google 드라이브 계정의 어수선함에 압도당한 적이 있나요?
수많은 사용자가 Reddit, Quora 및 Google 드라이브 도움말 포럼과 같은 온라인 포럼에서 이러한 불만을 표출했습니다 일부는 심지어 계정을 지우고 처음부터 다시 시작하는 것을 고려하고 있습니다 .
쉽게 눈에 띄는 물리적 쓰레기와 달리 디지털 쓰레기는 컴퓨터나 클라우드 스토리지 깊숙한 곳에 숨어 있어 잘 보이지 않는 경우가 많습니다.
폴더, 파일, 중복 파일 등 수많은 숫자에 압도되어 필요한 파일을 찾기가 거의 불가능해지는 날이 오기 전까지는 무시하기 쉽습니다.
팀과 함께 일하거나 가족과 Google 드라이브를 공유하는 경우, 특히 체계적으로 정리하지 않으면 작업 공간이 지저분해질 가능성이 높습니다. 따라서 사용자 수에 관계없이 잘 정리된 Google 드라이브를 보장하는 시스템을 구현하는 방법에 대해 알아보세요.
Google 드라이브 정리하는 방법
Google 드라이브가 얼마나 빨리 어수선해질 수 있는지 살펴보았습니다. 다음은 몇 가지 전략입니다 google 드라이브 정리하기 그리고 더 중요한 것은 그대로 유지되는지 확인하는 것입니다.
1. 다른 파일을 위한 폴더(및 하위 폴더) 만들기
폴더와 하위 폴더는 잘 정리된 Google 드라이브의 기초입니다. 논리적이고 계층적인 구조를 만들면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다 파일과 폴더를 정리하세요 를 사용하면 파일을 명확하고 체계적으로 정렬할 수 있습니다.
전체 조직이나 프로젝트의 요구 사항을 반영하는 최상위 수준의 Google 드라이브 폴더 구조를 만드는 것으로 시작할 수 있습니다. 일, 개인, 부업 등과 같은 카테고리를 기반으로 할 수 있습니다. 그런 다음 더 큰 폴더를 하위 폴더로 나누어 파일을 더욱 체계적으로 정리하세요.
📌예시
업무 폴더에는 '프로젝트', '문서', '보고서', '프레젠테이션'과 같은 하위 폴더가 있을 수 있습니다 마찬가지로 개인 폴더에는 '사진', '문서', '음악', '비디오' 등의 하위 폴더가 있을 수 있습니다
를 통해 Google 드라이브 Google Docs를 어디에 보관할지 잘 모르겠다면 '분류되지 않음' 또는 '기타' 폴더를 임시 보관 장소로 만드세요. 적절한 위치를 결정한 후에는 파일을 해당 위치로 옮기면 됩니다.
관련 글: 도 읽어보세요 최고의 파일 정리 소프트웨어 10가지
2. 일관된 명명 규칙 구현
표준화된 명명 규칙을 사용하면 파일을 보다 효과적으로 정리할 수 있을 뿐만 아니라 팀과 함께 일할 때 혼동을 피할 수 있습니다. 대부분의 대학에서 Harvard 그리고 퍼듀 는 파일 명명 규칙이 엄격합니다.
이러한 규칙은 허용되는 문자 수부터 포함해야 하는 정보까지 모든 것을 지정하여 학생과 교직원이 원래 폴더에서 파일을 옮긴 경우에도 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.
이러한 엄격한 규칙이 필요하지 않을 수도 있지만, 파일 이름을 지을 때 염두에 두어야 할 몇 가지 팁은 다음과 같습니다:
- 파일을 보면 떠오르는 키워드가 무엇인지 스스로에게 물어보고 그 키워드를 파일 이름에 포함하세요
- 이름을 지을 때는 일반적인 것부터 구체적으로 정하세요. 예시: 마케팅 플랜_예산_분기_연도_버전(분기, 연도, 버전 명시)
- 파일을 자주 업데이트하는 경우, 변경 사항을 추적할 수 있도록 이름에 버전 번호나 날짜를 포함하세요
3. 파일 및 폴더 설명으로 더 쉽게 검색하기
Google 드라이브의 검색 기능은 파일 및 폴더 이름 외에도 설명을 활용해 정확한 결과를 제공합니다. 관련 키워드를 포함하면 특정 용어를 검색할 때 파일이 검색 결과에 표시될 확률이 높아집니다.
파일 이름에 모든 세부 사항을 포함할 수는 없으므로 설명은 추가 컨텍스트를 제공하는 곳입니다. 또한 접근성 표준을 준수할 수 있습니다. 설명은 화면 리더 사용자에게 파일 및 폴더의 콘텐츠에 대한 자세한 정보를 제공하여 모든 사람을 위한 Google 드라이브를 만들 수 있는 좋은 방법입니다.
설명을 추가하는 방법은 다음과 같습니다:
- 파일 또는 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다
- 파일 정보 > 설명으로 이동합니다
- 자세한 설명을 추가합니다(최대 25,000자)
via Google 드라이브 전문가 팁: 목적, 관련 당사자, 관련 키워드와 같은 필수 정보를 포함하는 설명 템플릿을 작성하세요. 이렇게 하면 모든 관련 정보를 포함하고 검색 결과에 올바른 파일이 표시되도록 할 수 있습니다.
4. 중요한 파일에 별표를 표시해 빠르게 액세스하세요
별표 기능은 중요한 문서의 우선순위를 정하고 빠르게 액세스할 수 있는 좋은 방법입니다. 파일에 별표를 표시하면 폴더 구조 깊숙이 숨겨져 있어도 별표 섹션에서 쉽게 위치를 찾을 수 있습니다.
via Google 드라이브 폴더나 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 정리로 이동한 다음 별표로 추가를 선택합니다. 키보드 단축키를 선호하는 경우 파일/폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 입력합니다:
- Mac의 경우 Option + 명령어 + S 또는,
- Windows의 경우 Ctrl + Alt + S
너무 많은 파일을 별표하지 않도록 주의하세요! 이렇게 하면 정말 중요한 파일을 찾기 어려울 수 있습니다.
💡프로 팁: 팀 작업 공간의 경우, 별표 표시된 파일과 함께 라벨을 사용하면 더 쉽게 분류할 수 있습니다. 조직 관리자에게 라벨을 사용하도록 요청하세요. 관리자는 최대 150개의 라벨을 만들 수 있으며, 각 파일에 최대 5개의 라벨을 적용할 수 있습니다. 이를 통해 보다 정확한 분류가 가능합니다.
또한, Google의 AI 분류 기능이 자동으로 라벨을 제안해 주므로 프로세스가 더욱 간편해집니다.
via Google
5. 폴더에 색상 코드를 지정해 쉽게 분류하기
우선순위 파일을 별표로 표시하는 것도 도움이 되지만, 폴더에 색상을 코드화하면 '시각적 정리'라는 큰 틀에서 접근하는 것이 가능합니다 폴더마다 다른 색상을 사용하면 폴더를 쉽게 구분하고, 파일을 찾는 시간을 절약하며, 시각적으로 매력적인 Google 드라이브를 즐길 수 있습니다.
폴더에 색상을 코드화하려면 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 정리로 이동한 다음 폴더 색상 섹션에서 색상을 선택하세요.
via Google 드라이브 다음은 폴더를 색상 코딩할 때 유용한 몇 가지 팁입니다:
- 특정 카테고리에 색상 지정: 색상 코드를 지정할 카테고리를 결정하고 각각에 고유한 색상을 지정하세요. 예를 들어, 업무 관련 폴더에는 파란색을, 개인 폴더에는 녹색을 사용할 수 있습니다
- 색상을 일관되게 적용하세요: 각 카테고리 내의 파일과 폴더에 동일한 색상을 일관되게 적용하세요. 이렇게 하면 명확하고 체계적인 구조를 유지하는 데 도움이 됩니다
6. 드라이브 검토 및 정리
Google 드라이브 정리를 위한 마지막 팁은 정기적으로 파일을 살펴보고 더 이상 필요하지 않은 파일을 삭제하는 것입니다. 이렇게 하면 자료를 쉽게 찾을 수 있고 스페이스가 부족하지 않게 됩니다.
이를 위한 한 가지 방법은 특정 시간대를 따로 설정하여 Google 드라이브를 정리하는 것입니다. 사용량과 새 파일이 쌓이는 속도에 따라 매주, 매월 또는 분기별로 정할 수 있습니다.
via Google 드라이브 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다:
- 불필요한 파일에 플래그 지정: 더 이상 필요하지 않은 파일을 발견하면 파일 이름에 <오래된>, <임시> 또는 <삭제할>과 같은 태그를 추가하세요. 정리 세션 중에 이러한 이름 태그를 검색하고 플래그가 지정된 파일을 효율적으로 삭제하세요
- 파일 변경내용 검토: 파일의 마지막 수정 날짜를 확인해 최근 활동을 평가하세요. 상당 기간 동안 파일에 액세스하거나 업데이트하지 않았다면 삭제 후보일 가능성이 높습니다
정리를 처음 해보는 경우라면 작은 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 특정 폴더나 특정 파일 유형과 같이 관리하기 쉬운 Google 드라이브 섹션부터 시작하세요. 이렇게 하면 압도되는 느낌을 피하고 작업을 덜 어렵게 만드는 데 도움이 됩니다.
전문가 팁: 파일을 삭제하는 것이 확실하지 않다면 '보관' 폴더를 만들어 보세요. 이는 실제 항목을 일정 기간 동안 저장소에 보관하는 미니멀리스트 방식과 유사합니다. 파일을 보관 폴더로 옮긴 후 몇 달 후에 검토하세요.
그 기간 동안 필요하지 않았다면 불필요한 파일일 가능성이 높으므로 삭제할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 중요한 파일을 실수로 삭제할 위험을 최소화하면서 Google 드라이브 파일을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
관련 도움말: 도 읽어보세요 정리를위한 15 가지 Google 드라이브 해킹 google 드라이브 사용의 ## 한도
Google 드라이브는 개인, 기업, 교육 기관의 유비쿼터스 도구로 자리 잡았습니다. 하지만 그 인기에도 불구하고 단점이 없는 것은 아닙니다.
- 기존 파일 저장소 구조: 익숙한 파일 및 폴더 구조에 의존하는 Google 드라이브는 보다 유연하고 동적인 정리가 필요한 현대의 업무 습관에는 적합하지 않을 수 있습니다
- 숨겨진 저장소 한도: 무제한 저장소 같은 것은 없습니다. Google 드라이브에는 파일 크기와 업로드 한도가 있으며, 대용량 파일이나 과도한 업로드는 제한을 트리거할 수 있습니다
- 맞춤형 맞춤 설정 제한: Google 드라이브의 인터페이스와 기능은 완전히 맞춤 설정할 수 없어 개인의 취향이나 특정 업무 요구 사항에 맞게 조정하는 기능이 한도 내에서 제한될 수 있습니다
- 라벨 제한 : 유용한 조직 도구가 될 수있는 라벨 기능은 작업 공간으로 제한되며 관리자의 승인이 필요하므로 개별 사용자의 접근성이 제한됩니다
- 협업의 어려움: Google 드라이브에는 '모든 것을 아우르는' 협업 도구가 제공되지 않습니다. 토론이 각 파일에 격리되어 있어 의사소통이 원활하지 않을 가능성이 높습니다
마지막으로, Google은 강력한 개인정보 처리방침을 가지고 있지만, 사용자의 콘텐츠(이메일 포함)를 분석하여 관련 광고를 제공하고 기능을 제안하므로 생각해보면 사용자의 데이터는 '실제로' 그다지 개인적이지 않습니다.
via Google 또한 읽기: 온라인 문서를위한 10 가지 최고의 파일 공유 소프트웨어
ClickUp으로 파일 생성 및 관리하기
파일 저장뿐만 아니라 업무 방식에 맞는 시스템과 프로세스를 구축할 수 있는 플랫폼을 찾고 있다면 ClickUp이 좋은 선택입니다.
미래의 일을 위해 만들어졌습니다, ClickUp 은 단일 인터페이스에서 파일을 생성 및 관리하고, 프로젝트를 추적하고, 직접 채팅, 문서 내 댓글, 심지어 비디오 클립과 같은 기능을 사용하여 동료(또는 가족)와 공동 작업할 수 있는 올인원 생산성 플랫폼입니다.
ClickUp 덕분에 혼란을 없애고 에이전시 운영을 체계화하여 에이전시 성장 전략에 집중할 수 있었습니다
Germano Matta, V4 에이전시, 총괄 파트너
ClickUp이 업무 정리에 어떻게 도움이 되는지 살펴보세요.
중첩된 문서와 wiki에서 정보 정리하기
파일을 보관하는 가상 스페이스인 Google 드라이브와 달리, ClickUp 문서 는 플랫폼 내에 긴밀하게 통합된 지식 관리 도구입니다.
즉, 개별 문서를 만들 수 있을 뿐만 아니라 중첩된 페이지와 전체 wiki를 만들어 섹션과 챕터로 정보를 보다 논리적으로 구성할 수 있습니다 google Docs의 더 나은 대안 및 Google 드라이브.
ClickUp 문서로 중첩된 페이지와 위키를 만들고 실시간으로 협업하세요
ClickUp 문서를 사용하면 가능합니다:
- 목록과 테이블에서 코드 블록에 이르기까지 다양한 '콘텐츠 블록'을 만들 수 있습니다
- 댓글, 실시간 편집 및 직접 채팅을 사용하여 다른 사람들과 협업합니다
- 문서에 태그를 추가하여 문서 분류하기
- 제목, 문서 보기 또는 업데이트 날짜, 기여자, 작업 공간 위치별로 문서 필터링하기
- 더 이상 사용하지 않지만 삭제하고 싶지 않은 문서를 보관하세요
화이트보드를 사용해 시각화하기 ClickUp 화이트보드 -무료 디지털 화이트보드 도구로 아이디어를 시각화하고, 전략 초안을 작성하고, 워크플로우를 지도화하여 협업할 수 있습니다.
ClickUp 화이트보드로 시각적이고 참여도가 높으며 손쉬운 협업 만들기
또한 화이트보드에 문서와 작업을 추가하거나 화이트보드에서 바로 작업을 생성할 수 있어 흐름을 끊지 않고 전체적이고 원활한 사용자 경험을 제공할 수 있습니다.
문서를 프로세스에 연결하세요
ClickUp을 사용하면 단순히 문서를 만드는 데 그치지 않고 문서를 운영 워크플로우에 연결할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트를 추적한다고 가정하면 각 작업과 하위 작업에 대한 중요한 문서의 링크를 추가할 수 있습니다.
마찬가지로 ClickUp 프로젝트 를 문서에 추가하면 한 곳에서 모든 것을 볼 수 있습니다.
작업 체크리스트를 문서로 가져와서 ClickUp 프로젝트에 쉽게 액세스하세요
또 다른 유용한 기능은 ClickUp 자동화 . 여기에서 if/then 워크플로우 자동화를 사용하여 정보 동기화, 이메일 전송 또는 작업 할당과 같은 일상적인 작업을 자동화할 수 있습니다.
담당자 추가, 상태 업데이트 예약 등과 같은 작업 속도를 높여주는 AI 기반 ClickUp 자동화로 운영 속도 향상
유니버설 검색으로 무엇이든 찾기
한 곳에서 문서, 프로젝트, 화이트보드를 만들고 관리하는 데 ClickUp이 어떻게 도움이 되는지 살펴봤습니다. 이 긴밀하게 통합된 인터페이스는 또 다른 이점도 제공합니다 ClickUp 연결 검색 .
이 AI 기반 검색 기능은 문서, 작업, 다이렉트 채팅, 댓글 스레드 등 무엇이든 ClickUp에 있는 것이라면 무엇이든 찾을 수 있습니다.
ClickUp 연결 검색으로 문서, 파일, 작업 등 무엇이든 찾으세요
가장 좋은 점은 다른 앱과 연결하여 ClickUp 커넥티드 검색의 기능을 확장할 수 있다는 점입니다. 이렇게 하면 모든 정보를 하나의 스페이스로 가져와 GitHub 파일, Zoom 녹화 파일, 심지어 Google Drive 파일까지 데이터 사일로를 방지할 수 있습니다.
ClickUp 통합을 사용하여 통합하여 전체 기술 스택으로 검색을 확장하세요
전체 기술 스택과 통합하세요
마지막으로 ClickUp은 CRM부터 디자인 도구, 자동화 도구, 심지어 파일 저장소 플랫폼에 이르기까지 1000개 이상의 플랫폼과 통합되므로 워크플로우를 간소화하고 수동 데이터 동기화를 없애는 통합 시스템을 설정할 수 있습니다.
좋은 소식은 아직 Google Drive에서 벗어날 준비가 되지 않았지만 ClickUp에서 업무 시스템을 설정하고 싶으시다면 ClickUp-Google 드라이브 통합 를 사용하면 두 가지 장점을 모두 누릴 수 있습니다.
Google 드라이브 문서와 파일을 ClickUp으로 가져오기
으로 가져와서 Google 드라이브 통합 를 클릭하세요:
- ClickUp 작업에 Google 드라이브 파일 추가하기
- ClickUp에서 Google 드라이브 찾아보기
- ClickUp에서 Google Docs, 슬라이드 등 만들기
따라서 여러 애플리케이션 사이를 전환할 필요가 없어 워크플로우가 간소화되고 시간이 절약됩니다.
ClickUp과 Google 드라이브로 더 효율적으로 일하세요
ClickUp과 Google Drive는 서로 보완하여 생산성을 높이고 워크플로우를 간소화하므로 파일을 저장하는 것뿐만 아니라 더 효과적으로 일할 수 있습니다.
중앙 집중식 프로젝트 관리, 원활한 협업, AI 기반 워크플로우 자동화는 몇 가지 이점 중 일부에 불과합니다.
또한, 여러분과 여러분의 팀은 여러 도구 사이를 전환할 필요가 없습니다. 모든 것이 ClickUp 내에서 이루어집니다.
ClickUp이 어떻게 더 나은 일을 하는 데 도움이 되는지 자세히 알아보고 싶으신가요? ClickUp에 무료로 가입하세요 에 가입하고 직접 확인하세요.