Smartsheet och Excel: En jämförelseguide

Att hantera projekt över flera avdelningar innebär ofta att man måste hantera olika kalkylblad, vilket kan leda till förvirring och ineffektivitet.

Microsoft Excel har länge varit ett populärt verktyg för att organisera data, men Smartsheet erbjuder Excel-liknande funktioner med förbättrade projektledningsfunktioner.

I den här bloggen utforskar vi styrkorna och svagheterna hos Smartsheet och Excel för att hjälpa dig att avgöra vilket verktyg som bäst passar dina projektledningsbehov.

Vi presenterar också en alternativ lösning som kan erbjuda ännu större flexibilitet och användarvänlighet.

Vad är Smartsheet?

Smartsheet är en molnbaserad projektledningsplattform med fler funktioner än ett vanligt kalkylbladsverktyg.

Tänk på det som en blandning mellan Excel och ett dedikerat projektledningsverktyg – men med smidigare arbetsflöden och mindre krångel när det gäller teamsamarbete.

Bland dess många funktioner finns Gantt-diagram, automatiserade arbetsflöden och anpassningsbara mallar.

Smartsheet-funktioner

Smartsheet har alla funktioner du behöver för att göra ditt liv enklare. Låt oss utforska dem tillsammans:

1. Samarbete i realtid

Med Smartsheet kan du och ditt team arbeta på samma dokument samtidigt – utan att behöva oroa er för versionshantering.

Alla kan göra uppdateringar, lämna kommentarer och följa framstegen utan att behöva hantera oändliga e-postbilagor.

Dessutom kan du tilldela uppgifter, lägga till bilagor, ställa in uppgiftsberoenden och följa upp med alla dina teammedlemmar för att hålla projektet på rätt spår (särskilt användbart om du arbetar med flera projekt).

2. Automatiserade arbetsflöden

Istället för att slösa tid på repetitiva uppgifter (skicka påminnelser, uppdatera statusfält etc.) kan du ställa in smarta triggers med Smartsheets automatiserade arbetsflöden.

Tänk på det som att ställa upp dominobrickor – en handling utlöser en annan tills allt faller på plats perfekt.

Vill du meddela ditt team när en deadline närmar sig? Smartsheet skickar en avisering.

Behöver du uppdatera ett fält när en uppgift är klar? Klart. Automatiskt.

Det bästa av allt?

Du kan anpassa dessa arbetsflöden efter ditt teams unika processer, vilket sparar tid och samtidigt säkerställer att ingenting faller mellan stolarna.

3. Gantt-diagram och resurshantering

Om du gillar att se dina projekt presenterade i en lättförståelig tidslinje kan Gantt-diagram bli ditt nya produktivitetsverktyg.

Med Gantt-diagram i Smartsheet kan du kartlägga alla uppgifter, deadlines och uppgiftsberoenden så att du alltid har en tydlig bild av projektets framsteg. Du behöver inte längre försöka lista ut vad som ska göras och när – du kan se allt på en gång.

Smartsheet ger dig också verktyg för att fördela ditt teams tid och är mycket användbart för resurshantering.

Du kan spåra timmar, hantera budgetar, samordna mellan team och göra så mycket mer – allt utan att behöva hantera det vanliga kaoset.

4. Sömlös integration

Smartsheets sömlösa integration med verktyg som Google Workspace, Microsoft Teams och Power BI tar ditt arbetsflöde till en ny nivå.

I stället för att växla mellan olika appar samlar Smartsheet all din data på ett ställe, vilket underlättar samarbetet och förbättrar datavisualiseringen.

Du kan också hämta data från externa källor, vilket gör det enklare att hålla allt synkroniserat och uppdaterat.

5. Mobilappar och molnlagring

Behöver du hantera dina projekt när du är på språng? Smartsheets mobilappar gör det möjligt och ger dig fullständig kontroll över dina projekt på distans.

Oavsett om du är på möte eller utanför kontoret kan du snabbt kontrollera uppgiftsförloppet, uppdatera status eller göra ändringar med bara några få klick.

Smartsheets molnlagringstjänster håller alla dina data säkra och tillgängliga – inga fler förlorade filer eller föråldrade versioner.

Priser för SmartSheet

Vad är Excel?

I årtionden har Microsoft Excel varit det självklara kalkylverktyget för allt från att skapa diagram och analysera finanser till att organisera företagsdata.

Excel erbjuder kraftfulla funktioner för dataanalys. Detta gör det till ett viktigt verktyg i Microsoft Office-paketet för alla som hanterar komplexa beräkningar, strukturerade data eller databaser.

Det fokuserar starkt på datamanipulation och visualisering av data. Du kan skapa komplexa formler, utföra komplexa beräkningar och organisera stora mängder information i dess signaturrutnätlayout.

Dessutom integreras Excel med andra Microsoft Office-program. Detta gör det avgörande för arbetsflöden som är beroende av smidiga övergångar mellan andra MS-verktyg, såsom PowerPoint-presentationer och Word-dokument.

Excel-funktioner

Om du bara har använt Excel som ett kalkylverktyg går du miste om mycket!

Excel är ett kraftfullt program som förenklar data- och projektledningsuppgifter. Det hanterar allt från avancerad datavisualisering till storskaliga projekt (till exempel årliga företagsrevisioner) utan problem.

Här är anledningen till att Excel fortfarande är ett av de mest kända verktygen i branschen:

1. Komplexa beräkningar och formler

Tänk dig att du hanterar marknadsföringsteamets årliga budget. Med funktionen SUMIF kan du beräkna de totala utgifterna för specifika kampanjer baserat på kriterier som månad eller kanal.

Behöver du bryta ner kostnaderna per kvartal ytterligare? Använd bara funktionen "VLOOKUP" för att hämta exakt de data du behöver från flera ark.

Med ett omfattande bibliotek med formler gör Excel det möjligt för användare att bearbeta siffror, automatisera uppgifter och till och med genomföra finansiella analyser utan svårigheter.

Dessutom kan Excels formler integreras över flera kalkylblad. Detta hjälper till att organisera och spåra projektdata eller till och med visa den i ett mer lättförståeligt format.

2. Verktyg för datavisualisering och diagramskapande

Excels inbyggda diagramverktyg är en livräddare när det gäller datavisualisering.

Du kan enkelt konvertera datarader till stapeldiagram, cirkeldiagram eller Gantt-diagram för effektiv datavisualisering, vilket förenklar storskaliga projekt och komplexa data.

Men det är inte allt!

Excel kan också integreras med Power BI för en ännu kraftfullare affärsinformation och analysupplevelse.

3. Uppgiftsautomatisering med makron

Excels funktion för automatisering av uppgifter, även känd som makro, är en game changer för dem som vill höja sin produktivitet.

Trött på att kopiera och klistra in månatliga försäljningsdata i tio olika kalkylblad?

Ställ bara in ett makro, tryck på en knapp, och det är klart (ja, det är så enkelt).

Måste du färgkoda oändliga rader? Ställ in ditt makro, klicka, och din kalkylblad är nu organiserad (ja, det är så enkelt).

Med makron kan du automatisera repetitiva uppgifter som formatering, datainmatning och till och med generering av rapporter. Det är som att ha en personlig assistent för ditt kalkylblad.

När du har ställt in dina makron sköter de de tråkiga uppgifterna så att du kan fokusera på viktiga saker som dataanalys och ledning av teammedlemmar.

Makron är särskilt användbara när du hanterar projektledningsuppgifter eller omfattande datamängder, eftersom de sparar tid och minskar risken för fel.

4. Samarbete i realtid (Excel Online)

Excel har kanske inte Smartsheets inbyggda samarbetsfunktioner, men med Excel Online kan ditt team fortfarande redigera samma kalkylblad.

Inga fler huvudbry över vilken version vi använder!

Dela bara länken så kan alla dyka in, göra ändringar och lägga till kommentarer precis som i en gruppchatt.

Dessutom kan du när som helst överföra data till en PowerPoint-presentation. Eller dela med dig av dina insikter i en diskussion i Microsoft Teams.

5. Integration med andra Microsoft Office-verktyg

Behöver du lägga till några extra kolumner i din PowerPoint-presentation innan det sista veckomötet? Klistra in Excel-tabellerna.

Behöver du länka live-data till din rapport i Word-dokumentet?

Inga problem. Ändra data i Excel så uppdateras ditt Word-dokument automatiskt.

Behöver du ännu mer samarbete i realtid? Hoppa bara över till Microsoft Teams, dela kalkylbladet och brainstorma med ditt team utan att byta app.

Dessutom stöder Excel molnlagringstjänster, så att du kan lagra dina Excel-filer och arbeta med dem var du än befinner dig.

Priser för Excel

Smartsheet och Excel: jämförelse av funktioner

Dags för striden!

Både Smartsheet och Excel är fantastiska verktyg, men hur står de sig mot varandra? Vi har jämfört Excel och Smartsheet funktion för funktion.

Funktion nr 1: Samarbete i realtid

I den första omgången av debatten mellan Smartsheet och Excel tittade vi på realtidssamarbete, och Smartsheet ligger klart i ledningen.

Till skillnad från Excel, som kräver att flera versioner delas eller att man har tillgång till Excel Online, låter Smartsheet dig och ditt team samarbeta i realtid – oavsett om ni tilldelar uppgifter, gör uppdateringar eller lämnar kommentarer.

Alla är på samma sida, bokstavligen! Excel Online erbjuder vissa samarbetsfunktioner, men de känns lite klumpiga jämfört med Smartsheets smidiga, inbyggda automatisering av arbetsflöden.

Funktion nr 2: Verktyg för datavisualisering och diagramskapande

Det finns ingen klar vinnare i denna aspekt av kampen mellan Smartsheet och Excel. Båda erbjuder robusta funktioner för datavisualisering.

Med sina diagramverktyg och integration med Power BI är Excel fantastiskt för att skapa stapeldiagram, cirkeldiagram och mycket mer. Det har länge varit det självklara valet för att visuellt visa data.

Smartsheet ligger dock inte långt efter, med mångsidiga vyer som Gantt-diagram, kalendrar och rutnät som gör det enklare att visualisera och hantera projektdata.

Om du hanterar stora projekt kan du använda vilken av plattformarna som helst, men valet beror på vilken presentationsstil du föredrar.

Funktion nr 3: Automatiserade arbetsflöden

Därefter jämförde vi automatiserade arbetsflöden, och Smartsheet tog lätt ledningen.

Smartsheets automatisering hjälper till att hantera repetitiva uppgifter som att skicka påminnelser eller uppdatera statusfält och gör uppgiftshanteringen mycket smidigare.

Excel har inte denna inbyggda funktion, men du kan använda makron för att automatisera uppgifter. Men låt oss vara ärliga – makron kräver en brantare inlärningskurva och är inte lika intuitiva som Smartsheets automatiseringsverktyg.

Funktion nr 4: Sömlös integration

När det gäller integration har Excel ett försprång framför konkurrenterna.

Tack vare sina djupa kopplingar till Microsoft Office-ekosystemet kan Excel enkelt integreras med PowerPoint-presentationer, Word-dokument och Microsoft Teams. Du kan länka live-data mellan appar och göra uppdateringar över hela linjen.

Smartsheet integreras också med verktyg som Google Workspace och Power BI. Ändå ger Excels dominans inom Microsoft Office-applikationer det övertaget för användare som redan har investerat i den sviten.

Funktion nr 5: Inlärningskurva

Låt oss vara ärliga: de flesta av oss lärde oss Excel tidigt, och det är praktiskt taget ett av de första programmen som många av oss lärde oss.

Grunderna i Excel är lätta att lära sig, och även mer avancerade funktioner som komplexa formler och datafiltrering börjar kännas naturliga med lite övning.

Smartsheet är å andra sidan intuitivt för projektledning, men kan ta lite längre tid att lära sig, särskilt om du vill använda dess avancerade verktyg som automatiserade arbetsflöden och resurshantering.

Om du är en del av ett litet team eller precis har börjat använda projektledningsverktyg kan du uppleva att Smartsheets inlärningskurva är brantare än Excels.

Smartsheet vs. Excel på Reddit

Reddit-användare har mycket att säga om debatten mellan Smartsheet och Excel:

En frustrerad användare delade med sig av sina problem med Smartsheet:

Jag upplever att jag hela tiden stöter på begränsningar i Smartsheet som är mycket enklare att hantera i andra program.

De påpekade också problem med skriptfunktioner, kolumnkopiering och formulärdesign.

Men alla tycker inte likadant. En användare sa:

…Smartsheet är bättre när det gäller samarbete, men Excel är fortfarande mitt favoritverktyg för analys.

Vissa användare har hittat en bra balans genom att använda båda verktygen för olika uppgifter. Som en Redditor förklarade:

Smartsheet är utmärkt för automatisering, rapporter, instrumentpaneler etc., men passar bäst för små datamängder... Att arbeta med större datamängder i Smartsheet kan vara frustrerande på grund av dess begränsningar vad gäller rader/celler/referenser.

Den allmänna konsensusen på Reddit?

Smartsheet utmärker sig (ingen ordlek avsedd) inom projektledning och samarbete, men Excel är fortfarande favorit när det gäller dataanalys och hantering av stora datamängder.

Upptäck ClickUp – det bästa alternativet till Smartsheet och Excel

Nu när vi har jämfört Smartsheet och Excel utifrån flera aspekter är det dags att bekanta sig med ett nytt verktyg som erbjuder det bästa av två världar utan deras begränsningar.

Fler integrationer, inbyggda AI-funktioner, samarbete i realtid, automatiseringsfunktioner och mer än 1000 mallar för alla dina projektledningsbehov.

Säg hej till ClickUp.

Så här kombinerar ClickUp det bästa av Smartsheet och Excels styrkor (tillsammans med några extra funktioner).

ClickUps fördel nr 1: ClickUp-tabellvy

Föreställ dig all kraften i Excel-kalkylblad, men med inbyggda projektledningsverktyg.

Med ClickUps tabellvy hanterar du inte bara data – du omvandlar den till praktiska insikter som driver dina projekt framåt.

Låt oss till exempel säga att du hanterar en marknadsföringskampanj med olika leveranser, deadlines och bidragsgivare.

Med tabellvyn kan du enkelt tilldela uppgifter, spåra deadlines och övervaka framsteg i en strukturerad vy samtidigt som du hanterar din kampanjbudget och leverantörsuppgifter – allt utan att behöva växla mellan flera verktyg.

ClickUps fördel nr 2: Kalkylbladsmallar

Ladda ner den här mallen

Har du inte tid att bygga ett eget system från grunden?

Inga problem.

ClickUp-kalkylbladsmallen hjälper dig att komma igång. Från att hantera din finansiella analys till att organisera ditt nästa stora projekt – med den här mallen slipper du konfigurationen och kan direkt sätta igång.

Till skillnad från Excel, där det kan kännas komplicerat att skapa en mall från grunden, gör ClickUp det snabbt, enkelt och, vågar vi säga, roligt!

Om du vill ha extra flexibilitet ger ClickUps redigerbara kalkylbladsmall dig en helt anpassningsbar upplevelse.

ClickUps fördel nr 3: Automatisering och AI

Hämmar repetitiva uppgifter dig? Inte längre.

ClickUp Automations gör det enkelt att effektivisera arbetsflöden. Tillsammans med ClickUp Brain är det en assistent som du kan delegera vanliga dagliga uppgifter till. Allt du behöver göra är att beskriva din automatisering, så konfigurerar AI:n den direkt – utan att du behöver programmera.

Oavsett om du skickar påminnelser, uppdaterar status eller utlöser åtgärder baserat på villkor, tar ClickUp hand om de repetitiva uppgifterna så att ditt team kan fokusera på helheten.

ClickUps fördel nr 4: Uppgiftshantering för team

Att leda ett team har aldrig varit enklare tack vare ClickUps projektledningslösning. Tänk Gantt-diagram, resursuppföljning och delegering av uppgifter – på ett enkelt sätt.

Tänk dig att du leder ett produktutvecklingsteam.

Med ClickUps Gantt-diagram kan du se hela projektets tidslinje på ett ögonblick – så att du kan hålla ordning på prioriteringar, tydliga beroenden och enkelt följa framstegen.

Och när det är dags att dyka in i detaljerna är ClickUp Tasks det självklara valet för att organisera och fördela det praktiska arbetet.

Du kan enkelt hantera arbetsbelastningen och se till att ingen blir överbelastad, samtidigt som du använder ClickUp Docs för att lagra alla relevanta projektdetaljer och filer.

ClickUp Whiteboards möjliggör brainstorming-sessioner, medan ClickUp Forms samlar in feedback eller förfrågningar från intressenter, allt inom samma plattform. Och om du behöver en anpassad vy av ditt projekt kan du lita på ClickUp Views – inklusive Gantt-diagram – för att organisera din instrumentpanel precis som du behöver den.

Välj det smartare verktyget än Excel: ClickUp

Så, vilket av dessa databashanteringssystem ska du välja – Smartsheet, Excel eller ClickUp?

Om dataanalys är ditt huvudfokus är Excel svår att slå. Microsoft Excel är fortfarande det självklara valet när det gäller kalkylblad för att bearbeta siffror och analysera data, särskilt när det gäller komplexa beräkningar.

Å andra sidan är Smartsheet ett utmärkt val om du vill fokusera mer på samarbete och automatisering.

Men om du letar efter det bästa av två världar är ClickUp det perfekta valet för dig.

ClickUp kombinerar kraftfull datahantering med realtidssamarbete och AI-driven automatisering för att effektivisera ditt teams produktivitet i alla projekt.

Är du redo att lyckas med dina projekt? Du kan börja använda ClickUp gratis redan idag!