Produktivitet är aldrig en slump. Det är alltid resultatet av ett engagemang för excellens, intelligent planering och fokuserade insatser.
Produktivitet är aldrig en slump. Det är alltid resultatet av ett engagemang för excellens, intelligent planering och fokuserade insatser.
Det är aldrig lätt att balansera högnivåstrategi och kreativitet med de dagliga kraven på att leda distansarbetande team och projekt – något jag är alltför väl bekant med!
Men det behöver inte alltid vara så svårt. Rätt produktivitetsverktyg kan göra stor skillnad, förvandla långa att göra-listor till uppnåeliga mål och göra arbetet enkelt.
Jag kan inte nog betona hur användbara produktivitetsverktyg är för tidsplanering. Faktum är att studier visar att cirka 80 % av cheferna någon gång letar efter nya produktivitetsverktyg. Det är inte så konstigt!
I den här guiden har jag sammanställt 10 produktivitetsverktyg som har hjälpt mig att öka organisationens effektivitet, från automatisering av arbetsflöden till hantering av projektprioriteringar. Jag hoppas att dessa verktyg också kommer att hjälpa dig att bli mer produktiv.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Här är en snabb sammanfattning av de 10 bästa verktygen för att maximera din produktivitet:
- ClickUp: Bäst för samarbetsbaserad projektledning och automatisering av arbetsflöden
- Trello: Bäst för enkel uppgiftshantering och visuell organisation
- Slack: Bäst för kommunikation i realtid
- Notion: Bäst för allt-i-ett-anteckningar
- Todoist: Bäst för att spåra personliga mål
- Monday.com: Bäst för anpassningsbara arbetsflöden och projektuppföljning
- Asana: Bäst för hantering av teamuppgifter och projektdeadlines
- Calendly: Bäst för schemaläggning och möteskoordinering
- 1Password: Bäst för säker lösenordshantering
- Google Workspace: Bäst för dokumentsamarbete och molnlagring
Vad ska du leta efter i produktivitetsverktyg för chefer?
Med så många verktyg att välja mellan, vilka faktorer bör du ta hänsyn till när du gör ditt val? Här är några funktioner som jag anser är särskilt viktiga att tänka på:
- Plattformsoberoende synkronisering: Se till att verktyget synkroniseras smidigt mellan olika enheter (stationära datorer, mobiler, surfplattor) så att du kan fortsätta där du slutade när som helst och var som helst.
- Automatiserad rapportering: Sök efter automatiserade, anpassningsbara rapporter för att snabbt få insikt i teamets prestanda, projektstatus och viktiga mätvärden utan manuell sammanställning.
- Avancerad prioritering av uppgifter: Hantera viktiga uppgifter effektivt med funktioner som prioritetsmärkning, påminnelser om deadlines och beroenden.
- Rollbaserad åtkomst och behörigheter: Kontrollera om verktyget låter dig styra åtkomstnivåer för data, så att känslig information begränsas till relevanta teammedlemmar.
- Automatisering av arbetsflöden: Leta efter automatiseringar som kan minska repetitiva uppgifter (t.ex. skicka påminnelser, uppdatera status).
- Offlineåtkomst: Hitta ett verktyg med offlineåtkomst, vilket kan vara avgörande för att granska dokument och hantera uppgifter när du är på resande fot eller har begränsad uppkoppling.
- Integrationsmöjligheter: Se till att du kan integrera med andra verktyg, såsom e-post, molnlagring och kalendrar.
- Samarbetsfunktioner: Håll alla teammedlemmar på samma sida och möjliggör smidigt teamsamarbete med delade arbetsytor, kommentartrådar och uppdateringar i realtid.
- Datasäkerhet: Se till att verktyget har robusta krypterings- och säkerhetsfunktioner för att skydda känslig data från obehörig åtkomst.
Läs också: Så ser en dag i livet för en VD ut
De 10 bästa produktivitetsverktygen för chefer
Som jag nämnde tidigare finns det många produktivitetsverktyg tillgängliga för kräsna chefer. Här är några som jag har funnit särskilt användbara:
1. ClickUp (Bäst för samarbetsbaserad projektledning och automatisering av arbetsflöden)
ClickUp har varit min favoritplattform för produktivitet tack vare flera kraftfulla funktioner för uppgiftshantering. Jag kan enkelt prioritera mina projekt, sätta deadlines och se till att mitt team håller sig på rätt spår.
ClickUp Anpassade arbetsflöden
Det som utmärker ClickUp är funktionen ClickUp Custom Workflows, som gör att du kan anpassa dig till alla typer av projekt – oavsett om du planerar ett långsiktigt strategiskt initiativ eller hanterar en snabb marknadsföringskampanj.
ClickUp-uppgifter
Oavsett om du hanterar ett komplext projekt eller dagliga uppgifter kan du med ClickUp Tasks ställa in prioriteringar, spåra tid och visualisera framsteg. Genom att låta dig ställa in prioriteringar för uppgifter säkerställer ClickUp att du och ditt team vet exakt vilka uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet.
Detta hjälper dig att hålla projekten på rätt spår och undvika flaskhalsar.
ClickUp Projektets tidsspårning
ClickUp Project Time Tracking går ett steg längre och låter dig övervaka exakt var din tid spenderas, utvärdera produktiviteten och till och med justera prioriteringar efter behov.
Med ClickUps visuella verktyg för framsteg, som Gantt-diagram, tidslinjer och Kanban-tavlor, får du en översikt i realtid över projektets framsteg med ett ögonkast. Denna dynamiska översikt gör det enkelt att upptäcka eventuella förseningar eller potentiella risker i ett tidigt skede och snabbt anpassa sig.
ClickUp Brain
Du kan också använda ClickUp Brain, ett AI-verktyg, för att öka produktiviteten genom att centralisera information, idéer och resurser på ett lättillgängligt och refererbart sätt, vilket effektivt skapar ett "andra hjärna" inom ClickUp-plattformen.
ClickUp Brain är mer än bara en smidig AI-assistent. Det kan tillföra verkligt värde till dina försök att maximera produktiviteten:
- ClickUp Brain är integrerat direkt i ClickUp-plattformen och är tillgängligt i alla arbetsytor och projektvyer, så att du kan referera till viktig information utan att behöva hoppa mellan olika appar.
- För team är ClickUp Brain en kollektiv kunskapsbas där medlemmarna kan dela med sig av insikter, bästa praxis och projektdokumentation, vilket förhindrar överflödigt arbete och påskyndar introduktionen.
- Du kan fortsätta där du slutade när du växlar mellan uppgifter eller projekt. Att ha en dokumentation av tidigare tankar och insikter förbättrar kontinuiteten, och medarbetarnas produktivitet förblir hög även under projektbyten.
Här är vad Dylan Halliday , konsultchef på Big Leap Real Estate Services, säger om ClickUp:
Jag hanterar många projekt internt och externt, samt mitt privatliv. ClickUp gör det möjligt för mig att hantera alla dessa områden med olika användningsområden och behov separat och över hela arbetsytan, beroende på vad jag fokuserar på. Det ger enorm flexibilitet.
Jag hanterar många projekt internt och externt, samt mitt privatliv. ClickUp gör det möjligt för mig att hantera alla dessa områden med olika användningsområden och behov separat och över hela arbetsytan, beroende på vad jag fokuserar på. Det ger enorm flexibilitet.
ClickUps bästa funktioner
- Använd ClickUp Project Management -funktionerna med ClickUp Brain för att tilldela uppgifter, sätta deadlines och övervaka framsteg.
- Använd ClickUp Goals för att spåra projektets milstolpar och samordna teamet kring målen. Kombinera olika vyer, som listvy, Kanban-vy eller kalendervy, för att passa de unika behoven i varje projektfas.
- Håll projektdiskussionerna organiserade inom arbetsytan med hjälp av ClickUp Chat. Tagga relevanta teammedlemmar för att hålla diskussionerna strömlinjeformade och kontextrika.
- Anslut dina mest använda arbetsappar till ClickUp med över 1 000 integrationer, inklusive e-post och molnlagring.
- Använd ClickUp Automations för att effektivisera repetitiva uppgifter, uppdatera uppgiftsstatus, skicka automatiska aviseringar och köra arbetsflöden smidigt utan manuella ingrepp.
Begränsningar i ClickUp
- Vissa användare har rapporterat att det finns en inlärningskurva på grund av det stora antalet funktioner som finns tillgängliga på plattformen.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 USD/användare per månad
- Företag: 12 USD/användare per månad
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 7 USD per arbetsyta per medlem och månad.
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 9 900 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 300 recensioner)
2. Trello (bäst för enkel uppgiftshantering och visuell organisation)
Trello är perfekt för visuella tänkare och chefer som föredrar en enkel, tavelbaserad metod. Det gör att du kan dela upp projekt i hanterbara uppgifter, och dess dra-och-släpp-gränssnitt gör det enkelt att flytta uppgifter mellan olika steg.
Trellos visuella approach till projektledning hjälper till att hålla ordning på uppgifterna och se ansvarsområdena på ett ögonblick.
Detta verktyg är mycket anpassningsbart. Du kan färgkoda uppgifter, lägga till etiketter och gruppera objekt efter kategori. Trello fungerar bra för mindre team eller projekt som inte kräver komplexa arbetsflöden.
Trellos bästa funktioner
- Tilldela uppgifter till teammedlemmar på distans med specifika deadlines och anteckningar.
- Skapa en idiotsäker process för att driva arbetet framåt med ett inbyggt automatiseringssystem.
- Anslut enkelt de appar som ditt team redan använder till ditt Trello-arbetsflöde.
- Använd Trellos Butler-automatisering för att optimera vardagliga åtgärder som att flytta kort, tilldela uppgifter eller skicka aviseringar baserat på inställda triggers.
- Utforska Power-Ups för ytterligare funktioner som Gantt-diagram, kalendervyer eller integrationer med andra produktivitetsverktyg.
Trellos begränsningar
- Komplicerad navigering vid hantering av flera projekt
- Bristen på avancerad rapportering eller arbetsflödeshantering kan göra Trello mindre lämpligt för storskaliga projekt.
Priser för Trello
- Gratis
- Standard: 6 USD/användare per månad
- Premium: 12,50 $/användare per månad
- Enterprise: Från 17,50 $/användare per månad (faktureras årligen)
Trello-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 13 600 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 23 200 recensioner)
Läs också: Evernote vs. Trello: Vilket är det bästa verktyget för anteckningar och uppgiftshantering?
3. Slack (bäst för kommunikation i realtid)
Slack är en dynamisk programvara för uppgiftshantering som integreras med andra produktivitetsverktyg för att skapa en central knutpunkt för samarbete. Den låter dig dela filer, länka till projektpaneler och organisera konversationer efter ämne.
Slack gör det också möjligt för team att organisera konversationer genom att skapa kanaler för olika projekt, kunder eller ämnen. Denna funktion hjälper till att upprätthålla fokus genom att centralisera kommunikationen, vilket gör informationen lätt att hitta när den behövs.
Slacks bästa funktioner
- Automatisera rutinuppgifter med hjälp av generativ AI och förenkla ditt arbetsflöde.
- Chatta enkelt, skicka ljud- och videoklipp eller delta i ett möte för att diskutera saker genom livekonversationer.
- Skapa dedikerade kanaler för att koppla samman avdelningar, kontor, tidszoner och till och med andra företag.
- Använd Slackbot-funktionen för att ställa in påminnelser, få svar på vanliga frågor och skicka meddelanden till teamet.
- Integrera Slack med verktyg som Google Drive, Trello och ClickUp för centraliserad kommunikation.
Slack-begränsningar
- Vissa användare kan känna sig överväldigade av det stora antalet aviseringar.
- Det är inte idealiskt för projektuppföljning eller detaljerad uppgiftshantering, utan fungerar bättre som ett kommunikations- och samordningsverktyg.
Priser för Slack
- Gratis
- Pro: 8,75 $/användare per månad
- Business+: 15 USD/användare per månad
- Enterprise Grid: Anpassad prissättning
Slack-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 33 600 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 23 400 recensioner)
4. Notion (bäst för allt-i-ett-anteckningar)
Notion är perfekt för chefer som vill ha allt samlat på ett ställe.
Det flexibla gränssnittet låter dig skapa databaser, checklistor, att göra-listor och länka relaterade sidor, vilket gör det till en digital anteckningsbok och kunskapsbas i ett.
För projekt som kräver flera datatyper (text, bilder, tabeller osv.) erbjuder Notion en modulär approach som gör det enkelt att flytta, redigera eller bädda in informationsblock. Detta är extremt värdefullt för hantering av kunskapsbaser, interna wikis eller detaljerad projektdokumentation.
Notions bästa funktioner
- Hantera projekt från början till slut på en ansluten arbetsplats
- Visa projekt som en tidslinje för att förstå hur de hänger ihop så att du enkelt kan lösa beroenden och hålla dina deadlines.
- Lägg automatiskt till användarberättelser, viktiga resultat, uppdateringar och mer för varje projektleverans med hjälp av anpassningsbar AI-autofyllning.
- Håll strukturerade register över information och länka snabbt relaterade data till databaser och länkade databaser.
- Arbeta effektivt med teamen genom samarbetsfunktioner som kommentarer och omnämnanden.
- Använd mallar för att komma igång med mötesdagordningar, veckovisa genomgångar och projektuppföljningar.
Begränsningar i Notion
- Intuitivt men har en något hög inlärningskurva, särskilt för användare som är nya på plattformen.
- Saknar vissa avancerade projektledningsfunktioner, såsom Gantt-diagram och tidrapportering.
Priser för Notion
- Gratis
- Plus: 12 USD/plats per månad
- Företag: 18 USD/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Notion
- G2: 4,7/5 (över 5 800 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 400 recensioner)
5. Todoist (Bäst för att spåra personliga mål)
Todoist är ett bra val för att spåra uppgifter och förbättra personlig produktivitet. Det enkla gränssnittet gör det enkelt att skapa uppgiftslistor, ställa in påminnelser och kategorisera uppgifter efter prioritet.
Todoists dagliga och veckovisa översikter hjälper mig att hålla koll på mina mål och säkerställa att jag fokuserar på de viktigaste uppgifterna.
En av Todoists starkaste funktioner är Karma-systemet, som belönar användare med poäng för att de slutför uppgifter, upprätthåller dagliga streaks och uppnår produktivitetsmål. Denna gamifierade produktivitetsmetod kan motivera och hjälpa chefer att hålla sig på rätt spår.
Todoists bästa funktioner
- Schemalägg deadlines, visualisera och hantera din kalender och ställ in återkommande uppgifter på ett enkelt sätt.
- Separera personliga uppgifter från arbetet med hjälp av fördefinierade produktivitetsmallar och kategorier i ett delat arbetsutrymme.
- Uppnå mental klarhet genom att sortera uppgifter i Idag, Kommande eller använda anpassade filter.
- Lägg till uppgifter effektivt med naturligt språk med Quick Add.
- Se en enkel visuell representation av uppgiftsförloppet med hjälp av tavelvyn.
Begränsningar i Todoist
- Problem med att tilldela uppgifter till specifika teammedlemmar när man använder mobilversionen.
- Begränsade integrationsmöjligheter jämfört med andra produktivitetsplattformar
Priser för Todoist
- Nybörjare: Gratis
- Pro: 5 USD/användare per månad
- Företag: 8 USD/användare per månad
Todoist-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 800 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 2 500 recensioner)
6. Monday.com (Bäst för anpassningsbara arbetsflöden och projektuppföljning)
Monday.com gör det möjligt för mig att anpassa min arbetsplats efter varje projekts specifika behov. Det är särskilt användbart för att spåra medarbetarnas produktivitet och flera arbetsflöden samtidigt, med automatiseringsalternativ som minskar repetitiva uppgifter.
En av Monday.com:s bästa funktioner är formelkolumnen, som möjliggör komplexa beräkningar inom dina projektpaneler. Detta är perfekt för chefer som måste hålla koll på projektbudgetar och resursfördelning.
Monday.com bästa funktioner
- Koppla samman alla affärsenheter och data i ett arbetsutrymme för att få insikter i realtid.
- Få en flygande start på ditt projekt med AI-förslag på uppgifter och faser.
- Spåra framstegen mot dina strategiska mål med hjälp av OKR-instrumentpanelen.
- Använd formelkolumner för att lägga till beräkningsfunktioner direkt i dina tavlor.
- Dra och släpp automatiseringar för att anpassa dem efter ditt arbetsflöde.
Begränsningar för Monday.com
- Den mobila versionen kan vara svår att navigera i.
- För team som behöver spåra projektbudgetar, utgifter och finansiella resultat kan Monday.com:s funktioner vara något begränsade.
Priser för Monday.com
- Gratis
- Grundläggande: 12 USD/plats per månad
- Standard: 14 USD/användare per månad
- Pro: 24 $/arbetsplats per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Monday.com betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 12 500 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 5 200 recensioner)
7. Asana (Bäst för hantering av teamuppgifter och projektdeadlines)
Asana kombinerar hantering av affärsuppgifter med funktioner för teamsamarbete, vilket är idealiskt för chefer som hanterar stora projekt.
Den visuella tidslinjevyn tydliggör projektets deadlines, vilket hjälper mig och mitt team att hålla oss på rätt spår. En av Asanas mest framstående funktioner är tidslinjen, som ger en omfattande översikt i Gantt-diagramformat över projektets tidsplan, uppgiftsberoenden och deadlines.
Detta är särskilt användbart för stora projekt där flera personer arbetar med sammankopplade uppgifter.
Asanas bästa funktioner
- Håll teamen ansvariga genom att organisera projekt och uppgifter på ett och samma ställe.
- Skapa projektuppdateringar på några minuter med tidsbesparande automatiseringar.
- Mät hur mycket tid du lägger på arbetet så att du kan budgetera den tid du behöver på rätt sätt.
- Hantera arbetsbelastningen effektivt för att balansera teamets insatser och förebygga utbrändhet.
Asanas begränsningar
- Vissa användare har rapporterat att deras projekt har försvunnit från plattformen utan att det finns något sätt att spåra dem.
- Begränsad anpassning när det gäller uppgiftsvyer jämfört med andra verktyg
Asanas prissättning
- Personligt: Gratis för alltid
- Starter: 8,50 $/användare per månad
- Avancerat: 19,21 $/användare per månad
Asana-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 10 600 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 13 100 recensioner)
8. Calendly (bäst för schemaläggning och möteskoordinering)
Calendly är ett enkelt verktyg för mötesplanering som automatiserar bokningen av chattar, intervjuer och feedbackmöten. Det integreras med min kalender, vilket säkerställer att jag håller tiden och att det alltid finns tillräckligt med tid mellan mötena.
Nu behöver du inte längre hoppa från ett möte till ett annat (om det inte är en av de där dagarna)! Du kan anpassa din kalender ytterligare genom att ställa in olika mötestyper, till exempel enskilda möten, teammöten eller gruppmöten.
Calendlys bästa funktioner
- Ange din tillgänglighet och låt andra boka tid med dig
- Synkronisera med Outlook och Google Kalender för enhetlighet.
- Dela anpassade länkar för enkel schemaläggning
- Automatisera påminnelser och bekräftelser
Begränsningar i Calendly
- Svårt att skapa komplexa arbetsflöden som innebär att man bokar flera möten samtidigt
- Begränsad funktionalitet när det gäller intern uppgiftshantering – fungerar bäst som ett tillägg för schemaläggning.
Priser för Calendly
- Gratis: Alltid gratis
- Standard: 12 USD/arbetsplats per månad
- Teams: 20 USD/användare per månad
- Enterprise: Från 15 000 dollar per år
Calendly-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 2 200 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 800 recensioner)
9. 1Password (Bäst för säker lösenordshantering)
1Password är ett måste för chefer som hanterar känslig information. Med dess säkra lagring kan du organisera och dela lösenord med teammedlemmar utan att kompromissa med säkerheten.
1Passwords webbläsartillägg sparar tid genom att automatiskt fylla i inloggningsuppgifter och lagra känsliga dokument på ett säkert sätt. Funktionen Watchtower övervakar dina lösenord för potentiella sårbarheter och varnar dig om ett lösenord har komprometterats.
Denna funktion kan vara otroligt värdefull om du hanterar flera konton med kritisk data.
1Passwords bästa funktioner
- Lagra lösenord och känslig data i ett krypterat valv
- Organisera lösenord med mappar och taggar
- Fyll i inloggningsuppgifter automatiskt på ett säkert sätt
- Dela specifika lösenord med teammedlemmar på ett säkert sätt
- Integrera multifaktorautentisering för extra säkerhet
- Övervaka komprometterade lösenord och få varningar med Watchtower.
Begränsningar för 1Password
- Frekventa tekniska problem i mobilversionen
- Widgeten kan vara svår att navigera i.
Priser för 1Password
- Teams Starter Pack: 19,95 $ för upp till 10 användare/månad
- Företag: 9,99 $/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
1Password-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 1 300 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
10. Google Workspace (Bäst för dokumentsamarbete och molnlagring)
Google Workspace är ovärderligt för dokumentsamarbete och lagring. Från Docs till Sheets och Drive kan du lita på denna programvarusvit för samarbete och enkel åtkomst till filer från vilken enhet som helst.
Med delade mappar och molnlagring kan du hantera dokument och samarbeta i realtid med ditt team.
De bästa funktionerna i Google Workspace
- Håll allt organiserat och lättillgängligt med delade enheter.
- Samarbeta med team via de inbyggda verktygen för kommentarer och förslag.
- Integrera med appar från tredje part som Zoom, Adobe Suite och Lucidchart för ytterligare funktionalitet.
Begränsningar i Google Workspace
- Begränsad offlinefunktionalitet
- Kan sakna de projektledningsfunktioner som behövs för att följa framstegen på detaljnivå.
Priser för Google Workspace
- Business Starter: 7,20 $/användare per månad
- Business Standard: 14,40 $/användare per månad
- Business Plus: 21,60 $/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Google Workspace
- G2: 4,6/5 (över 42 600 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 16 600 recensioner)
Läs också: 10 produktivitetstips för entreprenörer
ClickUp: Det bästa valet för ett produktivitetsverktyg för chefer
Efter att ha testat en rad produktivitetsverktyg för chefer fann jag att ClickUp var det mest omfattande verktyget för att öka effektiviteten.
Det är bokstavligen den ultimata appen för arbete, som kombinerar prioritering av uppgifter, tidrapportering och anpassade arbetsflöden – allt som en chef behöver för att hålla komplexa projekt och team på rätt spår. Rapportering i realtid och visualiseringsalternativ gör det enkelt att få insikt i projektets framsteg och teamets produktivitet utan att missa något.
ClickUp Brain integreras också sömlöst med de verktyg du redan använder, vilket gör samarbete och automatisering av arbetsflöden enkelt. Det tillför ett unikt lager genom att centralisera kunskap, så att allt du behöver alltid finns inom räckhåll.
Det är mer än bara en uppgiftshanterare; det är ett produktivitetsekosystem som är skapat för dagens snabba och mångfacetterade arbetsuppgifter.
Prova ClickUp gratis idag!