Har du någonsin startat en produktutveckling och upptäckt att hälften av teamet diskuterar vad som ska utvecklas, medan den andra hälften redan är upptagen med hur det ska utvecklas?
I snabbrörliga team kan denna typ av förvirring i produktdokumentationen leda till katastrofala följder. Men även erfarna proffs blandar ofta ihop begreppen produktkravsdokument (PRD) och funktionskravsdokument (FRD).
I det här blogginlägget går vi igenom PRD och FRD en gång för alla, inklusive vad de är, hur de skiljer sig åt och när de är viktigast. Som en bonus tittar vi också på hur ClickUp hjälper dig att skriva dessa dokument. 🏁
Vad är ett produktkravsdokument (PRD)?
Ett produktkravsdokument (PRD) är ett omfattande dokument som beskriver alla nödvändiga specifikationer, egenskaper, funktioner och förväntade beteenden för en produkt som ska utvecklas.
PRD fungerar som en enda källa till information för tvärfunktionella team, inklusive utveckling, design, kvalitetssäkring och affärsintressenter, under hela produktens livscykel. Den är strategiskt utformad för att koppla samman affärsmål, användarbehov och högnivåfunktioner.
Dokumentet formulerar mål, såsom att öka engagemanget eller driva intäkter, och kopplar varje funktion till verkliga användarproblem och önskade resultat.
PRD prioriteras utifrån affärspåverkan och relevans och hjälper teamen att fokusera på att ta fram lösningar som tjänar både marknaden och företagets övergripande strategi.
Exempel på avsnitt i en PRD
Här är några exempel på avsnitt som ofta förekommer i en PRD:
- Produktöversikten sammanfattar vad produkten eller funktionen är, varför den utvecklas och hur den passar in i den övergripande strategin.
- Mål och syften definierar affärssyften och framgångskriterier
- Målgrupp användarprofiler beskriver vem produkten är avsedd för, deras behov, beteenden och problemområden.
- Användarberättelser och användningsfall förklarar hur användarna kommer att interagera med produkten genom verkliga scenarier.
- Funktioner och funktionaliteter listar produktens kärnfunktioner och förväntade beteenden.
- Antaganden och beroenden beskriver planeringsantaganden och externa faktorer som kan påverka leveransen.
- Tidsplan och milstolpar kartlägger viktiga faser, leveranser och lanseringsmål.
Andra aspekter att beakta är acceptanskriterier, icke-funktionella projektkrav, prestandamätvärden och KPI:er samt eventuella frågor eller risker.
🚀 ClickUp-fördel: ClickUp-mallen för produktkravsdokument är ett färdigt ramverk som underlättar samordning, samarbete och tydlighet under hela produktutvecklingscykeln.
Produktkravsdokumentmallen, som är inbyggd i ClickUp Docs, guidar teamen genom alla viktiga avsnitt, inklusive mål, målgrupper, användarberättelser, funktioner, acceptanskriterier och tidsplaner. Den stöder redigering i realtid, uppgiftsfördelning och kommentarer direkt i dokumentet.
💡 Proffstips: Inför granskningspunkter när du skriver PRD. Markera milstolpar där design-, teknik- och produktledningen bör validera förståelsen innan de går vidare, så att samordningen mellan affärsteamen upprätthålls.
Vad är ett dokument med funktionella krav (FRD)?
Ett funktionskravsdokument (FRD) är ett formellt dokument som tydligt beskriver de specifika funktioner, egenskaper och beteenden som ett system eller en programvara måste ha för att uppfylla affärsbehoven.
Det tar målen och de övergripande funktionerna från PRD och översätter dem till detaljerade systemkrav.
FRD definierar vad produkten eller systemet ska göra och beskriver förväntade funktioner, användarinteraktioner, datahantering och resultat utan att specificera hur dessa funktioner ska implementeras.
Dessutom fungerar det som ett avtal mellan affärsintressenter och utvecklingsteamet, vilket säkerställer en gemensam förståelse av produktens funktionella kapacitet.
Exempel på avsnitt i en FRD
Här är några exempel på avsnitt som ofta förekommer i krav analysdokumentet:
- Introduktion och syfte förklara dokumentets syfte, omfattning och målgrupp
- Systemöversikten beskriver systemarkitekturen och hur den passar in i den större produkten.
- Arbetsflöden och processflöden kartlägger steg-för-steg-åtgärder och användarinteraktioner.
- Dataflöden och krav definierar indata, utdata, format, källor och bearbetningsregler.
- Krav på användargränssnitt och wireframes illustrerar skärmar och interaktioner
- Integrationskrav beskriver hur systemet interagerar med andra system eller API:er.
Andra avsnitt omfattar icke-funktionella krav, acceptanskriterier, antaganden och beroenden samt en ordlista.
🚀 ClickUp-fördel: ClickUps mall för funktionella krav omvandlar övergripande produktidéer till detaljerade, genomförbara systemkrav.
Mallen för funktionella specifikationer är skräddarsydd för teknikteam, produktchefer och QA-analytiker. Den ger alla intressenter en tydlig förståelse för väsentliga delar, inklusive funktionella specifikationer, dataflöden, krav på användargränssnitt och acceptanskriterier.
💡 Proffstips: Inkludera simuleringar av extremfall. För en filuppladdningsfunktion, ange maximal filstorlek, format som inte stöds och beteende när lagringsgränserna nås. Ingenjörer kan koda robust och QA kan testa precist.
Produktkrav vs. funktionskravsdokument: viktiga skillnader
Här är en sammanfattning av PRD och FRD för att undvika felaktiga prioriteringar, förvirrade team och förseningar i implementeringen:
| Kriterier | PRD | FRD |
| Målgrupp | Affärsintressenter, produktchefer, tvärfunktionella team | Systemanalytiker, ingenjörs-/tekniska team, utvecklare |
| Fokus | Affärsmål, användarbehov, produktvärde, ”vad” och ”varför” | Systemets beteende, ”hur” krav översätts till tekniska funktioner |
| Format | Användarorienterade, visionsdrivna, avancerade funktioner, användningsfall | Systemfokuserade, detaljerade funktionsspecifikationer, dataflöden, mockups |
| Detaljnivå | Hög nivå, bred täckning, kan inkludera vissa icke-funktionella krav. | Detaljerade, praktiska specifikationer för teknik, specifika för en release |
| Ägare | Produktchef, ibland affärsanalytiker | Systemanalytiker, teknikchef, ibland affärsanalytiker |
| Livscykelstadium | Tidig idéutveckling, planering och anpassning till mål | Lösningsdesign, förberedelser för byggnation och kvalitetssäkring |
| Användningssyfte | Anpassa affärsvisionen, kommunicera prioriteringar | Översätta produktmål till tekniska specifikationer och lösningar |
| Ändringsfrekvens | Förändras mindre ofta; kopplat till strategiska affärsbeslut | Kan uppdateras under utvecklingen i takt med att tekniska lösningar utvecklas. |
| Exempel på innehåll | Syfte, mål, användarberättelser, funktionslista, användningsfall och begränsningar | Funktionella flöden, affärsprocesser, wireframes och dataintegration |
När ska man använda PRD respektive FRD?
Att veta när man ska använda PRD respektive FRD handlar om projektets fas och den detaljnivå som ditt team behöver.
Börja med en PRD tidigt i produktens livscykel. Använd den för att definiera vad produkten ska uppnå och varför, med fokus på affärsmål, användarbehov och högnivåfunktioner.
Det är idealiskt för att samordna intressenter, fastställa prioriteringar och säkerställa att alla förstår syftet och de förväntade resultaten av produkten eller funktionen.
Gå över till FRD när PRD har fastställts och teamet är redo att omsätta målen i tekniska specifikationer.
Detta dokument med programvarukrav ska i detalj beskriva exakt hur systemet ska fungera. Det är särskilt viktigt för komplexa ingenjörsprojekt, reglerade miljöer eller när flera utvecklingsteam behöver en tydlig plan att följa.
Här är några frågor som du kan besvara för att förstå om du bör kombinera båda dokumenten:
- Är projektet tillräckligt litet eller agilt för att kunna kombinera övergripande mål med tekniska detaljer?
- Hur hanteras versionskontroll och samarbete om ett dokument tjänar båda syftena?
- Kan ett enda dokument tydligt redogöra för både affärsmål och funktionella detaljer för alla intressenter?
🔍 Visste du att? Konceptet FRD blev populärt inom militära projekt, särskilt under 1980-talet. Den amerikanska försvarsdepartementets standard MIL-STD-2167A, som infördes 1985, betonade behovet av detaljerade specifikationer för programvarukrav, vilket markerade en betydande förändring mot strukturerad dokumentation i försvarsprogramvaruprojekt.
📖 Läs också: Produktkravsdokument: En expertguide
Hur ClickUp hjälper till att skapa och hantera PRD:er och FRD:er
ClickUp Product Management Software är allt-i-ett-appen för arbete som kombinerar projektledning, kunskapshantering och chatt – allt drivet av AI som hjälper dig att arbeta snabbare och smartare.
Dokumenthanteringsprogramvaran ger teamen allt de behöver för att dokumentera, samarbeta och genomföra effektivt.
Skapa levande dokumentation
Med ClickUp Docs blir det enkelt att skapa strukturerade PRD:er och FRD:er.
Anta att en produktchef lanserar en ny mobilapp. De kan kartlägga produktöversikten, målgruppen och användarberättelserna i ett delat dokument.
Vill du hålla teamet på rätt spår? Bädda in interaktiva checklistor för funktionskrav, använd tabeller för att prioritera uppgifter och lägg till tabell- eller tavelvyer för att visualisera tidslinjer och beroenden.
På FRD-sidan kan samma team fördjupa sig i detaljerade arbetsflöden, funktionella specifikationer och dataflöden med kapslade dokument.
Använd Docs för dess riktextformatering, kodblock, inbäddning av multimedia, tekniska mallar och kommentarer i realtid.
Skriv exceptionella PRD:er med ClickUp:
Länka uppgifter till arbetsflöden
ClickUp Docs låter dig länka PRD-sektioner direkt till FRD ClickUp-uppgifter i ditt arbetsområde, vilket skapar en tydlig koppling mellan övergripande mål och tekniska implementeringsdetaljer.
Om PRD till exempel specificerar ett ”flerskridigt utcheckningsflöde” kan varje steg kopplas till motsvarande FRD-uppgifter, inklusive systeminmatningar/utmatningar och UI-beteenden.
Alla uppdateringar i PRD sprids automatiskt till länkade uppgifter, vilket håller dokumentationen och genomförandet synkroniserade i hela teamet.
📮 ClickUp Insight: 40 % av cheferna definierar framgång som att uppnå eller överträffa målen, medan andra pekar på tidsplaner (23 %), teamets tillväxt (11 %) eller feedback från intressenter (13 %).
Men framgångsrika projektresultat uppstår inte av sig själva. De möjliggörs av bra processer.
Med ClickUp kan du skapa ett projekt som levererar båda delarna. Använd dashboards för att följa framstegen i realtid och ClickUp Docs + Tasks för att hålla förväntningarna tydliga och sammankopplade under hela processen.
💫 Verkliga resultat: Boardriders levererade tillgångar 4 veckor snabbare genom att utnyttja ClickUps verktyg för tidslinjehantering och samarbete.
🌟 Bonus: ClickUps AI-agenter kan automatisera, effektivisera och förbättra produktplaneringen och utvecklingsprocessen. Anpassa agenterna för att:
- Skapa eller redigera PRD-sektioner, sammanfatta krav eller omvandla feedback från intressenter till åtgärdsbara punkter.
- Organisera produktplaner, dela upp uppgifter, tilldela resurser och följ upp framstegen.
- Hitta relevant information från dokument, uppgifter och chattar för att fatta välgrundade planeringsbeslut.
- Anslut till externa verktyg (som GitHub, GitLab, Bitbucket och Figma) för att effektivisera informationsflödet och automatisera rutinmässiga utvecklingsuppgifter.
- Svara på kodfrågor och skapa till och med produktionsklara pull-förfrågningar (med integrationer som Codegen).
Få AI-driven hjälp
ClickUp Brain fungerar som en AI-driven teammedlem som hjälper team att utarbeta, sammanfatta och förfina innehåll i PRD och FRD.
AI Writer for Work utnyttjar sammanhanget från alla dokument, uppgifter och konversationer, vilket säkerställer att din dokumentation är korrekt, koncis och användbar. Den kan till och med föreslå ändringar, generera innehåll eller markera luckor i kraven.
Här är några tips du kan använda:
- Sammanfatta denna PRD i en översikt på en sida för ledningen.
- Extrahera alla funktionella krav relaterade till betalningsflödet från denna FRD.
- Utarbeta acceptanskriterier för sökfunktionen baserat på dessa användarberättelser.
🚀 ClickUp-fördel: ClickUp Brain MAX, AI-assistenten för datorer, är ett komplett produktivitetsverktyg som samlar alla delar av ditt arbete. Du behöver inte hantera flera AI-appar som ChatGPT, Claude eller Gemini; allt centraliseras i ett enda abonnemang, ett gränssnitt och en enda informationskälla för ditt team.
Här är vad det erbjuder:
- Automatisering mellan appar: Aktivera arbetsflöden och hitta information i ClickUp, Google Drive, Notion, GitHub, OneDrive, SharePoint och mer.
- Röststyrd gränssnitt: Interagera via text eller röst för att diktera uppgifter, sammanfattningar och arbetsflöden.
- Multimodell-AI: Välj mellan ChatGPT, Claude och Gemini för att säkerställa den bästa modellen för varje scenario.
Säkerställ synlighet för intressenterna
ClickUp Dashboards ger en centraliserad översikt över allt ditt PRD- och FRD-arbete och omvandlar komplexa projektdata till enkla, praktiska bilder. Med anpassningsbara kort kan team övervaka uppgifter, tidslinjer och framsteg i realtid.
Så här kan du använda olika kort i praktiken:
- Uppgiftslista: Spåra alla produktfunktioner som beskrivs i dokumentet med programvarukrav och övervaka uppgifterna för varje funktionell komponent.
- Stapel-/linjediagram: Analysera funktionsfärdigställandet över tid för PRD eller jämför beräknad och faktisk utvecklingstid för FRD-uppgifter för att belysa effektivitetsbrister.
- Textkort: Lägg till en sammanfattning av PRD-målen eller anteckningar som förtydligar specifika tekniska FRD-krav för teamet.
Här är vad Raúl Becerra, produktchef på Atrato, hade att säga om användningen av verktyget för hantering av produktbackloggen:
Vi insåg att vi saknade ett effektivt sätt att spåra uppgifter och inte hade någon tydlig bild av vad produktteamet gjorde, så vi började leta efter en ny plattform. Då hittade vi ClickUp. Plattformen var den perfekta kombinationen – inte för teknisk och förvirrande, och inte för grundläggande. Den gav oss flexibiliteten att skapa, flytta och organisera team och projekt på vårt eget sätt.
Vi insåg att vi saknade ett effektivt sätt att spåra uppgifter och inte hade någon tydlig bild av vad produktteamet gjorde, så vi började leta efter en ny plattform. Då hittade vi ClickUp. Plattformen var den perfekta kombinationen – inte för teknisk och förvirrande, och inte för grundläggande. Den gav oss flexibiliteten att skapa, flytta och organisera team och projekt på vårt eget sätt.
Letar du efter tips om hur du använder AI för teknisk dokumentation? Titta på den här videon:
Lägg till ClickUp som ett "krav" i ditt produktarbetsflöde!
PRD och FRD har olika syften, men de är två sidor av samma mynt. En PRD beskriver ”vad” och ”varför”, medan en FRD definierar ”hur”.
ClickUp effektiviserar båda dokumenten i ett samlat AI-arbetsutrymme, en enhetlig digital miljö som integrerar flera verktyg och arbetsflöden i en enda plattform.
Skissa upp dina PRD:er, översätt dem till detaljerade FRD:er, tilldela uppgifter, spåra beroenden och samarbeta med ditt team utan att behöva hoppa mellan flera olika verktyg. Dessutom blir dokumentationsprocessen ännu enklare med AI-driven hjälp från ClickUp Brain.
Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅
Vanliga frågor (FAQ)
Inte alltid. För mindre projekt eller team som använder Agile kan det räcka med enbart en PRD, eller till och med ett kombinerat dokument. Men om ditt projekt är komplext, starkt reglerat eller har flera team som arbetar parallellt, kan det förebygga förvirring att ha båda.
PRD kommer vanligtvis från produktchefen, med input från designers, utvecklare och intressenter. Affärsanalytiker eller systemanalytiker hanterar vanligtvis FRD och översätter PRD till detaljerade tekniska krav, arbetsflöden och systembeteenden.
Ja, särskilt för mindre projekt eller agila sprintar. Du kan skapa ett enda, omfattande dokument som täcker både vad produkten gör (PRD) och hur den fungerar (FRD). Men i större eller mer komplexa projekt är det ofta bättre att hålla dem åtskilda.
Du kan börja med Microsoft Word eller Google Docs, men samarbete och versionshantering kan bli komplicerat med större team. ClickUp är ett av de bästa alternativen för att skapa både PRD och FRD. Med ClickUp Docs kan du skapa strukturerade, lättnavigerade dokument med inbäddade tabeller, checklistor och bilder. Dessutom hjälper ClickUp Brain dig att skriva snabbare, sammanfatta långa anteckningar och se till att ingenting missas.