วิธีจ้างผู้ช่วยเสมือนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

คุณคุ้นเคยกับการจัดการทุกอย่างด้วยตัวเองหรือทำงานร่วมกับผู้ช่วยในสำนักงาน?

หากคุณตอบว่าใช่สำหรับข้อใดข้อหนึ่ง แสดงว่าคุณได้ฝันถึงใครสักคนที่สามารถช่วยงาน 'จุกจิก' และงานธุรการที่ทำให้คุณวุ่นวายในแต่ละวัน เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นกับงานที่ต้องใช้ความคิดอย่างเต็มที่

สิ่งนี้สามารถทำได้ด้วยผู้ช่วยเสมือน (VA) ซึ่งเป็นบุคคลที่คอยช่วยแบ่งเบาภาระ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และปลดปล่อยเวลาอันมีค่าของคุณ

ผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมหาศาล แต่สิ่งสำคัญคือการจ้างคนที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ไม่ใช่เพิ่มภาระงานให้มากขึ้น ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีการจ้างผู้ช่วยเสมือนที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่เหนื่อยมากขึ้น 💪

ใครคือผู้ช่วยเสมือนจริง?

บุคคลเหล่านี้ใช้เครื่องมือผู้ช่วยผู้บริหารออนไลน์หลากหลายประเภท ซอฟต์แวร์ และแพลตฟอร์มการสื่อสาร เพื่อจัดการงาน ทำงานร่วมกับทีม และดำเนินโครงการให้สำเร็จ

การจ้างผู้ช่วยเสมือนจริงช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานธุรการที่ใช้เวลามากให้กับบุคคลภายนอกได้โดยไม่จำเป็นต้องมีพนักงานประจำออฟฟิศ ลดค่าใช้จ่ายด้านต้นทุน เช่น ค่าเช่าสำนักงาน อุปกรณ์ และค่าเดินทาง ผู้ช่วยเสมือนจริงสามารถจ้างได้ทั้งแบบเต็มเวลา พาร์ทไทม์ หรือตามโครงการ ขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า

ทำไมต้องจ้างผู้ช่วยเสมือน?

ผู้ช่วยเสมือนสามารถเป็นส่วนเสริมที่มีคุณค่าอย่างยิ่งให้กับทีมของคุณ โดยมักจะโดดเด่นกว่าผู้ช่วยประจำสำนักงานแบบดั้งเดิมในหลายๆ ด้าน นี่คือเหตุผลที่การจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นทางเลือกที่คุ้มค่า:

นอกจากนี้ ผู้ช่วยเสมือนสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ สนับสนุนสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน และปรับปรุงการบริการลูกค้า

ทักษะและคุณสมบัติทั่วไปที่ควรพิจารณาในผู้ช่วยเสมือน

การจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่การเลือกผู้ช่วยที่เหมาะสมต้องมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นที่พวกเขาควรมี นี่คือคุณสมบัติสำคัญที่ควรให้ความสำคัญ:

11 ขั้นตอนในการจ้างผู้ช่วยเสมือน

การจ้างบริการผู้ช่วยเสมือนสามารถเปลี่ยนแปลงได้สำหรับสตาร์ทอัพ ทีมเล็ก หรือผู้จัดการบุคคล ไม่ว่าคุณจะจมอยู่กับงานที่มีคุณค่าต่ำหรือต้องการความเชี่ยวชาญในด้านเฉพาะ ผู้ช่วยเสมือนสามารถช่วยปลดปล่อยเวลาของคุณและปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณได้

นี่คือคู่มือขั้นตอนในการจ้างผู้ช่วยเสมือนจริงที่ปรับให้เหมาะกับทีมขนาดเล็กที่ไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลหรือผู้สรรหาบุคลากร

1. ระบุงานที่คุณต้องการมอบหมาย

เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในเรื่องใดเป็นพิเศษ ซึ่งอาจรวมถึง:

สร้างรายการรายละเอียดของงานเหล่านี้

สำหรับผู้ช่วยเสมือนทั่วไป ให้รวมความรับผิดชอบที่มีความซับซ้อนคล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถกำหนดอัตราค่าบริการรายชั่วโมงที่สม่ำเสมอได้ สำหรับผู้ช่วยเสมือนที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ให้เน้นผลลัพธ์ที่คุณต้องการโดยเฉพาะ เช่น การจัดการโซเชียลมีเดีย หรือการบัญชี

2. กำหนดงบประมาณ

กำหนดจำนวนเงินที่คุณยินดีจะจ่ายให้กับผู้ช่วยเสมือน (VA) โดยพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น:

ค้นหาราคาค่าบริการรายชั่วโมงมาตรฐานสำหรับผู้ช่วยเสมือน (VA) ในอุตสาหกรรมหรือภูมิภาคของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตั้งความคาดหวังที่เป็นจริงได้ในขณะที่ยังคงอยู่ในงบประมาณ

3. สร้างคำอธิบายตำแหน่งงานที่ชัดเจนและละเอียด

คำอธิบายหน้าที่การงานที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสม. ให้รวมส่วนประกอบต่อไปนี้ไว้ในคำอธิบาย:

ตัวอย่างเช่น ผู้ช่วยเสมือนสำหรับเอเจนซี่การตลาดอาจต้องมีประสบการณ์ในการจัดการสื่อสังคมออนไลน์, การเพิ่มประสิทธิภาพเครื่องมือค้นหา (SEO), และเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Google Analytics และ Canva

4. เลือกแพลตฟอร์มการจ้างงานที่เหมาะสม

โพสต์งานของคุณบนแพลตฟอร์มที่ผู้ช่วยเสมือนค้นหาโอกาสบ่อย ๆ เช่น ตลาดฟรีแลนซ์เช่น Upwork, Fiverr หรือ Toptal. คุณยังสามารถค้นหาซอฟต์แวร์ผู้ช่วยเสมือนที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อตัวเลือกที่คัดสรรมาอย่างดีหรือเชื่อมต่อกับผู้ช่วยเสมือนผ่านสื่อสังคมออนไลน์และชุมชนออนไลน์ได้.

หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือจัดการโครงการเช่นClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน

ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจรของ ClickUp คุณสามารถออกแบบระบบที่เหมาะสมเพื่อปรับปรุงกระบวนการสรรหา การปฐมนิเทศ และการพัฒนาพนักงานให้มีประสิทธิภาพ

มีคุณสมบัติClickUp Custom Fieldsสำหรับติดตามผู้สมัครและสถานะการสมัครของพวกเขา ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ข้อมูลเฉพาะลงในClickUp Tasks ได้ ทำให้คุณสามารถติดตามข้อมูลเฉพาะ เช่น ขั้นตอนการสมัคร วันที่สัมภาษณ์ หรือการให้คะแนนผู้สมัคร

5. คัดเลือกใบสมัครและดำเนินการสัมภาษณ์

เมื่อใบสมัครเริ่มเข้ามา ให้ตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับคำอธิบายงานของคุณ ให้ความสำคัญกับผู้สมัครที่มีทักษะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง และคัดเลือกให้เหลือเพียง 5-10 คนที่ดีที่สุด

ต่อไป กำหนดเวลาสัมภาษณ์เสมือนจริงกับผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกของคุณ หากการประชุมวิดีโอสดไม่สามารถทำได้เนื่องจากความแตกต่างของเขตเวลา ให้พิจารณาใช้วิดีโอสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเพื่อแนวทางที่ยืดหยุ่นมากขึ้น วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถประเมินความเป็นมืออาชีพ การสื่อสาร และบุคลิกภาพของพวกเขาได้โดยไม่จำเป็นต้องปรับตารางเวลาให้ตรงกัน

ระหว่างการสัมภาษณ์ ให้เน้นที่:

6. ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง

เมื่อจ้างผู้รับเหมาอิสระ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบคุณสมบัติของผู้สมัครโดยติดต่อกับลูกค้าหรือนายจ้างเดิมของพวกเขา ถามเกี่ยวกับ:

ขั้นตอนนี้เพิ่มความมั่นใจอีกขั้นหนึ่งในการตัดสินใจของคุณ

7. กำหนดความคาดหวังให้ชัดเจน

เมื่อคุณได้เลือกผู้ช่วยเสมือนแล้ว ให้กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่วันแรก พูดคุยเกี่ยวกับ:

คุณสามารถใช้สถานะงานที่กำหนดเองใน ClickUpเพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ติดตามความคืบหน้าของ VA ผ่านแต่ละขั้นตอนของงานได้ การปรับแต่งสถานะเหล่านี้ช่วยให้คุณเห็นได้ง่ายว่างานใดเสร็จสิ้นแล้ว งานใดที่กำลังดำเนินการอยู่ และงานใดที่กำลังจะมาถึง

เพื่อให้ติดตามสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างต่อเนื่อง ให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนซ้ำใน ClickUpสำหรับการติดตามผลและการให้ข้อเสนอแนะ วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนมีความรับผิดชอบ

8. เริ่มต้นด้วยช่วงทดลองและมอบหมายงานทดสอบ

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกผู้สมัคร ให้มอบหมายงานทดสอบขนาดเล็กที่มีค่าตอบแทน ซึ่งสะท้อนถึงลักษณะงานที่พวกเขาจะต้องรับผิดชอบเป็นประจำ วิธีนี้จะช่วยให้คุณประเมินแนวทางการแก้ปัญหา คุณภาพของงาน และความสามารถในการทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจ้างงานด้านการจัดการอีเมล ให้ขอให้พวกเขาจัดระเบียบกล่องขาเข้าหรือร่างคำตอบสำหรับลูกค้า

หลังจากนี้ ให้กำหนดระยะเวลาทดลองงาน 30-90 วัน เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีโอกาสประเมินความสัมพันธ์ในการทำงาน ในช่วงเวลาดังกล่าว:

การผสมผสานระหว่างงานทดสอบและช่วงทดลองงานเป็นวิธีที่ชัดเจนและปฏิบัติได้จริงในการประเมินความเหมาะสมของผู้สมัครสำหรับตำแหน่งงาน

9. ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นและการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพ

กระบวนการเริ่มต้นที่ราบรื่นจะช่วยให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณประสบความสำเร็จ จัดเตรียมเครื่องมือ AI สำหรับผู้ช่วยเสมือน แนวทางปฏิบัติ และทรัพยากรที่จำเป็นให้กับพวกเขา รวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

คุณสามารถใช้ ClickUp List Viewเพื่อติดตามงานในแต่ละขั้นตอน เช่น การเตรียมการก่อนเข้าทำงาน การตั้งค่าอุปกรณ์ และการสำรวจความคืบหน้า

10. มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การมอบหมายงานไม่ได้จบลงเพียงแค่การมอบหมายงานเท่านั้น ให้แน่ใจในความชัดเจนและประสิทธิภาพการทำงานโดย:

หลีกเลี่ยงการควบคุมงานอย่างละเอียดเกินไปโดยไว้วางใจให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณรับผิดชอบงานของตนเอง มอบอำนาจให้พวกเขาตัดสินใจอย่างอิสระภายในขอบเขตที่คุณกำหนดไว้

11. ติดตามและให้ข้อเสนอแนะ

การตรวจสอบเป็นประจำมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาประสิทธิภาพการทำงานและการแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้น ควรพิจารณาการทบทวนผลการปฏิบัติงานทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ นอกจากนี้ ควรส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างเพื่อให้ได้ข้อเสนอแนะโดยใช้เครื่องมือสื่อสารที่ใช้ AIเพื่อการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ

ใช้แดชบอร์ดของ ClickUpเพื่อแสดงภาพความคืบหน้าโดยแสดงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) อัตราการเสร็จสิ้นงาน และกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง ซึ่งช่วยให้คุณติดตามเป้าหมายและประเมินประสิทธิภาพของ VA ของคุณได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณสามารถรับมือกับความท้าทายต่างๆ ได้อย่างทันท่วงที

แบบฟอร์มการจ้างผู้ช่วยเสมือน

การค้นหาและจ้างผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสมเพื่อเข้าร่วมทีมของคุณอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ด้วยงานมากมายที่ต้องจัดการ การจัดระเบียบจึงเป็นกุญแจสำคัญในการหาคนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

นั่นคือจุดที่แม่แบบการจ้างงานของ ClickUp เข้ามามีบทบาท

เทมเพลตเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทุกขั้นตอนของการสรรหาบุคลากรเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่การติดตามใบสมัครไปจนถึงการคัดเลือกผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสมที่สุด มาสำรวจเทมเพลตเหล่านี้กันเถอะ 👇

เทมเพลตการรับสมัครผู้สมัครงานของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตการรับสมัครผู้สมัครงานของ ClickUpช่วยให้คุณจัดการได้อย่างเป็นระเบียบขณะที่คุณตรวจสอบและติดตามผู้สมัครงาน มันช่วยลดความเครียดในการประเมินผู้สมัคร ทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบและจัดลำดับความสำคัญของผู้สมัครได้อย่างมั่นใจ

โดยใช้เทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

แม่แบบเมทริกซ์การคัดเลือกการจ้างงาน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบเมทริกซ์การคัดเลือกการจ้างงานของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถประเมินผู้สมัครได้อย่างยุติธรรมและมีประสิทธิภาพ โดยแยกเกณฑ์การจ้างงานที่สำคัญออกเป็นโครงสร้างที่ง่ายต่อการติดตาม แม่แบบนี้ช่วยให้การเปรียบเทียบผู้สมัครหลายคนง่ายขึ้น ทำให้การเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมตามข้อมูลที่เป็นวัตถุประสงค์เป็นเรื่องง่าย

มันช่วยให้คุณ:

เทมเพลตการสรรหาและจ้างงานของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ตั้งแต่การโพสต์ตำแหน่งงานว่างไปจนถึงการจัดการสัมภาษณ์และการเริ่มงานClickUp's Recruiting and Hiring Templateช่วยให้คุณดำเนินการอย่างเป็นระบบในทุกขั้นตอน

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

เทมเพลตนี้ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในทีม เพิ่มความโปร่งใส และประหยัดเวลาด้วยการจัดตารางเวลาและการจัดการงานอัตโนมัติ

แม่แบบรายการตรวจสอบการจ้างงาน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หากเป้าหมายของคุณคือการทำให้กระบวนการจ้างงานของคุณเป็นมาตรฐานแล้วล่ะก็ClickUp Hiring Checklist Templateคือเครื่องมือที่คุณต้องใช้ มันช่วยให้คุณทำตามกระบวนการที่สม่ำเสมอและสามารถทำซ้ำได้ ซึ่งรับประกันว่าคุณจะไม่พลาดขั้นตอนใด ๆ

นี่คือวิธีที่เทมเพลตนี้สามารถสร้างความแตกต่างได้:

ด้วยรายการตรวจสอบนี้ คุณจะสามารถติดตามงานการจ้างงานเพื่อรับพนักงานใหม่ได้อย่างราบรื่น มันสร้างเส้นทางที่ชัดเจนและเป็นระเบียบตั้งแต่ตอนที่คุณเริ่มสรรหา จนถึงวันที่พนักงานใหม่ของคุณเริ่มต้นการเดินทางกับบริษัทของคุณ

วิธีตั้งค่าผู้ช่วยเสมือนใหม่ให้ประสบความสำเร็จ

การตั้งค่าผู้ช่วยเสมือน (VA) คนใหม่ของคุณให้ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานและรับรองความร่วมมือที่ราบรื่นClickUp ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทีมระยะไกลเป็นแอปครบวงจรที่ช่วยให้การจัดการงาน การติดตามความคืบหน้า และการสื่อสารกับผู้ช่วยเสมือนของคุณง่ายกว่าที่เคย

มาดูคุณสมบัติของมันอย่างใกล้ชิดกันเถอะ 👀

คลิกอัพ เบรน

ClickUp Brainเป็นเครื่องมือที่เชื่อถือได้สำหรับการร่างอีเมล สร้างเนื้อหา และแม้กระทั่งระดมความคิด หากผู้ช่วยเสมือนของคุณมีหน้าที่สร้างเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรผู้ช่วย AI ที่ผสานรวมกับClickUp Brain นี้สามารถขยายคำสั่งง่ายๆ ให้เป็นร่างที่สมบูรณ์ ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ClickUp Brain ทำหน้าที่เป็นฐานความรู้ด้วยเช่นกัน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารสำคัญ ไอเดีย และทรัพยากรต่างๆ

เมื่อคุณเริ่มทำงานกับผู้ช่วยเสมือน (VA) คุณสามารถใช้AI เป็นผู้ช่วยส่วนตัวของคุณในการอัปโหลดแนวทางสำคัญนโยบายของบริษัท และเอกสารการฝึกอบรม เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp

สำหรับงานที่ต้องทำซ้ำClickUp Automationsสามารถช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มาก

ระบบอัตโนมัติจัดการกระบวนการต่างๆ เช่น การส่งอีเมลแจ้งเตือนหรือการย้ายงานไปยังขั้นตอนต่างๆ ซึ่งช่วยลดการสื่อสารไปมา

สมมติว่าคุณได้มอบหมายงานให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณในการอัปเดตรายงานประจำสัปดาห์ ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าให้ทุกเช้าวันจันทร์ งานนี้จะถูกย้ายไปยังรายการ 'งานที่ต้องทำ' ของพวกเขาโดยอัตโนมัติ และจะมีการแจ้งเตือนส่งไปยังพวกเขา

เมื่อพวกเขาทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว ClickUp จะแจ้งเตือนคุณโดยอัตโนมัติและย้ายไปยัง 'เสร็จสมบูรณ์'

ClickUp Chat

การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญเมื่อทำงานกับผู้ช่วยเสมือน

ClickUp Chatรวบรวมทุกสิ่งไว้ในที่เดียว ช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้ช่วยเสมือนของคุณได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะขออัปเดตข้อมูล ให้ข้อเสนอแนะ หรือตอบคำถาม Chat มอบการสื่อสารที่ราบรื่นและตรงไปตรงมา โดยไม่จำเป็นต้องออกจากแพลตฟอร์ม

นอกเหนือจากการส่งข้อความพื้นฐานแล้ว ClickUp Chat ยังช่วยให้คุณแชร์ไฟล์ ลิงก์ และรายละเอียดงานได้อย่างง่ายดาย ทำให้การให้บริบทระหว่างการสนทนาเป็นเรื่องง่าย

นอกจากนี้ ด้วยการแจ้งเตือนและการกล่าวถึง (@mentions) คุณจะไม่ต้องพลาดการอัปเดตที่สำคัญหรือคำขอเร่งด่วน

จ้างงานอย่างชาญฉลาดด้วย ClickUp

การจ้างผู้ช่วยเสมือน (VA) เป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาดสำหรับธุรกิจทุกขนาด ทุกศักยภาพ และทุกเป้าหมาย—สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสมดุลชีวิตการทำงานของคุณได้อย่างน่าอัศจรรย์ การมอบหมายงาน เช่น งานธุรการหรืองานโครงการเฉพาะทาง ให้ผู้ช่วยเสมือนดูแล จะช่วยให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ในขณะที่ VA ของคุณจัดการงานที่เหลือทั้งหมด

ClickUp ทำให้กระบวนการจ้างงานราบรื่นด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น ClickUp Brain สำหรับจัดเก็บเอกสารและแนวคิดที่สำคัญ, Automations สำหรับจัดการงานที่ทำซ้ำๆ และเทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว

สมัครใช้ ClickUp วันนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของคุณ!