PMMM atau Model Kematangan Manajemen Proyek adalah sebuah konsep yang memungkinkan Organisasi Berbasis Proyek untuk menilai kesuksesan manajemen proyek mereka. Menurut ideologi yang diusulkan oleh model ini, ada lima tingkat kematangan manajemen proyek yang harus dilalui oleh setiap bisnis dalam perjalanan menuju kesuksesan.
Selanjutnya, penelitian telah menunjukkan bahwa bisnis dengan kinerja Manajemen Proyek yang buruk lebih mungkin mengalami kerugian finansial karena peningkatan biaya per proyek dan output berkualitas rendah.
Dengan demikian, jika Anda mencari cara untuk meningkatkan proses bisnis Anda mungkin akan sangat membantu untuk menilai level Anda saat ini dalam PMMM dan menemukan cara untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Dalam artikel hari ini, kita akan membahas lima level ini dan menawarkan saran yang mudah dipahami tentang cara menaiki tangga kesuksesan manajemen proyek PMMM.
Lima Tingkat PMMM
PMMM dimulai sebagai kerangka kerja yang dikembangkan oleh Institut Rekayasa Perangkat Lunak di Universitas Carnegie Mellon pada pertengahan tahun 1980-an. Tujuannya adalah untuk membantu pemerintah menilai kontraktor perangkat lunak untuk memutuskan mana yang terbaik untuk melaksanakan proyek yang kompleks. Model ini dirancang untuk menganalisis praktik-praktik standar yang dipertahankan oleh sebuah perusahaan saat mengerjakan proyek perangkat lunak.
Seiring berjalannya waktu, kerangka kerja ini disesuaikan agar sesuai dengan industri yang lebih luas, itulah sebabnya mengapa ada beberapa model kematangan yang tersedia saat ini. Namun, PMMM adalah satu-satunya model yang sangat sesuai dengan model aslinya, dengan pengecualian bahwa PMMM berfokus pada penilaian kemampuan manajemen proyek menggunakan lima tahap berbeda yang disebutkan di bawah ini.
Tingkat 1: Proses Awal
Pada level ini, organisasi beroperasi secara acak, dengan implementasi alat kontrol yang rendah (jika ada). Dalam skenario ini, sulit untuk memprediksi kesuksesan di masa depan, karena Anda tidak tahu bagaimana organisasi akan berperilaku dalam krisis.
Tingkat 2: Proses dan Standar Terstruktur
Perusahaan pada level dua menerapkan praktik manajemen proyek dasar, namun hanya pada tingkat proyek individual. Ini berarti tidak ada pendekatan yang luas mengenai kesuksesan PM, yang kemungkinan besar bergantung pada individu-individu kunci dalam organisasi.
Meskipun yang terbaik adalah memiliki beberapa struktur, tingkat ini masih rendah ketika menghadapi situasi darurat dan juga sulit untuk memprediksi keberhasilan dengan tingkat kepastian yang tinggi.
Tingkat 3: Standar Organisasi dan Proses yang Dilembagakan
Pada level ini, kita melangkah ke dalam struktur organisasi yang berbeda, dengan prosedur yang terdefinisi dengan baik dan dipandang sebagai cara standar dalam melakukan sesuatu. Bisnis terorganisir dengan baik, dan manajemen terlibat dalam menerapkan dan mendukung penggunaan prosedur-prosedur ini.
Pada tingkat ini, organisasi siap menghadapi krisis karena memiliki prosedur terdokumentasi yang diperlukan yang akan memandu manajemen dan karyawan terhadap langkah-langkah yang harus diambil. Lebih jauh lagi, organisasi pada level tiga tertarik untuk membuat dokumentasi yang membantu mendefinisikan hubungan antara manajemen dan karyawan (dan sebaliknya) dan antara organisasi dan pelanggan.
Katakanlah Anda memiliki bisnis konsultasi. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan perjanjian konsultasi untuk mendefinisikan dengan jelas hubungan Anda dengan setiap pelanggan. Anda juga harus mempertimbangkan untuk membuat NDA dan jenis dokumen lain yang membantu hubungan dengan karyawan.
Level 4: Proses yang Terkelola
Level 4 memperkenalkan metrik yang digunakan untuk menilai tingkat produktivitas saat ini berdasarkan prosedur dan standar manajemen proyek yang berlaku. Dengan cara ini, manajemen dapat mengetahui, kapan saja, apakah sebuah proyek ditakdirkan untuk sukses atau jika ada masalah yang perlu ditangani.
Level 5: Mengoptimalkan Proses
Akhirnya, pada tingkat teratas, fokusnya ditetapkan pada pengoptimalan. Dengan semua prosedur yang tepat dan tersedia di tingkat organisasi, manajemen tertarik untuk terus meningkatkan kinerja manajemen proyek berdasarkan pengalaman spesifik mereka. Level lima juga berbicara tentang pembukaan terhadap teknik-teknik inovatif yang tidak digunakan oleh organisasi lain yang dapat memberikan keunggulan kompetitif.
Bagaimana Berpindah dari Satu Level ke Level Lainnya
Seperti yang dapat Anda lihat, PMMM didasarkan pada penggunaan perilaku organisasi yang semakin canggih. Namun, penting untuk diketahui bahwa ini bukanlah skala yang kaku, melainkan daftar panduan yang dapat membantu organisasi dalam upaya mereka untuk mencapai kinerja.
Dengan demikian, akan ada perbedaan dari satu bisnis ke bisnis lainnya, tergantung pada industri utama mereka, budaya organisasi, dan keinginan untuk berusaha secara keseluruhan. Selain itu, ukuran organisasi juga dapat mempengaruhi cara PM diintegrasikan.
Misalnya, perusahaan rintisan tidak memerlukan struktur prosedur yang rumit, karena fokus mereka adalah pada pertumbuhan dan pengembangan. Namun, ketika bisnis mulai berkembang, ada baiknya untuk membuat inti dari standar yang akan menjadi kekuatan pendorong untuk kesuksesan manajemen proyek.
Setelah Anda mengetahui lima level yang diusulkan oleh Model Kematangan Manajemen Proyek, seharusnya mudah untuk mengidentifikasi situasi bisnis Anda saat ini. Mari kita lihat langkah-langkah yang perlu dipertimbangkan untuk setiap situasi.
Dua Tingkat Pertama
Jika Anda tidak memiliki prosedur yang dirancang dengan baik yang memungkinkan karyawan dan manajer memahami cara yang tepat untuk menghadapi situasi (terlepas dari tingkat kedaruratannya), maka Anda mungkin berada di dua level pertama.
Dalam hal ini, prioritas utama Anda adalah membuat aturan dan standar yang akan menjadi dasar budaya organisasi Anda. Hal ini dapat berupa apa saja, mulai dari 'cara mengintegrasikan karyawan baru' hingga cara terbaik untuk membuat dokumentasi untuk produk baru.
Segala sesuatu yang penting untuk meningkatkan proses bisnis dan menghilangkan cegukan dalam produktivitas harus didokumentasikan dan tersedia untuk dipelajari dan diedit.
Tingkat Ketiga
Bisnis pada tingkat ini sudah cukup maju dalam hal efisiensi manajemen proyek, namun selalu ada ruang untuk perbaikan.
Misalnya, untuk mempercepat proses komunikasi dan memastikan tidak ada yang melewatkan detail penting, Anda mungkin ingin menggunakan alat bantu PM khusus seperti ClickUp . Ini adalah platform yang memungkinkan Anda mengelola berbagai macam tim dan proyek sekaligus tanpa membuang banyak waktu untuk logistik.
Selain itu, jenis platform ini dapat diintegrasikan dengan proses bisnis lainnya, menciptakan koneksi antar departemen dan meningkatkan aliran informasi
Tingkat Keempat & Kelima Tingkat Keempat & Kelima
Setelah Anda memiliki budaya organisasi yang baik, dengan prosedur yang dirancang dengan baik dan hirarki yang efektif, sekarang saatnya untuk bekerja pada faktor-faktor yang dapat membuat segala sesuatunya menjadi lebih baik. Untuk hal ini, sebagian besar bisnis, mulai dengan menggunakan platform Business Intelligence yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan membangun analisis yang disediakannya.
Meskipun BI bukanlah teknologi yang inovatif, namun BI merupakan cara yang bagus untuk menilai manajemen risiko dan memahami apakah bisnis Anda menuju ke arah yang benar.
Rangkuman
Di zaman sekarang ini, ada korelasi yang kuat antara teknologi dan perkembangan bisnis. Hal ini semakin terlihat dalam hal peningkatan manajemen proyek, di mana para manajer memiliki akses ke berbagai alat dan platform yang dapat mengotomatisasi aktivitas rutin, memberikan wawasan berharga berdasarkan data yang ada, dan meningkatkan komunikasi tim secara keseluruhan dan mendapatkan pemangku kepentingan proyek dukungan.
Namun, teknologi harus didukung oleh proses dan prosedur bisnis yang dirancang dengan baik, untuk memastikan organisasi Anda berada di jalur yang tepat. Kesimpulannya, PMMM menunjukkan pentingnya faktor manusia dan teknologi dalam pengembangan bisnis.