Hur man skapar och hanterar korrekta projektantaganden [Komplett guide med över 30 exempel]

Vi gör antaganden eller förutsättningar i vårt dagliga liv – till exempel antar du att din bil kommer att fungera på morgonen och ta dig till jobbet i tid. Eller att din telefon inte slutar fungera när du försöker hitta en adress med Google Maps.

Föreställ dig nu att du gör dessa antaganden som projektledare – plötsligt står mycket mer på spel. Med målet att leverera ett projekt i tid har du många antaganden, som tillgång till resurser eller godkännande av den begärda budgeten i tid, att ta hänsyn till när du utarbetar en projektplan.

Som du kan föreställa dig är det svårt att hantera projektantaganden. Du kan inte förlita dig på gissningar, eftersom felaktiga antaganden kan förstöra projektleveransen, särskilt om du inte har reservplaner och är oförberedd på att hantera tillhörande risker.

I den här artikeln diskuterar vi hur man identifierar och hanterar projektantaganden för att uppskatta projektledningsresultaten mer exakt. Vi lär oss om:

Förstå projektantaganden

Projektantaganden är faktorer, händelser och omständigheter som projektledare och deras team antar vara sanna – även om det inte finns några empiriska bevis som stöder dem.

Alla projektledare förlitar sig på vissa antaganden under hela projektets livscykel. Från projektplaneringsprocessen till utveckling och leverans hjälper rätt uppsättning antaganden dem att visualisera projektets framgång och förhindra hinder som:

Trots att det inte finns några bevis för dem, baseras de flesta projektantaganden på datatrender och tidigare erfarenheter eller är välgrundade gissningar. De verkar vara sunt förnuft – tills de inte är det längre och blir en projektrisk. 🥲

Varför varje projektantagande kan vara en potentiell risk och hur man hanterar osäkerheten.

Antaganden kallas så eftersom de bygger på okända faktorer och osäkerheter.

Det finns alltså alltid ett samband mellan antaganden och risker. Flera saker kan gå fel, ogiltigförklara dina antaganden och skaka om din projektledning. Därför behöver du ha en plan som hjälper dig att ta hänsyn till de potentiella risker du kan stöta på om dina antaganden går snett.

Framgångsrika projektledare hanterar vanligtvis dessa osäkerheter genom att:

Proffstips: När du identifierar viktiga antaganden är det alltid klokt för projektledaren att anteckna den potentiella risken parallellt. Ett snabbt sätt att göra detta är genom ClickUp Risk Assessment Whiteboard Template – den har en färgkodad karta som hjälper dig att spåra sannolikheten och allvarlighetsgraden för alla projektrisker.

Risker relaterade till opålitliga projektantaganden hamnar ofta i det övre högra hörnet av kartan och kräver ständig övervakning.

6 vanliga typer av projektantaganden

Vi kan dela in projektantaganden i olika kategorier beroende på vad de fokuserar på. Kategoriseringen är upp till dig, men här är de sex vanligaste typerna med exempel:

1. Driftsrelaterade projektantaganden

Alla projektledare känner till de inneboende riskerna i den dagliga verksamheten, såsom ändringar i projektets omfattning, utrustningshaveri, konflikter inom teamet eller missförstånd med projektets intressenter.

Här är några breda projektantaganden relaterade till verksamheten som du kan överväga:

Många implicita antaganden här kan vara potentiella risker och leda till förseningar och till och med projektmisslyckanden, så det är viktigt att vara försiktig med dina uppskattningar. Istället för att anta 100 % tillgänglighet för teamet är det till exempel klokare att uppskatta 80 % tillgänglighet för att ta hänsyn till sjukfrånvaro och semester.

2. Antaganden om miljöprojekt

Miljöantaganden i projekt, även kallade platsantaganden, fokuserar på miljöfaktorer som du inte har någon kontroll över. Låt oss titta på några exempel på projektantaganden relaterade till miljöscenarier nedan:

Tips: Använd ClickUp Contingency Plan Template för att ta fram alternativa lösningar för miljöantaganden som inte stämt.

3. Tidsbaserade projektantaganden

Tidsbaserade eller schemalagda projektantaganden fokuserar på projektets varaktighet och syftar till att förutsäga hur lång tid varje aktivitet och uppgift kommer att ta. Du använder dem för att skapa en realistisk projektplan som du kan följa. ⌛

Några exempel på vanliga projektantaganden inom detta område:

4. Resursrelaterade projektantaganden

Dessa antaganden gäller tillgängligheten och hanteringen av alla resurser som behövs för att genomföra projekt, från material och teknik till humankapital.

Här är några exempel på resursantaganden:

Kartlägg dessa antaganden under projektplaneringsprocessen – du kan behöva godkännande från viktiga intressenter inom vissa områden (t.ex. budgetering).

5. Finansiella projektantaganden

Vissa team föredrar att registrera finansiella antaganden separat för att få mer detaljerade projektkostnadsberäkningar – tanken är att avsätta pengar för varje projektfas, uppgift eller milstolpe.

Här är några exempel på budgetantaganden:

6. Antaganden om projektets omfattning

Ett projektomfång beskriver leveransmål, krav och uppgifter som du måste slutföra för att uppnå ett fastställt slutresultat – ytterligare krav innebär att din ursprungliga projektplan blir värdelös. I grund och botten är hela ditt projektomfång en förutsättning.

Här är några exempel på projektantaganden i termer av omfattning:

Bonus: Använd ClickUp Project Scope Template eller ClickUp Project Charter Template för att organisera all data relaterad till projektets omfattning, inklusive projektberoenden, scheman och tidslinjer. Båda mallarna är samarbetsinriktade, vilket gör det möjligt för teammedlemmarna att bidra och göra ändringar i realtid för ökad transparens.

Hur hänger projektantaganden, beroenden och risker ihop?

Vi vet att projektantaganden, beroenden och risker styr projektets förlopp och hjälper till att hantera arbetsflödena effektivt – men hur påverkar dessa begrepp varandra? Låt oss ta reda på det.

Både antaganden och projektberoenden kan leda till risker, men på olika sätt. Som vi diskuterade tidigare har varje antagande en riskpotential, eftersom det alltid finns en chans att det är ogiltigt. I de flesta fall gäller antaganden för hela projektet. Du antar till exempel att dina projektmedlemmar kommer att nå milstolpar utan förseningar – men sannolikheten att de inte gör det är en risk.

Beroenden å andra sidan avser risker relaterade till två eller flera sammankopplade aktiviteter. Låt oss säga att ett projekt först måste få slutgiltigt godkännande från de viktigaste intressenterna för att kunna gå vidare till lanseringsfasen, vilket projektledarna antar att de kommer att få i tid.

I det här fallet är godkännandeuppgiften ett ”beroende”, eftersom en försening kan skjuta upp hela projektets lanseringstidplan – vilket innebär en ganska stor risk.

Projektantaganden, risker och begränsningar: en jämförelse

Projektantaganden, risker och begränsningar är överlappande begrepp, så låt oss belysa detta. 🔦

Låt oss fokusera på risker och begränsningar individuellt för att kunna jämföra dem.

Antaganden kontra projektrisker

Både antaganden och risker noteras innan ett projekt startar. Skillnaden här är att du vill att dina antaganden ska stämma för att projektet ska bli en framgång. För projektrisker är det dock tvärtom – de kommer att äventyra ditt projekt om de realiseras, så du behöver en riskhanteringsplan för att minska sannolikheten för varje dokumenterad risk.

Antaganden kontra projektbegränsningar

Projektbegränsningar är befintliga begränsningar som du måste ta hänsyn till när du gör projektantaganden. Till skillnad från antaganden som kan vara sanna eller inte, är begränsningar säkra. Enligt Project Management Institute finns det sex typer av projektbegränsningar:

Du identifierar antaganden och begränsningar tidigt under initieringsfasen. Varje projektantagande hjälper dig att planera och leda riktningen framåt, medan projektbegränsningar är som gränser som håller dig på rätt spår.

De 3 bästa strategierna för att hantera projektantaganden

Här är tre expertrekommenderade tips och strategier som hjälper dig att hantera projektantaganden under hela projektets livscykel. 🌻

1. Utnyttja kvalitativa verktyg för uppgifts- och projektledning

Om du vill hantera antaganden som ett proffs behöver du använda ett verktyg som hjälper dig att visualisera arbetsflöden för att upptäcka risker, få en överblick över projektets budget och personalresurser och göra justeringar i farten.

Om det låter omöjligt att hitta alla dessa alternativ i ett enda verktyg är det bara för att du inte har sett vad ClickUp kan göra!

ClickUp är ett av de högst rankade projektledningsverktygen på marknaden eftersom det har funktioner som hjälper dig att zooma in på detaljer i mikroprojekt och samtidigt hålla koll på helheten. 😍

Starta ditt projekt på rätt sätt med ClickUp Project Management-paketet.

Allt du behöver för att identifiera projektantaganden och hantera dem finns i ClickUps projektledningspaket.

Låt oss börja med ClickUp Docs – denna kunskapshanteringsfunktion kan hjälpa dig att skapa, redigera, dela och lagra all projektrelaterad dokumentation, från projektplan och projektbeskrivning till standardrutiner (SOP). Detta är också ett utmärkt alternativ om du behöver dokumentera antaganden, risker och avvikelser från dessa på ett och samma ställe.

I ClickUp Docs hittar du ClickUp Brain, en kraftfull AI-skrivassistent. Med den kan du brainstorma, skriva text eller sammanfatta din text för att spara tid och öka produktiviteten.

ClickUp Brain har en praktisk funktion som heter AI Tools – den låter dig använda över 100 forskningsbaserade uppmaningar för en mängd olika uppgifter i tvärfunktionella team. Om du till exempel väljer alternativet Projektteam visas anpassningsbara uppmaningar som Skapa omfattningsdokument och Skapa en projektriskhanteringsplan, som hjälper dig att utforma projektets antaganden.

Om du vill att du och dina intressenter ska ha klarhet över projektantaganden och deadlines kan du dessutom använda ClickUp-vyer. Du får över 15 alternativ för att observera projekt ur olika perspektiv, identifiera stabila eller felaktiga antaganden och proaktivt lokalisera beroenden och risker.

Använd listvyn för att organisera arbetsflöden eller tavelvyn för att sortera uppgifter baserat på hur långt de är färdiga. Dra nytta av avancerade vyer som arbetsbelastningsvyn för att hantera ditt teams arbetsbelastning eller Gantt-diagramvyn för att spåra projektbegränsningar och beroenden på en justerbar tidslinje med dra-och-släpp-funktion.

Behöver du diskutera risker med teamen snabbare? Använd chattvyn för att kommunicera med ditt team utan att lämna ClickUp, vilket minimerar behovet av långa möten och kontextbyten.

2. För en logg över antaganden

Tänk på en antagandeprotokoll som en projektledares dagbok – här registrerar du alla antaganden du gör från projektplaneringsfasen till projektgenomförandet.

Att ha alla projektantaganden samlade på ett ställe hjälper dig att hålla koll på dem, övervaka deras giltighet och göra ändringar när det behövs.

Använd ClickUp-mallar för att noggrant föra logg över antaganden.

ClickUp erbjuder över 1 000 mallar för olika ändamål, inklusive för att föra logg över antaganden. Dessa mallar har färdiga avsnitt och fungerar som en genväg till kvalitetsdokumentation.

Om du vill hantera projektantaganden rekommenderar vi att du kollar in ClickUps mallar för riskbedömning och projektbedömning.

Till exempel är ClickUp Assumption Grid Decision Matrix Template perfekt för att organisera projektantagandeprotokoll baserat på risk- och osäkerhetsfaktorer.

Du kan använda mallens anpassade fält för att ange dina antaganden, lägga till attribut till varje antagande och förklara dess inverkan på dina beslutskriterier. Funktionen för uppdateringar i realtid håller dina intressenter informerade om alla ändringar du gör.

När du är klar med antagandena kan du använda ClickUp Project Planner Template för att dela upp ditt projekt, organisera uppgifter och resurser samt följa framstegen för att säkerställa att dina antaganden är korrekta.

3. Övervaka dina antaganden kontinuerligt

Det räcker inte att dokumentera antaganden. Allteftersom projektet fortskrider kommer vissa av dina antaganden att visa sig stämma, medan andra kan visa sig vara ogiltiga. Det innebär att din projektplan kan komma att ändras och att du måste tänka snabbt för att justera teamets arbetsflöden.

Det är därför du som projektledare måste ständigt följa upp din lista över projektantaganden och hålla utkik efter oväntade händelser. Detta hjälper dig att upptäcka de minsta förändringarna och justera din kurs därefter.

Använd ClickUp för att övervaka och hantera antaganden

ClickUp erbjuder en rad lösningar för att identifiera projektantaganden som visar sig vara felaktiga. Du kan till exempel ställa in ClickUp Automations så att du får en varning om förändringar i kritiska antaganden och begränsningar.

Låt oss säga att din antagande är att en viss uppgift kräver 50 timmar – du kan konfigurera en enkel automatisering som skickar dig en avisering om den tid som spåras för uppgiften överstiger 50 timmar.

Dessutom kan du visualisera projektmått och genomföra antagandeanalyser med ClickUp Dashboards . Välj bland över 50 kort för att anpassa din instrumentpanel och presentera de specifika numeriska eller visuella data du är intresserad av. Att visualisera antaganden från tidigare projekt kan hjälpa dig att planera för framtida projekt och minimera avvikelser.

Övervinna utmaningar med projektantaganden

Att samordna projektantaganden är ingen lätt uppgift – det finns ett antal utmaningar som kan bromsa dig och påverka projektets framgång.

Här är några vanliga utmaningar och sätt att övervinna dem:

Osäkerhet

Det här är det största problemet med projektantaganden – man kan inte veta om de kommer att besannas eller inte. Tyvärr finns det inget sätt att övervinna osäkerheten, som är en del av alla projektantaganden.

Du kan dock hantera osäkerheter bättre genom att kommunicera deras inverkan med dina team och intressenter, dokumentera varje beslut som fattas och åtgärd som vidtas samt noggrant övervaka projektets tidsplan.

Dålig kommunikation

Bristande kommunikation mellan teammedlemmarna kan leda till missförstånd och förseningar i projektet. För att undvika detta måste du se till att dina medarbetare inte är rädda för att säga ifrån och uttrycka sina farhågor, särskilt när det gäller aspekter som resurshantering och leveranstider. Om du arbetar på distans kan du använda verktyg som ClickUp som möjliggör transparent kommunikation i realtid utan behov av spända och alltför formella möten.

Bonus: Använd ClickUp Whiteboards för att brainstorma resurshantering med tvärfunktionella team i realtid. Med dessa digitala tavlor kan du rita, skriva text, lägga till och koppla ihop former och skapa uppgifter i en mer avslappnad miljö som främjar enkel kommunikation.

Bristande vilja att förändras och anpassa sig

Både projektledare och intressenter måste vara flexibla och villiga att göra ändringar under resans gång för att anpassa sig till nya antaganden. Bristande vilja att göra detta från någon av parternas sida kan påverka projektets resultat.

När du hanterar antaganden i projektledningen ska du se till att alla inblandade förstår konsekvenserna av att inte anpassa sig till förändringar. Håll regelbundna möten med intressenterna, håll dem uppdaterade och förklara resonemanget bakom varje åtgärd och beslut.

Hantera projektantaganden med ClickUp

Att samordna projektantaganden är en av grundpelarna i framgångsrik projektledning. Utan antaganden kan du inte uppskatta projektresultat eller fastställa realistiska mål.

Som ett kostnadsfritt projektledningsverktyg erbjuder ClickUp allt du behöver för att föra en logg över projektantaganden, samarbeta med team och intressenter samt identifiera beroenden, begränsningar och risker på ett smidigt sätt.

Registrera dig för ClickUp idag och se hur lösningen hjälper dig att gå från antaganden till framgång. 🦋