบหน้าชะลอตัว. เมื่อเวลาผ่านไป, สิ่งนี้ทำให้ทรัพยากรสูญเปล่าและทำให้ความพยายามในการเติบโตอ่อนแอลง, ทำให้ยากต่อการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ.
การติดตามเป้าหมายเชื่อมโยงงานแต่ละชิ้นเข้ากับวัตถุประสงค์ที่ใหญ่กว่า เมื่อทุกคนเห็นว่าการทำงานของตนมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายร่วมกันอย่างไร การทำงานร่วมกันก็จะเกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติและมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน สิ่งนี้ช่วยสร้างความรับผิดชอบ เพิ่มความโปร่งใส และเสริมสร้างความสามัคคีในทีม