Smartsheet är en arbetshanteringsplattform som gör det möjligt för dig att planera, hantera och rapportera dina uppgifter på ett effektivt sätt. Organisationer använder dess välbekanta kalkylbladsgränssnitt för projektledning, samarbete, rapportering och analys.
Tyvärr har den begränsade integrationsmöjligheter med tredjepartsprogram. Du kan behöva extrahera dina Smartsheet-data för att göra dem tillgängliga och utföra en detaljerad analys.
Hur gör man det?
Läs vidare för att lära dig hur du effektivt exporterar Smartsheet-data till Excel, Google Sheets och PNG utan att kompromissa med viktiga bilagor, kommentarer och formler. Därefter diskuterar vi några bra alternativ till Smartsheet.
Hur man exporterar data från Smartsheet
Med Smartsheet-appen kan du exportera alla ark eller rapporter till många olika format.
Bland dessa är följande de mest populära:
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- PNG-format (bild)
Låt oss titta på hur du exporterar Smartsheet till var och en av dem.
1. Exportera till Microsoft Excel
För att exportera Smartsheet-data, rapporter eller ark till Microsoft Excel, välj fliken "Arkiv" i ditt Smartsheet i det övre vänstra hörnet och klicka sedan på "Exportera". Då kan du välja mellan flera exportalternativ. I det här fallet klickar du på "Exportera till Microsoft Excel".
De exporterade uppgifterna kanske inte visas i Excel på exakt samma sätt som i Smartsheet.
Här är några viktiga skillnader:
- Excel stöder inte Gantt-diagramformat. När du exporterar ett Gantt-diagram till Excel exporteras endast den uppgiftslista som det baseras på.
- Formelsyntaxen i Excel och Smartsheet skiljer sig åt, vilket innebär att formlerna inte bevaras i den exporterade filen. För att lösa detta kan du ta bort likhetstecknet (=) i början av formlerna för att spara dem som text och sedan spara arket. När du öppnar Excel-filen kan du lägga till likhetstecknet igen och ändra syntaxen så att formlerna fungerar i Excel.
- Kommentarer och sammanfattningar av ark visas på separata flikar i den exporterade datorkalkylen.
- Rapporter är begränsade till 20 000 rader. För mer än 20 000 rader kan du skapa flera rapporter som hämtar färre rader och exportera varje rapport som en separat Excel-fil.
- Excel stöder inte kolumner med rullgardinsmenyer, kontaktlistor, kryssrutor och symboler (Harvey-bollar etc.). Endast textvärden exporteras när du exporterar dessa kolumntyper. Värden i booleska kolumntyper (kryssrutor etc.) exporteras som Sant eller Falskt, beroende på objektets status i cellen.
Hur man undviker begränsningarna med att exportera Smartsheet-data till MS Excel
Du kan ladda ner specifika plugins från Smartsheet Marketplace för att undvika dessa begränsningar. Du kan också exportera en Smartsheet till Excel med externa ETL-verktyg (extract, transform, and load). De gör det möjligt att ladda data från Smartsheet utan att behöva någon kodningskunskap.
Ett annat sätt att exportera Smartsheet till Excel är via REST API. Processen innebär att man använder en HTTP GET- eller POST-begäran för att anropa Smartsheets REST-slutpunkt. Det låter tekniskt, men oroa dig inte – det betyder bara att du skickar ett meddelande via internet för att be Smartsheet om dina data. Du kan göra detta utan kodning med hjälp av en JSON API-anslutning.
2. Exportera till Google Sheets
Att exportera dina Smartsheet-data till Google Sheets fungerar på samma sätt som att exportera dem till Excel. Klicka bara på fliken "Arkiv" i det övre vänstra hörnet, klicka sedan på "Exportera" och välj "Exportera till Google Sheets".
Data som exporteras till Google Sheets visas inte exakt som i Smartsheet. Följande skillnader kan uppstå efter exporten:
- Google Sheets stöder inte Gantt-diagramformat. När du exporterar ett Gantt-diagram till Google exporteras endast uppgiftslistan.
- Sheets stöder inte heller kolumner med rullgardinsmenyer, kontaktlistor, kryssrutor och symboler (Harvey-bollar etc.). Endast textvärden exporteras när du exporterar ark som använder dessa kolumntyper. Värden i booleska kolumner (kryssrutor etc.) exporteras som Sant eller Falskt, beroende på objektets status i cellen.
- Sammanfattningar av ark visas på en separat flik i den exporterade arbetsboken.
- Smartsheets och Google Sheets formelsyntax skiljer sig åt. Formlerna bevaras därför inte.
För att undvika dessa begränsningar tar du bort likhetstecknet (=) i början av formlerna för att spara dem som text och sparar sedan arket. När du öppnar Google Sheets kan du lägga till likhetstecknet igen och ändra syntaxen så att formeln fungerar i Google Sheets.
3. Exportera till bild (PNG-format)
Att exportera data från Smartsheet till en PNG-bild skiljer sig från att exportera data från Excel och Google Sheets. För det första kan du bara exportera Gantt-diagram från Smartsheet till PNG-format.
Klicka på fliken "Arkiv" i Smartsheet och sedan på "Exportera Gantt till bild (PNG)".
När det är klart följer du dessa steg:
- I avsnittet "Val" i formuläret "Exportera Gantt till bild (PNG)" väljer du "Exportera hela arket" eller "Valda rader".
- Om alternativet "Valda rader" inte är tillgängligt stänger du "Exportera Gantt till bild (PNG)", väljer de rader som ska skrivas ut och öppnar formuläret igen.
- Välj sedan vilka kolumner som ska inkluderas i bilden i avsnittet "Alternativ". Som standard ingår endast "Primär kolumn", men du kan välja namnet på "Primär kolumn" eller knappen "Redigera" för att inkludera ytterligare kolumner.
Varför ska du exportera data från Smartsheet?
Här är några av anledningarna till att användare behöver exportera sina data från Smartsheet:
- Rapportering och analys: Smartsheets inbyggda verktyg stöder inte komplex dataanalys. Export till Excel eller Google Sheets ger mer flexibilitet för analys och anpassad rapportering.
- Samarbete med intressenter: Delning av data med intressenter kan vara begränsad i Smartsheet. Export till Excel, Google Sheets eller MS Project erbjuder bättre visnings- och modifieringsalternativ.
- Kostnad: Betalda prenumerationer och extra kostnader för ytterligare användare, funktioner eller avancerad funktionalitet kan göra Smartsheet oöverkomligt, särskilt för mindre team eller organisationer med begränsade budgetar.
- Mobil brist: Smartsheets mobilapp saknar robusthet jämfört med webbaserade applikationer, vilket kan hindra vissa användare från att utföra vissa uppgifter eller få tillgång till alla funktioner när de är på resande fot.
- Datasäkerhet: Begränsade datasäkerhetsalternativ i Smartsheet kan utgöra en utmaning för organisationer med strikta säkerhets- och efterlevnadskrav, vilket gör det svårt för vissa användare att skydda känslig information.
- Uppgiftsberoenden och Gantt-diagram: Smartsheets Gantt-diagramfunktion är kanske inte lika robust som specialiserade projektledningsverktyg, vilket kan vara en nackdel för vissa användare.
- Integration med andra system: Export av data möjliggör integration med andra system eller programvaruverktyg som ditt företag använder, till exempel ERP-system, CRM-system eller verktyg för affärsanalys.
- Offlineåtkomst: Genom att exportera data till Excel eller andra format kan du komma åt din information offline eller på platser där Smartsheet inte är tillgängligt.
Excel och Google Sheets erbjuder också bättre formaterings- och stilalternativ. Att exportera data regelbundet och generera återkommande rapporter kan också hjälpa dig att upprätthålla en säkerhetskopia vid tillgänglighetsproblem med Smartsheet.
Alternativ till Smartsheet
Om Smartsheets begränsningar hindrar dina team från att hantera projekt flexibelt och effektivt finns det några mer effektiva alternativ att överväga:
- Wrike: Erbjuder en robust uppsättning funktioner för projektplanering, uppföljning och samarbete.
- Airtable: Kombinerar enkelheten hos ett kalkylblad med kraften hos en databas.
- Asana: Känd för sitt rena gränssnitt och intuitiva uppgiftshantering.
- Trello: En visuell tavla i Kanban-stil som är perfekt för enkla projekt.
- Monday.com: Mycket anpassningsbar med en mängd olika tavelvyer och automatiseringsfunktioner.
Valet av rätt alternativ beror på dina specifika behov och preferenser.
Tänk på faktorer som:
- Funktioner: Vilka funktioner är viktigast för dig (t.ex. Gantt-diagram, Kanban-tavlor, tidrapportering)?
- Användarvänlighet: Hur intuitivt är gränssnittet och hur lätt är det att lära sig verktyget?
- Integration: Kan verktyget integreras med andra verktyg som du använder (t.ex. e-post, kalender)?
Om du vill ha en plattform som hjälper dig att effektivt hantera kalkylbladsdata och låter dig lagra och komma åt den på ett ställe, överväg ClickUp! Här är varför:
1. Omfattande projektledning
ClickUps projektledningsplattform kan vara ett kraftfullt verktyg för att hantera kalkylbladsdata utan att exportera den till verktyg från tredje part.
Så här efterliknar (och förbättrar) ClickUp vanlig kalkylbladsprogramvara:
- Anpassade fält: Skapa anpassade fält i ClickUp som liknar kolumner i ett kalkylblad. Detta gör att du kan lagra och organisera olika typer av data, från enkel text till siffror, datum och till och med rullgardinslistor.
- Anpassade vyer: Utnyttja olika ClickUp-vyer som lista, tavla, kalender och Gantt-diagram. Du kan anpassa dessa vyer för att visa dina kalkylbladsdata på ett sätt som passar ditt arbetsflöde. En listvy för dina uppgifter kan till exempel likna ett traditionellt kalkylblad, medan en kalendervy tydligt kan visa deadlines eller milstolpar för dessa uppgifter.
- Automatisera uppgifter: Använd ClickUps automatiseringsfunktioner för att förenkla datainmatning och uppdateringar. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt fyller i ett fält baserat på data från ett annat fält eller utlöser en avisering när ett visst villkor är uppfyllt.
- Integrera med andra verktyg: Integrera med populära kalkylverktyg som Google Sheets och Microsoft Excel. Detta gör att du kan importera eller exportera data mellan dessa plattformar och ClickUp, vilket gör det enklare att hantera dina kalkylbladsdata inom ditt projektledningsflöde.
- Samarbeta med teammedlemmar: Samarbeta med dina teammedlemmar för att arbeta tillsammans med data i kalkylblad. Du kan tilldela uppgifter, lägga till kommentarer och spåra framsteg, så att alla är på samma sida.
2. Bekant kalkylbladsgränssnitt
ClickUps tabellvy är en mångsidig funktion som är utformad för att ge en kalkylbladsliknande upplevelse inom projektledningsplattformen. Den erbjuder en ren och organiserad layout som är idealisk för att hantera data och spåra framsteg.
Här är några viktiga fördelar med att använda ClickUps tabellvy:
- Anpassningsbara kolumner: Skapa och anpassa kolumner för att representera olika datapunkter, precis som i ett traditionellt kalkylblad.
- Datatyper: Arbeta med olika datatyper, inklusive text, siffror, datum, kryssrutor och mer.
- Formler: Använd formler för att utföra beräkningar och automatisera datainmatning, på samma sätt som funktioner i Excel.
- Filtrering och sortering: Filtrera och sortera enkelt data utifrån specifika kriterier för att snabbt hitta den information du behöver.
- Gruppering: Gruppera data efter kolumner för att skapa hierarkiska vyer och organisera informationen mer effektivt.
- Villkorlig formatering: Använd villkorlig formatering för att markera viktig data eller visualisera trender.
- Bilagor: Bifoga filer direkt till tabellrader, vilket gör det enklare att lagra och komma åt stöddokumentation.
3. Förenklad uppgiftshantering
ClickUp Tasks är främst utformat för att hantera projektuppgifter, men du kan också använda det för att hantera data i kalkylblad.
Så här gör du:
- Skapa uppgifter för specifika dataposter: Skapa en motsvarande uppgift i ClickUp för varje rad eller datapunkt i ditt kalkylblad. På så sätt kan du spåra status, framsteg och tillhörande information för varje datapost.
- Tilldela uppgifter till teammedlemmar: Tilldela uppgifter till teammedlemmar som ansvarar för datainmatning eller verifiering. Detta säkerställer ansvarsskyldighet och hjälper till att spåra framsteg.
- Länka uppgifter: Länka motsvarande uppgifter i ClickUp om vissa dataposter är relaterade till eller beroende av andra. Detta hjälper till att visualisera beroenden och säkerställa att uppgifterna slutförs korrekt, i rätt ordning.
- Använd deluppgifter: Dela upp komplexa datainmatningar i mindre, mer hanterbara deluppgifter. Detta kan hjälpa till att effektivisera datainmatningsprocessen och spåra framstegen i detalj.
- Bifoga filer: Bifoga relevanta filer – bilder, kalkylblad, videor, länkar – direkt till uppgifterna. På så sätt hålls dokumentationen organiserad och lättillgänglig.
Om du vill ha ett ännu enklare sätt att lagra och hantera kalkylbladsdata kan du använda ClickUp-mallar.
4. Redigerbara kalkylbladsmallar
Med en redigerbar kalkylbladsmall kan du anpassa ett ClickUp-kalkylblad så att det hanterar dina data effektivt och förenklar uppgifterna. Oavsett om du spårar en budget eller planerar ett projekt är det en livräddare.
ClickUps redigerbara kalkylbladsmall är fullspäckad med funktioner som hjälper dig att organisera, hantera och visualisera data utan ansträngning:
- Automatisera dataimport: Inget mer tråkigt manuellt inmatande; importera dina data med ett enda klick.
- Anpassade formler och ekvationer: Beräkna siffror på nolltid med inbyggda formler och ekvationer.
- Framstegsspårning: Använd intuitiva visuella hjälpmedel, inklusive framstegsindikatorer och diagram, för att övervaka projekt eller investeringar.
Här är några fördelar med att använda den här mallen:
- Effektivitet: Spara värdefull tid genom att automatisera datainmatningen och minska manuellt arbete.
- Noggrannhet: Säkerställ dataintegritet och konsistens i alla dina dokument och minimera fel.
- Flexibilitet: Anpassa dina dokument med anpassade formler och formatering efter dina specifika behov.
- Hastighet: Skapa snabbt professionella dokument med fördesignade mallar och automatiseringsfunktioner.
Exportera Smartsheet-data för bättre kontroll och maximerad effektivitet
Smartsheet är ett värdefullt verktyg, men det kan kännas begränsande när det gäller avancerad dataanalys eller anpassade rapporter. Genom att exportera dina Smartsheet-data till Excel eller Google Sheets får du större flexibilitet med kraftfullare verktyg för datahantering, visualisering och delning.
Letar du efter ännu fler funktioner? ClickUp erbjuder en mer omfattande projektledningslösning med funktioner som tabell- och Gantt-vyer, tillsammans med smidiga datahanteringsfunktioner. Den är utformad för att skala med ditt team och erbjuder en anpassningsbar plattform som växer med dina behov.
Upplev skillnaden – registrera dig för ClickUp idag för ett mer flexibelt och effektivt sätt att hantera dina projekt!