Om du bara har ett kalkylblad kommer du att tvingas tänka i rader och kolumner.
Detta koncept gäller alla verktyg du använder. Tänk dig att du antecknar information – idéer, mötesprotokoll eller anteckningar från en brainstorming-session.
Om du använder Google Doc skriver du i punktform. Om du använder klisterlappar skriver du ner kortfattade fraser eller meningar. På en whiteboard ritar du troligen ett diagram. I grund och botten påverkar de verktyg du använder omedvetet din tankeprocess.
Det är alltså mycket viktigt att välja rätt verktyg för dina idéskapande- och brainstormingsessioner, särskilt när du samarbetar med ett team på distans där varje teammedlem arbetar från sin egen miljö. Virtuella idétavlor är den perfekta lösningen. Låt oss undersöka hur.
Vad är en idétavla?
En idétavla är en visuell representation av idéer, inspiration och tankar. Det är ett samarbetsverktyg som används för att samla olika teammedlemmar för att kartlägga deras input, oavsett om det handlar om brainstorming, problemlösning eller scenarioplanering.
En typisk idétavla gör det möjligt för team att:
- Fånga upp idéer: Under brainstormingsessionen kan en idétavla användas för att samla alla idéer – bra eller dåliga – på ett ställe så att teamet kan diskutera dem.
- Organisera idéer: När alla idéer har samlats in kan teamen organisera dem visuellt. Om ett team till exempel brainstormar om potentiella funktioner för en produkt kan idéerna organiseras utifrån genomförbarhet, erforderlig insats/tid, tillgänglig kompetens osv.
- Skapa kopplingar: Med en idétavla kan du lägga till kopplingar mellan idéer, oavsett om det handlar om ett komplementärt förhållande eller ett beroende. Om till exempel utformningen av en ikon för webbplatsen är beroende av valet av varumärkets färger kan du kartlägga det på idétavlan. Detta hjälper dig att tydligt förstå komplexiteten i helheten.
- Omvandla idéer till uppgifter och prioritera dem: Teamet omvandlar idéerna till uppgifter för att göra dem genomförbara. De kommer till exempel överens om en funktion som ska utvecklas. Sedan prioriterar de dem för den första sprinten.
- Arkivera för referens: Idéboardens uppgift är inte slutförd när idéerna har omvandlats till uppgifter. Faktum är att digitala idéboard fungerar som referens för projektets vision under hela projektet. De är också användbara vid introduktionen av nya teammedlemmar, eftersom de ger dem en tydlig bild av projektets sammanhang.
Exempel på idétavlor
En idétavla kan ha många olika former, till exempel glasväggar, stafflitavlor, svarta tavlor, presentationsprogram eller digitala whiteboardtavlor. Det finns dock vissa metoder som passar bäst för specifika ändamål. Låt oss utforska de olika typerna av idétavlor.
Idéställningar för brainstorming
En idétavla för brainstorming är en vanlig whiteboard med utrymme för att lägga till allt du behöver, till exempel:
- Idéer
- Kommentarer (för varje idé)
- Användare (som antingen presenterade idén eller skulle ta ansvar för dess genomförande)
- Datum (t.ex. deadlines)
- Relationer mellan idéer eller beroenden, om sådana finns
Om ditt innehållsteam till exempel saknar idéer för kommande blogginlägg kan du använda en idétavla för att göra lite brainwriting. Alla kan skriva ner sina innehållsidéer i några minuter utan onödiga filter eller självtvivel. Sedan skickar de vidare till nästa person som kan lägga till eller förfina.
Du kan också anpassa denna brainstormingteknik för att lösa problem. Omvänd brainstorming är användbart när teamet känner till problemet men inte lösningen. Det hjälper till att utforska de olika orsakerna till att problemet kan uppstå och sedan lista sätt att lösa det.
Flödesscheman
Ett flödesschema visualiserar processer – oavsett om det gäller en kundresa eller en teknisk datapipeline. Det hjälper till att kartlägga varje steg i processen, tillsammans med flödets riktning och förgreningar. Flödesscheman är praktiska för komplexa processer med flera beslutspunkter.
Konceptkartor
En konceptkarta förenklar komplexa idéer genom att dela upp dem i mindre delar och visa hur dessa kombineras för att bilda en helhet.
Om du till exempel utforskar konceptet databasdesign för din nästa produkt kan du inkludera underkoncept som tabeller, relationer och datakvalitet, och sedan dela upp dem i parametrar som definierar dem.
Läs också: De 12 bästa programvarorna för mind mapping
2×2-matriser
2×2-matrisen är ett populärt verktyg för beslutsstöd som team och ledare använder. I en 2×2-matris kan du plotta dina alternativ/statusar och prioritera kreativa idéer på ett effektivt sätt. Eisenhower-matrisen är till exempel populär och plottar uppgifter baserat på brådskandehet och vikt. Du kan prioritera uppgifter i en 2×2-matris, som visas nedan.
Moodboards
Moodboards används när det visuella elementet spelar en mycket större roll än allt annat. Det handlar vanligtvis mindre om att vidta specifika åtgärder än om att hitta rätt inspiration eller känsla för ett projekt.
Arkitekter använder till exempel moodboards som utgångspunkt för utformningen av utrymmen. Visuella/UI-designers använder moodboards för att identifiera stilar för färger, ikoner, illustrationer, typografi etc. Eventmanagementteam använder moodboards för att identifiera teman.
Du kan också spara tid och ansträngning med mallar för moodboards.
Visionstavlor
En visionstavla är en visualisering av slutresultatet. För ett produktteam kan detta vara en bild av hur en färdig produkt kan se ut eller vilka mål som kommer att ha uppnåtts.
En UX-visionstavla kan samla bilder som representerar hur användarna känner sig när de använder produkten. ClickUp erbjuder flera mallar för visionstavlor som du kan välja mellan.
Vilka är fördelarna med att använda idétavlor?
När team har för många idéer och tankar som snurrar i huvudet utan riktning eller handling, erbjuder en idétavla dem den perfekta startplattan. Den fångar upp och strömlinjeformar bra idéer för att göra dem genomförbara. Så här gör du.
Vilda idéer
När alla lägger fram sina tankar på en idétavla kommer du troligen att stöta på några innovativa idéer. Detta är viktigt eftersom det uppmuntrar teammedlemmarna att tänka radikalt och utforska lösningar som annars skulle anses vara våghalsiga.
Även om du kanske inte kommer att implementera alla, ger det teamen friheten att tänka utanför boxen.
Effektivt samarbete
Komplexa problem kräver radikala idéer och lösningar, men också ett enkelt sätt att organisera och genomföra dem. En idétavla underlättar samarbete och gör det möjligt för team att samla idéer, utvärdera dem, dela feedback, diskutera möjligheter, utforska krav och beroenden, tilldela uppgifter och ta ansvar – allt på ett och samma ställe.
Allt detta görs visuellt, vilket förbättrar förståelsen och minnet.
Bättre projektledning
En bra idétavla ger projektledare en strukturerad och skalbar grund för att effektivisera sina verksamheter för snabbare leverans och bättre kundupplevelse. En kanbantavla är ett utmärkt exempel på en idétavla som används i projektledning.
Tydlighet i tanken
Idétavlor gör det möjligt för team att visualisera relationer och beroenden. Detta hjälper till att förtydliga idén, bedöma genomförbarheten och planera för oförutsedda händelser.
Anta till exempel att en författare har en idé om att skapa en e-bok om hur man använder projektledningsprogramvara för kreativa byråer. Detta kräver mycket research, disposition, skrivande, redigering, visuell design, en landningssida, CRM, distribution i sociala medier och mycket mer.
Med hjälp av en idétavla kan de kartlägga hela processen, dela upp den i enskilda uppgifter eller steg, identifiera var de behöver hjälp från andra, fastställa en tidsplan och diskutera eventuella beroenden med sin redaktör eller kund.
Uppdaterad kunskapsbas
Varje brainstorming-session innehåller en mängd kunskap – diskussioner om varför vissa idéer väljs eller avvisas påverkar hur beslut fattas i organisationen.
Tidigare idétavlor erbjuder ramverk och ritningar för framtida projekt. De är dokumentation av organisationens tankesätt och föredragna idéskapande tekniker.
Att arkivera tidigare idétavlor stödjer lärande och utveckling för nya medarbetare och skapar självbetjäningsresurser utan extra ansträngning.
Fördelar med digitala idétavlor
Utöver de fördelar vi just nämnt erbjuder en digital idétavla ytterligare några fördelar, till exempel:
- Flexibilitet: Digitala idétavlor är lämpliga för team som arbetar på distans eller är spridda över olika platser, eftersom alla kan lägga till sina tankar när det passar dem och där de befinner sig.
- Inkludering: Virtuella idétavlor gör det möjligt även för dina introverta teammedlemmar att bidra med sina idéer digitalt. De hjälper dig att involvera alla teammedlemmar i processen.
- Obegränsade redigeringar: Till skillnad från en fysisk whiteboard eller ett diagram har en digital idétavla den stora fördelen att du kan lägga till och ta bort element efter behag och så ofta du vill. Du kan flytta runt saker och omorganisera din tavla utan att behöva oroa dig för att förlora information eller klisterlappar.
- Delbarhet: En virtuell idétavla är lätt att dela inom organisationen med en enkel länk, till skillnad från fysiska anteckningar.
- Mer information: Med modern whiteboard-programvara kan du lägga till detaljerade uppgifter till dina brainstorming-tavlor genom bilder, filer, länkar, former och mycket mer.
Så här kommer du igång med en idétavla.
Hur skapar man en idétavla?
Allt du behöver för att skapa en idétavla är ett tomt utrymme och en penna. En whiteboard, en stafflitavla eller ett papper räcker för att komma igång.
En digital whiteboard med specialdesignade funktioner kan dock enkelt förvandla dina idéer till handling. Men först.
1. Identifiera syftet
Precis som vid alla brainstormingmöten bör du identifiera syftet och skissa på dagordningen för mötet. Du kan göra den så detaljerad som du vill, men se till att den innehåller följande:
- Vad vill du uppnå? Skriv t.ex. en designbrief för omprofileringen.
- Vem ingår? T.ex. varumärkeschef, produktchef och designer.
- Vilka tillgångar har du redan? T.ex. befintlig logotyp, varumärkesmanual, feedback från kunder.
- Varför är detta viktigt? Det hjälper teamet att samlas kring meningsfullt arbete med bättre engagemang.
Läs också: De bästa apparna för måluppföljning för team
2. Välj en programvara för digitala idétavlor
Välj ett verktyg som den AI-drivna ClickUp Whiteboard, som är specialdesignad för team som vill samarbeta, komma med idéer och vidta åtgärder. Den erbjuder:
- Säker åtkomst för teammedlemmar på distans
- Flexibilitet att lägga till element med en stor arbetsyta
- Touchgränssnitt – använd intuitiva gester för att rita och skissa
- AI-bildgenerering inom whiteboard
- Enkelt att koppla ihop/omorganisera element baserat på hur samtalen fortskrider
- Snabba redigeringar för att hålla dig uppdaterad i realtid, med funktioner för att dra och släppa element efter behov.
- Anpassningsbarhet med möjlighet att lägga till anteckningar/kommentarer och koppla ihop befintliga dokument/uppgifter
- Delbarhet med tydlig åtkomstkontroll
- Anpassningsbar med möjlighet att rita, skriva, lägga till former och till och med lägga till emojis, om du vill.
- Integrerad chatt för omedelbar idéskapande och delning
- Direkt koppling till uppgifter och dokument för uppdateringar och utförande i realtid
- AI-assistent för att generera uppgifter och skapa projekt från whiteboards
- Centraliserad kunskap med en whiteboard-hub
När du har valt den bästa whiteboard-programvaran och bjudit in teammedlemmarna är du redo att sätta igång.
3. Välj en mall
Låt inte en tom duk skrämma dig. För att strukturera din brainstorming-session och leda den effektivt är en idétavlemall det bästa verktyget.
ClickUp Whiteboard erbjuder till exempel mallar för flödesscheman, konceptkartläggning, standup-möten, retrospektiver, omvänd brainstorming och brainwriting.
För något mer specifikt kan du överväga ClickUps nya whiteboardmall, som erbjuder fullständig flexibilitet med anpassade statusar, anpassade fält, anpassade vyer och andra projektledningsfunktioner.
4. Be teamet komma med idéer
Om du använder en onlineidébräda synkront, samla teammedlemmarna i ett samtal och informera dem om förväntningarna på mötet.
Det är också bra att utse en ansvarig person som kan samla, dela idéer och hantera tavlan, så att det inte blir kaos när alla ritar på tavlan samtidigt.
Bjud nu in alla att komma med sina idéer. Om du till exempel letar efter idéer till namnet på din nästa produkt kan du be alla att klistra in post-it-lappar på den digitala idétavlan. Om du planerar ett evenemang kan ditt team fästa fotografier av sina inspirationskällor på tavlan.
5. Överväg idéerna
För att din idétavla ska bli framgångsrik är det viktigt att noggrant överväga varje enskild idé med respekt. Detta uppmuntrar teamen att dela med sig av sina tankar utan rädsla för att bli hånade. Gå därför igenom varje idé och ge feedback.
Bjud också in teammedlemmarna att stärka varandras idéer genom att kombinera liknande idéer och strukturera dem på ett meningsfullt sätt.
6. Organisera idéerna på den digitala idétavlan
Organisera dem nu utifrån ditt syfte med hjälp av någon av följande visualiseringstekniker.
- 2×2-matris: Om du använder idétavlan för brainstorming om funktionsutveckling kan du plotta låg/hög kostnad på X-axeln och arbetsinsats på Y-axeln. Du kan sedan använda detta för att prioritera uppgifter.
- Kanban-tavla: Om du använder idétavlan för sprintplanering kan du placera dem på en Kanban-tavla med kolumnerna "att göra", "görs" och "gjort" för att hålla reda på dem.
- Flödesschema: Om du använder idétavlan för att kartlägga en process kan du förvandla den till ett flödesschema genom att rita kopplingar och beroenden mellan dem.
När idén väl har omvandlats till en uppgift glömmer projektledare ofta bort den. Det är ett misstag. En idétavla kan vara en gåva som fortsätter att ge med fokuserade idéhanteringsmetoder.
Genom att noggrant organisera och arkivera tidigare idéer kan organisationer bespara teamen det mödosamma arbetet med att upprepade gånger generera nya idéer.
7. Gör dem genomförbara
När du har brainstormat och kommit överens om idéerna är det dags att omsätta dem i praktiken. Du kan gå från idé till genomförande genom att skapa uppgifter direkt från dina whiteboards.
💡Proffstips: Den integrerade AI-assistenten i ClickUp Whiteboards kan automatiskt generera uppgifter och skriva beskrivningar åt dig. Du kan lägga till sammanhang till dessa uppgifter genom att länka till filer, dokument, chattråd och mer.
Användningsområden för idétavlor på jobbet
Olika team kan använda idétavlor på olika sätt i arbetet. Här är de vanligaste användningsområdena för digitala idétavlor:
- Kollektiv idéskapande: Idéställningar är utmärkta verktyg för att samla in idéer från teammedlemmar på ett strukturerat sätt. De gör det möjligt för alla att dela med sig av sina tankar, brainstorma tillsammans och bygga vidare på varandras förslag. Produktteam, projektledare, HR-team och många andra kan använda dem för att driva innovation och generera kreativa idéer.
- Teambuildingaktiviteter: Att använda idétavlor under gruppaktiviteter uppmuntrar till öppen kommunikation och lagarbete. Genom att involvera alla i processen skapas en känsla av delaktighet och ömsesidig respekt, vilket stärker sammanhållningen i teamet och förbättrar samarbetet. Distansarbetande team kan enkelt använda dessa tavlor för att stärka lagarbetet och engagemanget.
- Problemlösning: Idétaulor hjälper team att ta itu med utmaningar på ett systematiskt sätt genom att dela upp problem i mindre delar. Projektteam, kreativa team och mjukvaruutvecklingsteam, bland andra, kan använda dem för att brainstorma potentiella lösningar, utvärdera deras genomförbarhet och välja den bästa åtgärden.
- Retrospektiv och efteranalys: Efter att ett projekt eller en uppgift har slutförts är idétavlor perfekta för att reflektera över vad som gick bra och vad som kan förbättras. Sprintteam och projektledare kan dokumentera lärdomar, dela konstruktiv feedback och identifiera konkreta åtgärder för att förbättra framtida processer.
Tips för att använda idétavlor på ett framgångsrikt sätt
Här är våra förslag och bästa metoder för att få ut mesta möjliga av idétavlor för arbetet:
- Börja med ett mål i åtanke: Innan du skapar en idétavla bör du definiera ett tydligt mål. Oavsett om det handlar om brainstorming för ett projekt, att lösa ett problem eller planera ett evenemang, säkerställer ett mål att tavlan förblir fokuserad och ändamålsenlig.
- Lär människor att använda dem på rätt sätt: Ge en kort introduktion eller riktlinjer för hur man använder idétavlan effektivt. Lär deltagarna hur man bidrar med idéer, ger konstruktiv feedback och utnyttjar digitala verktyg eller funktioner till deras fulla potential.
- Organisera och prioritera idéer: Gruppera liknande idéer och rangordna dem utifrån relevans, genomförbarhet eller påverkan. Denna struktur gör det enklare att identifiera användbara insikter och förhindrar att tavlan blir rörig eller överväldigande.
- Håll dem samarbetsinriktade: Uppmuntra aktivt deltagande genom att bjuda in teammedlemmarna att dela med sig av sina tankar, kommentera andras idéer och rösta på förslag. Ju mer inkluderande processen är, desto bättre blir resultaten.
- Gör dem visuella: Öka engagemanget genom att använda bilder, diagram, färgkodade taggar eller tankekartor. Visuella element gör inte bara tavlan mer tilltalande utan hjälper också till att snabbt förstå komplexa idéer.
- Följ upp de bästa idéerna: Identifiera de mest lovande idéerna och utveckla en handlingsplan för att genomföra dem. Granska regelbundet framstegen för att säkerställa att idéerna överförs från tavlan till konkreta resultat och att momentumet bibehålls.
- Spara tid med mallar: Ha några mallar för idétavlor till hands om ett specifikt användningsfall för digitala idétavlor uppstår ofta. ClickUps whiteboardmallar sparar tid och arbete.
Få bättre idéer och genomför dem snabbare med ClickUp Whiteboards
All slags kunskapsarbete är starkt beroende av människors idéer. Idéer finns det dock gott om. Det som skiljer framgångsrika team från andra är deras förmåga att effektivisera och genomföra dem på ett konsekvent sätt.
Idétavlan är ett viktigt verktyg för att uppnå detta. Som vi nämnde påverkar det verktyg du använder för att komma på idéer som team ofta din tankeprocess. Välj ett verktyg som passar bra in i dina nuvarande processer och som inte bara slutar med idéskapande.
ClickUp Whiteboards är utformat för att hjälpa team att generera och organisera idéer och enkelt omsätta dem i praktiken.
Prova ClickUp gratis idag. Skapa idéer med tydlighet och gå snabbt vidare till genomförande.