สำหรับสำนักงานและผู้จัดการโครงการที่ดูแลหลายโครงการพร้อมกัน อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะหลงทางในความวุ่นวายของงานประจำวัน การติดตามและวัดความก้าวหน้า การทำให้ทุกคนมีความสอดคล้องกัน และการปรับสมดุลภาระงานของทีมให้เหมาะสม ล้วนเป็นความท้าทาย ไม่มีอะไรที่จะช่วยให้เห็นภาพรวมได้ชัดเจนเท่ากับการมองเห็นภาพรวมทั้งหมดผ่านแดชบอร์ดโครงการ
แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการให้ภาพรวมที่สมบูรณ์เกี่ยวกับสถานะของโครงการ ความคืบหน้าของงานในแต่ละโครงการ และรายงานแบบเรียลไทม์ที่ครอบคลุมเกี่ยวกับไทม์ไลน์ งบประมาณ และสถานะโดยรวม พวกเขาการันตีว่าข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการจะพร้อมใช้งานและเข้าถึงได้เสมอเมื่อคุณหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการ
การสร้างแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการเป็นครั้งแรกอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลเนื่องจากงานวางแผนและออกแบบที่เกี่ยวข้อง และคุณอาจทำให้แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอซับซ้อนขึ้นได้
หากเราบอกคุณว่าซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการขั้นสูงได้ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นล่ะ?
อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีการสร้างแดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการแบบไดนามิกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนและการดำเนินโครงการของคุณโดยใช้ ClickUp พร้อมตัวอย่างที่ดีที่สุดและเทมเพลตที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว
การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคืออะไร?
การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการเป็นวิธีการเชิงกลยุทธ์ในการบริหารโครงการขององค์กรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงการคัดเลือกและจัดลำดับความสำคัญของชุดโครงการที่สอดคล้องกับเป้าหมายของธุรกิจของคุณ
การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มมูลค่าสูงสุดของโครงการของคุณโดยการประเมินและจัดการด้านต่างๆ เช่น ความเสี่ยง งบประมาณ และทรัพยากรที่มีอยู่
อะไรคือแดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ?
ทีมผู้นำ ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอ และผู้จัดการโครงการใช้แดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการเพื่อแสดงภาพรวมของโครงการทั้งหมดและความคืบหน้าในจุดศูนย์กลาง แดชบอร์ดประกอบด้วยแผนภูมิและตัวชี้วัดที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามประสิทธิภาพของตัวชี้วัดด้านสุขภาพและดูเหตุการณ์สำคัญ ข้อมูลงบประมาณ และความพร้อมของทรัพยากร
ในองค์กรสมัยใหม่ โครงการต่าง ๆ มีความเกี่ยวข้องกันในด้านทรัพยากร, ระยะเวลา, และผลลัพธ์ที่ต้องการ และผลลัพธ์และความสำเร็จมีความพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน; แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอกลางจะแสดงข้อมูลนี้ไว้ในหน้าจอเดียว
คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการหรือใช้โซลูชันการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการเช่น ClickUp เพื่อให้ง่ายขึ้น
แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถมองเห็นและวิเคราะห์โครงการของคุณได้จากศูนย์ควบคุมเดียว ไม่เพียงแต่คุณจะมีภาพรวมของโครงการที่คุณกำลังทำงานอยู่ แต่คุณยังสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญได้อีกด้วย ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ ได้
แดชบอร์ด ClickUp ช่วยให้เราสามารถแสดงข้อมูลได้อย่างมีความหมาย และยังช่วยประหยัดเวลาอีกด้วย ฉันยังสามารถสร้างพื้นที่ต่าง ๆ เพื่อทำงานกับปัญหาและส่วนของการปรับปรุงได้ นอกจากนี้ งานประจำวันของเรายังสามารถติดตามได้ และการติดตามเวลาที่เราใช้ไปกับงานเฉพาะยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของงานอีกด้วย
– มนัสวี ดิไวเวดี, บริษัท เซดคอส เทคโนโลยีส์ จำกัด
ในฐานะแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถตั้งเป้าหมาย ติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานและโครงการต่างๆ ระบุจุดติดขัด และแก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างรวดเร็วเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์
ประโยชน์ของการใช้แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการ
การมองเห็นที่ดีขึ้น
รับการมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะโดยรวมของโครงการ ระบุจุดคอขวด ตรวจสอบประสิทธิภาพของงานสำหรับโครงการที่มีความสำคัญสูง และวัดความพึงพอใจของลูกค้า
การสื่อสารที่พัฒนาขึ้น
เนื่องจากแดชบอร์ดโครงการเป็นศูนย์กลางหลักสำหรับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการเดียวหรือหลายโครงการ จึงช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับกำหนดเวลา งาน งบประมาณที่จัดสรร และความคืบหน้า
การตัดสินใจที่ดีขึ้น
มุมมองที่ครอบคลุมและระดับพอร์ตโฟลิโอของโครงการที่มีอยู่และโครงการที่มีศักยภาพ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลในการวางแผนและดำเนินโครงการ การคาดการณ์ทางการเงิน และการจัดการความเสี่ยง
การติดตามประสิทธิภาพ
ซอฟต์แวร์แดชบอร์ดช่วยให้คุณมองเห็นข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว เช่น ประสิทธิภาพการทำงานของทีม การจัดสรรงบประมาณ เป้าหมายของบริษัท และสถานะความคืบหน้าของโครงการ
ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
รับมุมมองที่ครบถ้วนของกิจกรรมโครงการ งบประมาณ การจัดสรรภาระงาน การใช้ทรัพยากรสำหรับโครงการต่างๆ และความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงกัน เพื่อช่วยให้การจัดสรรงานเป็นไปอย่างง่ายดาย ลดความเหนื่อยล้าของพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพของทีม
เพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วงอย่างประสบความสำเร็จ คุณอาจพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโอกลุ่มโครงการต่าง ๆ จนกว่าคุณจะพบซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับข้อกำหนดของคุณ
ตัวอย่างการใช้งานจริงของแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการ
นี่คือตัวอย่างจริงของแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าพวกเขาสามารถจัดการโครงการหลายโครงการได้อย่างไร
1. แดชบอร์ดแบบอไจล์สำหรับทีมสครัม
แดชบอร์ดทีมที่คล่องตัวช่วยเพิ่มความโปร่งใสให้กับสถานะโครงการของคุณ และให้คุณมองเห็นประสิทธิภาพของทีมและความคืบหน้าของสปรินต์ได้
เมื่อใช้ในกระบวนการทำงานของการพัฒนาซอฟต์แวร์ แดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการแบบอไจล์ (PPM) จะให้มุมมองที่ละเอียดของจุดที่อาจเกิดปัญหาคอขวด เมตริกสำคัญ ความคืบหน้า และปัญหาที่มีความสำคัญสูงสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการในรูปแบบที่มองเห็นได้ชัดเจน
องค์ประกอบในแดชบอร์ดแบบアジลประกอบด้วย:
งานค้างในสปรินต์
แสดงเป็นรายการหรือกระดานคัมบัง แสดงรายการงานที่เหลืออยู่ สถานะ (ต้องทำ กำลังดำเนินการ เสร็จแล้ว) และปริมาณงานที่ประมาณการไว้ ด้วยการมองเห็นที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับปริมาณงานในสปรินต์ คุณสามารถเห็นความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายของสปรินต์ได้
แผนภูมิการเผาไหม้
กราฟเส้นนี้แสดงจำนวนสตอรี่พอยต์ (งานที่เหลืออยู่) ที่ถูกพล็อตเทียบกับเวลาที่เหลืออยู่ในสปรินต์—เพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้าของสปรินต์ได้อย่างชัดเจนและช่วยให้สามารถปรับเปลี่ยนเชิงรุกเพื่อให้มั่นใจว่าสปรินต์จะเสร็จสมบูรณ์
ระยะเวลาดำเนินการ
ระยะเวลาดำเนินการแสดงเวลาทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นงานจนถึงการเสร็จสิ้นและปล่อยงาน ใช้เพื่อระบุความล่าช้าในการส่งมอบ ปรับปรุงกระบวนการปล่อยงาน และปรับปรุงระยะเวลาในการเข้าสู่ตลาด
เคล็ดลับ💡: เพื่อให้แผนภูมิการเผาผลาญเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ กำหนดเป้าหมายที่สมเหตุสมผล เรียนรู้จากสปรินท์ที่ผ่านมา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณไม่ทำงานหนักเกินไป
2. แดชบอร์ดการจัดสรรทรัพยากร
เมื่อคุณมีทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันทำงานข้ามโครงการต่างๆ หรือกำลังวางแผนการจัดสรรทรัพยากรสำหรับโครงการที่อาจเกิดขึ้น แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการนี้จะแสดงการกระจายทรัพยากรไปยังโครงการต่างๆ
มุมมองปริมาณงานของ ClickUpช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าทีม (และสมาชิกในทีม) มีงานอะไรอยู่ในมือบ้าง จุดที่ความสำคัญทับซ้อนกัน งานใดได้รับการจัดลำดับความสำคัญ และงานใดที่สามารถเลื่อนออกไปได้—ทั้งหมดนี้แสดงบนแดชบอร์ดเดียว
เคล็ดลับ💡: กำหนดขีดความสามารถในการทำงานรายวันหรือรายสัปดาห์สำหรับสมาชิกทีมแต่ละคน คุณสามารถกำหนดขีดความสามารถเป็นชั่วโมง งาน และคะแนน Scrum story ได้
3. แดชบอร์ดการจัดการธุรกิจ
แดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอนี้แสดงให้คุณเห็นสุขภาพและความก้าวหน้าของเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ
ปรับแต่งแดชบอร์ด ClickUp เพื่อวางแผนและติดตามเป้าหมายทางธุรกิจรายไตรมาสของคุณได้อย่างง่ายดาย เมื่อมีหลายแผนกเกี่ยวข้องในการจัดการพอร์ตโฟลิโอผลิตภัณฑ์ มุมมองรายการของ ClickUp จะช่วยให้คุณติดตามสถานะของแต่ละงาน งบประมาณที่ประมาณการไว้ และความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทุกคน รวมถึงสมาชิกทีม ผู้จัดการโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้นำ จะได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโครงการริเริ่มและลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของพอร์ตโฟลิโอโครงการของพวกเขา
เคล็ดลับมืออาชีพ💡: ใช้ เทมเพลตการจัดการพอร์ตโฟลิโอ เพื่อติดตามงานของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว แดชบอร์ดการจัดการโครงการ (PPM) ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการคาดการณ์เชิงกลยุทธ์ของสำนักงานบริหารโครงการ (PMO)
4. แดชบอร์ดการจัดการการดำเนินงาน
ในการบริหารโครงการแดชบอร์ดการดำเนินงานให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้าของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ ขององค์กรของคุณ ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามกิจกรรมประจำวัน ติดตามลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน และสำรวจข้อมูลในระดับต่างๆ เพื่อวิเคราะห์และระบุจุดอ่อนในการดำเนินงานของคุณ
เคล็ดลับมืออาชีพ💡: ด้วยการเข้าถึงตามบทบาท ClickUp ช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าสมาชิกทีมคนใดสามารถทำการเปลี่ยนแปลงในแดชบอร์ดและใครสามารถดูเพื่อติดตามความคืบหน้าได้
องค์ประกอบหลักของแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการ
1. ภาพรวมของโครงการ
แชร์สรุปขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการเพื่อให้ทุกคนทราบว่ากำลังทำงานอะไรอยู่ ซึ่งจะรวมถึงข้อมูลระดับสูง เช่น ชื่อโครงการ สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง คำอธิบาย งบประมาณทั้งหมด และเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่ต้องบรรลุ
2. ตัวบ่งชี้สถานะ
ตั้งค่าตัวบ่งชี้ภาพบนแดชบอร์ด PPM เพื่อให้สามารถระบุสถานะของโครงการได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น สีแดงสามารถบ่งชี้ถึงงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ สีเขียวบ่งชี้ถึงกิจกรรมที่เสร็จสิ้นแล้ว และสีส้มบ่งชี้ถึงงานที่กำลังดำเนินการอยู่
3. แผนภูมิและรายงานกราฟิก
แผนภูมิการจัดการโครงการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมองเห็นข้อมูล, แนวโน้ม, และตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ. มีแผนภูมิหลายประเภทให้เลือกใช้ เช่น แผนภูมิแกนต์, ไทม์ไลน์โครงการ, ความเร็ว, การเผาไหม้, เส้น, โครงสร้างการแบ่งงาน, และแผนภูมิเส้น.
ตัวอย่างเช่นมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถดูโครงการของคุณบนไทม์ไลน์ได้ มันให้ข้อมูลเช่น งานและความสัมพันธ์ระหว่างงาน เพื่อให้คุณสามารถจัดการกำหนดเวลาได้จากแหล่งข้อมูลเดียว
4. ตัวติดตามโครงการ
เครื่องมือติดตามโครงการวัดความคืบหน้าของงานและกิจกรรมตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ช่วยให้สมาชิกในทีมจัดระเบียบงานของตนเอง ติดตามงานที่ได้รับมอบหมาย ดูงานที่ล่าช้า และตรวจสอบกำหนดเวลาได้
อย่างไรก็ตาม การตั้งค่าตัวติดตามโครงการอย่างละเอียดอาจเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความพยายามมาก ClickUp มีเทมเพลตตัวติดตามโครงการที่สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับโครงการใดก็ได้
ตัวอย่างที่ชัดเจน:แม่แบบติดตามโครงการของ ClickUpถูกใช้อย่างแพร่หลายในการจัดการงบประมาณและกำหนดเวลาของโครงการ ช่วยให้ผู้นำทีมมองเห็นภาพรวมด้วยข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ และรวบรวมทุกโครงการไว้ในที่เดียวเพื่อการประสานงานระหว่างแผนกที่ง่ายดาย
เคล็ดลับมืออาชีพ💡: ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างตัวติดตามหลายรายการสำหรับโครงการที่ทำซ้ำได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาหลังจากการประชุมเริ่มต้นเพื่อเริ่มดำเนินการได้ทันที
5. การจัดการทรัพยากร
การจัดการทรัพยากรช่วยให้คุณสามารถมองเห็นได้ว่าทรัพยากรต่าง ๆ (พนักงาน, งบประมาณ, อุปกรณ์) ถูกจัดสรรให้กับงานต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด และถูกใช้ประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
ClickUp มีฟีเจอร์หลายอย่างที่สามารถช่วยคุณจัดการทรัพยากรของคุณได้
- การติดตามเวลาด้วย ClickUp: ติดตามเวลาที่ใช้กับงานใด ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา สร้างรายงานเพื่อดูเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน และแชร์ประมาณเวลาที่ใช้เพื่อวางแผนการส่งมอบงานของคุณ
- มุมมองใน ClickUp: ด้วยมุมมองมากกว่า 15 แบบ คุณสามารถดูภาพรวมระดับสูงของทุกโครงการและความคืบหน้าของแต่ละโครงการได้ ด้วยมุมมองเหล่านี้ คุณสามารถปรับไทม์ไลน์และลำดับความสำคัญ เพิ่มการพึ่งพา และดูสิ่งที่ต้องทำต่อไปได้อย่างง่ายดาย
- เป้าหมาย ClickUp: เพิ่มงานจากโปรเจกต์ของคุณไปยังเป้าหมายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการตามกำหนดเวลาของโปรเจกต์ คุณยังสามารถสร้างเป้าหมายสำหรับหลายโปรเจกต์และดูได้ในที่เดียว
6. การจัดการความเสี่ยง
มันเน้นย้ำถึงความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อพอร์ตโฟลิโอโครงการของคุณ การจัดการความเสี่ยงช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจอุปสรรคต่างๆ ความเป็นไปได้และผลกระทบ รวมถึงวิธีการลดผลกระทบเหล่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามและประเมินว่าความพยายามในการลดความเสี่ยงของคุณได้ผลหรือไม่ และวิธีลดผลกระทบของความเสี่ยงต่อผลลัพธ์ของโครงการ
7. มูลค่าที่ได้รับ
มูลค่าที่ได้มาแสดงถึงมูลค่ารวมของงานทั้งหมดที่เสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยแสดงเป็นสกุลเงิน และสามารถประเมินได้จากการศึกษาเปอร์เซ็นต์ของงานและผลลัพธ์ที่เสร็จสิ้นจนถึงจุดใดจุดหนึ่งในไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ
8. ตัวชี้วัดทางการเงินและงบประมาณ
ตัวชี้วัดทางการเงินและงบประมาณประกอบด้วยการวัดงบประมาณทั้งหมดเทียบกับการใช้จ่ายจริง ความแตกต่างของต้นทุน ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) และประสิทธิภาพทางการเงิน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามงบประมาณได้ในมุมมองหน้าเดียวบนแดชบอร์ด และตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
9. การเข้าถึงเว็บเบราว์เซอร์
ผู้จัดการโครงการของคุณควรสามารถดูและจัดการแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการผ่านเว็บเบราว์เซอร์ของพวกเขาเพื่อติดตามความคืบหน้าจากระยะไกลผ่านอุปกรณ์ต่างๆ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณมีทีมงานที่กระจายอยู่หลายแห่ง
วิธีสร้างแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการ
1. กำหนดวัตถุประสงค์ของแดชบอร์ดของคุณให้ชัดเจน
ก่อนที่คุณจะตั้งค่าแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการของคุณ คุณจำเป็นต้องเข้าใจ เหตุผล ที่คุณทำเช่นนี้ และระบุให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ใช้ จากนั้นตั้งค่าแดชบอร์ด PPM ให้สอดคล้องกับความต้องการ ตัวชี้วัด และข้อกำหนดที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจำเป็นต้องติดตาม
ตัวอย่างเช่น แดชบอร์ดของคุณมีเป้าหมายเพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงได้รับภาพรวมในระดับสูงของพอร์ตโฟลิโอโครงการของคุณและความคืบหน้าของโครงการที่เกี่ยวข้อง ซึ่งหมายความว่าวัตถุประสงค์ของแดชบอร์ดของคุณจะรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ ความคืบหน้าโดยรวมตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
2. รวมข้อมูล
รวบรวมข้อมูลการจัดการโครงการที่สำคัญจากเครื่องมือที่คุณใช้ในการบริหารโครงการของคุณ และติดตามและวิเคราะห์สิ่งที่ทำงานได้ดี. พิจารณาการรวมข้อมูลจากเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ, ฐานข้อมูล, ตารางข้อมูล, และแหล่งข้อมูลทางธุรกิจจากผู้ให้บริการภายนอกที่ทีมที่เกี่ยวข้องใช้.
3. ระบุตัวชี้วัดหลักและ KPI ของคุณ
ต่อไป คุณต้องตัดสินใจว่าตัวชี้วัดและ KPIใดที่ควรติดตาม—ซึ่งสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของธุรกิจ แผนก หรือโครงการของคุณ และช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับโครงการ การดำเนินงานของธุรกิจ และกระบวนการต่างๆ ได้
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ💡: การเลือกตัวชี้วัดหลักและตัวชี้วัดประสิทธิภาพควรเป็นกิจกรรมของทีม เริ่มต้นด้วยการระดมความคิดบน ClickUp Whiteboards, รวบรวมคำตอบของทีมผ่าน ClickUp Forms, และสื่อสารกับทีมผ่าน ClickUp Chat View โดยไม่ต้องเหนื่อยเลย
4. เลือกเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ
เครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคือระบบศูนย์กลางที่คุณสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพอร์ตโฟลิโอโครงการของคุณได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อสร้างแผนโครงการ, เอกสารข้อมูลที่จำเป็น, จัดการตารางเวลา, มอบหมายงานให้กับสมาชิกทีม, และติดตามความคืบหน้า
ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpมีคุณสมบัติที่ครอบคลุมหลายประการที่สามารถช่วยคุณมอบหมายงาน, ดูความคืบหน้า, ติดตามตัวชี้วัดสำคัญ, แสดงข้อมูลโครงการของคุณ, ได้รับมุมมองที่สมบูรณ์ของโครงการหลาย ๆ โครงการพร้อมรายงานอัตโนมัติแบบเรียลไทม์, และจัดการทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ—ทั้งหมดนี้ผ่านแพลตฟอร์มเดียว
5. ออกแบบเลย์เอาต์แดชบอร์ดของคุณ
ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รวบรวมไว้ ให้จัดระเบียบแดชบอร์ดออกเป็นส่วนต่างๆ และใช้แผนภูมิและการแสดงผลแบบภาพเพื่อสร้างแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอต่างๆ
การสร้างแดชบอร์ดที่ครอบคลุมไม่ใช่เรื่องง่ายหากคุณมีเวลาหรือประสบการณ์จำกัด
คุณสามารถใช้เทมเพลตแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการเป็นจุดเริ่มต้นได้ ตัวอย่างเช่นเทมเพลตพอร์ตโฟลิโอการจัดการโครงการของ ClickUpเป็นเครื่องมือแบบพร้อมใช้งานที่ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าโครงการต่างๆ สอดคล้องกันระหว่างแผนกต่างๆ ในขณะที่คุณติดตามสถานะและความคืบหน้าของโครงการ
นี่คือคุณสมบัติที่น่าสนใจของแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการของ ClickUp:
- แท็ก: ดูสถานะของทุกโปรเจกต์ของคุณด้วยความช่วยเหลือของแท็ก เช่น เสร็จแล้ว, ถูกบล็อก, ถูกปฏิเสธ, เป็นต้น
- รหัสสี: แม่แบบที่ปรับแต่งได้ของ ClickUp มีสีให้เลือกมากมายเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มสีเฉพาะให้กับแต่ละสถานะเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างง่ายดาย
- มุมมอง: คุณสามารถใช้มุมมองมากกว่า 15 ประเภทเพื่อแสดงงานของคุณในรูปแบบที่คุณต้องการ มาดูสามวิธีที่คุณสามารถดูโครงการของคุณในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp: มุมมองรายการ: จัดระเบียบและจัดกลุ่มโครงการของคุณภายใต้หมวดหมู่ต่างๆ งานและกิจกรรมของคุณสามารถเห็นได้ในทันทีในรูปแบบรายการ มันช่วยให้คุณเห็นได้ว่าโครงการใดกำลังดำเนินการอยู่ อยู่ระหว่างการตรวจสอบ หรือเสร็จสิ้นแล้ว มุมมองกล่อง: รักษาความสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของทีมของคุณโดยใช้มุมมองกล่อง คุณสามารถติดตามปริมาณงานของทีม โครงการที่เสร็จสิ้นแล้ว และอื่นๆ จากแดชบอร์ดเดียว กิจกรรม: รับมุมมองที่ละเอียดของกิจกรรมของสมาชิกในทีมและดูว่าแต่ละคนได้ทำงานอะไรในโครงการ คุณสามารถเลือกประเภทของกิจกรรมและดูรายละเอียดของโครงการที่เกี่ยวข้อง
- มุมมองรายการ: จัดระเบียบและจัดกลุ่มโครงการของคุณภายใต้หมวดหมู่ต่างๆ งานและกิจกรรมของคุณสามารถดูได้ในพริบตาในรูปแบบรายการ ช่วยให้คุณสามารถเห็นได้ว่าโครงการใดกำลังดำเนินการอยู่ อยู่ระหว่างการตรวจสอบ หรือเสร็จสิ้นแล้ว
- มุมมองกล่อง: รักษาความสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของทีมของคุณด้วยมุมมองกล่อง คุณสามารถติดตามปริมาณงานของทีม โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ และอื่นๆ ได้จากแดชบอร์ดเดียว
- กิจกรรม: รับมุมมองที่ละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมของสมาชิกในทีมของคุณ และดูว่าแต่ละคนได้ทำงานอะไรในโครงการ คุณสามารถเลือกประเภทของกิจกรรมและดูรายละเอียดของโครงการที่เกี่ยวข้องได้
- มุมมองรายการ: จัดระเบียบและจัดกลุ่มโครงการของคุณภายใต้หมวดหมู่ต่างๆ งานและกิจกรรมของคุณสามารถดูได้ในพริบตาในรูปแบบรายการ ช่วยให้คุณสามารถเห็นได้ว่าโครงการใดกำลังดำเนินการอยู่ อยู่ระหว่างการตรวจสอบ หรือเสร็จสิ้นแล้ว
- มุมมองกล่อง: รักษาความสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของทีมของคุณด้วยมุมมองกล่อง คุณสามารถติดตามปริมาณงานของทีม โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ และอื่นๆ ได้จากแดชบอร์ดเดียว
- กิจกรรม: รับมุมมองที่ละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมของสมาชิกในทีมของคุณ และดูว่าแต่ละคนได้ทำงานอะไรในโครงการ คุณสามารถเลือกประเภทของกิจกรรมและดูรายละเอียดของโครงการที่เกี่ยวข้องได้
6. ทดสอบและตรวจสอบความถูกต้อง
คุณจะต้องทำการทดสอบเบื้องต้นสองสามอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าแดชบอร์ดของคุณทำงานตามที่ตั้งใจไว้ และรวบรวมความคิดเห็นและการอนุมัติจากทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
7. ดำเนินการ
ตอนนี้คุณพร้อมที่จะปรับใช้แดชบอร์ดของคุณแล้ว
นำทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการผ่านแดชบอร์ดของคุณและอธิบายสิ่งที่เกี่ยวข้องทั้งหมด จัดการฝึกอบรมที่เหมาะสมเพื่อให้ทีมทราบวิธีการใช้แดชบอร์ดเหล่านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแดชบอร์ดเหล่านี้ได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอและยังคงมีความเกี่ยวข้อง คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะเพื่อรองรับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงได้
รวมแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการของคุณด้วย ClickUp
แดชบอร์ดที่แม่นยำและมีโครงสร้างที่ดีสามารถช่วยให้คุณจัดการโครงการทั้งหมดที่คุณกำลังทำงานอยู่ได้อย่างราบรื่น
ClickUp ยกระดับไปอีกขั้นโดยให้คุณใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดการงานและทรัพยากร การติดตามเวลา การติดตาม KPI และเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ เพื่อปรับปรุงการจัดการโครงการของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ในฐานะซอฟต์แวร์สำหรับบริหารจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการและบริหารโครงการ จุดเด่นที่สุดของ ClickUp คือความสามารถในการทำงานอัตโนมัติให้กับงานที่ซ้ำซ้อนหลายอย่าง เช่น การจัดการงานและปริมาณงาน การติดตามความคืบหน้าและการรายงาน การแจ้งเตือนเมื่อเกิดความล่าช้า และการเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์สำหรับทีมที่ทำงานระยะไกล
หากคุณต้องการขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะมีความซับซ้อนของโครงการเพียงใด ให้เริ่มสร้างแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการแบบโต้ตอบได้ โดยสมัครใช้งาน ClickUp ฟรี
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
1. แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการคืออะไร?
แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการเป็นเครื่องมือเชิงภาพสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการทั้งหมดที่คุณจัดการ มันให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตัวชี้วัดหลัก ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ และสถานะของโครงการ—ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการประเมินสุขภาพโดยรวมของโครงการและทำให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณ
2. อะไรคือความแตกต่างระหว่างพอร์ตโฟลิโอกับแดชบอร์ด?
| พอร์ตโฟลิโอ | แดชบอร์ด | |
| คำนิยาม | พอร์ตโฟลิโอคือการรวบรวมโครงการต่าง ๆ ที่คุณบริหารจัดการไว้ทั้งหมด แทนที่จะบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ อย่างเป็นรายบุคคล ธุรกิจมักจะจัดกลุ่มโครงการที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน | ในทางกลับกัน แดชบอร์ดคือการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบภาพที่แสดงให้เห็นถึงความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ ในพอร์ตโฟลิโอของคุณ มีตัวชี้วัดสำคัญ จุดสำคัญ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง การจัดสรรทรัพยากร และความสัมพันธ์ของงาน |
| เคยใช้ | เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากรและจัดลำดับความสำคัญของความริเริ่ม | ประเมินว่าโครงการต่าง ๆ เชื่อมโยงกันอย่างไร และระบุวิธีการจัดการทรัพยากรโดยไม่ให้เกิดการขาดแคลน |
3. ผลงานโครงการประกอบด้วยอะไรบ้าง?
พอร์ตโฟลิโอประกอบด้วยโครงการที่เกี่ยวข้องซึ่งมีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายหลักขององค์กร โครงการแต่ละโครงการในพอร์ตโฟลิโอมีขอบเขต ผลลัพธ์ที่ส่งมอบได้ จุดสำคัญ ระยะเวลา และเอกสารประกอบ เช่น แผนงาน ตารางเวลา แนวทางปฏิบัติ และรายงานสถานะ