Föreställ dig din dagliga rutin på jobbet. Vad är det första du gör när du börjar din arbetsdag? Troligtvis börjar din dag med att du kollar din e-post. Det kan faktiskt vara något som återkommer, med tanke på att yrkesverksamma kollar sin e-post cirka 15 gånger om dagen!
Pipar dina e-postmeddelanden och har du så många e-postmeddelanden i din inkorg att du inte vet var du ska börja? Du har kommit rätt för tips om e-posthantering.
Situationen kan bli så allvarlig att du till och med kan drabbas av e-postångest (nej, det är inte något vi har hittat på!). Det är ett legitimt tillstånd som kännetecknas av en överväldigande rädsla och ångest som påverkar produktiviteten och lämnar spår i din mentala hälsa.
Lyckligtvis har vi de 10 bästa strategierna för e-posthantering som förhindrar att du hamnar i en sådan situation.
Vad orsakar en rörig e-postinkorg?
Problemet är uppenbart – din inkorg är överfylld med e-postmeddelanden. Innan vi föreslår en lösning måste vi titta på det underliggande problemet. Här följer några av orsakerna till en rörig e-postinkorg:
- Stora mängder e-post: År 2022 skickades eller togs emot cirka 333 miljarder e-postmeddelanden dagligen. Den siffran kommer att öka till 392,5 miljarder år 2026! Dessa statistikuppgifter belyser den enorma mängd e-postmeddelanden som skickas och tas emot dagligen, en mängd som bara ökar och snabbt tar upp plats i allas inkorgar.
- Prokrastinering: I genomsnitt är din inkorg en gravplats för 200 e-postmeddelanden – med 121 nya e-postmeddelanden som läggs till dagligen. Men bara en bråkdel av dessa får svar, vilket utlöser en kumulativ effekt. Den resulterande högen av e-postmeddelanden är tillräcklig för att orsaka beslutsförlamning, vilket omedelbart leder till prokrastinering. Dessutom är det att hitta rätt språk och ton när man skriver skriftliga meddelanden ett annat hinder som står i vägen för att snabbt kunna ta sig igenom e-postmeddelandena.
- Bristande organisation: Manuell e-postorganisation tar i genomsnitt upp till 14 minuter per dag. Det kanske inte verkar så mycket, men bristen på organisation förvärrar ytterligare röran i inkorgen. Att alla e-postmeddelanden hamnar i samma hög gör det svårare att prioritera och svara på viktiga e-postmeddelanden. Samtidigt måste du veta var e-postmeddelanden finns för att kunna granska dem senare och vilka som inte kräver någon åtgärd.
- Prenumerationer på nyhetsbrev: En framgångsrik e-postmarknadsföringsstrategi omvandlar läsare till prenumeranter. Men det kommer en tid när dessa e-postmeddelanden förlorar sitt värde. Eller, även om de innehåller något intressant, kommer de att begravas i röran och bli en del av ruinerna och skräpet i din inkorg. Om du inte avslutar prenumerationen på sådana nyhetsbrev blir det svårt att hantera din inkorg.
- Uppgiftshantering via e-post: Många av oss är skyldiga till att använda våra inkorgar som uppgiftshanterare. De olästa meddelandena tillhör att göra-listan, medan de du har läst är de du har hanterat. Ett sådant system för e-postuppgiftshantering kan tjäna sitt syfte tillfälligt och på kort sikt. Men om du fortsätter med det kommer det snabbt att leda till ett överväldigande antal olästa meddelanden i din inkorg, beroende på längden eller komplexiteten hos de associerade uppgifterna.
10 strategier för e-posthantering som hjälper dig att organisera din inkorg
Det blir enklare att hantera e-post med rätt verktyg för e-postproduktivitet och kompletterande strategier för e-posthantering. Här är 10 sätt att få ut det mesta av dem:
1. Använd ett verktyg för e-posthantering
Fulla inkorgar slösar bort 27 minuter varje dag, och det är till och med en optimistisk uppskattning. Du måste manuellt gå igenom e-postmeddelandena (eller åtminstone deras ämnesrader), avgöra om de är användbara och organisera e-postmeddelandena efter prioritet, avsändare osv.
Du måste vara extremt fokuserad (och övermänsklig) för att hinna med allt detta på de nämnda 27 minuterna!
Å andra sidan kommer effektiva programvarulösningar för e-posthantering, som den som erbjuds av ClickUp, att göra allt detta åt dig. Verktyg för e-posthantering revolutionerar organisationen av inkorgen. Använd dem för att sortera e-postmeddelanden efter prioritet, snooza aviseringar och kategorisera e-postmeddelanden på ett intelligent sätt för att hantera inkommande flödet på ett professionellt sätt.
Dessutom behöver du inte byta till ett okänt gränssnitt när du använder ClickUp för e-posthantering. Du får samma enkelhet och bekvämlighet som i standardlayouten hos etablerade e-postleverantörer.
Utnyttja alltså sådan e-postautomatisering för att fokusera på saker som verkligen förtjänar din uppmärksamhet.
2. Skapa en rutin för e-post
I genomsnitt kollar människor sin e-post var 37:e minut eller 15 gånger om dagen. Detta stör produktiviteten och slösar bort cirka 21 minuter extra per dag jämfört med vad som skulle ha spenderats på att kolla e-posten en gång i timmen.
Även om du kollar din e-post varje timme minskar det produktiviteten något, eftersom du då måste hantera uppgift A samtidigt som du oroar dig för uppgift B, som du just har fått! Experter rekommenderar att du kollar din e-post högst tre gånger om dagen.
Först ska du förbereda ditt schema när du börjar dagen på morgonen. Sedan, på eftermiddagen efter lunchpausen, ska du ta itu med alla brådskande ärenden och följa upp dem. Slutligen, innan arbetsdagen är slut, ska du svara på dagens meddelanden och skapa en agenda för nästa dag.
Att följa en sådan rutin eliminerar distraktioner, upprätthåller produktiviteten och ger sinnesro.
📮ClickUp Insight: Nästan 42 % av kunskapsarbetare föredrar e-post för teamkommunikation. Men det har ett pris. Eftersom de flesta e-postmeddelanden endast når utvalda teammedlemmar förblir kunskapen fragmenterad, vilket hindrar samarbete och snabba beslut. För att förbättra synligheten och påskynda samarbetet kan du använda en app för allt som ClickUp, som omvandlar dina e-postmeddelanden till genomförbara uppgifter på några sekunder!
3. Organisera med etiketter, mappar och kategorier
De flesta e-postleverantörer erbjuder standardflikar som hjälper användarna att organisera sina inkorgar. Till exempel hamnar vanliga e-postmeddelanden som standard i fliken Primär eller huvudinkorgen, medan marknadsföringsmeddelanden hamnar i fliken Kampanjer och fliken Social innehåller aviseringar från sociala medier i Gmail. Resten hamnar i skräppostmappen.
Dessutom får användarna organisatoriska verktyg som etiketter, mappar och kategorier för att effektivisera arbetet ytterligare. Följ en funktionell eller rollbaserad strategi när du skapar mappar för att sortera din e-post och enkelt navigera genom den. Anta till exempel att du är en projektledare som bygger en webbplats.
För inkorgen för e-postprojektledning – skapa separata mappar för utvecklare, designteam, testning och distribution samt kunder. Kontrollera sedan, beroende på projektets prioritet och utvecklingsstadium, den mapp som är viktigast att kontrollera först.
4. Kategorisera e-postmeddelanden med hjälp av regelbaserade filter
Eftersom vi pratar om e-postorganisation och kategorisering, låt oss diskutera regelbaserade filter.
Regelbaserade filter är ett snabbt sätt att automatisera e-posthanteringen och sortera meddelanden. De utvärderar inkommande e-postmeddelanden utifrån fördefinierade kriterier som avsändarens e-postadress, ämnesrader och specifika nyckelord.
Därefter utlöser de automatiska åtgärder baserat på dessa villkor, såsom att tillämpa etiketter, flytta till mappar, markera text och till och med radera e-postmeddelanden.
Du kan till exempel ställa in ett regelbaserat filter för namnen på viktiga kunder. E-postmeddelanden som rör detta ämne, både interna och externa, kommer att märkas effektivt och flyttas till en särskild mapp för enkel åtkomst.
Å andra sidan kan du flytta reklam-e-postmeddelanden till en annan mapp med hjälp av ett annat regelbaserat filter. På så sätt minskar du den visuella röran i den primära inkorg och får samtidigt full översikt över de e-postmeddelanden som är viktiga.
Dessutom sparar du tid och energi, eftersom yrkesverksamma i genomsnitt lägger cirka 11 minuter om dagen på att sortera e-post manuellt.
5. Våga radera (och avsluta prenumerationer)
Att radera onödiga e-postmeddelanden är en proaktiv strategi för e-posthantering som gör din inkorg mer överskådlig, effektiv och organiserad.
Att ta bort alla oönskade, irrelevanta och föråldrade meddelanden förhindrar inte bara hamstring utan är också mycket befriande. Det ger dig kontroll över inflödet av e-postmeddelanden och hjälper dig att känna dig mindre överväldigad.
Den visuella tydligheten sparar dig också kognitiv belastning och frustrationen av att behöva söka igenom oviktiga e-postmeddelanden och göra meddelanden sökbara.
Samma filosofi gäller för att avsluta prenumerationen på nyhetsbrev och e-postmarknadsföringskampanjer. Använd länken för att avsluta prenumerationen om ett reklammeddelande eller nyhetsbrev ligger oläst i din inkorg i mer än två veckor.
Vet du inte om ett e-postmeddelande är värt att spara eller ska raderas? Följ OHIO-modellen (Only Handle It Once) för att bestämma. Detta enkla test bygger på första intrycket för att fatta intuitiva beslut om e-postmeddelandet har något värde. På så sätt slipper du den plågsamma processen att ständigt fundera över om ett e-postmeddelande är ”värt det”.
Dessutom kan e-postmeddelandet ligga i papperskorgen i 30 dagar som ett säkerhetsnät. Du kan återställa det om det behövs – och om det raderas automatiskt behövde du det ändå inte! Du kan också använda arkivmappen för att lägga undan alla e-postmeddelanden som du redan har läst.
6. Skicka få, ta emot få
Eftersom e-postmeddelanden blir allt vanligare är det mycket enklare att kommunicera via dem. Men om du har en tendens att skicka för många e-postmeddelanden, särskilt för mindre saker, måste du vara beredd på att få samma behandling. E-postmeddelanden ger också upphov till långa, invecklade trådar av skriftlig korrespondens, som lätt kan spåra ur.
Omvänt minimerar en minskning av antalet utgående e-postmeddelanden strömmen av inkommande svar och reaktioner. Du gör din inkorg en tjänst och bidrar till en mer fokuserad och organiserad digital arbetsplats som bygger på frontloading-värde.
Genom att byta till alternativ till e-post, såsom snabbmeddelanden, projektledningsverktyg eller till och med telefonsamtal, prioriterar du kortfattad och tydlig kommunikation. Du behöver inte längre skriva långa e-postmeddelanden med hälsningar och långa inledningar, utan kan gå rakt på sak med uppdateringar och diskussioner.
Med en så positiv, medveten och meningsfull kommunikationskultur sparar du tid och energi och får mer gjort på mindre tid.
7. Ställ in fördefinierade svar
Skriver och skickar du ofta samma (eller liknande) e-postmeddelanden? Om ja, är det dags för dig att byta till e-postmallar och förberedda svar istället.
Du behöver inte vara en mästare på att formulera färdiga svar på vanliga meddelanden och frågor. Du behöver ju inte skriva e-postmeddelanden från grunden! Välj bara ett verktyg för att skriva e-postmeddelanden och mata in rätt uppmaningar, så får du flera alternativ för färdiga svar på några sekunder!
Förutom att göra denna uppgift enklare och mindre tidskrävande, säkerställer dessa verktyg enhetlig varumärkesprofilering och färre fel samtidigt som de upprätthåller höga svarsfrekvenser.
Verktyg som ClickUp AI ger företag nästan oändlig skalbarhet eftersom du på ett intelligent sätt kan generera personliga svar på stora mängder liknande meddelanden och förfrågningar.
fClickUp AI erbjuder flexibilitet när det gäller att skapa e-postmeddelanden för specifika användningsfall och tillämpningar, innehållsmarknadsföring, evenemangsplanering, utformning av enkäter och mycket mer. Använd det för att göra e-postmeddelanden tydligare, mer koncisa och välformaterade.
8. Följ tvåminutersregeln
Strategier för e-posthantering och effektiv tidshantering går hand i hand. Vi har redan illustrerat hur dålig hantering av inkorgen dränerar tid och resurser. Omvänt gör det faktum att man har mycket lite tid det svårare att hantera e-post effektivt.
Tvåminutersregeln skapar en perfekt balans mellan tid och organisation för att minska uppskjutande. Enligt denna princip ska du, om det tar mindre än två minuter att slutföra en uppgift, svara omedelbart istället för att skjuta upp den.
När det gäller e-posthantering hjälper tvåminutersregeln dig att hålla din inkorg organiserad och fri från röra samtidigt som du förblir responsiv.
Använd tvåminutersregeln för att svara, delegera, radera eller agera på ett e-postmeddelande. Om e-postmeddelandet kräver ett snabbt bekräftelse eller ett kort svar eller är kopplat till en enkel uppgift som du kan slutföra omedelbart, kan du undvika eftersläpningar genom att hantera det direkt.
Observera att tvåminutersregeln endast är ett produktivitetstips som måste tillämpas med omdöme från fall till fall. Du kan endast utvärdera vissa e-postmeddelanden enligt samma parametrar, eftersom vissa kan kräva en mer nyanserad approach.
Använd alltså snabblösningen för mindre e-postmeddelanden medan du kategoriserar och schemalägger aktiviteter för de mer komplexa.
9. Samarbeta med delade inkorgar
Delade inkorgar är verktyg för hantering av inkorgar som centraliserar e-postmeddelanden och tillhörande data. Det är ett arkiv för alla inkommande och utgående e-postmeddelanden som kombinerar flera inkorgar för team och avdelningar att samarbeta i.
En sådan enhetlig plattform med korrekt åtkomstkontroll effektiviserar delningen av data och kunskap utan att det uttryckligen behövs utbyte av e-postmeddelanden.
Om du någonsin har blivit kopierad i e-postkedjor för att hålla dig informerad, förstår du hur irriterande det är med ständiga (ibland oönskade) aviseringar!
Delade inkorgar är en välsignelse för kundorienterade verksamheter som marknadsföring, försäljning och support, eftersom chefer snabbt och effektivt kan tilldela e-postmeddelanden till teammedlemmar.
På så sätt säkerställer du att allt fungerar smidigt och att ditt företag kan svara på förfrågningar med maximal expertis och minimal tidsåtgång.
Plattformar som ClickUp tar delade inkorgar ett steg längre med verktyg som ClickUp Docs. Det är en gemensam arbetsyta där teammedlemmar kan skapa, dela och samarbeta kring omfattande dokument, wikis och kunskapsbaser.
Dessutom kan du koppla dessa till arbetsflöden för automatisering, redigera dokument i realtid, lämna kommentarer, tilldela uppgifter och göra mycket mer än att bara sitta och skriva e-postmeddelanden!
10. Integrera allt
Integration och systemkonsolidering är den sista av våra strategier för e-posthantering. De hjälper till att skapa lika villkor genom att lappa hela företagets teknikstack.
Att överbrygga olika system och plattformar underlättar data- och informationsflödet samtidigt som det fyller luckor, eliminerar flaskhalsar och skapar en enhetlig digital miljö. Det förhindrar också att datasilos bildas och har en kompletterande effekt på olika affärsaktiviteter.
Genom att till exempel integrera e-post med kalender- och videokonferensprogram kan du ställa in aviseringar för mötesinbjudningar och delta i dem omedelbart.
På samma sätt ger e-postintegration med CRM-plattformar (customer relationship management) tillgång till relevant kundinformation för att kunna erbjuda personalisering utan att byta plattform.
Lyckligtvis omfattar ClickUp-integrationer över 1000 verktyg som fungerar direkt med olika CRM-plattformar, molnlagringsalternativ, kalenderapplikationer, produktivitetsverktyg och mycket mer.
Kort sagt, att integrera din Gmail- och Outlook-inkorg med ClickUp är verkligen en perfekt kombination.
Låt din inkorg andas med effektiva strategier för e-posthantering
Det var allt för våra 10 bästa strategier för e-posthantering.
Även om ovanstående tips kan vara till hjälp är det inte en statisk färdighet att bemästra konsten att hantera e-post effektivt.
Det handlar om en transformativ metod där du ständigt måste förnya och förbättra dig för att få bättre kontroll över din inkorg.
I stället för att fokusera på att tämja din inkorg bör du sträva efter att utveckla ett kommunikationssystem som prioriterar effektivitet, organisation och smidiga utbyten. Ett sådant ramverk kommer att göra e-post (eller andra former av kommunikation för den delen) till en katalysator och möjliggörare för produktivitet och meningsfullt arbete.