ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ แต่เวลาไม่ได้อยู่ข้างคุณเสมอไป
นี่คือเหตุผล! ตามรายงานดัชนีแนวโน้มการทำงานของไมโครซอฟท์ พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวัน—ประมาณ4 ชั่วโมง 33 นาที—ไปกับการจัดการอีเมล เข้าร่วมประชุม และสื่อสารผ่านแอปต่าง ๆ ของทีม และนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานทั้งหมดเท่านั้น 🥧
เวลาที่ใช้ไปกับการสื่อสารและการประสานงานสามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วสำหรับทีมขนาดเล็ก ทำให้เหลือเวลาเพียงเล็กน้อยสำหรับงานที่ขับเคลื่อนการเติบโตอย่างแท้จริง ไม่น่าแปลกใจที่ 68% ของพนักงานรู้สึกว่าพวกเขาไม่มีเวลาเพียงพอที่จะมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญ
ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจกลยุทธ์การจัดการเวลาที่ปฏิบัติได้จริงและเครื่องมือติดตามเวลาเพื่อช่วยให้คุณควบคุมตารางเวลาของคุณใหม่ จัดลำดับความสำคัญของงาน หลีกเลี่ยงการจัดการเวลาที่ไม่ดี และขับเคลื่อนการดำเนินงานของธุรกิจของคุณไปสู่ความสำเร็จ
1. ทำความเข้าใจงานและเป้าหมายของคุณ
การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพควรเป็นลำดับความสำคัญสูงสุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องจัดการกับความรับผิดชอบหลายด้าน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ แต่ละงานควรมีเจ้าของ ซึ่ง ชัดเจนในเป้าหมายและความรับผิดชอบของตน
อีลอน มัสก์เคยกล่าวไว้ว่า,
ผู้คนทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าเป้าหมายคืออะไรและทำไมจึงสำคัญ เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้คนจะตั้งตารอที่จะมาทำงานในตอนเช้าและสนุกกับการทำงาน
ผู้คนทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าเป้าหมายคืออะไรและทำไมจึงสำคัญ. เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้คนตั้งตารอที่จะมาทำงานในตอนเช้าและเพลิดเพลินกับการทำงาน.
กลยุทธ์การจัดการเวลาช่วยให้คุณ วัดงานกับเป้าหมาย ทำให้ง่ายต่อการติดตามสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ นอกจากนี้ยังช่วยให้ชัดเจนว่าพื้นที่ที่คุณควรให้ความสำคัญควรเป็นอะไร
ดังนั้น คุณจะ วางแผนงานประจำวันทั้งหมดให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว ได้อย่างไร? ขอแนะนำClickUp แอปครบวงจรสำหรับการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมจัดการงานเฉพาะ ติดตามความคืบหน้า และปรับปรุงการทำงานร่วมกัน
ใช้ClickUp Goalsเพื่อช่วยคุณตั้งเป้าหมาย, ติดตาม, และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้รวดเร็วขึ้น พร้อมรักษาความชัดเจนและความเป็นระเบียบไว้ตลอดเวลา

นี่คือวิธีที่ ClickUp Goals สามารถช่วยคุณจัดการงานได้:
- รักษาตารางเวลา: กำหนดเส้นตายสำหรับเป้าหมาย จัดการสปรินต์ และติดตามความคืบหน้าด้วยสกอร์การ์ดรายสัปดาห์ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณดำเนินไปตามแผน
- แชร์เป้าหมายได้อย่างง่ายดาย: มอบหมายเจ้าของคนเดียวหรือหลายคน ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง และทำงานร่วมกับทีมหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้อย่างราบรื่น
- จัดระเบียบเป้าหมายในที่เดียว: ใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดหมวดหมู่เป้าหมาย เช่น OKRs (วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก), สปรินท์ หรือบัตรคะแนนพนักงาน ทำให้ง่ายต่อการจัดการและจัดลำดับความสำคัญ
- วัดความสำเร็จอย่างแม่นยำ: ใช้เป้าหมายที่เป็นตัวเลข, มูลค่า, จริง/เท็จ, หรือเป้าหมายตามงาน เพื่อติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมาย เช่น ยอดขายรายสัปดาห์ หรือเป้าหมายระยะสั้น
เมื่อคุณได้จัดระเบียบเป้าหมายใหญ่เรียบร้อยแล้วClickUp Tasksจะช่วยให้การบันทึกสิ่งที่ต้องทำเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยสามารถแยกย่อยเป็นงานย่อย กำหนดผู้รับผิดชอบ ติดตามความคืบหน้า และทำให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ด้วยสถานะที่กำหนดเอง คุณสามารถสร้างขั้นตอนการทำงานที่เหมาะกับกระบวนการของคุณ ไม่ว่าจะเป็นแบบง่าย เช่น 'ต้องทำ' และ 'เสร็จแล้ว' หรือแบบละเอียดมากขึ้น การปรับแต่งช่วยให้ทีมของคุณมีสมาธิและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบน Reddit ชื่อecommarketingwiz ให้คำแนะนำการจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยม:
ฉันพยายามตื่นนอนประมาณ 6 โมงเช้า และทำงานเสริมในตอนเช้า จากนั้นฉันมอบหมายงานให้กับฟรีแลนซ์ในช่วงกลางวัน และเมื่อฉันเสร็จงานประจำ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น ฉันก็ทำงานเสริมต่ออีก 1-2 ชั่วโมง มันไม่ได้ราบรื่นเสมอไป แต่เมื่อฉันเริ่มมอบหมายงานให้ผู้อื่น มันก็ดีขึ้น
ฉันพยายามตื่นนอนประมาณ 6.00 น. และทำงานเสริมในตอนเช้า จากนั้นฉันมอบหมายงานให้กับฟรีแลนซ์ในช่วงกลางวันและเมื่อฉันเสร็จงานประจำ 9-5 ฉันก็ทำงานเสริมอีก 1-2 ชั่วโมง มันไม่ได้ราบรื่นเสมอไป แต่เมื่อฉันเริ่มจ้างงานภายนอก มันก็ดีขึ้น
2. วิเคราะห์การใช้เวลาของคุณ
สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพ ทุกวินาทีมีค่า ระหว่างการจัดการงานประจำวันและการวางกลยุทธ์เพื่อการเติบโต การสูญเสียการติดตามเวลาที่ใช้ไปเป็นเรื่องง่าย
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการวิเคราะห์ว่าคุณใช้เวลาอย่างไรคือการติดตามการใช้เวลาของคุณเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือประมาณนั้น
เมื่อคุณมีความเข้าใจแล้วว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปกับอะไร ให้แบ่งเวลาออกเป็นหมวดหมู่—สิ่งที่สร้างผลลัพธ์อย่างแท้จริง (เช่น กลยุทธ์หรือการติดต่อกับลูกค้า) กับสิ่งที่แค่กินเวลา (เช่น การประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดหรืองานเอกสาร)
นี่จะช่วยให้คุณเห็นภาพชัดเจนว่าคุณควรให้ความสำคัญกับอะไรมากขึ้น และจุดใดที่คุณอาจจำเป็นต้องมอบหมายงาน ให้ระบบอัตโนมัติ หรือลดทอนลง
ไม่ว่าคุณจะกำลังกำหนดเวลาทำงานอย่างเข้มข้นหรือปฏิบัติตามเทคนิค Pomodoroที่เน้นโฟกัส 25 นาทีต่อรอบแพลตฟอร์มการจัดการเวลาของ ClickUpก็มีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ทุกกลยุทธ์การบริหารเวลา พร้อมด้วยClickUp Automationsที่จะช่วยจัดการงานซ้ำๆ ให้คุณโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่นการติดตามเวลาโครงการของ ClickUpมอบโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการวิเคราะห์เวลาของคุณ, ปรับปรุงทักษะการจัดการเวลาของคุณ, และตั้งความคาดหวังที่เป็นจริงสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณ

นี่คือวิธีที่ ClickUp ทำให้การติดตามเวลาเป็นเรื่องง่าย:
- บันทึกเวลาได้ทุกที่: บันทึกเวลาบนเดสก์ท็อป มือถือ หรือเว็บด้วยส่วนขยาย Chrome ฟรีของ ClickUp และเชื่อมโยงเวลาที่บันทึกกับงานใดก็ได้
- กำหนดประมาณการและเพิ่มบันทึก: กำหนดระยะเวลาที่งานควรใช้และแนบรายละเอียดบันทึกไปยังรายการเพื่อให้สามารถติดตามความพยายามของคุณได้อย่างชัดเจน
- จัดการเวลาที่เรียกเก็บเงินได้: ทำเครื่องหมายเวลาเป็นเวลาที่เรียกเก็บเงินได้เพื่ออำนวยความสะดวกในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
- ยอดรวมแบบสรุป: ดูยอดรวมของเวลาที่ใช้ไปกับงานหลักและงานย่อยทั้งหมดเพื่อมุมมองที่ครอบคลุม
- แก้ไขและปรับ: เพิ่มหรือลบรายการเวลาด้วยตนเองเพื่อความถูกต้อง
ผู้ใช้ ClickUp,Max Segal, ผู้จัดการระบบคอมพิวเตอร์และข้อมูลสารสนเทศที่ XYZ กล่าวว่า:
คุณสมบัติการติดตามเวลาช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้นและค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้
คุณสมบัติการติดตามเวลาช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น และค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้
ยังไม่แน่ใจว่าเวลาหายไปไหน? มาลองนึกภาพดูว่าคุณเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง เพื่อจะได้หันไปให้ความสำคัญกับสิ่งที่ควรโฟกัส คุณสามารถใช้ ClickUp Dashboards สำหรับสิ่งนี้ได้

การตั้งค่าแดชบอร์ดส่วนตัวช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพการทำงานและระบุกิจกรรมที่เสียเวลาซึ่งทำให้เสียสมาธิได้ แดชบอร์ดรายวันแบบส่วนตัวนี้ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงาน ติดตามความคืบหน้า และรักษาการทำงานให้เป็นระเบียบตามเป้าหมายของคุณ
เพื่อความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ไป ให้รวมวิดเจ็ตที่ติดตามกำหนดเวลา แสดงสถานะงาน และให้การอัปเดตแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับกิจกรรมของทีม
3. จัดระเบียบ, จัดลำดับความสำคัญ, และจัดกลุ่ม
เมื่อโครงการขาดโครงสร้าง รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ มักจะหลุดรอดไป ส่งผลให้พลาดกำหนดเวลา เป้าหมายไม่สอดคล้องกัน และในที่สุดก็ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องจัดการกับหลายโครงการพร้อมกัน สิ่งนี้สามารถลุกลามกลายเป็นความวุ่นวายได้อย่างรวดเร็ว
กุญแจสำคัญในการจัดการกับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนคือการสร้างลำดับชั้นที่ชัดเจนซึ่งจัดระเบียบงานต่างๆ ให้ครบถ้วน ด้วยโครงสร้างที่มั่นคง คุณสามารถแบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นขั้นตอนที่เล็กและสามารถทำได้ และจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นั่นคือจุดที่ฟีเจอร์ลำดับชั้นโครงการและการจัดระเบียบงานของ ClickUpสามารถปฏิวัติกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างสิ้นเชิง ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้คุณ จัดระเบียบโครงการ งาน เอกสาร และงานต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบด้วยโฟลเดอร์ รายการ และพื้นที่เฉพาะ เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย

นี่คือวิธีที่ฟีเจอร์ลำดับชั้นและการจัดระเบียบงานสามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณง่ายขึ้น:
- ภาพรวมของพื้นที่ทำงาน: มองเห็นภาพรวมทั้งหมดของบริษัทหรือองค์กรของคุณได้ในทันที มอบ มุมมองภาพรวม โดยไม่ละเลยรายละเอียดที่สำคัญ
- งานย่อยแบบซ้อน: แบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ง่าย พร้อมงานย่อยหลายระดับ เพื่อให้ครอบคลุมทุกรายละเอียด
- รายการตรวจสอบภายในงาน: สร้างรายการตรวจสอบที่ละเอียดภายในงานเพื่อติดตามขั้นตอนของกระบวนการหรือโครงการที่ซับซ้อน
- การทำงานร่วมกัน: มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม เพิ่มคำอธิบาย อัปเดตสถานะ และมีส่วนร่วมผ่านความคิดเห็นเพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
- รายการที่ปรับแต่งได้: จัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันเป็นรายการ เพื่อจัดระเบียบโครงการ แคมเปญ หรือฐานข้อมูล และเข้าถึงสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ระดับความสำคัญ: จัดเรียงงานตามความเร่งด่วน จากต่ำไปสูง เพื่อช่วยให้สามารถมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญจริง ๆ และหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็น
ClickUpยังมาพร้อมกับเทมเพลตการบล็อกเวลาฟรี เช่นเทมเพลตกล่องเวลา ClickUp เพื่อช่วยให้การตั้งค่าของคุณง่ายขึ้น
นี่คือคุณสมบัติหลักของเทมเพลต:
- สถานะที่กำหนดเอง: ติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างง่ายดายด้วยสถานะที่ปรับแต่งได้ เช่น 'เสร็จแล้ว', 'กำลังดำเนินการ', และ 'ต้องทำ'
- ฟิลด์ที่กำหนดเอง: เพิ่มแอตทริบิวต์ที่กำหนดเอง เช่น 'ประเภท' เพื่อบันทึกข้อมูลงานที่จำเป็นและแสดงข้อมูลงานอย่างชัดเจนเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
- มุมมองที่กำหนดเอง: เปิดมุมมองที่แตกต่างกันสี่แบบเพื่อจัดระเบียบและเข้าถึงข้อมูล เช่น 'มุมมองแผนงาน' สำหรับการจัดการงาน, 'ตารางเวลา' สำหรับการจัดการช่วงเวลา, และ 'สถานะงาน' สำหรับการติดตามความคืบหน้าปัจจุบันของงาน
➡️ อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบการจัดการเวลาว่าง (ปฏิทิน & ตารางเวลา)
4. สร้างตารางเวลา
เริ่มต้นด้วยการมองสัปดาห์ของคุณในภาพรวม—จัดสรรวันหรือช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานที่ทำเป็นประจำ เช่น การประชุม การทำการตลาด การจัดการด้านการเงิน และงานกับลูกค้า
ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดให้ วันจันทร์เป็นวันสำหรับกลยุทธ์และการวางแผน, วันอังคารสำหรับการประชุมกับลูกค้า และวันพุธสำหรับการตลาดหรือการสร้างเนื้อหา เมื่อคุณกำหนดโครงสร้างประจำสัปดาห์ได้แล้ว ให้แบ่งย่อยเป็นงานประจำวัน โดยให้ความสำคัญกับกิจกรรมที่สำคัญที่สุดและต้องทำก่อนเป็นอันดับแรก
ในแต่ละวัน ระบุงานสำคัญ 3–5 อย่างที่ต้องทำให้เสร็จ และจัดสรรเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อมุ่งเน้นกับงานเหล่านั้น โดยเว้นช่องว่างสำหรับความท้าทายหรือการขัดจังหวะที่ไม่คาดคิด จงมีความเป็นจริงเกี่ยวกับปริมาณงานที่คุณสามารถทำได้ และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น เพื่อให้คุณยังคงยืดหยุ่นได้ขณะมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายใหญ่
เมื่อนำไปใช้,มุมมองปฏิทิน (Calendar View) และมุมมองเส้นเวลา (Timeline View)ของ ClickUpมอบความยืดหยุ่นและการปรับแต่งที่คุณต้องการเพื่อให้คุณติดตามงานของคุณได้ตลอดเวลา
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อสร้างตารางประจำวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน:

มุมมองปฏิทินของ ClickUp เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการมองเห็นงาน การจัดตารางงานใหม่ และการปรับเวลาของโครงการให้สอดคล้องกัน คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนได้
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้น:
- มองเห็นงานของคุณ: เปลี่ยนเป็นมุมมองปฏิทินใน ClickUp เพื่อดูงานทั้งหมดของคุณในรูปแบบปฏิทิน
- สร้างและปรับตารางเวลา: ลากและวางงานโดยตรงบนปฏิทินเพื่อปรับวันที่ครบกำหนดหรือระยะเวลา
- จัดการกำหนดเวลาของโครงการ: แบ่งโครงการใหญ่เป็นงานย่อยที่สามารถดำเนินการได้ และจัดตารางเวลาให้เหมาะสมในแต่ละวัน สัปดาห์ หรือเดือน
- ซิงค์กับปฏิทินภายนอก: ผสาน ClickUp กับ Google Calendar หรือเครื่องมือกำหนดตารางเวลาอื่น ๆ เพื่อรวบรวมกิจกรรมและงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

มุมมองไทม์ไลน์ใน ClickUpมอบวิธีการจัดตารางงานและจัดการปริมาณงานอย่างเป็นลำดับและละเอียด เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการมองเห็นภาพรวมของโครงการและกำหนดเวลาของคุณ
นี่คือวิธีการใช้งาน:
- มองเห็นงานตามเวลา: ใช้เมนูแบบเลื่อนลงของวันเพื่อสลับเป็นมุมมองรายสัปดาห์ รายเดือน หรือแม้แต่รายชั่วโมงเพื่อการวางแผนที่ดีขึ้น
- ปรับแต่งไทม์ไลน์ของคุณ: ปรับแต่งมุมมองของคุณโดยใช้สีของงานตามรายการ สถานะ หรือค่าของฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณสามารถเลือกที่จะแสดงหรือซ่อนวันหยุดสุดสัปดาห์ได้ตามเวิร์กโฟลว์ของคุณ
- งานที่ต้องทำซ้ำในอนาคต: เปิดใช้งานหรือปิดการแสดงงานที่ต้องทำซ้ำในอนาคตเพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น
คุณสามารถจัดการเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทมเพลตตารางจัดการเวลา ClickUpโดยไม่ต้องเริ่มต้นจากศูนย์
เทมเพลตนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยคุณวิเคราะห์การใช้เวลาของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
นี่คือสิ่งที่รวมอยู่:
- มุมมองบันทึกกิจกรรม: ติดตามกิจกรรมทั้งหมดที่คุณทำตลอดทั้งวันเพื่อระบุรูปแบบและปรับปรุงประสิทธิภาพ
- มุมมองกิจกรรมประจำวัน: วางแผนงาน, กำหนดลำดับความสำคัญ, และจัดโครงสร้างวันของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
- มุมมองปริมาณงาน: รับภาพรวมที่ชัดเจนของงานทั้งหมดและเวลาที่คาดว่าจะต้องใช้ เพื่อปรับสมดุลปริมาณงาน
- มุมมองคู่มือเริ่มต้น: คู่มือการตั้งค่าทีละขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณสร้างตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ลงทุนในตัวเองด้วยการจัดสรรเวลาเพื่อเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ เข้าร่วมเวิร์กช็อป หรืออ่านสิ่งพิมพ์ในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและเสริมสร้างความสามารถในการตัดสินใจของคุณ
คุณสามารถติดตามงานของคุณได้ตลอดเวลาด้วยมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpสำหรับการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพและระยะยาว

เมื่อพูดถึงการวางแผนระยะยาวและการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัตินี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยคุณ ทำให้กระบวนการทำงานง่ายขึ้น จัดลำดับความสำคัญของกำหนดเวลา และกำจัดจุดติดขัด ดังนี้:
- สร้างภาพการทำงานของโครงการ: รวม Spaces, โฟลเดอร์, รายการ, งาน และงานย่อยของคุณไว้ในมุมมองเดียวที่รวมเป็นหนึ่ง
- ความง่ายในการลากและวาง: ปรับเส้นเวลาของงานและความสัมพันธ์ระหว่างงานได้อย่างง่ายดายด้วยอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ใช้งานง่าย
- การจัดระเบียบด้วยรหัสสี: ใช้รหัสสีเพื่อจัดหมวดหมู่ภารกิจตามความสำคัญ, สถานะ, หรือสมาชิกทีมเพื่อให้สามารถระบุได้ง่าย, ทำให้ไม่มีอะไรถูกมองข้าม
- การอัปเดตแบบเรียลไทม์: ติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณได้ตลอดเวลาด้วยเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเฉลิมฉลองความสำเร็จเมื่อเกิดขึ้น
- จัดเรียง, กรอง, และมุ่งเน้น: ใช้การจัดเรียงขั้นสูงและการกรองเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญ, ระบุความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น, และจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาด
➡️ อ่านเพิ่มเติม:แม่แบบตารางเวลาฟรีใน Excel, Google Sheets และ ClickUp
5. หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจดูเหมือนเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่บ่อยครั้งกลับให้ผลตรงกันข้าม
การวิจัยทางประสาทวิทยาศาสตร์ แสดงให้เห็นว่าการลดภาระทางความคิดโดยการสร้างแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานสามารถช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายมากขึ้นและสนับสนุนสุขภาพกายและจิตของเราเมื่อสิ้นสุดวัน.
อย่างไรก็ตาม การทำหลายอย่างพร้อมกันเพิ่มภาระทางความคิด ซึ่งนำไปสู่:
- การลดความสนใจ: การสลับไปมาระหว่างงานทำให้ความสนใจของคุณกระจัดกระจาย ส่งผลให้คุณภาพของงานลดลง
- ความไม่มีประสิทธิภาพ: ใช้เวลามากขึ้นในการทำงานให้เสร็จเมื่อต้องเปลี่ยนความสนใจอยู่ตลอดเวลา
- ความเครียด: การทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไปทำให้สมองเหนื่อยล้าและเกิดความเครียด
โหมด Me ของ ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเวลา

โดยการกรอง Workspace ของคุณให้แสดงเฉพาะงานที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น โหมด Me จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบของคุณได้อย่างเต็มที่
นี่ทำให้คุณสามารถเห็น:
- มุมมองงานที่ปรับให้เหมาะกับคุณ: ดูงานที่ต้องการความสนใจของคุณโดยไม่มีสิ่งรบกวนจากงานของผู้อื่น
- การมอบหมายงานอัตโนมัติ: สร้างงานในโหมด Me เพื่อให้งานถูกมอบหมายให้คุณทันที ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานของคุณง่ายขึ้น
- เป็นสากลในทุกมุมมอง: ทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่กระทบต่อมุมมองของผู้อื่น ด้วยโหมด Me Mode ที่ใช้งานได้กับทุกมุมมองใน ClickUp ภายใน Workspace ของคุณ
6. พักเบรก
การหยุดพักเป็นประจำเป็นแง่มุมที่สำคัญแต่ถูกมองข้ามบ่อยครั้งของการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าการทำงานต่อเนื่องเป็นเวลานานอาจดูเหมือนมีประสิทธิผล แต่มันสามารถนำไปสู่ความเหนื่อยล้าและประสิทธิภาพที่ลดลงได้
การรวมช่วงเวลาพักอย่างมีจุดประสงค์ไว้ในตารางเวลาของคุณช่วยฟื้นฟูจิตใจ เพิ่มสมาธิ และรักษาประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาว
เราได้รับเวลาว่างประมาณห้าชั่วโมงต่อวัน แต่การใช้เวลาว่างนี้อย่างไม่ตั้งใจอาจส่งผลกระทบต่อสุขภาพโดยรวมของคุณได้ แม้ในขณะที่คุณไม่ได้ทำงานอยู่ก็ตาม การแบ่งเวลาให้เป็นระบบสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับเวลาว่างของคุณได้ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและคุณภาพชีวิตให้ดีขึ้น

ClickUp Remindersสามารถช่วยให้คุณรวมช่วงเวลาพักเข้ากับวันของคุณได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้มันได้:
- การตั้งค่าอย่างรวดเร็ว: สร้างการแจ้งเตือนแยกต่างหากขนาดเล็กสำหรับการพักตามกำหนดเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะหยุดพักในเวลาที่เหมาะสม
- การแจ้งเตือนการพักเบรกสำหรับผู้แทน: มอบหมายการแจ้งเตือนให้กับตัวคุณเองหรือทีมของคุณเพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมการพักเบรกอย่างสม่ำเสมอและใส่ใจ
- การแจ้งเตือนที่เกิดจากการแสดงความคิดเห็น: ตั้งค่าการแจ้งเตือนได้โดยตรงจากความคิดเห็นในรายการงาน ทำให้สามารถดำเนินการได้และเป็นอิสระจากรายการงานต้นฉบับ
7. มอบหมายงานและจ้างงานภายนอก
การแบ่งปันความรับผิดชอบและการจัดระเบียบงานช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูง ลดความวุ่นวาย และทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
กรอบการทำงานที่มีประโยชน์สำหรับการมอบหมายงานคือหลักการพาเรโต(หรือที่รู้จักกันในชื่อ กฎ 80/20) ซึ่งแนะนำว่า ผลลัพธ์ 80% มาจาก 20% ของความพยายาม การนำทฤษฎีนี้ไปใช้หมายถึงการระบุงานที่มีผลกระทบมากที่สุด—งานที่ขับเคลื่อนความสำเร็จทางธุรกิจ—และมุ่งเน้นไปที่งานเหล่านั้น ในขณะที่มอบหมายงานอีก 80% ที่มีความสำคัญแต่ไม่สำคัญเท่า
ทฤษฎีที่มีประโยชน์อีกทฤษฎีหนึ่งคือทฤษฎีสองปัจจัยของเฮิร์ซเบิร์ก ซึ่งแยกความแตกต่างระหว่าง ปัจจัยจูงใจ (เช่น ความสำเร็จ การได้รับการยอมรับ) และ ปัจจัยอนามัย (เช่น เงินเดือน สภาพแวดล้อมในการทำงาน)
เมื่อมอบหมายงาน ให้พิจารณาถึงงานที่ต้องทำและวิธีที่มันอาจกระตุ้นหรือลดแรงจูงใจของทีม งานที่สอดคล้องกับความถนัดของพนักงานและมอบโอกาสในการเติบโตและการยอมรับควรถูกมอบหมายให้กับบุคคลเหล่านั้น ซึ่งจะเพิ่มความสุขในการทำงานและประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขา
กุญแจสำคัญของการมอบหมายงานอยู่ที่การให้คำแนะนำที่ชัดเจน การตั้งความคาดหวัง และการสร้างความไว้วางใจ พร้อมทั้งสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมรู้สึกมีอำนาจและได้รับการยอมรับ

ใช้ClickUp Assign Commentsเพื่อทำให้การมอบหมายงานและการจัดการงานง่ายขึ้น:
- มอบหมายงานอย่างชัดเจน: เมื่อมอบหมายงาน ให้ระบุคำแนะนำที่ชัดเจนในส่วนความคิดเห็น แจ้งให้ชัดเจนว่างานนี้มอบหมายให้กับใครและมีข้อกำหนดเฉพาะใดบ้าง
- การกล่าวถึง:ใช้การกล่าวถึง @ใน ClickUpเพื่อแจ้งเตือนผู้รับมอบหมายโดยตรงและให้พวกเขาทราบถึงการเปลี่ยนแปลงหรือคำขอใดๆ
- รายการตรวจสอบ: สร้างรายการตรวจสอบภายในความคิดเห็นเพื่อแยกงานที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนย่อยที่สามารถดำเนินการได้
- สถานะการมอบหมาย: สร้างฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อติดตามสถานะการมอบหมายของงาน (เช่น 'ยังไม่ได้มอบหมาย', 'มอบหมายแล้ว', 'อยู่ระหว่างดำเนินการ', 'เสร็จสิ้นแล้ว')
- อัตโนมัติการแจ้งเตือน: ตั้งกฎการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองเพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้สร้างงานต้นฉบับและผู้ได้รับมอบหมายทุกครั้งที่มีการมอบหมายงานหรือสถานะของงานเปลี่ยนแปลง
➡️ อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างงบประมาณเวลาเพื่อให้ทำงานได้มากขึ้น
8. ลดสิ่งรบกวน
ในฐานะเจ้าของธุรกิจ สิ่งรบกวนสามารถทำให้วันของคุณเสียไปได้โดยง่าย กุญแจสำคัญในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพคือการระบุและจัดการกับสิ่งที่ทำให้คุณเสียเวลาอย่างตรงไปตรงมา
วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วคือการใช้เมทริกซ์การจัดการเวลาเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีคุณค่าสูง แบ่งงานออกเป็นสี่ส่วน: เร่งด่วนและสำคัญ ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ โดยการใช้เมทริกซ์นี้ คุณสามารถจัดสรรเวลาได้ดีขึ้น ลดความเครียด และมุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จในระยะยาว
โปรดจำไว้ว่า การมีสมาธิก็หมายถึงการหยุดพักเมื่อจำเป็นเช่นกัน น่าประหลาดใจที่ มากกว่า765 ล้านวันของวันหยุดพักผ่อน ถูกปล่อยให้สูญเปล่าในแต่ละปีในสหรัฐอเมริกา การหยุดพักไม่ใช่แค่ความฟุ่มเฟือย—แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสิทธิภาพการทำงานและการหลีกเลี่ยงภาวะหมดไฟ
กำหนดขอบเขตเพื่อลดสิ่งรบกวน: ปิดการแจ้งเตือนขณะทำงานที่ต้องการสมาธิ มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ และจัดสรรช่วงเวลาทำงานที่มุ่งเน้นในแต่ละช่วง

คุณสมบัติวันที่และเวลาของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถกำหนดวันเริ่มต้น, วันครบกำหนด, และการแจ้งเตือนได้ ทำให้คุณเสร็จสิ้นงานตามกำหนดเวลาในขณะที่ยังคงความเป็นระเบียบเรียบร้อย นอกเหนือจากกำหนดเวลาแล้ว คุณสมบัตินี้ยังช่วยให้คุณวางแผนตารางเวลาของคุณโดยการจัดสรรเวลาเฉพาะให้กับเครื่องมือ, แอปพลิเคชัน, หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้วันของคุณมีโครงสร้างและมีเป้าหมายชัดเจน
นอกจากนี้ ความพร้อมใช้งานของ ClickUp บนระบบ Android, iOS, Windows และ Mac หมายความว่าคุณสามารถเชื่อมต่อกับตารางเวลาของคุณได้ตลอดเวลา ทุกที่ทุกเวลา
9. ใช้แอปพลิเคชันจัดการเวลา
ตั้งแต่การวางแผนวันของคุณไปจนถึงการจัดลำดับความสำคัญของงานแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการเวลาสามารถช่วยคุณจัดระเบียบชีวิตของคุณได้ พวกมันสามารถเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของคุณได้ ทำให้คุณอยู่ในความควบคุมของทุกสิ่งทุกอย่าง
ไม่ว่าคุณจะต้องการความช่วยเหลือในการบล็อกเวลา การจัดการงาน การจัดลำดับความสำคัญ หรือการจัดการตารางประชุม ก็มีแอปที่ตอบโจทย์สำหรับคุณ ด้วยClickUp Integrations คุณสามารถยกระดับการจัดการเวลาของคุณไปอีกขั้นด้วยการเชื่อมต่อเครื่องมือมากกว่า 1,000 รายการ และนำฟีเจอร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดมาสู่พื้นที่ทำงานของคุณ—ฟรีทั้งหมด ถูกต้องแล้ว ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมืออีกต่อไป
นี่คือวิธีที่การผสานรวมเหล่านี้สามารถช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น:
- การติดตามเวลาอย่างไร้รอยต่อด้วย Everhour: ต่างจากเครื่องมือติดตามเวลาส่วนใหญ่ Everhour ผสานการควบคุมเข้ากับอินเทอร์เฟซของ ClickUp โดยตรง ช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
- การติดตามเวลาแบบทันทีด้วย Toggl: เปิดใช้งานส่วนขยาย Toggl บน Chrome เพื่อติดตามเวลาได้อย่างง่ายดายภายใน ClickUp
- ซิงค์ตารางเวลาของคุณกับ Google Calendar: เชื่อมต่อ Google Calendar กับ ClickUp เพื่อการซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์
- การติดตามเวลาแบบเนทีฟ: ตัวติดตามเวลาในตัวของ ClickUp ช่วยให้คุณบันทึกชั่วโมงการทำงานได้โดยตรงภายในงาน
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย ClickUp
เมื่อคุณบริหารเวลาได้ดี คุณจะปลดปล่อยพื้นที่ทางความคิดเพื่อมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของธุรกิจ การส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ และการสร้างสมดุลระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัว
นี่คือจุดที่ ClickUp โดดเด่นในฐานะแพลตฟอร์มครบวงจร มันช่วยให้คุณจัดการงานสำคัญต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เชื่อมต่อกับเครื่องมือยอดนิยมได้อย่างไร้รอยต่อและติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับแต่ละโปรเจกต์ได้อย่างแม่นยำ ดังที่เราได้เห็นจากเคล็ดลับข้างต้น การรวมกระบวนการทำงานไว้ที่ศูนย์กลางยังช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญที่สุด ลดสิ่งรบกวน และรักษาประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
ดังนั้นลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้ และรับมือกับความท้าทายในการจัดการเวลา!



