I den dynamiska världen av byråer är deadlines viktiga och kommunikationen pågår non-stop. Att upprätthålla medarbetarnas produktivitet och se till att alla är stressfria i en sådan miljö är både en utmaning och en prioritet för ledare.
Produktivitetsverktyg är en utmärkt lösning på detta problem. Genom att investera i rätt verktyg kan byråer ge sina team möjlighet att klara av sina uppgifter och hålla uppe moralen.
Vad ska du leta efter i produktivitetsverktyg?
Produktivitet kan betyda olika saker för olika team. För säljpersonalen kan det handla om ett omfattande CRM-system, medan projektledare kanske behöver verktyg för tidrapportering för att kunna hantera sina projekt på ett effektivt sätt.
Här är några viktiga faktorer att tänka på när du väljer produktivitetsverktyg för din byrå:
- Samarbetsfunktioner: Välj produktivitetsprogramvara med inbyggda samarbets- och projektledningsverktyg för att underlätta den interna teamkommunikationen under projekt eller vid redigering av dokument och presentationer.
- Anpassning: Välj ett flexibelt verktyg som enkelt anpassar sig till din byrås arbetsflöden och processer.
- Enkel integration: Se till att du enkelt kan integrera den produktivitetsplattform du valt med din teknikstack för att förhindra datasilos.
- Bra användarupplevelse: Välj verktyg med en intuitiv användarupplevelse för att minimera inlärningskurvor och störningar i arbetsflödena.
- Skalbarhet: Prioritera produktivitetsverktyg som är lämpliga för att hantera flera projekt för alla teamstorlekar, eftersom detta säkerställer att verktyget anpassar sig till byråns tillväxt utan att du behöver byta plattform.
- Efterlevnad: Håll koll på efterlevnaden (t.ex. HIPAA i USA, GDPR i EU och mer) för att undvika hinder i framtiden.
När du väljer plattformar som kompletterar varandra funktionellt får du arbetsflöden utan redundans och med ökad effektivitet.
Är du redo att höja din produktivitet ett snäpp?
Kolla in vår lista över de bästa verktygen du kan välja mellan 2024!
De 10 bästa produktivitetsverktygen för byråer
Nu när vi har sett vilka egenskaper man ska leta efter när man väljer produktivitetsverktyg kan vi utforska de bästa verktygen för byråer och förstå hur de kan hjälpa ditt team att förbättra sin prestanda.
1. ClickUp
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet och projektledning. Den hjälper företag att hantera sina projekt, skapa och lagra dokumentation, hantera försäljnings- och marknadsföringskampanjer och mycket mer.
Detta är särskilt användbart för byråer som söker en enkel men skalbar lösning för att hantera unika teamkrav och främja tvärfunktionellt samarbete.
Till exempel kan ditt marknadsföringsteam utforma och hantera marknadsföringskampanjer från början till slut i ClickUp Docs, medan din projektledare kan övervaka projekt med hjälp av ClickUps verktyg för uppgiftshantering. Dina sälj- och kundrelationsteam hamnar inte heller på efterkälken: Låt dem använda ClickUp CRM för att driva på leadgenerering och kundengagemang.
ClickUp är mest känt för sina projektledningsfunktioner. Plattformen har avancerade funktioner som uppgifter och deluppgifter (för att dela upp ett stort projekt), uppgiftsbeskrivningar, anpassade fält, status (för att lägga till relevanta detaljer, ansvariga, deadlines och bilagor etc. om varje uppgift), måluppföljning (för att mäta projektets framsteg och produktivitet) och mycket mer.
Du kan använda ClickUps tidsspårningsverktyg för att tidsblockera din dag för fokuserat arbete, ställa in tidsuppskattningar för enskilda uppgifter och slutföra projekt, lägga till anteckningar till dina tidsposter för att förstå var och hur du spenderar din tid, och visa dina tidsrapporter var du än befinner dig!
Du kan spåra din tid från vilken enhet som helst, uppdatera tiden var du än befinner dig och skapa och anpassa tidrapporter för att hantera dina arbetstimmar effektivt!
Och om du vill vara ännu mer förnuftig med din tid, använd ClickUp Automation. Du kan välja mellan över 100 inbyggda automatiseringssekvenser eller anpassa dem för att sätta dina rutinmässiga, vardagliga uppgifter på autopilot medan du fokuserar på mer meningsfullt och betydelsefullt arbete.
Att använda ClickUps inbyggda mallar för olika projekt, kampanjer och kundhantering är också ett utmärkt sätt att få mer gjort snabbare – utan besväret med flera olika verktyg. Genom att använda förinställda format för repetitiva arbetsflöden behöver du inte skapa dokument, rapporter och annat material från grunden. Det är enkelt att skapa anpassade mallar som du kan använda som underlag för framtida kampanjer och processer.
ClickUps produktivitetsmall erbjuder ett enkelt sätt att spåra åtgärder och resultat inom hela din byrå. Du kan sätta upp vecko- och månadsmål som teamen kan arbeta mot. Sedan kategoriserar du helt enkelt uppgifterna för varje mål i en av de tre anpassade statusarna – att göra, pågående och slutfört – för att övervaka framstegen.
Denna mall är inte bara användbar för att mäta produktiviteten på arbetsplatsen – du kan också använda den för att spåra personlig produktivitet.
Äntligen kan byråer använda ClickUp Brain som sin AI-drivna produktivitetspartner för att uppnå bättre resultat och samtidigt minska det manuella arbetet. ClickUp Brain hjälper byråer på tre sätt:
- AI Writer for Work är en kreativ brainstormingpartner som kan skriva och redigera fängslande texter från grunden. Ange bara en prompt och få rollspecifikt innehåll – från bloggbrev och fullständiga blogginlägg till landningssidestexter och kundrapporter – på några minuter. Det kan utföra stavnings- och grammatikontroller och även översätta innehåll till olika språk.
- AI Knowledge Manager hjälper alla att ställa frågor och få kontextuella och fullständiga svar från sina dokument, uppgifter och projekt.
- AI Project Manager hjälper dig att hantera och automatisera ditt arbete, inklusive framstegsrapporter, individuella standups och teamuppdateringar.
Dina teammedlemmar får en AI-assistent som hjälper dem att arbeta smartare och snabbare, så att alla kan vara produktiva!
ClickUps bästa funktioner
- Hantera dina projekt smidigt: Dela upp varje kundprojekt i uppgifter och deluppgifter, ange tidsuppskattningar, spåra dina arbetstimmar och mycket mer.
- Övervaka framstegen med måluppföljning: Analysera ditt teams produktivitet genom att koppla projekt till mål och sätta upp mätbara mål.
- Skapa dokument för samarbete: Skapa dokument och wikis med ClickUp Docs, dela feedback med kommentarer och videoklipp och redigera dokument samtidigt.
- Arbeta smartare med ClickUp Brain: Utnyttja ClickUps generativa AI-funktioner för att skriva, redigera och sammanfatta innehåll, hitta användbar information och mycket mer.
- Få tillgång till över 1000 mallar: Öka teamets produktivitet genom att använda ClickUps färdiga mallar för alla team och användningsfall istället för att skapa dokument från grunden.
Begränsningar för ClickUp
- Det kan vara en brant inlärningskurva för förstagångsanvändare.
- ClickUp Brain är endast tillgängligt i betalda abonnemang.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/användare per månad
- Business Plus: 19 $/användare per månad
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 9 300 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 4 000 recensioner)
2. WorkFlowy
WorkFlowy är ett textbaserat produktivitetsverktyg med kapslade listor där användarna kan skapa punktlistor med valfritt antal hierarkier. Det erbjuder ett av de enklaste sätten för hela teamet att ta anteckningar, hantera sina projekt och följa upp uppgifter.
Dess minimalistiska och distraktionsfria användargränssnitt (UI) gör det till ett utmärkt val för små byråer som inte vill lägga tid på komplicerade processer. Några av funktionerna i WorkFlowy är punktlistor, delbara länkar utan inloggning och kommentarer. Dessa gör det enkelt för dina team att hantera projekt och samarbeta på dokument.
WorkFlowy bästa funktioner
- Hantera dina projekt på detaljnivå genom att skapa flera nivåer av deluppgifter med individuella deadlines och intressenter.
- Säkerställ konsistens i dina dokument varje gång du kopierar och klistrar in information, eftersom Workflowy ersätter alla förekomster av den informationen på andra ställen.
- Ge kunderna tillgång till dina dokument med en länk som inte kräver inloggning så att de kan granska arbetet utan att skapa ett Workflowy-konto.
WorkFlowy-begränsningar
- Gratisplanen har minimala funktioner.
- Workflowy erbjuder inte integrationer med andra verktyg.
- Workflowy prioriterar ett minimalt användargränssnitt, vilket gör det svårt för enskilda användare att anpassa det.
Priser för WorkFlowy
- Gratis för alltid
- Pro: 4,99 $/användare per månad
WorkFlowy-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 20 recensioner)
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
3. Google Keep
Google Keep lanserades 2013 och är en gratis anteckningsapp från Google. Dess enkla och okomplicerade användargränssnitt gör det enkelt för användare att skriva ner tankar, organisera att göra-listor och hantera arbete utan distraktioner.
Byråer som använder Google Workspace kan dra stor nytta av appen eftersom den synkroniseras sömlöst med Google-konton. Detta gör det enkelt att hålla reda på idéer och hantera all information på ett och samma ställe.
Google Keep har en robust iOS- och Android-app som gör det enkelt för dig och dina team att ta anteckningar när som helst och var som helst!
De bästa funktionerna i Google Keep
- Fånga upp idéer med hjälp av Google Keeps röstinspelningsfunktion när du är på språng.
- Kom åt dina anteckningar från vilken enhet som helst genom att logga in på ditt Google-konto.
- Organisera anteckningar med färgade etiketter för att kategorisera dem.
- Dela dina anteckningar med dina kollegor och redigera dem tillsammans för en samarbetsupplevelse.
Begränsningar i Google Keep
- Google Keep har begränsade alternativ för textformatering.
- Det finns ingen revisionshistorik.
- Begränsade funktioner jämfört med andra appar i samma kategori.
Priser för Google Keep
- Google Keep är gratis att använda inom Google Workspace.
Google Keep Betyg och recensioner
- G2 (Google Workspace): 4,6/5 (över 42 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 100 recensioner)
4. DeskTime
DeskTime är ett verktyg för tidrapportering som gör det möjligt för företag att övervaka anställdas aktiviteter, spåra tid som läggs på uppgifter och analysera produktivitetstrender. Det hjälper byråer att optimera resursfördelningen, identifiera tidskrävande aktiviteter och förbättra projektledningsprocesserna.
Genom att implementera en tidsspårare som DeskTime kan byråer också öka ansvarstagandet, främja transparens och mäta produktiviteten. Det kan vara användbart om du följer ett timbaserat betalningsschema med entreprenörer.
Verktyg som DeskTime, som kontinuerligt övervakar anställdas tid, kan dock skapa en kultur av mikrostyrning, så det är viktigt att sätta upp tydliga mål och förväntningar innan du inför dem i ditt arbetsflöde.
DeskTimes bästa funktioner
- Automatisera tidrapporteringen med DeskTime-datorprogrammet. Få exakta uppgifter om dina anställdas arbetstider utan krångel med manuella tidrapporter.
- Få detaljerade rapporter om teamets produktivitet med en översikt över teamets arbetstimmar och prestationsnivåer. Du kan också jämföra prestationstrender för att se om det finns en nedgång i teamets produktivitetsnivåer.
- Ställ in pauspåminnelser för att uppmuntra dina anställda att ladda batterierna.
- Ta skärmdumpar av dina anställdas fönster med slumpmässiga intervall för att få bevis på arbetet och säkerställa att företagets resurser inte missbrukas.
Begränsningar för DeskTime
- Den kostnadsfria planen stöder endast en användare.
- DeskTime erbjuder inte detaljerade åtkomstnivåer.
- Samtal spåras inte, vilket innebär att tid som spenderas i möten inte räknas som produktiv tid.
Priser för DeskTime
- Lite: Gratis
- Pro: 5 $/användare per månad
- Premium: 7 $/användare per månad
- Företag: 14 USD/användare per månad
DeskTime-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 500 recensioner)
5. Calendly
Calendly är en ”plattform för automatisering av schemaläggning” som gör det möjligt för individer och team att skapa länkar för mötesbokning och tilldela möten baserat på teammedlemmarnas tillgänglighet.
Att använda en mötesplanerare som Calendly sparar tid för byråer, minskar schemakonflikter och säkerställer att möten (och kundkommunikation) samordnas. Detta ökar i slutändan produktiviteten genom att frigöra värdefull tid för mer kritiska uppgifter.
Calendlys bästa funktioner
- Skapa en landningssida med mötesplatser och dela den med dina kunder så att de enkelt kan boka en tid med dig.
- Skapa en mötesida för ditt team och tilldela möten till tillgängliga teammedlemmar när någon bokar en tid.
- Genomför omröstningar under möten
- Anslut Calendly till ditt CRM-system, projektledningsverktyg eller kalender och håll koll på dina möten.
Begränsningar i Calendly
- Sidorna för mötesplanering har minimala anpassnings- och varumärkesalternativ.
- Platser kan inte ändras eller uppdateras efter att ett möte har bokats.
- Inga anpassade arbetsflöden på organisationsnivå
Priser för Calendly
- Gratis: Gratis
- Standard: 12 USD/användare per månad
- Teams: 20 USD/användare per månad
- Enterprise: Från 15 000 dollar per år
Calendly-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 000 recensioner)
6. Zapier
Zapier är en marknadsledande automatiseringsplattform som gör det möjligt för organisationer att ansluta och integrera sina olika appar och verktyg utan kodning. Byråer kan använda Zapier för att automatisera repetitiva uppgifter, synkronisera data mellan olika plattformar och effektivisera arbetsflöden i hela organisationen.
Det sparar tid, minskar manuella fel, ökar effektiviteten i projektledningen, förbättrar kommunikationen med kunderna och underlättar administrativa uppgifter.
Zapier levereras med färdiga triggers och åtgärder som gör att du kan ansluta över 6000 appar och köra arbetsflöden med flera appar.
Zapier bästa funktioner
- Skapa automatiseringar utan kod med Zapiers dra-och-släpp-verktyg. Anslut dina appar för att skapa automatiserade arbetsflöden.
- Konfigurera arbetsflöden med flera åtgärder i flera appar eller plattformar för att säkerställa smidiga arbetsflöden och datasynkronisering i realtid.
- Skapa automatisering genom att helt enkelt ge textkommandon till Zapiers AI-bot och underlätta arbetet för dina icke-tekniskt kunniga medarbetare.
- Lägg till godkännandeformulär i arbetsflöden
Zapier-begränsningar
- Det kan bli dyrt om du kör automatisering med många zaps, uppgifter eller åtgärder.
- Vissa arbetsflöden och integrationer har begränsade utlösare och åtgärder.
- Vissa användare rapporterar svårigheter att hitta fel och felsöka automatisering.
Zapier-priser
- Gratis för alltid
- Startpaket: 29,99 $ per månad
- Professional: 73,50 dollar per månad
- Team: 103,50 dollar per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Zapier-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 1 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
7. Slack
Slack är en populär app för intern kommunikation som underlättar realtidsmeddelanden och samarbete mellan teammedlemmar. Slack är särskilt användbart för byråer som enkelt vill integrera kunder och entreprenörer i sin arbetsmiljö.
Till skillnad från e-post hjälper Slack dig att skapa grupper för dina team och kunder, vilket säkerställer kontextuella konversationer där ingen hamnar utanför.
Slack har också olika tillägg från tredje part som gör det enklare att implementera ytterligare produktivitetshackar, som att få aviseringar om uppgiftsstatus och spåra tid på uppgifter och projekt.
Slacks bästa funktioner
- Lägg till dina kunder i din Slack-arbetsyta för bättre samarbete och för att hålla ordning på alla dina konversationer.
- Uppmuntra intern teamkommunikation med direktmeddelanden (DM) samt ljud- och videosamtal.
- Integrera Slack med andra verktyg och få aviseringar baserade på förinställda triggers, till exempel för viktiga e-postmeddelanden från kunder eller uppdateringar av uppgifter.
- Organisera konversationer i dedikerade kanaler för kunder, team eller projekt och säkerställ transparens mellan alla gruppmedlemmar.
Slacks begränsningar
- Ljud- och bildkvaliteten på samtal i Slack är inte lika bra som i andra avancerade videokonferensappar.
- Slack Navbar kan kännas överväldigande om du har många kanaler och DM:er.
- Appen kan bli dyrare, särskilt med extra kostnader för prenumerationer på tredjepartsutvidgningar och integrationer.
Priser för Slack
- Gratis plan: Gratis för alltid
- Pro-plan: 8,75 USD/användare per månad
- Business+ Plan: 15 USD/användare per månad
- Enterprise Grid: Anpassad prissättning
Slack-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 32 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 23 000 recensioner)
8. Asana
Ett annat verktyg som kan öka ditt teams produktivitet är Asana. Denna mångsidiga plattform för projektledning gör det möjligt för team (och byråer) att organisera, hantera och följa upp sina dagliga planer på ett effektivt sätt.
Asana erbjuder 50 färdiga mallar som är utformade för att stödja tvärfunktionellt samarbete. Dessutom kan ditt team använda Asanas AI-funktioner för att skapa smarta mål, få statusuppdateringar om uppgifter och mycket mer.
Asanas bästa funktioner
- Skapa individuella projekt för varje kund och följ framstegen med hjälp av uppgifter och deluppgifter.
- Se ett realtidsdiagram över ditt teams arbetsbelastning och tilldela nya projekt därefter.
- Sätt upp mål och KPI:er för varje kund och matcha dem med dina projekt för att mäta teamets produktivitet och fira framgångar.
- Spara tid med automatisering. Ställ in triggers och åtgärder för att flytta uppgifter, tilldela DRI:er och skicka påminnelser för att säkerställa en meningsfull fördelning av arbetet.
Asanas begränsningar
- Den branta inlärningskurvan för nya användare kan vara en begränsning för stora team.
- En uppgift kan endast tilldelas en användare, vilket gör det svårt när flera användare arbetar med en uppgift.
- Asana-projekt kan endast exporteras som CSV-filer och inte som JSON- eller Excel-filer, vilket kan begränsa flexibiliteten.
Asanas prissättning
- Personligt: Gratis för alltid
- Startpaket: 13,49 $/användare per månad
- Avancerad: 30,49 $/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
- Enterprise+: Anpassad prissättning
Asana-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 9 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 12 000 recensioner)
9. Hubspot
Hubspot är en allt-i-ett-plattform för marknadsföring, försäljning och kundtjänstteam. Den erbjuder en rad produktivitetsverktyg för byråer som hjälper företag att engagera kunder i varje steg av deras resa.
Du kan använda Hubspot för att generera leads, genomföra marknadsföringskampanjer och hantera kundsupportärenden.
Hubspots bästa funktioner
- Hantera alla dina försäljnings-, marknadsförings- och till och med kundsupportfunktioner på denna allt-i-ett-plattform.
- Automatisera rutinarbetet. Ställ in automatiserade arbetsflöden för dina försäljnings- och marknadsföringsprocesser, till exempel att skicka e-post och följa upp leads.
- Använd Hubspots kostnadsfria verktyg som CRM och kampanjassistent för att öka ditt teams effektivitet och uppnå dina produktivitetsmål.
- Kom igång enkelt med ditt team med Hubspots moderna användargränssnitt och genomarbetade onboarding-sekvenser.
Hubspots begränsningar
- Hubspot kan vara dyrt för små och medelstora team, eftersom kärnfunktionerna endast finns tillgängliga i Professional-planen och andra högre planer.
- Hubspots årsavtal saknar flexibilitet
- A/B-testning är inte tillgängligt i de lägre paketen.
- Viss teknisk kunskap (t.ex. om CSS) krävs för att anpassa Hubspot-mallar.
Hubspot-priser
- Gratis
- Startpaket: 20 dollar per månad
- Professionell: 800 dollar per månad
- Enterprise: 3600 dollar per månad (faktureras årligen)
Hubspot-betyg och recensioner
- G2 (Hubspot Marketing Hub): 4,4/5 (över 10 000 recensioner)
- Capterra (Hubspot Marketing Hub): 4,5/5 (över 4 000 recensioner)
10. Miro
Miro är en populär onlineplattform för samarbete som gör det möjligt för team att arbeta tillsammans i realtid, oavsett var de befinner sig. Med Miro kan du effektivt komma på idéer, brainstorma, planera och organisera dina idéer.
Appen har flera samarbetsfunktioner, såsom TalkThrough (som skapar videoklipp och skärminspelningar av Miro-tavlor) och Interactive Presentation Mode (som stöder tvåvägskommunikation mellan användare under möten och presentationer).
Dessutom har Miro inbyggda produktivitetsmallar för allt – från agila arbetsflöden och projektledning till isbrytare och spel.
Miros bästa funktioner
- Håll interaktiva möten med tvåvägspresentationer och låt dina teammedlemmar bidra till tavlan i realtid.
- Främja asynkron samverkan. Skapa videogenomgångar av dina tavlor (och presentationer) med Talktrack och låt ditt team samarbeta när det passar dem.
- Skapa ett projektledningsverktyg i Kanban-stil med hjälp av klisterlappar, textrutor och former för att följa projekt visuellt.
- Ställ frågor, skapa tankekartor och mycket mer med Miros inbyggda GenAI-funktioner.
Miro-begränsningar
- Begränsade funktioner i gratispaketet
- Det finns inget standardalternativ för att spara anpassade whiteboards som mallar.
- Vissa användare upplever att sessioner löper ut slumpmässigt, vilket gör att de förlorar sitt arbete.
Miro-priser
- Gratis
- Startpaket: 10 USD/användare per månad
- Företag: 20 USD/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Miro-betyg och recensioner
- G2: 4,8/5 (över 5 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 1 000 recensioner)
Öka din byrås produktivitet med Clickup
Små förändringar leder till stora resultat. Det gäller särskilt när det kommer till produktivitet.
För byråer innebär detta att optimera arbetsflödena och ge medarbetarna det stöd de behöver för att få jobbet gjort – oavsett om det handlar om ett verktyg för att hantera projekt, kommunicera med kollegor eller utföra dagliga arbetsuppgifter.
Kom ihåg att välja projektledningsverktyg som stöder dina verksamheter och processer. Med ClickUp kan du enkelt uppnå det!
Arbeta bättre genom att hantera projekt, skapa samarbetsdokument, brainstorma med hjälp av whiteboards och till och med få tillgång till en smart AI-assistent – genom den allt-i-ett-plattformen ClickUp.
Vill du veta mer? Registrera dig gratis och upptäck hur bekvämt det är med effektiva arbetsflöden inom räckhåll.