För projektledningskontor och projektledare som hanterar flera projekt samtidigt är det lätt att gå vilse i den dagliga rutinen. Det kan vara svårt att följa och mäta framsteg, se till att alla är samordnade och optimera teamets arbetsbelastning. Ingenting ger en bättre överblick än att se helheten via projektdashboarden.
Projektportföljens instrumentpanel ger dig en fullständig översikt över projektets hälsa, hur arbetet fortskrider för varje projekt och omfattande realtidsrapporter om den övergripande tidsplanen, budgeten och statusen. De garanterar att viktig projektinformation är tillgänglig och åtkomlig när du eller dina intressenter behöver den.
Att skapa en projektportfölj-dashboard för första gången kan vara skrämmande på grund av allt planerings- och designarbete som krävs, och du kan till och med komplicera portfölj-dashboarden.
Tänk om vi berättar att avancerad programvara för projektportföljhantering har förenklat processen?
Läs vidare för att lära dig hur du skapar dynamiska projektportföljhanteringspaneler för att optimera din projektplanering och genomförande med hjälp av ClickUp, de bästa exemplen och mallarna som hjälper dig att komma igång snabbt.
Vad är projektportföljhantering?
Projektportföljhantering är ett strategiskt sätt att hantera en organisations projekt för att uppnå dess affärsmål. Det innefattar att begränsa och prioritera en uppsättning projekt som är i linje med målen för din verksamhet.
Projektportföljhantering syftar till att maximera värdet på dina projekt genom att utvärdera och hantera aspekter som risker, budgetar och tillgängliga resurser.
Vad är en projektportföljhanteringsdashboard?
Ledningsgruppen, portföljförvaltarna och projektledarna använder en projektportföljhanteringsdashboard för att centralt visualisera alla projekt och deras framsteg. Dashboarden har diagram och mätvärden som gör det möjligt att övervaka hälsoindikatorernas prestanda och visa viktiga milstolpar, budgetinformation och resurstillgänglighet.
I moderna organisationer är projekt sammankopplade när det gäller resurser, tidsplaner och leveranser, och resultaten och framgångarna är ömsesidigt beroende av varandra. En central portföljpanel visar denna information i en enda vy.
Du kan antingen skapa en projektportföljhanteringspanel eller använda projektportföljhanteringslösningar som ClickUp för att göra det enklare.
Med ClickUp Dashboards kan du visualisera och analysera dina projekt från ett enda kontrollcenter. Du får inte bara en översikt över de projekt du arbetar med, utan kan också dela dem med viktiga intressenter. På så sätt kan alla hålla koll på hur olika projekt fortskrider.
ClickUp-dashboard hjälper oss att presentera data på ett meningsfullt sätt och sparar dessutom tid. Jag kan också skapa olika utrymmen där jag kan arbeta med problem och förbättringar. Dessutom kan vårt dagliga arbete övervakas, och tidsregistreringen för en specifik uppgift bidrar också till att förbättra arbetseffektiviteten.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Som projektledningsplattform låter ClickUp dig sätta upp mål, spåra tiden som läggs på enskilda uppgifter och projekt, identifiera flaskhalsar och lösa dem snabbt för att säkerställa att projektet slutförs.
Fördelar med att använda en projektportfölj-dashboard
Förbättrad synlighet
Få realtidsöverblick över projektets totala status, identifiera flaskhalsar, övervaka uppgiftsprestanda för projekt med hög insats och mäta kundnöjdhet.
Förbättrad kommunikation
Eftersom projektpaneler är en central knutpunkt för allt som rör ett eller flera projekt, säkerställer de att alla är på samma sida när det gäller deadlines, uppgifter, tilldelad budget och framsteg.
Bättre beslutsfattande
Omfattande vyer på portföljnivå av befintliga och potentiella projekt gör det möjligt för projekt- och portföljchefer att fatta datadrivna beslut för projektplanering och -genomförande, finansiell prognostisering och riskhantering.
Prestationsuppföljning
Dashboard-programvara hjälper dig att visualisera viktiga mätvärden på ett överskådligt sätt, inklusive teamets produktivitet, budgetfördelning, företagets mål och projektets hälsostatus.
Förbättrad effektivitet
Få en fullständig översikt över projektaktiviteter, budget, arbetsfördelning, resursanvändning för olika projekt och beroenden för att förenkla uppgiftsfördelningen, undvika utbrändhet hos medarbetarna och öka teamets effektivitet.
För att lyckas med dina projekt bör du prova olika programvaror för projektportföljhantering tills du hittar den som passar dina behov bäst.
Praktiska exempel på projektportföljpaneler
Här är några exempel på projektportfölj-dashboards från verkligheten som hjälper dig att förstå hur de kan hantera flera projekt.
1. Agila instrumentpaneler för scrumteam
En agil teamdashboard ger insyn i projektets hälsa och ger dig överblick över teamets prestanda och sprintframsteg.
När den används i arbetsflödet för mjukvaruutveckling ger den agila projektportföljhanteringspanelen (PPM) en detaljerad översikt över potentiella flaskhalsar, viktiga mätvärden, framsteg och högprioriterade frågor för pågående projekt i ett mycket visuellt format.
Elementen i den agila instrumentpanelen inkluderar:
Sprint-backlog
Den visas som en lista eller en Kanban-tavla och visar återstående arbetsuppgifter, deras status (att göra, pågående, klart) och beräknad arbetsbelastning. Med ökad insyn i sprintens arbetsbelastning kan du se hur du närmar dig sprintmålet.
Burndown-diagram
Denna linjediagram visar story points (återstående arbete) i förhållande till återstående tid i sprinten – för att visuellt följa sprintens framsteg och möjliggöra proaktiva justeringar för att säkerställa att sprinten slutförs.
Ledtid
Ledtiden visar den totala tiden från att ett arbetsmoment påbörjas till dess att det slutförs och släpps. Den används för att identifiera leveransförseningar, optimera släppningsprocesser och förbättra tiden till marknaden.
Proffstips💡: För att burndown-diagrammet ska vara ett effektivt verktyg för ditt team bör du sätta upp rimliga mål, dra lärdom av tidigare sprintar och se till att du inte överbelastar dina team.
2. Dashboards för resursallokering
När du har delade resurser som arbetar med olika projekt eller planerar resursfördelning för ett potentiellt projekt, visar denna projektportfölj-dashboard hur resurserna fördelas mellan olika projekt.
ClickUps arbetsbelastningsvy hjälper dig att avgöra vad ett team (och teammedlemmar) har på sin agenda, var prioriteringarna överlappar varandra, vad som prioriteras och vilka uppgifter som kan skjutas upp – allt på en enda instrumentpanel.
Proffstips💡: Ställ in daglig eller veckovis arbetsbelastningskapacitet för enskilda teammedlemmar. Du kan ställa in kapacitet för timmar, uppgifter och Scrum-storypoäng.
3. Dashboards för företagsledning
Denna projektportföljhanteringspanel visar hälsotillståndet och framstegen för dina affärsmål.
Anpassa ClickUp-dashboards för att enkelt planera och följa upp dina kvartalsmål. När flera avdelningar är involverade i produktportföljhantering hjälper ClickUps listvy dig att följa upp statusen för varje uppgift, den beräknade budgeten och framstegen.
Alla, inklusive teammedlemmar, projektledare, intressenter och ledningen, får insikt i projektportföljens strategiska initiativ och prioriteringar.
Proffstips💡: Använd mallar för portföljhantering för att spåra dina uppgifter. PPM-dashboards förbättrar trots allt effektiviteten och den strategiska framsyntheten hos ett projektledningskontor (PMO).
4. Dashboards för driftshantering
Inom projektledning ger en verksamhetsdashboard realtidsinformation om hur organisationens olika operativa processer fortskrider. Den gör det möjligt för intressenter att övervaka dagliga aktiviteter, spåra strategiska och operativa prioriteringar samt utforska data på många nivåer för att analysera och identifiera svagheter i verksamheten.
Proffstips💡: Med rollbaserad åtkomst kan du i ClickUp anpassa vilka teammedlemmar som kan göra ändringar i instrumentpanelen och vilka som kan visa den för att följa framstegen.
Viktiga komponenter i en projektportfölj-dashboard
1. Projektöversikt
Dela en sammanfattning av projektets omfattning och mål så att alla vet vad de arbetar med. Den ska innehålla övergripande information såsom projektnamn, involverade teammedlemmar, beskrivningar, total budget och strategiska mål som ska uppnås.
2. Statusindikatorer
Ställ in visuella indikatorer på PPM-dashboards för att enkelt identifiera projektstatus. Till exempel kan röd färg indikera ofullständiga uppgifter, grön färg indikera slutförda aktiviteter och orange färg indikera pågående arbete.
3. Diagram och grafiska rapporter
Projektledningsdiagram är ett utmärkt sätt att visualisera data, trender och mätvärden relaterade till dina projekt. Det finns många olika typer av diagram, till exempel Gantt-diagram, projekt tidslinje, hastighet, burnup, linje, arbetsfördelningsstruktur och linjediagram.
Med ClickUps Gantt Chart View kan du till exempel se dina projekt på en tidslinje. Den ger dig information om uppgifter och beroenden så att du kan hantera deadlines från en enda källa.
4. Projektverktyg
Projektverktyg mäter framstegen för uppgifter och aktiviteter under ett projekts livscykel och hjälper teammedlemmarna att hålla ordning, spåra sina respektive uppgifter, se försenade uppgifter och övervaka tidsplaner.
Att skapa en detaljerad projektspårare kan dock vara en arbetsintensiv process. ClickUp erbjuder mallar för projektsspårare som kan anpassas för alla typer av projekt.
Ett exempel: ClickUps mall för projektuppföljning används ofta för att hantera projektbudgetar och deadlines. Den hjälper teamledare att se helheten med uppdateringar i realtid och samlar alla projekt på ett ställe för att underlätta samarbete mellan avdelningar.
Proffstips💡: Använd den här mallen för att skapa flera spårare för återkommande projekt. Det hjälper dig att spara tid efter uppstartsmötet så att du kan komma igång direkt.
5. Resurshantering
Resurshantering gör det möjligt att se hur effektivt olika resurser (anställda, budgetar, utrustning) fördelas för olika uppgifter och om de utnyttjas effektivt.
ClickUp erbjuder flera funktioner som kan hjälpa dig att hantera dina resurser.
- ClickUp Time Tracking: Spåra tiden som är kopplad till alla uppgifter på olika enheter, skapa rapporter för att se hur mycket tid som har lagts på varje uppgift och dela tidsuppskattningar för att planera dina projektleveranser.
- ClickUp-vyer: Med över 15 vyer kan du få en översiktlig bild av alla dina projekt och deras framsteg. Med hjälp av dessa vyer kan du justera tidslinjer och prioriteringar, lägga till beroenden och se vad som är nästa steg.
- ClickUp-mål: Lägg till uppgifter från dina projekt till ett mål och se till att du ligger i fas med projektets deadlines. Du kan skapa mål för flera projekt och visa dem på ett och samma ställe.
6. Riskhantering
Den belyser de potentiella risker som kan påverka din projektportfölj. Riskhantering ger intressenterna en bättre förståelse för hinder, deras sannolikhet och inverkan, samt hur man kan mildra dem. Dessutom hjälper den dig att spåra och utvärdera om dina riskhanteringsåtgärder fungerar och hur du kan minimera riskernas inverkan på projektresultaten.
7. Intjänat värde
Det intjänade värdet representerar det totala värdet av allt arbete som slutförts inom en viss tid. Det uttrycks i valuta och kan mätas genom att studera andelen uppgifter och leveranser som slutförts fram till en viss tidpunkt i projektets tidsplan.
8. Finansiella och budgetmässiga mått
Finansiella och budgetmässiga mått inkluderar mätning av den totala budgeten jämfört med faktiska utgifter, kostnadsavvikelser, avkastning på investeringar och finansiella resultat, så att intressenterna kan hålla koll på budgeten på en sida i instrumentpanelen och fatta beslut om resursfördelning.
9. Åtkomst via webbläsare
Dina projektledare bör kunna visa och hantera projektportföljens instrumentpanel i sin webbläsare för att övervaka framstegen på distans från olika enheter. Detta är särskilt viktigt när du har distribuerade team.
Hur man skapar en projektportfölj-dashboard
1. Definiera tydligt målen för din instrumentpanel
Innan du skapar din projektportfölj-dashboard måste du förstå varför du gör det och identifiera vem som kommer att använda den. Skapa sedan PPM-dashboarden så att den överensstämmer med de behov, mätvärden och krav som dina intressenter behöver spåra.
Din instrumentpanel syftar till exempel till att ge ledningen en övergripande översikt över din projektportfölj och hur relaterade projekt fortskrider. Det innebär att din instrumentpanel ska innehålla information om antalet aktiva projekt, den övergripande framsteg, viktiga prestationsindikatorer och potentiella risker.
2. Konsolidera data
Samla in viktig projektledningsdata från de verktyg du använder för att hantera dina projekt och spåra och analysera vad som fungerar. Överväg att inkludera data från dina projektledningsverktyg, databaser, kalkylblad och andra externa affärskällor som de relevanta teamen använder.
3. Identifiera dina viktigaste mätvärden och KPI:er
Därefter måste du bestämma vilka mätvärden och KPI:er som ska spåras – som överensstämmer med dina affärs-, avdelnings- eller projektmål och gör det möjligt för dig att fatta strategiska beslut om projektet, affärsverksamheten och processerna.
Proffstips💡: Att välja viktiga mätvärden och prestationsindikatorer bör vara en teamaktivitet. Börja med att brainstorma på ClickUp Whiteboards , samla in teamets svar med ClickUp Forms och kommunicera med teamet med hjälp av ClickUp Chat View utan att svettas.
4. Välj ett verktyg för projektportföljhantering
Ett verktyg för projektportföljhantering är ett centraliserat system där du kan lagra all information som rör din projektportfölj. Du kan använda det för att skapa projektplaner, dokumentera nödvändig information, hantera scheman, tilldela uppgifter till teammedlemmar och följa framstegen.
ClickUps projektledningsprogramvara erbjuder till exempel flera omfattande funktioner som kan hjälpa dig att tilldela uppgifter, visa framsteg, spåra viktiga mätvärden, visualisera din projektinformation, få fullständig insyn i flera projekt med automatiserade realtidsrapporter och hantera dina resurser på ett optimalt sätt – allt på en enda plattform.
5. Utforma layouten för din instrumentpanel
Med all information du har samlat in kan du organisera instrumentpanelen i olika sektioner och använda diagram och visualiseringar för att skapa olika portföljinstrumentpaneler.
Att skapa en omfattande instrumentpanel är ingen lätt uppgift om du har ont om tid eller erfarenhet.
Du kan använda en mall för projektportfölj som utgångspunkt. Till exempel är ClickUps mall för projektportfölj ett plug-and-play-verktyg som säkerställer att projekt samordnas mellan olika avdelningar samtidigt som du övervakar deras status och framsteg.
Här är några intressanta funktioner i ClickUps projektportfölj-dashboard:
- Taggar: Se status för alla dina projekt med hjälp av taggar. Till exempel klar, blockerad, avvisad osv.
- Färgkoder: ClickUps anpassningsbara mallar erbjuder ett brett utbud av färger att välja mellan, så att du kan lägga till specifika färger för varje status för att enkelt övervaka projektets framsteg.
- Vyer: Du kan använda över 15 olika typer av vyer för att visualisera ditt arbete på det sätt du vill. Låt oss ta en titt på tre sätt att visa dina projekt i ClickUps projektledningsprogram: Listvy: Organisera och gruppera dina projekt i olika kategorier. Dina uppgifter och aktiviteter kan ses på ett ögonblick i ett listliknande format. Det gör att du kan se vilka projekt som är pågående, under granskning eller slutförda Boxvy: Håll dig uppdaterad om ditt teams prioriteringar med hjälp av boxvyn. Du kan spåra ditt teams arbetsbelastning, slutförda projekt och mer från en enda instrumentpanel Aktivitet: Få en detaljerad bild av dina teammedlemmars aktivitet och se vad varje person har arbetat med i ett projekt. Du kan välja typ av aktivitet och se motsvarande projektdetaljer
- Listvy: Organisera och gruppera dina projekt i olika kategorier. Dina uppgifter och aktiviteter kan ses på ett ögonblick i ett listliknande format. Det gör att du kan se vilka projekt som är pågående, under granskning eller slutförda.
- Box View: Håll dig uppdaterad om ditt teams prioriteringar med hjälp av Box View. Du kan spåra ditt teams arbetsbelastning, slutförda projekt och mycket mer från en enda instrumentpanel.
- Aktivitet: Få en detaljerad översikt över dina teammedlemmars aktiviteter och se vad varje person har arbetat med i ett projekt. Du kan välja typ av aktivitet och se motsvarande projektinformation.
- Listvy: Organisera och gruppera dina projekt i olika kategorier. Dina uppgifter och aktiviteter kan ses på ett ögonblick i ett listliknande format. Det gör att du kan se vilka projekt som är pågående, under granskning eller avslutade.
- Box View: Håll dig uppdaterad om ditt teams prioriteringar med hjälp av Box View. Du kan spåra ditt teams arbetsbelastning, slutförda projekt och mycket mer från en enda dashboard.
- Aktivitet: Få en detaljerad översikt över dina teammedlemmars aktiviteter och se vad varje person har arbetat med i ett projekt. Du kan välja typ av aktivitet och se motsvarande projektinformation.
6. Testa och validera
Du måste göra några preliminära tester för att säkerställa att din dashboard fungerar som du tänkt dig och samla in feedback och godkännande från ditt team och dina intressenter för att göra nödvändiga justeringar.
7. Distribuera
Nu är du redo att implementera din instrumentpanel.
Gå igenom din dashboard och vad den innebär med alla som är involverade i projektet. Ge teamet ordentlig utbildning så att de vet hur man använder dessa dashboards. Se till att dessa dashboards uppdateras regelbundet och förblir relevanta. Du kan även göra periodiska ändringar för att anpassa dem efter förändrade affärskrav.
Konsolidera dina projektportföljpaneler med ClickUp
En precis och välstrukturerad instrumentpanel kan hjälpa dig att smidigt hantera alla projekt du arbetar med.
ClickUp tar detta ett steg längre och låter dig utnyttja dess funktioner, såsom uppgifts- och resurshantering, tidsspårning, KPI-spårning och anpassningsbara mallar för att effektivisera din projektledning.
Som projektportfölj- och projektledningsprogramvara är det bästa med ClickUp att det automatiserar flera repetitiva uppgifter, såsom uppgifts- och arbetsbelastningshantering, uppföljning och rapportering av framsteg, schemaläggning av varningar vid förseningar och tillgänglighet på olika enheter för distansarbetande team.
Om du vill uppnå framgångsrika resultat, oavsett projektets komplexitet, kan du börja skapa interaktiva projektportfölj-dashboards genom att registrera dig gratis på ClickUp.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Vad är en projektportfölj-dashboard?
En projektportfölj-dashboard är ett visuellt verktyg för att spåra framstegen för alla projekt du hanterar. Den ger insikter om viktiga mätvärden, prestationsindikatorer och projektstatus – vilket är avgörande för att bedöma projektets övergripande hälsa och säkerställa att det överensstämmer med dina affärsmål.
2. Vad är skillnaden mellan en portfölj och en översikt?
| Portfölj | Dashboard | |
| Definition | En portfölj är en samling av alla olika projekt som du hanterar. Istället för att hantera olika projekt individuellt tenderar företag att gruppera relaterade projekt. | Omvänt är en dashboard en visuell representation av hur de olika projekten i din portfölj fortskrider. Den innehåller viktiga mätvärden, milstolpar, leveranser, resursallokering och uppgiftsberoenden. |
| Används för att | Optimera resursfördelningen och prioritera initiativ. | Utvärdera hur projekten hänger ihop och identifiera hur resurserna kan hanteras utan att det uppstår brist. |
3. Vad ingår i en projektportfölj?
En portfölj innehåller relaterade projekt som är avgörande för att uppnå organisationens övergripande mål. Varje projekt i portföljen har omfattning, leverabler, milstolpar, tidsplaner och dokumentation såsom planer, scheman, riktlinjer och statusrapporter.