Vill du göra din upphandlingsprocess enklare och mer hanterbar? Prova en mall för inköpsorder.
Detta dokument är praktiskt och anpassningsbart och förenklar hela inköpsprocessen – det hjälper dig att kontrollera lagernivåer, skapa inköpsorder, spara tid och minska antalet misstag.
Läs den här bloggen för att hitta den mest lämpliga inköpsorder-mallen (PO-mallen) i Excel för ditt små eller stora företag. Hoppa rätt in!
Vad kännetecknar en bra mall för inköpsorder?
Du hittar många gratis mallar för inköpsorder i Excel online. Men hur vet du vilken du ska välja?
Här är några egenskaper som du bör leta efter i en bra mall för inköpsorder:
- Tydlig layout: Välj en inköpsordermall med en tydlig och organiserad struktur. Det gör det enkelt för företaget att fylla i relevant information ✍️
- Viktiga detaljer: Se till att mallen innehåller alla nödvändiga fält om inköpsorderprocessen, såsom PO-nummer, företagsnamn, leverantörsuppgifter, leveransvillkor, kvantitet, betalning, leveransinformation etc. Detta gör den omfattande och mångsidig.
- Automatiserade beräkningar: Välj en inköpsorder-mall som automatiserar alla viktiga beräkningar som skatter, fraktkostnader, total kostnad etc. för att eliminera risken för fel.
- Anpassningsbara sektioner: Välj en mall som låter dig anpassa varje rad så att du kan lägga till/ta bort detaljer efter behoven i ditt stora eller småföretag.
- Statusspårningsfunktioner: Välj en inköpsorder-mall för att spåra inköpsorder. Detta säkerställer att du får alla uppdateringar om var de befinner sig.
Gratis mallar för inköpsorder i Excel
Utan vidare, låt oss presentera de bästa gratis mallarna för inköpsorder i MS Excel:
1. Excel-mall för inköpsorder från Vertex42
Excel-inköpsorder-mallen från Vertex42 är ett standarddokument som passar de flesta företagare. Den är enkel men omfattande och låter dig registrera viktiga uppgifter om inköpsordern, såsom leverantörsinformation, artikelbeskrivning, kvantitet, pris etc.
Eftersom den här mallen finns att ladda ner i olika versioner, inklusive Google Sheets och MS Word, är den lämplig för plattformsoberoende åtkomst. Om du behöver en säkerhetskopia kan du spara den som en PDF-fil.
Här är varför du kommer att älska det:
- Anpassa alla detaljer, såsom leverantörs- och leveransinformation.
- Beräkna skatter och fraktkostnader för fullständig dokumentation
- Du behöver ingen extern programvara – öppna bara filen i Excel och sätt igång!
Perfekt för: Företagare som söker ett enkelt, plattformsoberoende kalkylblad för inköpsorder för att hantera leverantörsinformation, artikelbeskrivningar och prissättning.
2. Excel-mall för inköpsorder från ProjectManager
Letar du efter en mångsidig mall för att skapa separata inköpsorder för olika leverantörer? Excel-mallen för inköpsorder från ProjectManager kan vara rätt val för dig. Med sin rena och professionella design kan du skapa en inköpsorder för varje leverantör du arbetar med.
Med mallen kan du lägga till all relevant information för smidig hantering: orderinformation, kontaktuppgifter, leveransvillkor och leveransdatum. Dessutom kan du summera radens totalsumma för att beräkna kostnader och andra siffror.
Här är varför du kommer att älska det:
- Anpassa fält för detaljerade leverans- och betalningsvillkor
- Spåra orderstatus och leveransdatum i en vy
- Exportera till Google Sheets eller PDF för enkel delning och arkivering.
Perfekt för: Projektledare och inköpsteam som behöver en standardmall för inköpsorder för flera leverantörer.
3. Mall för inköpsorder för e-handel från CIN7
CIN7 E-Commerce Purchase Order Template är speciellt utformad för onlineföretag. Precis som en vanlig inköpsorder innehåller den fält för att lägga till produktinformation, leveransinformation, betalningsvillkor, leveransdatum etc.
Mallens utseende är noggrant utformat för att vara enkelt. Alla detaljer presenteras på ett överskådligt och elegant sätt, vilket gör den lämplig för både produkt- och tjänsteleverantörer.
Här är varför du kommer att älska det:
- Lägg till mer detaljerade fält som programvarulicenser och åtkomstkoder för digitala produkter.
- Spåra varje orders livscykel med statusuppdateringar inkluderade
- Spara i olika format för åtkomst på olika plattformar
Perfekt för: Onlineåterförsäljare och e-handelsföretag som letar efter en lättanvänd mall för att hantera inköpsorder för produkter och tjänster.
4. Mall för inköpsorder för tillverkning från CIN7
Inköpsorder inom tillverkningsindustrin är kända för att vara komplexa. Men CIN7 Manufacturing Purchase Order Template syftar till att erbjuda en förenklad lösning.
Precis som en vanlig inköpsorder för tillverkning ska du ange dina inköpsbehov och specificera andra viktiga detaljer som produktkod, beskrivning, kvantitet och leveransinformation. Det finns också en funktion för att lägga till kvalitetskontrollkrav, vilket hjälper till att skapa ett ansvarssystem för att uppfylla kvalitetsstandarder.
Här är varför du kommer att älska det:
- Se till att leverantörerna förstår dina behov och undvik förseningar och misstag med hjälp av avsnittet Bill of Materials (BOM) som beskriver råvaror, komponenter och underenheter.
- Koordinera och fördela resurser effektivt för att uppfylla leveransdeadlines med hjälp av produktionsschemat.
- Skriv specifika instruktioner under Kommentarer för särskilda beställningar som kräver specialtjänster.
Perfekt för: Tillverkare som behöver ett förenklat kalkylblad för inköpsorder, tillgängligt i Excel, Google Sheets eller PDF-version, för att hantera komplexa inköpsbehov, inklusive produktkoder, beskrivningar och leveransinformation.
5. Mall för inköpsorder inom byggbranschen från TemplateLAB
Mallen för inköpsorder för byggbranschen från TemplateLAB innehåller alla viktiga produktdetaljer för att underlätta bekräftelsen av byggrelaterade varor och tjänster från en köpare till en leverantör. Den lägger grunden för tydlig och effektiv kommunikation mellan köparen och leverantören och innehåller avsnitt för kontaktuppgifter, beskrivningar av tjänster och material, prissättning och skatteberäkning.
Dessutom gör den överskådliga layouten med separata avsnitt det enkelt att förstå och använda.
Här är varför du kommer att älska det:
- Få en detaljerad uppdelning med separata avsnitt för tjänster och material, inklusive tidsintervall, timpriser, kvantiteter och priser.
- Granska snabbt utgifterna genom en kostnadsöversikt med skatte- och kostnadsberäknaren.
- Garantera dokumentation och ansvarsskyldighet med ett särskilt avsnitt för godkännande och acceptanssignaturer från både köparen och leverantören.
Perfekt för: Byggföretag som letar efter en mall för inköpsorder som fångar projektdetaljerna samtidigt som den erbjuder utrymme för mer detaljerad anpassning.
6. Mall för inköpsorder inom mode från TemplateLAB
Mallen för inköpsorder inom mode från TemplateLAB är ett anpassningsbart dokument som passar för modeföretag.
Den är indelad i fem delar och behandlar utförligt detaljer relaterade till kund, order, frakt och betalning. Dessutom finns denna mall för inköpsorder tillgänglig för nedladdning i MS Word, standard MS Excel och PDF-format.
Här är varför du kommer att älska det:
- Spåra modeartiklar noggrant genom kolumner för produktnamn, artikelnummer, pris, kvantitet, storlek och färg.
- Använd avsnittet Anteckningar för anpassade meddelanden eller avtal, vilket ger flexibilitet för ytterligare villkor eller instruktioner.
- Justera och lägg till fält för modebranschens specifika behov på ett enkelt sätt.
Perfekt för: Modeföretag som behöver en mångsidig och anpassningsbar mall för inköpsorder som hanterar kund-, order-, leverans- och betalningsuppgifter samtidigt som den möjliggör flexibel formatering i flera filtyper.
7. Mall för inköpsorder för inredningsdesign från TemplateLAB
Mallen för inköpsorder för inredningsdesign från TemplateLAB är elegant skräddarsydd för inredningstjänster som möbelinköp. Denna mall för inköpsorder kombinerar ett tydligt format med visuella referenser för att effektivisera orderhanteringen för inredningsprojekt.
Du kan också anpassa alla element – från typsnitt till färgscheman – för varumärkesändamål.
Här är varför du kommer att älska det:
- Visuellt representera beställda artiklar genom att integrera bilder för att öka tydligheten och minska oklarheter.
- Dela upp totalpriset med en detaljerad prisstruktur som inkluderar enskilda kostnader, leveranskostnader och serviceavgifter.
- Lyft fram ytterligare inredningstjänster som rumsplanering och styling.
Perfekt för: Företag som vill förenkla beställningar i en centraliserad mall för att visa olika element i ett snabbt visuellt format för enkel navigering mellan olika artiklar, vilket gör den perfekt för stora företag.
Begränsningar vid användning av en Excel-mall för inköpsorder
Även om Microsoft Excel-baserade inköpsorderformulär och mallar är bra, kanske de inte passar alla användare. 👀
Här är tre huvudsakliga skäl till varför:
- Samarbetsutmaningar: Om du har ett team som hanterar ditt inköpsordersystem är Excel-mallar kanske inte det bästa sättet att underlätta realtidssamarbete mellan medlemmarna, vilket ytterligare komplicerar ditt arbetsorder.
- Begränsad automatisering: Excel-baserade mallar för inköpsorder saknar inbyggda automatiseringsfunktioner. Det gör att hanteringen av order blir tidskrävande och ineffektiv.
- Svårigheter att spåra ändringar: MS Excel har inga helt tillförlitliga versionshanteringsfunktioner, vilket gör det ganska svårt att spåra ändringar.
💡 Proffstips: Du måste se till att inköpsprocessen passar ditt företag innan du gör inköp. Ett effektivt sätt att göra det är att spåra och mäta KPI:er för inköp. 🎯
Alternativa mallar för inköpsorder
Att hantera inköpsorder kan vara en komplex process, men med rätt resurser kan det bli smidigt. Det är här ClickUp kommer in för att förenkla och effektivisera hela arbetsflödet.
ClickUp är ett effektivt verktyg för arbetshantering som innehåller olika funktioner som optimerar din inköpsorderplanering och sparar värdefull tid.
Här är några mallar för inköpsorder som ClickUp erbjuder för att underlätta för ditt företag:
1. ClickUp-mall för produktbeställningsformulär
Letar du efter en inköpsorder-tracker som håller dig uppdaterad hela tiden? Skaffa ClickUps mall för produktorderformulär!
Denna mall visualiserar hela köporderprocessen. På så sätt kan du omedelbart identifiera och eliminera problem som hindrar orderuppfyllelsen. Dessutom är mallen helt automatiserad, vilket innebär att du inte behöver mata in data eller göra beräkningar manuellt.
Dess Kanban-liknande sektioner är också enkla att navigera i och mycket samarbetsvänliga, och mallen kan enkelt användas som en mall för ramavtal.
Här är varför du kommer att älska det:
- Spåra orderstatus med anpassade etiketter som "Under transport" och "Levererad" för exakta uppdateringar.
- Spara viktig orderinformation, inklusive produkttyp och kundkontakt, med 14 unika anpassningsbara fält.
- Organisera allt med fem skräddarsydda vyer, från orderstatus till nya order, för snabb åtkomst.
- Använd tidsspårning och beroendevarningar för att förenkla orderhanteringen
Perfekt för: Team som behöver ett inköpsorderformulär för att spåra och hantera produktbeställningar och automatisera processen.
🧠 Kul fakta: En ramavtal (BPO) är som ett Netflix-abonnemang för inköp! Istället för att lägga flera order för återkommande behov, kan företag med ett ramavtal spara tid och beställa varor eller tjänster upprepade gånger under ett enda avtal upp till en fastställd gräns! 🦾
2. ClickUp-mall för inköpsorder och lager
Den typiska lagerhanteringsprocessen är tidskrävande och kräver regelbunden övervakning och inspektion. Men med ClickUps mall för inköpsorder och lagerhantering blir det mycket mindre betungande.
Mallen automatiserar de flesta lagerhanteringsuppgifter, såsom övervakning av lagernivåer och ombeställningar, och skickar regelbundna aviseringar för att hålla dig uppdaterad.
Skapa dessutom en detaljerad lista över upphandlingsprocesser för att undvika leveransproblem i sista minuten.
Här är varför du kommer att älska det:
- Skapa och tilldela individuella uppgifter baserat på varje inköpsorder till relevant teammedlem.
- Organisera inköps- och lageruppgifter som kvantitet, leveransdatum etc. på ett ställe med skräddarsydda anpassade fält.
- Få insikter med anpassningsbara vyer som erbjuder flera perspektiv på order och lager.
- Automatisera processer för att minska manuella uppgifter med inbyggda arbetsflöden och aviseringar.
Perfekt för: Företag som behöver en lösning för lagerhantering för att spåra lagernivåer, hantera order och effektivisera inköp.
3. ClickUp-mall för ändringsorderformulär för renoveringar
Tänk dig att du arbetar med ett bygg- eller inredningsprojekt och behöver ett verktyg för att skapa ändringsorder. ClickUps mall för ändringsorder vid renoveringar är perfekt för detta ändamål. Mallen är enkel att använda och mycket samarbetsvänlig och är en komplett lösning för ändringshantering i ditt byggprojekt.
Hantera och dokumentera effektivt alla ändringar som görs under projektet. Du kan till och med samarbeta med andra parter för att säkerställa att alla är överens om ändringarna.
Här är varför du kommer att älska det:
- Övervaka och godkänn nya beställningsändringar och deras framsteg med anpassade statusar.
- Hantera renoveringsuppgifter med fält för påverkan, prisändringar och ursprungliga kontraktsuppgifter.
- Håll ordning på dina ändringsorder med fem olika vyer
- Förbättra projektövervakningen med taggning, tidsspårning och e-postaviseringar
Perfekt för: Entreprenörer som hanterar förändringar i renoveringsprojekt och behöver en mall som erbjuder ett lättanvänt, samarbetsvänligt format för att dokumentera och samordna förändringar.
4. Mall för beställningsformulär från ClickUp
Om du behöver en inköpsorder-mall som tar hänsyn till nyanserna i produkt- och tjänsteköp, välj ClickUp Supply Order Form Template.
Mallen är utformad som ett standardformulär och dess unika försäljningsargument är dess enkla utseende. Den innehåller korta, lättförståeliga punkter som fångar upp detaljerna för allt du behöver – kontorsmaterial, råvaror eller möbler.
Du kan också ange kvantiteter, enhetspriser och andra väsentliga uppgifter. Detta hjälper dig att skicka tydliga, kortfattade beställningsförfrågningar till leverantören för snabb upphandling.
Här är varför du kommer att älska det:
- Få tydliga sammanfattningar och visuella hjälpmedel som hjälper dig att organisera lager och logistik.
- Minska den administrativa bördan och pappersarbetet med denna automatiserade mall.
- Håll intressenterna informerade genom att uppdatera statusen allteftersom beställningen fortskrider.
- Använd över 10 anpassade statusar och fält för att spåra och märka order.
Perfekt för: Företag som vill förenkla leverantörshanteringen med lättanvända formulär för att hantera beställningar, spåra leveranser och hantera kontakter.
5. ClickUp-mall för orderhantering
ClickUp Order Fulfillment Template förbättrar och effektiviserar orderhanteringsprocessen för alla e-handelsföretag. Denna mall är en komplett lösning för hantering av allt som har med orderhantering att göra, från spårning av ledtider till övervakning av orderstatus.
Identifiera och åtgärda eventuella problem som kan uppstå tidigt i din leveransprocess.
Här är varför du kommer att älska det:
- Övervaka produktstatus med anpassade statusar som Finns i lager och Slutsåld för att förhindra förseningar.
- Organisera beställningar med fält för kostnad, beställningskvantitet och kundkontakt.
- Dokumentera orderdetaljerna utförligt med inköpsordernummer, leveransplats, produktbeskrivning etc.
- Visuellt representera orderhanteringen och lagret genom att integrera med andra ClickUp-funktioner som Gantt-diagram och Kanban-tavlor.
Idealisk för: Driftsteam och e-handelsföretag som spårar orderhantering. Genom att ta itu med problem i ett tidigt skede kan mallen hantera ledtider och förhindra lagerbrist.
6. ClickUp Company Swag Orders Template
Har du lagt en beställning på personliga varor hos din leverantör? Hantera den med hjälp av ClickUp Company Swag Orders Template!
Denna mall är utformad för hantering av beställningar av reklamartiklar. Den fungerar som en central plats för att organisera och spåra allt – inköpsorder för varor, leveranser, butiksdesign och till och med förväntat leveransdatum.
Börja övervaka ditt lager av reklamartiklar för att säkerställa enhetlig varumärkesprofilering och kvalitet.
Här är varför du kommer att älska det:
- Optimera beställningsprocessen för reklamartiklar för att minska tids- och kostnadsåtgången.
- Hantera och visa beställningar av reklamartiklar genom fem olika vyer i ClickUp, till exempel den unika vyn Behov av betalning.
- Organisera och lagra alla önskemål om reklamartiklar från anställda i en centraliserad databas.
- Lagra viktiga uppgifter som säljarens kontaktinformation för smidig kommunikation.
Perfekt för: HR-team som hanterar ramavtal för företagets varor och spårar leveransscheman.
7. ClickUp-mall för inköps- och försäljningsavtal
Medan PO-mallar registrerar inköpsinformation är ClickUps mall för inköps- och försäljningsavtal mer omfattande och ger en officiell dokumentation för både inköp och försäljning av varor.
Med den här mallen kan du säkert hantera alla dina inköp och försäljningar på ett och samma ställe. Den samlar alla viktiga dokument, detaljer, villkor och bestämmelser så att du snabbt kan bläddra igenom och godkänna/avvisa förfrågningar. Med den här mallen kan du skapa juridiskt bindande avtal utan extra ansträngning.
Här är varför du kommer att älska det:
- Lagra all information om leverantörer och kunder på ett ställe för framtida referens.
- Skapa ditt arbetsflöde med anpassade vyer, inklusive lista, Gantt och kalender.
- Förbättra spårningen av inköp och försäljning med hjälp av inbyggda automatiseringar och ClickUp AI, Brain.
- Samarbeta i realtid med delade dokument och kommentarsreaktioner för omedelbar feedback.
Idealisk för: Inköps- och säljteam som hanterar inköps- och försäljningsavtal, eftersom denna mall samlar alla avtalsdetaljer för enkel godkännande och spårning.
Bonus: Är du redo att ta kontroll över din projektfinansiering? Börja hantera din budget som ett proffs redan idag!
8. ClickUp-fakturamall
Är du en leverantör som är trött på att be om betalningar?
Istället för muntliga påminnelser kan du använda ClickUp-fakturamallen för att skicka en formell, juridiskt bindande faktura och säkerställa att betalningen sker i tid. Även om du inte har någon erfarenhet av fakturering hjälper denna lättanvända mall dig att snabbt skapa en professionell faktura.
Dokumentera företagsinformation, köparens adress, sålda artiklar, priser osv. Spåra statusen för varje betalning och stäm av konton utan krångel.
Här är varför du kommer att älska det:
- Skapa snabbt och enkelt anpassade fakturor med ditt varumärke
- Säkerställ noggrannhet och efterlevnad genom att regelbundet granska fakturor.
- Minska fel vid ifyllnad av fakturafält tack vare mallens standardiserade format.
- Automatisera fakturapåminnelser och minska uppföljningstiden med påminnelser om uppgifter och deadlines.
Perfekt för: Företag och frilansare som behöver en mall för att ta emot betalningar i tid, spåra fakturor och hantera betalningsstatus.
9. ClickUp-mall för faktura till entreprenör
ClickUp Contractor Invoice Template är uteslutande utformad för att begära betalningar från entreprenörer. Denna mall är en nybörjarvänlig resurs som låter dig skapa och skicka professionella fakturor som innehåller detaljer som produktbeskrivning, kategori, enhetspris, belopp etc.
Den ger en snabb översikt över utestående fakturor, så att du kan skicka ytterligare påminnelser och markera betalningar som mottagna när de har behandlats.
Här är varför du kommer att älska det:
- Använd anpassade fält för att hantera leverantörsuppgifter, förfallodatum för betalningar och mycket mer.
- Lägg till och tilldela uppgifter för specifika poster på fakturan som ska lösas av relevant entreprenör.
- Samarbeta med entreprenörer och team med hjälp av kommentarer, reaktioner och delade dokument för tydlighetens skull.
- Skicka professionella och precisa fakturor som tydligt anger betalningsförväntningar
Perfekt för: Små nystartade företag och team som hanterar affärstransaktioner, skapar fakturor till leverantörer och kunder samt håller reda på betalningar.
Optimera hela ditt inköpsordersystem med ClickUp
Hantering av inköpsorder kan kännas överväldigande. Med flera lager av komplexitet och behovet av ständig övervakning kan det vara en utmaning att hantera det effektivt.
En felaktig process kan påverka lagernivåer och affärsverksamhet. Därför är det viktigt att vara noggrann och undvika misstag.
Här kommer ClickUp till hjälp med sin kraftfulla arbetshanteringssvit och gratis mallar för inköpsorder. Upplev hur det kan öka effektiviteten, produktiviteten och organisationen när du tar kontroll över ditt system för hantering av inköpsorder. 🎯
Registrera dig här och upptäck ClickUps transformativa inflytande på ditt inköpsordersystem! ✅