Varför finns företag? För att möta marknadens efterfrågan genom att producera och sälja en produkt/tjänst i utbyte mot ett pris.
Om efterfrågan överstiger produktionen går du miste om intäktsmöjligheter. Om produktionen överstiger efterfrågan kommer du inte att kunna sälja dina varor, vilket leder till slöseri och förluster.
I grund och botten ligger framgången i ett företags förmåga att prognostisera efterfrågan korrekt och hantera produktionskapaciteten på ett lämpligt sätt. Driftsstrategi och resurshantering är beroende av ett viktigt verktyg för att uppnå detta: aggregerad planering.
Vad är aggregerad planering?
Aggregatplanering är processen att utforma en formel för att säkerställa oavbruten produktion vid en tillverkningsanläggning i syfte att möta kundernas efterfrågan på produkterna.
Operativa team prognostiserar framtida efterfrågan, vanligtvis för de kommande 3–18 månaderna, och utför sedan aggregerad planering för att hantera kapaciteten för att möta efterfrågan.
Låt oss ta exemplet med en biltillverkare med en sammanlagd efterfrågeprognos på 150 000 enheter av tre olika bilmodeller under de kommande 18 månaderna. Den sammanlagda planen utformar rätt produktionsplanering – inklusive arbetskraft, maskiner, logistik och finansiella resurser – för att möta efterfrågan.
Vanligtvis utförs aggregerad produktionsplanering för alla aktiviteter vid en produktionsanläggning, inte bara för enskilda körningar eller produkter. I exemplet ovan utförs inte aggregerad planering för varje bilmodell separat. Den utförs alltid som en sammanställning av alla företagets produkter och anläggningar.
Aggregatplanering används främst inom tillverkning och supply chain management, men kan även tillämpas på tjänsteföretag.
Om ditt säljteam till exempel arbetar med ett mjukvaruutvecklingsprojekt som kräver 20 utvecklare under det kommande året, skulle din aggregerade plan beskriva anskaffning, utbildning och utnyttjande av dessa resurser.
Vilka är målen med aggregerad planering?
- Kapacitetsplanering för att matcha produktionsbehovet: Aggregerad planering säkerställer att organisationens kapacitet är förberedd för att möta den långsiktiga efterfrågan på marknaden.
- Optimal resurshantering: Aggregatplanering hjälper till att utnyttja befintliga resurser optimalt, vare sig det gäller arbetskraft, råvaror, maskiner eller produktionshastighet.
- Stabilitet i arbetskraften: Aggregerad planering stöder strategisk och stegvis rekrytering, vilket säkerställer maximal produktivitet och medarbetarnöjdhet.
- Eliminera onödiga omkostnader: Att köpa och lagra oanvända råvaror eller underhålla oanvända maskiner bidrar till onödiga omkostnader som en bra planering av aggregat kan förhindra.
Fördelarna med aggregerad planering
Aggregerad planering är ett viktigt och populärt verktyg inom tillverknings- och leveranskedjeindustrin som erbjuder flera fördelar.
Kostnadsbesparingar
Med en bra aggregerad plan kan du förhindra två oönskade scenarier: outnyttjad kapacitet och otillfredsställd efterfrågan. Aggregerad planering hjälper till att prognostisera de resurser som behövs på ett korrekt sätt, vilket förhindrar slöseri eller lagerrelaterade kostnader. Det förhindrar överflödiga lagernivåer som kan bli osålda eller säljas med stora rabatter.
Bättre lagerhantering
Den största fördelen med aggregerad planering är att den effektiviserar lagerhanteringen på flera nivåer.
- Förhindrar inköp av extra råvaror
- Planera inköp/leverans av råvaror precis i tid för produktionen.
- Säkerställer att monteringslinan utnyttjas optimalt
- Eliminerar behovet av att lagra onödigt lager
Förbättrad produktivitet hos medarbetarna
Anställda kan bättre planera och organisera sina liv med en tydlig bild av vad som väntar. Chefer kan anställa de resurser de behöver och utbilda dem på ett adekvat sätt. Teammedlemmar kan omskola sig/höja sin kompetens för framtida efterfrågan. Olika team/avdelningar kan samarbeta mer effektivt.
Viktigast av allt är att organisationer kan undvika uppsägningar/permitteringar med effektiv aggregerad planering.
Bättre beslutsfattande
Aggregerade planer ger en helhetsbild av en organisations produktionskapacitet, vilket underlättar flera affärsbeslut.
Aggregerad planering balanserar till exempel marknadens efterfrågan med organisationens leveransförmåga. Med dessa mått kan du enkelt fatta beslut om prissättning. Om den aggregerade planen visar att du sannolikt kommer att ha mer lager än den prognostiserade efterfrågan kan du öka dina kampanjer för att påverka kunderna.
Viktigast av allt är att aggregerad planering klargör dina investeringsbeslut. Den hjälper dig att svara på frågan: ”Behöver vi investera i ytterligare utrustning eller personal?”
I linje med efterfrågan visar aggregatplanering hur man optimerar produktionsplanen utan ytterligare kapitalinvesteringar.
Förbättrat resultat
Aggregatplanering hjälper till att kontrollera variabla kostnader samtidigt som effektiviteten i monteringslinjen ökar. Detta bidrar direkt till organisationens lönsamhet.
Dessutom stärker det organisationens förmåga att leverera i tid och i fullständighet (OTIF) – ett viktigt mått i detaljhandelns leveranskedjor.
Trots sina betydande fördelar är aggregerad planering inte enkelt. Det medför flera utmaningar, som vi kommer att undersöka nedan.
Vanliga utmaningar vid aggregerad planering
I sin enklaste form prognostiserar den aggregerade planeringen framtida efterfrågan och bygger upp kapacitet för att möta den. För att en aggregerad plan ska vara effektiv krävs korrekta data om efterfrågan och utbud från försäljnings-, driftslednings-, inköps-, personal- och ekonomiavdelningarna.
För de flesta organisationer är insamlingen av dessa data den största utmaningen för aggregerad planering. Men det är inte allt.
Fluktuationer i efterfrågan: Efterfrågan är inte lätt att förutsäga. Efterfrågan fluktuerar beroende på ekonomin, marknaden, prissättningen, konkurrensen och den tekniska utvecklingen, vilket påverkar den aggregerade planeringen.
Planeringshorisont: Organisationer planerar vanligtvis för en period på mellan tre och 18 månader. Mycket kan hända under denna tid. En global pandemi eller ett svängigt val kan snabbt förändra mycket.
Störningar i leveranskedjan: En leveranskedja är ett komplext nätverk genom vilket produkten transporteras. En krig eller en naturkatastrof i någon del av världen kan påverka även de bäst planerade planerna.
Flaskhalsar: En alltför stram planering kan skapa flaskhalsar i monteringslinjen, vilket leder till just den ineffektivitet som den samlade planeringen syftar till att förhindra.
Utjämning: Ofta förknippas frekventa förändringar av produktion, resurser etc. med utjämningskostnader som ofta inte beaktas.
Även om dessa utmaningar kan hindra initiativ för samlad planering, kan ett bra projektledningsverktyg och genomtänkta processer vara till hjälp. Så här fungerar det.
Hur man implementerar effektiv aggregerad planering
Samla in data
För effektiv aggregerad planering behöver du data om efterfrågan och kapacitet, vilket alla resurshanteringsverktyg kan hjälpa till att konsolidera.
På efterfrågesidan kan du till exempel samla in data om:
- Hur många produkter har du sålt under de senaste fem åren?
- Vad är försäljningstillväxten?
- Vilka interna/externa faktorer påverkar försäljningen?
På kapacitetssidan lär du dig:
- Hur mycket råmaterial, maskiner och resurser behövs för att tillverka produkten?
- Vad är den marginella kostnaden för att producera varje produkt?
- Vad är din nuvarande kapacitet?
- Hur ser din nuvarande lagernivå ut?
När du använder ett projektledningsprogram som ClickUp kan mycket av denna data vara direkt tillgänglig. Vissa av ClickUps kunder använder verktyget som en CRM-lösning ( customer relationship management ) för att spåra försäljningen.
Serviceorganisationer använder arbetsbelastningsvyn för att hantera personalresursernas kapacitet. ClickUp Reports erbjuder djupgående insikter om vem som gör vad, hur lång tid det tar, hur teamet presterar osv.
Kartlägg din efterfrågan i förhållande till den förväntade kapaciteten.
Nu när du har data från båda sidor är det dags att visualisera hur de passar ihop. Detta steg är viktigt för att tilldela lämplig kapacitet till olika steg i processen.
Till exempel behöver en biltillverkare inte sätesöverdrag eller personal för att montera dem förrän i slutet av processen. En väl genomtänkt mind map över processen hjälper till att identifiera detta flöde.
ClickUp Mind Maps är ett utmärkt sätt att rita efterfrågekurvan och motsvarande kapacitetskrav. Det fungerar som ett verktyg för kapacitetsplanering för att anpassa resurserna efter efterfrågan.
Om dina nuvarande processer är för spridda kan du använda dessa planeringsmallar för ClickUp-projektinkrement (PI). De hjälper dig att effektivisera projektkommunikationen, möjliggöra bättre samarbete och skapa en gemensam vision.
Uppskatta kostnader
En bra planering av aggregat tar hänsyn till alla kostnader som ingår i hela produktens livscykel. Detta hjälper dig att fördela din befintliga kapacitet och budgetera för framtida behov.
Vet du inte var du ska börja? Inga problem. ClickUps uppskattningsmallar ger dig en bra utgångspunkt. Ladda ner valfri mall och anpassa den efter dina behov.
Välj din metod för aggregerad planering
När du har all information till hands är det dags att välja hur du ska bygga upp din samlade plan. Det finns tre vanliga strategier för samlad planering.
Nivåstrategi: Denna metod syftar till att hålla produktionen och sysselsättningen stabil utan plötsliga investeringar i tillverkningskapacitet. Även om detta håller arbetsbelastningen stabil, finns det en risk att man alltid kör med maximal kapacitet eller skapar onödiga lager trots låg efterfrågan.
Chase-strategi: I denna metod anpassas kapaciteten efter efterfrågan. Som ett resultat kan du behöva outsourca produktionen till en annan anläggning, köpa/hyra utrustning eller anställa/avskeda personal. Detta tillvägagångssätt kan vara störande för teamen och medför risk för kvalitetsproblem.
Hybridstrategi: Denna metod kombinerar det bästa av två världar. Den bibehåller en stabil kapacitet med utrymme för ytterligare produktion som kan tillhandahållas med kort varsel.
Å andra sidan kan du också hantera efterfrågesidan av denna ekvation genom att:
- Ta emot restorder: Acceptera order men leverera dem senare utifrån kapaciteten.
- Fördröj leveransen: Förläng leveranstiden eller välj att leverera under perioder med låg efterfrågan.
- Skapa kompletterande efterfrågan: Sälj kompletterande produkter till kunderna för att kompensera för hög efterfrågan.
Planera och schemalägg projektet
Baserat på hur du visualiserar produktionsflödet kan du dela upp det i uppgifter och deluppgifter. Med ClickUp-uppgifter kan du ange deadlines, markera beroenden och till och med lägga till checklistor för bättre kvalitetskontroll.
Fördela resurser
Använd din valda metod för aggregerad planering för att fördela resurser till varje projekt eller produktionskörning.
ClickUps resurshanteringsprogramvara är en utmärkt lösning för resursplanering. Använd arbetsbelastningsvyn för kapacitetsplanering. Använd kalendervyn för att visualisera viktiga milstolpar. Skapa visuella färdplaner med tidslinjevyn och samarbeta kring prioriteringar.
Identifiera potentiella risker
Oavsett hur noggrann din plan är kommer hot och risker alltid att uppstå på grund av externa faktorer. En bra plan för aggregat inkluderar projektprognoser för att identifiera risker och utforma sätt att mildra dem.
Hantera projektet och kalibrera den aggregerade planen
Ett effektivt sätt att övervinna utmaningarna med aggregerad planering är att vara flexibel. ClickUps funktioner möjliggör effektiv resurshantering under hela projektets livscykel.
Det ger översiktligheten som behövs för att justera resursfördelningen under hela projektet i händelse av oväntade förseningar eller störningar.
Få ut mesta möjliga av dina resurser med ClickUp
Oavsett om du är ett produkt- eller tjänsteföretag beror lönsamheten på att möta efterfrågan, maximera resursutnyttjandet och minimera slöseriet. Aggregerad planering är ett beprövat verktyg som hjälper organisationer att optimera sin verksamhet på ett konsekvent sätt.
För att den aggregerade planeringen ska vara effektiv krävs flera affärsverktyg för att samla in data, hantera uppgifter, tilldela resurser, spåra tid, hantera försäljning/inköp, samarbeta mellan teammedlemmar, dokumentera processer etc.
Organisationer använder ofta olika verktyg för var och en av dessa aktiviteter, vilket slösar bort värdefull tid och resurser på att konsolidera information. Det de förlorar i denna process är sammanhanget.
ClickUps allt-i-ett-programvara för projektledning är utformad för att vara ditt mest kraftfulla verktyg för att utföra alla dessa aktiviteter och mycket mer. Den samlar all din affärsinformation på ett ställe och hjälper dig att nå framgång med dina planer. Prova ClickUp gratis idag!