Manuella formulär kan verka ofarliga tills de börjar ta upp timmar, fördröja beslut och introducera onödiga fel i dina processer. Bakom varje ledighetsansökan, kundärende eller feedbackformulär döljer sig en repetitiv process som väntar på att optimeras.
Lösningen är inte fler formulär. Det är att investera tid och pengar i smartare formulär.
I det här blogginlägget förklarar vi hur du automatiserar formulär med AI för att skapa arbetsflöden som tänker, dirigerar och svarar självständigt. Och ja, vi har gjort allt med hjälp av ClickUp – världens första konvergerade AI-arbetsyta!
Låt oss sätta igång! ✅
Varför automatisera formulär med AI?
Manuell formulärhantering saktar ner allt, oavsett om det gäller onboarding, godkännanden eller kundförfrågningar. AI-automatisering förändrar detta genom att hantera det tidskrävande arbetet bakom kulisserna.
Här är vad den ger dig:
- Minskad manuell arbetsinsats: Automatisera ifyllning av formulär, datainmatning, validering och vidarebefordran för att spara tid för dina medarbetare.
- Snabbare handläggningstider: Bearbeta och analysera formulär på några minuter istället för dagar.
- Förbättrad datakvalitet: Upptäck fel tidigt med inbyggda validerings- och logikskontroller.
- Förbättrad användarupplevelse: Anpassa formulär efter din målgrupp och minska friktionen under ifyllandet.
- Skalbara operationer: Hantera växande formulärvolymer utan att öka personalstyrkan
- Sänkta driftskostnader: Minska pappersarbetet, minska omarbetningar och minimera förseningar.
👀 Visste du att? Över 80 % av företagsdata finns i ostrukturerade dokument (inklusive formulär). AI-driven formulärautomatisering – genom Intelligent Document Processing (IDP) – frigör dessa data och omvandlar fakturor, kontrakt och skatteformulär till strukturerad information som dina system faktiskt kan använda.
Vanliga användningsfall för AI-driven formulärautomatisering
Tänk på alla formulär som ditt team hanterar – ledighetsansökningar, utgiftsersättningar, checklistor för nyanställda, kundregistreringsformulär eller feedbackenkäter. Föreställ dig nu att dessa formulär omedelbart organiserar sig själva, validerar inmatningar, skickas vidare till rätt personer för åtgärd och uppdaterar länkade poster.
Det är kraften i AI-automatisering. Låt oss se var den har störst inverkan. 📈
- Låne- och fakturahantering: Extraherar och verifierar finansiella data från formulär för att påskynda godkännanden, betalningar och revisioner.
- KYC och identitetsverifiering: Använder optisk teckenigenkänning (OCR) och maskininlärning för att skanna ID-handlingar och automatiskt fylla i kunddata i efterlevnadssystem.
- CV-granskning och onboarding: Matchar kandidater med roller, genererar automatiskt anställningsdokument och slutför arbetsflöden för nyanställningar.
- Ledighet, löner och prestationsutvärderingar: Spårar saldon, flaggar inkonsekvenser och hanterar utvärderingscykler med minimal inmatning.
- Hantering av kontrakt och juridiska dokument: Skapar automatiska utkast, spårar revideringar och säkerställer efterlevnad utan manuell uppföljning.
- Kundtjänstmottagning och vidarebefordran: Registrerar förfrågningar, tilldelar ärenden och skickar automatiska uppdateringar i realtid.
📖 Läs också: Kraften i ClickUp-formulär för mjukvaruteam
Viktiga funktioner att leta efter i AI-verktyg för automatisering av formulär
Alla AI-formulärverktyg är inte likadana. Vissa samlar bara in data, andra driver beslut.
För att verkligen effektivisera dina arbetsflöden måste verktygen gå utöver formulärskapande och direkt stödja genomförande, tydlighet och automatisering i stor skala. Du bör:
- Välj dynamisk villkorslogik: Välj verktyg med anpassningsbara frågeställningar som svarar på användarens inmatningar, vilket minskar formulärets längd och ökar andelen ifyllda formulär.
- Prioritera smidiga integrationer: Välj plattformar som enkelt kan anslutas till dina CRM-, HRIS- eller supportsystem för att eliminera manuell dataöverföring och hålla arbetsflödena enhetliga.
- Sök efter realtidsanalyser och instrumentpaneler: Välj formulärfyllare som erbjuder omedelbar insyn i inlämningar, avbrottspunkter och trender för kontinuerlig optimering.
- Kräv anpassade fält och mappningar: Se till att verktyget stöder anpassade fält som prioritet eller begäranstyp, så att data flödar direkt in i dina arbetsflöden med fullständig kontext.
📖 Läs också: De bästa alternativen till Jotform att prova
Hur man automatiserar formulär med AI
Här är en steg-för-steg-guide som visar hur du automatiserar formulär med AI. Du hittar praktiska exempel och får förståelse för hur ClickUp stöder varje steg genom att samla dina formulär, uppgifter, dokument, chattar och processer i en kraftfull app.
Steg 1: Definiera det problem du försöker lösa
Innan du börjar använda verktygen bör du ta reda på var formulären bromsar dig.
Högar kundfeedbackformulären sig utan att följas upp? Eller behandlar HR varje ledighetsansökan manuellt?
Identifiera viktiga problemområden som förseningar, tid som läggs på manuell datainmatning eller inkonsekventa dataposter.
Steg 2: Välj din formulärautomatiseringsstack
Om du letar efter en pålitlig lösning täcker ClickUp både formulärskapande och vad som händer efteråt.
Den kraftfulla produktivitetsplattformen har en inbyggd programvara för formulärskapande som kopplar samman dina uppgifter, dokument, mål och arbetsflöden på ett och samma ställe. Den är utformad för att hjälpa team att hantera projekt, automatisera processer och samarbeta effektivt, utan de problem med kontextväxling som orsakas av Work Sprawl.
Med ClickUp Forms kan du skapa professionella formulär utan kod direkt i din ClickUp-arbetsyta. Det innebär att du kan samla in förfrågningar, feedback eller andra typer av data och integrera dem smidigt i din projektledningsprocess.
💡 Proffstips: Använd villkorslogik i ClickUp Forms för att anpassa frågorna utifrån användarens inmatningar. På så sätt kan ett formulär hantera flera olika typer av förfrågningar, till exempel ledighet, IT-problem eller feedback, utan att överbelasta användaren med irrelevanta fält.
Så här kan du skapa din intagsprocess för valfri avdelning med hjälp av ClickUp Forms:
Steg 3: Skapa och konfigurera formuläret
Här utformar du formuläret för att fånga upp det du behöver. Här är några bästa praxis:
- Fråga bara det som behövs. Håll formulären korta och använd villkorliga fält för att visa frågor baserade på tidigare svar.
- Skapa flera fälttyper som passar dina data (t.ex. datumväljare för tidslinjer, rullgardinsmenyer för val).
- Gruppera relaterade frågor för att undvika förvirring och upprepningar.
Så här kan du göra det i ClickUp:
- Öppna listan där du vill att inlämningarna ska hamna.
- Lägg till en formulärvy genom att klicka på knappen + Visa, välja Formulär och namnge det.
- Dra och släpp ClickUp Custom Fields för att lägga till text, rullgardinsmenyer, kryssrutor, bilagor och mer i formuläret.
- Klicka på knappen Lägg till fråga längst ned för att lägga till nya fält.
- Använd villkorlig logik för att anpassa formulärupplevelsen efter olika scenarier.
- Anpassa ditt formulär genom att uppdatera dess färger, knapptext och lägga till din logotyp för att hålla det i linje med varumärket.
💡 Proffstips: När du har skapat ditt formulär, glöm inte att finjustera hur svaren hanteras:
- Välj var uppgifterna ska skapas: Se till att formulärinlämningar hamnar i rätt ClickUp-lista.
- Omdirigering efter inlämning: Skicka användarna till ett anpassat bekräftelsemeddelande eller en specifik URL.
- Anpassa skicka-knappen: Anpassa formulärets ton med personliga knapptexter som Skicka förfrågan eller Skicka feedback.
Steg 4: Träna AI för att bli smartare
Innan du publicerar, ta en stund att förbättra ditt formulär med AI-drivna insikter. ClickUp Brain, ClickUps kontextuella AI-assistent, hjälper dig att skapa smartare formulär och förbereda dig för vad som kommer härnäst genom att analysera tidigare data och optimera din inställning. Använd den som din co-pilot för att forma dina formulär med verklig kontext.
Resultatet? Smartare formulär, renare data och ett arbetsflöde som redan tänker framåt innan det första svaret kommer in. Med ClickUp Brain kan du:
- Utnyttja användarfeedback för att förstå vilka frågor du bör ställa.
- Gör en sentimentanalys av tidigare inlämningar eller undersökningar för att bättre förstå din målgrupp.
- Skapa nya formulär eller enkätfrågor med hjälp av naturliga språkprompter.
Detta gör dina formulär mer genomtänkta, målinriktade och användbara redan innan du samlar in nya svar.
🚀 Prova uppmaningar som:
- Sammanfatta vanliga klagomål från tidigare ärenden så att jag kan lägga till relevanta alternativ i formuläret
- Skapa frågor till onboardingformulär baserat på vanliga frågor från de senaste tre månaderna
- Lista återkommande problem från incidentrapporter för att förifyllda kategorier för grundorsaker i formuläret
Steg 5: Automatisera det som händer därefter
Innan dina formulär publiceras kan du använda AI och automatiseringar för att agera på den insamlade informationen. Ställ in utlösare och regler för att tilldela uppgifter, meddela rätt personer, uppdatera fält eller flytta objekt genom ditt arbetsflöde.
Och med ClickUp Automations är det ännu enklare att skapa dessa arbetsflöden utan någon kodning. Välj bara din utlösare, ställ in åtgärden och låt ClickUp sköta resten.
Så här gör du:
- Gå till listan där formuläruppgifterna visas och klicka på knappen Automatisera högst upp i listan. Då öppnas automatiseringscentret för den listan.
- Klicka på + Lägg till automatisering eller Skapa automatisering
- Välj ”När uppgift skapas” som utlösare. Detta säkerställer att varje ny formulärinlämning startar automatiseringen.
- Använd villkor (som typ av förfrågan eller brådskande ärende) för att skräddarsy åtgärder baserat på formulärsvaren.
- Lägg till åtgärder för att effektivisera ditt arbetsflöde:
- Tilldela uppgifter baserat på formulärinmatningar
- Uppdatera status eller taggar för spårning och prioritering
- Skicka aviseringar via ClickUp, e-post eller Slack
- Använd mallar som feedbackformulärmallar med deluppgifter, checklistor eller anpassade fält.
- Flytta eller kopiera uppgifter automatiskt till rätt lista eller mapp.
- Testa med ett exempelformulär för att bekräfta att allt fungerar smidigt.
💡 Proffstips: Lägg till Watchers i ClickUp dynamiskt beroende på vad som skickas in. Om ett specifikt kundnamn väljs eller uppgiften taggas med ett team, använd Automation för att koppla in rätt intressenter utan att behöva tagga dem manuellt varje gång.
Titta på den här videon för våra insidertips om hur du bygger ClickUp-automatiseringar med hjälp av naturliga språkkommandon:
Steg 6: Testa, publicera och dela ditt formulär
När allt detta är klart bör du:
- Förhandsgranska ditt formulär: Kontrollera användarflödet, testa villkorslogiken och se till att automatiseringarna fungerar korrekt.
- Publicera ditt formulär: När det är klart kan du publicera det med ett enda klick.
- Dela formulärets URL: Distribuera den via e-post, chatt eller bädda in den på din webbplats. Kom ihåg att varje inlämning omedelbart skapar en uppgift i din valda lista i ClickUp.
Steg 7: Spåra, analysera och förbättra
Efter lanseringen kan du se till att automatiseringen fortsätter att fungera för dig genom kontinuerlig optimering. Här är våra förslag:
- Använd list-, kalender- eller tavelvyer för att visa loggade svar.
- Använd ClickUp Dashboards för att visualisera trender i inlämningar.
- Be ClickUp Brain att sammanfatta återkommande problem eller analysera sentimentet i svaren.
- Justera formulärfält, logik eller automatiseringsregler baserat på prestanda
💡 Proffstips: Använd ClickUps AI-agenter för att automatiskt sortera inkomna formulär. När ett nytt intagsformulär kommer in kan din agent analysera svaren, kategorisera förfrågan, tilldela den till rätt team och omedelbart ange prioritet eller förfallodatum. Det är som att ha en koordinator som alltid är tillgänglig – som håller intagsarbetsflödena organiserade och svarstiderna korta.
De bästa verktygen för att automatisera ifyllning av formulär med AI
Om du utvärderar AI-drivna verktyg för formulärautomatisering finns här några plattformar att överväga:
1. SafetyCulture AI Form Builder
Om du någonsin har önskat att du kunde be dina formulär att skapa sig själva, är detta något för dig. SafetyCultures AI Form Builder omvandlar snabba textmeddelanden till inspektionsklara formulär – perfekta för säkerhetskontroller, revisioner eller kvalitetsbedömningar. Du kan även bifoga media som foton och videor för ett rikare sammanhang.
Bästa funktioner
- Dra-och-släpp-/mallbyggare för inspektioner, checklistor och formulär, inklusive mediebifogningar (foton etc.) för fältarbetare.
- Regelefterlevnads- och verksamhetsorienterade arbetsflöden: tilldela uppgifter utifrån formulärresultat, integrera med andra system och övervaka uppföljningar.
- Mobilprioriterad support (offline-fältinsamling, synkronisering senare) och realtidsdashboards med formulär-/inspektionsdata för alla team.
Begränsningar
- Vissa användare rapporterar begränsad flexibilitet/anpassningsbarhet för mycket skräddarsydda formulärlayouter eller komplex förgreningslogik.
Prissättning
- Anpassad prissättning
Recensioner på G2 och Capterra
- G2: 4,6/5 (över 150 betyg)
- Capterra: 4,6/5 (över 240 betyg)
2. Tally
Tally skapar ett helt villkorat formulär baserat på de mål som anges på klarspråk. Det är ett starkt alternativ till SurveyMonkey och Google Forms och garanterar dessutom GDPR-kompatibel kryptering, vilket gör det idealiskt för miljöer där integritet är viktigt.
Bästa funktioner
- Skapa obegränsat med formulär och inlämningar på gratiskontot (inom rimlig användning).
- Använd avancerad formulärlogik, beräkningar, svarspiping och dolda fält för anpassade formulär.
- Redigeraren fungerar som ett textdokument: skriv bara för att lägga till block/frågor och använd genvägar för att få saker gjorda.
Begränsningar
- Tally är extremt starkt när det gäller standardformulär, men kan vara mindre djupgående när det gäller avancerade funktioner för företagsarbetsflöden (t.ex. avancerad förgrening, automatisering i flera steg) jämfört med de bästa plattformarna för företagsformulär.
Prissättning
- Gratis
- Pro: 29 $/månad
- Företag: 89 $/månad
Recensioner på G2 och Capterra
- G2: 4,8/5 (över 50 betyg)
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
3. Intellistack (tidigare Formstack AI)
Intellistack (den omdöpta versionen av Formstack) erbjuder AI-formulärskapande utan kod, dokumentgenerering och automatisering av arbetsflöden för företagsteam. Plattformen lägger tonvikt på hela processflöden – från formulärskapande till dokumentgenerering och utförande av arbetsflöden – vilket gör den attraktiv för finans, HR, försäkring och andra datatunga backoffice-användningsfall.
Bästa funktioner
- Ange en prompt för att generera ett formulär istället för att manuellt lägga till varje fält.
- Få support för storskaliga dokumentkörningar i arbetsflöden
Begränsningar
- Vissa användare rapporterar en brantare inlärningskurva för de mer avancerade automatiserings-/arbetsflödesfunktionerna.
Prissättning
- Formulär: Från 99 $/månad
- Paket: Från 250 $/månad
- Företag: Anpassad prissättning
Recensioner på G2 och Capterra
- G2: 4,3/5 (över 450 recensioner)
- Capterra: 4,0/5 (110+ recensioner)
📖 Läs också: Hur man skapar ett formulär i Excel
Varför ClickUp sticker ut bland verktyg för att skapa formulär med AI
Istället för att bara vara ytterligare ett verktyg i din verktygslåda blir ClickUp hela verktygslådan. Du får ett enda, sammankopplat system som växer med ditt arbetsflöde.
Här är vad som skiljer den från andra AI-verktyg för automatisering av formulär:
👉🏻 Enhetlig kunskapshantering: Skapa interna wikis, SOP:er och samarbetsdokument tillsammans med dina formulär och uppgifter med ClickUp Docs. Brainstorma idéer eller kartlägg processer visuellt med ClickUp Whiteboards, allt på samma plattform.
👉🏻 Anpassade instrumentpaneler och rapportering: Visualisera formulärsvar direkt med anpassningsbara ClickUp-instrumentpaneler. Kombinera formulärdata med projektstatistik, arbetsbelastningsdiagram och mer, så att du får en 360°-vy över din verksamhet.
👉🏻 Avancerade behörigheter och säkerhet: Kontrollera vem som kan visa, redigera eller skicka in formulär. Ställ in detaljerade behörigheter för känsliga arbetsflöden och säkerställ efterlevnad och dataintegritet i alla team.
📮 ClickUp Insight: 30 % av arbetstagarna tror att automatisering kan spara dem 1–2 timmar per vecka, medan 19 % uppskattar att det kan frigöra 3–5 timmar för djup, fokuserat arbete.
Även små tidsbesparingar blir betydande: bara två timmar per vecka motsvarar över 100 timmar per år – tid som kan ägnas åt kreativitet, strategiskt tänkande eller personlig utveckling. 💯
Med ClickUps AI-agenter och ClickUp Brain kan du automatisera arbetsflöden, generera projektuppdateringar och omvandla dina mötesanteckningar till praktiska nästa steg – allt inom samma plattform. Du behöver inga extra verktyg eller integrationer – ClickUp samlar allt du behöver för att automatisera och optimera din arbetsdag på ett och samma ställe.
💫 Verkliga resultat: RevPartners minskade sina SaaS-kostnader med 50 % genom att konsolidera tre verktyg till ClickUp – och fick därmed en enhetlig plattform med mer avancerade funktioner, tätare samarbete och en enda källa till information som är enklare att hantera och skala.
⚙️ Bonus: Prova ClickUps mall för feedbackformulär för att samla in och agera på synpunkter från användare, kollegor eller kunder. Det är användbart för att samla in förslag, felrapporter eller recensioner och hålla allt organiserat.
Formulär som är så smarta att de kanske till och med ber om ledighet
Formulär behöver inte ligga kvar i inkorgar eller försvinna i kalkylblad. Med AI kan de hantera komplexa uppgifter och hålla igång arbetet utan ständiga kontroller. Det innebär färre förseningar, färre fel och mer tid för det faktiska arbetet.
ClickUp samlar hela cykeln i en sammankopplad plattform.
Du kan skapa formulär som skapar uppgifter, tilldelar dem direkt och uppdaterar fält baserat på svaren. ClickUp Brain hjälper dig att förfina dina formulär med hjälp av verkliga data, så att varje fråga har ett syfte och varje arbetsflöde håller sig på rätt spår.