วิธีการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้

ภายหลังการลาออกครั้งใหญ่ (The Great Resignation) ซึ่งพนักงานจำนวนมากได้ลาออกหรือวางแผนจะลาออกเพื่อไปทำงานที่ใหม่ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้นำองค์กรต่างสงสัยว่าทำไม การลาออกของพนักงานมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งทำให้กิจกรรมที่ช่วยเพิ่มการรักษาพนักงานไว้มีความสำคัญยิ่งขึ้น

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานเป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการนำไปใช้จากกลยุทธ์การรักษาพนักงานต่าง ๆ เช่น การให้ข้อเสนอแนะจากพนักงานกิจกรรมสร้างความผูกพัน และโปรแกรมความภักดี

ผู้จัดการกำลังลงทุนเวลาเพิ่มขึ้นในการเข้าใจว่าทำไมพนักงานถึงเลือกที่จะอยู่ต่อ อะไรที่ทำให้ผู้คนผูกพันกับที่ทำงานของพวกเขา และใช้ข้อมูลนี้เพื่อนำมาใช้ในแนวทางที่ริเริ่มมากขึ้น

รายงานจาก Non-Profit HR พบว่าการใช้การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานเพิ่มขึ้นจาก33% ในปี 2022 เป็น 46% ในปี 2023 ซึ่งเป็นเครื่องยืนยันถึงประสิทธิภาพในการลดอัตราการลาออกของพนักงาน

การสัมภาษณ์การอยู่ต่อให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของทีม, ความพึงพอใจของพนักงาน, และการรักษาพนักงานไว้ และช่วยให้ผู้จัดการสามารถกลับมาสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานที่มีคุณค่าเพื่อป้องกันไม่ให้บุคลากรที่มีความสามารถออกจากองค์กรของคุณ

หากคุณต้องการดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ โปรดอ่านต่อ

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานคืออะไร?

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงาน หรือที่เรียกว่าการสนทนาเพื่อรักษาพนักงาน คือการประชุมระหว่างผู้จัดการและพนักงานเกี่ยวกับเหตุผลที่พวกเขาชอบทำงานกับบริษัทของคุณ และสิ่งที่พวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับธุรกิจ ทีม หรือบทบาทปัจจุบัน

การสนทนาเหล่านี้สามารถใช้เพื่อประเมินความเสี่ยงในการหลบหนีของพนักงานเพื่อคาดการณ์ความต้องการในการจ้างงาน

องค์กรดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อคงอยู่ (Stay Interviews) เพื่อค้นหาและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงความท้าทายที่มีอยู่หรืออาจเกิดขึ้นในอนาคต ข้อมูลนี้ถูกนำไปใช้เพื่อแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงของความไม่พอใจของพนักงาน ก่อนที่พนักงานจะเริ่มมองหาตำแหน่งงานใหม่

ความเกี่ยวข้องของการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานในปัจจุบัน

มีหลายเหตุผลที่ทำให้ผู้คนลาออกจากงาน บางคนได้รับการปรับเปลี่ยนบริบทใหม่ในช่วงการระบาดของโรค และบางคนเกิดจากสภาพการทำงานในปัจจุบันที่เฉพาะเจาะจง ปัจจัยหลักที่กระตุ้นการลาออกในปัจจุบันคือ:

นี่คือปัญหาบางส่วนที่คุณจะได้เรียนรู้จากสมาชิกในทีมเมื่อคุณทำการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานและวัฒนธรรมการทำงาน

วัตถุประสงค์และคุณค่าของการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงาน

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อถามคำถามที่ช่วยให้คุณทราบถึงสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากการสัมภาษณ์เมื่อพนักงานลาออก คุณสามารถรวมคำถามเหล่านี้ไว้ในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัวที่มีอยู่แล้ว หรือจัดให้มีการสัมภาษณ์ทุกเดือนหากคุณไม่มีการประชุมติดตามผลเป็นประจำ (อย่างไรก็ตาม ทำไมไม่ล่ะ?)

เพิ่มการรักษาพนักงาน

เป้าหมายหลักของการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้คือการเรียนรู้ว่าอะไรเป็นแรงจูงใจให้พนักงานปัจจุบันของคุณอยู่กับบริษัท และระบุสิ่งที่อาจทำให้พวกเขาตัดสินใจลาออก คำตอบที่เป็นไปได้สำหรับประเด็นหลังอาจรวมถึงการขาดการยอมรับ ความเหนื่อยล้าจากการทำงาน หรือโอกาสในการเติบโตและพัฒนาในสายอาชีพที่จำกัด

แก้ไขปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อปรับปรุงความพึงพอใจและป้องกันไม่ให้พนักงานที่ดีที่สุดลาออก ตามการศึกษาทางวิทยาศาสตร์ สภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีจะช่วยปรับปรุงระดับความมุ่งมั่นของพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน และแรงจูงใจในการบรรลุเป้าหมาย

มีอิทธิพลต่อความพึงพอใจในงานและแรงจูงใจ

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไม่ได้เป็นเพียงการเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงให้พนักงานเห็นว่าคำวิจารณ์ ความกังวล และข้อเสนอแนะของพวกเขาได้รับการประเมินค่าและนำไปแก้ไข เมื่อพวกเขารู้สึกว่าเสียงของพวกเขาได้รับการรับฟัง พวกเขาก็จะมีความสุขกับงานมากขึ้นและมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น

นอกจากนี้ การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุพนักงานที่มีศักยภาพแต่ไม่ได้รับโอกาสท้าทายหรือการยอมรับอย่างเพียงพอ ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้มีการพูดคุยเกี่ยวกับโอกาสในการพัฒนาอาชีพ และช่วยรักษาพนักงานที่มีผลงานดีเยี่ยมให้อยู่กับองค์กร

ตัวอย่างเช่น ในขณะที่คุณมีโปรแกรมรางวัลสำหรับพนักงาน ทีม HR กลับไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการวัดและชื่นชมผลงานของพนักงาน ซึ่งนำไปสู่ความไม่พอใจในทีม การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานสามารถช่วยคุณค้นพบปัญหานี้และสัญญาณเตือนล่วงหน้าได้

ป้องกันการลาออกของพนักงาน

เนื่องจากลักษณะที่มีความกระตือรือร้น โปรแกรมสัมภาษณ์การอยู่ต่อสามารถช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงานได้ มันช่วยระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งสามารถจัดการได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

กุญแจสำคัญของการสัมภาษณ์การอยู่ต่อที่มีประสิทธิภาพคือการถามคำถามที่เฉพาะเจาะจงเพื่อช่วยให้คุณได้ประโยชน์สูงสุดจากการสัมภาษณ์

คำถามสำคัญที่ควรถามในการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงาน

ในอุดมคติ ควรถามคำถามสัมภาษณ์ที่ทำให้พนักงานของคุณพูดคุยและให้ข้อเสนอแนะอย่างตรงไปตรงมา

คำถามเกี่ยวกับการพัฒนาอาชีพ

คำถามเกี่ยวกับภาวะผู้นำและการบริหารจัดการ

คำถามเกี่ยวกับวัฒนธรรมในที่ทำงาน

คำถามความพึงพอใจโดยรวม

คำตอบเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณทำให้พนักงานแต่ละคนมีความสุขได้ เช่น การมอบหมายโครงการในสาขาที่พวกเขาสนใจ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานปัจจุบันได้อีกด้วย เช่น การจัดหาพนักงานเพิ่มเติมเพื่อให้ทุกคนมีสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น

การถามคำถามติดตามผลอย่างสม่ำเสมอสามารถช่วยให้คุณประเมินขวัญกำลังใจ สร้างความไว้วางใจ และระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง การมีส่วนร่วม และการรักษาพนักงาน

ใช้เทมเพลต HR ฟรีของClickUp เพื่อสร้างชุดคำแนะนำระดับกลางและระดับสูงที่บันทึกงานเฉพาะ คำถาม และกระบวนการที่ต้องปฏิบัติตามระหว่างการสัมภาษณ์การอยู่และการสัมภาษณ์หลังการสัมภาษณ์

วิธีการเตรียมและดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงาน

แน่นอน แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถดำเนินการสนทนาเหล่านี้ได้ อย่างไรก็ตาม การสนทนาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมีผู้จัดการของพนักงานหรือผู้จัดการข้ามระดับที่พนักงานไว้วางใจเป็นผู้นำการสนทนา เนื่องจากพนักงานอาจเปิดเผยความคิดเห็นของตนได้มากขึ้น

การกำหนดตารางล่วงหน้า

การแบ่งปันวัตถุประสงค์และความคาดหวังของการประชุม

การเข้าใจถึงความสำคัญของความคิดเห็นที่แท้จริงจากพนักงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลการตอบกลับจากคำถามสัมภาษณ์เพื่อข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าและการตัดสินใจที่ชาญฉลาดขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: เครื่องมือ AI สำหรับการตัดสินใจ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเคล็ดลับสำหรับการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อรักษาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดจำไว้ว่าการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้ควรเป็นการสนทนา ไม่ใช่การสอบสวน นี่คือเคล็ดลับบางประการในการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้ให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานของคุณรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและมีคุณค่า

ความสำคัญของการสื่อสารสองทาง

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไม่ใช่การประเมินผลการปฏิบัติงาน เป้าหมายคือการมีบทสนทนาที่พนักงานรู้สึกสบายใจในการพูดคุยเกี่ยวกับข้อกังวลของพวกเขา

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการต้องรับฟังพนักงานอย่างตั้งใจและให้ความสนใจอย่างเต็มที่ หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ นอกจากนี้ควรส่งเสริมให้พนักงานแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผยและซื่อสัตย์ โดยเน้นย้ำว่าไม่มีคำตอบที่ผิด

นี่คือวิธีการส่งเสริมการสื่อสารสองทาง:

สิ่งนี้ช่วยให้การสนทนาเป็นระบบในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้แต่ละคนได้แสดงความคิดเห็นหรือตอบกลับตามความเหมาะสม

นอกจากนี้ควรพิจารณาใช้แม่แบบการสัมภาษณ์เพื่อจัดโครงสร้างการสัมภาษณ์ของคุณให้มีกรอบการทำงานที่สม่ำเสมอสำหรับการถามคำถามและการบันทึกคำตอบของพวกเขา

เลือกสถานที่ที่สะดวกสบาย

สถานที่สำหรับการสัมภาษณ์การอยู่สามารถมีอิทธิพลอย่างมากต่อความสำเร็จของมัน เลือกสถานที่ที่เงียบสงบและเป็นส่วนตัว ปราศจากการรบกวน อาจเป็นห้องประชุมว่าง พื้นที่สัมภาษณ์เฉพาะ หรือแม้กระทั่งมุมเงียบในคาเฟ่ (โดยได้รับอนุญาตจากพนักงาน)

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือความผูกพันของพนักงาน—การที่พนักงานรู้สึกสบายใจและผ่อนคลาย หลีกเลี่ยงการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานภายในพื้นที่ทำงาน เนื่องจากอาจทำให้พวกเขาอยู่ในโหมด 'ทำงาน' และขัดขวางการสนทนาอย่างเปิดเผย

ให้เวลาเพียงพอและใช้เวลาเท่าที่คุณต้องการ

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้ไม่ควรรีบเร่ง จัดเวลาให้เพียงพอในปฏิทินของคุณสำหรับการสนทนาโดยไม่รู้สึกถูกบังคับให้สรุปเร็วเกินไป ในอุดมคติ ควรตั้งเป้าไว้ที่ 45 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมง ซึ่งจะให้เวลาพนักงานเพียงพอในการแบ่งปันความคิดและความกังวลของพวกเขาได้อย่างอิสระ

ยืดหยุ่นกับเวลาที่จัดสรรไว้ หากการสนทนาดำเนินไปอย่างเป็นธรรมชาติและพนักงานมีสิ่งที่จะเพิ่มเติม อย่าตัดบทอย่างรวดเร็ว เป้าหมายคือการรวบรวมข้อเสนอแนะที่มีคุณค่า ซึ่งบางครั้งอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

ให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพนักงานและความจริงใจในกระบวนการ

รากฐานสำคัญของการสัมภาษณ์การคงอยู่ของพนักงานที่ประสบความสำเร็จคือการให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพนักงานและแสดงความสนใจอย่างแท้จริงในความเป็นอยู่ของพวกเขา พนักงานสามารถประเมินได้อย่างรวดเร็วว่าการสัมภาษณ์การคงอยู่เป็นเพียงพิธีการหรือไม่

นี่คือวิธีการบางอย่างที่จะแสดงความจริงใจของคุณ:

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ใช้การสัมภาษณ์เพื่อคงอยู่ในการรักษาพนักงานที่ดีที่สุดของคุณ

แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พนักงานของคุณสามารถทำให้กับองค์กรของคุณได้ คุณควรค้นหาว่าพวกเขามีความคาดหวังอะไรจากคุณบ้าง ดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงาน (stay interviews) เพื่อส่งเสริมการพัฒนาของพนักงาน ช่วยเหลือพวกเขาให้บรรลุเป้าหมายและความฝันของพวกเขา และเพิ่มความภักดีและความคงอยู่ของพนักงาน

อย่ารอให้พวกเขาคิดจะจากไปก่อนที่คุณจะลงมือทำ

พร้อมที่จะทำให้กระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลของคุณเป็นระบบและประหยัดเวลาสำหรับการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานหรือไม่?ลงทะเบียนที่ ClickUp ฟรี

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

อะไรคือชื่ออื่นสำหรับการสัมภาษณ์การคงอยู่?

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงาน หรือที่เรียกว่าการสนทนาเพื่อรักษาพนักงาน บางองค์กรอาจเรียกการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานหรือการสนทนากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อย่างไรก็ตาม คำเหล่านี้ทั้งหมดอธิบายแนวคิดพื้นฐานเดียวกัน: การสนทนาเชิงรุกเพื่อทำความเข้าใจว่าทำไมพนักงานถึงมีความสุขและอะไรที่อาจทำให้พวกเขาพิจารณาลาออก

คุณจะทำอย่างไรให้สัมภาษณ์การอยู่ต่อประสบความสำเร็จ?

เมื่อทำการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ควรถามคำถามที่ชัดเจน รับฟังอย่างตั้งใจโดยไม่ตัดสิน จดบันทึกข้อมูลสำคัญ และนำการสนทนาไปในทิศทางที่พนักงานต้องการตามคำตอบของพวกเขา

นี่คือวิธีที่จะทำให้การสัมภาษณ์ระหว่างการพักงานของคุณประสบความสำเร็จ:

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานเหมือนกับการประเมินผลการปฏิบัติงานหรือไม่?

ไม่ครับ การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้ (Stay Interviews) และการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Reviews) มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานไว้จะมุ่งเน้นไปที่ความรู้สึกของพนักงานและสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขา ส่วนการประเมินผลการปฏิบัติงานจะตรวจสอบผลการปฏิบัติงานในอดีตของพนักงานและกำหนดเป้าหมายในอนาคต

การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานกับการสัมภาษณ์เมื่อลาออกเหมือนกันหรือไม่?

ไม่, การสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานเป็นการกระทำเชิงรุก มีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันการลาออก ขณะที่การสัมภาษณ์เมื่อลาออกเป็นการกระทำเชิงรับ ซึ่งดำเนินการเมื่อพนักงานลาออกแล้ว โดยพยายามเรียนรู้จากพวกเขาเพื่อปรับปรุงในอนาคต ในอุดมคติ บริษัทควรใช้ทั้งการสัมภาษณ์เพื่อรักษาพนักงานและการสัมภาษณ์เมื่อลาออกเพื่อให้ได้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับความรู้สึกของพนักงาน