어떤 비즈니스 관계를 구축하든 커뮤니케이션은 핵심입니다 신규 클라이언트 또는 재방문 고객과 일할 때. 원활한 커뮤니케이션은 효과적인 프로젝트와 서비스를 위한 토대가 될 뿐만 아니라 비즈니스를 새로운 차원으로 끌어올리는 건강한 상호 교류의 토대가 됩니다.
하지만 원활한 커뮤니케이션은 말처럼 쉬운 일이 아니며, 특히 여러분과 클라이언트의 커뮤니케이션 스타일이나 프로세스가 같지 않다면 더욱 그렇습니다. 👀
클라이언트가 서비스 재구성을 요청하면서 어떤 부분을 변경하고 싶은지 말하지 않는 경우. 피드백 요청에 전혀 응답하지 않는 경우. 고객이 기대하는 바를 명확히 밝히지 않고 모호한 요청을 하는 경우.
다행히도 클라이언트와의 커뮤니케이션을 개선할 수 있는 간단한 방법이 있습니다. 🙌
이 가이드에서는 훌륭한 클라이언트 커뮤니케이션 전략이 중요한 이유를 설명하고 프로세스를 위한 최고의 실행 방식을 공유합니다. 또한 이러한 기법이 비즈니스를 어떻게 더 효과적으로 만드는지 보여주는 사례 연구도 살펴볼 것입니다.
클라이언트 커뮤니케이션이란 무엇인가요?
고객 커뮤니케이션은 회사와 클라이언트 간의 모든 상호작용을 의미합니다. 여기에는 이메일과 전화 통화 등 구두 및 서면 커뮤니케이션이 포함됩니다.
보고서, 송장, 그리고 법적 계약 는 중요한 클라이언트 커뮤니케이션의 몇 가지 예시입니다. 하지만 비즈니스 오찬이나 분기별 회의와 같은 대인 관계 교류도 중요한 예시입니다. 클라이언트 커뮤니케이션은 잠재 고객에게 접근하기 시작하는 순간부터 시작됩니다.
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훌륭한 클라이언트 커뮤니케이션은 뛰어난 대인관계 기술, 조직력, 자기 인식, 적응력에 달려 있습니다. 이러한 기술은 좋은 관계를 유지하고 까다로운 상황이 발생했을 때 이를 헤쳐나가는 데 필수적입니다. ✨
효과적인 클라이언트 커뮤니케이션이 비즈니스 관계에 중요한 이유는 무엇인가요?
클라이언트를 상대하는 전문가로서 원활한 커뮤니케이션은 필수입니다. 영업팀에서 거래를 성사시키는 일을 담당하든, 존경받는 클라이언트를 관리하는 계정 관리자이든, 커뮤니케이션 방법을 아는 것은 목표 달성의 성패를 좌우할 수 있습니다. 🏆
다음은 클라이언트 커뮤니케이션이 중요한 몇 가지 이유입니다:
- 오해를 한도 제한: 클라이언트 커뮤니케이션이 원활하지 않아 프로젝트에 차질을 빚을 수 있는 위험을 줄입니다
- 신뢰 구축: 효과적인 커뮤니케이션은 친밀감을 형성하고 클라이언트의 최선의 이익을 위해 최선을 다하고 있다는 확신을 줍니다
- 기대치 설정: 중 하나프로젝트가 실패하는 주요 이유 는 명확한 기대치가 없기 때문입니다. 원활한 커뮤니케이션을 통해 모두가 목표와 목표에 도달하기 위해 필요한 것을 알 수 있습니다
- 프로젝트를 추적할 수 있습니다: 무질서와 장애물도 프로젝트의 일정을 방해합니다. 원활한 커뮤니케이션을 통해 모든 사람이 같은 페이지를 공유하면 계획에 변수가 생겼을 때 유연하게 대처할 수 있습니다
- 개선고객 유지: 자신의 의견을 경청한다고 느끼는 클라이언트는 더 행복한 경향이 있습니다. 클라이언트와 잘 소통하면 클라이언트의 불만 사항을 듣고, 목표를 이해하고, 이를 실현하기 위한 프로세스를 구현하고 있다는 것을 알 수 있습니다
- 적응력 향상으로 이어집니다: 클라이언트와 더 잘 소통하면 경쟁사보다 더 빠르게 변화하는 환경에 적응할 수 있습니다. 클라이언트가 원하는 기능을 알려주고 개선이 필요한 부분을 알려주므로 원치 않는 노력에 시간과 리소스를 낭비하지 않아도 됩니다
명심해야 할 간단한 클라이언트 커뮤니케이션 팁 9가지
여기에서는 클라이언트 커뮤니케이션을 개선할 수 있는 몇 가지 유용한 방법을 공유합니다. 대면 회의부터 정기적인 디지털 업데이트까지, 이를 활용하여 더 나은 클라이언트 관계를 구축하고 비즈니스를 발전시켜 보세요. 🎯
1. 맞춤형 커뮤니케이션 플랜으로 클라이언트 참여도 강화하기
클라이언트 커뮤니케이션 도구를 사용하면 잘못된 커뮤니케이션이 발생할 가능성이 줄어들고 처음부터 끝까지 더 잘 조율할 수 있습니다. 클라이언트 커뮤니케이션 플랜 를 사용하면 주요 이해관계자 식별 각 이해관계자에게 전달할 내용을 결정하고 업데이트를 얼마나 자주 공유할지 결정하세요.
특정 작업을 비공개로 유지하기 위해 ClickUp에서 다른 관리자 기반 역할 또는 외부 클라이언트에 맞춤형 역할 위임
먼저 커뮤니케이션 목표 를 설정하고 클라이언트를 파악합니다. 그런 다음 클라이언트의 선호도에 따라 소셜 미디어 업데이트, 텍스트 메시지, 전화 통화, 대면 회의 중 어떤 채널과 방법을 사용할지 결정하세요.
마지막으로 커뮤니케이션 플랜 을 검토하고 필요에 따라 변경하세요. 클라이언트의 피드백에 귀를 기울이고 다른 방식으로 커뮤니케이션을 전달하기를 원하는 경우 변경 사항을 구현하세요.
훌륭한 클라이언트 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하면 클라이언트가 선호하는 업데이트 방식과 업데이트 빈도에 따라 클라이언트를 세분화할 수 있습니다.
ClickUp의 다양한 형식 도구를 사용하여 커뮤니케이션 목표, 목표, 타임라인 및 이해관계자를 구성하세요
와 ClickUp 커뮤니케이션 플랜 템플릿 를 사용하여 이해관계자 계층을 만들고 정보를 프롬프트 방식으로 공유할 방법을 파악할 수 있습니다. 클라이언트와 프로젝트 커뮤니케이션 전략을 수립하고 맞춤형 역할, 액세스 및 권한, 공개 또는 비공개가 필요할 수 있는 기타 사항을 결정하세요.
2. 클라이언트의 요구와 비즈니스 목표에 부합하는 측정 가능한 목표를 정의하세요
커뮤니케이션에는 다음이 포함되어야 합니다 명확한 목표 . 클라이언트에게 변경 사항에 대한 정보를 계속 제공하든, 더 나은 제품을 개발하기 위한 인사이트를 얻든, 처음부터 명확한 목표를 설정하세요. ✍️
명확한 타임라인, 측정 가능한 목표, 자동 진행 상황 추적을 통해 클라이언트와 목표를 달성할 수 있습니다
사용 ClickUp 목표 를 클릭하여 측정 가능한 목표를 설정하고, 마일스톤을 추적하고, 명확한 타임라인을 유지하세요. 다양한 클라이언트 커뮤니케이션 전략에 대한 사용자 지정 필드를 만들고 상태를 할당하여 각 전략의 진행 상태를 추적할 수 있습니다.
우선순위를 설정하여 가장 시급한 커뮤니케이션을 강조하고 알림을 설정하여 중요한 업데이트를 놓치지 않도록 하세요.
3. 자주 투명하게 소통하여 클라이언트에게 정보를 제공하고 참여를 유도하세요
고객 만족의 핵심 중 하나는 투명성과 명확한 기대치입니다. 온보딩부터 프로젝트 종료 단계까지 가격 및 혜택과 같은 사항을 미리 알려야 합니다.
이를 통해 신뢰를 쌓고 클라이언트의 기대치를 조기에 설정할 수 있습니다. 워크플로우와 제품 또는 서비스가 클라이언트에게 어떻게 제공될지 명확하게 설명하세요.
클라이언트의 질문에 명확하고 정직하게 답변하세요. 지금은 지나친 예측이나 약속을 할 때가 아닙니다.
ClickUp 문서를 사용하여 즉각적인 알림을 통해 클라이언트와 팀원에게 최신 정보를 제공하세요
다음과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하세요 ClickUp 를 클릭하여 클라이언트와 소통하고 프로세스를 업데이트하세요.
ClickUp의 댓글과 멘션은 새 토론이 공유되거나 작업에서 태그가 지정되면 즉시 알림을 보냅니다.
4. 의미 있는 대화를 유도하는 적극적인 경청 연습하기
최고의 커뮤니케이션 기술 중 하나는 클라이언트의 말만 듣는 것이 아니라 적극적으로 경청하는 것입니다. 대신 몸짓 언어와 사회적 신호에 주의를 기울이고 해결책을 찾고 문제를 개선한다는 목표에 집중합니다 고객 여정 .
즉, 클라이언트의 관점에 귀를 기울이고 클라이언트의 니즈에 맞춰야 합니다. 이를 위해서는 클라이언트가 가능한 한 많은 세부 정보를 제공할 수 있도록 개방형 질문을 하세요.
문제의 근원과 클라이언트의 기분을 파악하는 데 집중하세요. 토론하는 동안 잠재적인 방해 요소를 모두 끄고 집중하여 비언어적 단서에 주의를 기울이고 클라이언트가 공유한 내용을 다시 말하여 클라이언트의 말을 확실히 이해하도록 하세요. 💡
5. 일관된 클라이언트 경험을 제공하기 위해 팀 교육을 실시하세요
클라이언트 커뮤니케이션은 보드 전반에서 실행될 때만 효과적입니다. 소프트웨어 개발 및 고객 지원부터 계정 관리에 이르기까지 명확한 커뮤니케이션 전략 교육 및 온보딩 절차에서 🛠️
모든 팀원에게 교육을 제공하고 비즈니스의 각 서비스 제공자에 대한 명확한 커뮤니케이션 플랜을 만드세요. 절차를 다시 한 번 점검하고 직원과 클라이언트로부터 피드백을 받아 절차를 개선하세요.
다음은 클라이언트 커뮤니케이션 교육을 위한 몇 가지 아이디어입니다:
- 역할극 연습하기: 팀원들이 번갈아 가며 클라이언트 역할을 맡아 실제 상황을 통해 일하게 하세요. 질문이 많은 고객이나 클라이언트가 결과물에 대해 화를 내는 상황과 같은 일반적인 문제를 다룹니다
- 마지막 방법 사용: 이 방법은 경청, 인정, 해결, 감사의 약자로, 불만족스러운 클라이언트를 상대할 때 단계별 프로세스를 사용하도록 직원들을 교육하는 방법입니다
- 멘토링 프로그램 구축: 신입 사원에게 까다로운 상황을 처리하는 것은 두려운 일일 수 있습니다. 직원을 멘토 또는 친구와 짝을 지어 프로세스를 탐색할 수 있도록 도와주세요
ClickUp 화이트보드에서 의사결정 트리를 구축하여 팀원들에게 클라이언트 커뮤니케이션 단계를 안내하세요
6. 기대치를 관리하고 연결을 구축하여 지속적인 관계를 육성하세요
비즈니스에서 우리는 일을 전문적으로 처리하려는 경향이 있지만, 클라이언트와 정서적으로 연결되지 않으면 더 나은 커뮤니케이션을 놓칠 수 있습니다. 대신, 주요 커뮤니케이션 방법을 사용하여 클라이언트와 더 깊이 연결하세요.
클라이언트의 입장에서 생각하여 클라이언트와 연결을 구축하세요. 고객이 여러분에게 기대하는 바를 상상하고 고객의 구체적인 요구사항을 충족하는 결과를 제공하세요. 적절한 경우 안부를 묻고 가벼운 시간을 가지면서 친밀감을 쌓으세요. 🤝
정서적 연결의 핵심 요소는 자기 인식을 갖고 자신의 반응을 이해하는 것입니다. 클라이언트가 가혹한 피드백을 제공한다면 목소리 톤을 고려하고 대화 분위기를 고조시킬 수 있는 표정을 조절하세요.
감성 지능은 불만족스러운 클라이언트에 대응하는 데도 도움이 됩니다. 긴장된 상황을 완화하고 업무를 간소화하는 클라이언트 커뮤니케이션 기술 개발하기 클라이언트 관리 .
7. 효율적이고 신속한 대응으로 클라이언트의 시간을 배려하세요
클라이언트 커뮤니케이션에 있어서는 타이밍이 모든 것입니다. 초기에는 모든 것이 계획대로 진행되도록 클라이언트가 자주 업데이트를 원할 수 있습니다. 장기 고객이나 바쁜 전문직 종사자는 업데이트 빈도가 낮을 수 있습니다.
클라이언트와 대화하여 그들이 얼마나 자주 소통하기를 원하는지 파악하고 가장 적합한 소통 채널을 결정하세요. 일부 클라이언트에게는 전화 통화와 같은 구두 커뮤니케이션이 자동화된 이메일 커뮤니케이션보다 더 방해가 될 수도 있습니다. 📧
클라이언트 커뮤니케이션을 위한 반복 작업을 설정하여 체계적이고 효율적인 아웃리치를 유지하세요
클라이언트 커뮤니케이션을 간소화하는 또 다른 편리한 방법은 ClickUp 작업 . 클라이언트 커뮤니케이션을 보낼 때가 되면 알려주도록 반복 작업을 설정하세요
ClickUp을 사용하면 작업이 완료되면 알림을 트리거할 수도 있습니다. 이렇게 하면 중요한 마일스톤에 도달하면 클라이언트가 이메일을 받게 됩니다.
8. CRM에서 클라이언트 데이터 수집 및 정리하기
연락처 정보가 한곳에 업데이트되거나 저장되지 않아 클라이언트와의 커뮤니케이션이 원활하지 않은 경우가 많습니다. 다음을 사용하여 워크플로우를 간소화하세요 clickUp의 스프레드시트 를 사용하여 각 클라이언트의 중요한 연락처 정보를 모두 저장하세요.
테이블 보기를 사용하여 클라이언트의 정보가 포함된 스프레드시트를 ClickUp 문서에 추가하여 모든 정보를 놓치지 마세요
전화번호, 이메일 주소, 클라이언트가 선호하는 연락 방법을 반드시 포함하세요. 이 시트를 신입사원과 공유하고 프로젝트 스페이스에 저장하여 필요한 팀원들이 액세스할 수 있도록 하세요.
9. 클라이언트 피드백 및 요청에 대한 후속 조치를 위한 작업 항목을 자동화하세요
효과적인 클라이언트 커뮤니케이션을 위한 토대를 마련하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 또한 받은 피드백을 구현하기 위한 다음 단계를 위한 프로세스를 구축해야 합니다.
클라이언트 피드백에 대한 후속 조치와 새로운 솔루션 구현을 위한 작업을 자동으로 생성하여 미래를 위한 플랜을 세우세요.
ClickUp 자동화를 통해 팀의 클라이언트 커뮤니케이션 관행과 워크플로우 개선하기
앞으로 나아갈 명확한 방법이 없을 수도 있으므로 브레인스토밍 프로세스를 마련하는 것이 중요합니다. ClickUp의 마인드 맵 는 직원들이 아이디어를 정리하고 클라이언트 문제에 대한 솔루션을 개발하는 데 도움이 됩니다.
마인드 맵을 사용하여 브레인스토밍을 하고 아이디어를 기반으로 워크플로우를 만들어 보세요. 관련 팀원에게 자동으로 작업을 할당하고 클라이언트를 업데이트하는 단계를 반드시 포함하세요. 👨🏽💻
프로세스 개선을 위한 유용한 클라이언트 커뮤니케이션 예시
이러한 기법은 쉬워 보이지만 실제로 적용했을 때 어떻게 작동할까요?
다음은 이러한 요소가 실제로 어떻게 작동하는지 보여주는 클라이언트 커뮤니케이션 예시입니다. 마케팅 대행사 V4 회사 used 클라이언트 관리 도구 에서 고객 관계를 개선할 수 있습니다. 🌱
문제 ### 문제
V4는 클라이언트의 온라인 제품 판매를 돕는 마케팅 회사입니다. 200개 지사에 걸쳐 5,000명 이상의 클라이언트를 보유하고 있으며, 성공을 위해서는 커뮤니케이션이 매우 중요합니다.
하지만 Spotify, XP Inc. 같은 클라이언트와의 성공적인 비즈니스를 확장하면서 커뮤니케이션에 문제가 생기기 시작했습니다.
ClickUp에서 선택한 트리거와 조건에 따라 실행되는 맞춤형 자동화를 생성하세요
문제는 단순히 커뮤니케이션이 누락되는 것만이 아니었습니다. 회사는 또한 같은 정보를 반복해서 보내야 했기 때문에 바쁜 업무에 시간과 리소스를 낭비해야 했습니다.
솔루션 ### 해결책
이때 V4 팀은 ClickUp을 활용했습니다 ClickUp 자동화 를 사용하면 프로젝트 상태에 따라 매주 다른 클라이언트에 대한 업데이트를 트리거하여 클라이언트 대응 속도를 높이고 바쁜 업무를 줄일 수 있습니다.
또한 다음을 공유하기로 결정했습니다 간트 차트 를 매주 WhatsApp을 통해 클라이언트의 팀이 확인할 수 있도록 합니다 결과물 를 누락하지 않고 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 이는 더 나은 클라이언트 경험과 더 많은 사전 책임을 의미했습니다.
가장 중요한 작업을 마일스톤으로 변환하여 프로젝트의 진행 상황을 보여주는 간트 차트를 만드세요
V4는 또한 다음에 대한 액세스 권한을 부여할 수 있다는 점도 마음에 들었습니다 프로젝트 플랜 에서 클라이언트가 보고 협업할 수 있는 항목을 결정할 수 있어 모니터링이 더 쉬워졌습니다 투명한 프로세스 고객층을 위한 맞춤형 서비스를 제공합니다.
V4는 또한 ClickUp의 템플릿 을 사용하여 커뮤니케이션을 간소화하고 더 효율적으로 만들었습니다. V4는 커뮤니케이션 매트릭스를 사용하여 가장 중요한 이해관계자를 파악했습니다. 이를 통해 업데이트 대상과 빈도를 우선순위로 정할 수 있었습니다.
또한 커뮤니케이션 플랜 템플릿을 활용하여 수십 개의 클라이언트 커뮤니케이션을 추적했습니다. 이를 통해 더 자주 업데이트가 필요한 클라이언트를 쉽게 파악할 수 있었고 중요한 커뮤니케이션을 놓치지 않을 수 있었습니다.💡
ClickUp으로 효과적인 클라이언트 커뮤니케이션 구축하기
나쁜 소식을 전달하든 프로젝트에 대한 흥미로운 업데이트를 공유하든 클라이언트 커뮤니케이션은 성공의 열쇠입니다. 이러한 최고의 실행 방식을 통해 워크플로우를 간소화하고 직원들의 효과적인 커뮤니케이션을 도울 수 있습니다. 지금 ClickUp에 가입하세요 에 가입하고 클라이언트와 더 나은 관계를 구축하세요. 명확한 목표가 담긴 커뮤니케이션 플랜을 만든 다음 각 고객에게 어떻게 업데이트할지 결정하세요. 🤩
템플릿을 사용하여 반복 업데이트 초안을 작성하고 자동화를 설정하여 워크플로우를 더욱 원활하게 만드세요. 클라이언트에 최신 개발 사항을 업데이트하는 작업을 설정하고 다음을 추가하세요 사용자 지정 필드 를 입력하면 필요한 정보를 볼 수 있습니다.
ClickUp을 사용하면 클라이언트 커뮤니케이션이 그 어느 때보다 쉽고 효과적입니다.