Att ge någon negativ feedback som är genuint konstruktiv är en utmaning för många av oss. Det är svårt att hitta rätt balans mellan ärlighet och uppmuntran, särskilt när vi vill att våra ord ska leda till positiva förändringar, inte defensivitet.
I den här bloggen delar vi över 30 exempel på negativ feedback som hjälper dig att ge feedback som är både produktiv och stärkande. Oavsett om du är HR-ansvarig, teamledare eller chef lär du dig hur du kan förvandla svår feedback till möjligheter till utveckling – utan att det blir pinsamt.
Är du redo att göra feedback till ditt hemliga vapen? Då sätter vi igång!
Varför är negativ feedback viktigt?
Ingen gillar att ge eller ta emot negativ feedback. Men det är som spenat för din arbetsplats: inte alltid det godaste, men viktigt för tillväxt. Oavsett om du är HR-ansvarig, teamledare eller chef kan det göra underverk att veta hur man använder negativ feedback på ett effektivt sätt.
Typer av negativ feedback
Innan vi ser varför det är viktigt, låt oss tala om de två huvudtyperna:
Korrigerande feedback
Det här är typen av feedback som säger ”Hej, vi måste fixa det här”. Den tar upp specifika beteenden eller handlingar som behöver förbättras. Tänk på det som din GPS som säger ”Beräknar om rutten” efter att du har svängt fel.
Utvecklingsfeedback
Detta fokuserar på långsiktig utveckling. Det är som att ge någon de verktyg de behöver för att bli bättre över tid, inte bara korrigera akuta problem. Det är mer som att coacha någon inför ett maratonlopp, inte bara säga åt dem att knyta skorna.
Läs mer: Vad är 360-graders feedback?
Varför är negativ feedback viktig?
Det handlar inte om att peka finger eller få någon att må dåligt, utan om att guida dem till att bli bättre. Här är varför det är så viktigt:
Klargör förväntningar
Om människor inte vet att de gör något fel, hur kan de då rätta till det? Om en anställd till exempel hela tiden missar deadlines, kan korrigerande feedback hjälpa dem att förstå vad som förväntas och varför det är viktigt. Utan denna tydlighet skulle de fortsätta att stöta på samma hinder.
Ökar ansvarstagandet
Konstruktiv feedback uppmuntrar människor att ta ansvar för sina handlingar. Låt oss säga att en marknadsföringschefs kampanjer inte fungerar bra. Genom att peka på specifika områden som kan förbättras, till exempel felaktig målgruppsinriktning, är det mer troligt att de tar ansvar och gör förändringar.
Ökar motivationen (överraskande nog!)
Tro det eller ej, men vissa anställda uppskattar negativ feedback – särskilt när den kommer med en lösning. Tänk dig att du säger till en kundtjänstmedarbetare att deras tonfall mot kunderna behöver förbättras och sedan följer upp med rollspelsövningar för att hjälpa dem att bli bättre. Plötsligt är det inte bara kritik, utan nyckeln till personlig och professionell utveckling.
Ledares roll i negativ feedback
Saken är den att ge feedback är som att svinga ett tveeggat svärd. Men för en ledare är det fortfarande ett av de viktigaste verktygen i deras arsenal för att driva prestanda och tillväxt. Det handlar inte bara om att påpeka misstag, utan om att vägleda ditt team till förbättring och framgång.
Effektiv kritisk feedback hjälper till att sätta tydliga förväntningar, håller medarbetarna ansvariga och ger en färdplan för förbättringar. Utan den kan medarbetarna vara omedvetna om var de brister, vilket kan leda till stagnation och frustration.
När negativ feedback ges på ett konstruktivt sätt skapar den också förtroende och öppenhet, och visar att du är engagerad i deras utveckling. Kort sagt, ledare som ger genomtänkt och aktuell feedback skapar en kultur av kontinuerlig förbättring och främjar starkare och mer motståndskraftiga team.
Exempel på negativ feedback
Negativ feedback – låter skrämmande, eller hur? Men det behöver det inte vara! När du ger negativ feedback på rätt sätt är det mer som en knuff i rätt riktning än en hård kritik.
Låt oss titta på några enkla och praktiska exempel på negativ feedback.
Exempel på feedback från chef till anställd
Som chef har du förmodligen varit tvungen att ge feedback som är lite svår att ta till sig. Här är några realistiska exempel på feedback till anställda som gör det lättare:
- Missade deadlines
”Hej, jag märkte att vi missade förra veckans deadline. Låt oss fundera ut hur vi kan dela upp projektet i mindre uppgifter så att vi kan hålla tidsplanen nästa gång.”
- Dåliga kommunikationsförmågor
”Kampanjresultatrapporten för julen var inte så tydlig som den kunde ha varit. Vad sägs om att vi arbetar på att förbättra strukturen för att få bättre tydlighet nästa gång?”
- Låg produktivitet
”Jag har märkt att din produktivitet har sjunkit på sistone. Är det något du kämpar med? Låt oss komma på några strategier för att få saker och ting på rätt köl igen. ”
- Frekventa frånvaron
”Är allt okej? Jag har märkt att du har varit borta mycket på sistone, och det börjar påverka teamet. Låt oss hitta en lösning så att vi kan säkerställa en mer konsekvent närvaro.”
- Misstag i arbetet
”Det finns några fel i dina rapporter. Låt oss fokusera på noggrannhet och arbeta med att skapa en checklista för att upptäcka dessa fel innan du skickar in dem. ”
- Ofullständigt arbete
”Den PR-artikel du skickade in verkar ofullständig. Låt oss ringa varandra för att säkerställa att alla viktiga punkter finns med i artikeln. ”
- Bristande engagemang i möten
”Du har verkat lite frånvarande under de senaste mötena. Jag skulle vilja se dig delta mer, eftersom dina synpunkter är värdefulla för teamet. Personligen ser jag alltid fram emot att höra vad du har att säga.”
- Följer inte procedurerna
”Hej, jag har märkt att e-posttexten för närvarande är skriven med teckensnittet Georgia. Kan du uppdatera den till ett av de teckensnitt som anges i riktlinjerna för texter? Tack!”
Exempel på feedback från anställda till chefer
Ge feedback till din chef? Ja, det är också viktigt! Det är inte bara en enkelriktad process.
- Brist på tydlig riktning
”Jag har ibland svårt att veta vilka uppgifter jag ska prioritera. Kan vi få mer tydlighet kring projektmålen så att jag kan fokusera bättre?”
- Mikrostyrning
”Jag skulle gärna ta mig an det nya robotikprojektet på egen hand. Jag förstår att tidsplanen är viktig och jag är fast besluten att leverera enligt förväntningarna. Jag kommer att se till att vi håller oss uppdaterade med ett veckovis uppdateringssamtal för att hålla dig informerad om framstegen.”
- Otillräckligt stöd
”Jag har svårt att få tillgång till de resurser jag behöver. Kan vi samarbeta för att hitta lösningar eller bättre verktyg?”
- Orättvis arbetsfördelning
”Jag har märkt att jag hanterar fler uppgifter än mina kollegor. Kan vi omvärdera arbetsbelastningen för att se till att allt är balanserat? Jag vill inte bli en flaskhals för teamet.”
- Sällsynt feedback
”Jag skulle uppskatta mer regelbunden feedback på mitt arbete. Det hjälper mig att hålla mig på rätt spår och veta vad jag behöver förbättra.”
- Brist på erkännande
”På senare tid har jag känt mig lite nedslagen eftersom mitt arbete sällan får någon erkänsla. Det skulle därför vara jättebra om du kunde ge mig några tips på hur jag kan sticka ut mer. Jag skulle också vilja veta om vi har några belönings- och erkännandeprogram här och hur jag kan kvalificera mig för dem.”
- Otydlig kommunikation
”Det e-postmeddelande du skickade i fredags förmedlar inte informationen på rätt sätt. Kan du hjälpa mig med en mer detaljerad beskrivning för att undvika förvirring i denna kampanj?”.
Exempel på feedback mellan kollegor
Ibland kommer feedback från teamet. Så här kan kollegor ge konstruktiv kritik utan att skapa obekväma situationer:
- Bristande samarbete
”Jag har märkt att du har arbetat ensam med uppgifter som vi borde samarbeta om. Jag hoppas att jag inte har gett dig intrycket att du måste göra allt det tunga arbetet. Tror du att vi skulle kunna samråda oftare för att fördela arbetet rättvist?”
- Negativ attityd
”Hej, jag har märkt att dina kommentarer på mötena har varit lite negativa på sistone. Det påverkar teamets moral. Kan vi försöka vara mer positiva?”
- Missade deadlines
”Hej, jag har märkt att du missade ett par deadlines för den senaste leveransen. Finns det något sätt som jag eller någon annan i teamet kan hjälpa till? Hör av dig om du har några problem med det nuvarande arbetsflödet.”
- Kommunikationsstörningar
”Som du vet hade vi ett viktigt möte med intressenterna idag. Jag försökte ringa och skicka sms till dig igår eftersom jag behövde några viktiga uppgifter till presentationen, men du var inte på kontoret. Kan du vara vänlig och meddela i förväg när du inte är tillgänglig så att vi kan planera vårt arbete bättre?”
- Överskrida gränser
”Jag såg att du gjorde ändringar i presentationen som jag arbetar med. Jag uppskattar dina idéer, men det hade varit bättre om du hade delat dem med mig istället för att redigera presentationen. Jag skulle vilja samordna mer noggrant i framtiden för att säkerställa att vi är överens och undviker överlappningar.”
- Brist på initiativ
”Jag har märkt att du sällan säger något under våra brainstormingmöten. Känn dig fri att ställa frågor eller komma med idéer till kampanjen. Jag är övertygad om att dina bidrag kommer att tillföra ett verkligt mervärde!”
- Underlåtenhet att uppfylla åtaganden
”Jag har märkt att den sociala medierapport som du arbetar med har varit pågående sedan förra veckan. Låt oss träffas idag för att diskutera hur vi kan påskynda processen för detta uppdrag och kommande uppdrag.”
Exempel på kundfeedback
Kunderna ger också feedback – ibland är den inte särskilt smickrande, men den är användbar för att förbättra kvaliteten på en produkt eller tjänst.
- Dålig kundservice
”Den representant jag talade med var inte till någon hjälp. Jag förväntade mig bättre support från ert företag.”
- Produktproblem
”Jag beställde storlek 10 och fick storlek 8. Kan ni ordna en ersättningsprodukt eller återbetalning?”
- Långsam svarstid
”Det tog för lång tid för ditt team att svara på mitt ärende. Jag hoppas att svaret kommer snabbare nästa gång.”
- Otydlig prissättning
”På er webbplats står det att det finns en kostnadsfri provperiod för er produkt. Men när jag valde att prova produkten ombads jag att betala. Kan ni dokumentera prissättningen och processen för kostnadsfri provperiod på ett bättre sätt så att människor inte blir förvirrade?”
- Ingen uppföljning
”Efter att jag rapporterade mitt problem följde ingen upp det. Bättre kommunikation skulle förbättra kundnöjdheten.”
- Komplicerad användarupplevelse
”Webbplatsens användarupplevelse är för komplicerad och det är svårt att hitta det jag behöver. En förenklad design skulle förbättra användbarheten.”
- Produktfel
”Produkten jag fick var defekt, och det är andra gången det händer. Jag skulle verkligen uppskatta om ni kunde hjälpa mig med en återbetalning och försöka förbättra kvaliteten för framtida kunder.”
Exempel på feedback från chef till team
Ibland behöver du ge feedback till hela teamet. Här är några exempel som kan hjälpa dig att hantera sådana situationer:
- Bristande samarbete
”Jag har märkt att teamarbetet och samarbetet i det här teamet har försämrats på sistone. Låt oss se till att kommunicera mer och arbeta tillsammans för att nå våra mål.”
- Brist på kreativitet
”Teamets sätt att lösa problem har varit lite förutsägbart på sistone. Jag skulle vilja se mer kreativa lösningar under brainstorming-sessionerna.”
- Låg prestanda
”Teamets prestationer har sjunkit under det senaste kvartalet. Låt oss identifiera var flaskhalsarna finns och hur vi kan förbättra oss.”
- Missade deadlines
”Vi har missat några deadlines, och jag tror att det beror på otydliga prioriteringar. Låt oss sätta upp några mer specifika mål för att hålla oss på rätt spår.”
- Låg moral
”Det har skett en nedgång i moralen. Jag vill höra från dig om något går fel så att vi kan lösa det tillsammans som ett team. ”
Använd ClickUp-mallar för bättre feedback
Låt oss vara ärliga – att ge feedback kan vara skrämmande. Men med rätt verktyg blir det enklare. ClickUps mall för medarbetarfeedback ger struktur och tydlighet åt insamlingen av feedback.
Så här hjälper den här mallen till att förbättra ditt teams feedbackupplevelse:
- Konsekventa, vägledda samtal: Mallen innehåller frågor som säkerställer att feedbacken täcker viktiga områden, från insikter om prestationer till framtida mål, så att varje feedbacksession blir omfattande och balanserad.
- Effektiv insamling av feedback: Samla enkelt in feedback från hela teamet i ett enhetligt format, vilket minskar missförstånd och säkerställer att allas insikter dokumenteras och kan omsättas i praktiken.
Denna mall hjälper dig att organisera alla svar på ett och samma ställe. Den effektiviserar uppföljningen och hjälper dig att spåra mönster över tid för att stödja ditt teams kontinuerliga utveckling.
Och när det är dags för en mer formell utvärdering, kolla in ClickUps mall för prestationsutvärdering. Den gör processen för medarbetarfeedback smidigare och säkerställer att alla viktiga områden täcks, från prestationer till förbättringsområden.
Negativ feedback är inte något stort, skrämmande monster. Det är bara ett verktyg för tillväxt. Oavsett om det är feedback från chef till anställd, mellan kollegor eller till och med från kunder, är målet alltid detsamma – förbättring.
Hur ger man konstruktiv negativ feedback?
För HR-personal, teamledare och chefer är det inte bara vad du säger som är viktigt, utan hur du säger det. Låt oss gå igenom hur man ger negativ feedback till anställda på ett konstruktivt sätt och hur verktyg som ClickUp kan göra processen smidigare, effektivare och mer produktiv.
Fokusera på beteendet, inte personen
Separera individen från handlingen. Istället för att säga "Du är alltid oorganiserad" kan du säga "Projektfilerna var inte organiserade på rätt sätt, vilket orsakade förseningar". På så sätt känns feedbacken mindre som en personlig attack.
Var lösningsorienterad
Erbjud praktiska åtgärder för förbättring. Om en anställd till exempel missar deadlines kan du föreslå verktyg eller tekniker för tidshantering som hjälper dem att hålla sig till tidsplanen.
Engagera medarbetaren i lösningen genom att fråga: ”Vad tror du skulle kunna hjälpa dig att hålla deadlines mer konsekvent?”
Följ upp och erbjud stöd
Feedback slutar inte med samtalet. Erbjud kontinuerligt stöd och följ upp för att se hur det går. Detta visar mottagaren av feedbacken att du är engagerad i deras utveckling, inte bara i att påpeka brister.
Använd ClickUp för att spåra och hantera negativ feedback.
ClickUp erbjuder en rad funktioner som gör det enkelt och effektivt att hantera och följa upp feedback. Så här kan du använda ClickUps verktyg för att bemästra konsten att ge konstruktiv negativ feedback:
Formulär för att samla in feedback
ClickUp Forms hjälper dig att samla in feedback från teammedlemmar eller kunder på ett strukturerat sätt. På så sätt kan du samla all feedback på ett ställe och säkerställa att du inte missar någon viktig information.
Använd ClickUps mall för feedbackformulär för att skapa anpassade formulär som riktar sig till specifika feedbackområden såsom prestation, kommunikation eller lagarbete. På så sätt kan du filtrera och hantera feedback på ett mer effektivt sätt.
Dokument för att samla feedback på ett ställe
Med ClickUp Docs kan du samla all feedback i ett enda lättillgängligt dokument. Använd det för att spåra feedback för varje anställd eller projekt, så att det blir enkelt att hänvisa till tidigare diskussioner under prestationsutvärderingar eller uppföljningar.
Uppgifter och mål för att agera på feedback
Med ClickUp Tasks kan du omvandla feedback till genomförbara uppgifter. Efter att ha gett feedback skapar du ett mål med ClickUp Goals med tydliga åtgärder som medarbetaren ska arbeta med. Följ upp framstegen och kontrollera regelbundet för att hålla dem ansvariga.
ClickUp Brain för att skriva feedback
Det kan vara svårt att hitta rätt ord för feedback. Med ClickUp Brain kan du få hjälp att skriva genomtänkt och konstruktiv feedback. Denna funktion kan guida dig i att formulera din feedback på ett sätt som är lösningsorienterat och icke-konfrontativt.
Chattsyn för informella feedbackkonversationer
Ibland behöver feedback inte vara formell. Med ClickUps chattvy kan du ha snabba, informella konversationer om mindre feedbackpunkter. Detta minskar pressen från ett formellt möte och håller kommunikationen igång.
Anpassade fält för att skilja mellan olika feedbackområden
Använd anpassade fält i ClickUp för att tagga feedback baserat på kategorier som kommunikation, tidshantering eller lagarbete. Detta gör det enklare att filtrera och ta itu med specifika feedbackpunkter under uppföljningsdiskussioner.
Anteckningsblock för snabba anteckningar
ClickUp Notepad är perfekt för att snabbt anteckna diskussionspunkter eller åtgärder under ett feedback-samtal. Nu behöver du inte längre anstränga dig för att komma ihåg vad ni diskuterade!
Fördelarna med att använda ClickUp för att främja en feedbackkultur
Det tar tid att bygga upp en kultur av konstruktiv kritik, men ClickUp gör det mycket enklare. Här är några av de viktigaste fördelarna med att använda ClickUp för att hantera feedback:
- Öppenhet: Genom att använda ClickUp för att spåra all feedback, både positiv och negativ, skapar du en kultur av öppenhet. Alla vet vad som förväntas och kan se sina framsteg mot förbättring.
- Effektivitet: Istället för att söka igenom e-postmeddelanden eller spridda anteckningar samlar appen all feedback på ett och samma ställe. Detta säkerställer att ingenting går förlorat och att du snabbt kan komma åt tidigare feedback när det behövs.
- Praktiska insikter: Med funktioner som mål och anpassade fält hjälper ClickUp dig att omvandla feedback till tydliga, praktiska steg. Anställda kan enkelt följa sina framsteg och se hur deras arbete förbättras över tid.
- Förbättrad kommunikation: Oavsett om det är formellt eller informellt erbjuder ClickUp flera kanaler för att ge feedback, vilket säkerställer att kommunikationen är tydlig och konstant. Med verktyg som Chat View och Forms kan du anpassa din feedbackmetod efter situationen.
- Samarbete och ansvarsskyldighet: Med ClickUps delade dokument och spårningsfunktioner är det enkelt att samarbeta kring feedback och skapa en gemensam plan för förbättringar. Det gör också både chefer och anställda ansvariga för att följa upp den feedback som ges.
- Ökar moralen: Konstruktiv feedback, särskilt i kombination med ett verktyg som gör det enkelt att följa förbättringar, kan öka moralen. Medarbetarna kommer att känna sig mer stödda i sin utvecklingsresa när de ser att deras feedback tas på allvar och att åtgärder vidtas.
Utmaningar och fallgropar att undvika när du ger negativ feedback
Att ge negativ och konstruktiv feedback behöver inte kännas som att gå på en lina över en pool full av hajar! Om det görs på rätt sätt kan det öka prestationen, inspirera till tillväxt och bygga starkare relationer. Men om det görs på fel sätt är det en recept på katastrof.
Låt oss därför utforska hur man hanterar utmaningarna med att ge konstruktiv feedback och undviker några vanliga fallgropar längs vägen.
Den mörka sidan av dåligt framförd feedback
Låt oss vara ärliga – ingen gillar negativ feedback när det känns som ett slag i magen. Här är vad som kan hända om du inte förmedlar din feedback på ett konstruktivt sätt:
- Demotivation: För mycket kritik utan någon positiv vinkling? Det är som att hälla kallt vatten på någons motivationseld. De kan sluta känna sig besegrade istället för uppmuntrade.
- Skada på relationer: Om feedbacken är för hård eller anklagande kan det belasta din relation med medarbetarna. Förtroende är nyckeln till produktiva samtal!
- Sjunkande produktivitet: Om medarbetarna inte vet hur de ska lösa problemet kommer de att gå i cirklar och försöka lista ut vad som gick fel, vilket kan försämra deras prestationer.
Hur kan du förbättra dina färdigheter när det gäller att ge feedback?
Nu när vi vet vad vi inte ska göra, låt oss fokusera på vad du bör göra när du ger negativ feedback.
- Timing är viktigt: Vänta inte till den årliga utvärderingen med att släppa bomben. Feedback bör ges i rätt tid och kopplas till nyligen utförda handlingar. Om Sarah till exempel gjorde ett misstag i tisdags, ta upp det strax efteråt. På så sätt är det fortfarande färskt i hennes minne och lättare att åtgärda.
- Undvik att vara vag: Var specifik. Istället för att säga ”Du presterar inte så bra” kan du säga ”Jag har märkt att du missat de två senaste projektdeadlines, och det påverkar teamets framsteg”.
- Var öppen för diskussion: Feedback är inte en monolog, utan en konversation. Efter att du har delat med dig av dina tankar, ställ frågor som "Vad tycker du om det?" eller "Vad tror du skulle kunna förbättra detta?" Detta öppnar dörren för en tvåvägskonversation som känns mer samarbetsinriktad än konfrontativ.
- Var inte negativ eller hård: En annan vanlig fallgrop när det gäller att ge negativ feedback är att enbart peka på brister. Det kan vara nedslående. Därför är det viktigt att också lyfta fram styrkor för att upprätthålla ett balanserat perspektiv.
Använd geniala sandwichmetoden. Negativ feedback blir lättare att ta emot om den omges av lite positiv feedback. Börja med något de gjort bra, ta sedan upp problemet och avsluta med något positivt. Exempel: ”Du har gjort ett fantastiskt jobb med att hålla ordning på teamet, men jag har märkt att rapporterna har varit lite sena. Låt oss arbeta fram några strategier för att påskynda den processen. Sammantaget vet jag att du har förmågan att ta itu med detta!”
Hantera kulturella skillnader i feedback
Här blir det lite knepigt – olika kulturer har olika sätt att hantera feedback. Det som fungerar för en person kanske inte fungerar för en annan, så det är viktigt att vara medveten om dessa nyanser.
- Direkt vs. indirekt feedback: I västerländska kulturer uppskattar människor direkt feedback. De vill veta exakt vad som gick fel, utan att det behövs någon förskönande omskrivning. Men i andra kulturer, som i Asien eller många latinamerikanska länder, ges feedback på ett mer subtilt sätt för att undvika att någon blir generad. Lär känna din publik och anpassa din stil därefter!
- Privat kontra offentlig feedback: Vissa kulturer (och även vissa individer) föredrar att få feedback privat. Om du arbetar med ett team från en högkontextuell kultur, håll kritiken bakom stängda dörrar.
- Hierarki och maktdistans: I kulturer med stor maktdistans (t.ex. Asien) kan det hända att anställda inte känner sig bekväma med att ge feedback till sina överordnade eller ens svara öppet på kritik. I dessa fall bör du vara extra försiktig med dina ord och uppmuntra till öppen dialog utan att någon känner sig obekväm.
Förvandla negativ feedback till tillväxtmöjligheter
Effektiv negativ feedback är avgörande för att främja tillväxt och förbättra prestationen. Oavsett om du tar upp missade deadlines, kommunikationsproblem eller andra prestationsbrister under teammöten, använd specifika exempel, behåll en positiv attityd och erbjud praktiska lösningar.
Att kombinera positiv förstärkning med feedback säkerställer också att samtalet förblir stödjande. Teammöten är en idealisk miljö för att balansera både positiv och negativ feedback och skapa en heltäckande strategi.
Undvik inte att ge negativ feedback, utan lär dig istället konsten att ge feedback. Rätt ingripande kommer att stärka ditt team.
Registrera dig på ClickUp för att nå högre prestationsnivåer samtidigt som du upprätthåller en positiv och öppen arbetskultur.