Vad tänker du på när du hör ordet ”tvärfunktionell”?
Vi slutar med att föreställa oss den (ö)kända besättningen i Ocean’s Eleven, där varje medlem bidrar med unika färdigheter och erfarenheter till uppdraget – från strategisk planering till teknisk skicklighet.
Precis som vid ett rån lyckas projekt inom ett företag när människor bidrar med specialiserad expertis mot ett gemensamt mål. Men det är ofta svårare än filmerna vill få oss att tro.
I verkligheten har många tvärfunktionella team svårt att fungera.
Enligt en studie från Harvard Business Review arbetar 75 % av tvärfunktionella team inte effektivt. Men det överraskande faktumet är att tvärfunktionella team med solid styrning eller ledarskapsstöd hade en framgångsgrad på 76 %!
Som du ser avskräcker vi dig inte från att leda ett tvärfunktionellt team. Vi vill att du ska veta hur du kan få sådana team att fungera.
Därför har vi samlat alla tips och resurser du behöver för att leda ett tvärfunktionellt team på ett bra sätt. Vi har också listat 10 viktiga färdigheter du bör lära dig för att åstadkomma en grundläggande förändring i din befintliga teamdynamik när du uppgraderar till en tvärfunktionell teamstruktur.
Definiera ledarskap i tvärfunktionella team
Ledningskompetens för tvärfunktionella team avser en chefs förmåga att leda och samordna teammedlemmar med olika funktionell expertis för att uppnå gemensamma mål.
Till skillnad från ett traditionellt, funktionsspecifikt team – där till exempel alla i försäljningsavdelningen är försäljningschefer (oavsett rang) – består ett tvärfunktionellt team av personer från olika avdelningar, såsom drift, försäljning, logistik, marknadsföring och ekonomi, som tillsammans hanterar en specifik uppgift eller ett projekt.
Tvärfunktionellt ledarskap lägger tonvikt på att underlätta samarbete, hantera spänningar, samordna insatser mot ett gemensamt mål och modellera konstruktiva teambeteenden för att få ut det bästa av en tvärvetenskaplig grupp.
Några starkt rekommenderade aktiviteter för tvärfunktionellt ledarskap
- Hantera systemet, inte människorna
- Var tålmodig, var ödmjuk
- Använd din makt klokt och utan fördomar.
- Ta itu med systemutmaningar direkt
- Utveckla starka kommunikationsfärdigheter
- Var beredd på det osannolika och på överraskningar längs vägen.
Vikten av ledarskap i tvärfunktionella team
Låt oss förstå vilken roll tvärfunktionella teamledare spelar för att göra sådana team effektiva:
- Skapa ordning: En teamledare hjälper till att fastställa riktlinjer för mål och uppgifter samt den strategi som krävs för att uppnå dessa mål, så att teamen kan hålla fokus.
- Hantera komplexitet: Dagens utmaningar kräver insikter från flera discipliner. Ingenjörer, marknadsförare och designers måste tala samma språk, och en skicklig tvärfunktionell ledare fungerar som tolk.
- Uppmuntra innovation i mångfald: Nya perspektiv leder till nya idéer. Ledare för tvärfunktionella team hjälper teamen att vara innovativa genom att främja samarbete och bryta ner silos.
- Förbli flexibel: För att anpassa sig till marknadsförändringar krävs ett flexibelt team. Ledare för tvärfunktionella team förenklar beslutsfattande och genomförande, vilket driver teamen framåt med ökat fokus.
- Öka medarbetarnas engagemang: Att känna sig uppskattad och lyssnad på uppmuntrar teammedlemmarna. Empatiskt ledarskap gör det möjligt för tvärfunktionella team att öka moralen och engagemanget och driva på högre prestanda.
Utmaningar med att leda tvärfunktionella team
Tvärfunktionella team leder ofta till fantastiska resultat. Att leda ett sådant team kan dock vara en ganska svår uppgift. Detta gäller särskilt om teammedlemmarna är vana vid den befintliga hierarkiska organisationskulturen.
Låt oss titta på vad du kommer att möta under övergången:
- Befintliga åtaganden: Teamledare måste noggrant välja ut de bästa medarbetarna från varje avdelning. Det är dock viktigt att förstå att individerna är engagerade i andra projekt/uppgifter. De kan vara engagerade i ett projekt eller hos en linjechef, vilket innebär att de kanske inte väljer att delta i tvärfunktionella team.
- Konflikter och motstridiga mål: Konflikter inom ett team eller med andra team kan få allvarliga konsekvenser för ett projekts resultat. Du måste förstå konflikterna mellan alla inblandade intressenter och föreslå en lösning som är lämplig för företaget.
- En kortvarig produktivitetsnedgång: Att omvandla ett funktionellt team till ett tvärfunktionellt team medför kostnader för organisationen, inklusive en potentiell produktivitetsnedgång under de första dagarna. Undvik att sätta orealistiska mål för teammedlemmarna, eftersom det kan påverka deras produktivitet, arbetskvalitet och prestanda negativt under stress.
Viktiga färdigheter för ledarskap i tvärfunktionella team
När du tar på dig en ledarroll i ett tvärfunktionellt team behöver du dessa nyckelkompetenser för att lyckas.
1. Kommunikation
Studier visar att effektiv kommunikation kan öka produktiviteten på arbetsplatsen med 20–25 %. Dålig kommunikation kan däremot orsaka stora bakslag för ditt projekt eller mål.
Din kommunikation måste inkludera, men inte begränsas till, tankar, mål, milstolpar och förväntningar. Skapa en plattform för öppen kommunikation mellan teammedlemmarna så att de kan uttrycka sina farhågor och diskutera idéer och lösningar för problemlösning.
Använd effektiva kommunikationsstrategier för att bryta isen mellan teammedlemmarna. Detta skapar en miljö där idéer kan frodas.
ClickUp, ett allt-i-ett-verktyg för teamsamarbete, kan hjälpa dig här. Använd ClickUp Chat för att dela uppdateringar med teammedlemmarna i realtid och hålla dem motiverade. @-omnämnanden och möjligheten att hålla chattar offentliga för ökad synlighet hjälper dig att förmedla viktig information till dina teammedlemmar, oavsett om det gäller specifika uppgifter eller projekt.
2. Systemtänkande
Systemiskt tänkande flyttar fokus från enskilda komponenter (avdelningar, roller) till de sammankopplade relationerna inom teamet och den bredare organisationen.
Eftersom beslut inom ett funktionsområde har en dominoeffekt på andra områden måste du kunna förutse utmaningar som kan uppstå längre fram.
På samma sätt måste du känna igen möjligheter att utnyttja och anpassa den övergripande strategin.
Silos döljer ofta underliggande problem som maktobalanser eller otydliga kommunikationsmönster. Använd systemtänkande för att avslöja och hantera dessa dynamiker för att optimera teamets övergripande funktion.
Dessutom kan du vägleda och uppmuntra dina teammedlemmar att uppnå kompetensnivåer som är i linje med projektets mål.
Genom att centralisera kunskap från olika team hjälper ClickUp Docs dig att utveckla och förfina ett systemiskt perspektiv. Använd Docs för att skapa ett gemensamt arkiv för information som är relevant för alla team, såsom riktlinjer, forskning, insikter och bästa praxis. Det hjälper dig att skapa organisatorisk kunskap som alla enkelt kan söka efter och komma åt.
Du kan också använda den här funktionen för att fastställa riktlinjer för att anpassa teamets mål till organisationens mål.
Komplettera Docs med ClickUp Mind Maps och diagram för att kartlägga relationer mellan mål, team och arbetsflöden på systemnivå. Att dokumentera processer över olika funktioner i Docs gör också beroenden mer synliga och främjar samarbete.
3. Interpersonell kompetens
Att vara socialt begåvad handlar inte bara om att utstråla charm och vara vältalig. Det handlar om att läsa av stämningen, bygga relationer och navigera i den komplexa sociala dynamiken inom ett mångfaldigt team.
Ingenjörer, designers, marknadsförare – varje grupp talar sitt eget språk. Det som inspirerar en designer kan demotivera en ingenjör. Interpersonell kompetens hjälper dig att förstå dessa kommunikationsnyanser och bygga förtroende mellan olika discipliner.
Du måste vara lyhörd för individuella behov och ambitioner och använda lämpliga metoder för att utnyttja varje teammedlems fulla potential. Skapa en trygg miljö för ärlig feedback för att möjliggöra kontinuerligt lärande och förbättring.
Denna färdighet hjälper dig att hantera olika perspektiv, medla i konflikter på ett konstruktivt sätt och uppmuntra till gemensam problemlösning.
Håll regelbundna enskilda möten med dina teammedlemmar för att förstå vad som motiverar dem och vad som hindrar deras framsteg. Du kan använda ClickUps mall för enskilda möten för att hålla koll på dina teammedlemmars roller, förväntningar och feedback – allt organiserat på ett och samma ställe. Detta hjälper dig att bygga starka interpersonella relationer med dina teammedlemmar och samordna dem kring uppdateringar, prioriteringar och mål.
4. Resursfullhet
Projektbudgetar är begränsade och tiden är alltid knapp. Därför måste alla tvärfunktionella ledare kunna tänka snabbt. När du står inför en utmaning kan du återanvända verktyg från en annan avdelning, utnyttja teammedlemmarnas expertis eller förhandla fram alternativa lösningar med externa partners.
Utnyttja underutnyttjade interna resurser eller crowdsourca lösningar från teamet när du står inför en krissituation.
Som en resursstark ledare ser du begränsningar som potentiella hävstänger. Förvandla en budgetnedskärning till en möjlighet att förenkla processer eller omvandla en missad deadline till en lärdom för teamet.
Använd effektiva strategier för teamsamarbete för att övervinna hinder och inspirera ditt team.
5. Emotionell intelligens
När du arbetar med människor med olika kompetens och yrkesbakgrund kommer du oundvikligen att möta olika typer av problem som kommuniceras till dig på olika sätt.
I sådana fall hjälper emotionell intelligens dig att känna igen och hantera dina egna och dina teammedlemmars känslor. Du kan bara känna empati för andra när du förstår deras behov och ger dem vägledning och stöd efter behov.
Bygg upp din emotionella intelligens med ClickUps mall för handlingsplan för emotionell intelligens. Identifiera förbättringsområden, sätt upp mål och följ dina framsteg för att bättre förstå ditt team. Genom att låta dig analysera olika typer av känslor och göra dig medveten om deras inverkan på prestationen hjälper denna mall dig att bli mer självmedveten och skapa produktiva partnerskap med ditt team.
6. Beslutsfattande
En ledare måste ha oklanderliga beslutsförmågor för att kunna övervinna alla hinder. Detta är ännu viktigare för en tvärfunktionell teamledare på grund av teamets mångfald av färdigheter och expertis.
Föreställ dig följande: Du är produktchef med ansvar för GTM (go-to-market) för en ny produkt som kräver samordning mellan teknik-, marknadsförings- och säljteamet. Teknikteamet förespråkar att lanseringen ska skjutas upp en månad för att lägga till fler funktioner. Marknadsföringsteamet har dock redan planerat en stor mässa och reklamkampanj kring det planerade datumet. Säljteamet är oroligt för att en försening kommer att göra att man missar en viktig försäljningsperiod före kvartalets slut.
Som tvärfunktionell ledare är det upp till dig att fatta ett avgörande beslut för att lösa dödläget och hålla projektet igång. Vad gör du?
Du måste vara beredd att väga in varje grupps perspektiv, analysera marknadssituationen och utvärdera riskerna med varje alternativt tillvägagångssätt.
Verktyg som ClickUps mall för personlig SWOT-analys hjälper dig att analysera alternativen i detalj och avgöra vad som verkar rätt för teamet och projektet. Förbered KPI:er för att fatta välgrundade beslut som driver projektets framgång och teamets effektivitet med rätt information.
7. Teamwork
Eftersom tvärfunktionella team består av medlemmar med olika arbetsstilar som arbetar tillsammans, har de kanske inte samma vision eller idéer. Som ledare är det ditt ansvar att se till att alla medlemmar är eniga om ett specifikt mål och att de kan samarbeta för att utföra de uppgifter som står på tur.
Det innefattar delfärdigheter som ansvarstagande, ägarskap för beslut och konsekvenser samt samverkan med andra teammedlemmar vars expertis är avgörande för att uppnå målet.
ClickUps funktion för samarbetsdetektering är utvecklad för sådana tvärfunktionella team som ofta kräver att teammedlemmarna arbetar tillsammans på ett enda dokument.
Genom att möjliggöra gemensam redigering i realtid kan du se vem som arbetar med vad, få omedelbar information om ändringar och uppdateringar och undvika det kaos och den fram-och-tillbaka-kommunikation som ofta uppstår vid asynkron samverkan. Att redigera tillsammans och utbyta omedelbar feedback bidrar också till snabbare beslutsfattande.
8. Organisationsförmåga
När du samlar experter från olika avdelningar, såsom ekonomi, drift, försäljning och marknadsföring, spelar en effektiv organisation en avgörande roll.
En kaotisk arbetskultur kan sätta onödig press på ditt team. Som ledare är det ditt ansvar att hantera verksamheten effektivt. Du kan använda valfri programvara för verksamhetshantering för att säkerställa en tydlig anpassning av individuella uppgifter och ansvarsområden till övergripande mål, få en snabb översikt över tilldelade uppgifter och förstå statusen för framstegen med ett ögonkast.
Ett verktyg som ger dig en helhetssyn på projektet är ClickUp Views. Se ditt arbete på det sätt du vill, eftersom det stöder listor, tavlor och kalendervyer. Du kan anpassa projektvyerna ytterligare med bland annat en mind map, aktivitetsmätare, tidslinje och arbetsbelastningsmätare.
9. Tydliga mål
Att definiera tydliga projektmål, milstolpar och mål är avgörande för att mäta teamets totala prestanda.
Detta är resultat som dina kunder skulle använda för att fastställa arbetsflödet och uppskatta tidsplanen för projektets slutförande. Att sätta upp mål hjälper dig också att fördela resurser som arbetskraft, maskiner, kapital, insatser och tid på rätt sätt, vilket leder till ett framgångsrikt slutförande av projektet.
Som ledare för ett tvärfunktionellt team kan du sätta upp SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna) för projektet genom att använda ett tidigare eller liknande projekt som referenspunkt och hitta den bästa strategin för målsättning.
Använd ClickUp Goals för att sätta upp mål och följa dem i realtid. Allt du behöver göra är att skapa uppgifter enligt projektets mål, sätta upp tidsplaner och mätbara mål samt följa framstegen.
10. Konfliktlösning
Konflikter är oundvikliga när personer från olika avdelningar arbetar tillsammans i ett sammansvetsat team. Detta beror på att varje person bidrar med sin unika perspektiv och tankeprocess.
Som ledare för ett tvärfunktionellt team måste du vara öppen för alla parters perspektiv i en konflikt och aktivt försöka lösa dem för att förbättra teamdynamiken. Konflikter kan vara personliga, sociala eller professionella. Oavsett vilken typ av konflikt det rör sig om är det ditt ansvar att hantera och lösa situationen för att förhindra framtida dilemman.
Om man inte hanterar en konflikt kan det påverka produktiviteten eller göra arbetsmiljön giftig.
Det bästa sättet att bedöma perspektiven hos de parter som är inblandade i en konflikt är att analysera hur den påverkar resultatet av projektet eller målet och vara rättvis mot båda parter.
Med dessa färdigheter kommer du att kunna bryta dödlägen och driva strategiska prioriteringar framåt inom olika expertisområden. De kommer att hjälpa dig att utveckla ett beslutsamt ledarskap för att hantera tvärfunktionella team.
Mallar för ledarskap i tvärfunktionella team
Precis som vi har formulär som hjälper mjukvaruteam att snabba upp sina arbetsuppgifter finns det mallar för ledarskap i tvärfunktionella team som hjälper dig att omsätta dessa färdigheter och principer i praktiken.
1. ClickUp-mall för tvärfunktionella projekt
Det är utmanande att hålla reda på ett tvärfunktionellt projekt på grund av dess varierande karaktär och det överväldigande antalet uppgifter som ingår.
Men med ClickUps tvärfunktionella projektmall kan du snabbt och enkelt skapa uppgifter och deluppgifter och tilldela dem till respektive teammedlemmar. Eftersom det hjälper till att organisera arbetet utifrån olika funktioner förenklar det kommunikationen och det tvärfunktionella samarbetet.
Ställ in anpassade fält och spåra alla uppgifts eller deluppgifts aktuella och realtidsframsteg med denna lättanvända mall.
2. ClickUp-mall för tvärfunktionella projekt per avdelning
För att driva innovation och framgång måste en ledare ha fullständig kontroll över alla aspekter av sitt tvärfunktionella team och projekt. Med ClickUps mall för tvärfunktionella projekt per avdelning kan du hålla koll på uppgifterna för att minimera missförstånd och konflikter mellan medlemmar eller milstolpar.
Med anpassade statusar som Blockerad och Pågående ger mallen dig ett enhetligt gränssnitt för att spåra framsteg över flera avdelningar eller team. Du får en helhetsbild av kommande uppgifter och kan därmed förbättra planeringen och uppgiftshanteringen.
3. ClickUp-mall för tvärfunktionell projektplan
ClickUps mall för tvärfunktionella projektplaner underlättar ditt arbete genom att hjälpa dig att hålla koll på projektets leveranser på ett överskådligt sätt. Lägg enkelt till medlemmar för att samarbeta i projektet, tilldela roller och ansvar och följ den aktuella statusen för alla milstolpar eller uppgifter.
Välj mellan olika alternativ för att visa projektstatus för olika uppgifter, inklusive listor, Gantt-diagram eller dokument, beroende på vad du föredrar. Mallen ger en översikt över projektet för bättre kommunikation mellan teammedlemmarna. Den hjälper till att skapa en gemensam förståelse för projektplanen, vilket säkerställer att ditt team håller deadlines.
Optimera ditt tvärfunktionella samarbete och din arbetseffektivitet med ClickUp
Att förvärva alla nödvändiga färdigheter för att leda ett tvärfunktionellt team kan ta betydande tid och ansträngning. Men tänk på alla fördelar det kommer att ge din organisation. Det borde vara tillräcklig motivation för dig att påbörja denna resa.
Och ClickUp kommer alltid att finnas vid din sida för att göra detta hanterbart.
Maximera produktiviteten och uppnå dina mål med ClickUp-verktygen. Organisera och visualisera enkelt dina tvärfunktionella projektledningsbehov med hjälp av instrumentpaneler, återkommande uppgifter, anpassade statusar, vyer och mycket mer.
Registrera dig på ClickUp idag för att börja dra nytta av fördelarna.
Vanliga frågor
F1. Varför är ledarskap i tvärfunktionella team så viktigt på dagens arbetsplatser?
Ökande krav och hård konkurrens på dagens arbetsmarknad har tvingat organisationer och företag att leverera de bästa tjänsterna, produkterna och kundservicen, oavsett bransch. Ledarskap i tvärfunktionella team är avgörande för att utnyttja olika kompetenser, driva innovation och minimera potentiella risker.
Fråga 2. Vilka färdigheter krävs för att lyckas med ledarskap i tvärfunktionella team?
Några färdigheter som behövs för att passa in i listan över framgångsrika tvärfunktionella teamledare är effektiv kommunikation, problemlösning och beslutsfattande, målsättning och konfliktlösning. Dessutom måste ansvarsfulla tvärfunktionella ledare ha empatiska, emotionella och kritiska tänkande förmågor för att förstå sitt team och se till att allt fungerar smidigt.
F3. Hur kan verktyg som ClickUp förbättra ledarskapet i tvärfunktionella team?
ClickUp är en allt-i-ett-plattform där du kan utnyttja data och kontaktpunkter från olika deltagande avdelningar. ClickUps projektledningsfunktioner erbjuder skräddarsydda vyer för tvärfunktionella projekt. ClickUp AI genererar deluppgifter, sammanfattar kommandotrådar och skriver uppdateringar autonomt, så att du kan påskynda dina projektplaner. ClickUps agenda för ledningsmöten är ett annat utmärkt verktyg för att registrera och diskutera viktig data under ledningsmöten.