20 คำถามสัมภาษณ์ออกงานที่ดีที่สุดที่ควรถาม

การลาออกของพนักงานไม่ใช่ข่าวดีเลย นอกเหนือจากผลกระทบเชิงลบต่อธุรกิจของคุณแล้ว เวลาและความพยายามมหาศาลที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและคุณต้องใช้ในการสรรหาพนักงานใหม่ ฝึกอบรมพวกเขา และปรับปรุงระยะเวลาในการเริ่มทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทำให้เป็นการสูญเสียอย่างมาก

ในขณะที่การลาออกบางส่วนเป็นเรื่องปกติ อัตราการลาออกที่สูงอาจบ่งบอกถึงปัญหาที่ลึกซึ้งกว่า วิธีที่ดีในการจัดการกับ 'สาเหตุ' ที่อยู่เบื้องหลังการลาออกที่เพิ่มขึ้นคือการสัมภาษณ์การลาออกอย่างมีประสิทธิภาพ

การสัมภาษณ์เมื่อออกจากงานเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการทำความเข้าใจเหตุผลที่แท้จริงว่าทำไมพนักงานจึงเลือกที่จะลาออก บ่อยครั้งที่การสัมภาษณ์เมื่อออกจากงานยังให้ข้อมูลการทบทวนแบบ 'ไม่มีข้อจำกัด' เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ ปัญหาที่ซ่อนอยู่ และมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์ของประสบการณ์ของพนักงาน

อย่างไรก็ตาม พวกเขามักถูกใช้ประโยชน์น้อยเกินไป และบางองค์กรก็ข้ามการสัมภาษณ์ออกงานไปเลย

เพื่อดำเนินการสัมภาษณ์ออกอย่างมีประสิทธิภาพ โปรดอ่านล่วงหน้าสำหรับ 20 คำถามสัมภาษณ์ออกที่ดีที่สุดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเตรียมการสัมภาษณ์เหล่านี้

การสัมภาษณ์ออกคืออะไร?

การสัมภาษณ์ออกงานเป็นการประชุมอย่างเป็นทางการที่มักเกิดขึ้นระหว่างผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้แทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรกับพนักงานที่ลาออก คำถามในการสัมภาษณ์มีวัตถุประสงค์เพื่อทำความเข้าใจว่าพนักงานลาออกเพราะอะไร ประสบการณ์ของพวกเขากับองค์กรเป็นอย่างไร และข้อเสนอแนะใด ๆ ที่พวกเขามีเพื่อปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงานหรือสภาพแวดล้อมในการทำงาน

การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานมักจะถูกกำหนดขึ้นในเวลาไม่นานหลังจากที่พนักงานส่งหนังสือแจ้งลาออกอย่างเป็นทางการ แต่สามารถดำเนินการได้ตลอดเวลาในช่วงระยะเวลาแจ้งลาออก การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานเป็นส่วนสำคัญของการบริหารงานบุคคลที่ดี

อ่านเพิ่มเติม:10 ซอฟต์แวร์บริหารจัดการบุคลากรสำหรับทีม HR ในปี 2024

ทำไมการสัมภาษณ์ลาออกจึงมีความสำคัญ?

การสัมภาษณ์เมื่อออกจากงานเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการลาออกของพนักงานด้วยเหตุผลหลายประการ:

เมื่อคุณข้ามการสัมภาษณ์ก่อนออกงานหรือรีบเร่งทำมัน คุณพลาดโอกาสในการได้รับข้อเสนอแนะที่สำคัญซึ่งอาจเปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่ หากปัญหาเหล่านี้ยังคงอยู่และไม่ได้รับการแก้ไข คุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียพนักงานที่มีทักษะมากขึ้น

การสัมภาษณ์ออกงานเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำด้วยความอดทน เปิดใจ และเห็นอกเห็นใจ ประสบการณ์การทำงานของแต่ละคนในบริษัทนั้นแตกต่างกัน และพนักงานที่ลาออกอาจไม่ได้มีสิ่งดีๆ ที่จะพูดถึงองค์กรของคุณหรือแม้แต่ตัวคุณเสมอไป

คุณยังต้องเตรียมพร้อมสำหรับกรณีที่พนักงานที่กำลังจะลาออกไม่เปิดเผยข้อมูลและปฏิเสธที่จะให้คำตอบที่ชัดเจน ไม่ว่าในกรณีใด ให้รับฟังอย่างใจเย็นและจำไว้ว่าจุดมุ่งหมายที่นี่คือการทำความเข้าใจและกระตุ้นให้ผู้ตอบให้คำตอบอย่างตรงไปตรงมาอย่างอ่อนโยน ไม่ใช่การปกป้องหรือซักถามจนทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกไม่สบายใจ

อ่านเพิ่มเติม:10 แบบฟอร์มสัมภาษณ์: คำถามและคำแนะนำสำหรับผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร

20 คำถามสัมภาษณ์ออกงานที่ควรถามพนักงาน

ตอนนี้ที่เราได้ครอบคลุมพื้นฐานแล้ว นี่คือรายการคำถามสัมภาษณ์ตอนออกจากงานที่คุณสามารถถามพนักงานที่กำลังจะลาออกเพื่อทำความเข้าใจปัจจัยเบื้องหลังการตัดสินใจออกจากองค์กรของคุณ ให้ใช้รายการด้านล่างนี้เป็นแม่แบบที่คุณสามารถปรับแต่งตามบทบาทของพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน และการสนทนาก่อนหน้านี้

เหตุผลในการลาออก

ความพึงพอใจในงาน

ความสัมพันธ์กับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน

วัฒนธรรมองค์กร

การปฐมนิเทศและการฝึกอบรมพนักงานใหม่

การจ่ายเงินและสวัสดิการ

โอกาสในการเติบโตและพัฒนา

คุณอาจต้องการขอคำแนะนำหรือข้อเสนอแนะในการปรับปรุงจากพนักงานในตอนท้ายของการสัมภาษณ์ลาออกด้วย บางครั้งพนักงานอาจแบ่งปันความคิดริเริ่มและรอบคอบที่คุณสามารถนำไปใช้ในอนาคตได้

คำถามสัมภาษณ์ออกงานเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณได้รับข้อมูลย้อนกลับอย่างละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ของพนักงานกับองค์กร และเพื่อประเมินว่าความพยายามของบริษัทในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความสุข สุขภาพดี และมีประสิทธิภาพนั้นได้ผลหรือไม่

คำถามเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและความสัมพันธ์กับพนักงานปัจจุบัน เพื่อนร่วมงาน และผู้จัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สามารถช่วยให้คุณชี้ให้เห็นปัญหาที่ซ่อนอยู่เกี่ยวกับพลวัตในที่ทำงาน แนวทางการบริหารจัดการ และความสามัคคีในทีม

วิธีการสัมภาษณ์ออกอย่างประสบความสำเร็จ

การละเว้นการสัมภาษณ์เมื่อออกจากงาน ทำให้องค์กรจำนวนมากพลาดโอกาสในการเข้าใจมุมมองของพนักงาน และได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพลวัตของทีมและรูปแบบการเป็นผู้นำ

กลยุทธ์การออกจากงานที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยกระบวนการสัมภาษณ์การออกจากงานที่มีโครงสร้างอย่างดี. นี่คือคำแนะนำ:

1. เลือกแบบสัมภาษณ์ที่เหมาะสม

ตัดสินใจเลือกรูปแบบที่คุณต้องการใช้ในการสัมภาษณ์ออก ให้มีความยืดหยุ่น สะดวกสบาย และเข้าถึงได้ง่ายสำหรับพนักงาน คุณสามารถเลือกจากรูปแบบการสัมภาษณ์หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับวิธีที่ดีที่สุดในการกระตุ้นให้พนักงานให้ข้อเสนอแนะที่เป็นกลาง

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

2. เลือกเวลาที่เหมาะสม

ต้องการรวบรวมข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์จากพนักงานหรือไม่? ควรหลีกเลี่ยงการนัดสัมภาษณ์ลาออกทันทีหลังจากที่พวกเขาได้ยื่นใบลาออกหรือใกล้กับวันทำงานสุดท้ายของพวกเขา

พนักงานยังคงอยู่ในระหว่างการตัดสินใจและจัดการกับอารมณ์ที่ซับซ้อนหลังจากที่พวกเขาลาออก การนัดหมายการสัมภาษณ์ลาออกในวันสุดท้ายของพวกเขาอาจทำให้พวกเขารู้สึกเร่งรีบเกินไปที่จะให้คำแนะนำที่สร้างสรรค์และซื่อสัตย์

3. เตรียมชุดคำถามที่เหมาะสม

เตรียมคำถามที่มีความหมายเพื่อถามระหว่างการสัมภาษณ์. ตัดสินใจว่าคุณจะจัดโครงสร้างคำถามอย่างไรให้ไม่ฟังดูเป็นการล่วงล้ำหรือไม่เหมาะสม.

ใช้รายการข้างต้นแล้วเพิ่มความรู้ตามบริบทที่สอดคล้องกับบทบาทของพนักงาน คำบรรยายลักษณะงาน ผลการปฏิบัติงาน และข้อเสนอแนะก่อนหน้านี้ เพื่อให้การสัมภาษณ์ออกงานมีความหมาย

มีคำถามที่คุณควรหลีกเลี่ยง อย่างไรก็ตาม นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่ไม่ควรถามระหว่างการสัมภาษณ์ออก:

4. สร้างกระบวนการทำงานสำหรับการสัมภาษณ์ออก

การนำกระบวนการสัมภาษณ์ออกงานมาใช้ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถปรับปรุงกระบวนการเลิกจ้างพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ

เพียงใช้ClickUp Tasksเพื่อสร้างรายการสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการสัมภาษณ์ออก รายการขั้นตอนใน Task อาจรวมถึง 'การเตรียมการ' 'การกำหนดเวลา' และ 'สร้างคลังคำถาม' และอื่นๆ ภายใต้แต่ละรายการ ให้สร้างงานย่อยเพื่อแสดงสิ่งที่ต้องทำสำหรับแต่ละขั้นตอน มอบหมายงานย่อยเหล่านี้พร้อมวันที่ครบกำหนดให้กับสมาชิกทีม HR ที่เกี่ยวข้อง

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

5. ใช้ซอฟต์แวร์ HR เพื่อทำให้กระบวนการออกงานของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น

ใช้ClickUp HR เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจรสำหรับการจัดการด้านต่างๆ ของกระบวนการออกจากงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น สร้างกระบวนการที่ละเอียดสำหรับการรวบรวมความคิดเห็นของพนักงาน การวิเคราะห์คำตอบ และการนำแผนการดำเนินการไปใช้ผ่านClickUp Docs

เชิญสมาชิกในทีมของคุณให้เสนอแนะและทำงานร่วมกันในเอกสารเพื่อสร้างคู่มือกระบวนการที่ครอบคลุม

จัดทำรายการทุกสิ่งที่พนักงานที่ลาออกต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นเพื่อสิ้นสุดกระบวนการออกจากงานด้วยรายการตรวจสอบงานของ ClickUp

มอบหมายงานนี้ให้กับพนักงานที่ยื่นใบลาออกแล้ว เพื่อให้พวกเขาสามารถติ๊กแต่ละรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามและตรวจสอบได้ว่าขั้นตอนทั้งหมดในการออกจากงานได้รับการดำเนินการครบถ้วนแล้ว

6. วิเคราะห์ความคิดเห็น

เมื่อการสัมภาษณ์ออกเสร็จสิ้นแล้ว ให้วิเคราะห์คำตอบของพนักงานและค้นหาข้อมูลเชิงลึกจากคำตอบเหล่านั้น การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าอะไรคือปัจจัยที่ทำให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังเป็นการส่งสัญญาณให้พนักงานทราบว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ

หากทำได้อย่างดี คุณจะได้รับความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับ:

การสัมภาษณ์ออกงานที่ประสบความสำเร็จช่วยให้คุณยุติความสัมพันธ์ในเชิงบวก การสัมภาษณ์ออกงานที่ยอดเยี่ยมยังสามารถเปลี่ยนพนักงานที่ลาออกให้กลายเป็นผู้สนับสนุนได้อีกด้วย

ClickUp Brain สามารถวิเคราะห์ความคิดเห็นของพนักงานและสรุปเป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ ผู้นำองค์กรสามารถจัดลำดับความสำคัญของรายการเหล่านี้เพื่อแก้ไขปัญหาสำคัญในสภาพแวดล้อมการทำงานและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีขึ้น

นำข้อมูลเชิงลึกจากการสัมภาษณ์ออกจากการปฏิบัติงานไปใช้ในทางปฏิบัติ

ในเศรษฐกิจที่เน้นการแบ่งปันความรู้ในปัจจุบัน พนักงานที่มีทักษะสูงและมีแรงจูงใจเป็นแรงขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กร การบริหารทรัพยากรมนุษย์และผู้นำธุรกิจต้องเรียนรู้ว่าทำไมพนักงานที่มีความต้องการสูงเหล่านี้ถึงอยู่ต่อ ทำไมถึงลาออก และองค์กรต้องเปลี่ยนแปลงอย่างไรเพื่อดึงดูดพวกเขาให้มากขึ้น การสัมภาษณ์ที่คิดมาอย่างดีจะให้ข้อเสนอแนะในทั้งสามด้านนี้

1. รวบรวมและจัดระเบียบข้อเสนอแนะ

รวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ทางออกหลายครั้งไว้ในที่เดียว ใช้รูปแบบมาตรฐานในการจัดระเบียบและนำเสนอข้อมูลของคุณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใช้เทมเพลตผลการวิเคราะห์ข้อมูลของ ClickUpเพื่อรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลจากหลายแหล่ง เทมเพลตนี้ให้รูปแบบที่สม่ำเสมอซึ่งช่วยให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดายในเชิงภาพและระบุแนวโน้มหรือรูปแบบต่างๆ

แบบฟอร์มการสัมภาษณ์ก่อนออกงานช่วยให้ข้อมูลมีความสอดคล้องกันโดยการจัดรูปแบบที่สม่ำเสมอสำหรับการวิเคราะห์

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

2. วิเคราะห์ข้อมูล

จัดหมวดหมู่คำตอบจากการสัมภาษณ์ออกเป็นหัวข้อต่างๆ ซึ่งรวมถึงสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ปัญหาเกี่ยวกับค่าตอบแทน/ค่าตอบแทน ความพึงพอใจในงาน การใช้ทักษะ สภาพแวดล้อมในการทำงาน และอื่นๆ

มันจะดียิ่งขึ้นหากคุณสามารถวิเคราะห์คำตอบและวัดปริมาณข้อมูลได้เมื่อมีโอกาส เพื่อระบุรูปแบบหรือแนวโน้มที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ—เช่น ความถี่ที่ปัญหาเฉพาะได้รับการเน้นย้ำ

3. ระบุปัญหาหลัก

การจัดหมวดหมู่ปัญหาสามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงตามผลกระทบที่มีต่อประสบการณ์และความพึงพอใจของพนักงานได้ ปัญหาหลักอาจรวมถึงสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความเครียดสูง, การหมดไฟ, การควบคุมงานอย่างละเอียดเกินไป, และสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นพิษ

4. ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อสร้างแผนปฏิบัติการ

แบ่งปันผลการสัมภาษณ์ออกงานของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เพื่อให้พวกเขาทราบถึงปัญหาที่ฝังรากลึกภายในองค์กร หากมีปัญหาที่มักถูกมองข้าม ให้ทำงานร่วมกันเพื่อพัฒนาแผนปฏิบัติการที่ครอบคลุมในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นโดยใช้ ClickUp Docs

ด้วยการแก้ไขแบบเรียลไทม์ร่วมกัน ทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ เพิ่มการควบคุมเวอร์ชัน และมอบหมายและแก้ไขความคิดเห็นบนหน้าเดียวกันได้

จากผลการสำรวจความคิดเห็นเมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์ ให้สร้างตัวอย่างคำถามสำหรับการสัมภาษณ์เมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์ ทดสอบกับกลุ่มตัวอย่างขนาดเล็ก และปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสม

ระบุปัญหาที่มีความสำคัญสูงและปัญหาที่มีความสำคัญต่ำ และสร้างแผนที่มีโครงสร้างเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้เป็นขั้นตอนตามลำดับ กำหนดบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบ รวมถึงระยะเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการแผนกสามารถจัดทำแผนเพื่อแก้ไขปัญหาการไม่สมดุลระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัวโดยการนำนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นมาใช้ และบรรลุอัตราการยอมรับนโยบายดังกล่าวถึงร้อยละ 50 ภายในระยะเวลาสามเดือนข้างหน้า

อ่านเพิ่มเติม:11 แม่แบบ HR ฟรีเพื่อปรับปรุงกระบวนการ HR ในปี 2024

5. กำหนดเป้าหมายและติดตามความก้าวหน้า

ใช้ClickUp Goalsเพื่อสร้างเป้าหมายที่สามารถติดตามได้สำหรับแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการ คุณสามารถใช้รูปแบบการรวมความคืบหน้าเพื่อแสดงเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าของเป้าหมายที่เกี่ยวข้องหลายเป้าหมายได้ ตัวอย่างเช่น เป้าหมายภายใต้หมวดหมู่สภาพแวดล้อมที่มีความเครียดสูงอาจเป็น:

6. ดำเนินการตามรายการที่ต้องปฏิบัติ ติดตาม และประเมินผล

ดำเนินการแต่ละรายการในแผนปฏิบัติการตามกำหนดเวลา ตรวจสอบกับทีมที่รับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีทรัพยากรเพียงพอในการทำงานให้เสร็จสิ้น

ติดตามความคืบหน้าของแต่ละการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องและประเมินประสิทธิผลด้วยการรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานอย่างต่อเนื่อง ใช้ข้อมูลจากความคิดเห็นเพื่อปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินงานของคุณและปรับปรุงคำถามสัมภาษณ์ออกงานให้เหมาะสมที่สุด

เปลี่ยนการสัมภาษณ์ออกงานของคุณให้กลายเป็นเครื่องมือทรงพลังในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงองค์กร

การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานไม่ใช่เพียงแค่การสนทนาครั้งสุดท้ายระหว่างพนักงานที่ลาออกกับองค์กรเท่านั้น คำถามในการสัมภาษณ์ที่รอบคอบสามารถช่วยให้คุณสร้างสถานที่ทำงานที่มีความหมายและเอื้ออำนวยสำหรับพนักงานปัจจุบันและอนาคตได้

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มออกแบบกระบวนการสัมภาษณ์ออกที่มีประสิทธิภาพคือการใช้เครื่องมือเช่น ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบ, รวมศูนย์, บริหารจัดการ, และทำให้ทุกแง่มุมเป็นไปอย่างราบรื่น

แพลตฟอร์มนี้มีคุณสมบัติหลายอย่างสำหรับการจัดการงาน การรวบรวมข้อเสนอแนะ และการจัดทำเอกสาร ด้วย ClickUp คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกกระบวนการได้รับการบันทึกไว้อย่างดีและคุณและทีมของคุณดำเนินการตามข้อเสนอแนะของพนักงาน

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีและเรียนรู้ว่ามันสามารถยกระดับกระบวนการสัมภาษณ์ออกของคุณได้อย่างไร