Co przychodzi ci na myśl, gdy słyszysz "wielofunkcyjny"?
Prawdopodobnie pomyślałeś o współpracy lub zespołach, zanim pomyślałeś o słowie dysfunkcyjny. Ale to często rzeczywistość wielu cross-funkcjonalnych teamów.
Dlaczego?
Istnieje wiele powodów, dla których zespoły wielofunkcyjne mają trudności z dobrą funkcją. Bardziej interesującym pytaniem jest jednak to, jak zbudować prawdziwie wydajne zespoły wielofunkcyjne, które wykonują świetną pracę i widzą wyniki? 📈
Właśnie przez to przeprowadzi Cię ten przewodnik. Po pierwsze, zawsze warto zacząć od solidnej definicji.
Czym są Cross-Functional Teams?
Teams cross-funkcjonalne składają się z członków z różnych działów i obszarów specjalizacji, którzy koordynują wysiłki w celu osiągnięcia wspólnego celu.
Powodzenie wielofunkcyjna współpraca ma miejsce, gdy Teams łączą różne perspektywy i specjalizacje, aby stworzyć kompleksowe podejście do lepszego rozwiązywania problemów, podejmowania mądrzejszych decyzji i realizować projekty .
Korzyści płynące z cross-funkcjonalnych teamów
Dzięki wielofunkcyjnym teamom masz dostęp do dodatkowych zasobów, których w innym przypadku mógłbyś nie mieć. Im więcej zasobów, tym lepsze wyniki. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o to, jak cenne mogą być zespoły międzyfunkcyjne. 🧊
The Harvard Business Review podkreślił znaczenie zespołów interdyscyplinarnych, podkreślając: "Najważniejsze systemy zdolności nie mieszczą się w ramach grup zaprojektowanych wiele dekad temu. Rzeczywiście, wiele z różnic w potężnym systemie możliwości wynika z iskier tworzonych, gdy ludzie o różnym pochodzeniu, umiejętnościach, technologiach i perspektywach wspólnie budują praktyki i procesy"
Rozważmy następujące korzyści:
Wzrost wydajności
Cross-funkcjonalność teams mogą pracować szybciej ponieważ wyspecjalizowane umiejętności z różnych działów lub obszarów wiedzy są łączone w celu pracy nad jednym problemem - ostatecznie wykorzystując ich wiedzę w zakresie funkcji. Działają one jako czynnik umożliwiający pojawienie się pomysłów w odpowiednich zespołach.
Szybkość komunikacji
Funkcja adnotacji ClickUp umożliwia zespołom przypisywanie komentarzy do plików w celu szybszej współpracy
Zespoły wielofunkcyjne zwykle docierają dalej niż jakikolwiek zespół jednofunkcyjny ze względu na bogactwo zasobów, do których zespoły mają dostęp, gdy każdy członek zespołu ma inną wiedzę specjalistyczną. Należy również pamiętać, że zespół interdyscyplinarny nie musi być ogromny. Może być mały, ale potężny. 🛼
Autonomia zapobiegająca powstawaniu wąskich gardeł
Czy kiedykolwiek spotkałeś się z memem z psem trzymającym własną smycz? Tak w skrócie można opisać wielofunkcyjne Teams.
Ze względu na swoją strukturę, zespoły wielofunkcyjne mają tendencję do kultywowania dużej autonomii, co oznacza, że nie są spowalniane ani blokowane przez długie procesy zatwierdzania. Oznacza to, że cele są osiągane szybciej. 💪
Lepsza komunikacja pomysłów
Usprawnij komunikację i szybciej realizuj projekty dzięki ClickUp Whiteboards. Burza mózgów, planowanie, strategie i komunikacja z zespołem w czasie rzeczywistym
Międzyfunkcyjne Teams otwierają dialog i pomagają w współpracy zespołowej znacznie szybciej. Pozwala to na lepsze zrozumienie zadań, zmniejsza liczbę nieporozumień i ostatecznie przyspiesza postępy zespołu.
Tworzenie pracy wyższej jakości
Wielofunkcyjne teamy oferują poszczególnym osobom możliwość pracy nad zadaniami wymagającymi różnorodnych umiejętności i wiedzy. Często pozwala im to podejmować się bardziej interesujących i wymagających projektów niż w normalnych warunkach.
Czytaj: Zwykle wymyślasz bardziej kreatywne rozwiązania, gdy pozwalasz zespołom wielofunkcyjnym na mieszanie się i zrobienie tego, co do nich należy. 💡
Dlaczego? Ponieważ wielofunkcyjny zespół umożliwia stworzenie swego rodzaju innowacyjnej piaskownicy. Teams mogą eksperymentować i bawić się pomysłami, nawet jeśli zadania i obowiązki w projekcie spoczywają na konkretnych członkach z określoną wiedzą specjalistyczną.
Odpowiedzialność
Wielofunkcyjny zespół ma większe poczucie własności, ponieważ każdy dział odgrywa ważną rolę w powodzeniu projektu. Prowadzi to do zwiększonej odpowiedzialności, co ma pozytywny wpływ na rozwój, ustawienie celów i większą organizację. 💸
Opłacalność
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania, aby zmienić przydział zasobów
Wielofunkcyjne teamy redukują koszty poprzez zmniejszenie ilości czasu i zasobów potrzebnych do zakończenia projektów i zadań. Informacje 70% liderów którzy konsekwentnie osiągają swoje cele w zakresie optymalizacji kosztów, współpracuje z wielofunkcyjnymi Teams, w przeciwieństwie do 40%, którzy tego nie robią.
Jakie są rodzaje cross-funkcjonalnych teamów?
Jeśli potrafisz to zbudować, istnieje szansa, że istnieje cross-funkcjonalny team, który pomoże ci to zrobić. Oto lista najpopularniejszych zespołów międzyfunkcyjnych, z którymi warto się zapoznać. 🛠️
- Zespoły ukierunkowane: Zespoły te są tworzone tymczasowo w celu skupienia się na konkretnym zadaniu lub projekcie i zazwyczaj rozwiązują się po jego zakończeniu
- Zespoły funkcjonalne: Ten rodzaj zespołu składa się z ekspertów z określonych dziedzin, którzy współpracują w celu rozwiązania problemów lubopracowują projekty w obszarze ich specjalizacji
- Zespoły wykonawcze: Podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących kierunku, celów i ogólnej strategii firmy jest korzystne dla tworzenia zespołów wykonawczych
- Zespoły zadaniowe: Międzyfunkcyjne zespoły zadaniowe są zwykle formowane w celu rozwiązywania problemów lub wymyślania rozwiązań konkretnych problemów
- Zespoły doradcze: Kiedy potrzebujesz kompleksowej porady i wglądu w pewne obszary związane z organizacją, tworzysz wielofunkcyjny zespół doradczy do współpracy
- Zespoły łączone: Dzieje się tak, gdy członkowie z różnych organizacji i podmiotów spotykają się, aby osiągnąć wspólny cel
- Zespoły matrycowe: Te zespoły składają się z członków z różnych organizacji i podmiotówdziałów, którzy współpracują ze sobą nad projektem lub zadaniem i raportują do kierowników swoich działów
Jak zbudować skuteczny zespół międzyfunkcyjny
1. Stwórz jasną wizję
Ważne jest, aby ustalić jasną wizję i cel projektu, tak aby wszyscy rozumieli, nad czym pracują. Niezależnie od tego, jaka jest Twoja wizja, musi być ona zorganizowana, zarządzana i gdzieś przechowywana.
To właśnie tutaj ClickUp może Ci pomóc zbudować centrum kontroli misji . W ten sposób kierownicy projektów ustalają swoją wizję w całej jej okazałości. W końcu pomysły są tylko tym, jeśli nie zostaną wprowadzone w życie i podzielone na wykonalne sprinty .
Zbierz całą swoją pracę w jednym miejscu dzięki pulpitom nawigacyjnym
ClickUp doskonale sprawdza się zarówno w przypadku najbardziej podstawowych potrzeb, jak i wymagań stawianych przez zespoły o wysokiej wydajności. Dzięki Tablicom i widoki kalendarza teams otrzymują informacje o tym, co jest do zrobienia i kiedy, a także przegląd realizacji projektu. Dokumenty ClickUp są udostępniane, edycje są zapisywane w czasie rzeczywistym, a postęp jest wysoce wizualny.
Potrzeba z zadaniem lub zależności projektu ? ClickUp jest również dostawcą niestandardowych rozwiązań w tym zakresie.
2. Ustal kluczowe role i cele
Przed rozpoczęciem projektu ważne jest, aby przypisać role i cele każdemu członkowi zespołu. Ułatwi to zespołowi koordynację i pozostanie na tej samej stronie. Cele zyskują na jasno nakreślonym przypisaniu ról i kamieni milowych.
Wizualizacja kamieni milowych projektu za pomocą widoku Gantt w ClickUp
ClickUp umożliwia ustawienie i śledzenie kamieni milowych projektu staje się drugą naturą. ClickUp umożliwia wielofunkcyjnemu zespołowi zwinnemu przekształcenie zadania w kamień milowy. Możesz również filtrować według nich, jeśli chcesz zobaczyć mapę drogową wszystkich kamieni milowych, które zostały zakończone przez zespół.
3. Dostawca wsparcia
Podczas gdy zespoły komunikują się, rozmawiają podczas sesji burzy mózgów i opracowują strategie, upewnij się, że zapewniasz im dużo wsparcia. Z punktu widzenia funkcji, sprowadza się to do narzędzi, których używasz i sposobu, w jaki z nich korzystasz.
Zbuduj swój proces wsparcia w narzędziu ClickUp Mind Maps, aby zwizualizować cały cykl pracy
Upewnij się, że Twoje procesy wsparcia są dobrze udokumentowane. Na szczęście możesz użyć Mapa myśli narzędzia do łatwego połączenia kropek i wizualizacji zakończonego cyklu pracy dla procesu wsparcia.
Dodatkowo, Wbudowane narzędzie czatu ClickUp sprawia, że nie musisz przełączać konteksty podczas pracy z zespołem. Wystarczy rozpocząć czat na platformie i komunikować się z każdym członkiem zespołu.
To właśnie takie małe rzeczy robią dużą różnicę, gdy jesteś w okopach zarządzania zadaniami, i kamienie milowe lub uruchomienie zwinne spotkania .
4. Zachęcanie do współpracy i kreatywności
Zachęcaj członków zespołu do współpracy , udostępniania nowych pomysłów i myślenia nieszablonowego, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów. To właśnie tutaj oprogramowanie Tablica jak Tablice ClickUp połysk.
Wykrywanie współpracy umożliwia zespołom jednoczesną pracę i edycję w ClickUp Whiteboards
Jako kreatywna piaskownica stworzona do burzy mózgów, prawie nigdy nie będziesz chciał korzystać z żadnego innego narzędzia na początkowych scenach wprowadzania projektu w życie. Teams współpracują w czasie rzeczywistym , zapisuj koncepcje, rysuj diagramy wyjaśniające i korzystaj z funkcji wykrywania współpracy, aby zapobiec powielaniu lub powtarzaniu pracy!
5. Rozpoznawanie i nagradzanie osiągnięć
Doceniaj i nagradzaj członków indywidualnie, jak i zbiorowo teams zbiorowo za ich osiągnięcia . Pomoże to wzmocnić poczucie odpowiedzialności i własności nad projektem.
Problem polega na tym, że tak wiele organizacji nie dokumentuje i nie zapewnia jasnego wyjaśnienia, w jaki sposób pracownicy będą nagradzani lub wyróżniani za swoją pracę. Korzystanie z ClickUp Docs pomaga scentralizować dokumenty operacyjne i organizacyjne w jednym miejscu, dzięki czemu zespoły mogą łatwo wyszukiwać krytyczne informacje.
Scentralizuj informacje i zasoby dotyczące kultury firmy w jednej przestrzeni dzięki temu szablonowi ClickUp Docs
Nie musisz też zaczynać od zera. Skorzystaj z szablonu kultury firmy ClickUp, aby udokumentować wszystko, czego oczekujesz od swojego zespołu i w jaki sposób będziesz go nagradzać. Gdy Teams wiedzą, że zostaną docenieni, zawsze będą chcieli dać z siebie trochę więcej.
Przykłady wyzwań dla teamów o różnych funkcjach z szablonami
Podczas pracy międzyfunkcyjnej z pewnością pojawią się luki w wiedzy. Gdy teamom brakuje jasności co do roli i/lub szkoleń, prowadzi to do nieefektywnej współpracy i spadku wydajności.
Nie jest to jednak jedyne wyzwanie, z jakim na co dzień mierzą się zespoły interdyscyplinarne. Wiele z nich wiąże się z organizacją i stylami komunikacji. Oto kilka z nich.
Niejasne role i obowiązki
Przy różnorodności ról i obowiązków, zespołom trudno jest określić, kto jest za co odpowiedzialny. O ile nie ma z góry określonego cyklu pracy ze strony kierownictwa, który dyktuje sposób działania zespołu wielofunkcyjnego - wraz z celową centralizacją tej odpowiedzialności - teamy z pewnością utkną w niejasnych rolach i obowiązkach.
Łatwo wizualizuj strukturę i układ swoich Teamsów za pomocą tego prostego szablonu Tablicy Organizacyjnej
Zamiast tego, skorzystaj z gotowego szablonu, aby uzyskać przewagę nad swoimi schemat organizacyjny aby każdy dokładnie wiedział, kto jest za co odpowiedzialny.
Silosy danych
Silosy danych powstają, gdy różne działy pracują niezależnie i nie udostępniają danych - tym bardziej, gdy używają zupełnie różnych platform SaaS do zarządzania nimi.
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że stos technologiczny używany przez zespół sprzedaży wygląda inaczej niż ten, z którego korzysta zespół ds. sprzedaży zespoły brandingowe i projektowe używają . Więc co wtedy? Tutaj kluczowa jest centralizacja obciążenia pracą od początku do końca. 🔑
Wielofunkcyjny zespół potrzebuje jednego źródła prawdy do pracy. W ten sposób zadania są zorganizowane i przypisane, aktualizacje są takie same i dostępne dla wszystkich w zespole marketingowym lub gdzie indziej, a wszyscy pracują zgodnie z tymi samymi wytycznymi.
Połącz Teams w całej organizacji dzięki temu szczegółowemu szablonowi Zarządzanie Teams Szablon planu
Jeśli musisz zebrać wszystkie zespoły w jednej przestrzeni, dlaczego nie pracować na niestandardowym szablonie, aby upewnić się, że wszyscy i każdy zespół jest uwzględniony? Ułatw wielofunkcyjnemu zespołowi prosperowanie dzięki widoczności projektów i statusów, aby zespół sprzedaży i marketingu mógł lepiej współpracować.
Słaba alokacja zasobów
Różnorodne zasoby, materiały, technologie i $$a wymagają odpowiedniej alokacji w całym projekcie od początku do końca. Bez odpowiednich narzędzi i systemów, aby tak się stało, słaba alokacja zasobów działa tylko jako wąskie gardło na drodze międzyfunkcyjnych Teams do mety.
Wyczyszczone cele, role i osie czasu są niezbędne do powodzenia pracy zespołu wielofunkcyjnego. Bez tych elementów członkowie zespołu mogą nie być pewni, czego się od nich oczekuje i kiedy.
Użyj szablonu alokacji zasobów ClickUp, aby śledzić materiały organizacji, siłę roboczą i tym podobne dla każdego projektu
Nie wykorzystuj nadmiernie lub niedostatecznie członków swojego zespołu, zgadując, kto może nad czym pracować. Określ dostępne zasoby i użyj tego szablonu do śledzenia, zarządzania i dostosowywania dostępności zasobów w jednej centralnej lokalizacji.
Walka z cyklami pracy w zespole
Oczywiście, istnieją zasoby do zarządzania i zadania do przydzielenia, ale problemy z cyklem pracy pojawiają się, gdy współpracują ze sobą zespoły o różnych funkcjach. Podejście jednego zespołu do pracy może nie pasować do innego, a takie kompromisy muszą zostać osiągnięte po obu stronach.
Różnice w terminologii i cyklach pracy sprawiają, że zespołom międzyfunkcyjnym znacznie trudniej jest się porozumieć wydajnie współpracować. Gdybyś miał podsumować wyzwanie numer jeden dla wielofunkcyjnego zespołu, sprowadzałoby się ono do niewłaściwego dopasowania.
Jest to sedno wielu istniejących punktów bólu. Oznacza to, że budowanie skutecznego zespołu międzyfunkcyjnego wymaga zajęcia się tym, jak dopasowuje się przepływ pracy.
Użyj tego szablonu, aby ustanowić procesy w swojej organizacji, podkreślając, w jaki sposób zadania są dopasowywane i potencjalnie przepływają do innych zespołów
Dopasuj każdy zespół, tworząc listę dokumentacji procesów i procedur. Na szczęście ten darmowy szablon procesów i procedur ułatwia oddelegowanie i określenie cyklu pracy w zespole lub przynajmniej udokumentowanie sposobu działania każdego z nich, aby uniknąć nieporozumień między działami.
Do zrobienia więcej w różnych funkcjach dzięki ClickUp
Intuicyjna i konfigurowalna platforma ClickUp pozwala zespołom na ustawienie obszarów roboczych i zadań za pomocą jednego kliknięcia oraz łatwe przypisywanie zadań członkom zespołu.
Dostarcza również solidne możliwości raportowania, pozwalając członkom zespołu szybko uzyskać wgląd w postęp zadań i projektów. Dzięki ClickUp, zespoły udostępniają pliki i komentarze w czasie rzeczywistym, dając im natychmiastowy dostęp do najnowszych aktualizacji, jednocześnie umożliwiając zespołom pracę z dowolnego miejsca.