행사에서 학생들의 참여도를 추적하는 대학의 경우, 참여도가 높은 학생들의 재등록률이 78%에서 92%로 급증하는 것으로 나타났습니다. 프로젝트 관리 플랫폼 내에 구축된 AI 에이전트는 연간 수백 건에 달하는 이벤트에 걸쳐 이벤트 기획 워크플로우, 장소 예약, 업체 조정, 예산 추적 및 이벤트 후 분석을 자동화할 수 있습니다.
아래는 ClickUp에 붙여넣기만 하면 몇 분 만에 완벽한 캠퍼스 이벤트 관리 작업 공간을 구축할 수 있는, 바로 사용 가능한 AI 에이전트 프롬프트입니다. 하지만 이를 사용하기 전에, 이러한 시스템이 해결하고자 하는 조정상의 문제점을 먼저 살펴보는 것이 도움이 됩니다. 대부분의 캠퍼스 이벤트 팀에게 있어 문제는 아이디어나 활동의 부족이 아닙니다. 문제는 기획, 승인, 업체 관리, 보고 등의 업무가 너무 많은 도구에 분산되어 있어 누구도 전체 상황을 명확하게 파악할 수 없다는 점입니다.
이 캠퍼스 이벤트 관리 설정을 활용해야 하는 대상
이 설정은 캠퍼스 전반의 이벤트 기획, 프로모션 및 성과 측정을 담당하는 학생 지원팀, 캠퍼스 이벤트 담당 부서, 취업 지원 센터, 동문회, 학과 및 운영 담당 직원을 위해 설계되었습니다. 특히, 이미 회의실 예약이나 달력 도구를 사용하고 있지만, 업체, 예산, 타임라인 및 이벤트 후 후속 조치를 관리하는 데 여전히 수동적인 조정에 의존하고 있는 기관에 특히 유용합니다.
문제점: 이벤트 팀이 이메일 스레드와 공유 드라이브만으로 연간 200건 이상의 이벤트를 운영하고 있습니다.
학생처, 취업지원센터, 동문회, 학과 사무실 등 어디에서든 캠퍼스 이벤트를 관리하고 계신다면, 그 조율 과정의 골칫거리를 이미 잘 알고 계실 것입니다. 오리엔테이션 주간만 해도 수십 개의 행사장, 케이터링 주문, AV 장비 설정, 위험 평가, 마케팅 타임라인 등을 처리해야 합니다. 여기에 홈커밍, 졸업식, 게스트 강연, 취업 박람회, 학생 동아리 이벤트, 그리고 매주 열리는 수십 개의 소규모 이벤트까지 더하면 그 규모는 훨씬 더 커집니다.
대부분의 팀은 여전히 Google Docs, 이메일 체인, 스프레드시트, 레거시 회의실 예약 시스템을 조합하여 업무를 조정하고 있습니다. 그 결과, 행사장 중복 예약, 공급업체 마감일 미준수, 신용카드 명세서가 도착할 때까지 아무도 눈치채지 못하는 예산 초과, 그리고 이벤트가 실제로 성공했는지 측정할 표준화된 방법이 없는 상황이 발생합니다. 조지아 서던 대학교는 단 한 학기 동안 1,162건 이상의 이벤트와 79,408명의 참가자를 추적했으며, 데이터에 따르면 이벤트에 한 번 이상 참석한 학생들의 재학률은 전체 평균 72%에 비해 79.4%로 나타났습니다. 이벤트는 중요하지만, 이를 대규모로 운영할 수 있는 인프라는 거의 따라가지 못하고 있습니다.
교육 기관들이 이벤트 효과를 측정하려 할수록 조정 문제는 더욱 심각해집니다. 휴스턴 대학교의 데이터에 따르면 , 캠퍼스 활동에 4회 이상 참여한 학생의 재학률은 92%인 반면, 참여 횟수가 0회인 학생의 재학률은 78%에 그쳤습니다. 이벤트가 재학률 향상에 기여한다는 점에는 모두가 동의하지만, 팀원들의 과로 없이 이벤트를 기획, 실행, 분석할 수 있는 운영 시스템을 갖춘 캠퍼스는 거의 없습니다.
마이애미 대학교의 해결 사례: 마이애미 대학교의 진로 탐색 및 성공 센터(Center for Career Exploration and Success)는 연간 200건 이상의 학생 이벤트를 98%의 성공률로 운영하며, 총 19,107명의 학생이 참여하고 있습니다. ClickUp을 도입하기 전에는 표준화된 프로세스 없이 이메일, Google Docs, 대면 회의에만 의존했습니다.
마이클 터너, 부국장:
“ClickUp은 이벤트를 체계적으로 관리하고 일정을 차질 없이 진행하는 데 사용하는 훌륭한 도구입니다. 이 플랫폼은 우리에게 지식 저장소를 제공해 주었습니다.” 그는 덧붙여 말했습니다. “우리는 미국 최고의 취업 지원 센터가 되기 위해 나아가고 있습니다. ClickUp은 성공을 위한 청사진을 마련하는 데 필수적인 도구입니다.”
“ClickUp은 이벤트를 체계적으로 관리하고 일정을 차질 없이 진행하는 데 사용하는 훌륭한 도구입니다. 이 플랫폼은 우리에게 지식 저장소를 제공해 주었습니다.” 그는 덧붙여 말했습니다. “우리는 미국 최고의 진로 상담 센터로 거듭나기 위해 나아가고 있습니다. ClickUp은 성공을 위한 청사진을 마련하는 데 필수적인 도구입니다.”
바로 여기에 기회가 있습니다. 이벤트 전문성을 대체하는 것이 아니라, 행사장, 업체, 예산, 팀 간에 이루어지는 일을 하나로 묶어 가시적인 운영 체계를 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 실제로 작동하는 캠퍼스 이벤트 관리 설정을 구축해 보는 것입니다.
귀사의 이벤트 운영에도 유사한 모델을 적용해 보고 싶으신가요? 아래 프롬프트를 참고하여 귀사의 행사장, 이벤트 구성, 인력 배치 모델에 맞게 조정해 보세요.
바로 여기에 기회가 있습니다. 이벤트 전문성을 대체하는 것이 아니라, 행사장, 업체, 예산, 팀 간에 이루어지는 일을 하나로 묶어 가시적인 운영 체계를 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 실제로 작동하는 캠퍼스 이벤트 관리 설정을 구축해 보는 것입니다.
귀사의 이벤트 운영에도 유사한 모델을 적용해 보고 싶으신가요? 아래 프롬프트를 참고하여 귀사의 행사장, 이벤트 구성, 인력 배치 모델에 맞게 조정해 보세요.
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프롬프트: AI를 활용한 캠퍼스 이벤트 관리 작업 공간 구축하기
이 프롬프트를 복사하여 ClickUp Brain에 붙여넣고 나만의 ClickUp 슈퍼 에이전트를 생성한 다음, 소속 기관의 세부 정보를 입력하면 계획 템플릿, 예산 추적기, 업체 조정 워크플로우, 이벤트 후 분석 기능이 포함된 완벽한 이벤트 관리 작업 공간을 얻을 수 있습니다.
이 과정을 통해 타임라인 템플릿, 업무 인수인계, 예산 점검 포인트, 보고 워크플로우를 포함한 운영 구조의 탄탄한 초안을 마련할 수 있습니다. 이후 팀은 이벤트 규모, 캠퍼스 크기, 운영 요구 사항에 맞춰 이를 자유롭게 맞춤 수정할 수 있습니다.
이 과정을 통해 타임라인 템플릿, 업무 인수인계, 예산 점검 포인트, 보고 워크플로우 등을 포함한 운영 구조의 탄탄한 초안을 마련할 수 있습니다. 이후 팀은 이벤트 규모, 캠퍼스 크기, 운영 요구 사항에 맞춰 이를 맞춤형으로 수정할 수 있습니다.
→ 첫 번째 슈퍼 에이전트를 만들어 볼 준비가 되셨나요?
ClickUp Brain을 열고 위의 프롬프트를 붙여넣어 ClickUp 작업 공간용 맞춤형 슈퍼 에이전트를 생성하세요.
ClickUp에서 설정하는 방법 (4단계)
1단계: 작업 공간 구조 만들기
“캠퍼스 행사”라는 전용 스페이스를 만들고 4개의 폴더를 설정하세요(또는 이벤트 기획 템플릿으로 시작하여 원하는 대로 맞춤형 설정을 적용하세요):
- 이벤트 파이프라인: 이벤트 제안, 승인/기획, 거절/보류 목록
- 진행 중인 이벤트: 이벤트 유형별(오리엔테이션, 취업 박람회, 학생 생활, 동문 행사, 학술/강연, 체육 이벤트)로 정리된 목록
- 업체 및 장소 관리: 장소 달력, 업체 등록부, 계약 추적을 위한 목록
- 행사 후 처리 및 기록 보관: 마무리 단계에 있는 이벤트 목록과 템플릿 및 교훈이 포함된 과거 이벤트 검색 가능한 기록 보관소
2단계: 모든 이벤트 작업에 맞춤형 필드 설정하기
모든 이벤트에 키 데이터가 포함되도록 이벤트 작업 템플릿에 다음 필드를 추가하세요( 모든 사용자 지정 필드 유형 보기 ):
| 필드 | 유형 | 목적 |
| 이벤트 날짜 | 날짜 | 이벤트가 개최될 때 |
| 장소 | 드롭다운 메뉴 | 학생회관, 공연 예술 센터, 경기장, 광장 등 |
| 예상 참석자 수 | 번호 | 플랜을 위한 예상 인원 |
| 실제 참석자 수 | 번호 | 이벤트 후 체크인 인원 수 |
| 총 예산 | 통화 | 승인된 이벤트 예산 |
| 실제 지출 | 통화 | 지출 누계 |
| 이벤트 유형 | 드롭다운 메뉴 | 신입생 오리엔테이션, 취업 박람회, 게스트 강연, 동문의 날, 학생 동아리, 동문회 |
| 위험 수준 | 드롭다운 메뉴 | 낮음, 중간, 높음 (참가자 크기, 주류 제공 여부, 야외 행사 여부 등에 따라) |
3단계: 프롬프트를 ClickUp Brain에 붙여넣기
새 스페이스에서 ClickUp Brain을 열고 위의 프롬프트를 붙여넣기하세요. 변수(기관명, 학생 인구, 팀 규모, 연간 이벤트 횟수, 행사장, 예산)를 입력하세요. Brain이 작업 구조, 템플릿, 업체 관리 도구, 자동화 규칙을 즉시 사용할 수 있는 작업 및 하위 작업으로 구성해 줍니다. (Super Agents를 처음 사용하시나요? 첫 번째 Super Agent를 단계별로 구축하는 방법을 확인해 보세요.)
4단계: 지속적인 관리를 위한 자동화 설정
시스템이 자동으로 운영되도록 다음 핵심 자동화 기능을 설정하세요( 자동화에서 사용자 지정 필드가 어떻게 작동하는지 알아보세요 ):
| 언제… | 그리고… |
| 이벤트 날짜까지 8주가 남았습니다 | 템플릿을 사용하여 기획 체크리스트를 만들고, 이벤트 담당자를 지정하세요 |
| 이벤트 날짜까지 6주가 남았습니다 | 프로모션 작업 생성: 소셜 미디어 달력, 이메일 캠페인, 안내판 요청 |
| 실제 지출액이 총 예산의 90%를 초과합니다 | 위험 수준을 '높음'으로 변경하고, 이벤트 담당자와 부서장에게 알립니다. |
| 이벤트 상태가 "완료"로 변경됨 | 이벤트 후 처리할 작업 생성: 설문조사 배포, 예산 정산, 사후 평가 회의 |
| 이벤트 후 설문조사 작업이 14일 이내에 완료되지 않았습니다 | 에스컬레이션: 7일차 → 알림, 14일차 → 책임자 |
이전 이벤트 관리 라이프사이클 전반에 걸쳐 에이전트가 담당하는 업무
캠퍼스 행사 관리를 위한 AI 에이전트는 이벤트 기획에 관한 질문에 답변하는 챗봇이 아닙니다. 이는 프로젝트 관리 작업 공간 내에서 작동하며, 이벤트 팀이 현재 수작업으로 수행하고 있는 체계적이고 반복적인 업무(체크리스트 작성, 업체 추적, 예산 초과 알림, 이벤트 후 데이터 수집 등)를 대신 처리해 주는 시스템입니다.
| 라이프사이클 단계 | 담당자의 업무 | 기존 방식 대체 |
| 기획 및 승인 | 승인 단계가 포함된 이벤트 제안서 작업을 생성하고, 마스터 달력을 기준으로 이벤트장 가용성을 확인하며, 예산 사전 승인을 해당 부서로 전달합니다. | 이메일 스레드, 구두 승인, 수동 달력 확인 |
| 기획 | 템플릿을 기반으로 전체 기획 체크리스트를 구성하고, 이벤트 일정에 맞춰 팀원에게 마감일이 포함된 작업을 할당하며, 업체 견적 및 계약 내용을 추적합니다. | 작년 Google Doc를 복사하고 빠진 내용이 없기를 바라는 것 |
| 프로모션 | 채널별(소셜 미디어, 이메일, 디지털 사이니지, 웹사이트) 작업을 포함한 마케팅 타임라인을 수립하고, 참석 예약을 추적하며, 목표 대비 등록률이 낮은 경우 경고 표시를 설정합니다. | 여기저기 흩어진 알림과 막판에 올리는 소셜 미디어 게시물 |
| 실행 | 업체 장비 반입 일정, 자원봉사자 배정, 비상 연락처를 한곳에 모아 행사 당일 타임라인을 생성합니다 | 인쇄된 행사 진행 순서 바인더 및 단체 텍스트 메시지 |
| 이벤트 후 | 이벤트 완료 후 설문조사 배포, 예산 정산, 사후 회의 일정을 자동으로 생성합니다. | 자주 누락되는 수동 후속 조치 |
| 포트폴리오 분석 | 모든 이벤트의 참석자 수, 지출, 만족도 및 재방문 데이터를 통합하여 학기별 및 연간 보고를 작성합니다. | 연말이 되면 5개의 서로 다른 시스템에서 데이터를 추출하느라 분주해집니다 |
실제 ClickUp 환경에서 Super Agents가 어떻게 작동하는지 확인해 보시겠습니까? 아래의 데모 영상을 통해 AI가 생성한 워크플로우, 작업, 자동화 기능이 실제로 어떻게 결합되는지 확인해 보세요.
다양한 기관 유형에 따른 적용 사례
위의 프롬프트는 ClickUp을 사용하는 모든 고등 교육 기관에 적용됩니다. 귀하의 기관에 맞게 프롬프트를 수정해 보세요:
| 기관 유형 | 주요 조정 사항 |
| R1 연구 중심 대학 (연간 500건 이상의 이벤트) | 전체 프롬프트를 그대로 사용하세요. 부서별 예산 집계 기능을 추가하세요. 연구 심포지엄 및 컨퍼런스 템플릿을 추가하세요. 산업 파트너를 위한 후원 이벤트 규정 추적 기능을 포함하세요. |
| R2 대학 (연간 200~500건의 이벤트) | 공급업체 관리를 전면적인 RFP 추적 대신 선호 공급업체 목록으로 간소화하세요. 위험 평가를 두 단계(표준/고위험)로 축소하세요. 분석은 영향력이 가장 큰 상위 20개 이벤트에 집중하세요. |
| 주로 학부 과정 위주의 교육기관 (연간 100~200건의 이벤트) | 간소화된 워크플로우를 통해 학생 단체 이벤트 지원을 강화하세요. 지도교수 승인 단계를 추가하세요. 프로모션을 LinkedIn보다는 Instagram과 캠퍼스 내 채널에 집중하세요. |
| 커뮤니티 칼리지 (연간 50~150건의 이벤트) | 취업 박람회, 편입 설명회, 지역사회 협력 이벤트에 중점을 둡니다. 필요한 경우 다중 캠퍼스 행사장 조율도 포함하세요. 예산 추적을 부서별 배정 단위로 간소화하세요. |
| 직업 교육 기관 (연간 20~75개의 이벤트) | 기업 네트워킹 이벤트, 수료식, 오픈 하우스 이벤트에 중점을 두세요. 기업 관계 추적 기능을 추가하세요. 동문 이벤트 템플릿을 업계 파트너 이벤트 템플릿으로 교체하세요. |
한 곳에서 캠퍼스 이벤트 관리 수행하기
계획 체크리스트, 행사장 예약, 업체 관리, 예산 추적, 행사 후 보고 등이 공유된 운영 뷰 없이 서로 다른 시스템에 분산되어 있으면 캠퍼스 이벤트 관리는 원활하게 진행되기 어렵습니다. ClickUp Brain, 사용자 지정 필드, 자동화 기능을 활용하면 귀 기관은 캠퍼스 이벤트 운영을 하나의 반복 가능한 시스템으로 전환하여 더 나은 계획 수립, 업무 인계 누락 감소, 예산 가시성 강화, 이벤트 영향력에 대한 명확한 보고를 실현할 수 있습니다.
이 작업의 목표는 기존 회의실 예약 도구나 파일 저장소를 대체하는 것이 아닙니다. 오히려 이러한 도구와 관련된 조정 업무를 줄이고, 이벤트 전 과정에 걸친 가시성을 높이며, 팀이 지치지 않고 더 많은 이벤트를 진행할 수 있도록 돕는 데 있습니다. 위의 프롬프트를 바탕으로 캠퍼스 크기 및 이벤트 포트폴리오에 맞게 조정하여, 팀이 일 년 내내 실제로 활용할 수 있는 설정을 구축해 보세요.
자주 묻는 질문
AI가 졸업식과 같은 대규모 캠퍼스 이벤트의 복잡성을 실제로 관리할 수 있을까요?
네. AI 에이전트는 이벤트 기획에 대한 판단을 내리지 않습니다. 대신 계획 워크플로우를 실행합니다. 즉, 템플릿을 기반으로 체크리스트를 생성하고, 이벤트 일정에 맞춰 마감일이 포함된 작업을 할당하며, 업체 확인 현황을 추적하고, 기한이 지난 항목을 상급자에게 보고합니다. 50개 이상의 하위 작업이 포함된 졸업식 같은 경우, 이러한 구조가 바로 사소한 누락이나 누락을 방지해 줍니다.
여러 부서와 예산에 걸친 이벤트는 어떻게 처리되나요?
각 이벤트 작업에는 부서, 자금 출처, 예산 배분과 관련된 사용자 지정 필드가 포함되어 있습니다. 담당자는 이벤트 단위의 지출을 추적하고 이를 부서 및 포트폴리오 대시보드로 집계합니다. 학생처와 학사처가 공동으로 이벤트를 후원할 경우, 두 부서 모두 별도의 스프레드시트가 아닌 한 곳에서 자신들의 예산 분담액과 할당된 작업을 확인할 수 있습니다.
학생 이벤트 데이터의 보안은 어떻게 되나요?
ClickUp은 SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 및 ISO 42001 인증을 보유하고 있으며, SSO(단일 로그인), 역할 기반 권한 관리, 저장 및 전송 중 데이터 암호화를 지원합니다. 학생 출석 데이터는 권한 제어 기능을 통해 작업 공간 내에 안전하게 보관됩니다. AI 모델 훈련에는 어떠한 데이터도 사용되지 않습니다.
이 기능을 25Live나 EMS와 같은 기존 회의실 예약 시스템과 연동할 수 있나요?
AI 에이전트 작업 공간은 기존 일정 관리 도구와 연동되어 작동합니다. 25Live 또는 EMS의 장소 예약 가능 여부 데이터는 각 이벤트 작업의 사용자 지정 필드에 반영될 수 있습니다. 이 에이전트는 기존 회의실 예약 시스템을 대체하지 않습니다. 대신, 팀이 해당 예약을 기반으로 이벤트를 계획하고, 조정하며, 보고하는 운영 계층의 역할을 수행합니다. 또한 ClickUp의 통합 기능과 API를 통해 시스템을 연결할 수도 있습니다.
이 방법은 이벤트 기획을 위해 단순히 공유 Google 드라이브를 사용하는 것과 어떻게 다른가요?
공유 드라이브는 파일을 저장할 뿐입니다. 작업 할당, 마감일 추적, 기한 초과 항목 알림, 예산 편차 계산, 이벤트 후 보고서 생성 등의 기능은 제공하지 않습니다. AI 에이전트가 탑재된 ClickUp은 이벤트 기획 프로세스를 자동화되고 추적 가능한 시스템으로 전환해 주는 운영 계층입니다. 기획 문서는 여전히 ClickUp Docs에 저장할 수 있지만, 이제 작업, 타임라인, 자동화 기능과 연결됩니다. 또한 동일한 접근 방식을 통해 다른 캠퍼스에서 보조금 관리 및 자원 계획을 어떻게 처리하는지 살펴볼 수도 있습니다.