Vad krävs för att slutföra ett projekt framgångsrikt? Människor, tid och pengar? Ja, men det finns mer. För att slutföra ett projekt framgångsrikt krävs korrekt resursplanering för rätt uppgifter vid rätt tidpunkt i en logisk ordning.
Det är alltså inte konstigt att företag riskerar att förlora miljontals dollar i reala kostnader och alternativkostnader på grund av förseningar eller budgetöverskridanden.
Som projektledare är effektiv resursplanering nyckeln till framgång.
Vad är resursplanering?
Resursplanering är en viktig del av projektledning, där tillgängliga teammedlemmar tilldelas specifika uppgifter som ska slutföras inom en förutbestämd tid. Det finns i huvudsak två metoder för resursplanering: tidsbegränsad eller resursbegränsad.
Resursplanering med tidsbegränsningar
Om det finns en fastställd projektdeadline tilldelar du resurser för att slutföra arbetet inom den tidsramen. I det här fallet finns det en fast deadline, men resurserna är flexibla. Professionella tjänsteföretag eller byråer med extra resurser som väntar på projekt använder vanligtvis tidsbegränsad resursplanering.
Det är också tillämpligt på projekt som har ett fastställt lanseringsdatum. Om du till exempel planerar en lansering till jul är du tidsbegränsad till den 25 december (eller tidigare).
Planering med begränsade resurser
Å andra sidan, om du har ett begränsat antal resurser, planerar du projektet utifrån resurstillgänglighet och kapacitet.
Denna metod för resurshantering kräver flexibilitet i tidsplaneringen. Resursbegränsad planering används vanligtvis av produktföretag eller interna team, där man anställer ytterligare teammedlemmar eller entreprenörer. När ClickUp till exempel lägger till AI-funktioner till vår plattform planerar vi projektet med våra resursbegränsningar i åtanke.
Oavsett vilket styrs en resursplanering i grunden av resurser och tid. Låt oss ta exemplet med ett team som producerar innehåll. Det består av SEO-analytiker, skribenter, redaktörer, designers och publicister. Här utför varje person sin uppgift efter att ha slutfört den föregående. Du måste alltså planera resurserna sekventiellt som en tvåveckorssprint.
- SEO-undersökning och sammanfattning från dag 1–3
- Skrivande från dag 4–9
- Redigering från dag 10–12
- Design från dag 13–15
Även denna enkla resursplanering innebär utmaningar. Som du kan se i diagrammet ovan behöver en SEO-analytiker eller redaktör tre dagar för att slutföra sin uppgift, medan skribenten behöver sex dagar för sin.
Om detta team hade en resurs med varje kompetens skulle alla utom författaren vara underutnyttjade. Det är just detta problem som effektiv resursplanering försöker lösa.
Varför är resursplanering viktigt i projektledning?
Arbetskraftskostnaderna uppgår till så mycket som "70 % av en organisations totala driftskostnader", enligt forskning från Human Capital Management Institute (HCMI). Det innebär att även om medarbetarna är din största tillgång, är de också din största kostnad. Du måste därför utnyttja dem på ett optimalt och effektivt sätt.
Optimera resurser
Du kommer att märka att vi inte sa "maximera personalresurserna", eftersom det bästa utnyttjandet av en persons kompetens inte alltid behöver motsvara 100 % av deras tid. Faktum är att " Gartner-forskning visar att team med lägre utnyttjande kan minska den tid det tar att leverera affärsvärde med 30 % eller mer. "
Resursplanering gör det möjligt för projektledare att använda sina teammedlemmars tid effektivt. Det gör att de kan utnyttja tillgängliga medarbetare och kompetenser på bästa sätt för att maximera resultaten.
Leverera i tid och inom budget
Utnyttja resursplanering för att säkerställa att du slutför projektet inom den tilldelade tiden och budgeten.
Det gör att du kan visualisera projektets framtida förlopp och i god tid utarbeta nödvändiga beredskapsplaner. När något oväntat inträffar kan du justera eller ändra riktning efter behov.
Leverera tjänster av hög kvalitet
Projektplanering är mer än en resurskalender. Det är en transparent visualisering av hur projektleveransen skulle se ut. Den skulle innehålla projektuppgifter, ansvarsområden, beroenden, överlämningar, samarbete, feedbackcykler etc.
Med en så omfattande översikt förstår varje teammedlem sin roll i projektets livscykel. På så sätt kan de samarbeta mer effektivt med sina kollegor, få en helhetsbild av överlämningarna och vidarebefordra tydliga instruktioner. Tillsammans kan de leverera tjänster som uppfyller förväntade standarder.
Spara kostnader
Det är enkelt att identifiera luckor i din plan när du planerar dina resurser i förväg. Detta ger projektledare tid och möjlighet att anställa i förväg eller omorganisera sina team för att fylla luckorna.
Utan en resursplanering uppstår ofta luckor under projektet, vilket gör att alla måste leta efter lösningar och leder till onödiga kostnader. Luckor i din projektplanering orsakar också problem med resurshantering när det gäller medarbetarnas engagemang, prestanda och kvarhållande.
Starka recensioner och retrospektiver
En bra granskning är en där du mäter resultaten mot en plan, och resursplaneringen fungerar som planen. Granskningar hjälper dig att förstå om det har förekommit förseningar, budgetöverskridanden, samarbetsproblem eller andra interpersonella utmaningar. Strukturera dina planer för kontinuerlig förbättring för framtida projekt utifrån detta.
Fördelarna med resursplanering
Målet med alla projekt är att generera eller öka intäkterna. Resursplanering säkerställer att du får de resultat du behöver.
För teammedlemmar
Med en tydlig, synlig och transparent resursplanering vet varje teammedlem exakt vad de behöver göra, enligt vilka standarder och när. Därför har de:
- Tydlighet om sin roll för att kunna göra sitt bästa arbete och ta ansvar för sina resultat
- Vägen till slutförande för att planera semestrar, pauser, sabbatsår och andra stora händelser i livet
- En känsla av mening för att koppla sina uppgifter till affärsmål, vilket främjar engagemang
- Engagemang på arbetsplatsen för bättre samarbete
- Prestationsöversikt för att uppnå sina mål under hela projektet och förstå hur deras framgång kommer att utvärderas
För projektledare
Ledare kommer att hantera projekt, uppgifter, team och resultat effektivt med robust resursallokering för att tillhandahålla följande. :
- En tydlig översikt över vem som gör vad, optimering av utnyttjande och medarbetarnas engagemang
- Översikt över luckor eller överbelastning för att hantera dem och hålla projektet på rätt spår
- Förmåga att förutse förseningar eller budgetöverskridningar för att förebygga problem och förbereda sig för oundvikliga problem
- Anpassningsförmåga till förändringar när marknadens krav, kundernas behov eller organisationsstrukturer utvecklas
- Frihet att kommunicera projektstatus korrekt och regelbundet till ledningen
För organisationen
Effektiv resursplanering hjälper organisationen att utnyttja teamet på ett optimalt sätt.
- Anställ rätt personer vid rätt tidpunkt
- Ta ut rätt pris från kunden baserat på en nästan exakt uppskattning av arbetsinsats och tid
- Identifiera luckor i kompetens eller förmåga för att planera strategin för lärande och utveckling
- Gör noggranna prognoser för resursbehovet
- Förhindra att projektets omfattning växer
Hur skapar man en resursplanering?
1. Bestäm projektets omfattning och resurskrav
Innan du påbörjar resursplaneringen bör du först fastställa projektets omfattning och vilka resurser du behöver för att slutföra det. Tänk på följande när du gör detta.
Den tid du har: Tänk bortom antalet arbetsdagar. Tänk också på om det finns andra lediga dagar som människor kan kombinera till en långhelg eller ett stort internt evenemang som ditt team kan vara involverat i.
Nödvändiga färdigheter: Identifiera alla färdigheter du behöver för att slutföra projektet, inklusive tekniska, operativa och ledarskapsmässiga färdigheter.
Resurser som behövs: En person kan ha mer än en kompetens. Flera personer kan ha samma kompetens. Skapa den optimala kombinationen av teammedlemmar för att få de kompetenser du behöver.
Arbetsfördelningsstruktur (WBS): Dela upp projektet i små, hierarkiska och hanterbara komponenter, dvs. uppgifter.
Beroenden: Skissa upp i vilken ordning dina team måste slutföra uppgifterna och hur en uppgift påverkar uppströms- eller nedströmsaktiviteter.
Begränsningar: Är projektets tidsplan tight? Är det färre personer än du tror att du behöver? Är budgeten begränsad? Arbetar ditt team i olika tidszoner som inte överlappar varandra?
Identifiera alla hinder som du kan stöta på. Utvärdera också resursbehovet inom din organisation för bättre kompetensdelning.
Projektresultat och mått på framgång: Skriv ner vad du förväntar dig att varje teammedlem ska leverera och hur du kommer att mäta deras prestationer. Detta säkerställer att alla är på samma sida och levererar i samklang.
2. Välj ett verktyg för resurshantering
Organisationer har länge använt tabeller och kalkylblad för att schemalägga resurser. Det fungerar för enkla, sekventiella uppgifter som den som visas ovan. Men när teamen blir större, uppgifterna blir komplexare och beroenden ökar, behöver du resursplaneringsprogramvara som är utformad för att uppfylla dina krav.
Alla funktioner du behöver för att schemalägga resurser ingår i ClickUps projektledningsapp.
- Projektuppgifter
- Användare kan tilldela specifika uppgifter till
- Möjlighet att se arbetsbelastningar och anpassa dem efter aktuella behov
- Beroenden mellan uppgifter och projekt
- Tidsspårare och tidrapporter för enklare hantering
- List-, Kanban-, kalender- och Gantt-diagramvyer
- Dashboards för snabba prestationsgranskningar
- Dokumentation, kommentarer och whiteboards för samarbete
ClickUp har också enkla dra-och-släpp-funktioner, ett användarvänligt gränssnitt, aviseringar och anpassningsbara arbetsflöden som gör din projektplanering enkel och effektiv.
3. Skapa uppgifter
När du har valt ditt resurshanteringsverktyg kan du ställa in projektet som en samling av delprojekt, uppgifter, deluppgifter och checklistor. Med ClickUp får du fullständig flexibilitet i din uppgiftshantering.
Anpassning: Skapa den struktur du behöver med automatisering, sprintpoäng, anpassade fältdata och mycket mer.
Hierarki: Skapa inbäddade deluppgifter och omorganisera eller redigera dem enkelt. Ställ också in beroenden medan du håller på.
Gruppering: Ordna uppgifter efter kategori, skapa anpassade statusar, tilldela prioriteringar och lägg till taggar. Länka uppgifter, dokument och integrationer för att ge alla teammedlemmar tillgång till kunskap.
Återkommande uppgifter: Ställ in veckomöten eller dagliga påminnelser som återkommande uppgifter som automatiskt läggs till i din lista.
Mallar: Använd uppgiftsmallar för att skapa ett arbetsflöde för återkommande uppgifter. Du kan till exempel skapa en mall för kandidatrelationer som du kan återanvända varje gång någon lämnar in en ny anställningsförfrågan.
Milstolpar: Sätt upp mål som markerar att viktiga etapper i ditt projekt är slutförda. Ta dig också tid att fira dem.
4. Tilldela projektresurser
Tilldela personer till varje uppgift/deluppgift. Med ClickUps resurshanteringsverktyg kan du tilldela flera personer till en uppgift. Du kan också lägga till betraktare, som får aviseringar när det finns en uppdatering eller en statusändring.
Använd ClickUp Box View för att se hur upptagna eller tillgängliga teammedlemmarna är. Använd Workload View för att bedöma om varje teammedlem har för mycket eller för lite att göra. Aktivera tidsspårning och uppskattningar för att hålla koll på framstegen.
5. Utvärdera genomförbarheten
När du har gjort inställningarna är det dags att kontrollera och se till att allt fungerar som det ska. Använd de över 15 vyerna som ClickUp erbjuder för att göra det.
Kalendervy: Använd kalendervyn (dagar, veckor eller månader) för tidshantering och för att se om milstolparna stämmer överens med projektets deadlines.
Gantt-vy: Använd Gantt-vyn för att säkerställa att uppgifter som körs parallellt inte är beroende av varandra. Flytta dem för att säkerställa en smidig överlämning av uppgifter från ett steg till ett annat, vilket stärker resurshanteringen. I ClickUp kan du också identifiera kritiska vägar och ledig tid för att omplanera vissa arbetsuppgifter utan att det påverkar större deadlines.
Tidslinjevy: Visualisera färdplanen, slutförda uppgifter och framtida händelser på en linjär projekttidslinje för att leta efter avvikelser.
6. Förbered ditt team för framgång
Samla alla nödvändiga projektresurser på ett ställe. Du kan använda ClickUp Docs för att dokumentera projekt. Om du har resurser i andra verktyg som Figma eller Google Sheets kan du också bädda in dem i ditt ClickUp-arbetsutrymme. Använd ClickUp Whiteboard för att brainstorma. Aktivera kommentarer så att teamet kan kommunicera med varandra eller snabbt omvandla kommentarer till uppgifter!
7. Övervaka och förbättra
Resursplaneringen slutar inte när projektet startar. När teamen slutför sina uppgifter varje dag måste projektledarna övervaka framstegen och göra justeringar vid behov. Använd ClickUp Dashboards för detta.
Skapa din egen anpassade instrumentpanel med projektindikatorer som är viktiga för dig. Lägg till widgets för teammedlemmar, kritiska vägar, sprints, statusar och andra aspekter på ett och samma ställe.
Om du letar efter ett tomt arbetsområde kan du använda ClickUps mall för resursplanering. Anpassa den enkelt efter dina behov. Här är några fler mallar för resursplanering i Excel och Google Sheets som kan hjälpa dig att fatta ditt beslut.
6 strategier för effektiv resursplanering
Efter att ha tittat på de detaljer som krävs för effektiv resursplanering, här är några effektiva strategier för projektledning.
Definiera tydliga standarder
Du anser att ett projekt är slutfört när du har utfört alla uppgifter och uppfyllt alla kundens specifikationer. Använd därför ditt resursplaneringssystem för att:
- Definiera krav, förväntningar, mått på framgång och kvalitetsstandarder
- Samla hela projektteamet och diskutera standarderna med dem
- Publicera detta på ett enkelt språk och gör det tillgängligt för alla för senare användning
Planera för extra tid och resurser
Planera dina resurser med viss marginal för plötsliga förändringar eller händelser. Utnyttja inte dina personalresurser till 100 %. En utnyttjandegrad på 75–80 % ger alla lite andrum.
Den extra tiden sparar kognitiv energi, särskilt i kreativt arbete som skrivande, design och mjukvaruutveckling, vilket leder till bättre resultat överlag.
Planera inte heller in allt till sista minuten. Lämna 1–2 dagar i slutet för att täcka eventuella oväntade förseningar. Om din nyutvecklade webbplats kraschar eller din bannerannons har ett stavfel kan denna extra tid rädda situationen.
Planera utifrån beroenden
Varje projekt, hur enkelt det än kan verka, har inneboende beroenden. Planera utifrån dessa för att säkerställa att ingen blir överbelastad. Se till att du inte överbelastar teammedlemmarna med förseningar mot slutet av arbetsflödet.
Om ditt lilla DevOps-team till exempel behöver lansera hundratals funktioner till produktion den sista dagen kommer du sannolikt att stöta på tekniska och emotionella problem. Fördela istället sådana aktiviteter noggrant.
Övervaka hela tiden
Håll noga koll på framsteg, teamets kapacitet och utnyttjande varje vecka, om inte dagligen. Undvik att överbelasta eller underutnyttja dina resurser. Omfördela resurser till kritiska uppgifter eller oväntade hinder som personliga nödsituationer eller sjukdom.
Kommunicera proaktivt
Håll kommunikationskanalerna öppna för att uppmuntra samarbete mellan teamen. Håll alla intressenter informerade om framstegen utifrån deras behov. Till exempel behöver teknikchefen (CTO) veckovisa uppdateringar om hela projektets framsteg på en övergripande nivå.
Teammedlemmar under C-nivå behöver uppdateringar på mikronivå om sina uppströmsuppgifter. Gör detta manuellt eller automatisera rapporterna med jämna mellanrum.
Avsluta ett projekt på ett meningsfullt sätt
- Kontrollera med kunden om de är nöjda med alla aspekter av projektet
- Be om feedback på vad du har gjort bra och vad som behöver förbättras
- Fira segern med teamet
- Genomför retrospektiva möten eller prestationsutvärderingar för att diskutera uppgiftens eller projektets framgång som team
- Stäng alla uppgifter i projektledningsverktyget och arkivera dem på lämpligt sätt.
Maximera ditt teams potential med effektiv resursplanering
För att ett projekt ska kunna slutföras framgångsrikt måste alla teammedlemmar känna till sina ansvarsområden och täcka upp för varandra när det behövs. Det är viktigt att tydliggöra beroenden och behovet av att slutföra en uppgift vid en viss tidpunkt. Effektiv resursplanering spelar en central roll för att möjliggöra detta.
Utnyttja ClickUps resursplaneringsfunktioner för att ge varje projektledare verktyg för att styra teamet i rätt riktning från start till mål. Oavsett om det gäller att tilldela rätt person till rätt uppgift eller välja en uppgift att driva igenom, ger ClickUp dig möjlighet att göra allt detta. Upptäck hur du kan maximera ditt teams potential genom att registrera dig gratis idag.