1993년부터 2009년 사이 대학의 행정 위치는 60% 증가하여 정년 보장 교원 증가율의 10배에 달했지만, 대학 부서들은 여전히 이메일, 공유 드라이브, 그리고 작업으로 처리될 수 있었던 회의 등을 통해 협업을 진행하고 있습니다. 교수진은 주당 근무 시간의 30%를 강의나 연구가 아닌 회의와 이메일 처리에 소비합니다. 근본적인 과제는 대학이 분산된 조직임에도 불구하고 조율된 활동을 시도한다는 점입니다. 프로젝트 관리 플랫폼 내에 구축된 AI 에이전트는 부서 간 프로젝트 추적, 위원회 관리, 공동 거버넌스 워크플로우, 전략 계획 보고를 자동화할 수 있습니다.
아래는 ClickUp에 붙여넣기만 하면 몇 분 만에 완벽한 부서 협업 작업 공간을 구축할 수 있는, 바로 사용할 수 있는 AI 에이전트 프롬프트입니다. 하지만 이를 사용하기 전에, 이러한 시스템이 해결하고자 하는 협업의 문제점을 먼저 살펴보는 것이 도움이 됩니다. 대부분의 대학에서 문제는 위원회, 플랜, 또는 시스템의 부재가 아닙니다. 문제는 의사 결정, 업무 인계, 실행 항목이 서로 연결되지 않은 너무 많은 곳에 흩어져 있어 누구도 전체 상황을 명확하게 파악할 수 없다는 점입니다.
이 부서 협업 설정을 활용해야 하는 대상
이 설정은 학장실 직원, 학장, 학과장, 위원회 관리자, 전략 기획 담당자, 교수회 직원, 그리고 학문 및 행정 부서 간 업무 조정을 담당하는 대학 운영 팀을 위해 설계되었습니다. 특히 이미 커뮤니케이션 및 파일 공유 도구를 갖추고 있지만, 프로젝트, 제안서, 의사 결정을 추진하는 데 여전히 수동적인 조정에 의존하고 있는 기관에 유용합니다.
문제점: 대학에는 47개의 위원회와 12개의 공동 거버넌스 기구가 있지만, 이들 기관의 활동을 한눈에 확인할 수 있는 곳이 없습니다.
학부 및 행정 부서 간 일을 조정해 본 적이 있다면 다음과 같은 역설을 잘 알고 계실 것입니다. 대학은 그 어떤 조직보다도 더 많은 위원회, 태스크포스, 실무 그룹을 구성하지만, 정작 이러한 그룹들이 실제로 어떤 성과를 내는지 파악하는 가시성이 가장 낮습니다. 교육과정 변경에는 학과, 학부 교육과정 위원회, 대학 평의회, 때로는 총장실의 승인이 필요합니다. 교수 채용에는 학과, 학장실, 인사팀, 예산팀, IT팀, 시설팀 간의 조율이 필요합니다. 전략 플랜 이니셔티브는 캠퍼스 내 모든 부서가 참여하지만, 아무도 업데이트하지 않는 파워포인트 파일 속에만 존재합니다.
UCLA와 MIT Press가 대학 데이터 관리에 대해 진행한 연구에 따르면, 기관의 효율성을 저해하는 가장 큰 장애물 중 하나는 분권화로, 이로 인해 데이터와 일이 부서별로 고립되어 있다고 합니다. 연구진은 “대학들이 종종 서로 상호 운용되지 않는 독립적인 상용 솔루션을 구매하고 있다”고 지적했으며, 대학 리더들은 “의외로 인프라에 대한 사고방식이 전반적으로 결여되어 있음을 발견했다”고 밝혔습니다. 요컨대, 시스템은 존재하지만 아무도 이를 연결하지 않았다는 것입니다.
그 결과 업무 중복, 의사 결정의 병목 현상, 그리고 승인되는 순간 이미 시효가 지난 전략 플랜이 발생합니다. 학과장들은 프로그램을 이끌기보다는 승인 절차를 쫓는 데 시간을 허비합니다. 교무처 직원들은 전략을 주도하기보다는 보고서를 작성하는 데 시간을 보냅니다. 그리고 위원회 위원들은 어떨까요? 그들은 회의에 앉아 다른 위원회에서 어떤 결정을 내렸는지 궁금해할 뿐입니다.
웨이크 포레스트 대학교의 해결 방안: 웨이크 포레스트 대학교 동문 및 기부자 서비스 팀은 ClickUp 대시보드를 통해 실시간 데이터 보고 기능을 활용하여, 서로 분리된 플랫폼에 흩어져 있던 팀들을 하나의 시스템으로 통합했습니다.
모리 그레이엄, 이사:
이제 하나의 시스템 내에서 협업하고 중요한 데이터를 한눈에 가시성 있게 파악할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 각 팀은 진행 상황을 보고하고, 업무량 및 용량 문제를 파악하며, 보다 정확하게 플랜을 수립할 수 있습니다.
이제 하나의 시스템 내에서 협업하고 중요한 데이터를 한눈에 파악할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 각 팀은 진행 상황을 보고하고, 업무량 및 용량 문제를 파악하며, 보다 정확하게 플랜을 수립할 수 있습니다.
바로 여기에 기회가 있습니다. 대학의 거버넌스 구조를 대체하는 것이 아니라, 그 구조들 사이에서 이루어지는 일을 아우르는 가시적인 운영 계층을 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 작동하는 부서 간 협업 설정을 구축해 보는 것입니다.
바로 여기에 기회가 있습니다. 대학의 거버넌스 구조를 대체하는 것이 아니라, 그 구조들 사이에서 이루어지는 일을 아우르는 가시적인 운영 계층을 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 작동하는 부서 간 협업 설정을 구축해 보는 것입니다.
바로 여기에 기회가 있습니다. 대학의 거버넌스 구조를 대체하는 것이 아니라, 그 구조들 사이에서 이루어지는 일을 아우르는 가시적인 운영 계층을 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 실제로 작동하는 부서 간 협업 설정을 구축해 보는 것입니다.
귀하의 대학 조정 워크플로우에서도 유사한 모델을 테스트해 보고 싶으신가요? 아래 프롬프트를 시작으로, 귀하의 학과 구조, 위원회 업무량, 계획 우선순위에 맞게 조정해 보세요.
귀하의 대학 조정 워크플로우에서도 유사한 모델을 테스트해 보고 싶으신가요? 아래 프롬프트를 시작으로, 귀하의 학과 구조, 위원회 업무량, 계획 우선순위에 맞게 조정해 보세요.
프롬프트: AI를 활용하여 부서 협업 작업 공간을 구축하세요
이 프롬프트를 복사하여 ClickUp Brain에 붙여넣고 나만의 ClickUp 슈퍼 에이전트를 생성한 다음, 기관 정보를 입력하면 프로젝트 추적, 위원회 관리, 거버넌스 워크플로우, 전략 계획 대시보드가 포함된 완벽한 협업 작업 공간을 얻을 수 있습니다.
이를 통해 작업 계층 구조, 승인 경로, 회의 후속 조치, 진행 상황 보고 체크포인트 등을 포함한 운영 구조의 탄탄한 초안을 마련할 수 있습니다. 이후 팀은 조직의 거버넌스 구조, 보고 주기, 조직의 복잡성에 맞춰 이를 맞춤형으로 수정할 수 있습니다.
이를 통해 작업 계층 구조, 승인 경로, 회의 후속 조치, 진행 상황 보고 체크포인트 등을 포함한 운영 구조의 탄탄한 초안을 마련할 수 있습니다. 이후 팀은 조직의 거버넌스 구조, 보고 주기, 조직의 복잡성에 맞춰 이를 맞춤형으로 수정할 수 있습니다.
→ 첫 번째 슈퍼 에이전트를 만들 준비가 되셨나요?
ClickUp Brain을 열고 위의 프롬프트를 붙여넣기하여 작업 공간용 맞춤형 슈퍼 에이전트를 생성하세요.
ClickUp에서 설정하는 방법 (4단계)
1단계: 작업 공간 구조 만들기
“대학 조정”이라는 전용 스페이스를 만들고 다음 네 개의 폴더를 설정하세요:
- 부서 간 프로젝트: 프로젝트 유형별(교육과정, 인증, 기술, 시설, 채용, 이벤트) 목록
- 위원회 및 거버넌스: 각 거버넌스 기구 및 위원회별 목록과 회의 관리, 실행 항목, 연례 보고서를 위한 하위 목록
- 전략 계획: 전략적 목표별로 정리된 목록으로, 각 이니셔티브와 해당 실행 항목을 위한 하위 목록이 포함됩니다.
- 채용 및 온보딩: 부서별로 정리된 현재 진행 중인 채용 목록으로, 직무 요청부터 온보딩 완료까지의 단계가 표시됩니다.
2단계: 모든 작업에 사용자 지정 필드 설정하기
다음 필드를 조정 작업 템플릿에 추가하세요( 모든 사용자 지정 필드 유형 보기 ):
| 필드 | 유형 | 목적 |
| 부서 관리 | 드롭다운 메뉴 | 이 프로젝트나 업무를 담당하는 부서는 어디인가요? |
| 관련 부서 | 라벨 | 참여가 필요한 모든 부서 |
| 거버넌스 단계 | 드롭다운 메뉴 | 초안, 학과, 대학, 대학평의회, 교무처장, 승인됨 |
| 전략적 목표 | 관계 | 작업이 지원하는 전략 계획 목표와 연결하기 |
| 위원회 | 드롭다운 메뉴 | 이 항목이 속한 위원회 또는 거버넌스 기구 |
| 결정 상태 | 드롭다운 메뉴 | 보류 중, 승인됨, 반려됨, 상정됨, 철회됨 |
| 인증 기준 | 짧은 텍스트 | 특정 인증 요건과의 연계 |
| 진행 상태 | 드롭다운 메뉴 | 진행 중, 위험, 지연, 완료됨 |
3단계: 프롬프트를 ClickUp Brain에 붙여넣기
새 스페이스에서 ClickUp Brain을 열고 위의 프롬프트를 붙여넣기하세요. 변수(기관명, 부서 수, 위원회 수, 현재 사용 중인 도구, 전략 계획 구조)를 입력하세요. Brain은 프로젝트 추적, 위원회 관리, 거버넌스 워크플로우, 전략 계획 대시보드를 즉시 사용할 수 있는 작업과 하위 작업으로 구성해 줍니다. (Super Agents를 처음 사용하시나요? 첫 번째 Super Agent를 단계별로 구축하는 방법을 확인해 보세요.)
4단계: 지속적인 관리를 위한 자동화 설정
시스템이 자동으로 작동하도록 다음 핵심 자동화 기능을 설정하세요( 자동화에서 사용자 지정 필드가 어떻게 작동하는지 알아보세요 ):
| 언제… | 그리고… |
| 거버넌스 제안이 21일 이상 어떤 단계에 머물러 있는 경우 | 위원회 위원장과 제안 후원자에게 알리고, 총장 대시보드에서 “위험”으로 표시하세요 |
| 위원회 회의까지 영업일 기준 3일 남았습니다 | 제출된 항목을 바탕으로 아젠다를 자동으로 작성하고, 회원들에게 배포하며, 관련 문서를 첨부 파일로 첨부하세요 |
| 위원회 회의에서 결정된 실행 항목의 기한이 지났습니다 | 위원회 위원장에게 상신하고, 다음 회의 아젠다로 자동 이월 |
| 전략 플랜 이니셔티브의 상태가 "지연"으로 변경됨 | 이니셔티브 책임자와 사업부 부사장에게 알리고, 복구 플랜 작업을 생성하세요 |
| 채용 워크플로우 단계에서 10영업일 동안 활동이 없습니다 | 채용 위원회 위원장과 부서장에게 알리고, HR 대시보드에 병목 현상을 표시하세요 |
조정 라이프사이클 전반에 걸쳐 에이전트가 담당하는 업무
부서 간 협업을 위한 AI 에이전트는 단순한 회의 일정 관리 도구가 아닙니다. 이는 프로젝트 관리 작업 공간 내에서 작동하며, 분산된 조직 구조의 대학에 부족한 연결 고리, 즉 부서 간 가시성, 의사 결정 추적, 거버넌스 워크플로우 관리, 전략적 책임성을 제공하는 시스템입니다. 의사 결정은 여전히 회의실에서 사람이 내립니다. 에이전트는 이러한 의사 결정이 추적되고, 담당자에게 배정되며, 끝까지 이행되도록 보장합니다.
| 라이프사이클 단계 | 에이전트의 역할 | 기존 방식 대체 |
| 프로젝트 시작 | 관련 부서, 타임라인, 승인 단계 및 의존성 지도를 포함하여 부서 간 프로젝트 구조를 생성합니다. | “누가 이 일을 맡고 있나요?” “현재 진행 상황은 어떻게 되나요?”와 같은 이메일 스레드 |
| 위원회 운영 | 아젠다 작성부터 실행 항목 추적에 이르는 회의 주기를 관리하고, 모든 결정 사항을 근거와 담당자와 함께 기록합니다. | 이메일 첨부 파일에만 남아 있는 회의록과 아무도 추적하지 않는 실행 항목 |
| 거버넌스 워크플로우 | 모든 거버넌스 단계를 거쳐 제안서를 추적하고, 회의 일정과 달력 일정을 일치시키며, 지연된 제안서를 표시합니다. | 아젠다 마감 기한을 놓쳐 18개월이나 걸리는 제안서 |
| 전략적 플랜 | 이니셔티브 책임자가 작성한 진행 상황 추적, KPI 대시보드 및 서술형 보고를 통해 목표-이니셔티브-조치 계층 구조를 유지합니다. | 다음 인증 심사 때까지 아무도 업데이트하지 않는 바인더 속의 플랜 |
| 채용 | 위치 요청부터 온보딩에 이르는 다부서 워크플로우를 조정하고, 병목 현상을 추적하며, 규정 준수 단계를 이행합니다. | 누가 누구를 기다리고 있는지 아무도 몰라서 채용 타임라인이 몇 달씩 지연되는 경우 |
| 인증 | 전략 플랜의 진행 상황과 거버넌스 결정을 인증 기준에 연계하고, 증거 포트폴리오를 지속적으로 작성합니다 | 인증 준비의 패닉: 그동안 꾸준히 추적했어야 할 증거를 모으느라 18개월 동안 허둥지둥 |
실제 ClickUp 환경에서 Super Agents가 어떻게 작동하는지 확인해 보시겠습니까? 아래의 데모 영상을 통해 AI가 생성한 워크플로우, 작업, 자동화 기능이 실제로 어떻게 결합되는지 확인해 보세요.
기관 유형별 적용 사례
위의 프롬프트는 ClickUp을 사용하는 모든 고등 교육 기관에서 사용할 수 있습니다. 귀하의 기관에 맞게 프롬프트를 수정해 보세요:
| 기관 유형 | 주요 변경 사항 |
| R1 연구 중심 대학 (50개 이상의 학과) | 전체 프롬프트를 그대로 사용하십시오. 연구 센터 조정 및 학제간 연구소 관리 기능을 추가하십시오. 여러 상원 소위원회를 위한 거버넌스 추적 기능을 확장하십시오. 부서 간 연구 프로젝트를 위해 연구비 관리와 통합하십시오. 30개 이상의 활성 위원회가 있을 것으로 예상하십시오. |
| R2 대학 (20~50개 학과) | 상임위원회, 교육과정 위원회 및 3~5개의 상설 위원회에 대한 거버넌스 추적을 간소화하세요. 프로젝트 유형을 가장 일반적인 것(교육과정, 채용, 인증)으로 축소하세요. 학장급 대시보드 보기를 강화하세요. |
| 주로 학부 과정 위주의 대학 (10~20개 학과) | 교수진은 인원 대비 더 많은 위원회에 참여하므로, 교수진 위원회 일 관리에 중점을 둡니다. 전략 계획 추적을 3~5개의 목표로 간소화합니다. 공동 거버넌스를 위해 학생 위원회 대표 현황 추적 기능을 추가합니다. |
| 커뮤니티 칼리지 (5~15개 부서) | 프로그램 검토 조정 및 인력 자문 위원회 관리에 중점을 두세요. 연구 중심의 거버넌스를 프로그램 개발 및 이전 협약 워크플로우로 대체하세요. 주(州) 보고 요건에 부합하도록 조정하세요. |
| 직업 교육 기관 (3~10개 부서) | 산업 자문 위원회 조정 및 프로그램 인증 워크플로우에 중점을 둡니다. 거버넌스를 단일 커리큘럼 위원회 및 자문 구조로 간소화하세요. 전략적 계획 KPI로 고용주 참여 추적을 추가하세요. 성과 보고를 위해 취업 지원팀과 협력하세요. |
한 곳에서 부서 간 협업 진행하기
프로젝트, 위원회 결정, 거버넌스 승인, 전략 계획 업데이트, 채용 워크플로우가 공유된 운영 뷰 없이 서로 다른 시스템에 분산되어 있으면 부서 간 조율이 원활하지 않습니다. ClickUp Brain, 사용자 지정 필드, 자동화 기능을 활용하면 조직은 부서 간 조율을 하나의 반복 가능한 시스템으로 전환하여 리더에게 가시성을 제공하고, 병목 현상을 줄이며, 회의가 끝난 후에도 결정 사항이 잊혀지지 않도록 할 수 있습니다.
이 작업의 목표는 기존 문서 시스템, 커뮤니케이션 도구 또는 거버넌스 플랫폼을 대체하는 것이 아닙니다. 오히려 이러한 시스템과 관련된 조정 업무를 줄이고, 업무 인계 및 승인 과정 전반에 걸친 가시성을 높이며, 부서들이 과거 이메일 기록을 일일이 뒤지는 번거로움 없이 업무를 원활하게 진행할 수 있도록 돕는 데 있습니다. 위의 프롬프트를 참고하여 귀사의 거버넌스 구조와 부서 수에 맞게 설정하고, 매 학기마다 실제로 활용할 수 있는 시스템을 구축해 보세요. ClickUp으로 지금 바로 무료로 시작해 보세요.
자주 묻는 질문
AI가 교수진의 자율성을 침해하지 않으면서 공동 거버넌스를 지원하는 데 정말 도움이 될 수 있을까요?
AI 에이전트는 거버넌스 관련 결정을 내리지 않습니다. 대신 거버넌스 관련 업무를 관리합니다. 즉, 제안서가 승인 절차의 어느 단계에 있는지 추적하고, 아젠다를 정리하며, 결정 사항을 기록하고, 실행 과제에 대한 후속 조치를 취합니다. 교수진은 여전히 심의를 거쳐 투표하고 결정을 내립니다. 에이전트는 단지 위원회 회의 사이에 제안서가 누락되지 않도록 하고, 결정 사항이 문서화되어 실행되도록 보장할 뿐입니다.
47개나 되는 서로 다른 부서가 동일한 시스템을 사용하게 하려면 어떻게 해야 할까요?
채용 절차나 교육 과정 승인처럼 모든 구성원에게 영향을 미치는 가시성이 높은 워크플로우 하나부터 시작하세요. 부서장들이 새로운 시스템 덕분에 이메일 양이 줄어들고 제안서 진행 상황을 추적할 수 있게 되면, 자연스럽게 시스템 도입이 확산됩니다. 웨이크 포레스트(Wake Forest) 사례 연구에서도 이러한 패턴이 확인됩니다. 그들은 이전에는 확인할 수 없었던 핵심 데이터에 대한 가시성을 제공함으로써 분산된 팀들을 하나로 통합했습니다.
인사 및 거버넌스 기록의 데이터 보안은 어떻게 되나요?
ClickUp은 SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 및 ISO 42001 인증을 보유하고 있으며, SSO, 역할 기반 권한 관리, 저장 및 전송 중 데이터 암호화를 지원합니다. 폴더 및 목록 수준의 권한 설정을 통해 채용 심사 위원회는 자신들이 담당하는 채용 정보만 볼 수 있으며, 인사 관련 조치는 승인된 관리자만 확인할 수 있습니다. AI 모델 훈련에 데이터가 사용되지 않습니다. 자세한 내용은 보안 페이지에서 확인하실 수 있습니다.
이 기능은 SharePoint나 Teams와 어떻게 다른가요?
SharePoint와 Teams는 커뮤니케이션 및 문서 저장 플랫폼입니다. 파일 공유와 채팅 기능에는 탁월합니다. AI 에이전트가 탑재된 ClickUp은 업무가 실제로 진행되도록 보장하는 워크플로우 계층을 추가합니다. 여기에는 작업 할당, 마감일 추적, 승인 경로, 상태 대시보드, 자동화 규칙 등이 포함됩니다. 문서를 저장하는 것과 누군가 해당 문서에 따라 조치를 취했는지 추적하는 것은 별개의 문제입니다.
이 시스템은 기존 거버넌스 관리 시스템과 함께 사용할 수 있나요?
네. 제안서 제출이나 투표를 위해 이미 거버넌스 플랫폼을 사용하고 계신다면, AI 에이전트 작업 공간이 회의 전 준비, 회의 후 조치 추적, 위원회 간 의존성 관리, 전략 계획 통합 등 이와 관련된 모든 것을 관리합니다. 두 시스템은 서로 다른 목적을 수행하며 상호 보완적인 역할을 합니다.