"관계는 힘들어"라는 말은 아마도 중학교 시절 첫 이별 후 머릿속을 맴돌던 생각일 것입니다. 이제 나이가 들었으니 고객과의 관계를 구축하고 유지하려고 할 때 같은 생각이 떠오를 수 있습니다. 😅
다행히 요즘에는 대부분의 비즈니스에서 고객과의 관계를 유지하기 위한 고객 관계 관리 (CRM) 소프트웨어, 그리고 더 중요한 것은 CRM 워크플로우를 만드는 것입니다!
이러한 워크플로우를 통해 다양한 고객 지원 작업, 계정 관리 작업, 영업 팀 작업, 심지어 다음과 같은 작업이 완료됨 마케팅 팀 를 통해 직원들의 생산성을 높이고 반복적인 작업 이외의 작업에 두뇌와 노력을 쏟을 수 있습니다.
이 글에서는 CRM 워크플로우가 무엇이며 CRM을 구현함으로써 얻을 수 있는 이점에 대해 자세히 살펴봅니다 워크플로우 관리 도구 비즈니스와 팀이 고객을 확보하고 최선을 다해 일하는 데 필요한 경쟁력을 갖추도록 지원합니다.
더 자세히 알아보고 싶으시다면 계속 읽어보세요!
CRM 워크플로우란 무엇인가요?
동안 CRM은 고객 관계를 관리하기위한 전략입니다 에서 CRM 워크플로우는 세심하게 설계된 순서대로 수행되는 CRM 관련 작업을 나타냅니다. 이 시퀀스 내의 각 작업은 설정된 조건이 회의된 경우에만 CRM 시스템에서 시작되며, 특정 목표에 더 가까워지도록 하기 위한 것입니다.
이 접근 방식의 가장 큰 장점은 전체 프로세스에 대한 개요를 파악할 수 있어 진행 상황을 추적할 수 있다는 점입니다. 즉, CRM 워크플로우를 사용하면 영업을 성사시키기 위해 어떤 작업을 수행해야 하는지 정확히 알 수 있을 뿐만 아니라 언제 특정 작업을 제거할 수 있는지 할 일 목록 .
그리고 일부 CRM 워크플로우가 여전히 다음과 같은 양식으로만 존재할 수 있지만 다이어그램 또는 차트 로 인코딩되며, 대부분은 CRM 소프트웨어 비즈니스 프로세스를 효율적으로 완료할 수 있는 기반 역할을 합니다.
CRM 워크플로우 자동화란 무엇인가요?
지금까지 CRM 워크플로우의 이론적인 측면을 다루었지만, 기술적인 단계나 설명에 들어가기 전에 한 가지 더 짚고 넘어가야 할 것이 있는데, 바로 CRM 워크플로우 자동화입니다.
CRM 워크플로우 자동화를 통해 부분적으로 또는 전체적으로 다음을 수행할 수 있습니다 프로세스 자동화 또는 사전 정의된 워크플로우 규칙에 따라 워크플로우 부분을 자동화할 수 있습니다. 이는 생산성과 효율성을 높이고 프로세스를 완료하는 데 필요한 인력 투입량을 줄이는 데 도움이 되는 것으로 입증되었습니다.
맞춤형으로 만들거나 사전 구축된 자동화 레시피를 사용하여 일상적인 작업을 자동화하고 복잡한 워크플로우를 단순화하세요
CRM 워크플로우 자동화의 좋은 예시는 일반적으로 리드 생성부터 고객 프로필 생성 및 고객 요구 사항 표명, 그리고 가끔씩 발생하는 고객 불만 사항을 다른 회원에게 전달하는 것까지 다양한 작업으로 구성된 영업 프로세스의 자동화에서 볼 수 있습니다 영업 팀 .
다음은 워크플로우의 예시입니다 ClickUp의 화이트보드 :
Mailtrap의 Dzenana Kajtaz가 만든 ClickUp 화이트보드를 사용하여 워크플로우를 시각적으로 표현하세요
CRM 워크플로우 자동화를 통해 영업 팀의 업무 프로세스를 개선하면 정신없이 바쁘게 돌아가던 영업 프로세스가 아래 설명한 것과 같은 트리거 기반 구조로 바뀔 수 있습니다:
- 잠재 고객이 양식을 작성하여 비즈니스에 연락합니다
- CRM 소프트웨어가 이 개인에게 커뮤니케이션을 보냅니다
- 답장이 수신되지 않으면 CRM 소프트웨어가 후속 조치를 보냅니다
- 회신이 수신되면 CRM 소프트웨어는 리드 스코어링을 진행한 다음 해당 팀에 잠재 리드에 대해 알립니다
워크플로우 자동화를 사용하는 경우 ###
이제 여러분은 "좋아요! 그래서 저는 워크플로우 자동화 기회가 있을 때마다 말이죠?"
정답은 모든 프로세스가 동일하지 않기 때문에 상황에 따라 다르다는 것입니다. 워크플로우 자동화를 통해 어떤 프로세스와 팀이 이점을 얻을 수 있고 어떤 프로세스와 팀이 그렇지 않은지 평가해야 합니다.
워크플로우 자동화는 비효율적이거나 낭비적인 비즈니스 프로세스가 아닌 성숙한 비즈니스 프로세스에서만 작동합니다. 비즈니스 프로세스가 최적화되지 않은 곳에 이 접근 방식을 적용하면 오히려 득보다 실이 많을 수 있습니다.
따라서 워크플로우 자동화에 뛰어들기 전에 먼저 워크플로우 자동화가 올바른 결정인지 확인해야 합니다. 그렇다면 거의 무제한에 가까운 방법으로 자동화된 CRM 워크플로우를 만들고 맞춤형으로 만들 수 있습니다!
cRM 워크플로우 자동화의 이점 ## CRM 워크플로우 자동화의 이점
생산성 및 효율성 향상 및 업무량 감소 인적 자원 를 통해 이미 CRM 워크플로우 자동화의 주요 이점을 확인했습니다. 하지만 더 많은 이점이 있을까요? 네, 훨씬 더 많습니다!
- 👩💻 인적 오류 감소: CRM 워크플로우 자동화는 반복적인 작업과 활동을 완료할 때 사람이 저지르는 오류를 거의 완벽하게 근절할 수 있습니다. 이러한 오류는 사소한 필사 오류부터 고객에게 연락하는 것을 잊어버리는 것까지 그 범위가 다양합니다
- ⚡️생산성 향상: 반복적인 작업은 오류가 발생하기 쉬울 뿐만 아니라 생산성을 저해할 수 있습니다. CRM 워크플로우 자동화를 사용하면 반복적인 작업에서 손을 떼고 더 중요하고, 생각을 자극하며, 창의적인 활동에 집중할 수 있는 시간과 에너지를 확보할 수 있습니다
- 🙋투명성 및 책임성 강화: 대규모 팀이나 많은 작업을 처리하는 중간 규모의 팀에서는 개별 팀원의 성과뿐만 아니라 작업 완료를 추적하는 것이 어려울 수 있습니다. CRM 워크플로우 자동화 도구의 도움으로 관리자와 감독자는 모든 작업에 대한 투명한 개요를 제공할 수 있으며, 팀원들은 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다자동화 알림 기능, 알림 및 트리거를 통해 작업의 최신 상태를 유지하고 최적의 성능을 지원하는 환경을 조성할 수 있습니다 💪🏻
- 🤝 고객 커뮤니케이션 및 참여도 향상: 고객과의 원활한 소통을 유지하는 것은 특히 한 번에 수많은 계정을 관리할 때 까다로울 수 있습니다. CRM 워크플로우 자동화를 통해 모든 단계에서 적절한 순간에 자동으로 고객과 소통할 수 있습니다고객 여정 😌 *업무 만족도 향상: 팀원과 직원이 해야 할 일상적이고 반복적인 작업이 줄어들면 만족도가 훨씬 높아진다는 것은 두말할 나위가 없습니다. 팀원들이 업무에서 더 중요하고 창의적인 부분에 집중할 수 있도록 시간을 선물하세요
- 💰비용 절감: CRM 워크플로우 자동화는 비효율을 줄이고 제품 개발, 마케팅 캠페인 등에 자금을 재할당할 수 있도록 하여 비용을 절감하는 데에도 도움이 됩니다
- 🚀 확장성 향상: CRM 워크플로우 자동화를 통해 일관된 프로세스를 생성하고 더 많은 고객에게 도달하는 데 집중하고 비즈니스 성장에 집중할 수 있습니다
간단한 4 단계로 CRM 워크플로우를 만드는 방법
이제 CRM 워크플로우의 가장 중요한 내용을 살펴보았으니 이제 워크플로우를 만드는 데 필요한 단계를 살펴볼 차례입니다.
1. 워크플로우 자동화가 필요한 CRM 프로세스를 결정하고 이상적인 워크플로우 플랜을 시작하세요
앞서 언급했듯이 모든 프로세스가 자동화에 적합한 것은 아니므로, CRM 워크플로우 생성 프로세스의 첫 단계는 자동화를 원하는 프로세스를 결정하는 것입니다. 일반적으로 자동화는 퍼널 초기에 완료됨으로써 반복적인 작업에 더 적합하므로 사람의 입력이 상당히 필요한 프로세스는 자동화를 피하는 것이 좋습니다( 영업팀 퍼널, 마케팅 퍼널 등). )
이러한 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있도록 자동화에 적합한 몇 가지 프로세스 목록을 소개합니다:
- 리드 생성 및 자격 검증
- 연락처 생성 및 관리고객 온보딩 !
4. 혼란을 피하기 위해 워크플로우를 먼저 테스트하세요
📣 "테스트 1, 2. 테스트 1, 2, 3...모두의 워크플로우가 제대로 기능하고 있나요?" 📣
이 질문에 대한 정확한 답을 얻을 수 있는 유일한 방법은 테스트를 실행하는 것입니다! CRM 워크플로우를 구축한 후에는 이를 실행하여 결함이 있는지, 각 자동화가 얼마나 효과적인지 확인해보세요.
그렇지 않으면 도움이 되지 않는 자동화로 인해 팀 전체가 혼란에 빠질 위험이 있습니다.
CRM 워크플로우에서 전송되는 이메일 테스트하기
CRM 워크플로우 내에서 이메일은 CRM 자체의 중요한 부분이기 때문에 중요한 역할을 담당할 수밖에 없습니다. ClickUp을 프로젝트 관리 및 CRM 도구로 사용하면 ClickUp 작업에서 직접 이메일을 주고받을 수 있습니다 이메일 클릭앱 기능 .
하지만 이메일을 보내기 전에 다음과 같은 tools로 이메일을 테스트해야 합니다 메일트랩 -사용자가 이메일을 테스트, 전송 및 제어할 수 있는 이메일 전송 플랫폼입니다. ☝️
메일트랩의 이메일 테스트 를 사용하면 이메일 미리보기, 스팸 콘텐츠 분석, HTML/CSS 유효성 검사 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 Mailtrap 이메일 테스트 는 가상 수신함을 사용하는 원칙에 따라 작동하므로 사용자에게 테스트 이메일을 스팸으로 보낼 위험이 없는 안전한 환경을 조성합니다.
보너스: 이메일 대안 !
Mailtrap 이메일 테스트로 CRM 워크플로우 이메일 테스트를 시작하려면, 간단하게 메일트랩 계정 를 사용하여 전용 이메일 주소 를 가상 수신함의 수신자 주소로 설정합니다.
메일트랩으로 이메일 테스트하기
보내기를 클릭하면 이메일이 곧 가상 수신함에 도착할 것이며, 여기서 검사 및 디버깅을 진행할 수 있습니다.
고객에게 이메일을 보내기 전에 Mailtrap을 사용하여 테스트 이메일 주고받기
명심해야 할 CRM 워크플로우 최고의 실행 방식
훌륭한 CRM 워크플로우란 단순히 복사해서 붙여넣기만 한다고 해서 만들어지는 것이 아닙니다. 대신, 이를 생성하려면 비즈니스에 고유한 접근 방식과 최고의 실행 방식을 준수해야 합니다. ✅
아래에서는 전체 프로세스를 조금 덜 어렵게 만들고 사용하기 쉽고 시간을 절약하며 더 많은 수익을 창출하는 도구가 될 수 있는 CRM 워크플로우의 가능성을 높일 수 있는 최고의 실행 방식 몇 가지를 간략하게 설명해 드립니다.
CRM tool에서 무엇을 찾아야 하는지 알아보세요 👀
이 글의 'CRM 워크플로우를 만드는 방법' 섹션에서 CRM 도구 선택에 대해 이야기했으니 이제 올바른 도구를 선택하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 계실 것입니다.
그러나 사용 가능한 모든 옵션을 고려할 때 CRM 도구에서 무엇을 찾아야하는지 아는 것이 많은 사람들에게 어려울 수 있음을 이해하므로 좋은 워크플로우 생성을 용이하게하는 CRM 도구 기능 목록을 작성했습니다:
- 사용 편의성: 직관적이며 기술 지식이 거의 또는 전혀 필요하지 않음
- 접근성: 다양한 기기에서 접근 가능
- 사용자 지정 가능성: 특정 비즈니스 요구에 맞게 맞춤화 가능
- 유연성: 비즈니스 요구에 맞게 적응하고 변경할 수 있는 능력
- 확장성: 성장과 일관된 프로세스 생성 및 실행 가능
- 통합: 원활한 경험을 위해 다른 업무 도구와 연결 가능
- 맞춤형 자동화: 모든 사용 사례에 맞는 맞춤형 자동화를 생성할 수 있는 기능 제공
- 지원 및 교육: 고객 지원 및 교육 리소스 제공
물론 위의 기능 목록에 다른 기능을 추가하여 효율적인 CRM 솔루션을 찾는 데 도움이 되도록 필요한 만큼 포괄적으로 만들 수 있습니다.
시장에는 수많은 옵션이 있으며, 필요한 것이 무엇인지 명확히 알고 있다면 좋은 것과 나쁜 것을 쉽게 필터링할 수 있다는 점을 기억하세요.
타사 앱 통합하기 🤝
다음과 같이 워크플로우 효율성을 향상시키는 것은 없습니다 타사 앱 통합하기 를 CRM 도구와 통합하세요.
사용 중인 도구에 따라 타사 앱 연동과 함께 시스템 간에 정보를 동기화하는 API 및 웹후크에 액세스할 수도 있습니다.
이러한 기능을 시스템에 연결하는 것을 두려워하지 말고 자신과 팀이 최대한 방해받지 않고 일을 처리할 수 있도록 하세요.
워크플로우의 효율성을 정기적으로 검토하세요 🔎
워크플로우를 만들 때 아무리 완벽했더라도 회사나 시장의 변화로 인해 언젠가는 업데이트가 필요할 수 있습니다. 필요한 업데이트의 적절한 시기를 찾으려면 정기적인 워크플로우 감사를 수행하는 것이 필수입니다.
감사를 수행할 때는 사소한 것부터 중요한 것까지 모든 것을 주시하고, 병목 현상을 파악하고, 팀에게 워크플로우가 어떻게 작동하는지 물어보세요.
효율적인 CRM 워크플로우의 시작은 올바른 도구와 자동화의 도움으로 시작됩니다
워크플로우를 만드는 것이 부담스러울 수도 있지만, 고객과의 관계를 최대한 활용할 수 있으므로 시간과 노력을 투자할 만한 가치가 있다는 것을 믿으세요.
마지막으로 한 가지 조언을 드리자면, 비즈니스가 고유한 만큼 CRM 워크플로우도 고유해야 하고 또 고유해야 합니다. 따라서 이제 여러분의 비즈니스에 필요한 것이 무엇인지 파악하고 ClickUp과 같은 CRM 도구를 사용하여 이러한 요구에 맞는 워크플로우를 구현하는 것은 여러분에게 달려 있습니다
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게스트 작성자:
Dzenana Kajtaz
의 기술 콘텐츠 작가입니다
메일트랩
작가, 에디터, 콘텐츠 마케터로 다년간 활동한 경력이 있습니다. 기술 관련 주제를 전문으로 다루지만 다른 콘텐츠 틈새 시장을 위한 재미있고 매력적인 콘텐츠 제작도 좋아합니다