Som ny produktchef är en av de första sakerna du kommer att stöta på en uppsjö av dokument: BRD, PRD, SRD och listan kan göras lång.
Det kan kännas som om du måste ta dig igenom en oändlig rad akronymer bara för att komma igång.
Två av de viktigaste begreppen som du behöver behärska tidigt är Business Requirements Document (BRD) och Product Requirements Document (PRD).
Dessa dokument kan verka likartade, men de har mycket olika syften, och att blanda ihop dem kan orsaka allvarliga problem senare.
Så, hur skiljer man dem åt, och ännu viktigare, när ska man använda dem? Låt oss gå igenom det. 📋
Vad är ett dokument med affärskrav (BRD)?
Ett dokument med affärskrav (BRD) är en formell rapport som beskriver övergripande affärsmål, målsättningar och behov. Det förklarar vad och varför ett projekt eller en produktfunktion finns.
En BRD fungerar som en praktisk guide för att säkerställa att affärsanalytiker, produktchefer och projektledare är överens om affärsmålen.
Tänk på det som en avsiktsförklaring. Genom att fastställa mått för affärsmålen klargör du projektets inverkan och kan prioritera det som är viktigast. Det gör också att ditt team kan samarbeta och arbeta mot samma mål.
Låt oss förstå dokumentets viktigaste komponenter. 👇
- Sammanfattning: En sammanfattning av hela dokumentet som beskriver projektkraven.
- Projekt-/funktionsmål: En beskrivning av projektets mål (eller funktionens mål), syften och resultat.
- Projektets omfattning och affärskrav: En definition av arbetsomfattningen för att hålla sig inom fastställda gränser.
- Intressenter: En identifiering av projektets viktigaste intressenter med specificerade roller och ansvarsområden.
- Tidsplan: En detaljerad tidsplan för projektet, inklusive olika faser inom projektet.
- Budget inklusive kostnads-nyttoanalys: En specifik budget med tillhörande projektkostnader och förväntade fördelar. En kostnads-nyttoanalys hjälper till att bygga upp ett argument för projektets avkastning på investeringen (ROI).
- Begränsningar: Alla projektbegränsningar som kan uppstå och resurser för att övervinna dem.
Här är en praktisk BRD-mall som hjälper dig att snabbt lägga upp dina projektbehov.
ClickUp-mall för dokument om affärskrav
Mallen för affärskravsdokument från ClickUp ger ett robust ramverk för att beskriva ditt projekts affärslösning. Den definierar tydligt projektets mål och resultat, vilket säkerställer att alla teammedlemmar är samsynta.
Med den här mallen kan du enkelt skapa detaljerade specifikationer som gör projektets krav tydliga och lätta att följa.
Att testa din lösning är ett annat viktigt steg där denna mall kommer till sin rätt. Du kan dokumentera testfall direkt, vilket gör det enkelt att referera till dem under testfasen. På så sätt kan du validera varje krav mot verkliga scenarier innan implementeringen.
Vad är ett produktkravsdokument (PRD)?
Ett produktkravsdokument (PRD) är en produktplan som definierar produktens syfte, egenskaper, funktionalitet och beteende. Det är en guide för affärs-, teknik- och utvecklingsteam som arbetar med produkten och hjälper dig att hantera risker i ett tidigt skede.
Som produktchef är du ansvarig för att sammanställa PRD. Så vad ingår egentligen i det? Låt oss bryta ner det. ⚒️
- Produktbeskrivning: Ger en översikt över produkten och hur den passar in i en bredare marknads- eller företagsvision.
- Syfte: Detaljer om varför produkten utvecklas och vilka specifika affärsproblem den syftar till att lösa.
- Målgrupp: Identifierar slutanvändare för att förstå deras problem och förväntningar, ofta inklusive potentiella användares demografi och beteenden.
- Viktiga funktioner: Belyser produktens viktigaste egenskaper och funktioner, med varje funktion uppdelad för tydlighetens skull.
- Användargränssnittsdesign: Fokuserar på produktens utseende och känsla och beskriver i detalj hur användarna kommer att interagera med den.
- Tekniska specifikationer: Omfattar tekniska detaljer för ingenjörsteamet, inklusive mjukvaruarkitektur, datalagring, prestandakrav och ramverk.
PRD är ett levande dokument som du ständigt uppdaterar i takt med att produktens livscykel fortskrider.
En väl utformad PRD översätter övergripande affärsmål till detaljerade och genomförbara steg, med fokus på användarnas behov och tekniska specifikationer.
Dokumentet belyser också om produkten uppfyller kundernas behov och förväntningar. Genom att fokusera på användarens perspektiv och fastställa tekniska detaljer hjälper en PRD teamen att skapa produkter som är funktionella och effektiva. Detta leder till bättre resultat för både företaget och slutanvändarna.
Är det dags att utarbeta din PRD? Denna mall hjälper dig att göra det snabbt och effektivt.
ClickUp-mall för produktkravsdokument
ClickUps mall för produktkravsdokument erbjuder ett strukturerat format för att definiera alla aspekter av din produkt, från dess syfte till kärnfunktioner och tekniska krav.
Den fungerar som en central punkt för samarbete mellan produkt-, design- och teknikteam. Denna mall säkerställer samordning och effektiv kommunikation under hela produktens utvecklingscykel.
Det är en praktisk referens för att hålla alla synkroniserade och förenkla beslutsfattandet.
🌟 Läs också: Produktkravsdokument: En expertguide
Vi insåg att vi saknade ett effektivt sätt att spåra uppgifter och inte hade någon tydlig bild av vad produktteamet gjorde, så vi började leta efter en ny plattform. Då hittade vi ClickUp. Plattformen var den perfekta kombinationen – inte för teknisk och förvirrande, och inte för grundläggande. Den gav oss flexibiliteten att skapa, flytta och organisera team och projekt på vårt eget sätt.
Vi insåg att vi saknade ett effektivt sätt att spåra uppgifter och inte hade någon tydlig bild av vad produktteamet gjorde, så vi började leta efter en ny plattform. Då hittade vi ClickUp. Plattformen var den perfekta kombinationen – inte för teknisk och förvirrande, och inte för grundläggande. Den gav oss flexibiliteten att skapa, flytta och organisera team och projekt på vårt eget sätt.
PRD och BRD: Viktiga skillnader
PRD och BRD – vad är den verkliga skillnaden? Dessa två dokument är viktiga och behandlar olika delar av projektet.
Låt oss dyka in i hur de båda spelar en unik roll. 📊
1. Syfte
En PRD fokuserar på hur en produkts funktionalitet och egenskaper kan uppfylla affärsbehov. Den fokuserar på hur man levererar resultat.
💡Exempel: Produkten är en mobilbankapp med funktioner som kontosaldovisning, överföringar och multifaktorautentisering för både iOS och Android.
🔎 Fokus: Mobilappens funktioner och funktionalitet måste utformas och skapas för att uppfylla affärsmålet.
En BRD definierar övergripande affärsbehov eller problem som ett projekt eller en produkt ska ta itu med. Den fokuserar på vad företaget vill uppnå.
💡 Exempel: Företaget behöver ett mer bekvämt sätt för kunderna att hantera sina finanser för att öka kundlojaliteten med 15 % och minska antalet besök i filialerna med 30 % under det kommande året.
🔎 Fokus: Affärsmålet är att förbättra kundernas bekvämlighet och lojalitet.
2. Målgrupp
En PRD är inriktad på:
- Utvecklingsteam – ingenjörer, designers, tekniker
- Kvalitetssäkringsgrupper
- Produktchefer
En BRD talar till:
- Affärsintressenter
- Ledande befattningshavare
- Marknadsföringsteam
- Externa kunder
3. Omfattning
En PRD har ett snävt omfång och fokuserar på produktspecifika funktioner och egenskaper. Det handlar om detaljerna – exakt hur produkten kommer att fungera, tekniska krav, specialfall och användarberättelser.
💡Exempel: En PRD för en mobilapp kan innehålla detaljer som inloggning med fingeravtryck, design av huvudpanelen och mekanismer för felhantering.
Å andra sidan täcker en BRD helheten och fokuserar på övergripande affärsmål och strategier. Den går inte in på detaljerna om hur saker och ting ska byggas.
💡Exempel: En BRD kan beskriva mål som ”öka kundengagemanget” eller ”ge snabb tillgång till banktjänster”. Den berör också marknadens behov och förväntad avkastning på investeringen.
4. Primära mål
En PRD ger tydliga, praktiska riktlinjer för utvecklingsteamet att bygga en produkt. Den överbryggar klyftan mellan affärskrav och teknisk genomförande, och säkerställer att produkten gör det som företaget har satt som mål.
BRD:s mål är att samordna alla kring affärsbehoven och skapa en gemensam vision för projektet. Det hjälper till att klargöra varför projektet genomförs och säkerställer att alla förstår dess syfte.
När ska man använda BRD och PRD?
Är du osäker på om du behöver en BRD eller en PRD just nu?
Här tittar vi närmare på när man ska använda respektive metod. 📂
Användningsfall för BRD
En BRD skapas vanligtvis i början av ett projekt. Den säkerställer samstämmighet mellan intressenterna, minimerar oklarheter och hjälper till att identifiera potentiella risker. Den är också avgörande för att säkerställa ledningens stöd och budgetgodkännande.
Här är när du bör utarbeta ett BRD:
- Planera projekt och fastställa strategisk inriktning: Använd en BRD för att beskriva projektets behov och mål, så att alla är överens och kostsamma förseningar till följd av ändringar i projektets omfattning undviks.
- Skapa och ersätta applikationer: Samla alla affärskrav som behövs för att bygga en ny applikation eller ersätta en gammal i detta dokument.
- Svara på förfrågningar om förslag (RFP): Utarbeta ett BRD för att besvara RFP för nya projekt, med detaljerade uppgifter om affärsbehov och förväntningar.
- Definiera affärsbehov: Om ett företag expanderar hjälper en BRD till att definiera och dokumentera nödvändiga affärsbehov.
- Lösning av affärsproblem: En BRD hjälper till att specificera affärsproblem och önskade resultat.
- Prioritera marknadens behov: Ska du ge dig in på en ny marknad? En BRD identifierar viktiga möjligheter och anpassar dem efter affärsmålen.
Visste du att? Andra typer av affärsdokument, såsom dokument om funktionella krav (FRD) och dokument om marknadskrav (MRD), används av respektive teknik- och marknadsavdelningar. Ett dokument om programvarukrav (SRD) definierar funktionerna och prestandastandarderna för programvaran. Ofta beskriver det också de funktioner och detaljer som produkten måste ha för att tillgodose interna och externa intressenters behov.
Användningsfall för PRD
En PRD används under hela produktutvecklingscykeln. Den börjar med att definiera produkten och dess krav och fortsätter med att säkerställa att produkten byggs enligt plan.
Här är några användningsfall för en PRD:
- Översätta affärsbehov till produktfunktioner: Dokumentet beskriver hur en produkt kommer att fungera och listar dess funktioner.
- Tydliga krav: PRD definierar tekniska detaljer så att utvecklare vet exakt vad som behöver byggas.
- Definiera användarberättelser: Att utarbeta en PRD med användarberättelser är viktigt för att klargöra krav och fokusera på användarnas behov. Till exempel: ”Som användare vill jag filtrera data efter datumintervall”.
- Säkerställa att produkten uppfyller affärsmålen: Det anpassar produktens funktionalitet till övergripande affärsmål, till exempel att utforma en livechattbot eller lägga till vanliga frågor för att minska antalet kundsupportärenden.
- Samordning av tvärfunktionella team: En PRD kopplar samman design-, kvalitetssäkrings- och teknikteam för att samordna deras insatser.
- Hantera specialfall och felhantering: Dokumentet specificerar hur man hanterar specialfall och fel, vilket säkerställer en smidig användarupplevelse och effektiv felhantering.
Bästa praxis för att skapa BRD och PRD
För att få till din BRD och PRD på rätt sätt måste du följa några gedigna bästa praxis.
ClickUps produktledningsprogramvara kan hjälpa dig att implementera dessa metoder utan ansträngning och hålla allt på rätt spår. Se hur. 🎯
Tips för att skriva en BRD
Att skapa en BRD kan verka som en enorm uppgift, men det blir mycket enklare när du delar upp den i tydliga mål och prioriterar arbetet utifrån din tidsplan.
Följ dessa tips så är du på god väg att skriva en gedigen BRD.
Tips 1. Lär dig av tidigare framgångsrika projekt
Börja med att titta tillbaka på din organisations framgångsrika projekt. Dessa exempel innehåller värdefulla lärdomar för att utforma din nya BRD.
Var uppmärksam på följande:
- Vad fungerade bra och vad fungerade inte?
- Utmaningar som uppstod längs vägen
- Beroenden som påverkade ditt projekt
- Metoder för kravinsamling som hjälpte till att samla in exakta krav
Använd dessa insikter för att utforma din nya BRD och se till att den är på rätt spår. Att reflektera över tidigare erfarenheter kan hjälpa dig att undvika vanliga fallgropar och förbättra din strategi. Dessutom kan du effektivisera processen och förbättra dokumentets övergripande kvalitet genom att använda dokumenthanteringsprogramvara för att samla in, organisera och granska din forskning.
Tips 2. Dokumentera dina krav
Det är viktigt att samla in och förstå vad dina intressenter behöver – från övergripande mål till tekniska detaljer.
Här är några vanliga metoder för informationsinsamling som du kan använda:
- Brainstorming
- Dokumentanalys
- Fokusgrupper
- Gränssnittsanalys
- Intervjuer
- Observationer
- Prototyputveckling
- Enkäter och frågeformulär
Se till att du fångar upp allt på ett tydligt och koncist sätt – dessa krav kommer att styra resten av ditt projekt. Ett annat tips för att göra detta på ett effektivt sätt är att skapa ett delat dokument för alla intressenter.
ClickUp Docs är ditt verktyg för att samla in och organisera ditt teams krav.
Det möjliggör smidigt samarbete genom att intressenterna kan redigera dokument i realtid inom ett enhetligt arbetsutrymme.
Tips 3. Använd ett tydligt språk utan jargong
BRD kan ofta vara långa och detaljerade, vilket kan göra dem svåra för ditt team att följa.
För att underlätta, använd ett tydligt och enkelt språk i hela dokumentet. Håll dina förklaringar begripliga och koncisa så att alla förstår de viktigaste punkterna.
Inkludera dessutom en ordlista i slutet för alla oundvikliga tekniska termer. Detta sparar tid och förhindrar missförstånd senare.
Tips 4. Lägg till visuella element och kollegial granskning
Diagram, tabeller och andra visuella hjälpmedel bryter upp textintensiva dokument och hjälper dig att förmedla dina budskap på ett bättre sätt. De är lättare att förstå för enskilda personer och gör ditt innehåll mer övertygande.
Med Docs avancerade formateringsfunktioner kan du enkelt kategorisera innehållet i olika avsnitt, vilket gör det enkelt att hålla reda på allt, från mötesprotokoll till viktig forskning, under olika projektfaser.
Du kan dessutom inkludera tabeller, checklistor, kolumner, banners, uppgiftslistor och andra multimediaelement såsom bilder, videor, ikoner och emojis.
När du har skrivit klart BRD:n, låt dina kollegor granska och validera den. Feedback från kollegor kan hjälpa dig att upptäcka eventuella luckor eller inkonsekvenser som du kanske har missat.
Detta steg är avgörande eftersom det gör att du kan åtgärda eventuella problem innan de blir problem senare. Det är mycket effektivare att göra justeringar under granskningsfasen än att försöka åtgärda problem mitt i projektet, då de kan störa framstegen och orsaka förseningar.
Läs också: De 11 bästa verktygen för produktledning
Våra ingenjörer och produktchefer var upptagna med manuella statusuppdateringar mellan Jira och andra verktyg. Med ClickUp har vi återfått timmar av bortkastad tid på dubbla uppgifter. Ännu bättre är att vi har påskyndat produktlanseringar genom att förbättra arbetsöverlämningen mellan kvalitetssäkring, teknisk dokumentation och marknadsföring.
Våra ingenjörer och produktchefer var upptagna med manuella statusuppdateringar mellan Jira och andra verktyg. Med ClickUp har vi återfått timmar av bortkastad tid på dubbla uppgifter. Ännu bättre är att vi har påskyndat produktlanseringar genom att förbättra arbetsöverlämningen mellan kvalitetssäkring, teknisk dokumentation och marknadsföring.
PRD-mallar är ett utmärkt sätt att komma igång. Det kan dock kännas överväldigande att skriva ett detaljerat dokument med massor av specifikationer och forskning.
Vi har förenklat processen för dig. Här är några tips om hur du skriver en PRD.
Tips 1. Undersök, undersök och undersök
Om du vill skapa en exceptionell produkt måste du förstå problemet den löser inifrån och ut. Och det börjar med forskning.
Så här gör du:
- Lär känna dina kunder: Fördjupa dig i deras behov och de problem de står inför. Varför är det viktigt för dem? Vilka konsekvenser eller kostnader får det om problemet inte löses?
- Analysera dina konkurrenter: Utforska hur dina konkurrenter löser samma problem. Vilka är deras styrkor och svagheter? Och ännu viktigare, hur kan du leverera en bättre lösning?
- Rådfråga dina marknadsförings-, försäljnings- och teknikteam: Dina interna team kan ha nya insikter om problemet som kan hjälpa dig att utveckla en bättre produktfunktion.
- Utvärdera ditt teams kapacitet: Ta reda på om ditt produktteam kan hantera problemet och vilka verktyg och tekniker de redan är bekväma med.
- Studera tillgängliga tekniker: Undersök lösningar som kan hjälpa dig att hantera problemet. Vilka är deras för- och nackdelar?
Tips 2. Definiera syftet och principerna
Det här steget blir enkelt när du har undersökt allt du behöver veta.
Börja med att utforma ett tydligt värdeerbjudande som förklarar hur din produkt uppfyller ett specifikt behov. Håll detta uttalande kortfattat – som en hisspitch som du kan leverera på mindre än en minut.
Definiera sedan de vägledande principerna för din produkt. Dessa principer kommer att hjälpa ditt team genom hela produktutvecklingsprocessen.
💡 Exempel: Om du utvecklar en medicinsk utrustning skulle principerna vara följande:
- Säkerhet
- Tillförlitlighet
- Användarvänlighet
Dessa principer kommer att stärka ditt värdeerbjudande och styra ditt team genom utvecklingsprocessen.
Tips 3. Identifiera användarprofiler, mål och uppgifter
Du måste vara tydlig med vem du utvecklar produkten för.
För att få en tydlig bild av dina produktanvändare, börja med att:
- Skapa användarprofiler: Definiera dina målgrupper genom att skapa detaljerade användarprofiler. Du kan börja med att ange målgruppens kön, ålder, bransch, yrkesroll och andra demografiska data. Det kan vara bra att inkludera vanor, attityder, behov och önskemål som kan påverka produkten.
- Identifiera användarnas mål: Förstå användarnas primära mål med att använda produkten. Vad vill de uppnå? Vilka hinder står i vägen för dem?
- Samla in användaruppgifter: Samarbeta med ditt team för att beskriva uppgifter som hjälper användarna att uppnå sina mål. Uppmuntra kreativt tänkande i denna övning.
Tips 4. Specificera produktfunktioner
När ditt team börjar fylla i huvuddelen av din PRD måste du börja beskriva de detaljerade funktionerna i din produkt. Notera de begränsningar som kan läggas på produktens design och utvärdera alla antaganden som gjorts vid definitionen av kraven.
Observera att varje produkts funktionalitet omfattas av funktionella krav, som betonar vad produkten måste kunna göra.
Begränsningar som prestanda, säkerhet och användbarhet faller under icke-funktionella krav.
För att förenkla processen effektiviserar ClickUp Brain, en AI-driven assistent inom ClickUp-plattformen, din dokumentationsprocess.
Du kan ange alla viktiga detaljer, såsom produktmål, funktioner, målgrupp och begränsningar. Baserat på denna information genererar AI:n en PRD åt dig.
ClickUp Brain tillhandahåller även sammanfattningar och insikter i realtid från befintliga uppgifter och dokument inom ClickUp-arbetsytan. Detta hjälper ditt team att hitta relevant information utan att behöva söka manuellt i flera dokument.
👀 Bonus: Överväg att använda kodfria verktyg för produktchefer. De erbjuder ett effektivt sätt att hantera produktplaner, hantera kundfeedback och prioritera användarupplevelsen.
Skapa utmärkta BRD:er och PRD:er med ClickUp
Dokument med affärs- och produktkrav är avgörande för att styra dina projekt mot framgång. De hjälper till att samordna ditt team genom att ta itu med alla affärsmål och produktspecifikationer.
ClickUp, ett allt-i-ett-verktyg för projektledning, kan ta saker och ting till en ny nivå genom att centralisera ditt arbetsflöde och din kommunikation. Med sin kraftfulla dokumentation och AI-drivna funktioner förbättrar ClickUp samarbetet, minskar missförstånd, förhindrar scope creep och ökar produktiviteten.