In qualità di project manager, una parte significativa della vostra settimana lavorativa è probabilmente dedicata alla gestione delle pratiche e all'organizzazione delle informazioni. Questo lavoro amministrativo può sottrarre tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad attività di alto valore.
Il software di gestione dei documenti è progettato per eliminare il lavoro manuale più pesante, organizzando e categorizzando i file, assegnando le autorizzazioni di accesso e creando flussi di lavoro per le approvazioni e le revisioni.
In questa guida, esamineremo i migliori software di gestione dei documenti e come sfruttarli come posizione centralizzata per la condivisione e la collaborazione dei documenti!
Cosa cercare in un software di gestione documentale (DMS)?
Quando si cerca un sistema di gestione documentale, è essenziale dare priorità a misure di sicurezza di alto livello per salvaguardare le informazioni riservate, prevenire le violazioni dei dati e rispettare le normative sulla protezione dei dati. Funzionalità/funzione chiave quali:
- Controlli di accesso
- Crittografia
- Backup e ripristino dei dati
- Autorizzazioni
- Funzionalità/funzione di ricerca
- Accesso al cloud
Anche la collaborazione è una funzionalità/funzione indispensabile per il vostro sistema di gestione documentale. Volete che il vostro team sia in grado di collaborare sui documenti in tempo reale assegnare attività, lasciare commenti e condividere file in sicurezza. E, naturalmente, dovete essere in grado di trovare i contenuti senza dover digitare troppi prompt!
Infine, l'integrazione con altri strumenti di project management come gestione delle attività e monitoraggio del progetto aiuterà il vostro team a semplificare flussi di lavoro inter-funzionali . Questa integrazione promuove la collaborazione, condivisione della conoscenza e migliora il processo decisionale.
I 10 migliori software di gestione documentale nel 2024
1. ClickUp 
Con l'aiuto di ClickUp Docs, è possibile presentare i requisiti dei prodotti utilizzando una vista Documento incorporata
ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one progettata per team di tutte le dimensioni per creare splendidi documenti, wiki e altri documenti, che possono essere connessi a flussi di lavoro per realizzare idee con il vostro team!
Grazie alle opzioni di personalizzazione complete, ClickUp offre un'esperienza flessibile per gestire i carichi di lavoro, monitorare gli stati e rimanere in connessione da qualsiasi luogo. La collaborazione è al centro di ogni funzione, con numerosi strumenti progettati per mantenere aggiornati e allineati i team interfunzionali.
Inoltre, ClickUp si integra con oltre 1.000 altri strumenti di lavoro, consentendo ai team di sincronizzare tutti i loro lavori e di ottimizzare i processi interfunzionali in un'unica piattaforma!
Le migliori funzionalità/funzione di ClickUp
- Un dettagliato sito onlineCentro assistenza,webinare supporto per aiutarvi a utilizzare al meglio la piattaforma
- Una dinamicaObiettivi per allineare il team sugli OKR e monitorare lo stato in diversi modi
- Commenti assegnati e filtrati in qualsiasiClickUp Documento, attività oLavagna online
- Lavagne online collaborative per sviluppare idee in tempo reale insieme al team
- Reportistica eDashboard per una panoramica immediata e di alto livello del proprio lavoro
- Un ricco piano Free Forever e opzioni a prezzi accessibili su tutti i pianipiano tariffario
- Assegnatari multipli delle attività per una trasparenza totale di tutti gli stati
- Oltre15 visualizzazioni personalizzabili per gestire le attività da ogni angolazione
- Interfaccia utente facile da usare con funzionalità online emodalità offline
- 50+Automazioni per snellire il flusso di lavoro di qualsiasi progetto
- Stati personalizzati delle attività per le esigenze del progetto
Un'ampiaLibreria di modelli per ogni caso d'uso, dalla presa di note albriefing di progetto
Limiti di ClickUp
- La sua ricca serie di funzionalità/funzione può creare una curva di apprendimento per alcuni utenti
- Non tutte le visualizzazioni sono ancora disponibili nell'app per dispositivi mobili
Prezzi di ClickUp
- piano Free Forever: Piano illimitato
- Piano Unlimited: $5 per utente al mese
- Piano Business: $12 per utente al mese
- Piano Business Plus: $19 per utente al mese
Piano Enterprise: Contatto per i prezzi
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4.7/5 (oltre 6.500 recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (oltre 3.500 recensioni)
2. Rever
via Rever Revver, ex Rubex, è un sistema di gestione dei documenti online progettato per aiutare le aziende a organizzare, archiviare e condividere i documenti in sicurezza. Revver Documenti è integrato con le più diffuse applicazioni di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
La piattaforma offre inoltre un intervallo di funzionalità/funzione, come il controllo della versione dei file, le funzionalità di ricerca dei documenti e il controllo dell'accesso sicuro, in modo che solo gli utenti autorevoli possano visualizzare o modificare le informazioni riservate.
Le migliori funzionalità/funzione di Revver
- Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) aarchiviare automaticamente i documenti nella loro posizione predefinita
- Ricerca avanzata per identificare le cartelle in cui mancano i documenti essenziali
- Controllo dell'autenticazione a più fattori per accedere ai documenti
- Firma elettronica dedicata per sostituire i documenti cartacei
- Visualizzatore di documenti a doppio schermo
Limiti di Revver
- Mancano strumenti di gestione delle attività rispetto ad altri sistemi di gestione dei documenti
- È necessario un account per accedere al Centro assistenza di Revver
Prezzi di Revver
- Contattate Revver per i dettagli sui prezzi
Valutazioni e recensioni di Revver
- G2: 4.3/5 (330+ recensioni)
- Capterra: 4.4/5 (880+ recensioni)
3. Squadra di collegamento
tramite Connecteam Connecteam è un sistema di coinvolgimento dei dipendenti e di gestione del team software. La funzionalità/funzione documenti consente ai team di collaborare facilmente a documenti, moduli e sondaggi.
Avere tutti i file dei dipendenti, i certificati e i documenti aziendali in un unico posto può essere una svolta per i dipartimenti HR e i manager. Un sistema centralizzato può migliorare l'efficienza e la produttività, consentendo un facile accesso ai documenti, eliminando la necessità di uno spazio di archiviazione fisico e riducendo il rischio di file persi o smarriti. Con una soluzione digitale, il personale delle risorse umane può facilmente cercare, recuperare e condividere i documenti con i colleghi, anche se lavorano da remoto!
Le migliori funzionalità/funzione di Connecteam
- Funzione Azioni rapide per intraprendere azioni rapide che interessano tutti i documenti
- Autorizzazioni per la sola visualizzazione, il caricamento, l'approvazione/rifiuto e la modifica dei documenti
- Pacchetti di documenti (cartelle) da assegnare a singoli utenti o a gruppi intelligenti
- Corsi per creare processi specifici da far seguire ai dipendenti
- Scadenze per ogni documento o tipo di voce
Limiti di Connecteam
- Limitate funzionalità di collaborazione in tempo reale
- Mancano le funzionalità di automazione del flusso di lavoro
Prezzi di Connecteam
- Piccole aziende: Free per un massimo di 10 utenti
- Basic: $29 al mese per i primi 30 utenti
- Avanzato: $49 al mese per i primi 30 utenti
- Esperto: $99 al mese per i primi 30 utenti
Valutazioni e recensioni su Connecteam
- G2: 4.3/5 (30+ recensioni)
- Capterra: 4.8/5 (260+ recensioni)
4. Confluenza
via Confluenza Confluence è un sistema di area di lavoro per team con funzionalità di software di gestione dei documenti per creare, condividere, organizzare e discutere lavori con team di qualsiasi dimensione. Aiuta le persone di un'organizzazione a collaborare ai progetti in modo più efficace ed efficiente, consentendo loro di archiviare e condividere i lavori in un'unica posizione centrale.
Con Confluence, i team possono creare e condividere idee, modificare documenti collaborare in tempo reale, monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, tenere tutti informati delle modifiche con notifiche e molto altro ancora. Inoltre, potenti funzionalità/funzione come reportistica, dashboard e integrazione con altri strumenti aiutano i team a tenere sotto controllo i loro progetti! Confronto tra Confluence e Google Docs !
Le migliori funzionalità/funzione di Confluence
- Feed personalizzato per visualizzare gli spazi che una persona ha visitato di recente, le bozze delle pagine in corso e l'attività delle pagine stesse
- Modifica in tempo reale con un team remoto o con dipendenti a distanza
- Integrazioni con Box, Dropbox e Google Drive
- Etichette delle pagine per velocizzare la ricerca dei contenuti
- Funzione di importazione di documenti Word
Limiti di Confluence
- I team che non sviluppano software troveranno lo strumento difficile da imparare
- Progettato e progettato per la collaborazione a livello di azienda (si vedano questiAlternative a Confluence)
Prezzi di Confluence
- Gratis: Per 10 utenti (solo sottoscrizione mensile)
- Standard: $5,75 per utente (stima)
- Premium: $11 per utente (stima)
- Azienda: Contattare Confluence per i dettagli
Valutazioni e recensioni di Confluence
- G2: 4.1/5 (3.000+ recensioni)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ recensioni) Confronto tra Confluence e Notion !
5. DocuFase
via DocuFase DocuPhase è una soluzione per la gestione dei documenti che aiuta le organizzazioni a prendere il controllo dei loro processi cartacei . Offre una piattaforma per l'acquisizione e la gestione dei documenti, la semplificazione dei processi del flusso di lavoro e il miglioramento della collaborazione. Con DocuPhase, gli utenti possono archiviare, gestire e accedere in sicurezza a tutti i tipi di documenti da qualsiasi parte del mondo tramite installazioni cloud o on-premise.
La piattaforma è dotata di una serie di funzionalità/funzione quali l'acquisizione e l'indice dei documenti, le funzionalità di ricerca, l'instradamento e l'approvazione dei documenti, gli strumenti di collaborazione online, i percorsi di audit e il controllo delle versioni!
Le migliori funzionalità/funzioni di DocuPhase
- Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per leggere e interpretare i dati specificati
- Autorizzazioni personalizzate per diversi tipi di processi aziendali
- Tag e termini di indice automatici preimpostati per i file in entrata
- Funzioni di ricerca avanzate per trovare le informazioni esatte
- Integrazioni con NetSuite, Dynamics, Sage e molto altro ancora
Limiti di DocuPhase
- Opzioni di formazione limitate per l'apprendimento e l'adozione del software
- Orientato all'automazione dell'account
Prezzi di DocuPhase
- Contattate DocuPhase per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di DocuPhase
- G2: 4.2/5 (15+ recensioni)
- Capterra: 4.5/5 (70+ recensioni)
6. Bloomfire
via bloomfire Bloomfire è un'applicazione software di condivisione della conoscenza che aiuta ad aumentare la collaborazione e la produttività di un team. Offre agli utenti la possibilità di archiviare e condividere in sicurezza informazioni, documenti, video, immagini e altri contenuti in una piattaforma organizzata. Può essere utilizzato come wiki interno, intranet o anche una piattaforma di e-learning.
La piattaforma facilita la ricerca e la gestione dei contenuti, in modo che i team possano lavorare in modo più efficiente. Inoltre, offre potenti funzionalità di ricerca, in modo che gli utenti possano accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno.
Le migliori funzionalità/funzioni di Bloomfire
- Editor di testo ricco con funzioni di grafici, immagini, audio e video
- Opzioni di segnalazione per la revisione e di importazione/esportazione in blocco
- Cicli di feedback per supportare i processi aziendali
- Tag generati dall'IA per un migliore spazio di archiviazione dei documenti
- Contenuto Q&A ricercabile
Limiti di Bloomfire
- Mancanza di integrazioni rispetto ad altre soluzioni di gestione dei documenti
- Mancanza di funzionalità/funzione di collaborazione
Prezzi di Bloomfire
- Bloomfire parte da 25 dollari al mese per utente, a seconda del volume e del modello
Valutazioni e recensioni di Bloomfire
- G2: 4.6/5 (460+ recensioni)
- Capterra: 4.3/5 (200+ recensioni)
7. SharePoint
via SharePoint Sharepoint è un sistema di gestione dei documenti dell'azienda che aiuta i team a condividere e gestire i contenuti all'interno dell'azienda Microsoft Office ecosistema. Offre ai team uno spazio centralizzato per archiviare, organizzare e condividere documenti, dati e risorse da qualsiasi dispositivo. Sharepoint dispone anche di potenti funzionalità/funzione come gli strumenti di collaborazione che consentono ai team di lavorare insieme in tempo reale e le funzionalità di controllo delle versioni per monitorare le modifiche apportate ai contenuti.
La piattaforma offre anche numerose funzionalità/funzione di sicurezza per aiutare a garantire la sicurezza dei dati, come le autorizzazioni basate sui ruoli e le funzionalità di auditing. Con questa potente piattaforma, i team possono snellire il flusso di lavoro, aumentare l'efficienza organizzativa e creare un ambiente più collaborativo.
Le migliori funzionalità/funzione di SharePoint
- In-Place Holds per preservare programmaticamente i contenuti da cancellazioni o modifiche
- Librerie di documenti con controllo delle versioni e degli accessi
- Visualizzazione e modifica offline su Mac o PC
- 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive per utente
- Collaborazione in tempo reale
Limiti di SharePoint
- Richiede l'acquisto di software Microsoft aggiuntivi per utilizzare Sharepoint al massimo delle sue potenzialità
- Non è intuitivo con i software non Microsoft
Prezzi di SharePoint
- Piano 1 di SharePoint Online: 5 dollari per utente al mese, sottoscrizione annuale
- SharePoint Online Piano 2: $10 per utente al mese, sottoscrizione annuale
- Office 365 E3: $23 per utente al mese, sottoscrizione annuale
Valutazioni e recensioni su SharePoint
- G2: 4/5 (8.200+ recensioni)
- Capterra: 4.3/5 (4.900+ recensioni)
Controlla questi_
Hef/_Frequentazione CLICKUP Alternative a SharePoint /%href/
!
8. Notion
tramite Notion Notion è un'area di lavoro all-in-one per la gestione dei documenti e la collaborazione tra team. Serve come strumento di database per i team per creare, archiviare, organizzare e condividere documenti in una posizione centralizzata.
I team possono creare capitoli e sottosezioni per organizzare i documenti, impostare modelli personalizzati per un accesso rapido ai contenuti utilizzati di frequente, aggiungere tag e commenti per tenere traccia delle informazioni importanti e assegnare attività e date di scadenza per la gestione collaborativa del progetto.
Le migliori funzionalità/funzione di Notion
- Cronologia delle versioni che consente di tornare alle versioni precedenti di un documento
- Perfetta integrazione con i servizi di archiviazione cloud per un facile trasferimento dei dati
- Modifica collaborativa che supporta più utenti in un singolo documento
- Controllo degli accessi con autorizzazioni granulari per file e pagine
- Accesso mobile per l'apertura e l'invio di file in mobilità
Limiti di Notion
- L'alto grado di flessibilità può anche essere una sfida per sapere da dove iniziare o come organizzare le informazioni in modo efficace (vediAlternative di Notion)
- Accesso limitato ai controlli avanzati, a meno che non si abbia un piano Enterprise
Prezzi di Notion
- Versione gratuita
- Standard: $8 per utente al mese
- Premium: $15 per utente al mese
- Azienda: Contattare Notion per i dettagli
Valutazioni e recensioni su Notion
- G2: 4.7/5 (1.700+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (1.400+ recensioni)
9. Box
via Box Box è un software di gestione dei documenti e un servizio di condivisione dei file. Offre soluzioni sicure di archiviazione, collaborazione e comunicazione per aiutare le organizzazioni ad archiviare, condividere e gestire documenti, fogli di calcolo e altri file digitali nel cloud. Con Box, gli utenti possono accedere ai file archiviati da qualsiasi dispositivo e condividerli facilmente con colleghi o partner esterni.
La piattaforma offre anche funzionalità/funzione come il monitoraggio del tempo per tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti, la crittografia per una maggiore sicurezza delle informazioni sensibili e il controllo granulare delle autorizzazioni per decidere chi ha accesso a quali dati. Inoltre, Box offre funzionalità/funzione di livello aziendale come l'integrazione con i sistemi IT esistenti e le politiche di sicurezza, la personalizzazione del branding e dell'esperienza utente e potenti capacità di analisi.
Le migliori funzionalità/funzione di Box
- Protezione nativa dalle fughe di dati e rilevamento delle minacce informatiche, grazie a strumenti avanzati di apprendimento automatico
- Integrazione con le app di lavoro più diffuse, come ClickUp, Microsoft Teams e Oracle NetSuite
- Condivisione di file in un solo clic per inviare facilmente file di grandi dimensioni
- Box Notes per la creazione di piani e scadenze di progetti
- Box Sign per firme elettroniche illimitate
Limiti di Box
- Il tentativo di aprire più file PDF dall'interfaccia di ricerca di Box Drive può causare un errore
- La crittografia a chiave privata è una funzionalità/funzione a pagamento
Prezzi di Box
- Contattare Box per i dettagli
Valutazioni e recensioni su Box
- G2: 4.2/5 (4.800+ recensioni)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ recensioni)
10. Brandfolder
via Brandfolder Brandfolder è una piattaforma online di gestione delle risorse digitali che consente alle aziende di archiviare, organizzare, condividere e monitorare le risorse del proprio marchio. La piattaforma funge da hub centralizzato per la gestione di tutti i materiali di branding di un'azienda, tra cui immagini, loghi, video, documenti, materiale di marketing, presentazioni e altro ancora.
Grazie all'interfaccia intuitiva di Brandfolder, gli utenti possono accedere, gestire, condividere e tenere traccia di tutte le risorse del marchio in un unico luogo in modo facile e veloce. Inoltre, i potenti strumenti di Brandfolder consentono di controllare facilmente l'uso e la distribuzione delle risorse, in modo che il marchio dell'azienda rimanga coerente in tutti i canali!
Le migliori funzionalità/funzioni di Brandfolder
- Impostazioni pubbliche e private per i documenti importanti
- Gestione degli utenti con accesso rapido alle informazioni sugli stessi
- Supporto di più formati di file per la creazione di documenti
- Funzione di caricamento ospite per i partner esterni
- Caricamento in blocco con azioni di trascinamento e rilascio
Limiti di brandfolder
- L'invio di più documenti per l'approvazione non è una funzionalità/funzione supportata
- Mancano le funzionalità di personalizzazione sui piani non enterprise
Prezzi di Brandfolder
- Contattare Brandfolder per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su Brandfolder
- G2: 4.5/5 (1.100+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (430+ recensioni)
Lo strumento definitivo per la gestione collaborativa dei documenti: ClickUp Documenti
ClickUp è la scelta ideale per i team che cercano un sistema di gestione documentale completo per gestire tutti i tipi di contenuti interni e rivolti ai client.
La versatilità della piattaforma si estende alla matrice di strumenti di project management e di collaborazione, che la rendono una soluzione all-in-one per i team che cercano di ottimizzare il proprio flusso di lavoro. Avvio di un'area di lavoro di ClickUp oggi!