วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Notion

พื้นที่ทำงานที่ไม่มีโครงสร้างบน Notion สามารถกลายเป็นเขาวงกตของหน้าและบล็อกได้อย่างรวดเร็ว

บันทึกสำคัญอาจถูกฝังหรือสูญหายในหลุมดำดิจิทัล ทำให้ยากต่อการจัดระเบียบ

อย่างไรก็ตาม การสร้างฐานข้อมูล Notion สามารถนำความเป็นระเบียบมาสู่ความวุ่นวายนี้ ช่วยประหยัดเวลาได้ คุณสามารถจัดโครงสร้าง กรอง และเชื่อมโยงข้อมูลของคุณได้ในขณะที่ติดตามกำหนดเวลา จัดการโครงการ หรือวางแผนเนื้อหา

ในคู่มือนี้ เราได้สำรวจวิธีการสร้างฐานข้อมูลใน Notion แล้ว ถึงเวลาที่จะทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างในรูปแบบที่ปรับแต่งได้!

ฐานข้อมูลโนชั่นคืออะไร?

ฐานข้อมูล Notion ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้างและปรับแต่งได้ตามต้องการ ต่างจากสเปรดชีตแบบคงที่หรือบันทึกที่กระจัดกระจาย บล็อกฐานข้อมูลใน Notion ช่วยให้คุณจัดเรียง กรอง และเชื่อมโยงข้อมูลของคุณในมุมมองที่หลากหลายได้ เช่น ตาราง กระดาน ปฏิทิน และรายการ ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่เดียว

แต่ละฐานข้อมูลใน Notion ประกอบด้วยรายการ (แถว) ที่มีคุณสมบัติ (คอลัมน์) ซึ่งกำหนดรายละเอียดต่างๆ เช่น ข้อความ วันที่ แท็ก หรือช่องทำเครื่องหมาย รายการเหล่านี้สามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลอื่นๆ เพื่อจัดระเบียบและทำงานอัตโนมัติตามขั้นตอนได้

ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูล Notion ของคุณสามารถติดตามงาน กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ และสถานะต่างๆ ด้วยรูปแบบมุมมองที่แตกต่างกันในระหว่างการจัดโครงการ ซึ่งช่วยให้คุณมองเห็นความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูล Notion

สำหรับผู้ใช้ Notion ระดับสูง ฐานข้อมูลจะปลดล็อกระดับใหม่ของประสิทธิภาพและการปรับแต่ง ด้วยฐานข้อมูล คุณสามารถ:

ประเภทของมุมมองฐานข้อมูล Notion

ฐานข้อมูล Notion ทำงานได้อย่างลื่นไหล—สามารถแสดงผลในรูปแบบที่แตกต่างกันตามประเภทของข้อมูล ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการดูข้อมูลของคุณอย่างไร

นี่คือรายการที่มีประโยชน์:

คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลใน Notion

การสร้างฐานข้อมูล Notion เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการข้อมูลของคุณบนแพลตฟอร์ม นี่คือขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล Notion ทีละขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าใหม่ใน Notion

Notion ทำงานบนหน้าต่าง ๆ เช่นเดียวกับฐานข้อมูลที่ทำงานบนมัน ทุกหน้าใหม่จะเท่ากับรายการใหม่ที่ถูกเพิ่มเข้าไปในฐานข้อมูลเดียวกัน คุณสามารถสร้างหน้าสำหรับโครงการเฉพาะ งาน หรือความต้องการในการจัดการข้อมูลได้

📌 คุณยังสามารถพิมพ์คำสั่งเช่น /table view, /board view, /gallery view เป็นต้น เพื่อสร้างฐานข้อมูลตามรูปแบบที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2: แทรกฐานข้อมูล

Notion มีรูปแบบฐานข้อมูลหลายแบบเพื่อรองรับแหล่งข้อมูลและประเภทข้อมูลที่หลากหลาย คุณสามารถเลือกโครงสร้าง เช่น ตาราง กระดานคัมบัง หรือปฏิทิน ที่เหมาะสมที่สุดกับกระบวนการทำงานของคุณ

📌 หากคุณไม่แน่ใจว่าควรเลือกประเภทใด ให้เริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลแบบอินไลน์ก่อน ฐานข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณสร้างภายในเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่เดิม และในภายหลังสามารถแปลงเป็นฐานข้อมูลเต็มหน้าสำหรับพื้นที่เฉพาะได้!

ขณะที่เราสร้างปฏิทินเนื้อหา ให้ใช้ รูปแบบตาราง สำหรับการป้อนข้อมูลที่เป็นระบบ

📌 แต่ละรายการในฐานข้อมูลของคุณคือแถวหนึ่งแถว—หน้าที่มีอยู่แล้วในตัวเอง คุณสามารถเปิดรายการฐานข้อมูลใดก็ได้เพื่อเข้าถึงหน้าเต็มที่มีเนื้อหาเพิ่มเติม

ในการสร้างฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งคุณสมบัติของฐานข้อมูล

เพิ่มคุณสมบัติที่มีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับแต่ละรายการ (เช่น ชื่องาน วันที่ครบกำหนด สถานะ) สิ่งเหล่านี้เปรียบเสมือนคอลัมน์ในสเปรดชีต คุณสามารถเพิ่ม ซ่อน และปรับแต่งได้

📌 ช่อง 'ชื่อ' ใน Notion เป็นสิ่งที่ต้องกรอก คุณเปลี่ยนชื่อมันได้เหมือนที่เราเปลี่ยนเป็น 'ชื่อเรื่อง' แต่มันจะปรากฏโดยอัตโนมัติ

ผู้ใช้ Redditคนหนึ่งเรียกสิ่งนี้ว่าเป็นข้อเสียของ Notion โดยกล่าวว่า:

สำหรับฉัน มันคือช่องชื่อที่บังคับให้กรอกน่ารำคาญนั่นแหละ มันเป็นความหงุดหงิดที่สุดของฉัน

ขั้นตอนที่ 4: เริ่มเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล

การเพิ่มรายการ (หรือแถว) ช่วยให้สามารถจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เช่น วันที่สำคัญ งานต่างๆ รูปแบบที่แตกต่างกัน เป็นต้น

📌การสร้างคุณสมบัติเช่น 'วันที่' หรือ 'สถานะ' จะทำให้ฟิลด์ใน Notion ถูกจัดรูปแบบโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลจากปฏิทิน (ในรูปแบบวันที่ต่าง ๆ) หรือเมนูแบบดรอปดาวน์ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 5: ใช้ตัวกรอง การเรียงลำดับ และการจัดกลุ่ม

ตัวกรอง, การจัดเรียง, และการจัดกลุ่มช่วยในการจัดการข้อมูลโดยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว

การกรองช่วยให้คุณสามารถแสดงเฉพาะรายการฐานข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ที่กำหนดเท่านั้น

📌 Notion อนุญาตให้ใช้ตัวกรองที่ง่ายและขั้นสูงซึ่งใช้ตรรกะ 'และ' และ 'หรือ' ตัวเลือก '+ เพิ่มตัวกรอง' ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มตัวกรองได้หลายตัว

การจัดเรียงจะจัดระเบียบรายการในฐานข้อมูลของคุณให้เป็นลำดับเฉพาะตามค่าของคุณสมบัติที่เลือก ซึ่งทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลและระบุรูปแบบต่างๆ

การจัดกลุ่มจะจัดระเบียบรายการในฐานข้อมูลของคุณให้เป็นหมวดหมู่ตามค่าของคุณสมบัติที่เลือก ซึ่งจะช่วยสร้างส่วนที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนภายในฐานข้อมูลของคุณ ทำให้ง่ายต่อการดูรายการที่เกี่ยวข้องกัน

คุณยังสามารถใช้เทมเพลต, ระบบอัตโนมัติ, และความสัมพันธ์ของ Notion ได้อีกด้วย ความสัมพันธ์ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงฐานข้อมูลเข้าด้วยกันได้—ลองนึกถึงการเชื่อมต่องานของคุณกับโครงการเฉพาะ หรือเชื่อมโยงผู้ติดต่อกับดีลของลูกค้า

นี่สร้างเครือข่ายของข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน ทำให้การคัดกรอง, การค้นหา, และการดูข้อมูลในบริบทต่าง ๆ ง่ายขึ้น. อย่างเดียวกัน คุณสามารถเริ่มต้นโครงการของคุณได้ด้วยเทมเพลตและสร้างแดชบอร์ดใน Notion.

อย่างไรก็ตาม Notion ไม่มีตัวกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติแบบพื้นฐานหรือขั้นสูงคุณสามารถใช้การเชื่อมต่อ Notionสำหรับฟีเจอร์เหล่านี้และผสานรวมกับเครื่องมือของบุคคลที่สามได้

มันใช้ API ของตัวเองเพื่อตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติที่ช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การส่งการแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตงาน หรือการสร้างรายการที่เกิดขึ้นซ้ำตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

ข้อจำกัดของการใช้ Notion สำหรับการจัดการฐานข้อมูล

Notion เหมาะสำหรับเนื้อหาสร้างสรรค์และองค์กรที่มีความยืดหยุ่น แต่ในฐานะเครื่องมือฐานข้อมูลที่หนักหน่วง คุณอาจพบปัญหาบางอย่าง นี่คือข้อจำกัดสำคัญที่อาจทำให้คุณมองหาทางเลือกอื่นของ Notion:

สร้างและจัดการฐานข้อมูลของคุณด้วย ClickUp

Notion สามารถช่วยคุณจัดระเบียบความคิดและเนื้อหาได้ แต่ยังไม่เพียงพอในด้านการจัดการโครงการแบบบูรณาการ

ClickUp, แอปสำหรับทุกงานในที่เดียว, สามารถตอบโจทย์ได้เหนือกว่าด้วยข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ งานประจำอัตโนมัติ และระบบอัตโนมัติตามเงื่อนไขภายในระบบนิเวศที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของตัวเอง

แดชบอร์ด ClickUp

ตัวอย่างเช่นแดชบอร์ดของ ClickUpสามารถเปลี่ยนข้อมูลดิบให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้ พร้อมให้ภาพรวมที่กว้างขวางของทุกการดำเนินงานของคุณ อย่างไรก็ตาม สำหรับประสบการณ์แบบโต้ตอบเช่นนี้ Notion ต้องการการแก้ไขปัญหาและเครื่องมือภายนอก

ดังนั้น ในการเปรียบเทียบระหว่าง Notion กับ ClickUpผู้เชี่ยวชาญและทีมที่มีความต้องการฐานข้อมูลโครงการที่ซับซ้อนหรือการจัดการงานอย่างครบถ้วนอาจเลือกใช้ ClickUp

ClickUp CRM และมุมมอง

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อสร้างและจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์:

ClickUp CRMนำเสนอ 10 มุมมองที่ยืดหยุ่นสูง รวมถึงรายการ แคนบาน และตาราง ที่ช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีการดูและจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณได้ คุณสามารถสลับระหว่างภาพรวมระดับมหภาคและการวิเคราะห์รายละเอียด เพื่อให้มั่นใจว่าทุกข้อมูลในฐานข้อมูลอยู่ในปลายนิ้วของคุณ

มุมมองตาราง ClickUp

มุมมองตารางของ ClickUpมอบประสิทธิภาพที่คล้ายกับสเปรดชีต ช่วยให้คุณสามารถป้อน แก้ไข และแสดงข้อมูลในรูปแบบตารางที่คุ้นเคย รองรับประเภทฟิลด์ที่กำหนดเองมากกว่า 15 ประเภท ตั้งแต่ความคืบหน้าของงาน ไฟล์แนบ ไปจนถึงการให้คะแนนดาว เพื่อให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างครบถ้วน

ด้วยคุณสมบัติเช่นการลากคอลัมน์, การปักหมุด, และการซ่อน, คุณสามารถปรับแต่งตารางของคุณเพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดได้ ตัวเลือกการจัดกลุ่มและการกรองทำให้การเรียงลำดับข้อมูลขนาดใหญ่เป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้าหรือติดตามงบประมาณโครงการ

มุมมองตารางของ ClickUp ยังช่วยให้สามารถแก้ไขข้อมูลจำนวนมากและอัปเดตได้ทันที ทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการข้อมูล คุณสามารถส่งออกตารางของคุณเป็นสเปรดชีตที่เข้าถึงได้หรือแชร์ผ่านลิงก์สาธารณะ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้แบบเรียลไทม์

มุมมองรายการ ClickUp

จากนั้นก็มีมุมมองรายการของ ClickUp ซึ่งนำเสนอเค้าโครงที่สะอาดและเป็นเส้นตรง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการข้อมูลที่เน้นงานเป็นหลัก มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษเมื่อคุณต้องการดูงานหรือสร้างรายการฐานข้อมูลในรูปแบบรายการที่เรียบง่าย ทำให้ง่ายต่อการสแกน จัดลำดับความสำคัญ และอัปเดตรายการได้อย่างรวดเร็ว

แต่ละรายการใน ClickUp ไม่ใช่แค่บรรทัดข้อความเท่านั้น; มันสามารถรวมคุณสมบัติที่สมบูรณ์ได้ เช่น วันที่ครบกำหนด สถานะ ลำดับความสำคัญ และฟิลด์ที่กำหนดเอง

ทำให้มุมมองรายการของ ClickUp เป็นซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการติดตามกระบวนการขาย การตรวจสอบการมีส่วนร่วมของลูกค้า หรือการจัดการงานส่งมอบของโครงการ

นอกเหนือจากมุมมองแล้วClickUp CRMยังมีวิดเจ็ตแดชบอร์ดมากกว่า 50 รายการเพื่อแสดงข้อมูลสำคัญและทำให้ข้อมูลในแดชบอร์ดง่ายขึ้น ข้อมูล CRM ของคุณ ไม่ว่าจะจัดการผ่านมุมมองรายการหรือตาราง จะถูกป้อนเข้าสู่แดชบอร์ดเหล่านี้โดยตรงด้วยความช่วยเหลือจากเครื่องมือรายงานของ ClickUP

การอัปเดตใด ๆ ที่คุณทำ การเปลี่ยนแปลงสถานะ หรือการมอบหมายงานอัตโนมัติจะสะท้อนในรายงานของคุณทันที เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ คุณสามารถปรับแต่งแดชบอร์ดให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้โดยการจัดเรียงวิดเจ็ตใหม่ ตั้งค่าตัวกรอง และสถานการณ์อื่น ๆ

ClickUp อัตโนมัติ

คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติของ ClickUpที่ติดตั้งไว้ช่วยให้คุณ ClickUp CRM บันทึกและจัดการข้อมูลได้

กฎเงื่อนไขสามารถตั้งค่าเพื่อมอบหมายงานใหม่ตามการเปลี่ยนแปลงในสถานะของลูกค้า ปรับลำดับความสำคัญเมื่อข้อตกลงดำเนินไป หรือแม้กระทั่งสร้างรายงานรายละเอียดเกี่ยวกับตัวชี้วัดการแปลง

มันช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดจากมนุษย์และขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้ฐานข้อมูลของคุณมีความถูกต้องและสะท้อนการอัปเดตแบบเรียลไทม์

เทมเพลตฐานข้อมูล ClickUp

สำหรับวิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น คุณสามารถลองใช้เทมเพลตฐานข้อมูลของ ClickUp ได้เช่นกัน

คุณสามารถใช้เทมเพลตสเปรดชีตการจัดการโครงการโดย ClickUpเพื่อคุณสมบัติที่ครอบคลุมและเน้นโครงการ มันให้พื้นที่ศูนย์กลางและปรับแต่งได้เพื่อติดตามงาน กำหนดเวลา ระยะเวลา และความสัมพันธ์ระหว่างงาน

ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่หรือผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์แล้ว เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณมองเห็นความคืบหน้าของโครงการผ่านสถานะที่กำหนดเอง (เสร็จสมบูรณ์, กำลังดำเนินการ, และต้องทำ) และมุมมองที่หลากหลาย เช่น รายการ, ตาราง, และปฏิทิน

รับแม่แบบฟรี

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เทมเพลตได้:

ClickUp ช่วยให้คุณสร้างงานที่เชื่อมโยงกับข้อมูลของคุณได้อย่างลึกซึ้ง แต่ละงานประกอบด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง สถานะ การพึ่งพา และแม้แต่เอกสารหรือสเปรดชีตที่เชื่อมโยงกัน

คลิกอัพ แชท

ด้วยคุณสมบัติเช่นClickUp Chat การทำงานร่วมกันเกิดขึ้นพร้อมกับการอัปเดตงานและการแก้ไขข้อมูล ต่างจากแอปแชทแบบดั้งเดิมที่ทำงานแยกกัน ClickUp Chat ถูกผสานรวมกับกระบวนการทำงานการจัดการโครงการของคุณ

คุณสามารถหารือเกี่ยวกับงาน, แบ่งปันการอัปเดต, และอ้างอิงถึงโครงการหรือเอกสารเฉพาะได้โดยไม่ต้องออกจากพื้นที่ทำงานของคุณ

โอลิเวีย วีลเลอร์ ซีอีโอของแอคตัน ครัล, กล่าวว่าพวกเขาเปลี่ยนจากโนชั่นเป็นคลิกอัพ:

ก่อนใช้ ClickUp ฉันประสบปัญหาในการหาแพลตฟอร์มที่สามารถขยายตามทีมที่กำลังเติบโตของฉันได้ ฉันลองใช้ Hive App, Notion, Asana, Basecamp และ Wrike แต่ไม่มีแพลตฟอร์มใดที่ใช้งานง่ายและดูสวยงามในเวลาเดียวกัน

สร้างฐานข้อมูลของคุณใน ClickUp เพื่อการจัดการที่สมบูรณ์แบบ

เมื่อความต้องการในการจัดการโครงการที่ซับซ้อนและการติดตามงานของคุณขยายตัว คุณสมบัติที่มีค่าของ Notion อาจดูไม่น่าสนใจหรือไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้

มันขาดฟังก์ชันฐานข้อมูลขั้นสูง เช่น การรายงานที่ซับซ้อน, ระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุม, และการปรับขนาดสำหรับการจัดการข้อมูลระดับองค์กร

ในขณะที่ Notion อาจรู้สึกกระจัดกระจายเมื่อจัดการงานและกระบวนการทำงาน ClickUp ผสานฟังก์ชันเหล่านี้เข้าไว้ในระบบนิเวศเดียว การผสานรวมนี้หมายความว่างาน ข้อมูล และการสื่อสารอยู่ร่วมกันในที่เดียว ทำให้ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ แล้วคุณรออะไรอยู่?

สมัครใช้ ClickUp ฟรีวันนี้และลองใช้ดู!