ทีมของคุณสร้างข้อมูล 2.5 ควินทิลเลียนไบต์ทุกวัน แต่การค้นหาบันทึกโครงการของสัปดาห์ที่แล้วกลับรู้สึกเหมือนการขุดค้นทางโบราณคดี ความย้อนแย้งคืออะไร? เราสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับโรมโบราณได้ในเสี้ยววินาที แต่การหาบันทึกการประชุมคณะกรรมการของบริษัทเราเมื่อวันอังคารกลับใช้เวลานานมาก
ส่วนใหญ่ขององค์กรเผชิญกับปัญหาเดียวกัน
ทีมต่างๆ มักจะกระจายความรู้ข้ามแพลตฟอร์มต่างๆ อย่างเป็นธรรมชาติ เอกสารอยู่ที่นี่ การสนทนาอยู่ที่นั่น ไฟล์อยู่ทุกที่
เครื่องมือค้นหาภายในช่วยตัดผ่านความวุ่นวายนี้
ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าเครื่องมือค้นหาภายในเว็บไซต์คืออะไรและทำงานอย่างไร และเราจะเห็นว่าแพลตฟอร์มอย่างClickUpนำทุกอย่างมารวมกันได้อย่างไร
เครื่องมือค้นหาภายในคืออะไร?
เครื่องมือค้นหาภายในคือเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องจาก ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในระบบและแพลตฟอร์มภายในขององค์กร
เชื่อมต่อกับไดรฟ์บนคลาวด์, ตัวติดตามโครงการ, ฐานความรู้, และแอปส่งข้อความ ทำให้ทุกอย่างสามารถค้นหาได้จากที่เดียว
ระบบบางระบบใช้การเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาด้วยข้อมูลย้อนกลับ (RAG) ซึ่งผสานรวมแบบจำลองภาษาขนาดใหญ่ (LLMs) กับการค้นหาข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อส่งมอบคำตอบที่มีความเกี่ยวข้องและตั้งอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลภายในบริษัท
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ตั้งแต่ศตวรรษที่ 17 ถึง 19ห้องสมุดได้พัฒนาระบบแคตตาล็อกเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาหนังสือในคอลเลกชันของพวกเขา ระบบเหล่านี้เป็นวิธีการค้นหาข้อมูลภายในพื้นที่เฉพาะ
เครื่องมือค้นหาภายในกับเครื่องมือค้นหาภายนอก
เครื่องมือค้นหาทั้งสองให้บริการเป้าหมายที่แตกต่างกันและทำงานในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันอย่างมาก
นี่คือการเปรียบเทียบเพื่อให้เห็นชัดเจน:
| คุณสมบัติ | เครื่องมือค้นหาภายใน | เครื่องมือค้นหาภายนอก |
| แหล่งข้อมูล | ข้อมูลจากเครื่องมือและระบบภายใน | เนื้อหาเว็บสาธารณะและเว็บไซต์ที่ถูกจัดทำดัชนี |
| การเข้าถึง | จำกัดเฉพาะผู้ใช้หรือทีมที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น | เปิดให้ผู้ใช้ทุกคนบนอินเทอร์เน็ต |
| วัตถุประสงค์ | ช่วยให้ทีมค้นหาไฟล์ภายใน ข้อความ และการอัปเดต | ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลทั่วไปทางออนไลน์ |
| ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว | ให้ความสำคัญกับการอนุญาต, บทบาท, และการคุ้มครองข้อมูล | รวบรวมและจัดอันดับข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ |
| การปรับแต่ง | สอดคล้องกับกระบวนการทำงานและชุดเครื่องมือของบริษัท | อินเตอร์เฟซที่สม่ำเสมอสำหรับผู้ใช้ทุกคน |
🔍 คุณรู้หรือไม่? AltaVistaหนึ่งในเครื่องมือค้นหาเว็บยุคแรกๆ ได้เปิดตัวในปี 1995 โดยเคยใช้เป็นระบบค้นหาภายในเว็บไซต์สำหรับบริษัทต่างๆ เช่น Compaq และระบบหลังบ้านของมันรองรับทั้งการค้นหาหน้าเว็บสาธารณะและคำค้นหาภายในองค์กร
ประโยชน์ของการค้นหาภายในสำหรับทีมที่กำลังเติบโต
เมื่อทีมเติบโตขึ้น ข้อมูลก็ขยายตัวตามไปด้วย มาดูกันว่าAIค้นหาที่เชื่อมต่อกันช่วยได้อย่างไร:
- รักษาความรู้ให้เข้าถึงได้ ทั่วทั้งทีม เพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาข้อมูลโครงการ การสนทนาที่ผ่านมา หรือไฟล์ที่แชร์ได้โดยไม่ต้องสอบถามผู้อื่น
- ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน โดยการนำเสนอเอกสาร รายงาน หรือแผนงานที่มีอยู่แล้วซึ่งผู้คนอาจไม่ทราบว่ามีอยู่
- เร่งกระบวนการเริ่มต้นงาน โดยทำให้พนักงานใหม่สามารถเข้าถึงการตัดสินใจที่ผ่านมา เอกสารที่ต้องดำเนินการ และการสนทนาที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย
- ช่วยให้ตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น ด้วยการนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน โดยไม่จำเป็นต้องติดตามการอัปเดตแต่ละรายการ
⚒️ สร้างใน ClickUp: สร้างวิกิที่มีชีวิตชีวาภายในโดยใช้คุณสมบัติการจัดการความรู้ของ ClickUpแตกแยกข้อมูลที่แยกส่วนโดยการจัดระเบียบ SOPs, การสนทนาที่ผ่านมา, และเอกสารกระบวนการในหน้าที่มีการจัดเรียงเป็นชั้นซึ่งยังคงเชื่อมโยงกับงานและโครงการที่เกี่ยวข้อง
การทำงานของเครื่องมือค้นหาภายใน
คุณพิมพ์คำค้นหา แล้วผลลัพธ์ก็ปรากฏขึ้น แต่มีหลายสิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลังเพื่อให้ทุกอย่างดูง่ายดาย นี่คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของกระบวนการทั้งหมด 👇
ขั้นตอนที่ 1: การรวบรวมข้อมูลและการจัดทำดัชนี
เครื่องมือค้นหาภายในองค์กรจะสแกนพื้นที่ทำงานดิจิทัลของคุณอย่างต่อเนื่อง โดยจะเข้าเยี่ยมชมคลังไฟล์ ตรวจสอบการสนทนาของทีม อ่านผ่านหน้าเอกสาร และจัดทำรายการข้อมูลในฐานข้อมูล
ในระหว่างกระบวนการนี้ จะสร้างแผนที่รายละเอียดของกระบวนการทำงานการจัดการเอกสารของคุณ รวมถึงตำแหน่งที่ทุกอย่างอยู่และเอกสารแต่ละฉบับมีอะไรบ้าง
📌 ตัวอย่าง: โปรแกรมรวบรวมข้อมูลพบไฟล์ PDF ชื่อ 'Q4_Revenue_Report_Final_v3.pdf' ในโฟลเดอร์การเงินของคุณและอ่านเนื้อหาภายใน จากนั้นทำการจัดทำดัชนีเอกสารภายใต้คำค้นหาเช่น 'รายได้รายไตรมาส', 'การแบ่งรายได้', 'ผลการดำเนินงานไตรมาสที่สี่', และ 'ผลประกอบการทางการเงิน' เพื่อให้การค้นหาในอนาคตสามารถพบได้โดยไม่คำนึงถึงชื่อไฟล์
ขั้นตอนที่ 2: การประมวลผลและการจัดอันดับคำค้นหา
เมื่อคุณพิมพ์ 'กระบวนการอนุมัติงบประมาณ' ระบบจะประมวลผลคำขอของคุณอย่างชาญฉลาด ระบบเข้าใจว่าคุณอาจต้องการเอกสารเกี่ยวกับ 'ขั้นตอนการทำงานด้านการอนุมัติทางการเงิน' หรือ 'แนวทางการอนุมัติค่าใช้จ่าย'
จากนั้นระบบจะพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความใหม่ของเอกสาร ความถี่ในการเข้าถึง และความเกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดลำดับผลลัพธ์
📌 ตัวอย่าง: เมื่อคุณค้นหา 'ความคิดเห็นของลูกค้า เดือนมิถุนายน 2024' ระบบจะค้นหาและจัดอันดับเอกสารแบบสำรวจลูกค้าเป็นอันดับแรก (แม้ว่าชื่อไฟล์จะเป็น 'Customer_Satisfaction_Survey_Summer2024.xlsx') จากนั้นจะแสดงบันทึกการประชุมที่มีการกล่าวถึงข้อร้องเรียนของลูกค้า และสุดท้ายจะแสดงหัวข้ออีเมลที่มีการสนทนาเกี่ยวกับคำตอบของลูกค้าในช่วงเวลานั้น
ขั้นตอนที่ 3: การส่งมอบผลลัพธ์และการกรองความปลอดภัย
ผลการค้นหาทุกครั้งจะถูกกรองผ่านระดับสิทธิ์ของคุณก่อนที่จะปรากฏบนหน้าจอของคุณ ระบบจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นเฉพาะเนื้อหาที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอย่างถูกต้องเท่านั้น เพื่อรักษาขอบเขตความปลอดภัย
📌 ตัวอย่าง: ซาร่าจากแผนกการตลาดค้นหาคำว่า 'การประเมินผลงานของจอห์น สมิธ' และเห็นเทมเพลตการประเมินผลงานทั่วไปและเอกสารนโยบาย อย่างไรก็ตาม ระบบบล็อกการเข้าถึงเอกสารการประเมินผลงานที่เป็นความลับจริง เนื่องจากมีเพียงผู้จัดการโดยตรงของจอห์นและบุคลากรอาวุโสของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ดูการประเมินผลงานของพนักงานรายบุคคล
ขั้นตอนที่ 4: การเรียนรู้ของเครื่องและการเพิ่มประสิทธิภาพ
เครื่องมือค้นหา AIสมัยใหม่เรียนรู้จากรูปแบบพฤติกรรมของผู้ใช้ พวกเขาติดตามว่าผู้ใช้คลิกผลลัพธ์ใด ใช้เวลาในเอกสารนานเท่าใด และทำการค้นหาติดตามใด ๆ ข้อมูลนี้ช่วยปรับปรุงความถูกต้องของการค้นหาในอนาคตและการจัดอันดับผลลัพธ์
📌 ตัวอย่าง: หากผู้ใช้หลายคนค้นหา 'นโยบายค่าใช้จ่าย' แต่คลิกที่ผลลัพธ์ที่สามแทนที่จะเป็นผลลัพธ์แรกอย่างต่อเนื่อง ระบบจะเรียนรู้ว่าผลลัพธ์ที่สามตรงกับความต้องการของผู้ใช้มากกว่า ระบบจะค่อยๆ ย้ายผลลัพธ์นี้ให้อยู่สูงขึ้นในการค้นหาครั้งต่อไป
กรณีการใช้งานข้ามทีม
ทีมต่าง ๆ เครื่องมือต่าง ๆ คำถามต่าง ๆเครื่องมือค้นหาอัจฉริยะเพียงหนึ่งเดียวที่รวบรวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน นี่คือวิธีที่มันช่วยเหลือแต่ละทีม:
- การสนับสนุนลูกค้า: ค้นหาการแก้ไขปัญหาตั๋วในอดีต, บันทึกปัญหาที่ทราบ, และคู่มือการแก้ไขปัญหาแบบขั้นตอน
- การตลาด: ดึงสินทรัพย์แบรนด์ที่เสร็จสมบูรณ์ รายงานผลการดำเนินงานของแคมเปญ และเนื้อหาที่ได้รับการอนุมัติ
- การขาย: เข้าถึงชุดนำเสนอล่าสุด, แม่แบบข้อเสนอ, และแผ่นจัดการข้อโต้แย้งระหว่างการโทร
- วิศวกรรม: ค้นหารายการอ้างอิง API เอกสารสปรินต์ และไฟล์การออกแบบที่มีคำอธิบายประกอบ
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคล: ดึงรายการตรวจสอบการปฐมนิเทศ อัปเดตนโยบาย และเอกสารกระบวนการสำหรับคำขอของพนักงาน
- ผลิตภัณฑ์: สรุปการวิจัยพื้นผิว, ข้อมูลจำเพาะของฟีเจอร์, และข้อเสนอแนะจากการทดสอบในโครงการที่ผ่านมาและที่กำลังดำเนินการอยู่
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ระหว่างปี 2008 ถึง 2017 Google เคยมีผลิตภัณฑ์แบบเสียค่าใช้จ่ายชื่อว่าGoogle Site Search ซึ่งช่วยให้เว็บไซต์ต่างๆ สามารถฝังแถบค้นหาภายในที่ขับเคลื่อนโดย Google ลงในเว็บไซต์ของตนเองได้
คุณสมบัติหลักที่ควรพิจารณาในเครื่องมือค้นหาภายใน
แถบค้นหาสร้างได้ง่าย แต่เครื่องมือค้นหาภายในที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ทีมของคุณค้นหาสิ่งที่ถูกต้องได้ตรงเวลาที่ต้องการนั้น ต้องใช้มากกว่านั้น
นี่คือคุณสมบัติที่จำเป็นบางประการที่ควรพิจารณาในเครื่องมือค้นหาที่ปรับแต่งตามความต้องการส่วนบุคคล:
- การค้นหาเชิงความหมาย ด้วยการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) ที่เข้าใจบริบทและความหมาย ซึ่งช่วยให้แสดงผลลัพธ์การค้นหาที่เกี่ยวข้องได้แม้ผู้ใช้จะเลือกใช้ถ้อยคำที่แตกต่างกัน
- การจัดทำดัชนีแบบเรียลไทม์ เพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในทุกเครื่องมือและระบบ หากไม่มีสิ่งนี้ผลการค้นหาในฐานความรู้ของคุณจะไม่ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานของคุณ
- ตัวกรองและตัวเลือกการจัดเรียงที่แข็งแกร่ง ที่ช่วยจำกัดผลลัพธ์ตามวันที่ ประเภทไฟล์ ผู้เขียน หรือสถานที่ นี่เป็นกุญแจสำคัญเมื่อทีมต้องจัดการกับเอกสารที่คล้ายกันหลายร้อยฉบับ
- ผลลัพธ์ที่คำนึงถึงสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อให้ผู้ใช้เห็นเฉพาะเนื้อหาที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ซึ่งช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ขัดขวางการค้นพบสำหรับผู้อื่น
- การค้นหาครอบคลุมทุกแพลตฟอร์ม รวมถึงวิกิ เครื่องมือโครงการ แอปแชท และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เครื่องมือค้นหาภายในที่แข็งแกร่งจะเชื่อมโยงจุดต่าง ๆ ระหว่างเครื่องมือเข้าด้วยกัน
- คำตอบที่ได้รับความช่วยเหลือจาก AI ซึ่งสรุปหรือเน้นเนื้อหาที่เกี่ยวข้องโดยตรงในผลการค้นหา ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจประเด็นสำคัญได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องเปิดหลายลิงก์
- ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ชัดเจน ที่แสดงข้อความตัวอย่าง, จุดเด่น, หรือเส้นทางไฟล์เพื่อลดการคลิกไปมา, เพิ่มความพึงพอใจของผู้ใช้
🔍 คุณรู้หรือไม่? เมื่อ Apple แนะนำSpotlight searchใน macOS (ปี 2005) เป็นครั้งแรก มันได้รับการยกย่องว่ามีความเร็วสูงมาก แต่เวอร์ชันแรก ๆ ไม่สามารถเข้าใจภาษาธรรมชาติได้ คุณต้องค้นหาโดยใช้คำค้นหาที่ตรงกันหรือชื่อไฟล์เท่านั้น ตอนนี้มันรองรับข้อมูลเมตา, เนื้อหาไฟล์, และการผสานรวมกับ Siri ได้แล้ว
เครื่องมือค้นหาภายในที่ดีที่สุด
มาดูแพลตฟอร์มชั้นนำบางแห่งที่คุณสามารถใช้เพื่อค้นหาภายในองค์กรได้อย่างราบรื่น
คลิกอัพ
ClickUp แอปเดียวสำหรับทุกงาน รวมการจัดการโครงการ การจัดการความรู้ และการแชท—ทั้งหมดขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น
มาดูกันว่าทำไมเครื่องมือค้นหาภายในนี้ถึงเหมาะกับคุณ! 🤩
การค้นหาแบบรวมจากหลายแหล่งข้อมูล
ไม่มีใครควรเสียเวลาพยายามจำว่าบางสิ่งอยู่ในเอกสาร ความคิดเห็น หรือกระทู้แชท
ClickUp Connected Searchรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน—งาน, เอกสาร, แชท, แดชบอร์ด และแม้กระทั่งเนื้อหาจากเครื่องมือที่เชื่อมต่อ เช่น Salesforce หรือ Google Drive
สมมติว่าหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการของคุณได้แจ้งอัปเดตกระบวนการในClickUp Chat แล้วมีคนบันทึกไว้ในClickUp Doc และงานจริงถูกมอบหมายในกระดานสปรินท์ ไม่มีใครจำได้ว่าอัปเดตต้นฉบับอยู่ที่ไหน แต่ Connected Search จะแสดงทั้งสามรายการให้คุณเห็น คุณจะได้เห็นทั้ง Doc, ข้อความใน Chat และบัตรงาน ทั้งหมดในที่เดียว
⚒️ สร้างใน ClickUp: ลองใช้เทมเพลตฐานความรู้ของ ClickUp เพื่อจัดระเบียบข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นศูนย์กลางที่มีโครงสร้างและค้นหาได้ง่าย
สรุปโดยปัญญาประดิษฐ์และผลลัพธ์ตามบริบท
การค้นหาเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน การตีความสิ่งที่คุณพบใช้เวลานานพอๆ กันClickUp Brainช่วยย่นระยะเวลาในกระบวนการนั้น
ค้นหาไฟล์ได้ทันทีด้วยการถาม ClickUp Brain
ผู้ช่วย AI ในตัวจะดึงจุดเด่นออกมา ตอบคำถามด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย และสรุปเนื้อหาโดยที่คุณไม่ต้องเปิดไฟล์แม้แต่ไฟล์เดียว
สมมติว่าคุณกำลังตรวจสอบการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่แต่พลาดการประชุมสถานะเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ให้ ClickUp Brain ช่วยค้นหาข้อมูลล่าสุด แล้วระบบจะแสดงอุปสรรคสำคัญ ผู้ที่กำลังดำเนินการแก้ไข และแม้กระทั่งลิงก์ไปยังงานสปรินต์ที่เกี่ยวข้อง
ฟิลด์ที่กำหนดเองและแท็กเพื่อปรับปรุงการค้นหา
ปริมาณงานเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่การค้นหาไม่ควรทำให้คุณช้าลงฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpช่วยให้คุณปรับแต่งผลลัพธ์ตามวิธีที่ทีมของคุณจัดระเบียบงาน
ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp เพื่อจำกัดผลลัพธ์ในการค้นหาที่เชื่อมต่อกับ ClickUp
สมมติว่าคุณกำลังจัดการการอัปเดตซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ใน15 แผนก คุณได้เพิ่มฟิลด์สำหรับแผนก ประเภทการอัปเดต และสถานะการเปิดตัว เมื่อคุณค้นหา คุณสามารถกรองตาม 'อัปเดตความปลอดภัย' 'ทีม HR' และ 'รอดำเนินการอนุมัติ' และ บูม! งานที่เกี่ยวข้องสามงานจะปรากฏขึ้น
คุณยังสามารถเพิ่มแท็กงานของ ClickUpเพื่อจัดกลุ่มงานข้ามพื้นที่ สปรินต์ และโฟลเดอร์ได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น ทีมผลิตภัณฑ์อาจติดแท็กทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับทดลองในไตรมาสที่ 3 ด้วย 'usability-test' หรือ 'beta-feature' เมื่อผู้จัดการผลิตภัณฑ์ต้องการดึงงานทุกชิ้นที่เกี่ยวข้องกับการทดสอบเบต้า แท็กเดียวก็สามารถแสดงข้อมูลทั้งหมดได้
ยังไม่มั่นใจใน ClickUp ใช่ไหม? มาดูความคิดเห็นของ Dayana Mileva จากPontica Solutionsเกี่ยวกับการใช้ ClickUp:
ความคิดสร้างสรรค์ภายในองค์กรของเราไม่เคยหยุดที่จะมุ่งมั่นเพื่อความดีขึ้น และมองหาวิธีที่เราสามารถประหยัดเวลาได้แม้เพียงนาทีหรือชั่วโมง หรือบางครั้งอาจถึงทั้งวัน ClickUp ได้ช่วยแก้ปัญหาให้เราเป็นจำนวนมาก ซึ่งเมื่อมองย้อนกลับไป เราเคยพยายามแก้ไขปัญหาเหล่านี้โดยใช้เครื่องมือที่ไม่สามารถขยายขนาดได้ เช่น ตาราง Excel และเอกสาร Word
ความคิดสร้างสรรค์ภายในองค์กรของเราไม่เคยหยุดที่จะมุ่งมั่นเพื่อความดีขึ้น และมองหาวิธีที่เราสามารถประหยัดเวลาได้แม้เพียงนาทีหรือชั่วโมง หรือบางครั้งอาจถึงทั้งวัน ClickUp ได้ช่วยแก้ปัญหาให้เราเป็นจำนวนมาก ซึ่งเมื่อมองย้อนกลับไป เราเคยพยายามแก้ไขปัญหาเหล่านี้โดยใช้เครื่องมือที่ไม่สามารถขยายขนาดได้ เช่น ตาราง Excel และเอกสาร Word
การค้นหาที่ปลอดภัยและมั่นคงทั่วทั้งทีม
สิทธิ์การเข้าถึง ClickUpรักษาผลการค้นหาที่รวดเร็วให้ปลอดภัย ทำให้แน่ใจว่าผู้คนจะเห็นเฉพาะสิ่งที่พวกเขาได้รับอนุญาตเท่านั้น
สมมติว่าฝ่ายผู้นำกำลังปรับโครงสร้างบริษัทและแบ่งปันร่างแรกใน Space ส่วนตัว เอกสารและงานเหล่านั้นจะไม่ปรากฏในการค้นหาสำหรับใครก็ตามที่อยู่นอกกลุ่มนั้น
แม้ว่าคำหลักจะทับซ้อนกัน ก็จะไม่ปรากฏขึ้น
📮 ClickUp Insight: การทำงานไม่ควรเป็นเกมทายใจ—แต่บ่อยครั้งมันกลับเป็นเช่นนั้น การสำรวจการจัดการความรู้ของเราพบว่าพนักงานมักเสียเวลาในการค้นหาเอกสารภายใน (31%) ฐานความรู้ของบริษัท (26%) หรือแม้แต่บันทึกส่วนตัวและภาพหน้าจอ (17%) เพียงเพื่อหาสิ่งที่ต้องการ ด้วยClickUp's Connected Search ทุกไฟล์ เอกสาร และการสนทนาสามารถเข้าถึงได้ทันทีจากหน้าแรกของคุณ—เพื่อให้คุณหาคำตอบได้ในไม่กี่วินาที ไม่ใช่หลายนาที
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมสามารถกู้คืนเวลาได้มากกว่า 5 ชั่วโมงทุกสัปดาห์โดยใช้ ClickUp—นั่นคือมากกว่า 250 ชั่วโมงต่อปีต่อคน—โดยการกำจัดกระบวนการจัดการความรู้ที่ล้าสมัย ลองจินตนาการดูว่าทีมของคุณจะสามารถสร้างอะไรได้บ้างหากมีเวลาเพิ่มอีกหนึ่งสัปดาห์ในแต่ละไตรมาส!
เครื่องมือค้นหาภายในอื่น ๆ ที่ควรรู้จัก
นี่คือเครื่องมือค้นหาสำหรับองค์กรอื่น ๆ ที่ทีมมักจะสำรวจ:
- เกลา: จัดลำดับความสำคัญของข้อมูลการค้นหาตามบทบาท ความใหม่ และพฤติกรรมที่แสดงผ่านเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Slack และ Jira พร้อมการวิเคราะห์การค้นหาภายในองค์กร
- การค้นหาองค์กรแบบยืดหยุ่น: มอบการปรับแต่งอย่างลึกซึ้งและการปรับความเกี่ยวข้องสำหรับทีมที่สามารถจัดการการตั้งค่าทางเทคนิคได้
- Microsoft Search: เชื่อมต่ออีเมล, แชท, และไฟล์ต่างๆ ในชุด Microsoft 365 โดยไม่ต้องมีการผสานรวมเพิ่มเติม
- กูรู: จัดเก็บการ์ดความรู้ขนาดพอดีคำและทำให้สามารถเข้าถึงได้แบบเรียลไทม์ภายในเครื่องมือสำหรับฟังก์ชันการค้นหาในไฟล์ PDF
- Slab: ช่วยให้เอกสารมีโครงสร้างและเป็นระเบียบ พร้อมค้นหาได้ง่ายด้วยอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและมีระบบควบคุมเวอร์ชันในตัว
🔍 คุณรู้หรือไม่? เครื่องมือค้นหาไฟล์ในเวอร์ชันแรกของ Windowsเป็นแรงบันดาลใจในการสร้างผู้ช่วยส่วนตัวดิจิทัลอย่างCortana และ macOS Spotlight ซึ่งได้แนะนำความสามารถในการค้นหาภายในเข้าสู่โลกของระบบปฏิบัติการ
การค้นหาที่ชาญฉลาดเริ่มต้นที่ ClickUp
การค้นหาไม่ควรทำให้คุณช้าลง หากทีมของคุณต้องเล่นเกมจำเพื่อตามหาไฟล์ ความคิดเห็น หรือบันทึกการตัดสินใจ ถึงเวลาแล้วที่ต้องหาวิธีที่ดีกว่า
ClickUp Connected Search ทำได้ดีกว่าเครื่องมือส่วนใหญ่ มันรวมงาน เอกสาร แชท และแดชบอร์ดเข้าไว้ด้วยกันในประสบการณ์การค้นหาที่ทรงพลัง AI ช่วยเน้นสิ่งที่สำคัญ ฟิลด์ที่กำหนดเองและแท็กช่วยปรับแต่งผลลัพธ์ของคุณ และสิทธิ์การเข้าถึงช่วยให้ข้อมูลปลอดภัย
ด้วยงาน, เอกสาร, แชท, และเทมเพลตที่สามารถปรับแต่งได้รวมอยู่ในแพลตฟอร์มเดียวที่ขับเคลื่อนด้วย AI, ClickUp คือซอฟต์แวร์เพียงตัวเดียวที่คุณต้องการ. ทดลองใช้ด้วยตัวคุณเอง.
สมัครใช้ ClickUpวันนี้! ✅