หยุดคิดสักครู่เกี่ยวกับสิ่งที่ Google, Ferrari, ซุปหัวหอมฝรั่งเศส, ตึกเอ็มไพร์สเตท และอินซูลินมีเหมือนกัน
นี่คือคำแนะนำ: "ทุกสิ่งเริ่มต้นจากความคิด"
ทุกนวัตกรรมที่ยิ่งใหญ่ ตั้งแต่เทคโนโลยีที่พลิกโลกไปจนถึงชามซุปที่สมบูรณ์แบบ ล้วนเริ่มต้นจากความคิดเรียบง่าย
แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะไม่ได้พยายามคิดค้นโมเดล AI ใหม่ แต่ความคิดก็มีความสำคัญไม่แพ้กันสำหรับผู้จัดการโครงการและเจ้าของธุรกิจที่ต้องการเพิ่มความสำเร็จให้กับโครงการของตน
มาสำรวจกันว่าวิธีการและแนวคิดในการบริหารโครงการสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและการดำเนินงานของโครงการได้อย่างไร โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ภายในองค์กรของคุณมากเกินไป
⏰ สรุป 60 วินาที
นี่คือวิธีการสร้าง ดำเนินการ และปรับปรุงหลักการและแนวคิดการบริหารโครงการเพื่อความสำเร็จที่ยั่งยืน:
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ระยะเวลาที่เป็นไปได้ ขอบเขตงานที่มีโครงสร้าง และการจัดการความเสี่ยงเชิงรุก เพื่อวางรากฐานความสำเร็จของโครงการ
- ใช้วิธีการระดมความคิดที่มีโครงสร้าง, แผนผังความคิด, และเครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงและดำเนินการความคิดอย่างมีประสิทธิภาพ
- นำกลยุทธ์มาใช้ เช่น การทำให้เป้าหมายเป็นเกม การหมุนเวียนผู้นำ การกำจัดความไม่มีประสิทธิภาพ และการส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทีม
- ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการแบบ Agile ที่ดีที่สุด ติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ และรักษาแรงจูงใจของทีม
- มุ่งเน้นที่ การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นฐาน, การทำงานอัตโนมัติ, การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ, และวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
- ผสานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ กับเครื่องมืออย่างClickUpและเทคนิคการจัดการโครงการ เพื่อเปลี่ยนไอเดียให้กลายเป็นผลลัพธ์ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
การเข้าใจสิ่งที่ทำให้เป็นไอเดียที่ดีในด้านการจัดการโครงการ
มีเพียง2.5% ของบริษัทที่สามารถดำเนินโครงการให้สำเร็จได้ 100% — นี่คือผลกระทบโดยตรงจากการจัดการความคิดที่ไม่ดี
ในขณะเดียวกัน แนวคิดการบริหารโครงการที่ดีจะนำพาความสำเร็จของโครงการไปสู่เป้าหมายอย่างแม่นยำ
ดังนั้น คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าไอเดียการจัดการโครงการที่ดีจากไอเดียที่ล้มเหลว? ให้ระวังลักษณะเหล่านี้:
- วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน: เป้าหมายที่ชัดเจนพร้อมผลลัพธ์ของโครงการที่สามารถวัดได้
- ขอบเขตที่กำหนด: ป้องกันการขยายขอบเขตงานโดยไม่จำเป็นโดยการระบุสิ่งที่รวมอยู่และสิ่งที่ไม่รวมไว้อย่างชัดเจน
- กรอบเวลาที่สมจริง: กำหนดเส้นตายที่สามารถทำได้จริงโดยพิจารณาจากทรัพยากรและความซับซ้อน
- การพิจารณาด้านงบประมาณ: แผนสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดและการจัดการทรัพยากร
- การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการมีส่วนร่วมและได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
- การประเมินความเสี่ยง: ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและกลยุทธ์การลดความเสี่ยงอย่างเชิงรุก
- แผนการสื่อสาร: ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันด้วยการอัปเดตและติดตามความคืบหน้า
📌 ตัวอย่าง: โครงการที่มีความทะเยอทะยานสองโครงการ—โครงการหนึ่งเสร็จก่อนกำหนด อีกโครงการหนึ่งเกินงบประมาณถึง 1,357% อะไรคือสิ่งที่ทำให้เกิดความแตกต่าง? แนวคิดการบริหารโครงการ
ตึกเอ็มไพร์สเตท ถูกสร้างขึ้นในเวลาเพียง 410 วันเท่านั้น ในช่วงภาวะเศรษฐกิจตกต่ำครั้งใหญ่ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น? แผนโครงการที่ชัดเจน การจัดการความเสี่ยงอย่างแม่นยำ และตารางเวลาโครงการที่มีประสิทธิภาพทำให้ทุกอย่างดำเนินไปตามแผน ทุกงานถูกวางแผนอย่างรอบคอบ และสมาชิกในทีมทำงานประสานกันอย่างลงตัว
ตอนนี้ ลองเปรียบเทียบกับ โรงละครโอเปร่าซิดนีย์ ซึ่งถูกวางแผนให้เป็นโครงการที่ใช้เวลา 4 ปี งบประมาณ 7 ล้านดอลลาร์ แต่กลับยืดเยื้อไปถึง 14 ปี และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเป็น 102 ล้านดอลลาร์ เนื่องจากปัญหาการจัดการขอบเขตโครงการที่ไม่ดีและกำหนดเวลาที่ไม่สมจริง
วิธีระดมความคิดสำหรับแนวคิดการบริหารโครงการ
แนวคิดการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมไม่ได้เกิดขึ้นลอยๆ อย่างน้อยก็ไม่ใช่โดยปกติ แนวคิดที่ดีที่สุดมาจากการระดมความคิดที่มีโครงสร้าง ซึ่งสมาชิกในทีมจะต่อยอดความคิดของกันและกัน ท้าทายข้อสมมติฐาน และปรับปรุงแนวคิดให้กลายเป็นแนวทางที่เป็นจริงและสามารถนำไปปฏิบัติได้
นี่คือขั้นตอนการวิเคราะห์อย่างละเอียดเพื่อให้การประชุมระดมสมองของคุณนำไปสู่การสำเร็จโครงการอย่างประสบความสำเร็จ
ขั้นตอนที่ 1: รักษาความสนใจและความหลากหลายของกลุ่ม
กลุ่มระดมความคิดที่เหมาะสมควรมีผู้เข้าร่วมไม่เกิน 10 คน เพื่อเปิดมุมมองใหม่ๆ ควรเชิญสมาชิกในทีมที่มีภูมิหลังและความเชี่ยวชาญที่หลากหลายเข้าร่วม
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ทำให้การระดมสมองมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเทมเพลตที่มีโครงสร้างซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนโครงการและการทำงานร่วมกัน ละทิ้งกระดาษโน้ตและสำรวจเทมเพลตการระดมสมองฟรี 11 แบบใน Word, Google Docs และ ClickUp
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดปัญหาให้ชัดเจน
ก่อนที่คุณจะเริ่มลงมือ ให้ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนไว้ก่อน คำถามที่คลุมเครือเช่น "เราจะปรับปรุงผลิตภัณฑ์ได้อย่างไร?" จะดึงดูดความคิดเห็นที่สุ่มไปมา แต่คำถามที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น "เราจะทำให้ผลิตภัณฑ์ของเราเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้นสำหรับลูกค้าครั้งแรกได้อย่างไร?" จะช่วยให้การสนทนาอยู่ในกรอบที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 3: ใช้แผนผังความคิดเพื่อการระดมความคิดอย่างมีโครงสร้าง
ความคิดจะง่ายต่อการปรับปรุงเมื่ออยู่ในรูปแบบภาพ นี่คือจุดที่แผนผังความคิดเข้ามาช่วยเชื่อมโยงความคิดและจัดโครงสร้างการระดมสมอง 💭
แต่คุณจะจับความคิดที่หลากหลายเหล่านั้นได้อย่างไร? การใช้เครื่องมืออย่าง ClickUp ผสานการจัดการความรู้ การทำงานร่วมกัน และการจัดการโครงการเข้าด้วยกัน เป็นแอปที่ครอบคลุมทุกอย่างสำหรับการทำงาน
คุณสามารถใช้แผนผังความคิดของ ClickUpเพื่อจัดระเบียบแนวคิดให้เป็นความคิดที่ชัดเจนและเชื่อมโยงกัน ซึ่งช่วยให้มองเห็นรูปแบบได้ง่ายขึ้น ปรับปรุงความคิดดิบ และสร้างแผนที่มีโครงสร้างได้

ด้วย ClickUp Mind Maps คุณสามารถ:
- วางแผนโครงการอย่างรวดเร็วสำหรับงานบริหารโครงการ ในรูปแบบที่ดึงดูดสายตา
- แชร์และแก้ไขแผนผังความคิดแบบเรียลไทม์กับทีมโครงการของคุณ
- ลากและวางไอเดียเพื่อจัดระเบียบความคิดใหม่โดยไม่สูญเสียความเชื่อมโยง
ขั้นตอนที่ 4: ให้ AI ทำงานหนักแทนคุณ
ทำไมต้องเริ่มต้นจากศูนย์เมื่อ AI สามารถช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ก่อน?
สำหรับเริ่มต้น คุณสามารถคัดสรรได้:
- กลยุทธ์แคมเปญ: กำหนดกลยุทธ์ภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมง
- การเขียนแบบสำรวจ: สร้างคำถามที่เข้าใจง่ายและเหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของโครงการ
- สโลแกนการตลาด: สร้างสรรค์สโลแกนที่สร้างสรรค์และน่าสนใจสำหรับการสร้างแบรนด์
- หัวข้อเนื้อหา: แนะนำไอเดียบล็อกและวิดีโอสำหรับโครงการที่มีเนื้อหาหนัก
- โครงร่างบล็อก: การจัดโครงสร้างไอเดียบล็อกให้เป็นร่างที่มีระเบียบ
สิ่งที่คุณไม่ควรทำคือสลับไปมาระหว่างเครื่องมือ AI ต่าง ๆ กับพื้นที่ทำงานของคุณ พยายามทำทุกอย่างให้เสร็จ นี่คือจุดที่ผู้ช่วย AI แบบบูรณาการเข้ามามีประโยชน์สำหรับการทำงาน เรามีสิ่งที่คุณต้องการ!
ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ในตัวจาก ClickUp ทำหน้าที่เป็น คู่คิดในการระดมสมอง สร้างไอเดียที่คุณสามารถพัฒนาต่อร่วมกับทีมของคุณได้

ขั้นตอนที่ 5: หารือ ปรับปรุง และบันทึกเอกสาร
เมื่อความคิดถูกนำมาวางไว้บนโต๊ะแล้ว ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงก็เกิดขึ้น—การหารือ. ให้การสนับสนุนการให้คำแนะนำ, เน้นความคิดที่แข็งแกร่ง, และเปลี่ยนความคิดที่ไม่ชัดเจนให้กลายเป็นโครงการบริหารโครงการที่สามารถดำเนินการได้.
นี่คือแผนปฏิบัติการ:
- จัดเก็บไอเดียไว้ในเอกสาร ศูนย์กลางที่สามารถค้นหาได้
- ร่วมมือกับทีมของคุณในเอกสาร, เพิ่มความคิดเห็นและปรับปรุงกลยุทธ์
- เปลี่ยนความคิดให้กลายเป็นแผนการกระทำที่มีโครงสร้างพร้อมขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน
ClickUp Docsทำให้การบันทึกทุกอย่างและการทำงานร่วมกับทีมของคุณเป็นเรื่องง่ายและเรียลไทม์ แทนที่จะมีโน้ตกระจัดกระจาย ทีมสามารถทำงานภายในเอกสารเดียวที่แชร์ได้ เพิ่มไอเดีย ข้อเสนอแนะ รูปภาพ เอกสารอ้างอิง และอื่น ๆ ได้!

ขั้นตอนที่ 6: จำกัดขอบเขตและตัดสินใจ
ไม่ใช่ทุกความคิดจะประสบความสำเร็จ ดังนั้นถึงเวลาคัดกรองความคิดที่ดีที่สุดแล้ว หนึ่งในวิธีคืออะไร? ให้โหวตให้กับสามความคิดที่ดีที่สุดที่สามารถแก้ปัญหาเดิมได้ดีที่สุด มองหาความคิดที่:
- ปฏิบัติได้จริง: สามารถนำไปใช้ได้กับทรัพยากรที่มีอยู่
- นวัตกรรม: นำเสนอวิธีแก้ปัญหาที่เป็นเอกลักษณ์สำหรับความท้าทายที่มีอยู่
- สอดคล้องกับเป้าหมาย: เข้ากับกลยุทธ์การบริหารโครงการโดยรวม
เมื่อเลือกไอเดียที่ดีที่สุดแล้วClickUp Chatจะช่วยให้คุณสามารถรวมการสนทนาและการตัดสินใจไว้ในที่เดียว แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างแอปส่งข้อความและบอร์ดโครงการ ทีมงานสามารถพูดคุย ติดตามผล และเปลี่ยนไอเดียสำคัญให้กลายเป็นงานได้ทั้งหมดในที่เดียว

📮ClickUp Insight:พนักงานสายงานความรู้ส่งข้อความเฉลี่ย 25 ข้อความต่อวัน เพื่อค้นหาข้อมูลและบริบทต่างๆ สิ่งนี้บ่งชี้ถึงเวลาที่สูญเสียไปอย่างมากกับการเลื่อนดู การค้นหา และการตีความบทสนทนาที่กระจัดกระจายในอีเมลและแชทต่างๆ 😱
หากคุณมีแพลตฟอร์มอัจฉริยะที่เชื่อมต่องาน, โครงการ, แชท, และอีเมล (รวมถึง AI!) ไว้ในที่เดียว คุณก็จะมีแล้ว: ลองใช้ClickUp!
ขั้นตอนที่ 7: เปลี่ยนความคิดให้เป็นการกระทำ
เมื่อคุณได้เลือกไอเดียการจัดการโครงการที่ดีที่สุดแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะนำไปปฏิบัติ ขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการ คุณอาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทำการวิจัยเพิ่มเติม หรือวางแผนอย่างละเอียดก่อนดำเนินการ
เทมเพลตการระดมความคิดของ ClickUpช่วยจัดระเบียบแนวทางแก้ไขของทีมคุณในรูปแบบที่มีโครงสร้างและสามารถนำไปปฏิบัติได้ มันช่วยให้ไอเดียไม่เพียงแค่ถูกเก็บไว้ในเอกสารที่ถูกลืมในโลกดิจิทัล
ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน การวางแผนโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือการจัดการทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ การระดมความคิดที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยให้แนวคิดที่ดีที่สุดนำไปสู่ความสำเร็จในการดำเนินโครงการ
แนวคิดการจัดการโครงการเชิงสร้างสรรค์เพื่อความสำเร็จ
ใครจะรู้ว่า การบริหารโครงการสามารถสนุกได้ขนาดนี้?ด้วยไอเดียการบริหารโครงการที่สร้างสรรค์เหล่านี้คุณจะแปลกใจว่าคุณสามารถทำลายกิจวัตรประจำวันได้อย่างง่ายดายเพียงใด
1. ทำให้เป้าหมายของโครงการเป็นเกม
เปลี่ยนการติดตามโครงการให้กลายเป็นเกมด้วยการมอบคะแนน, เหรียญตรา, หรือแม้กระทั่งสิทธิ์ในการโอ้อวดเมื่อทีมบรรลุเป้าหมายสำคัญ 📊.
มันใช้จิตวิทยาเดียวกันที่ทำให้ระบบ สะสมวันต่อเนื่อง ของ Duolingo น่าติดตามมาก—ยกเว้นว่าแทนที่จะเป็นการเรียนภาษาสเปน ทีมของคุณกำลังทำลายเส้นตายอย่างไม่หยุดยั้ง
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ฝึกฝนแนวคิดการบริหารโครงการให้เชี่ยวชาญด้วยการเรียนรู้ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ กลยุทธ์การดำเนินงาน และเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น รับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงและตัวอย่างการบริหารโครงการจากประสบการณ์จริงเพื่อประยุกต์ใช้ในบล็อกนี้
2. กำหนดวัน "ไม่ประชุม"
การประชุมเป็นสิ่งสำคัญ แต่พูดกันตามตรง—บางครั้งมันก็แค่ขัดขวางการทำงานการกำหนดวันปลอดการประชุมสัปดาห์ละหนึ่งวันจะช่วยให้สมาชิกในทีมมี เวลาที่ต่อเนื่องในการมุ่งเน้นกับงานสำคัญ ส่งผลให้โครงการพัฒนาได้เร็วขึ้นและมีสิ่งรบกวนน้อยลง
3. หมุนเวียนบทบาทผู้นำ
แทนที่จะให้คนเดิมเป็นผู้นำในทุกโครงการ ให้หมุนเวียนผู้นำในแต่ละช่วงของโครงการ วิธีนี้ไม่เพียงแต่เสริมสร้างทักษะความเป็นผู้นำ แต่ยังช่วยให้มีแนวคิดใหม่ๆ เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง
📌 ตัวอย่าง: บริษัทเจเนอรัลอิเล็กทริก (GE) ใช้รูปแบบการหมุนเวียนตำแหน่งผู้นำภายใต้การนำของแจ็ค เวลช์ เพื่อให้พนักงานได้รับประสบการณ์ในหลากหลายบทบาท ส่งผลให้มีความยืดหยุ่นและสร้างสรรค์มากขึ้น
4. ลองใช้รายการ "ต่อต้านงาน"
บางครั้ง การรู้ว่าอะไรไม่ควรทำก็สำคัญพอๆ กับการรู้ว่าอะไรควรทำ สร้างรายการงานที่ไม่จำเป็น เช่น การอนุมัติที่มากเกินไปหรือรายงานสถานะที่ซ้ำซ้อน ซึ่งทำให้งานล่าช้า
ทิม เฟอร์ริสส์ ผู้มีชื่อเสียงจากหนังสือ "4-Hour Workweek" และการปรับชีวิตให้มีประสิทธิภาพสูงสุด สนับสนุน "รายการสิ่งที่ไม่ควรทำ" เป็นเครื่องมือสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานผ่านการกำจัดอย่างมีกลยุทธ์ เขาสนับสนุนให้ระบุและกำจัดกิจกรรมที่เสียเวลา เช่น การโทรศัพท์ที่ไม่จำเป็น การเช็คอีเมลมากเกินไป และการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อปลดปล่อยพื้นที่ทางจิตใจและร่างกายสำหรับงานที่มีผลกระทบสูง
5. ดำเนินการสร้างวัฒนธรรม "ล้มเหลวเร็ว เรียนรู้เร็ว" 💡
แทนที่จะมองความล้มเหลวเป็นอุปสรรค ให้ใช้มันเป็นบทเรียนเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์ของคุณ จัดการประชุมสรุปผลอย่างเป็นระบบหลังจากทุกโครงการที่เสร็จสิ้นเพื่อบันทึกบทเรียนที่ได้รับและปรับปรุงการดำเนินงานในอนาคต
รีต้า แมคกราธศาสตราจารย์จากคณะบริหารธุรกิจแห่งมหาวิทยาลัยโคลัมเบีย มีส่วนร่วมอย่างมีนัยสำคัญในประเด็นเกี่ยวกับวัฒนธรรม "ล้มเหลวอย่างรวดเร็ว" โดยเน้นย้ำแนวคิดเรื่อง "การล้มเหลวอย่างชาญฉลาด" ผลงานของเธอสนับสนุนการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เพียงแต่ยอมรับแต่ยัง เฉลิมฉลองการล้มเหลวที่มีเหตุผลและมุ่งเน้นการเรียนรู้ อย่างจริงจัง
มุมมองนี้ชี้ให้เห็นว่าความล้มเหลวไม่ได้มีความเท่าเทียมกันทั้งหมด; "ความล้มเหลวที่ชาญฉลาด" คือความล้มเหลวที่เกิดจากการเสี่ยงที่คำนวณไว้แล้ว และให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าสำหรับการกระทำในอนาคต ซึ่งสอดคล้องอย่างใกล้ชิดกับหลักการสำคัญของปรัชญา "ล้มเหลวอย่างรวดเร็ว"
➡️ อ่านเพิ่มเติม: การจัดการโครงการในขั้นตอนต่างๆ เพื่อการวางแผนและการดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
6. วิธีการ "ระดมความคิดย้อนกลับ" 🤯
เมื่อทีมติดขัด ให้พลิกกระบวนการระดมความคิด: แทนที่จะถามว่า "เราจะแก้ปัญหานี้อย่างไร?" ให้ถามว่า "เราจะทำให้สิ่งนี้แย่ลงได้อย่างไร?" ฟังดูแปลก แต่ช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา
อเล็กซ์ ไฟคกนีย์ ออสบอร์น ผู้บริหารโฆษณาที่มีชื่อเสียง เป็นที่รู้จักดีที่สุดในฐานะผู้บุกเบิกเทคนิคการระดมความคิดนี้ ซึ่งเน้นการสร้างสรรค์ แนวคิดจำนวนมากในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีการตัดสิน
7. ผสาน "กฎสองนาที" สำหรับความสำเร็จอย่างรวดเร็ว ⏳
หากงานใดใช้เวลาไม่ถึงสองนาที อย่าใส่ไว้ในรายการ—ทำเลยทันที วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้งานเล็ก ๆ สะสมและชะลอการทำงาน
🧠 คุณรู้หรือไม่: งานวิจัยระบุว่า ผู้ที่บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและจัดการงานด่วนทันที จะประสบความสำเร็จในการทำโครงการให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้มากกว่าถึง 57%
8. มอบรางวัลให้กับเทคนิคประหยัดเวลาที่ดีที่สุด
ประสิทธิภาพสมควรได้รับการยกย่อง ให้ทีมต่างๆ แบ่งปัน เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็น การสร้างรายงานอัตโนมัติ การตั้งค่าขั้นตอนการทำงานที่ดีขึ้น หรือการทำให้การอนุมัติง่ายขึ้น
9. ตั้งค่าความท้าทายแบบ "กำหนดเส้นตายด้วยตัวเอง"
การให้ผู้คนกำหนดระยะเวลาโครงการของตนเองสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและช่วยให้ทีมวางแผนได้อย่างสมจริงแทนที่จะติดอยู่กับกำหนดการที่ตั้งขึ้นโดยพลการ
10. ส่งเสริมการ "ติดตามงานข้ามทีม"
ทีมทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขาเข้าใจ ว่างานของพวกเขามีผลกระทบต่อผู้อื่นอย่างไร การให้พนักงานใช้เวลาหนึ่งวันในแผนกอื่นช่วยสร้างความร่วมมือในทีม
➡️ อ่านเพิ่มเติม: ประเภทของแนวทางการบริหารโครงการและระเบียบวิธี
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
แม้แผนโครงการที่วางไว้ดีที่สุดก็อาจล้มเหลวได้หากปราศจากกลยุทธ์ที่เหมาะสม นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณจะอยู่รอดและประสบความสำเร็จ
1. ให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่เปิดกว้างและมีประสิทธิภาพ
ตามรายงาน Pulse of the Profession พบว่า 68% ของผู้จัดการโครงการเห็นด้วยว่าการสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร
แต่ประเด็นสำคัญคือ การสื่อสารที่ไม่ดีสามารถทำให้โครงการที่มีการจัดการอย่างดีเยี่ยมต้องล้มเหลวได้ ทีมจำเป็นต้องมีช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างเพื่อให้ข้อมูลสามารถไหลเวียนได้อย่างอิสระ ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจจับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
2. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับโครงการของคุณ
ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมเริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่ชัดเจนและกำหนดไว้อย่างดี พวกเขาช่วยให้ทีมมีสมาธิ มุ่งมั่นไปในทิศทางเดียวกัน และมีประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งทำให้การประเมินความสำเร็จของโครงการในตอนท้ายเป็นเรื่องง่ายขึ้น
ก่อนที่จะเริ่มทำงาน ให้กำหนด:
🔍 วัตถุประสงค์ของโครงการ: คุณต้องการบรรลุอะไร?
🔍 งานหลัก: มีอะไรที่ต้องทำบ้าง?
🔍 ขอบเขตของโครงการ: มีอะไรบ้าง (และไม่มีอะไรบ้าง)?
🔍 ระยะเวลาโครงการ: จะใช้เวลานานแค่ไหน?
🔍 งบประมาณ: ข้อจำกัดทางการเงินของคุณคืออะไร?
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ClickUp Goalsเพื่อติดตามความคืบหน้าของทีมคุณด้วยเป้าหมายเชิงตัวเลข, ทางการเงิน, และตามงาน—ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายระยะสั้น, ยอดขายรายสัปดาห์, หรือโครงการระดับบริษัท.
3. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการติดตามความก้าวหน้า
การติดตามความคืบหน้าของโครงการคือการมีมุมมองแบบเรียลไทม์ของสถานการณ์ ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม ทีมงานสามารถติดตามกำหนดเวลา จัดการปริมาณงาน และมองเห็นประสิทธิภาพการทำงานได้ในพริบตา
ในการทำสิ่งนี้อย่างมีประสิทธิภาพภายในโครงการ คุณจะต้องมี:
- แดชบอร์ดเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล: จัดลำดับความสำคัญของงานสำคัญและติดตามความคืบหน้า
- มุมมองทั่วทั้งโครงการ: ดูกำหนดส่งงาน ผู้รับผิดชอบ และประสิทธิภาพโดยรวมของโครงการ
- เครื่องมือติดตามสปรินต์: รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความเร็วของสปรินต์, การเผาไหม้, การเผาไหม้ลดลง, และการไหลสะสม
แดชบอร์ดของ ClickUpทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นโดยให้คุณสร้างแดชบอร์ดของคุณเอง เลือกวิดเจ็ตที่อิงตามประสิทธิภาพมากกว่า 50 รายการและแสดงภาพสิ่งที่คุณต้องการติดตามได้อย่างง่ายดาย แดชบอร์ดแบบไม่ต้องเขียนโค้ด ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว!

📌 ตัวอย่าง: ทีมการตลาดที่ติดตามการเปิดตัวผลิตภัณฑ์สามารถใช้ ClickUp Dashboards เพื่อตรวจสอบกำหนดเวลาของเนื้อหา ประสิทธิภาพของโฆษณา และงบประมาณของแคมเปญในที่เดียว—เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน
4. ระบุและวางแผนรับมือกับความเสี่ยง
การละเลยความเสี่ยงของโครงการ = ขาดกำหนดเวลา, งบประมาณเกิน, และความวุ่นวายที่ไม่คาดคิด. นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการจัดการความเสี่ยงจึงควรเป็นส่วนหนึ่งของทุกวิธีการบริหารโครงการ.
เพื่อสร้างแผนการจัดการความเสี่ยง:
- ระบุความเสี่ยง: ทบทวนโครงการที่ผ่านมาและระดมความคิดเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- ใช้ การวิเคราะห์ SWOT: ประเมินจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค
- ความเสี่ยงด้านคะแนน: กำหนดความน่าจะเป็นและผลกระทบเพื่อจัดลำดับความสำคัญในการดำเนินการแก้ไข
5. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการแบบครบวงจร
วิธีที่ดีที่สุดในการรับรองว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ได้รับการปฏิบัติตาม? เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทรงพลังซึ่งรวบรวมทุกสิ่งไว้ด้วยกัน. และโซลูชันการจัดการโครงการของ ClickUpมอบสิ่งนี้ให้คุณ!
เราได้กล่าวถึงแล้วว่า ClickUp Brain และ Mind Maps ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการระดมความคิดอย่างไร, ClickUp Docs และ Chat ช่วยเสริมการทำงานร่วมกันอย่างไร, และ Dashboard ช่วยในการติดตามโครงการแบบเรียลไทม์ได้อย่างไร
อย่างไรก็ตามเทมเพลตการจัดการโครงการ ClickUpคือการรวมเอาคุณสมบัติที่ดีที่สุดทั้งหมดไว้ในเทมเพลตเดียวที่ราบรื่น ซึ่งช่วยให้คุณจัดการโครงการทั้งหมดของคุณได้อย่างราบรื่น
ประโยชน์? ทีมสามารถติดตามความคืบหน้า, จัดการทรัพยากร, และดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ—ทั้งหมดโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่าง ๆ มากมาย และยังคงมีสมาธิอยู่
เคล็ดลับสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในการบริหารโครงการ
โครงการที่ยอดเยี่ยมไม่ได้เกิดขึ้นเอง—แต่ต้องพัฒนาอย่างต่อเนื่องนี่คือเคล็ดลับการบริหารโครงการที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงผลงานได้อย่างต่อเนื่อง:
✅ ตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐาน: การติดตามตัวชี้วัดของโครงการอย่างสม่ำเสมอช่วยให้สามารถระบุจุดติดขัด ติดตามความคืบหน้าจริง และปรับเปลี่ยนได้อย่างมีข้อมูล
✅ ใช้ Value Stream Mapping เพื่อค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพ: บางครั้งงานอาจติดอยู่ในหลุมดำของการอนุมัติ การประชุม และการรออีเมลValue Stream Mapping (VSM)ช่วยในการมองเห็นกระบวนการทำงาน ระบุความไม่มีประสิทธิภาพ และกำจัดความสูญเปล่า
📌 วิธีการทำงาน:
- วางแผนกระบวนการโครงการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ
- ระบุตำแหน่งที่เกิดความล่าช้า จุดคอขวด หรือความซ้ำซ้อน
- ปรับปรุงกระบวนการทำงานเพื่อเร่งความก้าวหน้าของโครงการ
✅ รักษาการสื่อสารและการให้ข้อเสนอแนะให้เปิดกว้าง: ความคิดที่ดีไม่ได้มาจากผู้นำเพียงอย่างเดียว—แต่มาจากทุกที่. ให้กำลังใจให้สมาชิกในทีมแบ่งปันข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่ทำงานได้ดี (และสิ่งที่ไม่ได้ผล).
✅ เจาะลึกถึงรากเหง้าด้วยRoot Cause Analysis (RCA): เมื่อเกิดปัญหา (และยอมรับกันตรงๆ ว่ามันต้องเกิดขึ้นแน่นอน) อย่าเพียงแค่แก้ไขปัญหาที่เห็นภายนอก—แต่ต้องค้นหาสาเหตุที่แท้จริงว่าทำไมมันถึงเกิดขึ้น
- ทำไมเราถึงพลาดกำหนดเวลา? → กระบวนการอนุมัติใช้เวลานานเกินไป
- ทำไมกระบวนการอนุมัติถึงใช้เวลานานเกินไป? → ลูกค้าขอแก้ไขหลายครั้ง
- ทำไมมีการแก้ไขหลายครั้ง? → ข้อกำหนดเริ่มต้นไม่ชัดเจน
- ทำไมพวกเขาไม่ชัดเจน? → รายละเอียดโครงการไม่ครบถ้วน
- ทำไมเอกสารสรุปโครงการไม่สมบูรณ์? → เราไม่ได้ปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทุกคนตั้งแต่แรก
✅ ส่งเสริมวัฒนธรรมไคเซ็น 🏗
ไคเซ็น= การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและเล็กน้อยตลอดเวลา แทนที่จะรอการปรับปรุงกระบวนการครั้งใหญ่ ให้ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมค้นหาวิธีปรับปรุงการทำงานของพวกเขาอย่างต่อเนื่อง
📌 วิธีสร้างวัฒนธรรมไคเซ็น:
- ยอมรับและให้รางวัลแก่การปรับปรุงกระบวนการเล็ก ๆ
- ส่งเสริมการแก้ปัญหาเชิงรุก
- ให้ทีมสามารถทดสอบและปรับปรุงเทคนิคการจัดการโครงการ
📌 ตัวอย่าง: ทีมโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่นำแนวคิดไคเซ็นมาใช้ อาจเริ่มมีการประชุมเช็กอินประจำวัน 10 นาที เพื่อแก้ไขอุปสรรคอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ประสิทธิภาพโดยรวมดีขึ้น
แนวคิดการจัดการโครงการที่ดีที่สุด: เริ่มต้นใช้งาน ClickUp
ผู้ประสานงานโปรแกรมสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของศูนย์สุขภาพนักศึกษาวิทยาลัยดาร์ตมัธ, ซิด บาบลา,ได้แบ่งปันวิธีที่ ClickUp เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของพวกเขา
ClickUp ได้ลดความจำเป็นในการสื่อสารผ่านอีเมลและทำให้การทำงานร่วมกันของทีมสร้างเนื้อหาของเราเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น เราสามารถดำเนินการตั้งแต่การระดมความคิดไปจนถึงร่างแรกได้เร็วขึ้นถึง 2-3 เท่า
ClickUp ได้ลดความจำเป็นในการสื่อสารผ่านอีเมลและทำให้การทำงานร่วมกันของทีมสร้างเนื้อหาของเราเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น เราสามารถดำเนินการตั้งแต่การระดมความคิดไปจนถึงร่างแรกได้เร็วขึ้นถึง 2-3 เท่า
บังเอิญจริง ๆ นั่นคือสิ่งที่เรากำลังหารือกันอยู่พอดี ไอเดียการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจะเติบโตได้ดีเมื่อได้รับการสนับสนุนจากเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มการสื่อสารและทำให้การคิดสร้างสรรค์ง่ายขึ้น—และ ClickUp ทำได้ทั้งสองอย่าง (และยังมีอีกมากมาย)
ด้วย ClickUp ทีมงานสามารถระดมความคิดด้วยแผนผังความคิด (Mind Maps) ติดตามความคืบหน้าด้วยแดชบอร์ด จัดทำเอกสารไอเดียใน Docs และตัดสินใจได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยแชท—ทั้งหมดนี้ในที่เดียว
ลงทะเบียนบน ClickUpตอนนี้และนำโครงการของคุณจากแนวคิดไปสู่ความสำเร็จ



