테크니컬 라이터로서 여러분의 주된 업무는 일반 독자를 위해 복잡한 주제를 단순화하는 것입니다.
기술적이고 복잡한 개념을 간단하고 이해하기 쉬운 언어로 표현할 수 있어야 합니다.
이해합니다. 기술 문서 작성은 어렵습니다. 강력한 글쓰기, 편집 및 형식 지정 기술이 필요하며 정확성과 간결함의 균형을 유지해야 합니다.
이 기술 문서 작성 가이드에서는 보다 효과적인 문서를 작성하고 기술 문서 작성 능력을 향상시키는 방법과 피해야 할 일반적인 실수에 대해 살펴봅니다.
기술 문서 작성자로서 이러한 최고의 실행 방식을 사용하여 정확하고 간결하며 이해하기 쉬운 기술 문서를 작성하세요.
기술 문서란 무엇인가요?
기술 문서 작성은 복잡한 정보, 아이디어, 프로세스 및 지침을 전문 지식에 관계없이 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 합니다. 독자 중심의 기술 문서를 작성하기 시작하면 회사/제품이 고객을 확보하고 유지할 가능성이 훨씬 높아집니다.
기술 문서는 다양한 기술 필드에서 사용됩니다:
- 사용자 가이드
- 표준 운영 절차
- 프로젝트 문서
- 소프트웨어 문서
- 교육 자료
- 기술 보고서
- 과학 논문
- API 문서
기술 문서 작성의 복잡성을 자신 있게 헤쳐나가고 싶다면 다음과 같은 기술 문서 작성 팁을 참고하세요.
글쓰기 향상을 위한 10가지 기술 문서 작성 팁
1. 독자를 파악하세요
기술 문서 작성의 첫 단계는 실제로 글을 쓰는 것이 아닙니다. 그 대신 시간을 내어 독자가 누구인지 파악하고 그들의 구체적인 요구 사항을 문서에 반영하세요.
아무리 숙련된 기술 문서 작성자라도 문서에서 핵심적인 기술 주제를 다룸으로써 인간적인 관계를 구축하는 이 단계를 건너뛰지 않습니다.
그렇다면 독자를 어떻게 이해할 수 있을까요? 다음은 몇 가지 질문으로 시작할 수 있습니다:
- 그들의 역할이나 직무 기능은 무엇인가요? 최종 사용자인가, 기술자인가, 관리자인가, 아니면 다른 그룹인가?
- 그들의 기술적 배경과 주제에 대한 전문 지식 수준은 어느 정도인가?
- 학습, 문제 해결 또는 의사 결정 등 어떤 맥락에서 문서를 사용할 것인가?
- 어떤 구체적인 작업이나 질문이 있는가?
- 어떤 어조와 언어가 적절한가요?
예시를 통해 이해해 봅시다.
고객님이
를 사용하여 새 소프트웨어 애플리케이션에 대한 사용자 가이드를 작성하세요.
목표 대상: 대상: 앱 사용에 대한 안내가 필요한 기본적인 컴퓨터 기술을 가진 처음 사용하는 사용자.
이들의 요구 사항을 충족하려면 기술 문서가 다음과 같아야 합니다:
- 사용자가 수행하게 될 모든 주요 작업에 대한 단계별 지침이 있어야 합니다
- 명확하고 간결한 언어로 작성되어야 합니다
- 기술 용어와 약어를 정의해야 합니다
- 다음 단계를 시각적으로 안내하는 스크린샷이나 다이어그램을 포함해야 합니다
고객의 요구와 지식 수준에 맞춰 메시지를 작성하면 고객이 제품을 쉽게 사용할 수 있는 기술 문서를 만들 수 있습니다.
반대로 관리자 사용자를 위한 효과적인 기술 문서를 작성하려면 보다 고급 언어가 필요합니다.
2. 개요 만들기
독자의 요구 사항을 파악한 후에는 다루고자 하는 주요 주제와 부제목으로 개요를 작성하세요. 이렇게 하면 기술 문서의 기본 구조가 잡히고 작성 과정이 더 원활해집니다.
개요를 작성할 때는 다음 사항을 고려하세요:
- 핵심 질문: 고객이 답변을 원하는 핵심 질문은 무엇인가요?
- 문제 해결: 어떤 문제를 해결하도록 돕고 있는가?
- 목적: 기술 문서를 어떤 용도로 사용할 것인가?
이러한 인사이트를 사용하여 개요의 주요 섹션을 모양을 잡은 다음, 각각 특정 대상의 요구 사항이나 목표에 초점을 맞춘 작은 주제 또는 하위 섹션으로 나누세요.
는 개요를 브레인스토밍하고, 아이디어를 적고, 이미지와 그림을 추가하고, 연결된 작업 링크를 만드는 데 유용합니다.
clickUp 화이트보드를 사용하여 논리적 흐름에 따라 기술 개요를 작성하세요_
예를 들어, 새로운 소프트웨어 애플리케이션에 대한 사용자 가이드의 경우 소프트웨어의 기본 기능을 설치, 설정 및 사용하는 과정을 사용자에게 안내해야 합니다. 개요에는 다음이 포함됩니다:
- 소개
- 소프트웨어의 목적
- 기능 개요
- 시스템 요구 사항
- 하드웨어 요구 사항
- 소프트웨어 사전 요구 사항
- 설치 단계
- 소프트웨어 다운로드
- 단계별 설치 프로세스
- 시작하기
- 초기 설정
- 계정 만들기
- 기본 기능
- 기본 대시보드 개요
- 소프트웨어 탐색 방법
- 사용 사례
- 일반적인 작업 및 수행 방법
- 실제 사용 예시
- 일반적인 오류 메시지 및 해결 방법
- 일반적인 문제 목록
- 단계별 문제 해결 가이드
- 자주 묻는 질문
좋은 기술 문서 작성은 독자에게 유용한 문서를 만들기 위해 필요한 정보를 논리적이고 포괄적으로 다루는 상세한 개요를 작성하는 것에서 시작됩니다.
다양한 방법으로 팀 세션을 참여시키세요
화이트보드, 마인드 맵, 프로토타이핑, 스토리보드 등 다양한 아이디어 도출 기법을 소개합니다.
3. 5W1H 접근법으로 주제 조사하기
최고의 테크니컬 라이터는 5W1H(누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게) 프레임워크를 사용하여 작성된 콘텐츠의 필수적인 측면을 다루어 문서가 기술 분야의 독자와 관련성이 있는지 확인합니다.
| 5W1H 접근 방식 이해하기 참조 |
|---|
| 대상: 목표 독자를 파악하세요 대상 독자의 전문 지식, 역할, 문서 사용 방식을 고려하세요. 대상에 맞게 콘텐츠를 맞춤화하면 더 효과적이고 가치 있는 문서가 될 수 있습니다예시: 단계별 가이드가 필요한 최종 사용자인가요, 아니면 자세한 API 문서가 필요한 개발자인가요? |
| 내용: 문서의 목적과 범위를 정의하세요주요 목표, 구체적인 주제, 필요한 세부 사항의 수준을 결정하세요. 이렇게 하면 집중적이고 포괄적인 문서를 작성하는 데 도움이 됩니다예시: 새로운 소프트웨어 기능을 설명하기 위한 문서인가요, 아니면 일반적인 문제에 대한 문제 해결 가이드인가요? |
| 언제: 타임라인과 관련 마일스톤(해당되는 경우)을 결정하세요.모든 사람이 추적하고 중요한 마감일을 맞출 수 있도록 타임라인과 마일스톤을 설정하세요.예시: 새 기능은 언제 출시되나요? 문서는 언제 준비되어야 하나요? |
| 위치: 정보에 대한 최상의 출처 파악기술 문서의 정확성과 신뢰성을 보장하기 위해 신뢰할 수 있고 관련성 있는 출처를 선택하세요.예시: 내부 엔지니어링 문서, 신뢰할 수 있는 온라인 자료 또는 주제별 전문가와의 인터뷰를 활용하세요. |
| 왜: 주제의 중요성과 관련성을 이해문서가 어떻게 문제를 해결하고, 프로세스를 개선하며, 독자의 지식을 향상시킬 수 있는지 생각해 보세요.예시: 사용자가 다운타임을 줄이거나, 생산성을 높이거나, 복잡한 시스템을 더 잘 이해하는 데 도움이 될까요? |
| 정보를 제공하는 가장 효과적인 방법 결정사용자 설명서, 기술 보고서, 온라인 도움말 가이드 등 대상의 요구와 선호도에 따라 가장 적합한 형식을 선택하세요. 형식이 무엇이든 정보를 쉽게 이해할 수 있도록 양식의 언어를 단순화하세요예시: 단계별 지침을 사용해야 하나요, 시각적 보조 자료를 포함해야 하나요, 자세한 설명을 제공해야 하나요? |
기술 문서 작성의 5W1H 접근 방식_ 보기
4. 사용자 페르소나에 맞춘 콘텐츠 만들기
대상 독자에 따라 다음과 같은 방식으로 글을 조정할 수 있습니다:
- 가장 적절한 어조와 언어 선택
- 포함할 기술적인 세부 사항의 적절한 수준을 결정합니다
- 대상 고객의 질문이나 우려 사항을 예상하고 해결하세요
- 탐색하고 이해하기 쉬운 방식으로 문서를 구성하세요
최종 사용자와 관리자를 위한 사용자 가이드를 작성하는 경우에는 다음과 같이 접근 방식이 달라집니다:
| 관찰 | 최종 사용자 가이드 | 관리자 가이드 | |
|---|---|---|---|
| 언어 | 간단하고 비기술적인 내용 | 기술적인 내용 | 보다 전문적인 내용 |
| 톤 | 캐주얼, 친근함 | 정장형 | |
| 지침 | 주요 작업에 대한 단계별 지침 | 설치, 구성, 문제 해결에 대한 세부 정보 | |
| 시각적 요소 | 많은 스크린샷 및 시각적 보조 자료 | 적은 수의 시각적 자료가 포함될 수 있음 | |
| 집중력 | 일상 업무에 대한 이점 | 조직 전반의 원활한 운영 | |
| 지식 수준 | 기본 | 높은 수준의 IT 지식 | |
| 다루는 주제 | 소프트웨어 이점 | 설치, 구성, 문제 해결, 보안 | |
| 대상 사용자 | 최종 사용자 | 관리자, IT 담당자 |
다양한 페르소나를 위한 기술적 글쓰기_
이 단계에서는 다음을 고려하십시오
프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 목표, 작업, 의존성 및 기타 관련 정보를 포함하여 수행해야 하는 작업을 자세히 설명하는 문서.
, ClickUp의
를 사용하면 몇 분 안에 기술 문서와 업무 범위를 작성할 수 있습니다. 제안이 포함된 드롭다운 메뉴를 사용하여 문장을 완성하고, 색상을 변경하고, 타이포그래피를 업데이트하고, 회의 노트와 요약을 추가하고, 짧은 시간 안에 문서를 준비하세요.
5. 정보를 효과적으로 정리하세요
이 단계에서는 "독자들이 원하는 정보를 어떻게 하면 빠르고 쉽게 찾을 수 있을까?"라고 자문해 보세요
핵심은 정보를 논리적으로 정리하고 스캔할 수 있게 만드는 것입니다.
방법은 다음과 같습니다:
- 독자가 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 헤더와 하위 헤더를 사용합니다
- 목록과 글머리 기호 목록을 통합하여 키 포인트를 강조하고 텍스트를 더 쉽게 스캔할 수 있도록 합니다
- 이미지, 다이어그램, 테이블 및 기타 멀티미디어 요소를 포함시켜 복잡한 개념을 설명하고 문서를 더욱 매력적으로 만듭니다
- 문서 전체에 일관된 형식(폰트 스타일, 크기, 색상, 스페이스)을 사용합니다
- 가장 기본적인 개념부터 시작하여 점차 고급 주제로 이동하면서 논리적으로 정보를 정렬합니다
ClickUp 문서를 사용하여 기술 문서 개선하기
여러 팀원이 참여할 수 있는 제품 개발 프로세스의 경우 다음을 사용해 보세요
를 사용하여 목표와 대상을 정의하고, 제품 요구 사항을 개략적으로 설명하고, 사용자 조사를 추가하고, 전반적으로 일관성을 확보하세요.
문서를 사용하여 기술 커뮤니케이션을 작성, 편집, 관리하고 팀과 실시간으로 협업하세요. 누구나 댓글을 추가할 수 있고, 프로젝트 매니저는 팀원에게 태그를 지정하고 ClickUp 문서 내에서 작업을 할당할 수 있습니다.
정보를 효과적으로 전달하기 위해 섹션, 시각 자료, 테이블을 추가하여 기술 문서를 더욱 매력적으로 만들 수 있습니다.
clickUp 문서에서 서식 지정 및 슬래시 명령어를 사용하여 더 효율적으로 일할 수 있습니다_
ClickUp 문서는 헤더 스타일, 색상 선택, 폰트 옵션, 단락 간격 등 다양한 서식 옵션을 제공하여 단조로움을 깨고 문서의 가독성을 높입니다.
프로 팁 💡: 사용
또는_
제품의 기능과 용도를 개괄적으로 설명하고, 세부 사항과 기능을 제시하며, 현재 및 미래의 직원을 위한 제품 지식을 문서화합니다
6. 일관성을 위한 스타일 가이드 마련
여러 사람이 기술 문서를 작업할 때 스타일이 일치하지 않으면 일관성이 떨어지고 오류가 발생할 수 있습니다.
스타일 가이드는 기술 문서 전반에 걸쳐 동일한 표준을 유지하는 통일된 힘과 같습니다.
스타일 가이드가 필수적인 이유
- 일관성 보장: 모든 문서에서 글쓰기 스타일을 일관되게 유지하여 가독성과 전문성에 매우 중요합니다
- 시간 절약: 사전 정의된 가이드라인을 통해 작성자는 콘텐츠 형식을 결정하는 데 소요되는 시간을 줄여 실제 작성에 더 집중할 수 있습니다
- 오류 감소: 스타일 가이드는 불일치와 오류를 최소화하여 모든 문서가 동일한 품질 표준을 충족하도록 보장합니다
예를 들어, 다음과 같이
를 사용하면 한 곳에서 프로세스를 문서화하고 관리할 수 있습니다. 반복 가능한 작업에 대한 단계별 지침을 만들어 팀의 프로세스 및 절차 워크플로우를 표준화하세요.
사용 시 브라우니 포인트
를 사용하여 팀원에게 작업을 할당하고, 미리 빌드된 템플릿에 기술 정보를 추가하고, 단일 플랫폼에서 작업 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
자세히 보기:
7. 기술 문서의 필수 사항 파악하기
작성하는 기술 문서의 유형에 관계없이 기본 사항을 제대로 파악하세요.
사실에 충실하세요
모든 기술 문서에서 정보를 객관적으로 제시하세요. 감정적인 표현이나 개인적인 의견을 피하세요. 주관적인 의견은 글을 편향되게 만들고 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있습니다.
- 예를 들어, '이 기능이 마음에 드실 겁니다!"라고 말하는 대신 '이 기능을 사용하면 데이터 처리 시간을 최대 40%까지 줄일 수 있습니다."라고 말하세요
모호한 표현 피하기
정확한 언어를 사용하여 독자가 무엇을 기대해야 하고 어떻게 팔로워가 지침을 따라야 하는지 정확히 알 수 있도록 하세요.
- '다음 단계로 이동하세요'라고 말하는 대신 구체적인 세부 정보를 제공하세요: '다음 버튼을 클릭하세요'와 같이 구체적으로 설명하세요
능동적 음성 사용
능동태는 글을 직접적이고 매력적으로 만듭니다.
- "소프트웨어 설치는 매달 업데이트해야 합니다."라고 쓰는 대신 "매월 소프트웨어를 업데이트해야 합니다."라고 쓰세요
사용
를 사용하여 제품 및 프로세스 문서화를 위한 아이디어, 프로세스, 프레임워크를 생성하세요.
API, 아키텍처, 데이터 흐름, 새로운 모듈을 문서화하는 소프트웨어 팀의 일원이라면 ClickUp Brain의 기술 문서 작성 도구를 사용해 포괄적인 기술 문서를 작성하여 오해를 줄이고, 협업을 개선하며, 개발 프로세스를 가속화할 수 있습니다.
기술 문서
는 맞춤법과 문법을 검사하고, 텍스트 덩어리를 다시 작성하며, 긴 단락을 요약하여 명확하고 정확하게 작성할 수 있도록 도와줍니다.
ClickUp Brain으로 카피의 톤과 스타일을 다듬고 문법과 철자 정확도를 확인하세요
8. 명확하고 간결한 글쓰기
일반적으로 콘텐츠를 작성할 때는 요점을 명확하고 간결하게 전달하는 것이 좋습니다. 하지만 기술적인 글쓰기의 경우, 이는 절대로 필요합니다.
복잡한 아이디어를 전달할 때 독자가 길을 잃거나 혼란스러워하지 않고 핵심을 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다.
그렇다면 어떻게 하면 기술 문서를 더 명확하고 간결하게 작성할 수 있을까요?
바로 언어를 단순화하는 것입니다.
| 전문용어 | 간단한 대체어 | 예시 |
|---|---|---|
| 불변성 | 변경 불가능 | '불변 데이터 구조 사용' → '변경 불가능한 데이터 구조 사용' |
| 리팩터링 | 개선 또는 재구성 | '더 나은 유지 관리를 위해 코드베이스를 리팩터링' → '더 나은 유지 관리를 위해 코드베이스를 개선' |
| 미들웨어 | 중간 소프트웨어 또는 커넥터 | '인증 미들웨어 구현하기' → '인증을 위해 중간 소프트웨어 사용' |
기술 전문 용어 간소화
효과적인 기술 문서에는 반복과 미세 조정이 수반된다는 점을 기억하세요. 팀과 피드백 세션을 계획하여 놓쳤을 수 있는 기능을 지적할 수 있도록 하세요.
를 사용하면 지정된 팀원으로부터 구조화된 형식으로 피드백을 수집할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 ClickUp 플랫폼에 통합되어 있어 내 일을 더 쉽게 파악할 수 있다는 것입니다.
9. 멀티미디어 요소 포함
도표, 이미지, 비디오 등 시각적으로 매력적인 요소를 사용하여 긴 단락과 텍스트를 나누세요. 요점을 더 쉽게 설명할 수 있습니다.
예를 들어 사용자 가이드에 스크린샷을 추가하여 각 단계에서 클릭해야 할 위치와 표시되는 내용을 정확히 보여줄 수 있습니다.
관련성이 높고 선명한 고품질의 멀티미디어 요소를 추가하는 것을 잊지 마세요. 캡션을 사용하여 각 이미지가 무엇을 보여주고 그 주변의 텍스트와 어떤 관련이 있는지 설명하세요.
figma, GitHub, Zoom, YouTube 및 기타 멀티미디어 도구와 같은 도구를 사용하면 ClickUp 작업 공간 내에서 콘텐츠를 지원하는 시각적 요소를 더 쉽게 추가할 수 있습니다.
10. 관련 예시 사용
독자가 매력적인 형식으로 말하는 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 해야 합니다.
말하지 말고 보여주세요.
이는 기술 문서에도 적용됩니다.
기술 문서에 예시를 포함하면 흥미롭고 사용자 친화적이며 접근하기 쉬운 기술 문서를 만들 수 있습니다. 예시는 복잡한 개념이 어떻게 작동하는지 보여줌으로써 독자가 빠르게 이해할 수 있도록 도와줍니다.
기술 문서에 스크린샷 추가하기
가치를 더하려면 핵심 기능을 강조하거나, 필수 사용 사례를 보여주거나, 일반적인 워크플로우를 단계별로 안내하는 예시를 선택하세요. 상세하고 구체적인 예시를 사용하여 주제에 대한 명확한 인사이트를 제공하세요.
프로 팁💡:_코드 스니펫, 스크린샷, 샘플 결과물은 모두 기술 문서에서 훌륭한 예시입니다
자세히 보기:
clickUp 및 Word에서 사용할 수 있는 15가지 모범 사례 연구 템플릿
기술 문서 작성 능력을 향상하세요: 피해야 할 일반적인 실수
1. 전문 용어 및 복잡한 언어
기술 문서는 모든 배경을 가진 클라이언트와 독자가 쉽게 접근할 수 있어야 합니다.
이러한 실수를 피하는 방법:
✅ 사용
clickUp Brain과 같이 글쓰기를 간소화할 수 있습니다
✅ 복잡한 개념을 설명하기 위한 예시 제공자
✅ 명확성을 위해 비전문가에게 글 검토 요청하기
✅기술 용어에 설명 추가
2. 적절한 형식을 무시하는 경우
끊어지지 않는 큰 텍스트 블록, 제목의 부재, 시각적 정리가 제대로 되어 있지 않으면 기술 콘텐츠를 탐색하고 이해하기 어렵습니다.
이러한 실수를 피하는 방법: 다음과 같이 하세요
✅ 긴 단락을 더 짧고 관리하기 쉬운 덩어리로 나누기
✅ 설명적인 제목과 부제목을 사용하여 콘텐츠를 구성합니다
✅ 목록, 텍스트 상자, 글머리 기호를 통합하여 핵심 정보를 강조하세요
✅ 문서에 시각적 숨통을 틔울 수 있도록 충분한 공백을 확보합니다
3. 모호하고 모호한 표현
모호하고 애매모호한 표현은 독자를 혼란스럽게 할 수 있습니다.
이 실수를 피하는 방법: *
정확한 언어 사용
✅ '아마도', '일반적으로' 또는 '약간'과 같은 문구를 피하세요
✅ 사용되는 모든 약어와 약어를 정의하세요
✅ 요점을 설명할 수 있는 구체적인 예시 제공
✅ 능동적 음성 및 직접 지시 사용
4. 청중의 요구 무시
독자의 요구 사항을 고려하지 않으면 문서가 불분명해집니다.
이 실수를 피하는 방법*:
청중의 배경, 목표, 불만 사항 파악하기
✅ 청중의 전문 지식 수준에 맞게 콘텐츠 맞춤화
✅ 독자에게 가장 관련성이 높고 유용한 정보에 집중하세요
✅ 사용자 피드백 수집 및 피드백에 기반한 반복 작업 수행
5. 사용자 경험을 사후 고려 사항으로 취급하기
사용자 경험을 고려하지 않고 글쓰기에만 집중하면 문서가 혼란스러워지고 제 역할을 하지 못할 수 있습니다.
이 실수를 피하는 방법: 다음과 같이 하세요
논리적이고 직관적으로 콘텐츠를 구성하세요
✅ 목차 및 상호 참조와 같은 탐색 보조 도구 제공자
✅ 주요 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 빠른 참조 가이드 및 치트 시트 포함
✅ 명확한 제목과 형식으로 콘텐츠를 검색하고 쉽게 훑어볼 수 있도록 합니다
✅ 실제 사용자와 함께 문서를 테스트하여 사용성 문제를 식별하고 수정합니다
ClickUp으로 기술 문서의 수준을 높일 준비가 되셨나요?
모든 기술 문서(SOP, 사용자 설명서, 방법 안내서, 사용 사례)가 회사 또는 제품의 성공에 기여했다고 상상해 보세요.
ClickUp과 같은 소프트웨어와 콘텐츠의 명확성을 결합하여 기술 문서 작성의 수준을 한 단계 높일 수 있다면 어떨까요?
이를 위해서는 먼저 기술 문서 작성 팁을 구현하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 ClickUp을 사용하여 개요를 브레인스토밍하고, 동료로부터 피드백을 수집하고, 멀티미디어 통합을 통합하고, ClickUp Brain을 AI 글쓰기 도우미로 활용하세요.
다음과 같은 방법으로 사용자가 좋아할 만한 기술 문서를 작성하세요
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