Om det finns något som företag ofta saknar är det tid för ledningen. En studie från Harvard Business School visade att VD:ar arbetade i genomsnitt 62,5 timmar per vecka, med arbetsdagar som sträckte sig till 9,7 timmar. 79 % arbetade på helgerna och 70 % på semesterdagar.
Ändå är ledningskalendrarna alltid fullspäckade, cheferna själva verkar aldrig ha tillräckligt med tid och arbetet expanderar för att fylla all tillgänglig tid, precis som Parkinsons lag föreskriver. Så hur hanterar en chef sin tid för att få arbetet gjort och samtidigt ha ett privatliv?
Svaret ligger i strategisk kalenderhantering på ledningsnivå. Låt oss se hur det ser ut.
Vad är kalenderhantering på ledningsnivå?
Kalenderhantering för chefer är processen att identifiera, prioritera och organisera en chefs schema. Det effektiviserar chefens schema och tar hänsyn till deras professionella åtaganden, resor, möten, semestrar och personliga åtaganden.
Kalenderhantering på ledningsnivå hjälper till med:
- Planera dina dagar: Att veta vad du har för dig under dagen minimerar distraktioner, skyddar din tid för strategiskt arbete och ökar din totala produktivitet.
- Skapa tydlighet: En välorganiserad kalender ger en tydlig överblick över ditt schema, vilket sparar dig från att ta på dig för mycket.
- Anpassa efter prioriteringar: När du vet hur mycket tid du lägger på möten kan du planera resten av tiden för att arbeta med dina prioriteringar.
- Samarbete: Effektiv kalenderhantering gör att dina kollegor vet när du är tillgänglig, vilket sparar energi från samordningsaktiviteter.
Brist på tid, särskilt på chefsnivå, minskar resultatet och tvingar dig att göra avvägningar som är skadliga för ditt arbete och din hälsa. Kalenderhantering förhindrar detta genom att ge tiden mening.
Kalenderhantering på chefsnivå hjälper dig att klargöra vad som är viktigt och vad du kan avsätta tid för. Det hindrar dig från att vara reaktiv och hjälper dig att återta kontrollen över din tid.
Naturligtvis är kalenderhantering idag mycket enklare än tidigare. Det finns fler digitala kalendrar än det finns dagar på ett år, och AI har tillfört en ny dimension av effektivitet till hela processen.
Låt oss se hur du kan hantera din kalender på chefsnivå på ett effektivt sätt.
Den idealiska metoden för kalenderhantering på ledningsnivå
Varje individ hanterar sin tid på olika sätt. Vissa föredrar en paus mellan möten, andra har inget emot att ha möten direkt efter varandra. Vissa gillar att samla ihop arbetet, medan andra föredrar att sprida ut det över dagen.
Medan du funderar på dina preferenser, här är några allmänna bästa praxis för kalenderhantering på ledningsnivå.
Prioritera kalenderhantering: En förklaring och taktisk strategi
Om du är chef, underskatta inte vikten av kalenderhantering. God kalenderhantering är som att ha en konkret plan för ditt företag. Det är din färdplan genom tiden. När du utformar din strategi för kalenderhantering kan du prova följande.
Ha en kalender
När du har flera kalendrar – en för familjen, en för evenemang, en för projektdeadlines osv. – är det lätt att du missar något eller dubbelbokar dig själv. Detta gäller särskilt om din kalender på chefsnivå hanteras av någon annan medan du själv hanterar din personliga kalender.
Du kanske också upptäcker att du växlar mellan för många kalendrar innan du planerar möten.
Om du har ett personligt schema, till exempel att skjutsa barnen till skolan eller läkarbesök som inte syns i delade kalenderappar, kan det hända att kollegor försöker boka samtal under den tiden.
För att undvika allt detta, skapa en huvudkalender online.
Populära appar som Google Kalender eller ClickUp Kalender kan samla information från olika källor för en enhetlig översikt.
Skapa en rutin
Ett strukturerat schema ökar produktiviteten, minskar stressen och ger dig förutsägbarhet. För effektiv kalenderhantering, försök att:
- Avsätt tid varje vecka för att rensa din kalender och bekräfta evenemang.
- Schemalägg personlig tid som inte är tillgänglig, till exempel lunch eller gym, så att ingen kan boka in något annat under den tiden.
- Ställ in start- och sluttider för varje arbetsdag
Lär dig att tidsbegränsa
Timeboxing är processen att avsätta en specifik tidsperiod för en uppgift. Att uppskatta hur mycket tid något kommer att ta och blockera den tiden i din kalender kan hjälpa dig att ha rimliga förväntningar på dig själv. Du kan timeboxa alla typer av uppgifter, till exempel att svara på e-post, godkänna pressmeddelanden, förbereda styrelsemöten etc.
Ta kontroll över din kalender
Anpassa din kalender efter dina specifika behov.
Färgkodning: Märk eller markera kalenderposter med olika färger för bättre visualisering och differentiering. Trident-kalendersystemet använder till exempel ett färgkodat datumssystem, där rött står för brådskande uppgifter, blått för pauser osv.
Uppdatering: Lägg till poster så fort du får reda på dem, även om det bara är en anteckning till dig själv, till exempel en lunchdejt, telefonsamtal eller saker att göra.
Anpassa din vy: Se till att växla mellan dag-, vecko- och månadsvy för att anpassa kommande prioriteringar efter mer omedelbara behov.
Lägg till evenemangets namn, inbjudna gäster och agenda: Evenemangnamn som ”VD + leverantör” är inte särskilt hjälpsamma. Försök istället med något mer specifikt, till exempel ”Upptäckt med innehållsbyrå: [namn]”. Lägg också till en agenda för mötet och anteckningar om vad du vill veta från dem.
Dokumentera dina mötespreferenser: En förklaring och taktisk strategi
Alla i organisationen arbetar på olika sätt och hanterar möten på olika sätt. Det finns också många olika typer av möten som äger rum varje dag. Det är viktigt att känna till och dokumentera dina preferenser.
Kriterier: Har du någonsin känt att ”det här mötet kunde ha skötts via e-post”? Ja, undvik det genom att bestämma vad som kräver personliga möten. Identifiera uppgifter som dokumentgranskning, godkännanden, beslutsfattande etc. som du kan göra asynkront och låt ditt team veta att du föredrar det.
Tid på dagen: Förstå vilka tidsluckor som fungerar bäst för dig att delta i möten. Om du är morgonmänniska kanske du vill schemalägga arbete som kräver djup koncentration under den tiden och ta möten på eftermiddagen. Ställ in tillgänglighet i din digitala kalender därefter.
Varaktighet: Alla möten behöver inte vara en timme långa. Att i onödan blockera en timme i din kalender kan störa ditt schema.
Bestäm hur lång tid varje typ av möte ska ta och håll dig till det. Lägg till buffertid mellan mötena för att rensa huvudet och byta sammanhang.
Plats: Vad föredrar du att diskutera personligen och vad går det bra att diskutera via Zoom? Gör det klart i förväg.
Grundregler: Gör klart vad du förväntar dig när du blir inbjuden till ett möte. Det är bra att insistera på följande:
- En tydlig agenda
- Förväntade resultat och eventuell förberedelse/förläsning som krävs
- Kom i tid och avsluta möten i tid
Undvika dubbelbokningar: Tips och bästa praxis
Har du någonsin haft två överlappande möten inbokade i din kalender och varit tvungen att frenetiskt försöka boka om det ena? Dubbelbokningar uppstår oftast när din kalender inte uppdateras i tid eller när det uppstår missförstånd.
Om du inte kontrollerar din kalender kan dubbelbokningar leda till obehagliga situationer, som att du måste ta ett kundsamtal mitt under ditt barns idrottsdag. Så här undviker du dubbelbokningar.
Samla alla kalendrar: Som vi redan sagt, ha en kalender för alla dina aktiviteter så att du inte dubbelbokar ett jobbmöte med ett privat ärende.
Avböj automatiskt: Ställ in din digitala kalender så att möten automatiskt avböjs om du redan har något inplanerat för den tiden.
Prioritera dina preferenser: Om du får en oklar mötesförfrågan eller något som kan hanteras via e-post, avböj mötet med en förklaring till varför. Använd platshållare för preliminära möten så att du kan boka om dem om något annat dyker upp.
Delegera: Om du inte behöver vara närvarande vid mötet, delegera det till rätt person i ditt team.
Omplanera med eftertanke: Ibland måste du omplanera ett möte på grund av att något viktigare och mer brådskande har dykt upp. I sådana situationer bör du omplanera möten med eftertanke. Respektera även den andra personens tid och skicka om möjligt ett meddelande där du förklarar din frånvaro.
Skydda framtiden: Planera inte möten för långt fram i tiden. Planera möten i förväg endast för 2–3 månader åt gången. Se över planeringen regelbundet.
Vikten av mötespåminnelser och bekräftelser
Det kan verka ganska grundläggande, men mötespåminnelser är ett kraftfullt verktyg för att säkerställa att du dyker upp där du förväntas. Att använda ett verktyg som ClickUp Reminders uppnår två saker:
- Det hjälper dig att hålla koll på dina åtaganden och ditt schema.
- Det frigör mental kapacitet från att behöva komma ihåg alla kommande händelser eller alltid ha kalendern synlig.
De flesta kalenderhanteringsplattformar låter dig skicka flera påminnelser till dig själv. Du kan välja att få dessa påminnelser på din telefon, som textmeddelanden eller till och med via e-post.
Vikten av att schemalägga tid utanför möten
De flesta chefer tillbringar större delen av sin tid med att lyssna på människor, undanröja hinder, lösa konflikter och fatta beslut. Det betyder inte att möten är det enda chefer gör.
Att tänka, planera, utvärdera alternativ, läsa om ny teknik och nätverka med kollegor är alla viktiga delar av jobbet. Sedan finns det också ditt privatliv som kräver uppmärksamhet.
För att effektivt balansera alla dessa saker är det viktigt att schemalägga tid utanför möten. Så här gör du.
- Reservera tid för personliga aktiviteter: Planera in lunch, raster, e-posthantering och restid i din kalender.
- Planera in djuparbete: Avsätt dina mest produktiva timmar för att utföra dina viktigaste och mest utmanande arbetsuppgifter.
- Använd fokusläge: Du kan blockera aviseringar och andra distraktioner med hjälp av en Pomodoro-timer eller fokusläge så att du kan arbeta i lugn och ro.
Det finns många fördelar med att schemalägga mötesfria block. Det visar alla i ditt team att du inte vill bli störd, så att alla är på samma sida. Det sparar dig från att behöva sitta i ledningsmöten hela dagen och tvingas sitta vid datorn långt in på natten.
Framför allt ger det dig mentalt utrymme. Det gör att du kan andas lite, ta en promenad mitt på dagen eller skriva i din dagbok för att återuppliva din kreativa energi. Det eliminerar stressen med att hoppa från ett möte till ett annat, bearbeta information på ett otillräckligt sätt och byta sammanhang för ofta och för snabbt.
I grund och botten är god kalenderhantering för ledande befattningshavare avgörande för en sund stresshantering.
Effekterna av daglig genomgång av ledningens kalender
Oavsett hur kraftfullt du hävdar dina preferenser och kalenderprotokoll tenderar ineffektivitet att smyga sig in. Någon kan komma in på ditt kontor för ett oplanerat brådskande samtal. Något i din produkt kan gå sönder och kräva din omedelbara uppmärksamhet.
Sådana händelser stör kalendern. Se därför över din kalender varje dag och gör upp planer.
- Se alla schemalagda evenemang och se till att du bara deltar i de som du behöver vara med på.
- Granska återkommande möten för att se till att dagordningen är uppdaterad och behöver din uppmärksamhet.
- Se vilka projekt och uppgifter som ska slutföras idag och om de kräver din inblandning. Finns det några uppgifter som är viktigare än dagens planerade möten?
- Se till att alla händelser i din kalender fortfarande är relevanta och viktiga, särskilt om de planerades för länge sedan.
Genom att granska din kalender varje dag rensar du huvudet och kan fokusera på det som är viktigt. Det hjälper dig att identifiera och eliminera onödiga möten. Om din dag av någon anledning inte går som planerat ger det dig möjlighet att boka om de möten du hoppade över dagen innan.
Effekten av korrekt e-posthantering på kalenderhantering
Nästan alla chefers e-postinkorgar är rena blodbadet. Säljare som försöker sälja in sina produkter, företag som vill samarbeta, team som vill ha godkännanden, kunder som kräver uppmärksamhet – allt detta resulterar i hundratals e-postmeddelanden varje dag.
Hanteringen av detta har ett nära samband med kalenderhantering. Här är några råd om hur du hanterar överlappningar.
Schemalägg tid för e-post: Om du svarar på varje e-postmeddelande så fort du ser notisen, kommer du att sitta i din inkorg hela dagen. Avsätt fasta tidsluckor på morgonen och kvällen för att läsa och svara på e-post.
Markera e-postmeddelanden som avklarade: Om begäran i ett e-postmeddelande kan utföras på två minuter, gör det direkt. Annars lägger du till uppgiften i ditt schema och meddelar avsändaren när du kan ta itu med den.
Effektivisera möten med en chefsassistent
Om du som chef någonsin har känt att det är överväldigande att hantera din kalender är du inte ensam. Att hantera all kommunikation och alla möten, ta egna anteckningar, sätta upp åtgärdspunkter och följa upp med deltagarna kan vara mycket att hantera.
Det är därför chefer ofta har assistenter (EA) som sköter detta. Med en assistent kan kalenderhanteringen avlasta chefen avsevärt. Oavsett om du har en heltidsanställd assistent eller en deltidsanställd virtuell assistent kan du effektivisera dina möten med följande tips.
- Förklara dina preferenser: Låt dem veta hur du föredrar att din kalender ska hanteras.
- Lär ut beslutsfattande: Ge dem möjlighet att fatta beslut på samma sätt som du skulle göra genom att gå igenom din process med dem; dokumentera dina processer om du kan.
- Ge åtkomst: Låt dem redigera, lägga till eller ta bort möten från din digitala delade kalender.
- Coacha dem: Träna dem att hantera din kalender enligt dina önskemål genom att ge regelbunden feedback.
Du kan göra allt detta och mycket mer enklare och effektivare med rätt verktyg som stöder tidsplanering för chefsassistenter. Låt oss titta på några av dem.
Utnyttja verktyg för effektiv kalenderhantering på ledningsnivå
Det är slut med tiden då man bar med sig en almanacka i portföljen för att hantera sina möten. Idag använder alla chefer något av de många verktygen för kalenderhantering, varav de vanligaste är Google- eller Outlook-kalendern.
Bonus: Om du använder Google Workspace kan du använda dessa mallar för Google Kalender för att optimera din tidshantering.
Kalenderhantering handlar dock inte bara om att schemalägga möten. En betydande brist i Google- eller Outlook-kalendrar är att de inte tar hänsyn till projekt-/uppgiftsdeadlines. Det innebär att när du schemalägger ett möte måste du kontrollera både din kalender och projektledningsverktyget innan du kan bekräfta.
Om du arbetar med flera projekt samtidigt kan du överväga att använda en omfattande produktivitetsplattform som ClickUp. Så här kan du utnyttja ClickUp för projektledning med individuell och gemensam kalenderhantering.
ClickUp-kalendervy
Med ClickUp-kalendervyn kan du visualisera alla dina planer i en daglig, veckovis eller månatlig kalender. Med ClickUp kan du:
- Skapa flera kalendrar och kontrollera vem du delar dem med
- Synkronisera Google- eller Outlook-kalendrar för att visa dina evenemang.
- Uppskatta tiden för dina uppgifter och blockera tidsperioder
- Dra och släpp händelser för att boka om
ClickUp-möten
Kalenderhantering är bara en del av att hålla effektiva möten. Du måste skriva en dagordning, ta anteckningar, granska dina anteckningar, omvandla dem till åtgärdspunkter, fastställa prioriteringar/deadlines osv.
ClickUp Meetings gör allt detta och mer. Dokumentera dina möten på ett transparent sätt och dela dem med teamet. Tilldela kommentarer, lägg till återkommande uppgifter och använd checklistor för att förbättra möteskvaliteten.
ClickUp-mallar
ClickUp erbjuder ett brett utbud av mallar för tidshantering som hjälper dig att göra dina möten mer effektiva.
ClickUp-kalenderplaneringsmall
ClickUp Calendar Planner Template är ett av de enklaste sätten att hålla ordning och kontroll på ditt schema. Använd denna anpassningsbara, nybörjarvänliga mall för att samla dina uppgifter, möten och evenemang på ett ställe.
ClickUp-kalender med mall för att-göra-lista
Många ser kalendern som en plats för evenemang/möten och projektledningsverktyget som ett verktyg för att hantera uppgifter. Problemet är att båda är avsedda att hantera arbetsbelastningar och har uppgifter som kräver tid.
Att skapa en investerarpresentation är till exempel bara ett möte med dig själv där du brainstormar, diskuterar och skapar. Därför är det bra att ha din att göra-lista i kalendern också.
ClickUp Calendar To Do List Template håller reda på arbetstiden och hjälper dig att schemalägga uppgifter därefter. Den gör det möjligt för dig att visualisera din kapacitet att slutföra de uppgifter och möten du planerar. Du kan flytta runt vissa saker om det inte finns tillräckligt med tid.
ClickUp-agendamall
Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt för varje möte. Använd ClickUps agendamall för att dokumentera mötesagendan, samarbeta med teamet, komma överens om åtgärder och påskynda resultaten.
ClickUp-påminnelser
ClickUp Reminders hjälper dig att alltid ha koll på dina uppgifter och evenemang. Du kan ställa in påminnelser inte bara för dig själv utan även för andra. Du kan också ställa in påminnelser för kommentarer och konversationer så att du aldrig missar en uppdatering.
ClickUp Brain
Ett specialdesignat neuralt nätverk för organisatoriska behov kan också fungera som din egen personliga AI-kalender. Använd ClickUp Brain för att:
- Transkribera möten
- Sammanfatta mötesanteckningar
- Skapa veckorapporter eller teamuppdateringar för standups
- Automatisera datafyllning i återkommande uppgifter/agendor
Behärska din tid och kalender med ClickUp
Under de 62,5 timmar som chefer lägger ner varje vecka deltar de i 37 möten, vilket motsvarar hela 72 % av deras arbetstid. Om du tillbringar nästan tre fjärdedelar av din vecka i möten är det klokt att se till att de hanteras effektivt.
Lyckligtvis behöver du inte vara en ninja för att göra det. Allt du behöver är tydliga preferenser, en handlingsplan och en robust möteshanteringsprogramvara som ClickUp med olika schemamallar. Samla dina personliga åtaganden, affärsmöten och projektplaner för fullständig insyn i ditt liv.