새로운 팀과의 첫 회의는 팀과의 관계에 대한 분위기를 설정하는 중요한 순간입니다.
여러분과 팀원들이 친밀감을 쌓고 새롭고 유익한 업무 관계를 시작할 수 있는 기회입니다. 그렇기 때문에 긍정적이고 지속적인 첫인상을 남기는 것이 중요합니다.
새 매니저는 팀과 협력하여 작업을 할당하고, 프로젝트를 관리하고, 성과를 검토하게 됩니다. 첫 회의를 통해 올바른 출발을 하고 향후 협업을 위한 토대를 마련할 수 있습니다.
그렇다면 새로운 팀과의 첫 회의를 어떻게 마스터하고 어떤 어려움을 극복할 수 있을까요?
계속 읽어보세요.
새로운 팀과 처음 회의를 할 때의 어려움
새로운 팀을 만나는 것은 설레는 동시에 도전적인 경험입니다. 함께 일할 사람들을 알아가고 자신을 소개하고 싶은 마음이 간절할 수 있습니다. 하지만 새로운 팀에 합류하려는 외부인처럼 느껴질 수도 있습니다.
불안감과 긴장감 외에도 첫 회의를 할 때 극복해야 할 몇 가지 과제가 있습니다. 이러한 어려움 중 몇 가지에 대해 간단히 살펴보겠습니다.
회의 기간
새로운 팀과의 첫 회의에 적합한 기간을 설정하는 것은 어려운 일입니다. 너무 짧게 설정해서 사람들이 충분히 소통할 시간을 갖지 못하게 하고 싶지도 않고, 그렇다고 너무 오랫동안 일을 하지 못하게 하고 싶지도 않죠.
이를 처리하는 가장 좋은 방법은 명확한 아젠다를 준비하고 회의의 각 부분에 기간을 할당하는 것입니다. Q&A와 일상적인 대화를 위한 시간도 따로 설정하세요.
각 활동 또는 아젠다 항목에 할당된 시간 슬롯을 추가하고 기간을 계산하세요. 예상치 못한 지연에 대비하여 여유 시간을 확보하세요.
소개가 완료됨과 동시에 정기적인 팀 회의를 시작하면 다음과 같이 하세요
짧은 기간 동안 효율적이고 집중력 있게 진행하세요.
아젠다 부족
알고 계셨나요?
시간 낭비라고 생각하시나요? 비생산적인 회의의 가장 큰 원인은 아젠다가 없기 때문입니다.
아젠다가 없으면 회의가 방향성을 잃고 관련된 모든 사람에게 시간 낭비가 될 수 있습니다. 구조가 없으면 목적 없이 예상보다 오래 진행될 수 있습니다.
팀원들조차도 무엇을 예상해야 할지 몰라 준비되지 않은 채로 회의에 임할 수 있습니다. 아젠다를 설정하면 회의에 구조를 부여하여 보다 효율적이고 목적 중심의 회의가 될 수 있습니다.
기술적인 어려움
첫 회의를 위해 프레젠테이션을 준비했는데 회의 공간에 적합한 장비가 없다면 큰 문제입니다. 적절한 장비가 있더라도 기술적인 문제로 인해 프레젠테이션이나 비디오를 상영하지 못할 수도 있습니다.
이러한 상황을 방지하려면 장비와 회의실을 미리 점검하고 모든 것이 제대로 작동하는지 확인하세요.
원격 팀을 관리하며 온라인 회의를 계획하는 경우 많은 문제가 발생할 수 있습니다. 인터넷 연결이 느리거나 비디오 회의 솔루션이 느리면 회의가 짜증나고 비효율적으로 진행될 수 있습니다. 좋은 사용
를 사용하여 이러한 문제를 방지하고 회의를 원활하게 진행할 수 있습니다.
준비 부족
새로운 팀과 처음 회의를 할 때 직면할 수 있는 가장 큰 어려움 중 하나는 팀원들과 논의할 사항이 충분하지 않다는 점입니다.
미리 조사하고 준비하면 도움이 될 수 있습니다. 대화 포인트 목록과 누가 누구인지에 대한 아이디어가 있다면 팀원들과 더 잘 대화할 수 있습니다.
그렇지 않으면 준비가 부족하여 얼어붙거나 어색한 침묵에 직면할 수 있습니다. 따라서 좋은 첫인상을 남기고 싶다면 잘 준비된 상태로 회의에 참석하세요.
회의실 크기가 부적절함
첫 회의를 진행할 때 직면할 수 있는 또 다른 문제는 크기가 잘못된 회의실을 예약하는 것입니다. 이는 온라인 예약 시스템을 사용하여 회의실을 직접 확인하지 않고 예약할 때 발생합니다.
기술 장비와 마찬가지로 회의실도 미리 확인해야 합니다. 회의가 열릴 수 있을 만큼 크기가 충분한지 확인하세요.
팀 활동이 계획되어 있는 경우 물리적 스페이스가 충분한지, 회의실이 이를 위해 설정되어 있는지 확인하세요.
토의할 내용이 너무 많음
직원과의 첫 회의에서 할 말이 너무 많아 시간이 더 필요할 수도 있습니다.
신임 관리자는 논의해야 할 사항이 너무 많을 수 있지만 우선순위를 정하는 방법을 배워야 합니다. 첫 회의는 소개를 위한 것이므로 나중에 업무와 관련된 회의를 예약할 수 있다는 점을 기억하세요.
한 번의 회의에서 너무 많은 것을 성취하려고 하지 말고 짧고 대화식으로 진행하세요.
주제 외 토론
대부분의 신임 관리자가 회의 중에 직면하는 피할 수 없는 어려움 중 하나는 사람들이 주제에서 벗어난 토론을 하는 것입니다. 비공식적이거나 캐주얼한 설정에서 여러 사람이 모인 회의에서는 대화가 어떤 방향으로든 흘러갈 수 있습니다.
신임 관리자는 비공식적인 대화와 아젠다 중심의 구조화된 회의 사이에서 균형을 잡아야 합니다. 각 아젠다 항목과 시간을 전달함으로써 회의를 올바른 방향으로 이끌 수 있습니다.
새 팀과의 첫 회의를 성공적으로 이끄는 방법
성공적인 입문 회의는 팀에 좋은 첫인상을 남기고 올바른 출발을 하는 데 도움이 됩니다.
하지만 첫 회의를 잘 진행하려면 도구와 전략이 필요합니다.
아래 팁을 따라 성공 가능성을 더욱 높이세요.
적절한 목표를 설정하고 팀과 미리 공유하세요
아젠다 설정은 모든 회의에 필요하며, 새로운 팀과의 첫 회의도 예외는 아닙니다. 회의의 목표를 설정하고 팀원들에게 회의의 목적을 알려주세요.
첫 회의의 경우, 자신을 소개하고 전체 팀을 알아가는 것이 목표가 되어야 합니다. 하지만 구체적인 실행 항목과 목표를 세분화하여 참석자들에게 보다 명확하게 전달해야 합니다.
예를 들어, 다음이 필요합니다:
- 아이스브레이커 활동
- 자신을 소개하는 연설
- A 팀 소개 round
- Q&A 세션
첫 회의를 계획할 때 이러한 모든 활동과 실행 항목을 목록으로 작성하고 각각에 시간을 할당하세요.
사용
ClickUp 문서
를 클릭해 명확한 목표와 실행 항목이 포함된 상세한 아젠다를 만드세요. 글머리 기호 목록을 만들어 목표를 설정하고 다양한 형식을 사용하여 회의 아젠다를 맞춤형으로 설정할 수 있습니다.
clickUp 문서를 사용하여 형식이 잘 갖춰진 회의 목표를 만들고 팀과 공유하세요
다음 회의에서 팀 목표를 설정하려면 ClickUp의
목표 설정 회의 아젠다 템플릿
. 새 팀의 목표를 설정하는 데 도움이 되는 미리 디자인된 필드가 있는 완전히 사용자 지정 가능한 문서입니다.
인터랙티브한 경험 만들기
팀과의 첫 회의가 나 혼자만의 시간이 되지 않도록 하세요. 팀원들이 여러분과 대화를 나누고 여러분을 더 잘 알 수 있는 대화형 세션으로 만드세요.
팀의 역학 관계와 개별 팀원에 대해 자세히 알아보기 위해 적극적으로 경청하세요. 새로운 팀원 한 명 한 명에게 세심한 주의를 기울이고 그들과 소통하세요.
전문가 팁: 첫 회의 전에 각 팀원에 대해 자세히 알아보세요. 회사의 직원 프로필에서 각 팀원의 역할, 업적 및 기타 세부 정보를 읽어보세요.
이렇게 하면 대화를 맞춤화하고 각 팀원과 소통하는 동시에 각 팀원이 가치 있는 사람이라는 느낌을 받을 수 있습니다.
다음은 소개 회의를 대화식으로 진행하기 위한 몇 가지 다른 팁입니다:
- 아이스브레이커 활동을 진행하여 대화를 시작하고 팀 역학 관계 개선하기
- 온라인 회의를 진행하는 경우 퀴즈, 설문 조사 등과 같은 대화형 요소를 추가하여 원격 팀원을 적극적으로 참여시키세요
- 팀 빌딩 연습을 통해 팀으로서의 협업과 문제 해결을 장려합니다
- 팀원들이 질문할 수 있는 공개 Q&A 세션을 주최하세요
- 후속 질문을 하고 대화에 진정으로 참여하여 회의 내내 적극적인 경청을 연습하세요
직원의 질문을 위한 시간 확보
플랜을 세울 때
및 실행 항목과 함께 직원 Q&A 시간을 남겨두세요.
이를 통해 팀원들은 앞으로 어떻게 일이 진행될지, 어떤 일이 예상되는지에 대한 의문을 해소할 수 있습니다. 또한 팀원들이 여러분과 여러분의 관리 스타일에 대해 더 잘 알 수 있도록 도와줍니다.
Q&A를 위한 시간을 따로 두는 것은 좋은 습관입니다
. 이를 통해 회의가 더욱 대화식으로 진행되며 모든 사람이 토론에 참여하게 됩니다.
예상치 못한 상황을 관리할 준비를 하세요
관리자는 첫 회의에서 갈등이나 의견 충돌에 대비해야 합니다. 잠재적인 문제를 예상하고 이에 대비하세요.
예를 들어, 변화를 계획하고 팀원들에게 새로운 책임을 맡기려는 경우 저항에 직면할 수 있다는 점을 염두에 두세요.
핵심은 차분하고 정중하게 상황을 처리하는 것입니다. 팀원들에게 어떤 리더가 될 것인지 보여줄 수 있는 기회입니다. 따라서 잠재적인 문제를 예상하고 정면으로 해결할 준비를 하세요.
첫 팀 회의를 강력하게 마무리하는 방법에 대해 생각해 보세요
회의가 갑작스럽게 끝나거나 어색하게 끝나지 않도록 요점을 준비하여 회의를 적절하게 마무리하세요.
팀원들에게 영감을 주고 회의를 긍정적으로 마무리할 수 있는 짧은 연설을 준비하세요.
회의가 끝나기 전에 팀을 위한 다음 단계와 실행 항목을 명확하게 설정하세요. 필요한 경우 팀원들과 일대일 회의를 예약하세요.
사용
를 사용하여 회의 노트와 요약을 작성하고 이를 팀원들과 공유하세요.
팔로워: 첫 번째 팀 회의 후 다음 단계
첫 번째 회의는 시작에 불과합니다. 다음 단계에 대해 소통하고 향후 회의를 위한 플랜을 세워야 합니다. 이를 통해 팀의 가치를 이해하고 새로운 팀원을 알아가는 데 도움이 됩니다.
첫 회의는 매우 중요하지만 모든 것을 한 번에 달성할 수는 없습니다. 정기적인 팀 회의를 하려면 실행 플랜과 일정이 필요합니다.
몇 가지 필수적인 사항에 대해 논의해 보겠습니다.
회의 내용을 노트에 메모하고 회의록을 작성하세요
회의를 문서화하고 회의록을 작성하는 것은 논의된 사항을 기록으로 남기는 데 도움이 되므로 매우 중요합니다. 그렇지 않으면 필수적인 실행 항목과 다음 단계를 잊어버릴 수 있습니다.
원격 팀을 관리하는 경우 회의 기록이 더욱 중요해집니다. 사람들은 녹음을 통해 회의 중에 논의된 사항을 참조할 수 있습니다.
사용
ClickUp Clip
를 클릭해 첫 회의를 녹화하세요. 화면을 녹화하고 온라인 회의의 비디오 녹화를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원들이 논의된 내용을 듣고 프레젠테이션을 볼 수 있습니다.
첫 회의를 기록하기 위해 화면을 녹화하고 나중에 참조할 수 있도록 팀원들과 공유하세요
회의록을 참조하기 쉬운 노트와 요약본으로 기록해두면 회의 진행이 더 쉬워집니다. 이 작업을 대신해주는 첨단 기술을 활용하면 수작업으로 노력하지 않아도 완료됨.
사용
ClickUp Brain
을 사용하면 수작업 없이도 높은 정확도로 몇 초 안에 회의 노트와 요약을 자동 생성할 수 있습니다.
clickUp AI로 스레드를 요약하고 회의 노트를 빠르게 생성하세요
또한 팀원들의 작업 항목과 다음 단계를 노트에 메모하고 팀원들과 공유해야 합니다. ClickUp의
에 작업 항목과 다음 단계를 위한 섹션이 있습니다.
다음 회의 일정 및 플랜
다음 회의를 위한 플랜은 첫 회의에서 완료해야 하는 또 다른 중요한 작업입니다.
실행 항목의 진행 상황을 확인하기 위해 다음 회의를 예약하지 않고 회의를 닫지 마세요. 팀 회의 일정을 만들어 팀원들과 공유하여 얼마나 자주 회의할 계획인지 모두에게 알려주세요.
새 팀 매니저는 각 팀원들과 일대일 세션을 예약해야 합니다. 또한 다음을 개최해야 합니다
를 통해 다양한 프로젝트와 타임라인을 논의합니다.
첫 회의에서 모든 것을 전달할 필요는 없습니다. 대신 여러 차례 이메일을 보내 여러 프로젝트에 대한 일정을 전달하세요
개최할 계획인 회의 유형.
사용하려는 회의의
ClickUp 다음 회의 아젠다 템플릿
를 클릭해 다음 회의의 목표와 토킹 포인트를 설정하세요.
올바른 도구로 회의의 힘을 키우기
모든 매니저나 팀장이 새로운 팀과 처음 갖는 회의는 팀과의 업무 관계에 대한 분위기를 설정하기 때문에 매우 중요합니다.
첫인상을 남기고, 팀에 자신을 소개하고, 신뢰를 쌓을 수 있는 기회입니다. 첫인상을 제대로 만들면 긍정적인 첫인상을 남길 수 있고, 앞으로 새로운 팀과 함께 일하는 것이 훨씬 쉬워질 것입니다.
원격 팀을 관리하고 첫 회의를 온라인으로 진행할 계획이라면 프로세스를 원활하게 진행할 수 있는 도구가 있는지 확인하세요.
사용
ClickUp 회의
를 사용하여 아젠다 설정부터 노트 필기, 다음 단계 전달까지 회의의 모든 측면을 관리하세요.
ClickUp 가입하기
에 가입하고 성공적인 회의를 위해 사용하세요.
FAQs
**1. 새로운 팀과의 첫 회의에서 무엇을 말하나요?
다음은 새로운 팀과의 첫 회의에서 고려할 수 있는 몇 가지 대화 요령입니다:
- 먼저 자신을 소개하고 팀원들에게 자신의 업무 경험과 전문 분야, 그리고 배경에 대해 이야기하세요
- 따뜻한 환영에 대해 팀에 감사하고 팀과 함께 일하게 되어 얼마나 기대되는지 이야기하세요
- 회의 일정과 나머지 회의에서 계획된 모든 활동 및 실행 항목을 정리하고 기본 규칙을 설정합니다
- 아이스브레이커 세션을 진행하여 사람들을 편안하게 만들고, 대화 흐름을 시작하고, 개인적인 차원에서 사람들을 알아갑니다
- 계획한 대로 실행 항목을 마무리하고 Q&A 세션과 마무리 발언으로 마무리합니다
**2. 팀 리더가 첫 회의에서 가장 먼저 해야 할 일은 무엇인가요?
첫 회의에서 가장 먼저 해야 할 일은 새로운 팀원들에게 자신을 소개하는 것입니다. 개인적 및 직업적 배경, 업무 경험, 현재 역할에 대해 이야기하세요.
또한 자신의 관리 스타일과 앞으로 팀을 어떻게 이끌 것인지에 대해 이야기함으로써 기대치를 설정할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.
또한 환영해 준 팀에 감사를 표하고 팀원들과의 협업을 얼마나 기대하고 있는지 말해야 합니다.
**3. 첫 팀 회의는 어떻게 시작하나요?
모두를 환영하고 자신을 소개하는 것으로 첫 팀 회의를 시작하세요. 아이스브레이커를 사용해 분위기를 띄웁니다. 회의에서 계획한 중요한 실행 항목을 멘션하고 개별적으로 진행합니다.