2010년 이후 미국 대학들의 재학생 수는 270만 명 감소했으며, 인구 구조의 급격한 변화로 인해 2041년까지 고등학교 졸업생 수가 13% 더 줄어들 것으로 전망됩니다. 그럼에도 불구하고 입학 관리 팀은 여전히 서로 연동되지 않은 CRM, 스프레드시트, 이메일 스레드를 오가며 문의 단계부터 등록까지의 전 과정을 관리하고 있습니다. 프로젝트 관리 플랫폼 내에 구축된 AI 에이전트는 첫 문의부터 입사일까지 지원서 처리, 합격자 추적, 커뮤니케이션 캠페인, 학점 인정 평가, 부서 간 협업을 자동화할 수 있습니다. 아래는 ClickUp에 붙여넣기만 하면 몇 분 만에 완벽한 입학 운영 작업 공간을 구축할 수 있는, 바로 사용 가능한 AI 에이전트 프롬프트입니다.
다음은 ClickUp에 붙여넣기만 하면 몇 분 만에 완벽한 등록 운영 작업 공간을 구축할 수 있는, 바로 사용 가능한 AI 에이전트 프롬프트입니다. 하지만 이를 사용하기 전에, 이러한 시스템이 해결하고자 하는 업무 조정상의 문제점을 먼저 살펴보는 것이 도움이 됩니다. 대부분의 등록 담당 팀의 경우, 문제는 도구가 부족해서가 아닙니다. 문의 단계부터 입주일까지의 전체 과정을 누구도 명확하게 파악하기 어려울 정도로, 등록 프로세스가 너무 많은 시스템과 부서에 걸쳐 있기 때문입니다.
이 등록 운영 설정을 누가 사용해야 하나요?
이 설정은 학생을 초기 문의 단계에서 등록 완료 단계로 이끄는 과정을 담당하는 등록 운영 팀, 입학 담당 리더, 장학금 담당자, CRM 소유자, 편입 담당자, 오리엔테이션 팀 및 부서 간 협업이 필요한 등록 관리자들을 위해 설계되었습니다. 특히 이미 CRM과 SIS 시스템을 갖추고 있으나, 부서 간 업무 이관, 마감일 관리, 등록률 제고를 위한 지원을 여전히 수동으로 조정하고 있는 교육 기관에 특히 유용합니다.
문제: 귀사의 등록 담당 팀은 등록자 수가 감소하는 상황에서, 등록자 수가 증가하던 시절에 사용하던 것과 동일한 도구로 업무를 처리하고 있습니다.
입학 관리 분야에서 일하고 있다면, 수치상으로는 상황이 불리합니다. 소위 '입학 절벽'은 이미 도래했습니다. 2010년부터 2021년 사이 대학들의 전체 등록생 수는 15% 감소했으며, WICHE는 2041년까지 38개 주에서 고등학교 졸업생 수가 더욱 감소할 것으로 전망하고 있습니다. 4년제 대학의 평균 등록률은 약 33.7%로 떨어졌는데, 이는 합격한 학생 3명 중 2명이 다른 학교에 등록한다는 것을 의미합니다.
그러나 대부분의 입학 관리 부서는 여전히 분산된 도구들을 사용해 업무를 처리하고 있습니다. 문의 관리를 위한 CRM, 지원서 처리를 위한 별도의 학생정보시스템(SIS), 입학률 예측을 위한 스프레드시트, 장학금·기숙사·오리엔테이션 담당 부서와의 협업을 위한 이메일, 그리고 입학 프로세스 각 단계마다 이루어지는 수동적인 업무 인계 등이 그것입니다. 예비 지원자가 문의 단계에서 지원자, 합격자, 등록금 납부자, 최종 등록자로 넘어갈 때마다 데이터가 중복 입력되고, 소통의 단절이 발생하며, 전체 상황을 한눈에 파악할 수 있는 통합 시스템은 존재하지 않습니다.
그 어느 때보다 중요한 순간입니다. 입학률 1% 포인트만 상승해도 수백만 달러의 등록금 수입으로 이어질 수 있습니다. 소통 과정에서 단 한 번의 접점을 놓치더라도 학생을 경쟁 대학으로 떠나보낼 수 있습니다. 또한 학점 인정 평가가 하루만 지연되어도 신입생 모집에 결정적인 타격을 입힐 수 있습니다.
웨이크 포레스트 대학교의 해결 방안: 웨이크 포레스트 대학교는 ClickUp 대시보드를 활용해 서로 분리된 플랫폼에 흩어져 있던 팀들을 하나의 시스템으로 통합함으로써, 실시간 데이터 보고와 부서 간 협력을 실현했습니다.
모리 그레이엄, 동문 및 기부자 서비스 프로젝트 담당 이사:
이제 하나의 시스템 내에서 협업하며 핵심 데이터를 한눈에 파악할 수 있는 가시성을 확보하게 되었습니다. 이를 통해 각 팀은 진행 상황을 보고하고, 업무량 및 용량 문제를 파악하며, 보다 정확하게 플랜을 수립할 수 있습니다.
바로 여기에 기회가 있습니다. 핵심 등록 시스템을 교체하는 것이 아니라, 시스템 간 연동 지점을 아우르는 하나의 가시적인 운영 계층을 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 작동하는 등록 운영 설정을 구축하는 것입니다.
자신의 모집 업무에서 이와 유사한 모델을 시험해 보고 싶으신가요? 아래 프롬프트를 바탕으로 시작하여, 수업 목표, 학생 그룹, 워크플로우의 병목 현상에 맞춰 조정해 보세요.
웨이크 포레스트 대학교의 해결 방안: 웨이크 포레스트 대학교는 ClickUp 대시보드를 활용해 서로 분리된 플랫폼에 흩어져 있던 팀들을 하나의 시스템으로 통합함으로써, 실시간 데이터 보고와 부서 간 협력을 실현했습니다.
모리 그레이엄, 동문 및 기부자 서비스 프로젝트 담당 이사:
이제 하나의 시스템 내에서 협업하며 핵심 데이터를 한눈에 파악할 수 있는 가시성을 확보하게 되었습니다. 이를 통해 각 팀은 진행 상황을 보고하고, 업무량 및 용량 문제를 파악하며, 보다 정확하게 플랜을 수립할 수 있습니다.
이제 하나의 시스템 내에서 협업하며 핵심 데이터를 가시성으로 파악할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 각 팀은 진행 상황을 보고하고, 업무량 및 용량 문제를 파악하며, 보다 정확하게 플랜을 수립할 수 있습니다.
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바로 여기에 기회가 있습니다. 핵심 등록 시스템을 교체하는 것이 아니라, 시스템 간 연동 지점을 아우르는 하나의 가시적인 운영 계층을 구축하는 것입니다. 이 모델을 테스트하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 플랫폼 내에서 작동하는 등록 운영 설정을 구축하는 것입니다.
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프롬프트: AI를 활용한 등록 운영 작업 공간 구축
이 프롬프트를 복사하여 ClickUp Brain에 붙여넣기하고 나만의 ClickUp 슈퍼 에이전트를 생성한 다음, 소속 기관의 세부 정보를 입력하면 파이프라인 추적, 커뮤니케이션 워크플로우, 자동화 규칙 등이 모두 포함된 완벽한 등록 운영 작업 공간을 얻을 수 있습니다.
이 결과물을 통해 단계별 워크플로우, 업무 인계 점검 사항, 마감일 관리 체계, 팀 간 가시성 현황 등을 포함한 운영 구조의 탄탄한 초안을 마련할 수 있습니다. 이후 담당자들은 등록 규모, 유입 경로 전략, 기관의 제약 사항에 맞춰 이를 맞춤형으로 조정할 수 있습니다.
이 결과물을 통해 단계별 워크플로우, 업무 인계 점검 사항, 마감일 관리 체계, 팀 간 가시성 현황 등을 포함한 운영 구조의 탄탄한 초안을 마련할 수 있습니다. 이후 담당자들은 등록 규모, 유입 경로 전략, 기관의 제약 사항에 맞춰 이를 맞춤형으로 조정할 수 있습니다.
프롬프트:
→ 첫 번째 슈퍼 에이전트를 만들 준비가 되셨나요?
ClickUp Brain을 열고 위의 프롬프트를 붙여넣기하여 ClickUp 작업 공간용 맞춤형 슈퍼 에이전트를 생성하세요.
ClickUp에서 설정하는 방법 (4단계)
1단계: 작업 공간 구조 만들기
“등록 운영”이라는 전용 스페이스를 만들고, 다음 다섯 개의 폴더를 생성합니다:
- 모집 파이프라인: 퍼널 단계(잠재 지원자, 문의자, 지원자, 합격자, 등록금 납부자, 등록자)별 또는 주기별로 정리된 목록
- 커뮤니케이션 캠페인: 각 캠페인 단계(문의 관리, 지원서 작성 완료, 등록 유도, 이탈 방지)별 목록과 각 접점별 작업
- 재정 지원 조정: FAFSA 처리, 지원금 배정, 이의 제기 및 장학금 관리를 위한 목록
- 학점 인정 및 크레딧 인정: 심사 대기 중인 목록, 학점 인정 협정, 완료된 목록
- 오리엔테이션 및 신입 직원 적응 지원: 세션 관리 목록, 등록 전 체크리스트, 부서 간 작업 조정
2단계: 모든 등록 작업에 사용자 지정 필드 설정
등록 작업 템플릿에 다음 필드를 추가하여 모든 잠재 고객과 프로세스에 키 데이터가 포함되도록 하세요( 모든 사용자 정의 필드 유형 보기 ):
| 필드 | 유형 | 목적 |
| 퍼널 단계 | 드롭다운 메뉴 | 지원자, 문의자, 지원자, 합격자, 등록금 납부자, 등록자 |
| 학생 출처 | 드롭다운 메뉴 | 고등학교 방문, 대학 박람회, 디지털, 추천, 편입 |
| 학문적 관심 | 드롭다운 메뉴 | 지망 전공 또는 과정 |
| 체류 상태 | 드롭다운 메뉴 | 주내, 타주, 해외 |
| 재정 지원 상태 | 드롭다운 메뉴 | FAFSA 미제출, FAFSA 접수 완료, 심사 완료, 지원금 산정 완료, 지원금 확정 |
| 수익률 위험 | 드롭다운 메뉴 | 낮음, 중간, 높음 (참여 신호 기준) |
| 실제 가격 | 통화 | 총 비용에서 모든 지원금을 뺀 금액 |
| 입금 마감일 | 날짜 | 학생이 등록금을 납부해야 하는 기한 |
3단계: 프롬프트를 ClickUp Brain에 붙여넣기
새 스페이스에서 ClickUp Brain을 열고 위의 프롬프트를 붙여넣기하세요. 변수(기관명, 목표 학급 규모, 지원자 수, 합격률, 직원 수)를 입력하세요. Brain이 파이프라인 구조, 커뮤니케이션 워크플로우, 자동화 규칙을 즉시 사용할 수 있는 작업과 하위 작업으로 구성해 줍니다. (Super Agents를 처음 사용하시나요? 단계별로 첫 번째 Super Agent를 만드는 방법을 확인해 보세요.)
4단계: 지속적인 관리를 위한 자동화 설정
시스템이 자동으로 작동하도록 다음 핵심 자동화 기능을 설정하세요( 자동화에서 사용자 지정 필드가 어떻게 작동하는지 알아보기 ):
| ~할 때… | 그러고 나서… |
| 새로운 조회가 생성되었습니다 | ‘Launch’ 문의 관리 커뮤니케이션 프로세스를 시작하고, 해당 지역 상담사에게 배정합니다 |
| 신청 상태가 “완료됨”으로 변경되었습니다 | 신청서 심사 작업을 시작하고, 입학 심사 위원회에 통보한다 |
| 합격자가 14일이 지나도 등록금을 납부하지 않은 경우 | 수익률 위험을 ‘높음’으로 변경하고 트리거를 설정하여 상담사가 직접 연락을 취하도록 설정 |
| 등록을 마친 학생이 마감일까지 오리엔테이션에 등록하지 않았습니다 | 후속 조치 작업 생성, 등록 담당자에게 알림 |
| 크레딧 인정 평가 기간이 5일 서비스 수준 계약(SLA)을 초과함 | 학과장에게 상신하고, 전과 진행 현황 대시보드에 표시 |
에이전트가 등록 전 과정에 걸쳐 담당하는 업무
입학 관리용 AI 에이전트는 예비 학생들의 질문에 답변하는 챗봇이 아닙니다. 이는 프로젝트 관리 작업 공간 내에서 운영되며, 입학 팀이 현재 수작업으로 수행하고 있는 체계적이고 반복적인 업무를 대신 처리하는 시스템입니다. 즉, 예비 지원자들을 각 단계로 유도하고, 트리거를 통해 필요한 커뮤니케이션을 자동으로 발송하며, 부서 간 협업을 조정하고, 지원 의사가 약해지기 전에 위험군 학생들을 선별해 알려주는 역할을 합니다.
| 라이프사이클 단계 | 에이전트의 역할 | 무엇을 대체하는가 |
| 채용 | 잠재 고객 소스를 추적하고, 영업 구역 배정을 관리하며, 지역 및 프로그램별 목표 대비 문의량을 모니터링합니다 | 스프레드시트를 활용한 영업 지역 관리 및 수동 원산지 추적 |
| 신청 처리 | 신청서를 심사 단계별로 진행시키고, 미비한 서류를 표시하며, 심사 담당자를 배정하고, 결정 상태를 추적합니다 | CRM 우회 방법 및 이메일 기반 검토자 조정 |
| 수익률 관리 | 부문별 예금 금리를 모니터링하고, 예금을 유치하지 못한 신규 고객에 대해 단계적 연락 트리거를 실행하며, 수익률 위험 지표를 식별합니다 | SIS 내보내기 데이터를 기반으로 수동으로 작성된 주간 수익률 보고서 |
| 재정 지원 조정 | FAFSA 처리 상태 추적을 수행하고, 이의 제기 워크플로우를 관리하며, 입학처가 재정 지원 패키지 타임라인 가시성을 확보할 수 있도록 지원합니다 | 입학처와 장학처 간의 이메일 기반 상태 문의 |
| 이적 평가 | SLA 추적, 학점 인정 협정 연결 기능을 통해 성적 평가 프로세스를 관리하고, 기한이 지난 검토 건을 상급 부서로 이관합니다 | 종이 기반 평가 기록부 및 부서별 수동 연락 |
| 입사 절차 | 주거, 학적, IT, 식당, 보건 서비스 부서 간 사전 등록 작업을 조정하고 완료 상황을 추적합니다 | 학생을 통합적으로 볼 수 없는 부서별 체크리스트 |
실제 ClickUp 환경에서 슈퍼 에이전트가 어떻게 작동하는지 확인해 보시겠습니까? 아래 안내 영상을 통해 AI가 생성한 워크플로우, 작업, 자동화 기능이 실제로 어떻게 결합되는지 확인해 보세요.
기관 유형별 차이점
위의 프롬프트는 ClickUp을 사용하는 모든 고등교육 기관에서 사용할 수 있습니다. 소속 기관에 맞게 프롬프트를 수정해 주세요:
| 기관 유형 | 주요 조정 사항 |
| R1 연구 중심 대학 (지원자 2만 명 이상) | 대학원 및 전문 과정 지원 경로를 추가합니다. 재정 지원 항목에 연구 조교직 및 장학금 추적 기능을 포함시킵니다. 유학생 I-20 처리 워크플로우를 추가합니다. 학부/대학별로 커뮤니케이션 캠페인을 확대합니다. |
| R2 대학 (지원자 수 5,000~20,000명) | 학부 및 석사 과정 진학 경로에 중점을 둡니다. 지역별 모집 현황 대시보드를 추가합니다. 잠재적 지원자 확보 경로로 이중 등록 및 조기 대학 진학 과정을 포함합니다. |
| 주로 학부 과정을 운영하는 대학 (지원자 수 1,000~5,000명) | 입학 정원이 축소됨에 따라 입학 수율 관리에 중점을 둡니다. 입학 수율 예측 지표로 캠퍼스 방문 일정 관리 및 추적 기능을 추가합니다. 운동부 모집 업무 조정을 포함합니다. 학부 입학 절차를 단일 프로세스로 간소화합니다. |
| 커뮤니티 칼리지 (무조건 입학) | 선발형 입학 절차를 등록 절차로 대체합니다. FAFSA 작성 완료율과 재정 지원 패키징에 중점을 둡니다. 비학점 과정 및 직업 훈련 프로그램 등록 현황 추적을 추가합니다. 재학 유지에 중점을 둔 신입생 오리엔테이션을 강화합니다. |
| 직업학교 (연중 수시 모집) | 연간 주기보다는 시작 날짜 기준 코호트 관리에 중점을 두십시오. 취업 알선을 위한 고용주 파트너십 추적 기능을 추가하십시오. 재향군인(VA) 혜택 및 인력 개발 자금 조달 협조를 포함시키십시오. 등록 전 필수 요건으로 면허 시험 응시 자격을 추적하십시오. |
등록 업무를 한 곳에서 처리하세요
입학 관련 업무는 잠재 학생 추적, 커뮤니케이션, 장학금 조정, 편입 평가, 신입생 오리엔테이션 등의 작업이 서로 다른 시스템에 분산되어 있고 통합된 운영 현황을 확인할 수 없을 때 원활하게 진행되지 않습니다. ClickUp Brain, 사용자 지정 필드, 자동화 기능을 활용하면 귀 기관은 입학 관련 업무를 하나의 체계적인 시스템으로 통합하여, 더 신속한 후속 조치, 원활한 업무 인계, 입학률에 대한 명확한 가시성 확보, 그리고 입학 전 절차의 완결성을 높일 수 있습니다.
이 솔루션의 목표는 귀사의 CRM, SIS 또는 장학금 관리 시스템을 대체하는 것이 아닙니다. 오히려 이러한 시스템 간 조율 업무를 줄이고, 전체 등록 프로세스에 대한 가시성을 높이며, 수강 신청 현황과 등록 취소율에 영향을 미치는 신호에 대해 팀이 더 신속하게 대응할 수 있도록 돕는 데 있습니다. 위의 프롬프트를 참고하여 귀사의 등록 규모와 당면 과제에 맞게 조정하고, 팀이 매 주기 실제로 활용할 수 있는 설정을 구축해 보세요. ClickUp으로 지금 무료로 시작해 보세요.
자주 묻는 질문
AI가 실제로 수율 향상에 도움이 될 수 있을까?
이 시스템은 어떤 학생이 등록할지 예측하지는 않습니다. 대신, 합격한 모든 학생이 시기적절하고 맞춤형으로 연락을 받을 수 있도록 보장하며, 단 한 명도 소외되지 않도록 합니다. 커뮤니케이션 과정을 자동화하고, 등록 의사가 약해진 학생의 예치금을 표시하며, 상담사에게 학생의 참여 신호의 가시성을 실시간으로 파악할 수 있게 함으로써, 이 시스템은 팀이 가장 중요한 부분에 노력을 집중할 수 있도록 돕습니다. 1~2%포인트에 불과한 소폭의 등록률 향상도, 규모가 커지면 상당한 수익 증대로 이어질 수 있습니다.
이것이 Slate나 TargetX 같은 기존 등록 관리 CRM을 대체하는 건가요?
아닙니다. CRM은 잠재 고객 데이터, 지원서 세부 정보 및 커뮤니케이션 내역을 관리하는 공식 기록 시스템입니다. 반면 ClickUp 에이전트는 팀이 부서 간 업무를 조율하는 운영 단계로, 장학금 업무 이관, 학점 인정 평가, 오리엔테이션 계획 수립, 그리고 여러 부서에 걸친 내부 워크플로우 등을 처리합니다. 두 시스템은 각기 다른 목적을 가지고 있으며, 함께 사용할 때 가장 큰 효과를 발휘합니다.
학생 기록의 데이터 보안과 FERPA 준수 문제는 어떻게 되나요?
ClickUp은 SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 및 ISO 42001 인증을 보유하고 있으며, SSO(단일 로그인), 역할 기반 권한 관리, 저장 중 및 전송 중 데이터 암호화를 지원합니다. 등록 관련 작업은 역할별로 제한할 수 있어, 상담사는 담당 지역을, 재정 지원 담당자는 장학금 지원 패키지 워크플로우를 각각 확인할 수 있습니다. AI 모델 훈련에는 어떠한 데이터도 사용되지 않습니다.
이 내용은 입학 제한이 없는 커뮤니티 칼리지에 유용할까요?
물론입니다. 무전형 입학 제도를 운영하는 기관이라 해도 등록 관련 업무는 여전히 복잡합니다. FAFSA 작성 현황 추적, 배치 시험 조정, 오리엔테이션 관리, 비학점 프로그램 등록 등이 그 예입니다. 이 에이전트는 선발 전형 여부와 관계없이 등록 업무의 운영 측면을 자동화합니다. 프롬프트 변수를 활용하면 선발 과정을 생략하고 등록 및 신입생 적응 지원에 집중할 수 있습니다.
이것이 다른 고등교육 워크플로우와 어떻게 연결되나요?
입학 업무는 거의 모든 부서와 연관되어 있습니다. 이 작업 공간은 교실 및 기숙사 용량 계획, 프로그램 수요 신호를 반영한 교육과정 기획, 입학 담당자 교육을 위한 전문성 추적 현황 관리와 자연스럽게 연계됩니다. ClickUp의 관계 필드를 활용하면 입학 데이터를 다른 작업 공간의 작업과 연결할 수 있습니다.