En deadline passerar. En uppföljning med en kund begravs under meddelanden. En kollega missar en statusuppdatering eftersom påminnelsen hamnade i fel inkorg.
Dessa små missar leder till förseningar, förlorat förtroende och onödig stress.
PM-programvara som skickar påminnelser och aviseringar håller hela teamet ansvarigt, justerar prioriteringar när planer ändras och förhindrar att uppgifter missas.
I det här blogginlägget går vi igenom de tre bästa verktygen som levererar på detta löfte. 🎯
PM-programvara som skickar påminnelser och aviseringar: Översikt
Här är en översikt över de tre bästa PM-programvarorna som skickar påminnelser och aviseringar som du kan använda för din projektplan:
| Verktyg | Bäst för | Viktiga funktioner | Fördelar och nackdelar | Priser* |
| ClickUp | AI-driven projektledning och samarbete för individer, nystartade företag och större företag. | Påminnelser, ClickUp Brain (AI-uppgiftsfördelning, uppdateringar och varningar), AI Autopilot Agents, automatiseringar, kalender (smart schemaläggning och ombokning) | Fördelar: 🌟 Samlad AI-arbetsyta för allt ditt arbete 🌟 Låter dig snooza, omplanera, delegera eller konvertera påminnelser till uppgifter 🌟 Inkluderar AI-verktyg för skrivande, planering och automatisering av uppgifter🌟 Erbjuder flexibla projektvyer, inklusive lista, tavla, kalender, Gantt och tidslinjeNackdelar:🧐 Brant inlärningskurva för nya användare på grund av dess breda funktionsuppsättning🧐 Mobilappen har ännu inte alla funktioner som finns i desktop-appen | Helt gratis; anpassningsmöjligheter för företag |
| Asana | Flexibel, tvärfunktionell projektledning för nystartade företag och medelstora projektteam | Uppgiftspåminnelser och aviseringar (via e-post, push eller skrivbord), beroenden och deluppgifter, automatiseringar för uppdateringar och aviseringar, tidslinje- och kalendervyer, Slack/Google Kalender-integrationer | Fördelar: 🌟 Påminner teamen om rutinuppgifter och incheckningar🌟 Hjälper chefer att minska uppföljningarna 🌟 Håller alla uppdaterade oavsett tidszonNackdelar:🧐 Begränsad extern åtkomst för medarbetare 🧐 Avancerade funktioner är låsta bakom betalväggar🧐 Svårt för små team att konfigurera | Gratis; betalda abonnemang från 13,49 $/månad per användare. |
| Trello | Visuell uppgiftshantering och prioritering för enskilda personer och små team | Påminnelser om förfallodatum, påminnelser om korttilldelning, aktivitetsuppdateringar, Kanban-tavlor, Butler-automatisering (regelbaserade påminnelser), över 200 integrationer via Power-Ups. | Fördelar: 🌟 Stöder åtkomst via mobil och dator för arbete på resande fot 🌟 Ställer in påminnelser i Google Kalender och andra verktyg genom integrationer via Power-UpsNackdelar:🧐 Begränsade rapporterings- och dashboardfunktioner utan Power-Ups🧐 Begränsningar för hur många projekt du kan spåra samtidigt🧐 Inte lämpligt för stora team eller komplexa projekt | Gratis; betalda abonnemang från 6 $/månad per användare |
Vad ska du leta efter i PM-programvara som skickar påminnelser och aviseringar?
Den bästa projektledningsprogramvaran säkerställer att påminnelser är aktuella, kontextuella och anpassade till ditt arbetsflöde. Här är vad du ska tänka på när du väljer en:
- Skickar påminnelser till olika enheter (dator, mobil, webbläsare, chattappar) så att du aldrig missar en deadline när du är på språng.
- Automatiserar varningar baserat på utlösare som statusändringar, beroenden eller inaktivitet, vilket minskar behovet av manuella uppföljningar.
- Skiljer brådskande deadlines från rutinmässiga avstämningar, vilket säkerställer att kritiska arbetsuppgifter alltid får högsta prioritet.
- Spårar svar på aviseringar, så att du vet om uppgifterna har bekräftats, skjutits upp eller slutförts.
- Integrerar varningar i arbetsflöden, till exempel genom att omvandla kommentarer eller aviseringar till påminnelser via e-post.
- Använder AI för att omprioritera påminnelser, sammanfatta väntande uppgifter och automatiskt eskalera hinder.
- Synkroniseras med externa kalendrar (Google, Outlook, iCal) för att förhindra dubbelbokningar och hålla scheman synkroniserade.
🧠 Kul fakta: Det äldsta "påminnelsesystemet" som människor använde var att knyta knutar på snören. Forntida kulturer, däribland inkafolket med sitt khipu-system, använde knutna snören för att hålla reda på uppgifter, siffror och åtaganden.
Den bästa PM-programvaran som skickar påminnelser och aviseringar
Hur vi granskar programvara på ClickUp
Vår redaktion följer en transparent, forskningsbaserad och leverantörsneutral process, så du kan lita på att våra rekommendationer baseras på produkternas verkliga värde.
Här är en detaljerad beskrivning av hur vi granskar programvara på ClickUp.
Låt oss titta på de tre bästa PM-programvarorna som skickar påminnelser och aviseringar.
1. ClickUp (bäst för AI-driven projektledning och samarbete)
ClickUp för projektledning är den kompletta appen för arbete som kombinerar projektledning, dokumentation och teamkommunikation i en och samma plattform – accelererad av nästa generations AI-automatisering och sökfunktion.
ClickUp Reminders samlar alla uppföljningar och uppgiftsvarningar på ett ställe via ClickUp Home. Det spelar ingen roll om du arbetar från en webbläsare, en stationär dator eller en mobil enhet – dina påminnelser är alltid synliga och kan åtgärdas.
Anta att en start-up-grundare samordnar produktlanseringar mellan flera team. De kan skapa en påminnelse om ett viktigt kundsamtal, bifoga relevanta dokument och till och med tilldela det till en teammedlem.
Kommentarer i ClickUp Tasks eller aviseringar kan också omvandlas till påminnelser. Dessutom, med alternativ för att snooza, omplanera eller delegera, håller påminnelserna alla ansvariga.
Håll dina projekt igång med AI
ClickUp Brain lägger till ett AI-drivet lager till projektledningen, vilket sparar dig ungefär en dag per vecka genom att automatisera rutinuppgifter och möten. När du blir ombedd tilldelar det automatiskt uppgifter baserat på tillgänglighet, spårar framsteg och justerar prioriteringar dynamiskt.
Till exempel kan en projektledare som koordinerar lanseringen av en ny app be ClickUp Brain att: ”Planera lanseringsuppgifterna för de kommande två veckorna, tilldela dem till utvecklare, kvalitetssäkring och marknadsföring, och markera eventuella förseningar automatiskt. ”
AI skapar omedelbart uppgifter för varje team, tilldelar ägare baserat på expertis, sätter deadlines och övervakar framsteg. Om en QA-uppgift hamnar efter uppdaterar Brain prioriteringarna och skickar varningar till berörda teammedlemmar.
📌 Prova dessa tips:
- Ställ in en påminnelse för designteamet om att skicka in wireframes senast fredag kl. 15.00.
- Skapa återkommande påminnelser varje måndag så att teamet kan uppdatera sina projektframsteg.
- Meddela mig om utvecklingsuppgiften inte är klar 24 timmar före deadline.
Automatisera din arbetsplats utan kodning
ClickUp Automations, som drivs av AI, låter dig beskriva ett arbetsflöde på vanlig engelska för att ställa in det direkt.
När en designer till exempel markerar en uppgift som "Klar" kan en automatisering flytta den till listan "Granska". Den meddelar också projektledaren och tilldelar den till QA.
Skapa smarta scheman
ClickUp Calendar samlar alla uppgifter, händelser och deadlines i en smart, dynamisk vy så att du aktivt kan hantera din kalender.
Till skillnad från statiska kalendrar blockerar ClickUp Calendar automatiskt fokuseringstid, omprioriterar uppgifter när planer ändras och synkroniseras med Google Kalender eller Outlook för att undvika dubbelbokningar.
I kombination med ClickUp Brain kan den till och med hitta mötestider, skicka inbjudningar och generera sökbara transkriptioner med tilldelade åtgärdspunkter.
Så här använder du den för optimerad schemaläggning:
ClickUps viktigaste funktioner
- Unify AI-verktyg: Få tillgång till en kraftfull uppsättning AI-verktyg för djupare automatisering, projektinformation och smartare uppgiftshantering med ClickUp Brain MAX.
- Förvandla konversationer till uppgifter: Fånga upp idéer, åtgärdspunkter eller snabba uppdateringar när du är på språng genom att helt enkelt tala in dem med Talk-to-Text i ClickUp.
- Skapa snyggt innehåll: Använd ClickUp Brains AI Writer for Work för att skriva utkast till e-postmeddelanden, mötesdagordningar, rapporter eller projektuppdateringar.
- Hitta svar på några sekunder: Hämta exakt den information du behöver från uppgifter, dokument, chattar och projekt med ClickUp Enterprise Search.
- Spela in möten utan ansträngning: Spela in, transkribera och sammanfatta diskussioner, och omvandla sedan viktiga punkter till genomförbara uppgifter med ClickUp AI Notetaker.
- Delegera rutinarbete: Använd anpassningsbara ClickUp AI Autopilot Agents som övervakar uppgifter, uppdaterar status och skickar varningar enligt dina specifika behov.
Fördelar med ClickUp
- Samla uppgifter, dokument, chattar, whiteboards, instrumentpaneler och mål på ett och samma arbetsområde.
- Låter dig snooza, omplanera, delegera eller konvertera påminnelser till uppgifter med ett enda klick.
- Erbjuder omfattande AI-verktyg för skrivande, planering och automatisering av uppgifter.
- Erbjuder flexibla projektvyer, inklusive lista, tavla, kalender, Gantt och tidslinje.
ClickUp-nackdelar
- Brantare inlärningskurva för nya användare på grund av dess breda funktionsuppsättning
Priser för ClickUp
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 10 400 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 300 recensioner)
Varför det är perfekt för att hantera flera prioriteringar
ClickUps omfattande uppsättning funktioner hjälper individer och team att organisera, visualisera och prioritera uppgifter på ett effektivt sätt.
Den har fyra tydliga prioriteringsflaggor: Brådskande, Hög, Normal och Låg. På så sätt vet alla i teamet direkt vilka uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet och vilka som kan schemaläggas till senare.
Vad säger verkliga användare om ClickUp?
Från en recension på G2:
Det jag gillar mest är den ständiga strömmen av nya funktioner och förbättringar. ClickUp är inte bara ett projektledningsverktyg, det är en komplett produktivitetsplattform. Jag använder det dagligen som ett ärendehanteringssystem, för kundkommunikation och för att organisera komplexa arbetsflöden. AI-funktionerna är en riktig höjdpunkt – de hjälper mig att hitta innehåll snabbare, prioritera uppgifter och behålla sammanhanget mellan olika projekt. Flexibiliteten att anpassa allt, från vyer till automatiseringar, gör att det passar perfekt för mitt sätt att arbeta.
Det jag gillar mest är den ständiga strömmen av nya funktioner och förbättringar. ClickUp är inte bara ett projektledningsverktyg, det är en komplett produktivitetsplattform. Jag använder det dagligen som ett ärendehanteringssystem, för kundkommunikation och för att organisera komplexa arbetsflöden. AI-funktionerna är en riktig höjdpunkt – de hjälper mig att hitta innehåll snabbare, prioritera uppgifter och behålla sammanhanget mellan olika projekt. Flexibiliteten att anpassa allt, från vyer till automatiseringar, gör att det passar perfekt för mitt sätt att arbeta.
📮 ClickUp Insight: 50 % av människor strukturerar sin tid genom att ägna vissa dagar åt administration respektive fokuserat arbete, men endast 22 % säger att de automatiserar eller delegerar uppgifter.
Manuell tidshantering hjälper, men eliminerar inte de repetitiva uppgifterna som fortfarande tar tid från det viktiga arbetet. ✔️
ClickUps kalender, tidsblockering och AI-agenter samverkar för att skydda din tid. Schemalägg repetitiva arbetsuppgifter automatiskt, flytta uppgifter baserat på prioritet och aktivera påminnelser – så att din vecka sköter sig själv.
💫 Verkliga resultat: Lulu Press sparar 1 timme per dag och anställd med hjälp av ClickUp Automations, vilket leder till en 12-procentig ökning av arbetseffektiviteten.
2. Asana (bäst för flexibel, tvärfunktionell projektledning)
Asana är ett program för uppgiftshantering som låter dig ställa in aviseringar via e-post, push-meddelanden till mobilen eller aviseringar på datorn. Anpassa när och hur ofta dessa ska aktiveras, oavsett om det är en engångspåminnelse om en deadline eller återkommande aviseringar för regelbundna uppgifter.
Du kan informera specifika teammedlemmar, ställa in påminnelser baserade på projektfaser eller utlösa aviseringar när beroenden ändras. Systemet integreras med ditt befintliga arbetsflöde genom visuella projektpaneler, tidslinjer och kalendervyer.
Dess automatiseringsfunktioner effektiviserar detta ytterligare med anpassade regler som kan tilldela uppgifter, uppdatera status eller skicka varningar. Den ansluter till verktyg som Microsoft Teams och Google Kalender, så att aviseringar kan flöda in i din arbetsyta utan att du behöver byta kontext.
Asanas viktigaste funktioner
- Ställ in uppgiftsberoenden och deluppgifter för att bryta ner komplexa arbetsuppgifter och hantera uppgiftsordningen.
- Tilldela roller, förfallodatum och prioriteringar till uppgifter med anpassningsbara fält för effektivitet.
- Hantera arbetsbelastning och resursfördelning dynamiskt med drag-och-släpp-funktionen.
- Skapa återanvändbara mallar för projekt och uppgifter för att standardisera bästa praxis.
- Skapa AI-arbetsflöden eller konfigurera mallbaserade AI-agenter för att utföra repetitiva uppgifter.
Fördelar med Asana
- Främjar konsekvens genom att påminna teamen om rutinuppgifter och avstämningar.
- Hjälper chefer att minska uppföljningarna eftersom påminnelserna sköter en stor del av påminnelserna.
- Stöder distans- och distribuerade team genom att hålla alla uppdaterade oavsett tidszoner.
Asana-nackdelar
- Begränsad extern åtkomst; medarbetare kan endast se uppgifter, inte mata in eller spåra timmar.
- Avancerade funktioner är låsta bakom betalväggar, till skillnad från Asana-alternativ.
- Det är svårt för små team att komma igång
Asanas prissättning
- Gratis
- Startpaket: 13,49 $/månad per användare
- Avancerad: 30,49 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
- Enterprise+: Anpassad prissättning
Asana-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 12 300 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 13 500 recensioner)
Varför det är perfekt för att hantera flera prioriteringar
Asana är pålitligt för hantering av flera projekt. Det ger dig en arbetsyta där du kan organisera och prioritera uppgifter efter brådskande, viktiga och förfallodatum. Dessutom hjälper dess anpassningsbara prioritetsmatriser och automatiska påminnelser dig att balansera arbetsbelastningen och undvika att missa deadlines.
Vad säger verkliga användare om Asana?
En recension på G2 säger:
De mest fördelaktiga delarna av Asana är dess samarbetsfunktioner, användningen av AI, gratis utbildningstjänster, användargränssnitt, supportteam, enkelhet och användarvänlighet... De sämsta delarna av Asana är hastigheten med vilken meningsfulla uppdateringar och funktioner implementeras, de extremt begränsade automatiseringsfunktionerna och bristen på praktisk användbarhet när det gäller att dela arbete mellan företag.
De mest fördelaktiga delarna av Asana är dess samarbetsfunktioner, användningen av AI, gratis utbildningstjänster, användargränssnitt, supportteam, enkelhet och användarvänlighet... De sämsta delarna av Asana är hastigheten med vilken meningsfulla uppdateringar och funktioner implementeras, de extremt begränsade automatiseringsfunktionerna och bristen på praktisk användbarhet när det gäller att dela arbete mellan företag.
🔍 Visste du att? Studier visar att människor är mer benägna att följa upp sina mål när de sätter upp tidsbaserade påminnelser (”påminn mig klockan 7”) än vaga påminnelser (”påminn mig imorgon”). Specificiteten lurar hjärnan att behandla det som en deadline.
3. Trello (bäst för visuell uppgiftshantering och prioritering)
Trello är ett gratis projektledningsprogram som bygger på visuella Kanban-tavlor för att göra det enkelt att följa upp uppgifter. Du kan skapa kort för uppgifter, flytta dem mellan anpassningsbara listor (Att göra, Pågående, Klar) och få en översikt över var allt befinner sig.
Plattformen hanterar aviseringar genom påminnelser om förfallodatum, kortuppdrag och aktivitetsuppdateringar, så att teammedlemmarna hålls informerade.
För team som behöver mer erbjuder Trello kalender- och tidslinjevyer i betalda abonnemang. Det ger också ett omfattande Power-Up-bibliotek som integreras med verktyg som Slack, Google Drive och olika tidsspårningsappar.
Butler, Trellos automatiseringsverktyg, kan ställa in regelbaserade åtgärder för att minska manuellt arbete. Det kan till exempel automatiskt flytta kort när vissa villkor är uppfyllda eller skicka påminnelser baserat på projektets prioritering.
Trellos viktigaste funktioner
- Organisera uppgifter genom att skapa detaljerade kort med förfallodatum, bilagor, checklistor och ansvariga personer.
- Utnyttja dess tvärfunktionella samarbetsfunktioner, inklusive kommentarer, omnämnanden och aktivitetsloggar i realtid.
- Lägg till anpassade etiketter och filter för att göra stora tavlor enklare att organisera och prioritera.
- Utnyttja flera mallar för projektuppföljning från det omfattande biblioteket för att standardisera återkommande uppgifter.
Fördelar med Trello
- Stöder mobil och stationär åtkomst för arbete på resande fot med uppdateringar i realtid.
- Ställer in påminnelser i Google Kalender och andra verktyg genom sina omfattande integrationer (200+) via Power-Ups.
Trello-nackdelar
- Begränsade rapporterings- och instrumentpanelfunktioner om du inte lägger till Power-Ups.
- Begränsningar i antalet projekt du kan spåra samtidigt; det är svårt att växla mellan projekt.
- Det är inte den idealiska lösningen för team med stora eller komplexa projekt.
Priser för Trello
- Gratis
- Standard: 6 $/månad per användare
- Premium: 12,5 dollar/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Trello-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 13 700 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 23 600 recensioner)
Varför det är perfekt för att hantera flera prioriteringar
Trello ger en tydlig visuell översikt över uppgifter med hjälp av anpassningsbara Kanban-tavlor, så att du kan omordna och prioritera arbetet utifrån hur brådskande och viktigt det är.
Dessutom underlättar Butler och integrationer AI-driven projektgenomförande, vilket hjälper teamen att hålla fokus på de viktigaste uppgifterna.
Vad säger verkliga användare om Trello?
Här är vad en Capterra-användare hade att säga:
Enkelhet och flexibilitet. Det är lätt att komma igång och programmet kan användas i en rad olika scenarier, från projektledning till kunskapsbaser och kalendrar... Hanteringen av användarkonton kan vara en utmaning. Jag upplever ofta att kundernas användare glömmer hur de registrerade sig och därför inte kan logga in eller ta emot aviseringar.
Enkelhet och flexibilitet. Det är lätt att komma igång och programmet kan användas i en rad olika scenarier, från projektledning till kunskapsbaser och kalendrar... Hanteringen av användarkonton kan vara en utmaning. Jag upplever ofta att kundernas användare glömmer hur de registrerade sig och därför inte kan logga in eller ta emot aviseringar.
🔍 Visste du att? De allra första digitala påminnelserna dök upp i slutet av 1980-talet med de första personliga digitala assistenterna (PDA) som Psion Organizer och senare PalmPilot. Folk var förvånade över att en handhållen enhet kunde komma ihåg deras möten.
Andra värda att nämna
Även om dessa verktyg inte hamnade bland de tre bästa påminnelseapparna kan du använda dem för att förbättra projektledningen:
- Monday: Erbjuder automatiseringsfunktioner för att ställa in påminnelser baserade på specifika utlösare, till exempel när deadlines närmar sig.
- Wrike: Tillhandahåller automatiska påminnelser om tidrapporter för att hjälpa teamen att skicka in sina loggar i tid, vilket säkerställer korrekta löneutbetalningar, fakturering och rapporteringsdeadlines.
- Hive: Erbjuder ljudaviseringar för mötesvarningar, meddelanden, åtgärdsuppgifter och @omnämnanden, vilket ger viktiga meddelanden en extra dimension av brådska.
💡 Proffstips: Varför göra de vardagliga sysslorna själv när du kan programmera en AI Autopilot Agent i ClickUp att göra det åt dig?
Aktivera en fördefinierad autopilotagent, till exempel Weekly Report Agent eller Team Standup Agent, eller skapa dina egna anpassade autopilotagenter med vår kodfria byggare.
Den här videon visar hur du kommer igång!
Hur man hanterar flera prioriteringar effektivt (tips + bästa praxis)
När allt känns brådskande är det svårt att veta vad som förtjänar din uppmärksamhet först. Här är några tips för att hjälpa dig att nå dit.
- Använd påminnelser före förfallodagen: Ställ in varningar kopplade till riskpunkter. Du kan till exempel skapa en påminnelse som aktiveras om någon beroendeförhållande försenas med mer än 24 timmar.
- Använd metoden med ”varningstackning”: Fortsätt att stapla varningar för tre viktiga kontrollpunkter: när en uppgift skapas, när den är halvvägs klar och när den närmar sig deadline.
- Utnyttja det felsäkra delegeringsramverket: Koppla ihop uppdrag med automatiska varningar som meddelar dig om framstegen avstannar (t.ex. om statusen inte har ändrats på två dagar).
- Använd tvåkanalsvarningar: Separera brådskande varningar (mobilpush) från icke-brådskande varningar (e-post eller i appen) i din att göra-lista.
🧠 Kul fakta: Digitala påminnelser har till och med testats inom medicinen. I kliniska studier var patienter som fick dagliga SMS-påminnelser om att ta sin medicin upp till dubbelt så benägna att följa sina behandlingsplaner.
Här är en påminnelse: Välj ClickUp
I slutändan handlar påminnelser och aviseringar om att behålla kontrollen över ditt arbetsflöde utan att känna dig överväldigad. Asana och Trello erbjuder solida funktioner, men ClickUp går ett steg längre.
ClickUp ger dig AI-drivna påminnelser, automatiseringar och anpassningsbara varningar som anpassar sig efter ditt arbetssätt. Synkronisera varningar mellan dator, mobil och webbläsare så att du inte missar något. Dessutom pingar den dig samtidigt som den justerar prioriteringar, automatiskt tilldelar uppgifter och håller alla på samma sida.
Med projektuppgifter, dokumentation, rapporter och teamkommunikation som hanteras på en enda AI-driven plattform minskar ClickUp arbetsbelastningen och blir den enda konvergerade AI-arbetsplatsen du behöver!
Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅