När du sätter dig för att skicka ut en effektiv mötesinbjudan via e-post kan det tomma meddelandefältet kännas lite skrämmande. Det finns många logistiska detaljer som måste stämma, från länkar till videomöten och starttider till en välorganiserad mötesagenda.
Men du vill också hitta rätt ton: inte för avslappnad, inte för allvarlig, men inte heller för lättsinnig.
Om du gör det på rätt sätt kommer alla att dyka upp i tid och vara förberedda att sätta igång – det innebär också att deltagarna är mindre benägna att ställa in ditt möte om det uppstår en konflikt.
Denna guide är din handlingsplan för att skapa effektiva mötesinbjudningar via e-post varje gång. Vi ger dig några exempel att utgå ifrån, och du får en checklista över vad du bör inkludera så att du kan anpassa exemplen till precis det du behöver för varje affärsmöte. 🏅
Varför är en bra mötesinbjudan viktig?
Låt inte en mötesinbjudan bli en eftertanke. De sätter tonen för mötet och bör vara en resurs för allt som deltagarna behöver för att förbereda sig och bidra under mötet. När du skapar en gedigen mötesinbjudan via e-post är det en vinst för alla inblandade:
- Det är enkelt för deltagarna att komma i tid: Ange länken till videomötet eller den fysiska platsen, datum och tid samt eventuella lösenord eller andra uppgifter som deltagarna behöver för att komma in i rummet – och gör dem lätta att se. Detta minskar antalet frågor, förseningar och uteblivna deltagare. Ännu bättre är att du slipper de där pinsamma fem minuterna av meningslöst småprat medan du väntar på att alla ska dyka upp.
- Alla vet vad mötet handlar om: Oavsett om du har ett mål eller en välorganiserad mötesagenda, informerar en effektiv e-postinbjudan alla om vad mötet handlar om. Detta gör det enkelt att hålla hela evenemanget på rätt spår och förhindra att det spårar ur. Om deltagarna behöver förbereda sig inför mötet, gör en tydlig inbjudan att alla känner sig ansvariga.
- Visa att du är en professionell person: Kunderna kommer att se att du är en professionell person som har koll på läget, kollegorna kommer att se att du menar allvar och alla på alla nivåer i organisationsschemat kommer att inse att dina möten är viktiga.
Bara för att mötesinbjudningar är grundläggande betyder det inte att du måste lägga mycket tid på dem. Nu när vi är överens om varför det är viktigt att skapa effektiva mötesinbjudningar via e-post, låt oss utforska exempel, checklistor och arbetsflödesförändringar så att du kan börja skicka ut de bästa e-postinbjudningarna du någonsin sett på bara några minuter.
Exempel på inbjudningar till interna möten
Du behöver skicka e-postinbjudningar till ett internt möte nu och letar efter inspiration. Använd dessa exempel som utgångspunkt för din e-post och ändra sedan detaljerna eller fyll i tomma fält.
Exempel 1: Gruppvideomötet
Gruppmöten är vanliga, särskilt vid distansarbete och hybridarbete. Skicka en e-postinbjudan till teammötet med en kortfattad ämnesrad som tydligt anger syftet och dagordningen för mötet:
God eftermiddag [Namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl! Vi träffas den [datum] för att diskutera [ämne]. Vänligen anslut dig till mig kl. [tid med tidszon] så att vi kan [mål].
Under detta möte kommer vi att diskutera:
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
Innan vårt möte, vänligen meddela mig om du har några frågor eller tycker att något bör läggas till på mötesagendan.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Helst bör du skicka detta meddelande via själva mötesförfrågan så att det automatiskt inkluderar mötes-URL:en och synkroniseras med deltagarnas Google-kalender.
Exempel 2: Återkommande teammöten
Om du leder ett team vet du hur viktigt det är att regelbundet samla alla för en genomgång. Teamkommunikation via textverktyg och snabbmeddelanden ger dig 90 % av resultatet, men återkommande möten ger dig de resterande 10 %. E-postinbjudan till återkommande möten kan vara lite informell, men den bör ändå vara fullspäckad med information.
Hej [Namn],
Det är dags för vårt nästa möte! Denna [dag] kommer vi att diskutera [ämne(n)]. Vår agenda omfattar:
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
Vi kommer också att ha tid för allmänna frågor och situationer som du vill diskutera med teamet. Ta en titt på vår agenda och hör av dig om du har några frågor under tiden.
Vi hörs snart,
[Ditt namn]
Eftersom dessa möten äger rum regelbundet är detta ett utmärkt tillfälle att spara en mall så att du bara behöver trycka och skicka.
Exempel 3: Enskilt möte
Ibland kan enskilda möten mellan chefer och teammedlemmar vara otroligt stressande för dina direktunderställda. Se därför till att tydligt ange syftet med mötet och lämna dem aldrig i ovisshet. Om mötet är plötsligt eller oväntat, försäkra dem om att allt är bra eller låt dem veta när det är goda nyheter (om du kan).
Hej [Namn],
Jag har lagt in vårt nästa enskilda möte i kalendern så att vi kan diskutera [ämne] och stämma av med varandra. Ta med en lista med frågor du har om [ämne] eller något annat som rör ditt arbete.
Vi ses då!
[Ditt namn]
Exempel 4: Möten med en stor grupp eller presentationsmöten
Ju större gruppen blir, desto större blir behovet av en strikt struktur och en välorganiserad värd. Du kan bygga vidare på det första e-postexemplet genom att lägga till fler detaljer – och ta bort möjligheten för deltagarna att lägga till punkter på dagordningen hur som helst. Ett presentationsmöte gynnas särskilt av en tydlig, tidsindelad agenda.
Hej alla,
Vårt möte för att diskutera [ämne] är planerat till [dag, datum] kl. [tid med tidszon]. Vänligen bekräfta din närvaro. Vi kommer att spela in mötet om du inte kan delta.
Vi har en fullständig agenda för detta möte i syfte att [mål], och schemat för mötet är:
- [Tid]: Punkt 1
- [Tid]: Punkt 2
- [Tid]: Punkt 3
- [Tid]: Punkt X…
Se bifogad agenda/presentation och förbered dig med eventuella frågor om [ämne].
Tack!
[Ditt namn]
Exempel 5: Ett möte som alla redan har diskuterat
Många möten uppstår spontant: ett nytt ämne kommer upp under ett tidigare teammöte, eller alla är överens om att ett möte skulle fungera bättre i teamets kommunikationsapp. Det kanske inte känns helt rätt att använda något av de andra exemplen, så prova det här istället.
Hej [Namn],
Vårt möte för att diskutera [ämne] mer ingående är planerat till [datum]. Vi kommer att diskutera hur det påverkar teamet och ha tid att svara på frågor. Läs igenom denna korta resurs innan mötet och ta med eventuella frågor eller kommentarer till mötet.
Vi hörs snart,
[Ditt namn]
Exempel på externa mötesinbjudningar
Externa mötesinbjudningar är mycket mer varierade – och de har en stor betydelse för relationen. Olika avdelningar har nytta av olika mallar för mötesinbjudningar – och olika resurser att bifoga till inbjudningarna.
När du planerar externa möten, särskilt med kunder, erbjud mer flexibilitet i e-postmeddelandet när det gäller mötestiden. Om du använder dessa exempel på mötesinbjudningar, inkludera en knapp eller länk till ett verktyg för mötesplanering så att ni båda kan hitta en mötestid som passar er.
Exempel 1: Uppföljningsmöte med kund
Du sitter i ditt program för kundsamarbete och inser att det var ett tag sedan ditt senaste kundmöte. Men det är lätt att åtgärda med en välformulerad inbjudan. Dessa e-postmeddelanden fungerar bäst när de är vänliga och tilltalande, men också lite formella (men bara lite).
Hej [Namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl!
Ditt konto har status [status], och nu är det ett utmärkt tillfälle att börja fundera på [tidigare fastställt långsiktigt mål] för de kommande veckorna. Har du tid denna vecka för att diskutera [pågående projekt]? Låt mig veta vilken tid som passar dig bäst, eller boka ett möte i min kalender när det passar dig.
Jag ser fram emot att prata om [fördelar för kunden]!
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Exempel 2: Ta kontakt med en tidigare kund
En tidigare kund i ditt nätverk kan ha bytt jobb, eller så kanske du har träffat dem på ett branschevenemang. Ta tillfället i akt att stärka den relationen.
Hej [Namn],
Det var roligt att träffa dig igen vid [tillfälle] och prata om [relevant detalj].
ELLER
Jag såg att du nu arbetar för/med [nytt företag eller projekt]. Grattis! Det är en spännande förändring, och de har tur som har dig.
Jag skulle gärna vilja träffas och prata om vad du arbetar med just nu. Mitt team har hjälpt människor [relevant fördel], och det skulle vara fantastiskt om vi kunde hjälpa dig [troligt mål för mottagaren].
Om du har tid nästa vecka, låt oss träffas! Här är en länk till min kalender.
Vi hörs snart!
[Ditt namn]
Exempel 3: Varm inbjudan till möte
Detta är för marknadsförare och säljare som vill överbrygga klyftan mellan en kontaktpunkt och direktkontakt. Börja med en mall för inbjudan, men anpassa, anpassa, anpassa!
Hej [Namn],
Det är ett utmärkt tillfälle att börja prata om [en fördel som de kommer att uppskatta med ditt företag/dina tjänster]. Tack för [specifik typ av interaktion med ditt företag], och vi hoppas att du fortfarande är intresserad av hur [ämne] kan [omformulering av fördelen].
Jag vill hjälpa dig att utforska alla sätt du kan se resultat med [tjänst]. Har du tid för en kort demonstration eller ett kort samtal? Låt oss dyka in i detaljerna – boka bara ett 15-minutersmöte som passar din kalender här.
Under tiden kan du här få en snabb inblick i vad vi har gjort för att [omformulering av fördel].
Vi hörs snart!
[Ditt namn]
Exempel 4: Försäljningskontakt med en rekommendation
En rekommendationsbaserad kontakt, som ligger någonstans mellan varm och kall kontakt, kan ta bort en del av den initiala friktionen och obekvämheten. Prova denna exempelmall för att komma igång.
Hej [Namn],
Jag hör av mig eftersom jag nyligen pratade med [gemensam kontakt/referensperson], och de föreslog att jag kanske kan hjälpa dig med [mottagarens relevanta problem]. Jag är [titel med företaget], och vi kan hjälpa dig med [mottagarens viktigaste uppgift eller problem].
Jag skulle gärna prata mer om [syftet med mötet] och ge dig en snabb demonstration. Låt mig veta vilken tid som passar dig bäst!
Under tiden följer här en kort översikt över hur vi [dra nytta av].
Ser fram emot att träffa dig,
[Ditt namn]
Exempel 5: E-postmeddelande för kallkontakt
Detta är ofta den svåraste typen av mötesförfrågan. Du vill dela viktig information, men den måste vara lätt att överblicka. Framför allt måste du tydligt ange värdet. Börja med en kortfattad ämnesrad och ange vad du erbjuder och varför de bör träffa dig med så få ord som möjligt.
Hej [Namn],
Jag kontaktar dig eftersom vi/jag [vad du kan erbjuda dem]. Detta kan [fördelen eller värdet för mottagaren]. [Valfritt: Förklara nu vem du är och varför du har deras information].
Låt oss träffas för att diskutera detaljerna. Har du 15 minuter över [mötesdatum och tid] för att prata om [fördel]? Här är min kalender om en annan tid passar dig bättre.
Tack för din tid,
[Ditt namn]
Vad du bör inkludera i en mötesinbjudan via e-post
Det är ofta svårt att formulera rätt budskap i e-postinbjudningar, men det är inte det enda du behöver inkludera. Försök att inkludera allt som mottagarna behöver för att få ut så mycket som möjligt av mötet. Här är några viktiga element:
- En tydlig ämnesrad: Gå rakt på sak och ange vad mötet handlar om i den första delen av titeln. Om den också fungerar som mötets namn i deras kalendrar kan det hända att de bara ser de första 40 tecknen när de skannar igenom sitt schema. I den andra halvan kan du kort nämna eventuella uppgifter eller förmåner som en användbar påminnelse.
- En bilaga med dagordningen: Även om dagordningen inte är helt fastställd ännu, ge alla en länk till dokumentet. Sedan kan du fylla i den efter hand utan att behöva skicka ytterligare ett e-postmeddelande till alla.
- Ett tomt dokument för mötesanteckningar: Lägg till detta från början, fyll i det med en mall för mötesanteckningar och lägg till detaljerna under mötet. Alla som letar efter viktiga punkter kommer att veta exakt var de ska leta för att hitta dem.
- En möteslänk: Om mötestiden är fastställd, inkludera en länk så att alla snabbt kan delta i mötet. Helst bör både meddelandet och kalenderinbjudan finnas i ett och samma e-postmeddelande. Men om du skickar ut en påminnelse eller ett separat e-postmeddelande, se till att inkludera länken igen.
- Uppmaning till handling: Om deltagarna behöver svara, informera dem om detta (och ange en deadline). Om de behöver granska eller slutföra något, inkludera en påminnelse och en länk till uppgiften.
- Hjälpsam marknadsföringsbilaga: För externa e-postmeddelanden, överväg när det är lämpligt att bifoga en gratis PDF eller annan gratisprodukt.
Med tiden kommer du att kunna utveckla en specifik checklista över saker som varje typ av e-postinbjudan bör innehålla. Då kan du undvika den fruktade dubbla utskicken och verkligen optimera ditt arbetsflöde.
Hur du skapar den perfekta mötesinbjudan för ditt team
Dessa exempel på e-postinbjudningar hjälper dig att komma igång med att anordna välorganiserade interna och externa möten. Men när du behöver finjustera e-postmeddelandena eller få meddelandena att passa perfekt för unika evenemang, behöver du inte börja om från början för att skapa en framgångsrik e-postinbjudan till ett möte.
ClickUp-teamet har tagit fram ett brett utbud av användbara mallar, verktyg och möteshanteringsfunktioner, så att du har allt du behöver för att skapa den perfekta mötesinbjudan för ditt team.
Använd ClickUp Docs för att skapa (och mallar!) dina inbjudningar.
I ClickUp Docs kan du skriva, förfina och granska texten för e-postinbjudningar som du och ditt team har skickat tidigare. Skapa ett bibliotek med framgångsrika meddelanden, förbered dig för A/B-testning av specifika formuleringar och få feedback när formuleringen verkligen är viktig. (Vi har alla haft en kollega som läst en e-post över vår axel för att hjälpa oss att få den precis rätt. Nu kan du göra det utan att behöva ha en kollega bredvid dig. )
Med ClickUp Docs kan du skapa och lagra dokument, skapa wikis med checklistor och användbara påminnelser samt länka till alla stilguide-resurser du behöver. Du kan även länka Docs till uppgifter som dokumentation.
Skicka videoinbjudningar med ClickUp Clip
Vill du piffa upp din e-postinbjudan till möten? Skicka ett videomeddelande för att bjuda in personer. ClickUp Clip är ett enkelt verktyg för skärminspelning som låter dig spela in din skärm eller en video av dig själv. Det är perfekt för att inkludera en kort beskrivning eller en teaser för mötet. Det ger också en personlig touch. Du kan beskriva dagordningen, presentera dig själv eller informera kollegor om det har skett någon förändring i hur man loggar in på videosamtalet.
Få rätt formuleringar och detaljer med ClickUp AI.
Ta dina ClickUp Docs-skapelser och framgångsrika mötesinbjudningar via e-post till nästa nivå med ClickUp AI. Nu är våra användbara AI-verktyg integrerade i Docs för enklare brainstorming av mötesinbjudningar, exakta förslag på formuleringar för mötesinbjudningar och möteshantering.
Använd AI-verktyg för möten redan innan mötet börjar – för att utarbeta dagordningen, fylla i alla mötesdetaljer och sammanfatta mötesanteckningarna eller skapa åtgärdspunkter. Våra färdiga AI-skrivverktyg har också avdelningsspecifik kunskap för att bygga upp ett komplett bibliotek med personliga e-postinbjudningar för alla stadier av marknadsföring, försäljning, rekrytering och intern projektledning.
Skicka en sammanfattning efter mötet med anteckningar och resurser
Här är ett extra tips. När mötet är över, skicka ett meddelande där du tackar alla för deras tid. Diskutera vad ni kom fram till under mötet och vilket specifikt värde mötet tillförde. Med ClickUp AI kan du också skicka länkar till nyskrivna mötesanteckningar, en sammanfattning av mötet och kvarstående uppgifter för varje deltagare.
Låt ClickUp sköta det tunga arbetet med e-postinbjudningar till möten för ditt team
Att oroa sig över den exakta formuleringen och tveka med muspekaren över skicka-knappen är så förra året. Med samarbets-, kreativitet- och dokumentationsverktyg från ClickUp kan du skicka perfekta mötesinbjudningar via e-post varje gång. Ännu bättre är att du och ditt team inte ens behöver betala för det.
Registrera dig idag för ett gratis konto som låter dig hantera varje möte som ett proffs – före, under och efter.