Som småföretagare förlitar du dig förmodligen på anteckningsblock, klisterlappar och enkla kalkylblad för att hantera ditt företag och hålla reda på vem som köper vad, hur mycket och när.
Dessa verktyg hjälper dig att samla in viktig kundinformation, underhålla ditt lager och mycket mer. Men när ditt företag växer räcker det inte längre med post-it-lappar och anteckningsblock för att lagra viktig data. Då är det dags att skaffa programvara för kundrelationshantering .
Ett CRM-verktyg kommer att förändra din affärsverksamhet och kommunikation med befintliga kunder och nya prospekt. Det kan främja starka kundrelationer och öka den totala effektiviteten.
Om du ännu inte är redo att investera i en dedikerad CRM-programvara kan du prova en CRM-mall i Excel. Många företag i startfasen väljer ett CRM-system baserat på Excel eftersom det är bekant, anpassningsbart och nästan gratis.
Denna omfattande guide visar hur ett Excel-CRM fungerar, hur du kan skapa ett och hjälper dig att komma igång med några gratis CRM-mallar.
Vad är ett Excel CRM?
Ett Excel CRM är ett system för kundrelationshantering som utnyttjar Microsoft Excels funktioner för att organisera och hantera kunddata, interaktioner och försäljningsprocesser.
Excel CRM är en flexibel och anpassningsbar plattform som småföretag kan använda för att upprätthålla kundrelationer och effektivisera försäljningsprocesser.
Med ett Excel-CRM kan du organisera din försäljningsprocess effektivt och hantera dina leaddata på ett enkelt sätt.
Du eller ditt säljteam kan uppdatera CRM-data regelbundet, lägga till anpassade steg och leadkällor samt exportera data. All denna viktiga information är också lättillgänglig för dina intressenter.
Fördelar med att använda Excel som CRM
Bekantskap och tillgänglighet
Från studenter till yrkesverksamma – alla vet hur man använder Excel, vilket gör övergången till ett Excel-CRM smidig.
Excel är allmänt tillgängligt och kräver ingen särskild utbildning. Microsoft Excel och dess alternativ är lätta att lära sig och det finns flera kostnadsfria onlinekurser.
Kostnadseffektivitet
Små företag har ofta inte råd att investera i mjukvarulösningar på grund av de höga priserna. Priset är inget problem med Microsoft Excel, eftersom webbappen är gratis att använda. Även om du behöver den betalda desktopversionen blir det billigare än ett vanligt CRM-system.
Microsoft Excel-datorprogrammet ingår i ett paketabonnemang tillsammans med Microsoft Office-paketet. Detta eliminerar behovet av ytterligare programvara och hjälper dig att sänka kostnaderna.
Anpassning
Microsoft Excel är känt för sina praktiska funktioner och låter dig anpassa ditt CRM efter dina behov. Vill du definiera anpassade fält för specifika kunder? Skapa dem! Vill du byta namn på steg i försäljningsprocessen efter hur du arbetar? Gör ändringen och fortsätt.
Du kan också använda de många tillgängliga CRM-mallarna för att utforma en CRM-kalkylbladsmall som passar perfekt för dina processer och krav.
Integration med andra Microsoft Office-appar
MS Excel integreras sömlöst med andra Microsoft Office-program som MS Word och Outlook. Detta ger dig en helhetssyn på hanteringen av kundrelationer.
Oavsett om du är säljare eller företagare kan du med hjälp av Excel-integrationer skapa ett snyggt och personligt gränssnitt för dina data utan extra kostnad.
Färdiga mallar
Tack vare Excel:s popularitet som CRM finns det olika färdiga CRM-mallar för Excel som du kan använda, till exempel mallar för bokföring, affärsmöjligheter och mycket mer.
Klonera bara tillgängliga mallar, mata in relevanta data i de anpassade fälten, så är du redo att sätta igång. Välj de mallar som passar bäst för dina affärsbehov, från mallar för resursplanering till mallar för kundhantering.
Hur man bygger ett CRM-system i Excel: steg och tips
Att bygga ett Excel CRM kräver noggrann planering och organisation. Här är de viktigaste stegen och CRM-tipsen som guidar dig genom processen.
Steg 1: Definiera dina mål
Definiera tydligt dina CRM-mål och vad du vill uppnå med verktyget. Ditt mål kan vara att förbättra leadhanteringen, upprätthålla kundrelationer eller effektivisera försäljningsprocesserna.
Steg 2: Skapa Excel-ark
När du och ditt team är överens om era framtida mål kan ni använda olika Excel-ark för att kategorisera informationen. För att skapa CRM-mallar behöver ni följande ark:
- Skapa ett kontaktlista-ark för att enkelt lagra och visa kontaktinformation.
- Skapa ett Företag-ark som är avsett för hantering av data för dina B2B-försäljningskontakter och kunder.
- Utveckla ett Pipeline-kalkylblad för att spåra kundkommunikation, följa upp kunder och uppdatera leadstatus för effektiv försäljningsövervakning.
- Använd ett Inställningar-ark för att lägga in detaljer som kontakttyper, pipeline-stadier, affärsstatus och leadkälla.
Steg 3: Identifiera datapunkter
Att lagra och underhålla dina kontaktuppgifter på ett ställe kan vara ett effektivt sätt att spara tid när du kommunicerar med potentiella kunder. Det hjälper dig också att undvika att data kommer bort, vilket sparar dig från en tidskrävande process för att återställa data.
Gå till kontaktsidan i CRM-mallen. Se till att du konsekvent övervakar viktiga uppgifter för alla dina kunder, såsom namn, telefonnummer, adress, e-postadress, köpinformation, köphistorik, kommunikationsloggar och andra relevanta B2B CRM-data. Det är också här du måste definiera eventuella anpassade fält eller data som du vill samla in och spåra.
Mata in all tillgänglig data för varje kund i Excel-arbetsboken för att underlätta smidig kommunikation i framtiden.
Steg 4: Mata in data
När din Excel-databas är klar matar du in information om affärsmöjligheter och andra relaterade data i den färdiga försäljningspipeline. Du kan koppla detta till dina försäljningsprocesser för att maximera noggrannheten och konsekvensen och upprätthålla integriteten i ditt CRM-system.
Säljare använder anpassade fält i sälj-CRM:et för att kategorisera och hålla reda på affärsmöjligheter samt lägga till den typ av försäljning eller tjänst som potentiella kunder efterfrågar.
Identifiera dina framsteg med uppdateringar i instrumentpanelen som varnar dig om förändringar i säljprocessen. Om din säljprocess redan är fördefinierad eller om mallen för säljprocessen inte passar dina behov kan du enkelt anpassa den.
Steg 5: Implementera formler och funktioner
Utnyttja Excels formler och funktioner för att automatisera beräkningar, analysera data och effektivisera processer. Du kan till exempel använda SUMIFS för att spåra försäljningssummor och COUNTIFS för att analysera kundinteraktioner. Gör din CRM-mall till en anpassningsbar försäljningsprocess som kan utvecklas i takt med att ditt företag växer.
Du kan också skapa pivottabeller för att snabbt sortera och filtrera din pipeline för att hantera och analysera dina data.
Sortera din försäljningspipeline-tabell baserat på det uppskattade värdet av en affärsmöjlighet, eller välj rullgardinsmenyn och sortera data från A till Ö.
Steg 6: Designa visuellt tilltalande instrumentpaneler
I ditt Excel-baserade CRM kan du skapa visuellt tilltalande instrumentpaneler som ger en snabb översikt över viktiga mätvärden. Använd diagram och grafer för att effektivt visa datatrender.
Här är några snabba tips att tänka på när du använder en Excel CRM-mall:
- Uppdatera ditt CRM regelbundet för att säkerställa noggrannhet och relevans.
- Utbilda ditt team i att använda Excel CRM effektivt
- Säkerhetskopiera dina Excel-filer ofta för att förhindra dataförlust.
5 CRM-mallar i Excel: Funktioner och användning
1. Excel CRM-mall för kontaktloggar
Registrera detaljer om varje kontakt du har med en kund eller en potentiell kund, kontaktmetoden, syftet och uppföljningsåtgärder i en kontakt-CRM-Excel-mall.
Denna Excel CRM-mall från Vertex42 hjälper dig att hantera din kontaktlista och nå rätt kund vid rätt tidpunkt. Detta hjälper dig att undvika att spamma en befintlig kund med oönskad kommunikation.
2. CRM Excel-mall för försäljningstratt
Att hantera försäljningstratten är avgörande för alla företag. Denna Excel-mall för försäljningstratt-CRM från Salesflare är praktisk när yrkesverksamma och småföretagare vill mata in grundläggande uppgifter för att spåra kommande affärer, förväntade slutdatum och framstegen i kontakten (PoC) med en potentiell kund.
En sådan mall hjälper dig också att spåra framsteg genom pipelinen, affärsstorlek och så vidare.
3. Excel CRM-mall för försäljningslogg
Denna Excel-mall för försäljningslogg från Vertex42 hjälper dig att registrera varje försäljning med ytterligare information såsom kostnad, erbjudna rabatter och fakturanummer. Med denna mall är det enkelt att hålla koll på din dagliga, veckovisa och månatliga försäljning.
Skapa försäljningsrapporter om genomsnittliga ordervärden, total försäljning och mycket mer med denna lättanvända och kostnadsfria CRM-mall för Excel.
4. Excel CRM-mall för rapport om affärsmöjligheter
Som försäljningschef måste du ofta granska möjligheter som kan omvandla potentiella kunder till avtalskunder. Denna Excel CRM-mall för möjligheter från Close.com hjälper dig att hålla dig uppdaterad om varje säljares prestationer, spåra förlorade affärer, ingripa i affärer i slutskedet och prioritera dina bästa försäljningsmöjligheter.
5. Excel CRM-mall för försäljningsprognos
Som företagare är förutsägbarhet i försäljningen nyckeln till bättre planering och mer exakta försäljningsprognoser.
Använd denna Excel-mall för försäljningsprognoser från Spreadsheet.com för att förutsäga kommande försäljning. Du kan prognostisera företagets intäkter och filtrera dem efter företagstyp, säljare och affärsstadium.
Begränsningar med ett Excel-CRM
Excel-CRM-system har flera fördelar, men också vissa begränsningar som är värda att beakta:
Begränsad skalbarhet
Excel är inte utformat för att hantera omfattande databaser, och när ditt företag växer kan det bli svårt att hantera stora mängder kunddata med ett CRM-kalkylblad.
Utmaningar i samarbetet
När ditt team växer kan samarbetet kring Excel-filer bli besvärligt, vilket kan leda till problem med versionshantering och potentiella dataavvikelser. Begränsade åtkomsträttigheter för användare i Excel gör det extremt tidskrävande att spåra och identifiera ändringar.
📮ClickUp Insight: En typisk kunskapsarbetare måste i genomsnitt ha kontakt med 6 personer för att få sitt arbete gjort. Det innebär att man dagligen måste kontakta 6 viktiga kontakter för att samla in nödvändig information, samordna prioriteringar och driva projekt framåt. Det är en verklig utmaning – ständiga uppföljningar, förvirring kring olika versioner och bristande översiktlighet minskar teamets produktivitet. En centraliserad plattform som ClickUp, med Connected Search och AI Knowledge Manager, löser detta genom att göra informationen omedelbart tillgänglig.
Brist på automatisering
En CRM-kalkylblad i Excel kräver mer manuell inmatning än dedikerad CRM-programvara. När du skapar dina kunddatabaser måste du mata in data manuellt för att säkerställa att all kundinformation lagras och registreras korrekt. Detta kan potentiellt bromsa affärsprocesserna, och du riskerar också att mänskliga fel leder till förlorade data.
Säkerhetsfrågor
Excel-filer erbjuder inte samma säkerhetsnivå som dedikerade CRM-plattformar, vilket innebär att viktig data kan bli utsatt för obehörig åtkomst eller förlust. Excel-filer kan krascha när som helst och säkerhetskopior är inte alltid en effektiv lösning. Alla som har åtkomst till Excel-arbetsboken kan enkelt kopiera data eller, ännu värre, radera den.
Ingen revisionsspår
Det är svårt att spåra ändringar som gjorts i en Excel-fil. I de flesta fall är Excel-filer tillgängliga för flera teammedlemmar med nödvändiga åtkomst- och behörighetsrättigheter för att göra ändringar. Detta gör spårning och granskning till en utmanande process.
Det bästa alternativet till ett Excel-CRM
ClickUp är ett kraftfullt verktyg med robusta CRM-funktioner som integreras sömlöst med dina befintliga arbetsflöden.
ClickUps CRM-mall hjälper dig att stärka dina kundrelationer med färdiga verktyg för att spåra alla dina leads och affärsmöjligheter. Den ger en visuell representation av din pipeline och underlättar effektivt beslutsfattande.
CRM-funktionerna i ClickUp hjälper dig att centralisera viktig kontaktinformation i en dedikerad databas för försäljningsdata. Detta gör att du kan prioritera uppgifter för ditt säljteam utifrån försäljningsstadiet, vilket ökar försäljningshastigheten.
Företag som använder Excel för sina CRM-processer kan enkelt övergå till ClickUp genom att importera sina befintliga data.
ClickUp låter dig anpassa uppgiftsvyer för att hjälpa dig hantera dina försäljnings- och marknadsföringsprocesser. Förutom standardvyn Lista kan du också se dina data i en tavelvy grupperad efter status eller en kalendervy med möten och andra schemalagda händelser.
Du kan också välja tabellvyn, som visar alla dina data i ett enkelt rutnät.
Med ClickUp kan du tilldela uppgifter till teammedlemmar och följa deras framsteg. Du kan också ställa in användarbehörigheter baserat på roller.
Med omnämnanden, kommentarer och inbyggda kommunikationsfunktioner erbjuder ClickUp en samarbetsmiljö där team kan arbeta tillsammans.
Dessutom hjälper automatiseringar i ClickUp dig att effektivisera repetitiva uppgifter och spara tid och energi.
Oavsett om du är ett litet företag eller ett stort konglomerat erbjuder ClickUp en heltäckande lösning för dina CRM-behov.
Från kontaktadministration till affärsuppföljning och uppgiftsvisningar – ClickUps intuitiva funktioner gör det till ett robust CRM-program som kan ge ditt företag ett lyft.
Förbättra din kundrelationshantering med ClickUp
När du planerar din CRM-strategi bör du ta hänsyn till dina affärsbehov och utvärdera skalbarheten hos den CRM-lösning du valt. Detta hjälper dig att avgöra om du ska skapa ett CRM-system i Excel eller välja en dedikerad lösning som ClickUp.
Excel-CRM-system erbjuder företagare en kostnadseffektiv och anpassningsbar lösning, men deras nackdelar kan hindra tillväxt.
ClickUp, å andra sidan, framstår som ett effektivt alternativ som kan skalas upp i takt med ditt företag.
Robusta CRM-mallar, avancerade funktioner som ClickUp AI, smidig integration med flera verktyg, ClickUp Dashboards och samarbetsfunktioner gör det till en bättre CRM-lösning jämfört med Excel eller Google Sheets.
Med ClickUps CRM kan företag av alla storlekar hantera kundrelationer, effektivisera processer och samarbeta för att öka kundnöjdheten. Implementera en dedikerad CRM-programvara för ditt företag genom att registrera dig gratis på ClickUp.